PENGENDALIAN MESYUARAT KIK

Transkripsi

1 DEFINISI KIK Sekumpulan kecil pekerja-pekerja daripada unit yang sama, bermesyuarat secara regular untuk mengenalpasti, memilih, menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka dan mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan, dan mereka melaksanakan sendiri keputusan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan

2 OBJEKTIF KIK Kebolehan pekerja menyelesaikan masalah Semangat bekerja sebagai satu kumpulan Penyesuaian dan penerapan nilai menerusi etika kerja yang positif Penglibatan dan minat terhadap kerja Dorongan kerja yang tinggi Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan dan negara

3 FAEDAH KIK Mengeratkan perhubungan antara staf dan pengurusan Memupuk kerjasama di kalangan staf Memberi kepuasan bekerja Menambah motivasi untuk bekerja Meningkatkan keyakinan diri Mengasah bakat kepimpinan di kalangan staf Menggalakkan daya kreatif dan inovasi di kalangan staf Memperbaiki sistem dan cara bekerja

4 PENGENDALIAN MESYUARAT KIK Memilih Ketua (Pengerusi) Memilih Setiausaha Mengadakan agenda mesyuarat Memantapkan prosedur yang perlu dipatuhi oleh ahli Menentukan tujuan mesyuarat dengan jelas Mengagihkan tindakan kepada ahli kumpulan Menyediakan minit mesyuarat Mesyuarat mengikut jadual yang telah ditetapkan

5 PROSES KIK Mengenalpasti masalah (kumpulan) Penilaian (kumpulan) Pemilihan masalah (kumpulan) pelaksanaan (kumpulan) Data, bantuan nasihat, Pakar rujuk, fasilitator, ketua dan pengurusan Menganalisa masalah (kumpulan) Pertimbangan dan keputusan (kumpulan) Cadangan penyelesaian (kumpulan) Persembahan kepada pengurusan (kumpulan)

6 STRUKTUR KIK Jawatankuasa Pemandu Pengurusan Atasan Fasilitator Pengurusan pertengahan Ketua-Ketua Penyelia / Ketua Unit Ahli-Ahli Pekerja-pekerja

7 JAWATANKUASA PEMANDU Jawatankuasa yang merangka dasar pelaksanaan KIK dan memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan- cadangan penyelesaian masalah dan penambahbaikan yang dikemukakan

8 PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU Menyediakan peruntukan kewangan untuk aktiviti latihan termasuk kaedah pemikiran kreatif, pelaksanaan projek, persembahan projek, promosi, penyertaan dalam konvensyen, lawatan, penghargaan dan pengiktirafan Menentukan objektif dan hala tuju KIK Menentu dan melantik fasilitator

9 PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU Mendaftar kumpulan dan keahliannya Menilai dan memantau keberkesanan Program KIK Menyelaras penyeragaman cadangan penyelesaian daripada Program KIK ke dalam Perkhidmatan Awam Mengenal pasti output yang berpotensi untuk tujuan pendaftaran hak cipta dan pengkomersilan

10 FASILITATOR Fasilitator adalah terdiri daripada pegawai kanan atau anggota yang dipilih oleh Jawatankuasa Pemandu KIK

11 PERANAN FASILITATOR Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta mendapat sokongan dan bantuan mereka Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong

12 PERANAN FASILITATOR Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap projek yang berkaitan dengan kerja mereka Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian kumpulan Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan

13 KETUA KUMPULAN Ketua Kumpulan adalah terdiri daripada anggota yang dipilih oleh alhi-ahli ahli KIK

14 PERANAN KETUA KUMPULAN Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/penambahbaikan/penciptaan baru dengan bantuan fasilitator dimana perlu Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti - aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan

15 PERANAN KETUA KUMPULAN Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahli Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan

16 PERANAN AHLI KUMPULAN Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada waktunya Menumpukan usaha menyempurnakan projek kumpulan Mengenal pasti projek, menyumbangkan idea, menjalankan kajian, melaksanakan cadangan- cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan

17 LANGKAH-LANGKAH KIK

18 TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH Percambahan fikiran (brainstorming) Analisis sebab akibat (cause dan effect analysis) Lembaran semakan Lain-lain

19 LANGKAH 1 : MENGENAL PASTI MASALAH Akibat / Masalah Sebab Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar

20 LANGKAH 2 : SEBAB-SEBAB UTAMA MASALAH Peralatan Manusia Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar Mesin Kaedah

21 LANGKAH 3 : SEBAB-SEBAB KECIL MASALAH Peralatan / Wang Kurang bekalan kertas Kekurangan peruntukan Mesin lama/ mudah rosak Tiada latihan Bukan prioriti MANUSIA Kakitangan kerap bertukar Terlalu terlibat dengan aktiviti luar Pegawai sibuk Kurang staf Tuntutan tidak jelas Sikap - terlalu banyak cuti kecemasan Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar Gangguan elektrik Tiada peraturan yang jelas Tiada sistem rekod Mesin lama/ mudah rosak Tidak cukup komputer Tiada SMK Tiada MPK&FM Borang tidak jelas MESIN KAEDAH

22 LANGKAH 4 : MENGENALPASTI MASALAH SEBENAR Mengenalpasti sebab-sebab sebenar. Gunakan data untuk mencari sebab sebab yang sebenar. Bulatkan pada sebab sebab-sebab sebenar berdasarkan data yang dipungut (lihat rajah di atas)

23 KAEDAH PENGUMPULAN KAEDAH DATA i. Pemerhatian kaedah paling mudah dan cepat untuk mendapatkan maklumat ii. iii. iv. Rekod-rekod yang lepas periksa dan analisis rekod yang lepas Soal selidik gunakan borang yang mengandungi beberapa soalan yang ditujukan kepada mereka yang terlibat dengan kajian Temuduga apabila kita perlu maklumat yang lebih terperinci dan mendalam

24 LANGKAH 5 : PUNCA MASALAH MENGIKUT KEUTAMAAN Peralatan Manusia Suasana pejabat tidak kondusif Tidak cukup komputer Tuntutan tidak jelas Tiada MPK & FM Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar Mesin Kaedah

25 CONTOH PROJEK KIK 1. Kerja yang berulang-ulang e.g. Fail hilang, mesin rosak berkali-kali, kehilangan alat di asrama dll 2. Kesesakan (bottleneck) e.g. perkhidmatan kaunter 3. Pembaziran (tenaga elektrik, air, bahan kertas dan masa) 4. Kos yang tinggi penyelenggaraan kenderaan 5. Mutu kerja yang rendah/tidak berkualiti e.g. lambat dicetak / diterbit 6. Kadar kemalangan yang tinggi di makmal, di jalanraya dll

26 CONTOH-CONTOH SLIDE PERSEMBAHAN KIK 2012 UIA UTHM- Kumpulan IP.ME UTM- Kumpulan 5K UniMAP- Kumpulan Eviron USIM- Kumpulan Sinergi

27 SEKIAN TERIMA KASIH Unit Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia Tel: / 7136 Faks: