POLITEKNIK MELAKA PROSES KERJA PENGURUSAN DAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: NAMA : NURHIDAYAH BINTI AZMI Jawatan: Pegawai Tarikh : 8 September 2017 Diluluskan oleh: NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 8 September 2017
PENGURUSAN & Mukasurat 1 /21 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES... 2 1.1 Maklumat Umum Proses... 2 1.2 Rujukan... 2 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 3 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 3 1.5 Definisi... 4 1.6 Singkatan... 5 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1... 6 2.1 Proses Cetak Soalan Akhir... 6 3.1 Penyediaan Soalan Akhir... 8 3.2 Penyediaan Jadual Waktu... 9 4. PROSES KERJA 4.4.1... 14 4.1 Penyediaan Soalan Akhir... 14 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 17 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 18 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 18 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5... 19 9. LAMPIRAN 8.5... 20 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 20
PENGURUSAN & Mukasurat 2 /21 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif a. Memastikan pengurusan dan penilaian dapat dilaksanakan dengan tepat dan berkesan. 2) Skop (key activities) a. Perancangan pengurusan akhir b. Penyediaan Kertas Soalan c. Penyediaan Jadual waktu Akhir d. Penahanan pelajar dari menduduki akhir e. Pemprosesan Keputusan Penilaian f. Pengurusan pensijilan 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Kertas soalan disediakan setiap semester bermula dari penggubalan sehinggalah cetakan. b. Kertas soalan disediakan berdasarkan dokumen yang tepat dan betul. c. Jadual waktu selaras disediakan oleh pihak JPP dimurnikan untuk kegunaan PMK d. Keputusan Penilaian perlu melalui proses pengumpulan markah KK dan PA e. Pemprosesan Keputusan Penilaian dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan f. Sijil perlu dikeluarkan mengikut prosedur yang ditetapkan 4) Pemilik proses a. Pegawai 5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah e. Pelajar 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik b. Politeknik Melaka c. Jabatan Akademik d. Badan Persijilan 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan luaran 7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015 b. Taksonomi Bloom Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus b. Takwim P&P c. Takwim Pentaksiran JPP d. Arahan-Arahan Dan Kaedah Penilaian e. FEIST
PENGURUSAN & Mukasurat 3 /21 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan Ketua program/ketua kursus Penyelaras Jabatan Pensyarah Pemilik proses Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer, printer, mesin cetak, bilik kebal Pengangkutan 7.1.3 (c) Kereta Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Kemudahan internet Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 - Bahan 7 Alat tulis Persekitaran 7.1.4 Selamat & kondusif Pengetahuan 7.1.6 Memahami Arahan-Arahan Dan Kaedah Penilaian Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mendapat penerangan berkaitan dengan Keselamatan Lain-lain - 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Takwim Aktiviti Pegawai Awal tahun Emel PPJ Pentaksiran 2. Jadual Waktu Akhir Pegawai Seminggu sebelum bermula Emel, Hebahan laman sesawang Semua Pensyarah, Pelajar 3. Arahan Penggubalan Soalan Akhir Pegawai Awal Semester Emel, Serahan Tangan Pensyarah Kursus, Ketua Jabatan 4. Arahan Pemurnian Draf Soalan Akhir Pegawai Seminggu sebelum bengkel pemurnian dilaksanakan Emel, Faksimili Pensyarah kursus
