KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA PEP-PK-03 Disediakan Oleh: SITI HAJAR BINTI ABDUL HAMID Diluluskan Oleh: KOL. BERSEKUTU(PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N Pegawai Pengarah 19-12-2016 23-12-2016
Mukasurat 2/10 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1... 3 2. SKOP PROSES 4.4.1... 3 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2... 3 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2... 3 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2... 3 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C... 4 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4... 4 8. RISIKO PROSES 6.1... 4 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7... 4 10. DEFINISI... 5 11. SINGKATAN 4.4... 7 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4... 8 13. SIPOC DIAGRAM 4.4... 9 14. PROSES KERJA... 9 15. REKOD 7.5... 10 16. LAMPIRAN 8.5.1... 10 17. PETUNJUK PRESTASI (PI)... 10
Mukasurat 3/10 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini bertujuan untuk menentukan status keputusan peperiksaan akhir pelajar. 2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini merangkumi kaedah pengumpulan markah penilaian berterusan (semasa proses pengajaran dan pembelajaran), markah peperiksaan akhir dan pemprosesan keputusan peperiksaan akhir. 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Pensyarah PSA 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES Penyelaras Jabatan KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Kursus SPMP Kemahiran komputer Integriti Jujur Amanah Proses keputusan menggunakan sistem sedia ada 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1 KRITERIA Takwim aktivit-aktiviti Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi Buku Arahan-arahan Dan Kaedah Penilaian yang terkini Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 Pemuliharaan 8.5.4 - Peraturan dan perundangan - 8.2.2 (a) Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e) -
Mukasurat 4/10 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Ketua Jabatan b. Pegawai DH 44 c. Pegawai DH 41Rekod dan Persijilan d. Penyelaras Jabatan e. Penasihat Akademik f. Pensyarah Kursus g. Pegawai Teknologi Maklumat Peralatan a. Komputer b. Pencetak c. Internet Bahan Keperluan lain - 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN Tidak Berkenaan - 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAK BALAS JIKA BERLAKU 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU
Mukasurat 5/10 10. DEFINISI Terminologi & Definisi 1. LP (Kedudukan Lulus Penuh) 2. KB (Kedudukan Baik) 3. KS (Kedudukan Bersyarat) 4. GB (Gagal Berhenti) 5. PB (Penilaian Berterusan) 6. PA ( Akhir) 7. Jawatankuasa PSA (J/K PEP PSA) Pelajar semester akhir yang mendapat HPNM bersamaan atau lebih 2.00 dan memenuhi syarat serta layak dianugerahkan sijil/diploma Pelajar mendapat HPNM bersamaan atau lebih 2.00. Pelajar mendapat HPNM bersamaan atau lebih 1.60 dan kurang daripada 2.00. Satu keadaan apabila seseorang pelajar akan diberhentikan pengajiannya sekiranya :- i. Memperolehi HPNM kurang daripada 1.60; ii. Memperolehi PNM kurang daripada 1.00 kecuali bagi pelajar yang dinyatakan pada perkara 24.2.2.i, 24.2.2.ii dan 24.2.2.iii (Buku Arahan ); iii. Gagal sesuatu kursus sebanyak tiga (3) kali termasuk peperiksaan akhir khas atau penilaian khas; iv. Memperolehi keputusan KS tiga (3) kali berturut-turut v. Gagal kursus Latihan Industri sebanyak dua (2) kali vi. Telah melampaui tempoh maksimum pengajian sesuatu program. Markah Penilaian Berterusan (PB) yang dikeluarkan oleh Pensyarah Kursus dinilai daripada tugasan, kuiz, ujian, laporan makmal dan lain-lain. Markah Penilaian Berterusan bagi program sijil dan diploma ialah 50% daripada markah keseluruhan. Markah Akhir (PA) adalah markah yang pelajar perolehi daripada keputusan Akhir yang diduduki. Markah Penilaian Akhir bagi program Sijil dan Diploma ialah 50% daripada markah keseluruhan. Satu badan di politeknik yang bertanggungjawab mengenai perjalanan proses penilaian dan peperiksaan serta membuat keputusan penilaian dan latihan industri.
Mukasurat 6/10 Terminologi & Definisi 8. Ketua Jabatan (KJ) Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah, Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti bagi mengetuai sesebuah jabatan akademik di politeknik. 9. Pegawai DH 44 (PP DH 44) 10. Pegawai DH 41 Rekod dan Persijilan (PPRP) 11. Penyelaras Jabatan (PPJ) 12. Pensaihat Akademik (PA) 13. Pensyarah Kursus (PK) 14. Pegawai Teknologi Maklumat (PTM) 15. Lembaga (LPP) Ketua Pegawai adalah pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Politeknik bagi melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di politeknik. Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Politeknik bagi melaksanakan semua urusan rekod dan persijilan. Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menyelaras semua aktiviti peperiksaan yang dijalankan oleh Unit Politeknik dengan jabatan yang berkenaan Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik di politeknik bagi tujuan menasihatkan pelajar berhubung dengan prestasi atau kemajuan akademik pelajar. Pensyarah yang bertanggungjawab mengajar dan membuat penilaian bagi sesuatu kursus. Pegawai yang bertanggungjawab di dalam pengurusan pangkalan data. Lembaga dan Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik, Kementerian Pendidikan Tinggi.
