-41.10- ----,...--,-.,-- -..-4-----. ' PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 1 /14 PROSEDUR PK.UiTM.(P).02 DISEDIAKAN OLEH DISEMAK OLEH 4 i. Timb:la Wakil Pengurusan DILULUSKAN OLEH '-: gurusan UiTM / (Prof Emeritus Dat --!- I Naib Canselor UiTM Dr. Hassan Said) TARIKH KUATKUASA No. Keluaran : 03 1 April 2016 No. Pindaan : 02 SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
!So- --....:_-- <a>..,-- PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 2 /14 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab Wakil Pengurusan atau Pegawai Dokumen untuk mengemaskini halaman ini. Pemegang Dokumen Terkawal ini hendaklah pula untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini seperti yang dinyatakan dalam halaman pindaan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan 1 Ogos 2010 01 Muka depan Kelulusan dan tandatangan oleh Naib Canselor baharu 1 Ogos 2010 1 Mac 2016 02 Muka depan Kelulusan dan tandatangan oleh Naib Canselor baharu 1 April 2016 SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-41111.--....-.0. - PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 3 /14 KANDUNGAN MUKASURAT 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Rujukan 4 4.0 Definisi 5 5.0 Singkatan 5 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6 7.0 Rekod Kualiti 13 8.0 Lampiran 14 SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-411,0- PROSEDUR -..., --:-. -:--=.. KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 4 /14 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan bagi memastikan rekod kualiti UiTM diselenggara dan disimpan dengan teratur supaya mudah dikesan apabila diperlukan untuk rujukan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan UiTM untuk melaksanakan aktiviti pengurusan rekod kualiti, pengendalian rekod kualiti terperingkat dan pengurusan fail UiTM. 3.0 RUJUKAN JENIS DOKUMEN LOKASI RUJUKAN Manual Kualiti UiTM InQKA MK.UiTM.01 Seksyen 4.2.3 - Kawalan Dokumen Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-01110.,-,-.... -., -.. I PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 5 /14 4.0 DEFINISI 4.1 Rekod Kualiti UiTM Rekod yang diterima atau diwujudkan dalam pemberian perkhidmatan pendidikan tinggi UiTM untuk tujuan rujukan semula dan sebagai objective evidence yang dikawal supaya mudah dikesan dan mudah dicapai serta terpelihara. 4.2 Pengurusan Rekod Kualiti UiTM Proses menerima, menghasilkan, menyimpan dan menyelenggara rekod kualiti. 4.3 Pengurusan Fail UiTM Proses membuka, mengedar, menyimpan dan menyelenggara fail. 4.4 Pengurusan Dokumen Terperingkat Proses menghasil, mengedar dan menyimpan dokumen terperingkat. 4.5 Dokumen Terperingkat Dokumen Terhad, Sulit, Rahsia, Rahsia Besar. 5.0 SINGKATAN UiTM KJ PYB Universiti Teknologi Ketua Jabatan Pegawai Yang Bertanggungjawab Pegawai Rekod di Jabatan/Bahagian/Fakulti/Pusat SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