PENGURUSAN & Mukasurat 4 /21 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima Pegawai Serahan Pelajar Tangan/Pos 5. Surat Tahan Dari Menduduki Akhir 6. Surat Lulus Penuh Pegawai Dalam tempoh 5 hari sebelum akhir bermula Sehari selepas Mesyuarat Lembaga Dan Penilaian Politeknik Malaysia Pos/Serahan Tangan Pelajar 1.5 Definisi PERKATAAN Pegawai Penyelaras Jabatan Pegawai Teknologi Maklumat Penolong Pegawai Tadbir Pensyarah Kursus Pemeriksa Skrip Jawapan Kedua Penyelaras Moderasi Jabatan Penyelaras Moderasi Kursus Bilik Kebal/ Kabinet Berkunci Bilik Cetak Terkawal Akhir Semester Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Akhir Semester PENERANGAN Pegawai adalah pegawai yang dilantik bagi melaksanakan semua urusan dan aktiviti di Politeknik KPT. Penyelaras Jabatan adalah terdiri dari pensyarahpensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menyelaras urusan jabatan dan bertanggungjawab kepada Pegawai. Pegawai Teknologi Maklumat adalah Pegawai yang dilantik oleh Pengarah bagi menguruskan urusan teknologi maklumat Penolong Pegawai Tadbir yang dilantik untuk menjalankan tugas di unit Pensyarah yang mengajar sesuatu kursus. Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi membuat semakan kedua Skrip Jawapan Penilaian Akhir yang terpilih. Pensyarah yang dilantik oleh Timbalan Pengarah (Akademik) bertujuan untuk merancang dan melaksanakan proses moderasi di peringkat jabatan. Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik bertujuan untuk menyelaras proses moderasi kursus di peringkat jabatan. Tempat yang selamat untuk menyimpan kertas soalan Akhir dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan Unit. Tempat yang dikawal untuk menempatkan fasilitis bagi mencetak kertas soalan dan dokumen berkaitan di Unit. Suatu formal yang diadakan pada setiap akhir semester. Dokumen yang menunjukkan tarikh, tempat, masa dan kursus berlangsungnya akhir semester. Penyelaras Jabatan yang dilantik untuk membentuk dan menyelaraskan Jadual Waktu Akhir Semester.
PENGURUSAN & Mukasurat 5 /21 PERKATAAN Ketua Pengawas Pengawas Fail Kehadiran Akhir Pemeriksa Kertas Penilaian Kerja Kursus Markah Kerja Kursus Penilaian Akhir Semester Borang Markah Penilaian Akhir Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon Lembaran Markah Sijil Daftar Sijil Jawatankuasa Politeknik Final Exam Identification Specification Table PENERANGAN Seorang pegawai Politeknik yang dilantik oleh Pegawai bagi mengetuai perjalanan. Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan. Fail yang mengandungi senarai nama pelajar, penyata kedatangan, tatatertib dan borang laporan kes meniru Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi markah kepada skrip jawapan pelajar. Penilaian secara berterusan dalam satu-satu semester yang merangkumi kuiz, tutorial, tugasan, ujian, amali atau projek Jumlah markah kerja kursus yang terdiri daripada ujian, kuiz, tutorial, tugasan, amali dan projek bagi setiap semester sebelum