LAPORAN LAWATAN KE PUSAT SUMBER FAKULTI 1.0 PENGENALAN Laporan ini bertujuan memaklumkan kepada Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Mengenai Perpustakaan mengenai hasil dapatan daripada sesi lawatan ke Pusat Sumber fakulti di UTM. 2.0 LATAR BELAKANG Perpustakaan Sultanah Zanariah telah mengadakan sesi lawatan ke semua pusat sumber fakulti di sepanjang bulan Ogos hingga Oktober 2005 untuk melihat perkembangan dan pengurusan pusat-pusat sumber fakulti di UTM. Selain itu keperluan Pusat Sumber fakulti juga dapat dikenalpasti melalui sesi lawatan tersebut. Lawatan telah dilakukan oleh Ketua Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Pustakawan yang bertanggungjawab bagi Pusat Sumber Fakulti dan Perantara fakulti-fakulti berkenaan. 3.0 OBJEKTIF Objektif lawatan seperti berikut: Mengenalpasti perkembangan pusat sumber fakulti, koleksi, pengurusan dan perkhidmatan yang diberikan. Mengenalpasti masalah yang timbul dalam membangunkan pusat sumber fakulti. Memberikan cadangan atau khidmat nasihat berkenaan pengurusan pusat sumber yang bersesuaian. Menilai potensi pusat sumber untuk menjadi pusat sumber cawangan PSZ. 4.0 HASIL LAWATAN 4.1 Pentadbiran Kesemua fakulti kecuali Fakulti Sains mempunyai Pusat Sumber dan beberapa fakulti mempunyai beberapa Pusat Sumber mengikut jabatan seperti FKSG (4 Pusat Sumber) dan FSKSM (5 Pusat Sumber). 1
Kesemua penyelaras Pusat Sumber terdiri dari staf akademik, manakala staf yang bertugas di Pusat Sumber terdiri dari Pembantu Makmal, Juruteknik, Pembantu Tadbir, Pembantu Am Rendah dan pelajar yang menjalani latihan praktikal. Berikut merupakan senarai staf yang bertugas di Pusat Sumber fakulti: FAKULTI STAF BERTUGAS LOKASI FAB 1 orang Pembantu Makmal 1 orang Pembantu Am Rendah Blok B06 FP 1 orang Pembantu Am Rendah Blok C14 FKM 1 orang Juruteknik 1 orang Pembantu Am Rendah Blok C23 FPPSM 5 orang Pembantu (mengikut giliran) Blok D05 FKE 1 orang Pembantu Tadbir Rendah (kontrak) Blok P06 FKSG 4 orang PAR (seorang untuk setiap jabatan) : Jabatan Pengurusan Harta Tanah Jabatan Geomatik Jabatan Pentadbiran & Pembangunan Tanah Jabatan Geoinformatik Blok C04 Blok C05 Blok B08 Blok C02 FKKKSA 1 orang Pembantu Tadbir Rendah Blok N01 FKA 3 orang Juruteknik Blok M49 FSKSM 5 orang staf akademik (seorang untuk setiap jabatan) : Jabatan Sistem Maklumat Jabatan Grafik dan Multimedia Jabatan Permodelan & Perkomputeran Industri Jabatan Kejuruteraan Perisian Jabatan Sistem & Komunikasi komputer Mengikut Jabatan 2
5.0 PERKHIDMATAN 5.1 Waktu Perkhidmatan Kebanyakan Pusat Sumber beroperasi sepenuh masa dalam waktu pejabat iaitu 8.30pagi 5.00petang. Bagi Pusat Sumber yang hanya mempunyai seorang staf bertugas, Pusat Sumber akan ditutup sekiranya staf berkenaan bercuti. 5.2 Pengurusan Koleksi Kesemua Pusat Sumber mempunyai koleksi tesis sebagai koleksi utama yang menjadi rujukan pelajar. Terdapat juga sebahagian koleksi buku-buku rujukan atau teks hasil dari sumbangan pensyarah dan pembekal buku. Selain itu terdapat laporan industri, bahan audio visual dan kertas persidangan atau jurnal terbitan fakulti. Berikut merupakan perincian koleksi dan sistem susunan untuk setiap Pusat Sumber fakulti: Fakulti Koleksi Sistem susunan FAB Kajian topikal Majalah Mengikut kod bahan Mengikut kod bahan Mengikut kod bahan FP FKM CD (tesis) FPPSM Tahun tesis, turutan no. FKE 3
