PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Keluaran : 02 Muka Surat : - 1 - PROSEDUR BELANJAWAN DAN PK.UiTM.FKM.(PA).09 Nama Tandatangan Disediakan Oleh Disemak Oleh Diluluskan Oleh Normah Othman Timbalan Pendaftar Prof. Madya Sunhaji Abas Ketua Pengawal Dokumen Prof. Ir. Dr. Hj. Ahmed Jaffar Dekan
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Keluaran : 02 Muka Surat : - 2 - REKOD PINDAAN Tarikh No. Pindaan 03/03/2010 00 Muka Surat Keluaran Ke 1 08/04/2014 00 Keluaran Ke 1 Bentuk Pindaan Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2010) Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2014) Kelulusan Dekan
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Keluaran : 02 Muka Surat : - 3 - Kandungan Muka Hadapan Rekod Pindaan 2 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Definisi 4 4.0 Singkatan 6 5.0 Dokumen Rujukan 6 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7 7.0 Rekod Kualiti 14 8.0 Lampiran 14
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Keluaran : 02 Muka Surat : - 4-1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan aktiviti penyediaan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan serta pengurusan perolehan FKM dilaksanakan menepati arahan-arahan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia. 2.0 SKOP Proses ini digunapakai bagi aktiviti penyediaan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan serta pengurusan perolehan untuk menepati keperluan FKM. 3.0 DEFINISI 3.1 Anggaran Belanjawan Anggaran Belanjawan merupakan cadangan belanjawan yang mengandungi maklumat berhubung dengan anggaran perbelanjaan mengurus dan pembangunan yang belum diluluskan oleh Perbendaharaan. 3.2 Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Mesyuarat yang dipengerusikan oleh Wakil Perbendaharaan dan dihadiri oleh Dekan FKM. 3.3 Perolehan Proses mendapatkan bekalan atau perkhidmatan untuk memenuhi keperluan FKM bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. 3.4 Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak melebihi RM500.00 boleh dibuat melalui panjar wang runcit untuk keperluan segera.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Keluaran : 02 Muka Surat : - 5-3.5 Perolehan Melalui Pembelian Terus Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM10,000.00 untuk satu jenis item atau kelas item dalam tempoh setahun. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang nilainya melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 setahun bagi satu item atau kelas item, hendaklah dibuat daripada Pembekal Bumiputra yang berdaftar dalam bidang yang berkenaan. 3.6 Perolehan Melalui Sebut Harga Rasmi Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM50,000.00 hingga RM200,000.00 hendaklah dipelawa secara tender di kalangan tidak kurang daripada lima Pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. 3.7 Perolehan Melalui Tender Terbuka Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00 hendaklah dipelawa secara tender terbuka di kalangan Pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. 3.8 Jawatankuasa Tender UiTM Jawatankuasa Tender UiTM yang bertanggungjawab untuk menilai dan meluluskan perolehan yang melebihi RM200,000.00.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Keluaran : 02 Muka Surat : - 6-4.0 SINGKATAN D - Dekan TD(P) - Timbalan Dekan (Pelajar) PP(P) - Penolong Pendaftar Pentadbiran KPP - Ketua Pusat Pengajian KP - Koordinator Program PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab PE(P) - Pegawai Eksekutif (Pentadbiran) PTO - Pembantu Tadbir (Operasi dan Perkeranian) PT (Kew) - Pembantu Tadbir (Kewangan) 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi 5.1 MK.FKM.UiTM.(P).01 - Manual Kualiti FKM Bilik ISO Seksyen 6.1 - Peruntukan dan Penyediaan Sumber Seksyen 6.2 - Pengurusan Sumber Seksyen 7.1 - Perancangan Seksyen 7.4 - Perolehan 5.2 100-FKM (PTA 6/6) - Pekeliling Bendahari/Perbendaharaan 5.3 100-FKM (PTA 3/1) - Akta Prosedur Kewangan 1957 (Akta 61) Pejabat Pentadbiran Am, FKM