1110- _--.-,..-...1-.1...T.0.00 -- 1,4170), PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 6 /14 KTP Ketua Timbalan Pengurusan 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. PENGURUSAN REKOD KUALITI TANGGUNGJAWAB KJ KJ TINDAKAN Kendalian Rekod Masuk 1. Lantik Pegawai Rekod Jabatan. () 2. Terima Rekod Masuk. 3. Daftarkan Rekod Masuk dalam Borang DL.UiTM.KR01. 4. Cop terimaan Rekod Masuk dan serahkan kepada KJ. 5. Tentukan tindakan terhadap rekod masuk. 6. Catat arahan tindakan PYB 7. Serah Rekod Masuk kepada. 8. Kemaskini daftar edaran Rekod Masuk. 9. Edar Rekod Masuk kepada PYB. PYB 10.Dapatkan fail berkenaan setelah menerima tindakan 9 untuk memulakan proses. Jika fail tidak diperolehi, buka Sampul Kecil untuk memulakan proses. Sampul Kecil dan kandungannya hendaklah difailkan dalam fail setelah fail berkenaan diterima. 11. Failkan Rekod Masuk dalam fail. 12.Buka Minit dalam fail berkenaan. SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
--.40.--,-,- -- PROSEDUR oiliii> KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 7 /14 PYB PYB KJ PYB 13. Laksana tindakan pemberian perkhidmatan berdasarkan prosedur kerja. Catat arahan proses pemberian perkhidmatan dalam minit fail berkenaan. Penghasilan Rekod Baharu 14.Tentukan Nombor Rujukan Rekod baharu berpandukan Panduan Klasifikasi Perkara UiTM 15.Sediakan Rekod baharu dalam format yang sesuai. 16. Dapatkan kelulusan pemberian perkhidniatan/tandatangan Rekod baharu daripada KJ. 17.Semak sama ada pemberian perkhidmatan teratur. 18.Beri kelulusan pemberian perkhidmatan/tandatangan Rekod baharu. 19. Kembalikan kepada PYB untuk pemberian perkhidmatan/edaran Rekod baharu. Penghantaran Rekod Baharu 20. Failkan satu salinan Rekod baharu yang telah ditandatangani dalam fail berkenaan. 21. Minit Rekod baharu. 22. Serah Salinan asal Rekod baharu dan fail berkenaan kepada. Jika dokumen terperingkat, serah salinan asal Rekod baharu kepada Pendaftar Rahsia untuk tindakan. SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-4111.-..-.. - - -----,... 4110' PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 8 /14 23. Daftarkan salinan asal Rekod baharu dalam Borang DL.UiTM.KR02. 24. Hantar rekod baharu berpandukan Peraturan Pengurusan Mel UiTM. B. PENGENDALIAN REKOD KUALITI TERPERINGKAT KJ Pendaftar Rahsia Jabatan Pendaftaran Rahsia Jabatan 25. Lantik Pendaftar Rahsia Jabatan berpandukan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972. 26. Sediakan sumber dan kelengkapan pengurusan Rekod Kualiti Terperingkat Jabatan. Terimaan Rekod Kualiti (A.21) 27. Terima Rekod Kualiti hasil tindakan A.21. 28. Kelaskan Rekod Kualiti mengikut tafsiran Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. 29. Daftarkan Rekod Kualiti dalam Daftar Rekod Kualiti Terperingkat dalam Borang DL.UiTM.KR03. 30. Beri Nombor Rujukan Rekod Kualiti dan failkan salinannya seperti Jadual A. 31. Daftarkan Fail berkenaan dalam Daftar Fail Jabatan. Penghantaran Rekod Kualiti Terperingkat Pendaftar Rahsia 32. Proses penghantaran salinan asal Rekod Kualiti Jabatan Terperingkat mengikut Jadual A. 33. Pohon kelulusan penghantaran daripada KJ. SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-410.- _,..-....,..., -,.,, PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 9 /14 Ketua Jabatan 34. Pastikan proses penghantaran mematuhi Jadual A. Pendaftar Rahsia Jabatan Pendaftar Rahsia Jabatan 35. Beri kelulusan penghantaran. 36. Laksana penghantaran seperti Jadual A. Jika melalui pos, patuhi Peraturan Pengurusan Mel UiTM Shah Alam. Simpanan Rekod Kualiti Terperingkat 37. Simpan fail di 7 mengikut Jadual A 38. Pastikan pergerakan Rekod Kualiti Terperingkat dikawal dan direkodkan mengikut Pengurusan Fail Jabatan. 39. Selenggara keselamatan fail dan dokumen. 40. Semak kelas secara berkala. Rujuk pada pemula, jika kelas terperingkat dilapor berubah. Pendaftar Rahsia Jabatan Pelupusan Rekod Kualiti Terperingkat 41. Patuhi peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM. 42. Pohon pelupusan KJ. 43. Laksana pelupusan mengikut kelulusan KJ dan peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM. SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-4111...,.... ---z..t.. -. 104 1.0, PROSEDUR -- KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 10 /14 C. PENGURUSAN FAIL Membuka Fail 44. Terima rekod kualiti untuk difailkan. 45. Semak sama ada fail berkaitan telah wujud. Jika ada, Pemohon failkan rekod kualiti dan minit fail berkenaan. Jika belum, buka fail berkenaan. 46. Tentukan Nombor Fail berpandukan Panduan Klasifikasi Perkara UiTM. 47. Daftarkan Fail berkenaan dalam Borang DL.UiTM.KR04: Daftar Fail Jabatan. 48. Wujudkan Kad Edaran Fail dan simpan dalam doket bersama-sama fail berkenaan. Mengedar Fail 49. Kemukakan permohonan penggunaan fail kepada. 50. Terima permohonan penggunaan fail. 51. Semak fail dalam doket. Jika ada, kemaskini Kad Edaran Fail dan serah kepada pemohon. Jika tiada, kenalpasti pengguna fail dalam Kad Edaran Fail. Jika pengguna masih menggunakan fail berkenaan, buka Sampul Kecil dan serahkan kepada pemohon. Fail hendaklah diserah kepada pemohon sebaik sahaja pengguna mengembalikan fail berkenaan. Pemohon hendaklah memfailkan Sampul Kecil sebaik sahaja menerima fail berkenaan. SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-41110-....-- -.. forgio, PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 11 /14 52. Catat proses pemberian perkhidmatan dalam minit fail berkenaan. Pengguna 53. Sebarang edaran fail kepada pihak lain, hendaklah dimaklumkan kepada. 54. Kembalikan fail kepada sebaik sahaja proses pemberian perkhidmatan tamat. 55. Terima fail dan kemaskini Kad Edaran Fail. Simpan fail dalam doket. Menyelenggara Fail 56. Pastikan Fail tersimpan di doket dan Kad Edaran Fail kemaskini. 57. Fail-fail hendaklah ditutup setelah ada 100 folio kandungan fail atau mempunyai ketebalan 1 inci, mana yang terdahulu. 58. Fail sambungan kerana penutupan fail di aktiviti 13 hendaklah dilaksanakan dan disimpan dalam doket yang disediakan. 59. Asingkan fail tutup kerana aktiviti 13 didalam kotak Arkib UiTM yang lengkap ditanda untuk mudah diambil ketika diperlukan untuk rujukan. 60. Bersihkan dan laksanakan penilaian terhadap fail secara berkala untuk menentukan status fail. SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