FKSG Laporan Pasaran Harta Tugasan pelajar FKKKSA (sumbangan ESSO) Majalah Kertas peperiksaan FKA Laporan Industri Bahan AV Tahun laporan FSKSM (Jabatan Sistem Maklumat) Tahun tesis, turutan no. Kebanyakan Pusat Sumber menempatkan kesemua gred tesis (gred A hingga E) dalam koleksi Pusat Sumber. Sebahagian Pusat Sumber telah mencetak senarai tesis beserta gred penilaian untuk kemudahan rujukan pelajar. 5.3 Sistem Pencarian Kebanyakan Pusat Sumber tidak mempunyai sistem pencarian bahan memandangkan bilangan koleksi yang kecil kecuali Pusat Sumber FAB (INFOLAN2), FKM (Portal fakulti), FP (Portal fakulti epusat Sumber) dan FSKSM (Portal fakulti - sedang dibangunkan) 4
5.4 Kemudahan Kemudahan yang ditawarkan oleh Pusat Sumber fakulti seperti berikut: FAKULTI/ KEMUDAHAN FAB FP FKM FPPSM FKE FKSG FKKKSA FKA FSKSM Merujuk - Peminjaman/ Pemulangan - - - Perkhidmatan Fotokopi - - - - - - - Ruang bacaan - Komputer - - - 5
6.0 RUANG Keluasan ruang adalah seperti berikut: FAKULTI ANGGARAN KAPASITI TEMPAT DUDUK JUMLAH RAK FAB 25 172 FP 36 24 FKM 20 48 FPPSM 10 12 FKE 20 13 FKSG Jabatan Pengurusan Harta Tanah : 20 Jabatan Geomatik : 10 Jabatan Pentadbiran & Pembangunan Tanah : 15 Jabatan Geoinformatik : 4 11 5 5 7 FKKKSA 30 15 FKA 40 25 FSKSM Kesemua Pusat Sumber tidak menyediakan ruang bacaan 15 7.0 MASALAH YANG DIHADAPI 7.1 Ketiadaan staf yang bertugas sepenuh masa di Pusat Sumber kecuali FKE, FKA, FKM dan FAB. Kekurangan staf juga menyebabkan penutupan waktu operasi Pusat Sumber apabila staf terlibat bercuti. 7.2 sistem pencarian dan susunan bahan yang sistematik terutama bahan-bahan buku rujukan dan sumbangan. 7.3 Kawalan bahan peminjaman yang agak longgar dan menyebabkan Pusat Sumber mengalami masalah kehilangan bahan terutama tesis. 6
8.0 CADANGAN 8.1 Untuk memantapkan pengurusan Pusat Sumber fakulti, PSZ mencadangkan supaya setiap fakulti mempunyai hanya sebuah Pusat Sumber sahaja dengan menggabungkan kesemua jabatan-jabatan di fakulti. Dengan cara ini pengurusan staf Pusat Sumber akan lebih efisyen dan waktu operasi akan lebih berkesan lagi. 8.2 Bahan-bahan di Pusat Sumber perlulah disusun dengan sistematik bagi memudahkan pencarian terutama koleksi tesis. Gred tesis perlu dimaklumkan bagi memastikan rujukan yang terbaik untuk pelajar. 8.3 Manakala bagi bahan-bahan rujukan selain tesis seperti buku teks, buku sumbangan dan majalah juga hendaklah disusun secara sistematik dan mempunyai rekod inventori bahan tersebut. 8.4 PSZ bersedia memberi kursus pengkatalogan bahan kepada staf Pusat Sumber fakulti untuk membantu keseragaman susunan bahan di Pusat Sumber, dan memudahkan pencarian bahan. 8.5 PSZ juga mencadangkan supaya Pusat Sumber menggunakan satu pangkalan data maklumat untuk memudahkan pengaksesan bahan. 8.6 Rak yang bersesuaian perlu untuk bahan-bahan seperti majalah, buku rujukan dan bulletin dan bilangan rak juga perlu mencukupi memandangkan bilangan tesis yang semakin bertambah setiap tahun. 8.7 Statistik pengguna yang merujuk atau menggunakan Pusat Sumber perlu direkodkan bagi memantau tahap penggunaan Pusat Sumber. 8.8 Nama Pusat Sumber fakulti boleh diubah kepada Perpustakaan Fakulti bagi mencerminkan peranannya yang penting dalam menyokong sumber maklumat fakulti masing-masing. 8.9 PSZ boleh mengambil tindakan dengan memohon tambahan jawatan Pembantu Perpustakaan untuk membantu pengurusan Pusat Sumber fakulti. 7
9.0 PENUTUP Secara keseluruhan terdapat beberapa Pusat Sumber yang berada di tahap yang memuaskan dan sebahagiannya masih memerlukan pengendalian yang lebih baik untuk pengurusan bahan yang efektif. Ini kerana koleksi utama Pusat Sumber adalah tesis dan ianya menjadi rujukan dan tumpuan pelajar, maka kawalan dan pengendalian yang baik perlu untuk memudahkan akses kepada bahan maklumat tersebut. Ini adalah sebahagian usaha PSZ yang memerlukan kerjasama dan perhatian fakulti bagi membangunkan keperluan sumber maklumat fakulti. Pihak Jawatankuasa Tetap Senat Mengenai Perpustakaan diminta maklum mengenai hasil semakan ini. 8