LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT JANUARI-JUN 2008 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 1.0 Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan Buletin Perpustakaan diterbitkan mengikut jangkamasa yang ditetapkan iaitu 3 bulan sekali atau 4 kali setahun (Januari-Mac, April-Jun, Julai-September dan Oktober-Disember) Buletin telah dihasilkan sepenuhnya oleh P (P1) dan percetakan luar iaitu: i. Jilid 18, Bil.1, Jan-Mac 2008 (1,500 naskhah) ii. Buletin Keluaran Khas Sempena Lawatan Menteri Pengajian Tinggi Malaysia ke PSZ (500 naskhah) iii. Jilid 18, Bil.2, April-Jun 2008 (buletin dalam proses disiapkan) Kelewatan keluaran buletin April Jun 2008 adalah disebabkan penanggungjawab terlibat dalam urusan rasmi yang perlu diselesaikan dahulu. Walaubagaimanapun, sehingga laporan ini ditulis, draf buletin telah ditunjukkan kepada KKM. Dijangkakan buletin April-Jun 2007 dapat dikeluarkan pada awal Ogos 2008. Buletin yang siap telah diedarkan kepada semua warga UTM /jabatan di UTM dan edaran dalaman kepada pengunjung PSZ. Buletin Perpustakaan secara online boleh terus diakses di portal PSZ. Cadangan Penambahbaikan Memuatkan artikel yang lebih menarik dengan gaya yang lebih santai agar dapat memaksimumkan kepuasan pengguna yang membaca buletin ini.
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 2.0 Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan Buku Panduan Perpustakaan (versi Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris) diterbitkan dalam bentuk cetak sebelum permulaan sesi baru pada setiap semester sementara objektif kualiti Buku Panduan Perpustakaan versi online adalah memastikan maklumat terkini dapat diakses melalui portal PSZ. Perancangan menyemak, mengedit dan menaip semula sebarang perubahan maklumat bermula dari bulan Mac sehingga Jun 2008 namun berhenti sementara disebabkan urusan rasmi yang tidak boleh dielakkan. Buku Panduan telah siap dicetak. Buku Panduan dala kedua-dua versi dalam bentuk pdf kini boleh diakses di portal PSZ.
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 3.0 Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan (i) Memastikan proses penghantaran Halaman Kandungan kepada pemohon dibuat dalam masa 7 hari bekerja untuk jurnal bercetak dan jurnal atas talian bermula dari tarikh penerimaan jurnal bercetak di Buku Rekod Penerimaan Jurnal sehingga tarikh surat penghantaran Halaman Kandungan. (ii) Memastikan penghantaran judul jurnal memenuhi 80% permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun. Laporan Januari Jun 2008. i) Penghantaran Halaman Kandungan kepada pemohon telah dibuat dalam masa kurang dari 7 hari bekerja. Jumlah pemohon Perkhidmatan Halaman Kandungan bagi bulan Januari-Jun 2007 adalah seramai 28 pemohon (22 pensyarah dan 6 ahli korporat). Jumlah penghantaran Halaman Kandungan adalah sebanyak 1083 mengikut kekerapan penerimaan jurnal (528 penghantaran Halaman Kandungan jurnal bercetak dan 555 penghantaran Halaman Kandungan jurnal atas talian). Rujuk Lampiran I.