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Keluaran : 02 Muka Surat : - 7-6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Carta Alir Prosedur Penyediaan Anggaran Belanjawan Mula D/TD(P) KPP/KP/PP(P) Keluar memo/notis kepada semua KPP/KP/PP Sedia Cadangan Anggaran Belanjawan mengurus dan Pembangunan berserta justifikasi kepada D/TDP Memo Perancangan Perolehan Tahunan D/TD(P) Kumpul semua cadangan Anggaran Belanjawan dan sedia rumusan Cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan Cadangan Anggaran Belanjawan dan Pembangunan D/TD(P)/KPP/ PP(P) Semak semua cadangan anggaran belanjawan dan catat keputusan Mesyuarat Penilaian Teknikal Peralatan Minit Mesyuarat Penilaian Teknikal Peralatan
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN No. Keluaran : 02 Muka Surat : - 8 - D/TD(P)/PP(P) Hantar Cadangan Belanjawan setelah menerima Pekeliling Penyediaan daripada Bahagian Kewangan dan Bahagian Pembangunan Fail Pekeliling Penyediaan Cadangan Belanjawan D/TD(P) Hadir Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan UiTM Terima keputusan yang diluluskan oleh Bendahari. Jika tidak, kemaskini cadangan. Surat dari Perbendaharaan D/TD(P)/PP(P) Maklum kepada KPP untuk perolehan peralatan Memo Perolehan Peralatan Tamat
Muka Surat : - 9 - B. Carta Aliran Prosedur Pengurusan Perolehan i Kurang daripada RM500.00 (Panjar Wang Runcit) Mula PYB Kenalpasti bekalan/perkhidmatan serta kaedah perolehan yang kurang daripada RM500.00 untuk kegunaan segera Serahkan satu resit pembelian kepada PTO Resit Pembelian PTO Membuat pembayaran balik kepada PYB mengikut resit yang diserahkan Mengemukakan laporan terperinci kepada Perbendaharaan apabila wang panjar runcit kurang 2/3 daripada jumlah asal Tamat ii Kurang dari RM1000 bagi satu jenis item atau kelas item (Pembelian dengan satu sebutharga)
Muka Surat : - 10 - Mula PYB PTO D/TD(PA) PP(P)/PTO Kenalpasti bekalan/perkhidmatan serta kaedah perolehan yang kurang daripada RM1000.00 Serahkan satu sebut harga daripada pembekal yang telah mendaftar dengan Kementerian Kewangan kepada PTO Sediakan Borang PB dan serahkan kepada TD(PA) dan D Sahkan Borang PB dan serahkan kepada PTO Serahkan dokumen permohonan ke Unit Kewangan, Pejabat Bendahari / Pembangunan untuk proses perolehan Sebutharga Bekalan/ Perkhidmatan Borang Pembelian Barang-Barang / Perkhidmatan Dokumen Buat tindakan susulan Tamat iii Kurang dari RM50,000.00 bagi satu jenis item atau kelas item (Pembelian Sebutharga- 3 Sebutharga)
Muka Surat : - 11 - Mula PYB PP(P) Kemuka keperluan bekalan/perkhidmatan kepada KPP untuk proses kelulusan Serahkan kepada PP(P) Wartakan di Papan Kenyataan Staf berserta tarikh akhir penerimaan sebut harga Memo Sebutharga Pembekal TD(P)/KPP/PP(P) KPP Serahkan sebut harga ke Peti Sebut Harga/Tender FKM dalam sampul surat bertutup Sekurang-kurangnya dua panel akan membuka Peti Sebut Harga/Tender FKM selepas tarikh akhir dan serahkan sebut harga yang telah dilihat kepada KPP untuk penganalisaan Serahkan borang analisa kepada PTO Sebutharga Bekalan/ Perkhidmatan Borang Jadual Analisa
Muka Surat : - 12 - PTO Sediakan Borang PB dan serahkan kepada TDP dan D Borang Pembelian Barang-Barang / Perkhidmatan D/TD(P) PP(P)/PTO Sahkan Borang PB dan serahkan kepada PTO Serahkan dokumen permohonan ke Unit Kewangan, Pejabat Bendahari / Pembangunan untuk proses perolehan Dokumen Buat tindakan susulan Tamat iv RM50,000.00 hingga RM200,000.00 (Pembelian Sebutharga Rasmi) - RM200,000.00 ke atas (Perolehan Secara Tender Terbuka)
Muka Surat : - 13 - Mula Kenalpasti bekalan/perkhidmatan serta kaedah perolehan KPP/ PP(P) PE(P) D/TD(PA) PP(P)/PE(P) Kemuka permohonan berserta spesifikasi berdasarkan belanjawan yang telah diluluskan oleh Perbendaharaan kepada D/TDP Sediakan Borang PB dan serahkan kepada TDP dan D Sahkan Borang PB dan serahkan kepada PTO Serahkan dokumen permohonan ke Unit Kewangan, Pejabat Bendahari / Pembangunan untuk proses perolehan Senarai Pembekal Borang Pembelian Barang-Barang / Perkhidmatan Dokumen Buat tindakan susulan Tamat
Muka Surat : - 14 - C. Carta Aliran Prosedur Verifikasi Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan dan Urusan Pembayaran Mula Semak bekalan / perkhidmatan dari pembekal berserta dokumen berkaitan Dokumen berkaitan: - Pesanan Kerajaan -Nota Hantaran -Invois Pastikan bekalan / perkhidmatan memenuhi spesifikasi seperti dalam dokumen tawaran Sijil Ujilari dan Sijil Latihan PYB Tidak Minta pembekal untuk memenuhi spesifikasi tender dan ambil tindakan sewajarnya Ya Sahkan semua dokumen berkaitan jika memenuhi spesifikasi tawaran dan serahkan kepada PTO/PE(P) Sediakan Borang GRN yang telah ditandatangani oleh PYB untuk pengesahan D Dokumen berkaitan: - Pesanan Kerajaan -Nota Hantaran -Invois - Sijil Ujilari - Sijil Latihan Borang GRN