- - <a>.-......, PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 12 /14 Melupus Fail TWP 61. Fail-fail yang mengandungi rekod yang tidak dirujuk hendaklah ditutup sebagai 'Fail Mati'. 62. Asingkan fail mati di dalam kotak Arkib UiTM. Daftar kandungan kotak hendaklah dilekatkan di luar kotak tersebut. 63. Simpan dan pelihara Fail Mati untuk memastikan keselamatannya di Jabatan sehingga berumur tutup sekurang-kurangnya 5 tahun. 64. Cadangkan pelupusan fail yang mencapai umur tutup 5 tahun menggunakan Daftar Cadangan Pelupusan Fail kepada BAM. 65. Nilai cadangan pelupusan fail dan beri makium balas kepada pencadang mengenai status tindakan. 66. Ambil tindakan pelupusan fail berdasarkan keputusan di 20 dan peraturan-peraturan pelupusan yang berkaitan. SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-410-.-- --.,... -, -...e....-... - Ara> PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 13 /14 7.0 REKOD KUALITI BIL. JENIS/REKOD RUJUKAN LOKAS I 1. Rekod Kualiti Masuk Fail Jabatan Pejabat 2. Rekod Kualiti Baharu Fail Jabatan Pejabat 3. Daftar Rekod Kualiti Pejabat Masuk (DL.UiTM.KR02) 4. Daftar Rekod Kualiti Pejabat Keluar (DL.UiTM.KR03) 5. Daftar Rekod Pejabat Terperingkat (DLUiTM.KR04) 6. Senarai Fail Jabatan Pejabat (DLUiTM.KR05) 7. Cadangan Pejabat Pelupusan Rekod Jabatan 8. Kad Edaran Fail Doket Fail (DLUiTM.KR06) TEMPOH SIMPANAN 5-7 Tahun 5-7 Tahun SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-41111.-, -...- ie. i% PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Rujukan : PK.UiTM.(P).02 Muka Surat : 14 /14 8.0 LAMPIRAN 8.1 DL.UiTM.KR01 8.2 Contoh Daftar Rekod Kualiti Masuk DL.UiTM.KR02 8.3 Contoh Daftar Rekod Kualiti Keluar DLUiTM.KR03 8.4 Contoh Daftar Rekod Kualiti Terperingkat DL. UiTM.KR04 8.5 Contoh Daftar Fail Jabatan DL.UiTM.KR05 8.6 Contoh Kad Edaran Fail DLUiTM.KR06 8.7 Jadual A - Kaedah Penyimpanan, Pergerakan dan Membawa Keluar Dokumen Terperingkat. 8.8 Jadual B - Peringkat-Peringkat Keselamatan (Tanda Peringkat, Definisi dan Contoh) SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
DL.UiTM.KR01.edir,. 1) PENGURUSAN REKOD KUALITI TANGGUNGJAWAB ALIRAN PROSES REKOD KERJA CD MULA KJ A. Kendalian Rekod Masuk 1 1. Lantik Pegawai Rekod Jabatan. 2 () 2. Terima Rekod Masuk. * 3. Daftarkan Rekod Masuk dalam 3 Borang DL.UiTM.KR02. t 4 4. Cop terimaan Rekod Masuk dan KJ serahkan kepada KJ. 5. Tentukan tindakan terhadap rekod 5 * masuk. 6 6. Catat arahan tindakan PYB * 7 7. Serah Rekod Masuk kepada. 8 t 9 vir 8. Kemaskini daftar edaran Rekod Masuk. 9. Edar Rekod Masuk kepada PYB.
Fi <lig* DL.UiTM.KR01 PYB PYB PYB 10 v 11 12 13 14 15 16 10. Dapatkan fail berkenaan setelah menerima tindakan 9 untuk memulakan proses. Jika fail tidak diperolehi, buka Sampul Kecil untuk memulakan proses. Sampul Kecil dan kandungannya hendaklah difailkan dalam fail setelah fail berkenaan diterima. 11. Failkan Rekod Masuk dalam fail. 12. Buka Minit dalam fail berkenaan. 13. Laksana tindakan pemberian perkhidmatan berdasarkan prosedur kerja. Catat arahan proses pemberian perkhidmatan dalam minit fail berkenaan. B. Penghasilan Rekod Baru 14. Tentukan Nombor Rujukan Rekod baru berpandukan Panduan Klasifikasi Perkara UiTM 15. Sediakan Rekod baru dalam format yang sesuai. 16. Dapatkan kelulusan pemberian perkhidmatanitandatangan Rekod baru daripada KJ.