Lampiran I Bulan Januari Februari Mac April Mei Jun Penerimaan Jurnal Bercetak/Atas Talian 25.01.2008 28.01.2008 25.02.2008 26.02.2008 24.03.2008 25.03.2008 23.04.2008 24.04.2008 23.05.2008 26.05.2008 27.06.2008 01.07.2008 Penghantaran Halaman Kandungan 30.01.2008 31.01.2008 28.02.2008 29.02.2008 27.03.2008 28.03.2008 28.04.2008 25.04.2008 30.05.2008 27.05.2008 03.07.2008 03.07.2008 Bil. Hari Memproses 4 hari 4 hari 4 hari 4 hari 4 hari 4 hari 4 hari 2 hari 6 hari 2 hari 5 hari 3 hari Jumlah Penghantaran 85 89 135 55 58 127 81 86 81 100 88 98 Format Jurnal Bercetak Atas talian Bercetak Atas talian Bercetak Atas talian Bercetak Atas talian Bercetak Atas talian Bercetak Atas talian Jumlah 1083
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT JANUARI-JUN 2008 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 4.0 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Daripada PSZ Kepada PSZ Cawangan dan Institusi Luar) Memastikan bahan permohonan melalui ILL dibekalkan kepada pelanggan dalam tempoh yang ditetapkan. PSZ Cawangan Kuala Lumpur 3 minggu dari tarikh permohonan. Institusi tempatan dan Singapura 1 bulan dari tarikh permohonan. Laporan Januari Jun 2008. Tempoh Perolehan Bahan ILL i) ILL Dari PSZ Cawangan KL. < 3 minggu 97% > 3 minggu 3% ii) ILL Dari Institusi Tempatan dan Singapura < 1 bulan 92% > 1 bulan 8% iii) ILL Dari BLDSC < 2 bulan 100% - BLDSC dan luar- 2 bulan dari tarikh permohonan. 5.0 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Kepada PSZ Daripada PSZ Cawangan dan Institusi Luar) Bahan akan dibekalkan dalam jangkamasa 5 hari bekerja bagi bahan yang berstatus available (ada di rak). Tempoh Pembekalan Bahan ILL ke Institusi Luar. 1 hingga 5 hari 96%
Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari PSZ Cawangan KL. Hari Bilangan Peratus < 3 minggu 37 97% > 3 minggu 1 3% Jumlah 38 100% Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari Institusi Tempatan dan Singapura. Hari Bilangan Peratus < 1 bulan 80 92% > 1 bulan 7 8% Jumlah 87 100%
Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari BLDSC Hari Bilangan Peratus < 2 bulan 17 100% > 2 bulan 0 - Jumlah 17 100% Tempoh Pembekalan Bahan ILL Ke Institusi Luar Hari Bilangan Peratus 1 100 24% 2 85 20% 3 82 19% 4 59 14% 5 80 19% 6 19 4% Jumlah 425 100%
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT JANUARI-JUN 2008 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 7.0 Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat Memastikan maklumbalas pelajar yang menghadiri kelas kemahiran mencapai 80% tahap kepuasan. Laporan Januari Jun 2008. a) Tahap kepuasan pelajar adalah seperti berikut; Laporan terperinci adalah seperti di Lampiran 1. i) Kelas Kemahiran Asas = 50.1% ii) Kelas Kemahiran Lanjutan = 60.2% iii) UQP1211:Asas Kemahiran Pencarian Maklumat = 62.4% b) Tahap kepuasan terhadap pengajaran Fasilitator kelas kemahiran: i) Kelas Kemahiran Asas = 60.6% ii) Kelas Kemahiran Lanjutan = 78.6% iii) UQP1211:Asas Kemahiran Pencarian Maklumat = 79.6%
Lampiran 1 Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar yang menghadiri kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan dari Januari Jun 2008. Analisis data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar untuk Soalan 1 hingga Soalan 5 dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Jumlah skor ini akan dikategorikan kepada tiga tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1. Jadual 1: Kategori Jumlah Skor Jumlah Skor Tahap 5 hingga 12 Rendah 13 hingga 20 Sederhana 21 hingga 28 Tinggi Kelas Kemahiran Asas (i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas kemahiran asas adalah seperti di Jadual 2.
Jadual 2: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Asas Tahap Kekerapan ( n = 1598 ) Peratus (%) Rendah 7 0.4 Sederhana 800 50.1 Tinggi 791 49.5 Jumlah 1598 100 Min : 21 Minimum : 7 Sisihan Piawai : 2.52 Maksimum: 25 Jadual 2 menunjukkan 50.1% (800 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap sederhana dan 49.5% (791 orang pelajar ) menyatakan kepuasan terhadap mereka pada tahap tinggi. Hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.4% (7 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Asas yang mereka ikuti. Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas adalah pada tahap sederhana di mana purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 21 dan sisihan piawaian ialah 2.52. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah diberikan oleh pelajar. Jadual di atas menunjukkan jumlah skor terendah adalah 7 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 25, iaitu menyamai jumlah skor yang sebenar. Ini memberi gambaran positif mengenai tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkan.
