BAB III PROSEDUR PELAKSANAAN 3.1 Proses Pelaksanaan Umum Gambar 3.1 Proses Kerja Perusahaan IMCode 18
Sumber : IMCode Indonesia 1. Penawaran Projek Pada umumnya penawaran projek dari pihak luar atau klien akan diterima oleh pihak Deal Maker. Setelah itu, PIC dari Deal Maker (atau yang lebih dikenal sebagai Account Executive / AE) akan langsung menunjuk salah satu staff yang akan menjadi Project Manager (atau yang sering disebut sebagai PM). Pada umumnya staff yang dipilih menjadi PM adalah staff yang tidak sedang menjadi PM di projek lain. Oleh karena itu, masing-masing projek akan dipimpin oleh PM yang berbeda-beda, terkecuali jika sedang tidak tersedia staff yang lowong, maka dengan terpaksa akan ada staff yang menjadi PM pada lebih dari satu projek. Hanya staff dari Engine Room Department dan Deal Maker Department yang dapat berperan menjadi PM dalam sebuah projek. Sementara itu, staff dari Promoters Department tidak dianjurkan, karena merekalah yang berperan sebagai konsultan dan penengah apabila terjadi kendala internal dalam projek atau perusahaan. 2. Pemilihan Tim Projek Dengan berkoordinasi bersama Pimpinan Departmentnya, PM akan memilih staff dari Engine Room Department yang dirasa cocok untuk menjadi tim projeknya, disesuaikan dengan jadwal dan kapasitas pekerjaan masing-masing staff yang bisa didiskusikan dengan Pimpinan Department maupun Promoters 19
Department. Selama proses pelaksanaan projek, PM akan tetap didampingi AE dari Deal Maker Department dan Promoters Department, serta meminta bantuan bila diperlukan. 3. Inisiasi Projek PM dan AE akan menemui klien untuk melakukan rapat pertama. Rapat pertama umumnya membahas perkenalan kedua perusahaan dan juga kebutuhan klien. Klien akan menyampaikan kebutuhan dan keinginan mereka, sementara pihak IMCode mulai menuangkan ide dan memikirkan strategi apa yang apa yang akan dilakukan terkait dengan kebutuhan klien tersebut. Setelah rapat selesai, PM akan membuat kesimpulan dan rincian yang diperlukan, yang akan disampaikan ke segenap staff Engine Room Department untuk didiskusikan. Selanjutnya, pihak Engine Room Department bertugas untuk membuat konsep dan rancangan projek serta terlibat langsung untuk menjalankan projek tersebut. Rancangan projek tersebut nantinya disampaikan dan akan dituangkan ke dalam bentuk proposition oleh Deal Maker Department, yakni bentuk penawaran strategi IMCode kepada klien, lengkap dengan rincian biaya yang dibutuhkan. Bila proposition disetujui, maka Promoters Department akan membuat surat kesepakatan kerja sama (Memorandum of Understanding / MOU) antara perusahaan dan klien projek. Sedangkan rincian pengelolaan dana projek akan dicatat oleh Finance Department. 20
4. Proses Pengerjaan Projek Sebelum menjalankan projek, PM akan mulai membuat timeline / rencana kerja yang harus dijalankan, yang nantinya juga harus didiskusikan dengan pihak Promoters Department untuk mencegah jadwal kerja yang bertabrakan, staff yang mengerjakan terlalu banyak projek, jadwal rapat yang bertabrakan, dan sebagainya. Bila PM membutuhkan bantuan dari pihak luar, seperti perusahaan IT development atau design, PM dapat meminta bantuan Deal Maker Department untuk mencarikan kandidat yang tepat, dan nantinya PM yang akan menghubungi pihak tersebut secara langsung. Hendaknya semua kemajuan kerja staff dilaporkan oleh PM, agar Promoters Department dapat menilai kinerja masing-masing staff. Di tengah proses kerja, ada kalanya PM akan melakukan rapat dengan klien, umumnya bersama dengan salah satu Deal Maker Department Staff, atau Engine Room Department Staff bila diperlukan. Presentasi yang dibutuhkan untuk kebutuhan rapat akan dibuat oleh PM atau staff-nya. Sementara itu, AE projek akan membantu PM mengawasi kinerja semua staff yang berpartisipasi dalam projek. 21
3.2 Proses Kerja Kreatif Perusahaan Gambar 3.2 Proses Kerja Kreatif Perusahaan IMCode Sumber : Gusti Pramana Johan Awal proses kerja kreatif perusahaan yaitu dimulai dari klien ke director engine room department yang dikirim melalui email. Lalu diadakanlah sebuah brief dan pembagian tugas ke divisi-divisi dari bagian engine room department yaitu divisi publisher, research, producer dan henchman. Setelah pembagian tugas, divisi awal yaitu publisher dan research harus lebih dahulu menyelesaikannya. Tugas yang telah diberikan untuk para divisi ini 22
yaitu tentang riset dan menentukan konten atau topik apa yang akan dibuat untuk klien. Akhir dari penyelesain konten baru akan diambil alih oleh divisi producer untuk merealisasikan sebuah konten atau topik tersebut menjadi sebuah media kreatif yang memiliki konsep visual yang mampu menaikan sebuah brand awarness klien. Setelah penyelesain media kreatif oleh divisi producer, hasil tersebut di kirim ke director engine room untuk di koreksi dan di lihat kelayakan karyanya untuk di kirim ke klien. Namun tidak sampai disitu saja, kadang beberapa karya ada yang tidak sesuai dengan yang di mau oleh klien. Maka akan di adakan revisi karya yang di mana disesuaikan dengan permintaan pihak klien. Setelah selesai hasil revisi akan di kirim kembali ke klien dan akan menjadi milik klien. 23