F71 <01. DL.UiTM.KR01 KJ PYB 17 18 19 17. Semak sama ada pemberian perkhidmatan teratur. 18. Beri kelulusan pemberian perkhidmatanftandatangan Rekod baru. 19. Kembalikan kepada PYB untuk pemberian perkhidmatan/edaran Rekod baru. C. Penghantaran Rekod Baru 20 20. Failkan satu salinan Rekod baru 21 22 yang telah ditandatangani dalam fail berkenaan. 21. Minit Rekod baru. 22. Serah Salinan asal Rekod baru dan fail berkenaan kepada. Jika dokumen terperingkat, serah salinan asal Rekod baru kepada Pendaftar Rahsia untuk tindakan. 23. Daftarkan salinan asal Rekod baru 23 dalam Borang DL.UiTM.KR03. 24 24. Hantar rekod baru berpandukan Peraturan Pengurusan Mel UiTM. SELESAI
M. DLUiTM.KR01 2) PENGENDALIAN REKOD KUALITI TERPERINGKAT TANGGUNGJAWAB ALIRAN PROSES REKOD KERJA MULA KJ A. Pendaftaran Rahsia Jabatan 25 25. Lantik Pendaftar Rahsia Jabatan berpandukan Seksyen 2B Akta 26 Rahsia Rasmi 1972. Pendaftar Rahsia Jabatan 27 28 29 30 31 26. Sediakan sumber dan kelengkapan pengurusan Rekod Kualiti Terperingkat Jabatan. B. Terimaan Rekod Kualiti (A.21) 27. Terima Rekod Kualiti hasil tindakan A.21. 28. Kelaskan Rekod Kualiti mengikut tafsiran Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. 29. Daftarkan Rekod Kualiti dalam Daftar Rekod Kualiti Terperingkat dalam Borang DL.UiTM.KR04. 30. Bed Nombor Rujukan Rekod Kualiti dan failkan salinannya seperti Jadual A. 31. Daftarkan Fail berkenaan dalam Daftar Fail Jabatan.
,...-- 4> DL.UiTM.KR01 C. Penghantaran Rekod Kualiti Pendaftar Rahsia Jabatan t 32 33 Terperingkat 32. Proses penghantaran salinan asal Rekod Kualiti Terperingkat mengikut Jadual A. 33. Pohon kelulusan penghantaran daripada KJ. Ketua Jabatan 34. Pastikan proses penghantaran 34 mematuhi Jadual A. 35 35. Berl kelulusan penghantaran. Pendaftar Rahsia Jabatan 36 36. Laksana penghantaran seperti Jadual A. Jika rinelalui pos, patuhi Peraturan Pengurusan Mel UiTM Shah Alam. Pendaftar Rahsia Jabatan D. Simpanan Rekod Kualiti 37 Terperingkat 38 3 39 40 37. Simpan fail di 7 mengikut Jadual A 38. Pastikan pergerakan Rekod Kualiti Terperingkat dikawal dan direkodkan mengikut Pengurusan Fail Jabatan. 39. Selenggara keselamatan fail dan dokumen. 40. Semak kelas secara berkala. Rujuk pada pemula, jika kelas terperingkat dilapor berubah.
DL.UiTM.KR01 UN IVERSITI Carla Alir Kawalan Rekod Pendaftar Rahsia Jabatan 41 E. Pelupusan Rekod Kualiti Terperingkat 41. Patuhi peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM. 42 42. Pohon pelupusan KJ. 1--- 43. Laksana pelupusan mengikut 43 kelulusan KJ dan peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM. SELESAI
ri DL.UiTM.KR01 3) PENGURUSAN FAIL TANGGUNGJAWAB ALIRAN PROSES REKOD KERJA CD MULA Pe ohon A. Membuka Fail 44 44. Terima rekod kualiti untuk difailkan. 45,i, 46 47 48 L_. 49 31, 45. Semak sama ada fail berkaitan telah wujud. Jika ada, failkan rekod kualiti dan minit fail berkenaan. Jika belum, buka fail berkenaan. 46. Tentukan Nombor Fail berpandukan Panduan Klasifikasi Perkara UiTM. 47. Daftarkan Fail berkenaan dalam Borang DL.UiTM.KR05: Daftar Fail Jabatan. 48. Wujudkan Kad Edaran Fail dan simpan dalam doket bersama-sama fail berkenaan. B. Mengedar Fail 49. Kemukakan permohonan penggunaan fail kepada.
...--.. - 461. DLUITM.KR01 Pengguna,, 50.17 51 50. Terima permohonan penggunaan fail. 51. Semak fail dalam doket. Jika ada, kemaskini Kad Edaran Fail dan serah kepada pemohon. Jika tiada, kenalpasti pengguna fail dalam Kad Edaran Fail. Jika pengguna masih menggunakan fail berkenaan, buka Sampul Kecil dan serahkan kepada pemohon. Fail hendaklah diserah kepada pemohon sebaik sahaja pengguna mengembalikan fail berkenaan. Pemohon hendaklah memfailkan Sampul Kecil sebaik sahaja menerima fail berkenaan. 52. Catat proses pemberian 52 perkhidmatan dalam minit fail 53 54 55 1 berkenaan. 53. Sebarang edaran fail kepada pihak lain, hendaklah dimaklumkan kepada. 54. Kembalikan fail kepada sebaik sahaja proses pemberian perkhidmatan tamat. 55. Terima fail dan kemaskini Kad Edaran Fail. Simpan fail dalam doket.
DL.UiTM.KR01 I C. Menyelenggara Fail 56. Pastikan Fail tersimpan di doket dan Kad Edaran Fail kemaskini. 56 57. Fail-fail hendaklah ditutup setelah ada 100 folio kandungan fail atau 57 mempunyai ketebalan 1 inci, mana yang terdahulu. 58. Fail sambungan kerana penutupan 58 fail di aktiviti 13 hendaklah dilaksanakan dan disimpan dalam doket yang disediakan. 59 59. Asingkan fail tutup kerana aktiviti 13 60 didalam kotak Arkib UiTM yang lengkap ditanda untuk mudah diambil ketika diperlukan untuk rujukan. 60. Bersihkan dan laksanakan penilaian terhadap fail secara berkala untuk menentukan status fail.
Fl DL.UiTM.KR01 D. Melupus Fail 61. Fail-fail yang mengandungi rekod PRUiTM 61 62 63 64 65 66 yang tidak dirujuk hendaklah ditutup sebagai 'Fail Mati'. 62. Asingkan fail mati di dalam kotak Arkib UiTM. Daftar kandungan kotak hendaklah dilekatkan di luar kotak tersebut. 63. Simpan dan pelihara Fail Mati untuk memastikan keselamatannya di Jabatan sehingga berumur tutup sekurang-kurangnya 5 tahun. 64. Cadangkan pelupusan fail yang mencapai umur tutup 5 tahun menggunakan Daftar Cadangan Pelupusan Fail kepada BAM. 65. Nilai cadangan pelupusan fail dan bed maklum balas kepada pencadang mengenai status tindakan. 66. Ambil tindakan pelupusan fail berdasarkan keputusan di 20 dan peraturan-peraturan pelupusan yang berkaitan. SELESAI
-dew- <d o. DL.UiTM.KR01 1) PENGURUSAN REKOD KUALITI TANGGUNGJAWAB ALIRAN PROSES REKOD KERJA ED MULA KJ A. Kendalian Rekod Masuk 1 1. Lantik Pegawai Rekod Jabatan. KJ () 2. Terima Rekod Masuk. 2 i 3. Daftarkan Rekod Masuk dalam 3 Borang DL.UiTM.KR02. * 4 4. Cop terimaan Rekod Masuk dan serahkan kepada KJ. 5. Tentukan tindakan terhadap rekod 5 iv masuk. 6 6. Catat arahan tindakan PYB * 7 7. Serah Rekod Masuk kepada. 8.._t 9 8. Kemaskini daftar edaran Rekod Masuk. 9. Edar Rekod Masuk kepada PYB.