(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5. Jadual 3: Skor Soalan 1 hingga 5 Soalan 1 (sangat tidak setuju) 2 (tidak setuju) 3 (tiada pendapat) 4 (setuju) 5 (sangat setuju) Jumlah 1. Selepas menghadiri kelas kemahiran, saya yakin boleh menggunakan kemudahan perpustakaan dengan lebih baik. 2. Isi kandungan modul kelas kemahiran menepati kehendak saya. 3. Peralatan media/audio visual adalah jelas dan tiada gangguan teknikal. 4. Bilik yang disediakan sesuai sebagai tempat pembelajaran. 5. Pada pendapat saya, kelas kemahiran ini adalah berkesan. 3 (0.2%) 4 (0.3%) 14 (0.9%) 12 (0.8%) 81 (5.1%) 1021 (63.9%) 481 (30.1%) 15 (10%) 1502 (94%) 21 (1.3%) 180 (11.3%) 999 (62.5%) 394 (24.7%) 25 (1.6%) 1393 (87.2%) 78 (4.9%) 286 (17.9%) 751 (47%) 469 (29.3%) 92 (5.8%) 1220 (76.3%) 6 (0.4%) 25 (1.6%) 127 (7.9%) 799 (50%) 641 (40%) 31 (2%) 1440 (90%) 4 (0.3%) 16 (1%) 154 (9.6%) 893 (55.9%) 531 (33.2%) 20 (1.3%) 1424 (89.1%) 1598 1598 1598 1598 1598 Jadual 3 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran asas. Dari analisa yang dibuat peratus pelajar yang berpuas hati dengan kelas kemahiran asas yang diadakan adalah tinggi. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 4 (setuju) dan 5 (sangat setuju) melebihi 80%.
(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual cross tabulation diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5.Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu rendah, sederhana dan tinggi. Jadual 4: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator Fasilitator 1 2 3 Jumlah pelajar (rendah) (sederhana) (tinggi) HZ 0 17 31 48 HS 1 37 34 72 HH 2 40 84 126 HN 2 38 59 99 HO 1 50 42 93 JA 0 34 53 87 KMJ 1 28 34 63 KY 0 8 62 70 MFMY 0 12 19 31 MN 0 47 46 93 MRK 0 8 34 42 MMY 0 24 35 59 NAS 0 12 37 49 NEH 0 28 55 83 NHDK 0 33 22 55 SS 0 21 76 97 SN 0 24 48 72 YH 1 36 36 73 YP 2 68 26 96 ZD 0 18 55 73 ZA 0 7 32 39 ZR 0 30 48 78 Jumlah 10 (0.6%) 620 (38.8%) 968 (60.6%) 1598
Berdasarkan Jadual 4, secara keseluruhannya fasilitator kelas kemahiran asas telah melaksanakan tugas dengan baik. Tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap yang tinggi iaitu 60.6% (968 orang pelajar). Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator kelas kemahiran asas secara individu adalah seperti di Lampiran 2. Initial dan nama fasilitator adalah seperti di Lampiran 5. Subjek ko-kurikulum UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat (i) Tahap kepuasan pelajar terhadap kelas UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas UQP1211 adalah seperti di Jadual 5. Jadual 5 : Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas UQP1211 Tahap Kekerapan ( n = 93 ) Peratus (%) Rendah 0 0.0 Sederhana 35 37.6 Tinggi 58 62.4 Jumlah 93 100 Min : 22 Minimum : 16 Sisihan Piawai : 2.5 Maksimum: 25 Jadual 5 menunjukkan 62.4% (58 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas UQP1211 yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi, manakala 37.6% (35 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang sederhana terhadap Kelas UQP1211 yang mereka ikuti. Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 22 dan sisihan piawaian ialah 2.5. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah iaitu 16 dan nilai maksimum ialah 25, jumlah skor yang sebenar.
(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5. Soalan Jadual 6: Skor Soalan 1 hingga 5 1 2 3 4 (sangat (tidak (tiada (setuju) tidak setuju) pendapat) setuju) 5 (sangat setuju) Jumlah 1. Selepas menghadiri kelas kemahiran, saya yakin boleh menggunakan kemudahan perpustakaan dengan lebih baik. 0 (0%) 0 (0%) 5 (5.4%) 46 (49.5%) 42 (45.2%) 0 (0%) 88 (94.7%) 93 2. Isi kandungan modul kelas kemahiran menepati kehendak saya. 0 (0%) 1 (1.1%) 7 (7.5%) 49 (52.7%) 36 (38.7%) 93 1 (1.1%) 85 (91.4%) 3. Peralatan media/audio visual adalah jelas dan tiada gangguan teknikal. 0 (0%) 2 (2.2%) 18 (19.4%) 46 (49.5%) 27 (29%) 93 2 (2.2%) 73 (78.5%) 4. Bilik yang disediakan sesuai sebagai tempat pembelajaran. 0 (0%) 0 (0%) 4 (4.3%) 39 (41.9%) 50 (53.8%) 93 0 (0%) 89 (95.7%) 5. Pada pendapat saya, kelas kemahiran ini adalah berkesan. 1 (1.1%) 0 (0%) 9 (9.7%) 37 (39.8%) 46 (49.5%) 93 1 (1.1%) 83 (89.3%) Perincian skor untuk soalan 1 hingga 5 adalah seperti di Jadual 6. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 4 (setuju) dan 5 (sangat setuju) melebihi 80 %.
