BAB 1 PENDAHULUAN 1.2 Latar Belakang Perusahaan membutuhkan sistem informasi untuk mendukung proses bisnisnya guna meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan (Mia dan Clarke, 1999 dalam Susanto dan Gudono, 2007). Salah satunya adalah penggunaan aplikasi system informasi akuntansi. Grade, Estabanez, dan Colomina(2011) menyatakan AIS are system combines the methodologies, controls and accounting techniques with the technology of the IT industry: user interface, computers and sophisticated software. Yaitu penggunaan aplikasi system infomasi yang akurat dan tepat waktu dalam sebuah organisasi. Selain penerapan sistem informasi yang dinilai dapat membantu perkembangan organisasi, faktor sumber daya manusia sebagai penggunanya pun harus diperhatikan dengan baik. Cut Zurnali dalam bukunya "Learning Organization, Competency, Organizational Commitment, dan Customer Orientation : Knowledge Worker - Kerangka Riset Manajemen Sumberdaya Manusia di Masa Depan " (2010) menyatakan bahwa Sumber daya manusia yang dimaksud adalah para pegawai yang bekerja di dalam organisasi. Pegawai merupakan salah satu sumber daya yang penting di dalam organisasi, karena bertugas melakukan pengelolaan terhadap sumber daya lainnya untuk dapat menunjang berjalannya kegiatan operasional bisnis pada suatu organisasi. Untuk itu, organisasi harus dapat selalu memberikan kepuasan kerja kepada para pegawainya sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja pegawai agar menjadi semakin baik. Berdasarkan jurnal yang berjudul Managing Employee Compensation and Benefit for Job Satisfication in Libraries and Information Centres in Nigeria oleh Odunlade, R, O. (2012 : 10) menyebutkan bahwa terdapat hubungan antara kompensasi yang diberikan kepada pegawai dengan kepuasan kerjanya, artinya bahwa tingkat kepuasan pegawai mayoritas didapatkan dari gaji dan manfaat (benefit) yang mereka dapatkan sebagai kompensasi dari pekerjaannya. Dan sistem penggajian yang baik dapat membantu user dalam mengumpulkan, menyimpan, mengolah data dengan baik dan dapat mempermudah proses penggajian tersebut. Graves (2012) juga mengatakan 1
2 bahwa, Some system will be configurable to the needs of your business, enabling you to set up alerts and communication preferences. The systems should be able to generate all the necessary mandatory communications that the employer needs in order to meet their duties under pension reform, as well as capturing management information and reporting for audit-trail purposes. Beberapa permasalahan yang dihadapi oleh PT.RAPUTRA JAYA antara lain adalah proses pencatatan absensi yang masih dilakukan secara manual menggunakan tanda tangan, tidak adanya kode karyawan sebagai identitas karyawan, sehingga terkadang terjadi kesalahan dalam hal pencatatan ataupun pemberian jumlah kompensasi yang diberikankepada para karyawan. Beberapa karyawan tidak bekerja sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan, karena proses absensi manual yang tidak dapat memberikan informasi yang valid mengenai jam masuk dan jam keluar kerja untuk masing-masing pegawainya dikarenakan system tanda tangan yang masih belum bisa memberikan data yang akurat. Selain itu, proses absensi secara manual berdampak terhadap adanya kesulitan dalam perhitungan gaji dan kompensasi lainnya, karena data harus dicatat atau diproses berulang-ulang.sehingga informasi yang sangat dibutuhkan menjadi terlambat untuk disajikan. Proses penggajian pun masih dilakukan secara manual, sehingga memakan waktu yang lama dalam proses penghitungan gaji. Perhitungan honor dan bonus pun terkadang lupa untuk dicatat, sehingga jumlah uang yang seharusnya diterima oleh para pegawai terkadang tidak sesuai dengan kenyataannya dan serimg terjadi keterlambatan pembayaran gaji. Hal tersebut disebabkan oleh kurang tersedianya informasi dan data-data yang mendukung di dalam sistem absensi dan perhitungan gaji. Dari permasalahan-permasalahan yang terdapat di dalam bidang sumber daya manusia tersebut, PT. RAPUTRA JAYA memerlukan sistem informasi yang dapat membantu proses absensi dan penggajian yang terintegrasi untuk dapat menghasilkan informasi yang akurat dan lengkap. Dengan adanya sistem informasi absensi dan penggajian, seluruh proses absensi dan penggajian diharapkan dapat menjadi lebih cepat, akurat dan saling terintegrasi dengan baik. Oleh sebab itu, penulisan dengan topik Human Resources ini diberi judul SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ABSENSI DAN PENGGAJIAN PADA PT. RAPUTRA JAYA.
3 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Penulis membuat cakupan pembahasan yang hanya berhubungan dengan permasalahan yang ada guna memfokuskan penulisan agar lebih terarah. Adapun ruang lingkup tersebut adalah sebagai berikut: 1. Proses absensi karyawan pada divisi galangan, marketing, armada logistik, finace & accountant dan branch manager yang berhubungan dengan jumlah kehadiran, lembur, dan cuti. 2. Perhitungan gaji untuk para karyawan, berdasarkan absensi kehadiran. 3. Perhitungan Pajak Penghasilan (PPh) pasal 21 untuk penggajian para karyawan. 4. Hanya membahas proses absensi dan penggajian, sehingga tidak membahas keseluruhan manajemen sumber daya manusia (human resources management). 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dilakukannya penulisan ini adalah : 1. Menganalisa permasalahan-permasalahan yang terkait dengan absensi dan penggajian yang terdapat di dalam organisasi yang masih bersifat manual pada PT. RAPUTRA JAYA. 2. Menganalisa kebutuhan informasi terhadap sistem yang sedang berjalan di dalam organisasi. 3. Menghasilkan rancangan sistem informasi untuk proses yang terjadi di dalam manajemen sumber daya manusianya tepatnya di bagian absensi dan penggajiam menjadi lebih akurat dan cepat, sehingga dapat mendukung perusahaan untuk mencapai tujuannya secara lebih maksimal. 4. Menghasilkan sistem manajemen sumber daya manusia dalam bidang absensi dan penggajian untuk para karyawan guna mendukung kinerja organisasi dalam hal pengelolaan sumber daya manusianya. Manfaat yang hendak dicapai dari penulisan ini adalah : 1. Bagian keuangan organisasi dapat menjalankan tugasnya dengan lebih mudah, akurat, dan cepat, khususnya untuk proses absensi dan penggajian bagi para karyawan.
4 2. Pengelolaan sumber daya manusia organisasi dapat lebih meningkat dari segi ketepatan waktu dan kedisiplinan dengan adanya perancangan sistem yang telah disesuaikan dengan harapan tidak akan timbul permasalahan yang sama di masa mendatang. 3. Dapat mendukung keakuratan data dan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi sebagai dasar acuan dalam pengambilan keputusan manajemen. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan untuk mendapatkan data yang relevan dengan permasalahan yang dibahas dan untuk membangun sistem informasi manajemen sumber daya manusia bagi PT. RAPUTRA JAYA adalah sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan Dilakukan dengan melakukan pengumpulan dan pembelajaran terhadap teori, data-data dan informasi yang terkait dengan topik manajemen sumber daya manusia yang berasal dari buku-buku, artikel-artikel, jurnal ilmiah dan media informasi lainnya. 2. Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data secara langsung ke lapangan dengan mengunakan teknik-teknik sebagai berikut : a. Observasi Hal ini dilakukan dengan cara mengamati secara langsung terhadap sistem, prosedur, dan kegiatan yang sedang berjalan di dalam organisasi yang terfokus pada unit kepegawaian, finannce dan accounting yang bertujuan untuk dapat mencari, menemukan dan mencatat permasalahan yang sedang terjadi. b. Wawancara Hal ini dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan yang menyangkut permasalahan dalam bidang absensi dan penggajian kepada bagian kepegawaian organisasi dan pihak pegawai yang mengetahui permasalahan terkait mengenai kekurangan dari proses absensi dan penggajian yang masih manual. Yaitu dengan kepala cabang yang ada di Jakarta.
5 c. Dokumentasi Hal ini dilakukan dengan cara menelusuri bukti-bukti tertulis yang terkait dengan permasalahan mengenai absensi dan penggajian yang merupakan bukti nyata yang didapat langsung dari PT. RAPUTRA JAYA. Seperti bukti absensi sebelum nya. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) menurut John W. Satzinger, Jackson and Burd. Metode ini akan digunakan untuk menganalisa setiap system dari proses berjalan, dan akan merancang system yang akan memberikan solusi untuk setiap kendala yang terjadi pada proses berjalan di dalam perusahaan. Tahapan sebagai berikut: 1. Inception a. Menentukan dan mengembangkan ruang lingkup proyek b. Membuat Business Case 2. Elaboration a. Membuat analisa dan desain pada sistem secara umum 3. Construction a. Melanjutkan analisis dan desain sistem secara detail 1. Merancang Activity Diagram 2. Merancang Use Case Diagram 3. Merancang Event Table 4. Merancang Domain Class Diagram 5. Merancang Statechart Diagram 6. Merancang System Sequence Diagram 7. Merancang Package Diagram 8. Merancang User Interface Serta metode Object Oriented Analysis and Design menurut Mathiassen yaitu Rich Picture. 4. Metode standar akuntansi Metode standar akuntansi yang penulis gunakan adalah PSAK
6 1.5 Sistematika Penulisan Penelitian Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini terdiri dari lima bab yang masing-masing terbagi menjadi beberapa sub bab. Adapun sistematika penulisan secara garis besar adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi dan sistematika penulisan tugas akhir secara garis besar. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan membahas mengenai teori-teori yang terkait yang digunakan sebagai dasar penulisan tugas akhir terhadap permasalahan absensi dan penggajian yang dihadapi oleh PT. RAPUTRA JAYA. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini akan membahas mengenai gambaran umum organisasi, seperti profil organisasi, visi dan misi, struktur organisasi, dan tugas wewenang dari masing-masing bagian. Selain itu juga berisi tentang sistem yang sedang berjalan di dalam organisasi serta mengevaluasi kelemahan yang timbul dan dampaknya terhadap organisasi. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini akan membahas mengenai perancangan sistem diusulkan untuk PT. Raputra Jaya menggunakan metode analisa dan perancangan sistem informasi oleh John W. Satzinger, Jackson and Burd. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi mengenai kesimpulan dari hasil analisis yang telah dilakukan dengan adanya sistem yang dirancang dan dampaknya bagi organisasi, dan memberi saran kepada perusahaan untuk dapat melakukan pengembangan sistem di masa yang akan datang.