POLITEKNIK MELAKA PROSES KERJA PERKHIDMATAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA Jawatan : HADI MOHD NASARUDIN BIN ALI : Pustakawan NAMA Jawatan : HJ ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR : Pengarah PMK Tarikh : 08 September 2017 Tarikh : 08 September 2017
Mukasurat 1 / 9 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses... 2 1.2 Rujukan... 2 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 2 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 3 1.5 Definisi... 3 1.6 Singkatan... 3 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 4 2.1 Perkhidmatan Rujukan Perpustakaan... 4 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Perkhidmatan Rujukan Perpustakaan. 5 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Perolehan... 6 4.2 Klasifikasi... 6 4.3 Sirkulasi... 6 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 7 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 7 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 8 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA () 7.5... 8 9. LAMPIRAN 8.5... 8 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 9
Mukasurat 2 / 9 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Memastikan pencapaian hasil pembelajaran melalui sokongan bahan rujukan yang lengkap dan terkini 2) Skop (key activities) a. Perolehan b. Klasifikasi c. Sirkulasi 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Permohonan perolehan bahan setiap tahun b. Bahan rujukan yang diterima diproses dalam tempoh 1 bulan c. Proses pinjaman dan pemulangan bahan tidak melebihi 5 minit 4) Pemilik proses a. Pustakawan 5) Pelanggan proses 5.2 a. Staf Politeknik Melaka b. Pelajar 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Tinggi b. Jabatan Pendidikan Politeknik c. Perpustakaan Negara Malaysia 1.2 Rujukan MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 b. Pekeliling/peraturan/perundangan Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja b. Semua Garispanduan (terbitan dalaman) 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER Manusia 7.1.2 PENERANGAN Pustakawan Penolong Pustakawan Pembantu Perpustakaan Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Kemudahan tempat penyimpanan bahan rujukan Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan pencetak Pengangkutan 7.1.3 (c) - Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Sistem Perpustakaan Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 - Bahan 7 Alat tulis, Bahan Rujukan Perpustakaan Persekitaran 7.1.4 Selamat & kondusif Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti kursus orientasi perpustakaan Lain-lain Kewangan
Mukasurat 3 / 9 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Buku perolehan Pegawai Perolehan Unit 2. Buku rekod denda Pembantu Perpustakaan 3. Statistik Penolong Perpustakaan Pustakawan 1.5 Definisi 1 bulan Buku Perolehan Penolong Pustakawan 1 bulan Catatan denda Unit Kewangan 1 tahun Laporan Ahli bertulis MKSP PNM PERKATAAN Pegawai Perolehan Barkod dan spine label Sirkulasi Klasifikasi Input sheet PENERANGAN Staf yang menguruskan perolehan bahan dan bekalan bagi unit perpustakaan Cetakan maklumat yang ditampal pada bahan perpustakaan Proses meminjam, memulang, dan rujukan Proses pengkatalogan bahan perpustakaan untuk memudahkan simpanan dan dapatan kembali bahan Data katalog 1.6 Singkatan SINGKATAN MKSP PNM PUS PP PEM.P PENERANGAN Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Perpustakaan Negara Malaysia Pustakawan Penolong Pustakawan Pembantu Perpustakaan
Mukasurat 4 / 9 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Perkhidmatan Rujukan Perpustakaan SOURCE OF INPUTS Pengarah Penolong Pustakawan Pembantu Perpustakaan Penolong Pustakawan INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS Peruntukan Kewangan Bahan Rujukan Bahan Rujukan (Sirkulasi) Data dan statistik PEROLEHAN KLASIFIKASI SIRKULASI SIMPAN Bahan Rujukan Nombor Pengelasan Bahan Rujukan Analisis dan laporan Pegawai Perolehan Pembantu Perpustakaan Pengguna Perpustakaan MKSP PNM