DL.UiTM.KR01 PYB PYB PYB 10 11 12 13 Y 14 ff 15 16 10. Dapatkan fail berkenaan setelah menerima tindakan 9 untuk memulakan proses. Jika fail tidak diperolehi, buka Sampul Kecil untuk memulakan proses. Sampul Kecil dan kandungannya hendaklah difailkan dalam fail setelah fail berkenaan diterima. 11. Failkan Rekod Masuk dalam fail. 12. Buka Minit dalam fail berkenaan. 13. Laksana tindakan pemberian perkhidmatan berdasarkan prosedur kerja. Catat arahan proses pemberian perkhidmatan dalam minit fail berkenaan. B. Penghasilan Rekod Baru 14. Tentukan Nombor Rujukan Rekod baru berpandukan Panduan Klasifikasi Perkara UiTM 15. Sediakan Rekod baru dalam format yang sesuai. 16. Dapatkan kelulusan pemberian perkhidmatan/tandatangan Rekod baru daripada KJ.
dbl. DL.UiTM.KR01 KJ PYB PYB 17 18 19 17. Semak sama ada pemberian perkhidmatan teratur. 18. Ben kelulusan pemberian perkhidmatanltandatangan Rekod baru. 19. Kembalikan kepada PYB untuk pemberian perkhidmatan/edaran Rekod baru. C. Penghantaran Rekod Baru 20 21 22 23 24 20. Failkan satu salinan Rekod baru yang telah ditandatangani dalam fail berkenaan. 21. Minit Rekod baru. 22. Serah Salinan asal Rekod baru dan fail berkenaan kepada. Jika dokumen terperingkat, serah salinan asal Rekod baru kepada Pendaftar Rahsia untuk tindakan. 23. Daftarkan salinan asal Rekod baru dalam Borang DL.UiTM.KR03. 24. Hantar rekod baru berpandukan Peraturan Pengurusan Mel UiTM. C ) SELESAI
,..-- istr DL.UiTM.KR01 2) PENGENDALIAN REKOD KUALITI TERPERINGKAT TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD MULA KJ A. Pendaftaran Rahsia Jabatan 25 25. Lantik Pendaftar Rahsia Jabatan Pendaftar Rahsia Jabatan 26 berpandukan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972. 26. Sediakan sumber dan kelengkapan pengurusan Rekod Kualiti Terperingkat Jabatan. B. Terimaan Rekod Kualiti (A.21) 27 Jr 27. Terima Rekod Kualiti hasil tindakan A.21. 28 28. Kelaskan Rekod Kualiti mengikut 29 30 31 tafsiran Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. 29. Daftarkan Rekod Kualiti dalam Daftar Rekod Kualiti Terperingkat dalam Borang DL.UiTM.KR04. 30. Ben Nombor Rujukan Rekod Kualiti dan failkan salinannya seperti Jadual A. 31. Daftarkan Fail berkenaan dalam Daftar Fail Jabatan.
410.. DL.UiTM.KR01 C. Penghantaran Rekod Kualiti Pendaftar Rahsia Jabatan 32 33 Terperingkat 32. Proses penghantaran salinan asal Rekod Kualiti Terperingkat mengikut Jadual A. 33. Pohon kelulusan penghantaran daripada KJ. Ketua Jabatan 34. Pastikan proses penghantaran 34 mematuhi Jadual A. 35. Berl kelulusan penghantaran. 35 Pendaftar Rahsia Jabatan 36. Laksana penghantaran seperti 36 Jadual A. Jika melalui pos, patuhi Peraturan Pengurusan Mel UiTM Shah Alam. Pendaftar Rahsia Jabatan 37 38 39 Y 40 D. Simpanan Rekod Kualiti Terperingkat 37. Simpan fail di 7 mengikut Jadual A 38. Pastikan pergerakan Rekod Kualiti Terperingkat dikawal dan direkodkan mengikut Pengurusan Fail Jabatan. 39. Selenggara keselamatan fail dan dokumen. 40. Semak kelas secara berkala. Rujuk pada pemula, jika kelas terperingkat dilapor berubah.