akhir. Keseluruhan penilaian dalam satu-satu semester setelah mengambilkira penilaian berterusan dan akhir untuk semester tersebut Dokumen yang mengandungi senarai pelajar dan markah Penilaian Akhir Pelajar. Borang yang mengandungi perbezaan markah Penilaian Akhir pensyarah kursus dan Penanda Kedua Merupakan satu senarai penuh keputusan pelajar Pengiktirafan yang dianugerahkan kepada graduan di peringkat diploma atau sijil. Dokumen yang mengandungi maklumat graduan dan sijil yang dikeluarkan. Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab mengenai perjalanan proses penilaian dan serta membuat keputusan. Merupakan dokumen yang digunakan sebagai rujukan untuk menggubal soalan akhir 1.6 Singkatan SINGKATAN TPA KJ KP KPPJ PPJ PPT PO KK PA FEIST PENERANGAN Timbalan Pengarah Akademik Ketua Jabatan Ketua Program Ketua Penyelaras Jabatan Penyelaras Jabatan Penolong Pegawai Tadbir Pembantu Operasi Kerja Kursus Penilaian Akhir Final Exam Identification Specification Table
PENGURUSAN & Mukasurat 6 /21 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Proses Cetak Soalan Akhir SOURCE OF INPUTS BPN Pegawai KPPJ / PPJ PO INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Set soalan Data pendaftaran kursus pelajar Arahan percetakan CETAK SOALAN AKHIR Soalan yang siap dicetak mengikut bilangan pelajar kursus KPPJ / PPJ Pengawas Calon 2.2 Proses Tahan Pelajar Dari Menduduki Akhir SOURCE OF INPUTS Pensyarah kursus KJ Pegawai INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Pemantauan kehadiran pelajar Senarai nama pelajar tidak layak TAHAN PELAJAR DARI MENDUDUKI AKHIR Surat tidak layak menduduki Pegawai KPPJ / PPJ Pelajar 2.3 Proses Laksana SOURCE OF INPUTS Ketua pengawas / pengawas Pegawai Pengarah KJ Pensyarah kursus INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Jadual pengawasan LAKSANA Perjalanan Skrip jawapan Pelajar Pegawai Pengawas
PENGURUSAN & Mukasurat 7 /21 2.4 Proses Keputusan SOURCE OF INPUTS Pensyarah kursus Pemeriksa kedua Penyelaras moderasi KPPJ / PPJ Jawatankuasa politeknik INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Borang markah PA Rekod markah KK / PA di SPMP Skrip jawapan pelajar Borang penyelarasan pemeriksaan skrip jawapan Borang moderasi jabatan PROSES KEPUTUSAN Borang markah PB / PA Lembaran markah keseluruhan Pegawai KPPJ / PPJ Pelajar Ahli jawatankuasa politeknik 2.5 Proses Pengurusan Pensijilan SOURCE OF INPUTS Pengarah Pegawai KPPJ / PPJ INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Butiran graduan lulus penuh dan keputusan. URUS PENSIJILAN Sijil & transkrip Buku penyerahan sijil Pelajar Pegawai
PENGURUSAN & Mukasurat 8 /21 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Penyediaan Soalan Akhir PEGAWAI KETUA PENYELARAS JABATAN PENYELARAS JABATAN PEMBANTU OPERASI TERIMA SOALAN DARI BAHAGIAN & (BPN) SERAH PADA KETUA PENYELARAS UNTUK SEMAKAN AKHIR SEDIA LAMPIRAN 6 SEDIA ARAHAN PERCETAKAN TERIMA SET SOALAN DAN LAMPIRAN 6 UNTUK CETAKAN SOALAN BUAT CETAKAN PERCUBAAN YA RALAT CETAK, SUSUN, STAPLING DAN PEMBUNGKUSAN MENGIKUT JADUAL TIDAK BUAT CETAKAN PENUH SIMPAN DALAM BILIK KEBAL SEHINGGA HARI