Mukasurat 7/10 11. SINGKATAN 4.4 Singkatan PP DH44 PPRP J/K PEP UPEP PPJ KJ PA PK PTM LPP Maksud Pegawai DH44 Pegawai Rekod dan Persijilan Jawatankuasa Unit Penyelaras Jabatan Ketua Jabatan Penasihat Akademik Pensyarah Kursus Pegawai Teknologi Maklumat Lembaga
Mukasurat 8/10 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PK PA/PPJ KJ PPRP J/K PEP PSA PP DH44 PTM LPP Masukkan markah PB dan PA ke dalam pangkalan Masukkan Borang Markah ke dalam fail PA dan PB Proses & Cetak Lembaran Markah Mesyuarat Penyelarasan Jabatan Sahkan keputusan peperiksaan akhir di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Paparkan keputusan peperiksaan ke laman web Kenalpasti dan sediakan laporan kes pelajar Sediakan statistik keseluruhan ke Mesyuarat Jawatankuasa Simpan data keputusan (backup data) Sediakan salinan Lembaran Markah Kemaskini statistik keputusan keseluruhan Serah statistik keputusan ke Jab/Bhg/Unit Bawa cadangan mesyuarat penyelarasan ke mesyuarat J/K PSA Simpan data hardcopy Sahkan keputusan pelajar semester akhir Buat pindaan ke atas keputusan jika perlu Semakan laporan Cetak Slip Keputusan Penyediaan laporan ke Mesyuarat Lembaga dan Penganugerahan Sijil/Diploma
Mukasurat 9/10 13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN Pensyarah Kursus Borang Markah Akhir Pemprosesan Keputusan Akhir Statistik keputusan pelajar Slip Keputusan peperiksaan Lembaran markah Ketua Jabatan Pelajar Pegawai peperiksaan 14. PROSES KERJA T.JAWAB BIL TINDAKAN PK 1 Masukkan markah (PB) dan (PA) ke dalam pangkalan data dan cetak Borang Markah PK 2 Masukkan Borang Markah Akhir ke dalam fail rekod PA dan PB PA/PPJ 3 Proses dan cetak lembaran markah keputusan peperiksaan PA/PPJ 4 Kenalpasti dan sediakan laporan kes-kes berikut:-. a) Kes kehadiran kursus kurang 80% b) Ketidakhadiran peperiksaan akhir c) Status pelajar d) Pelajar bermasalah e) Pelajar semester akhir yang tidak layak tamat pengajian PA/PPJ 5 Sediakan Salinan lembaran markah untuk diserahkan kepada Pegawai KJ 6 Mengadakan mesyuarat penyelarasan peperiksaan diperingkat jabatan KJ 7 Bawa cadangan mesyuarat penyelarasan peperiksaan peringkat jabatan ke Mesyuarat Jawatankuasa PSA PPRP 8 Sediakan statistik keseluruhan jabatan untuk dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa PSA J/K PEP PSA 9 Sahkan keputusan peperiksaan akhir pelajar di Mesyuarat Jawatankuasa PSA PPJ 10 Buat pindaan ke atas lembaran markah berdasarkan kepada keputusan Jawatankuasa PSA sekiranya ada PA 11 Cetak slip keputusan peperiksaan pelajar untuk simpanan di Unit PTM 12 Papar keputusan peperiksaan akhir di laman web rasmi PSA PPRP 13 Kemaskini statistik keseluruhan jabatan
Mukasurat 10/10 PP DH44 14 Serah statistik keputusan peperiksaan yang telah dikemaskini kepada Ketua Jabatan PPRP 15 Sedia laporan untuk Mesyuarat Lembaga dan Penganugerahan Sijil/Diploma PP DH44 16 Semak laporan untuk Mesyuarat Lembaga dan Penganugerahan Sijil/Diploma PTM 17 Simpan data keputusan pelajar di dalam pangkalan data PP DH44 18 Simpan hard copy lembaran markah di Unit LPP 19 Sahkan keputusan peperiksaan akhir bagi pelajar semester akhir 15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN 1 Fail Rekod PA dan PB 2 Semester Selepas Tamat Pengajian UPEP 2 Lembaran Markah 2 Semester UPEP 3 Statistik Selamanya UPEP 4 Slip Keputusan Selamanya UPEP 16. LAMPIRAN 8.5.1 BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Memastikan sifar kesilapan pada slip keputusan peperiksaan