Mukasurat 5 / 9 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Perkhidmatan Rujukan perpustakaan PENGARAH PEGAWAI PEROLEHAN PENOLONG PUSTAKAWAN PEMBANTU PUSTAKAWAN PENGGUNA LULUS PEROLEHAN TERIMA & PERIKSA DALAM BUKU PEROLEHAN PROSES KLASIFIKASI TAMPAL BARKOD & SPINE LABEL SUSUN DI RAK PEMULANGAN PULANG SIRKULASI TIDAK LEWAT YA DENDA IMBAS MASUK PINJAMAN PINJAM IMBAS KELUAR TERIMA SIMPAN
Mukasurat 6 / 9 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Perolehan Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pengarah Meluluskan permohonan perolehan 2. Pustakawan Mendapatkan permohonan bahan rujukan daripada jabatan dan unit 3. PEM.P Menyediakan nota minta Memastikan penerimaan dengan sempurna 4. PEM.P Merekod penerimaan di dalam buku perolehan 4.2 Klasifikasi Bil Tanggung jawab Tindakan 5. PP Menerima bahan untuk pengkatalogan 6. PP Memasukkan data katalog ke dalam input sheet 7. PUS Semakan data katalog 8. PEM.P a) Memasukkan data ke dalam sistem pengurusan perpustakaan b) Menampal barkod dan spine c) Memasukkan strip keselamatan dalam bahan d) Susun di rak 4.3 Sirkulasi Bil Tanggung jawab Tindakan 9. PEM.P 1. Terima bahan daripada pengguna 2. Tentukan perkhidmatan a) Pinjaman i. Rekod dalam sistem ii. Imbas pengeluraran bahan iii. Serah bahan kepada penguna iv. Kemaskini rekod b) Pemulangan i. Semak dalam system tempoh pinjaman jika lewat rekod denda ii. Imbas kemasukan bahan iii. Susun bahan di rak iv. Kemaskini rekod
Mukasurat 7 / 9 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Bahan rujukan Kelulusan perancangan Pengarah Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja Pemantauan ketua Kawalan Proses yang Perkeliling yang berkuatkuasa disumber luar 8.4 Identifikasi dan Nombor panggilan kemudahkesanan 8.5.2 No Matrik Pelajar Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar Pemuliharaan 8.5.4 Bahan rujukan Khidmat selepas Makluman kepada pengguna perkhidmatan 8.5.5 Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu perkhidmatan Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan 9.1.3 Tindakan pembetulan 10.2 Penambahbaikan 10.3 Penilaian pencapaian piagam pelanggan Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Penilaian berterusan perkhidmatan rujukan 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG Kekurangan bahan rujukan yang lengkap dan terkini Tindakan pencegahan Kemaskini permohonan perolehan baru Penggunaan Online database PERKHIDMATAN Memastikan pencapaian hasil pembelajaran melalui sokongan bahan rujukan yang lengkap dan terkini Pertambahan bahan rujukan yang terkini Pangkalan Data Atas Talian Strategi mencapai peluang Permohonan peruntukan Pinjaman antara perpustakaan
Mukasurat 8 / 9 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Bahan Rujukan Bahan rujukan yang tidak terkini 2. Nombor Pengelasan Kesilapan data katalog TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Memohon peruntukan Semakan daripada PUS TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Pinda dan buat pembetulan selari dengan peruntukan organisasi Pinda semula 3. Bahan Rujukan (Sirkulasi) 4. Analisis dan laporan Bahan lewat dipulangkan Data tidak lengkap Makluman melalui telefon Kemaskini rekod statistik setiap bulan Denda lewat Pembetulan 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA () 7.5 TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN KATEGORI 1. Buku perolehan kekal Bilik PP Terhad 2. Rekod kewangan 7 tahun Bilik PP Terhad 3. Input Sheet 1 tahun Bilik PP Am 4. Buku denda 1 tahun Kaunter Am 5. Surat/memo 5 tahun Bilik Kerja Terhad 6. Laporan statistik 5 tahun Bilik Kerja Am 9. LAMPIRAN 8.5 1) - - NAMA LAMPIRAN
Mukasurat 9 / 9 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document b. Hardcopy vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal. vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08-09-2017 02 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.