Muka Surat : - 15 - PTO/PE(P) Serahkan dokumen berkaitan yang diluluskan kepada Unit Kewangan, Pejabat Bendahari / Pembangunan untuk pembayaran Memo & dokumen berkaitan Tamat
Muka Surat : - 16 - D. Carta Aliran Prosedur Pendahuluan Pelbagai Mula PYB PT (Kew.) D PT (Kew.) Mengisi borang pendahuluan pelbagai beserta salinan surat kelulusan/arahan mengendalikan program/projek/aktiviti, salinan kelulusan ke luar negeri jika program/projek/aktiviti diadakan diluar negeri Serahkan kepada Pembantu Tadbir (Kew.) Semak borang samada telah lengkap ataupun tidak. Serahkan kepada Dekan Borang Pendahuluan dan Borang PB 3/80 untuk kelulusan Tandatangan borang permohonan pendahuluan pelbagai dan Borang PB 3/80 Kembalikan semula kepada Pembantu Tadbir (Kew.) Terima semula borang permohonan pendahuluan pelbagai dan Borang PB 3/80 selepas mendapat kelulusan Dekan Hantar borang permohonan pendahuluan pelbagai dan Borang PB 3/80 ke Unit Kewangan Zon 13 untuk diproses. Selesai 1. Borang Pendahuluan Pelbagai 2. Surat Tujuan Perbelanjaan setiap item jika ada (secara terperinci setiap item) 1. Borang Pendahuluan Pelbagai 2. Borang PB 3/80 1. Borang Pendahuluan Pelbagai 2. Borang PB 3/80 1. Borang Pendahuluan Pelbagai 2. Borang PB 3/8 Selepas mendapat email daripada pihak Bendahari sebagai tanda LULUS permohonan)
Muka Surat : - 17 - E. Carta Aliran Prosedur Pelarasan Pendahuluan Pelbagai Mula PYB PT (Kew.) D -Mengisi Borang Pelarasan pendahuluan pelbagai beserta resit-resit asal perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau pegawai yang dilantik untuk menyelaras program/projek/aktiviti. salinan resit bayaran balik baki pendahuluan (jika ada baki). -salinan surat kelulusan/arahan mengendalikan program/projek/aktiviti Atau salinan surat kelulusan ke luar negeri jika Program/projek/ aktiviti diadakan di luar negeri. Serahkan kepada Pembantu Tadbir (Kewangan) Semak borang samada telah lengkap ataupun tidak. Serahkan kepada Dekan untuk tandatangan Tandatangan Borang Pelarasan Pendahuluan pelbagai Kembalikan semula kepada Pembantu Tadbir Kewangan Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai PT (Kew.) Hantar borang Pelarasan Pendahuluan pelbagai selepas mendapat tandatangan Dekan ke Unit Kewangan Zon 13 Selesai Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai & baki wang (jika ada) & -Surat Tujuan Perbelanjaan (jika perlu)
Muka Surat : - 18-7.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis/ Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 1. Borang Pembelian Barang-barang / Perkhimatan 2. Borang Bayaran Panjar Wang Runcit 3. Borang Sebut Harga Barang-Barang / Perkhidmatan 4. Laporan Penilaian Sebut Harga Bilik fail FKM Bilik fail FKM Bilik fail FKM Bilik fail FKM 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 8.0 LAMPIRAN Bil Jenis Lampiran Lampiran 8.1 Contoh Memo Sebutharga Lampiran 1 8.2 Contoh Cadangan Anggaran Belanjawan dan Pembangunan Lampiran 2 8.3 Contoh Minit Mesyuarat Penilaian Teknikal Peralatan Lampiran 3 8.4 Contoh Fail Pekeliling Penyediaan Cadangan Belanjawan Lampiran 4 8.5 Contoh Surat Pembendaharaan Lampiran 5 8.6 Contoh Resit Pembelian Lampiran 6 8.7 Contoh Sebutharga Bekalan/Perkhidmatan Lampiran 7 8.8 Contoh Borang Pembelian Barang-barang /Perkhidmatan Lampiran 8 8.9 Contoh Surat Kelulusan Lampiran 9 8.10 Contoh Borang Jadual Analisa Lampiran 10 8.11 Contoh Memo Perancangan Perolehan Tahunan Lampiran 11
Muka Surat : - 19 - Bil Jenis Lampiran Lampiran 8.12 Contoh Dokumen Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit tidak melebihi RM500.00 8.13 Contoh Dokumen Perolehan Melalui Pembelian Terus tidak melebihi RM10,000.00 8.14 Contoh Dokumen Perolehan Melalui Pembelian Terus tidak melebihi RM50,000.00 8.15 Contoh Dokumen Perolehan Melalui Sebut Harga Rasmi tidak melebihi RM200,000.00 8.16 Contoh Dokumen Perolehan Melalui Tender Terbuka melebihi RM200,000.00 8.17 Contoh Dokumen Perolehan Borang Pendahuluan Pelbagai Lampiran 12 Lampiran 13 Lampiran 14 Lampiran 15 Lampiran 16 Lampiran 17 8.18 Contoh Dokumen Perolehan Borang PB 3/80 Lampiran 18 8.19 Contoh Dokumen Perolehan Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai Lampiran 19