(iii) Penilaian Fasilitator Kelas UQP1211 Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual cross tabulation diwujudkan. Jadual ini mengandungi Nama Fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan, iaitu rendah, sederhana dan tinggi. Jadual 7 : Skor Penilaian Fasilitator Kelas UQP1211 Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator UQP1211 Fasilitator Jumlah pelajar 2.00 (sederhana) 3.00 (tinggi) Muzaimah 2 22 24 Zafarina 7 19 26 Nazrinda 3 21 24 Salina 7 12 19 Jumlah 19 (20.4%) 74 (79.6%) 93 Berdasarkan skor di Jadual 7, secara keseluruhannya fasilitator kelas UQP1211 telah menjalankan tanggungjawab dengan baik. 79.6% (74 orang pelajar) pelajar memberi skor tahap kepuasan yang tinggi kepada pengajaran fasilitator kelas UQP1211. Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 3.
Kelas Kemahiran Lanjutan (i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah seperti di Jadual 8. Jadual 8: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan Tahap Kekerapan ( n = 598 ) Peratus (%) Rendah 3 0.5 Sederhana 235 39.3 Tinggi 360 60.2 Jumlah 598 100 Min : 21.5 Minimum : 7 Sisihan Piawai : 2.63 Maksimum: 25 Jadual 3 menunjukkan 60.2% (360 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi. 39.3% (235 orang pelajar) pelajar menyatakan tahap kepuasan terhadap kelas adalah pada tahap yang sederhana, manakala hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.5% (6 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang mereka ikuti. Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah pada tahap tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 21.5 dan sisihan piawai ialah 2.63. Nilai minimum iaitu skor yang paling rendah adalah 7 manakala nilai maksimum adalah 25 iaitu jumlah skor yang sebenar.
(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5. Jadual 9: Skor Soalan 1 hingga 5 Soalan 1 (sangat tidak setuju) 2 (tidak setuju) 3 (tiada pendapat) 4 (setuju) 5 (sangat setuju) Jumlah 1. Pengetahuan dan kemahiran saya yang saya pelajar dari kelas kemahiran membantu saya membuat tugasan dengan lebih baik. 2. Isi kandungan modul kelas kemahiran menepati kehendak saya. 3. Peralatan media/audio visual adalah jelas dan tiada gangguan teknikal. 4. Jangkamasa kelas kemahiran adalah mencukupi. 1 (0.2%) 0 (0%) 9 (1.5%) 292 (48.8%) 296 (49.5%) 1 (0.2%) 588 (98.3%) 1 (0.2%) 4 (0.7%) 42 (7%) 307 (51.3%) 244 (40.8%) 5 (0.9%) 551 (92.1%) 5 (0.8%) 36 (6%) 64 (10.7%) 250 (41.8%) 243 (40.6%) 41 (6.8%) 493 (82.4%) 8 (1.3%) 49 (8.2%) 78 (13%) 263 (44%) 200 (33.4%) 57 (9.5%) 463 (77.4%) 598 598 598 598 5. Bilik yang disediakan sesuai sebagai tempat pembelajaran. 2 (0.3%) 5 (0.8%) 15 (2.5%) 240 (40.1%) 336 (56.2%) 7 (1.1%) 576 (96.3%) 598 Jadual 9 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran lanjutan yang mereka ikuti. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 4 (setuju) dan 5 (sangat setuju) melebihi 80%.
(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual cross tabulation diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu rendah, sederhana dan tinggi. Jadual 10: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan Tahap kepuasan terhadap pengajaran Fasilitator fasilitator Jumlah 1 2 3 pelajar (rendah) (sederhana) (tinggi) HO 0 12 65 77 JA 1 24 70 95 MMY 0 18 69 87 NAS 0 18 105 123 SS 1 13 41 55 ZD 0 28 80 108 ZR 0 13 40 53 JUMLAH 2 (0.3%) 126 (21.1%) 470 (78.6%) 598 Berdasarkan pada skor di Jadual 10, fasilitator kelas kemahiran lanjutan telah menjalankan tugas mereka dengan baik di mana tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap tinggi iaitu 78.6% (470 orang pelajar). Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 4. Kesimpulannya, secara keseluruhannya fasilitator-fasilitator kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan telah berjaya melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan dengan baik.