PENGURUSAN & Mukasurat 9 /21 3.2 Penyediaan Jadual Waktu PEGAWAI KETUA PENYELARAS JABATAN PEMBANTU OPERASI HANTAR DATA AKHIR PADA BPN TERIMA DRAF JADUAL WAKTU SEBAR DRAF JADUAL WAKTU TERIMA MAKLUMBALAS BERKAITAN JADUAL WAKTU BERI MAKLUMBALAS KEPADA JAWATANKUASA KESELARASAN JADUAL WAKTU BPN TERIMA JADUAL WAKTU RASMI SELARAS SEBAR JADUAL WAKTU RASMI SELARAS MOHON SENARAI NAMA PENSYARAH SEDIA SENARAI NAMA CALON PENGAWAS SEDIA JADUAL WAKTU PENGAWASAN EDAR JADUAL WAKTU PENGAWASAN
PENGURUSAN & Mukasurat 10 /21 3.3 Menahan Pelajar Menduduki Akhir PENSYARAH KURSUS / KJ PEGAWAI PENYELARAS JABATAN PANTAU KEHADIRAN PELAJAR TERIMA SENARAI NAMA PELAJAR TIDAK LAYAK KELUARKAN SURAT TIDAK LAYAK TANDAKAN X PADA NAMA YANG TIDAK LAYAK DI NILAI
PENGURUSAN & Mukasurat 11 /21 3.4 Pemprosesan Keputusan PENSYARAH KURSUS PEMERIKSA KEDUA PENYELARAS JABATAN PEGAWAI AHLI JAWATANKUASA BENTUK PLATFORM DAFTAR MARKAH DI SPMP MENGIKUT SEKSYEN PELAJAR REKOD MARKAH KERJA KURSUS (KK) DI SPMP SEMAK SKRIP JAWAPAN AKHIR SEMAK SKRIP JAWAPAN YANG TERPILIH ISI BORANG SEPERTI DI LAMPIRAN 1 ISI BORANG SEPERTI DI LAMPIRAN 3 YA REKOD MARKAH AKHIR (PA) DI SPMP PERBEZAAN 5 MARKAH TIDAK SEMAK STATUS REKOD MARKAH PA/ KK DI SPMP REKOD PADA LAMPIRAN 7 MAKLUM PADA PENSYARAH BELUM REKOD MARKAH PA AKTIFKAN MENU PEMPROSESAN KEPUTUSAN DI SPMP PROSES KEPUTUSAN PELAJAR A
PENGURUSAN & Mukasurat 12 /21 PENSYARAH KURSUS PEMERIKSA KEDUA PENYELARAS JABATAN PEGAWAI AHLI JAWATANKUASA A CETAK DAN SEMAK LEMBARAN MARKAH UNTUK MESYUARAT PENYELARASAN JABATAN KEMASKINI & CETAK SEMULA LEMBARAN MARKAH UNTUK PEGESAHAN JAWATANKUASA PMK PENGESAHAN KEPUTUSAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA PMK YA PINDAAN TIDAK SEDIAKAN ANALISIS SEPERTI DI LAMPIRAN 4 & 5 PAMER KEPUTUSAN PELAJAR JK SAHKAN LEMBARAN MARKAH
PENGURUSAN & Mukasurat 13 /21 3.5 Pengurusan Pensijilan PEGAWAI PENYELARAS JABATAN PEMBANTU OPERASI CETAK SENARAI NAMA GRADUAN LULUSAN PENUH SEMAK BUTIRAN GRADUAN BUAT PEMBETULAN YA RALAT TIDAK TERIMA SENARAI BUTIRAN GRADUAN CETAK SIJIL YA RALAT TIDAK ISI BUKU DAFTAR SIJIL SERAHAN SIJIL PADA PELAJAR
PENGURUSAN & Mukasurat 14 /21 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Penyediaan Soalan Akhir Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pegawai Terima Soalan Dari Bahagian & Penilaian (BPN) 2. Pegawai Serah Pada Ketua Penyelaras Untuk Semakan Akhir 3. Ketua Penyelaras Jabatan Sedia Lampiran 6 4. Pegawai Sedia Arahan Percetakan 5. Pembantu Operasi Terima set soalan dan Lampiran 6 untuk cetakan soalan 6. Pembantu Operasi Buat cetakan percubaan. Sekiranya ada ralat perlu buat percubaan semula tetapi sekiranya tiada ralat terus buat cetakan penuh. 7. Penyelaras Cetak, Susun, Stapling dan pembungkusan mengikut jadual Jabatan 8. Penyelaras Jabatan Simpan dalam bilik kebal sehingga hari. 4.2 Penyediaan Jadual Waktu Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pegawai Hantar data Akhir pada BPN 2. Pegawai Terima draf Jadual Waktu 3. Pembantu Operasi Sebar Draf Jadual Waktu 4. Pegawai Terima maklumbalas berkaitan jadual waktu 5. Pegawai Beri maklumbalas kepada Jawatankuasa Keselarasan Jadual Waktu BPN 6. Pegawai Terima Jadual Rasmi Selaras 7. Pembantu Operasi Sebar Jadual Waktu Rasmi Selaras 8. Pegawai Mohon senarai nama pensyarah 9. Ketua Penyelaras Jabatan Sedia senarai nama calon pengawas 10. Pegawai Sedia Jadual Waktu Pengawas 11. Pegawai Edar jadual waktu pengawasan