rim;t DL.UiTM.KR01 E. Pelupusan Rekod Kualiti Pendaftar Rahsia Terperingkat Jabatan 41 41. Patuhi peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM. 42 42. Pohon pelupusan KJ. 43. Laksana pelupusan mengikut 43 kelulusan KJ dan peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM. SELESAI
DL.UiTM.KR01 -...- --,4,-- ---- 46,, 3) PENGURUSAN FAIL TANGGUNGJAWAB ALIRAN PROSES REKOD KERJA MULA A. Membuka Fail 44 45 46 44. Terima rekod kualiti untuk difailkan. 45. Semak sama ada fail berkaitan telah wujud. Jika ada, failkan rekod kualiti dan minit fail berkenaan. Jika belum, buka fail berkenaan. 47 48 46. Tentukan Nombor Fail berpandukan Panduan Klasifikasi Perkara UiTM. 47. Daftarkan Fail berkenaan dalam Borang DL.UiTM.KR05: Daftar Fail Pemohon Y_ 49 Jabatan. 48. Wujudkan Kad Edaran Fail dan simpan dalam doket bersama-sama fail berkenaan. B. Mengedar Fail 49. Kemukakan permohonan penggunaan fail kepada.
ii,,,. DL.UiTM.KR01 Pengguna,, 50 51 52 Ylv 53 54 55 50. Terima permohonan penggunaan fail. 51. Semak fail dalam doket. Jika ada, kemaskini Kad Edaran Fail dan serah kepada pemohon. Jika tiada, kenalpasti pengguna fail dalam Kad Edaran Fail. Jika pengguna masih menggunakan fail berkenaan, buka Sampul Kecil dan serahkan kepada pemohon. Fail hendaklah diserah kepada pemohon sebaik sahaja pengguna mengembalikan fail berkenaan. Pemohon hendaklah memfailkan Sampul Kecil sebaik sahaja menerima fail berkenaan. 52. Catat proses pemberian perkhidmatan dalam minit fail berkenaan. 53. Sebarang edaran fail kepada pihak lain, hendaklah dimaklumkan kepada. 54. Kembalikan fail kepada sebaik sahaja proses pemberian perkhidmatan tamat. 55. Terima fail dan kemaskini Kad Edaran Fail. Simpan fail dalam doket.
40., DL.UiTM.KR01 C. Menyelenggara Fail 56. Pastikan Fail tersimpan di doket dan Kad Edaran Fail kemaskini. 56 57. Fail-fail hendaklah ditutup setelah ada 100 folio kandungan fail atau 57 mempunyai ketebalan 1 inci, mana 58 59 yang terdahulu. 58. Fail sambungan kerana penutupan fail di aktiviti 13 hendaklah dilaksanakan dan disimpan dalam doket yang disediakan. 59. Asingkan fail tutup kerana aktiviti 13 didalam kotak Arkib UiTM yang lengkap ditanda untuk mudah diambil 60 ketika diperlukan untuk rujukan. 60. Bersihkan dan laksanakan penilaian terhadap fail secara berkala untuk menentukan status fail.
Fi DL.UiTM.KR01 PRUiTM 61 62 63 64 D. Melupus Fail 61. Fail-fail yang mengandungi rekod yang tidak dirujuk hendaklah ditutup sebagai 'Fail Mati'. 62. Asingkan fail mati di dalam kotak Arkib UiTM. Daftar kandungan kotak hendaklah dilekatkan di luar kotak tersebut. 63. Simpan dan pelihara Fail Mati untuk memastikan keselamatannya di Jabatan sehingga berumur tutup sekurang-kurangnya 5 tahun. 64. Cadangkan pelupusan fail yang mencapai umur tutup 5 tahun menggunakan Daftar Cadangan Pelupusan Fail kepada BAM. 65. Nilai cadangan pelupusan fail dan 65 bed maklum balas kepada pencadang mengenai status tindakan. 66. Ambil tindakan pelupusan fail 66 berdasarkan keputusan di 20 dan ( ) peraturan-peraturan pelupusan yang berkaitan. SELESAI