PENGURUSAN & Mukasurat 15 /21 4.3 Menahan Pelajar Menduduki Akhir Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pensyarah Kursus/KJ Pantau Kehadiran Pelajar 2. Pegawai Terima senarai nama pelajar tidak layak 3. Pegawai Keluarkan surat tidak layak 4. Penyelaras Jabatan Tandakan X pada nama yang tidak layak dinilai pada senarai kehadiran akhir pelajar 4.4 Pemprosesan Keputusan Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pensyarah Kursus Bentuk Platform daftar markah di SPMP mengikut seksyen pelajar 2. Pensyarah Kursus Rekod markah kerja kursus (KK) di SPMP 3. Pensyarah Kursus Semak skrip jawapan akhir 4. Pemeriksa Kedua Semak skrip jawapan yang terpilih 5. Pemeriksa Kedua Isi borang seperti dilampiran 3 6. Pemeriksa Kedua Sekiranya terdapat perbezaan 5 markah, pensyarah kursus perlu semak semula skrip jawapan akhir. 7. Pensyarah Kursus Rekod markah Kerja Kursus (KK) di SPMP 8. Penyelaras Jabatan 9. Penyelaras Jabatan 10. Penyelaras Jabatan Semak status rekod markah KK/PA di SPMP Rekod pada Lampiran 7 Maklum pada pensyarah yang belum merekod markah PA 11. Pegawai Aktifkan pemprosesan keputusan di SPMP 12. Penyelaras Jabatan 13. Penyelaras Jabatan Proses Keputusan Penilaian Pelajar Cetak dan semak lembaran markah untuk Mesyuarat Penyelarasan Jabatan
PENGURUSAN & Mukasurat 16 /21 Bil Tanggung jawab Tindakan 14. Penyelaras Jabatan Kemaskini dan cetak semula lembaran markah untuk pengesahan Jawatankuasa PMK 15. Ahli Jawatankuasa 16. Penyelaras Jabatan 17. Ahli Jawatankuasa Pengesahan Keputusan dalam Mesyuarat Jawatankuasa PMK Sekiranya terdapat pindaan, perlu kemaskini dan cetak semula lembaran markah untuk pengesahan Jawatankuasa PMK JK sahkan lembaran markah 18. Pegawai Pamer keputusan pelajar 19. Penyelaras Jabatan Sediakan analisis seperti lampiran 4 & 5 4.5 Pengurusan Pensijilan Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pegawai Cetak senarai nama graduan lulus penuh 2. Penyelaras Jabatan Semak butiran graduan 3. Pegawai Sekiranya ada ralat perlu buat pembetulan senarai nama graduan lulus penuh 4. Pembantu Operasi Terima senarai butiran graduan 5. Pembantu Operasi Cetak Sijil. Sekiranya ada ralat perlu cetak semula 6. Pembantu Operasi Isi buku daftar siji 7. Pembantu Operasi Serahan sijil pada pelajar
PENGURUSAN & Mukasurat 17 /21 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Soalan Akhir Jadual Waktu Akhir Senarai Pelajar Tidak layak Menduduki Akhir Keputusan Sijil untuk graduan Kelulusan perancangan Bahagian dan Penilaian Timbalan Pengarah Akademik Ketua Jabatan Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada Kurikulum Rujuk dan akur kepada FEIST Rujuk dan akur takwim Rujuk dan akur kepada proses kerja Penggunaan borang-borang seperti di lampiran Kawalan Proses yang Juruaudit luar disumber luar 8.4 Panel luar Identifikasi dan Nama Pensyarah Penggubal kemudahkesanan 8.5.2 Kod Kursus Nama dan nombor pendaftaran pelajar Nama Politeknik Penyelaras Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Keputusan pelajar Sijil Markah KK Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan percetakan Khidmat selepas Surat Lulus Penuh perkhidmatan 8.5.5 Transkrip Sijil Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu Akhir Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan 9.1.3 Tindakan pembetulan 10.2 Penambahbaikan 10.3 Penilaian Audit Dalaman & Luaran Bengkel Penyediaan Soalan Dan Bengkel Pemurnian Soalan Semakan FEIST dilaksanakan setiap tahun
PENGURUSAN & Mukasurat 18 /21 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG Gagal menggubal soalan mengikut kurikulum Soalan yang digubal tidak mengikut tempoh yang ditetapkan Pensyarah tidak mengemaskini rekod markah pada tempoh yang ditetapkan Mesin percetakan rosak Tindakan pencegahan Taklimat dan Bengkel Penggubalan Soalan Akhir Pemantauan oleh Ketua Program PENGURUSAN DAN Memastikan pengurusan dan penilaian dapat dilaksanakan dengan tepat dan berkesan. 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur Penambahbaikan berterusan Mendapat peralatan percetakan baru Strategi mencapai peluang Memohon peralatan baru daripada pengurusan BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Soalan Akhir 2. Soalan Akhir Tidak mengikut kurikulum dan FEIST Penggubalan tidak mengikut tempoh yang ditetapkan TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Semakan oleh TPA/KJ Bengkel Penggubalan Soalan TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan kehendak Kurikulum dan FEIST Mengemukakan surat tunjuk sebab oleh pensyarah berkaitan
PENGURUSAN & Mukasurat 19 /21 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD 1. Salinan asal kertas soalan akhir 2. Takwim Aktiviti-Aktiviti 3. Jadual Waktu Akhir Semester 4. Jadual Waktu Pengawasan 5. Salinan surat tidak layak menduduki / dimansuhkan penilaian berterusan 6. Dokumen Keluar / Masuk kertas Soalan / Jawapan 7. Laporan Kes Meniru TEMPOH TEMPAT SIMPANAN SIMPANAN 6 semester Bilik Kebal / Kabinet berkunci Unit 1 tahun Bilik Unit / Pejabat Ketua Jabatan 1 semester Unit 1 semester Unit 3 tahun Bilik Pegawai 3 tahun Meja PPJ di Unit Sepanjang Bilik Pegawai Tempoh Pengajian 8. Kertas / Skrip Jawapan pelajar 3 tahun Unit 9. Borang Markah Akhir 3 tahun Unit 10. Borang Markah Pemeriksa Kedua 3 tahun Unit 11. Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan 3 tahun Jabatan 12. Lembaran Markah Selama-lamanya Bilik Pegawai 13. Statistik Taburan skor pencapaian pelajar 3 Tahun Bilik Pegawai 14. Statistik Pencapaian PNM 3.00 bagi setiap program 3 Tahun Bilik Pegawai 15. Daftar Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai 16. Daftar Stok Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai 17. Senarai semak kerja penyediaan 1 Semester Unit kertas 18. Senarai semak kerja pemprosesan 1 Semester Unit keputusan 19. Senarai semak kerja pengurusan persijilan 1 Tahun Unit KATEGORI
PENGURUSAN & Mukasurat 20 /21 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN NAMA LAMPIRAN 1) (1)(08-09-17) Borang Markah Penilaian Akhir 2) (2)(08-09-17) Borang Markah Pemeriksa Kedua 3) (3)(08-09-17) Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon 4) (4)(08-09-17) Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar 5) (5)(08-09-17) Statistik Pencapaian PNM 3.00 Bagi Setiap Program 6) (6)(08-09-17) Penyediaan Kertas 7) (7)(08-09-17) Pemprosesan Keputusan 8) (8)(08-09-17) Pengurusan Persijilan 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada: a. Hardcopy b. Laman web vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08-09-17 02 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.
BORANG MARKAH AKHIR SESI Nama Pensyarah Jabatan JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA Program Nama Kursus Kod Kursus Kelas No. No. Pendaftaran Objektif Struktur Esei Jumlah Markah Keseluruhan Soalan 1 Soalan 2 Jumlah Soalan 1 Soalan 2 Soalan 3 Soalan 4 Jumlah Markah Markah CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J CLO J Kategori Nota: Ruangan Borang / Saiz Borang boleh diubah mengikut kesesuaian item. J adalah Jumlah Markah bagi soalan tersebut Kategori adalah Kategori Tinggi, Sederhana dan Rendah ditentukan berdasarkan kepada pencapaian pelajar di dalam kelas tersebut. Tandatangan : Tarikh : (1)(08-09-17)
BORANG MARKAH PEMERIKSA KEDUA AKHIR SESI Nama Pemeriksa Kedua Jabatan JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA Program Nama Kursus Kod Kursus Kelas No No. Objekt Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Soalan Jumlah Kategori Pendaftaran if 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Nota: Ruangan Borang / Saiz Borang boleh diubah mengikut kesesuaian. J adalah Jumlah Markah bagi soalan tersebut Kategori adalah Kategori Tinggi, Sederhana dan Rendah ditentukan berdasarkan kepada pencapaian pelajar di dalam kelas tersebut. Tandatangan : Tarikh : (2) (08-09-17)
BORANG PENYELARASAN PEMERIKSAAN SKRIP JAWAPAN CALON KOD KURSUS JABATAN JKA/ JKE/ JKM/ JP/ JMSK/ JPA NAMA KURSUS PROGRAM KELAS Bil No Siri Skrip Kategori (T, S, R) MARKAH ASAL (markah dari pemeriksa skrip jawapan) MARKAH PENYEMAKAN (markah dari pemeriksa kedua) Perbezaan Markah Markah Penyelarasan (jika perlu*) CATATAN JUMLAH (A) JUMLAH (B) JUMLAH (A-B) JUMLAH 1 2 3 4 5 6 Tiga kategori markah ialah tinggi sederhana dan rendah * Diperlukan jika perbezaan markah > 5. NAMA TANDATANGAN TARIKH Pemeriksa Kedua Penyelaras Moderasi Kursus Penyelaras Moderasi Jabatan (3)(08-09-17)
STATISTIK TABURAN SKOR PENCAPAIAN PELAJAR SESI Jabatan JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK Program Peratus Pencapaian Pelajar Bil. Kursus Nilai Mata < 2.00 2.00 Nilai Mata < 3.00 3.00 Nilai Mata < 3.67 Nilai Mata 3.67 Catatan.. Tandatangan Tarikh Penyelaras Jabatan (4) (08-09-17)
JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK STATISTIK PENCAPAIAN PNM 3.00 BAGI SETIAP PROGRAM SESI CATATAN BIL SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI PNM 3.00 JUMLAH PELAJAR YANG LULUS PERATUS KELULUSAN (* - kurang drp 25% pelajar yang mencapai PNM 3.00 ) Tandatangan Tarikh : Penyelaras Jabatan (5) (08-09-17)
PENYEDIAAN KERTAS SESI JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPA / JMSK BIL KOD KURSUS BIL. PELAJAR TARIKH TARIKH SIAP. Tandatangan.. Tarikh Penyelaras Jabatan (6) (08-09-17)
PEMPROSESAN KEPUTUSAN JABATAN SESI :.. :. TARIKH BERAKHIR :. BIL PROGRAM / SEKSYEN BIL. PELAJAR KEY-IN CETAK MARKAH PKK PA LEMBARAN SLIP TARIKH SIAP Nama T/Tangan... Tandatangan Tarikh Penyelaras Jabatan (tandakan di ruangan key-in dan cetak) (7) (05-06-15)
PENGURUSAN PENSIJILAN JABATAN LULUSAN :.. :. TARIKH KONVOKESYEN :. BIL. PROGRAM JABATAN BIL. LULUSAN NAMA SEMAKAN NO. K.P. NO. SIRI TARIKH Nama T/Tgn. Tandatangan Tarikh Penyelaras Jabatan (tandakan di ruangan semakan) (8) (05-06-15)