BAB AALISIS SISTEM YAG SEDAG BERJALA. Sejarah Organisasi PT Indonusa System Integrator Prima adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang sistem integrator, yang menyediakan solusi-solusi bagi pelanggannya. PT. Indonusa menyediakan serangkaian pelayanan kebutuhan IT, dari enterprise-class network service, voice service hingga application service. PT. Indonusa menyediakan pelayanan yang berkualitas tinggi dan mendukung kebutuhan dalam ekonomi internet masa kini, yang memungkinkan pelanggan berkonsentrasi pada kompetensi intinya, sementara PT. Indonusa akan berfokus pada solusi bagi pelanggannya. PT. Indonusa telah menunjukkan keunggulan sebagai sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang sistem integrator dan structured cabling system sejak tahun 998. Dengan Undang-undang Telekomunikasi Republik Indonesia, o. 6 tahun 999, PT. Indonusa mengambil kesempatan untuk berkarya dalam bidang telekomunikasi khususnya dalam bidang komunikasi data dan network provider. PT. Indonusa membangun infrastruktur dengan teknologi tinggi berbasis jaringan IP. Berdasarkan konsesi Departemen Perhubungan, Direktoral Jenderal Pos dan Telekomunikasi o. 499/PT.00/Tel/DJPT-00, PT. Indonusa diakui sebagai ISP (Internet Service Provider) nasional. PT. Indonusa didukung oleh rekan-rekan terdepan di dunia, termasuk beberapa jenis produk, seperti software (Microsoft), Komputer, Router, Switching, Fiber Optics, dan Copper Cables. PT. Indonusa juga mendukung proses bisnis 50
5 dengan menggunakan aplikasi, seperti Enterprise Resources Planning (ERP) untuk sistem distribusi asuransi dan keuangan. PT. Indonusa sudah mempunyai lebih dari 00 pelanggan korporasi yang tetap berhubungan erat hingga kini. Visi dari PT. Indonusa adalah Leave IT to the expert, PT. Indonusa make IT simple. PT. Indonusa mempunyai visi untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggannya dengan teknologi informasi dan telekomunikasi sehingga pelanggannya bisa mengoptimalisasikan bisnisnya dalam persaingan dunia global. PT. Indonusa mempunyai misi sebagai berikut : Mengatur jaringan berbasis IP (Internet Protocol) ke seluruh Indonesia dengan menggunakan sistem jaringan global berteknologi tinggi. Merekrut sumber daya manusia yang profesional dan suka bekerja keras. Memberikan dan membuat suatu solusi total bagi teknologi informasi dan telekomunikasi. Memuaskan pelanggan-pelanggan dengan menyediakan solusi bisnis yang praktis dan efisien. Mengubah bisnis regular menjadi e-business.
5. Struktur Organisasi Board of Director (BOD) Financial Manager Sales Manager Technical Manager Accounting Administration Gudang Divisi VP Divisi MWC Divisi IP-Star Divisi IP-Access Divisi P-PBX Divisi Microsoft Technical Staff Gambar. Struktur Organisasi PT. Indonusa System Integrator Prima (Sumber: PT. Indonusa System Integrator Prima) Di bawah bagian Sales terdapat 6 divisi, yang dibagi berdasarkan jenis layanan, produk dan proyek yang dipegangnya, yaitu :. Divisi VP (Virtual Private etwork) Divisi ini bertujuan untuk menghubungkan antara kantor pusat dan cabangnya sehingga divisi ini membangun suatu jaringan pribadi pada perusahaan kliennya. Divisi ini sekarang juga melakukan kerjasama dengan beberapa operator CDMA, seperti : Mobile 8, TelkomFlexi.. Divisi MWC (My Way To Call) Divisi ini bertujuan untuk menyediakan fasilitas ataupun memberikan kemudahan kepada pelanggan. Divisi ini biasanya bekerjasama dengan VOIP (Voice Over Internet Protocol) company dalam menyediakan fasilitas tersebut.. Divisi IP-Star Divisi yang menyediakan bandwidth, satelit, dan terminal, dengan melakukan pemasangan produk yang dibutuhkan pelanggan dan menangani keluhan dari pelanggan atas produk yang digunakan.
5 4. Divisi IP-Access Divisi yang menyediakan layanan akses internet yang cepat dengan menggunakan produk Aperto etwork (dalam jangkauan radius 6 Km Line of Sight) dari Wisma Indovision. 5. Divisi IP-PBX Divisi ini bertujuan untuk menyatukan PABX dengan menggunakan jaringan internet. Divisi ini memungkinkan untuk melakukan koneksi internet antar kota, pulau ataupun negara. Contohnya : Menyediakan extention pada perusahaan klien. Extention yang dituju bisa berada dikota, pulau maupun negara lain. Dengan adanya IP-BAX, maka koneksi yang dilakukan menggunakan pulsa lokal. 6. Divisi Microsoft Divisi ini dibagi menjadi bagian yang terdiri dari bagian Hosting Microsoft Application dan Bagian License. Bagian Hosting Microsoft Application bertujuan untuk menyewakan aplikasi Microsoft ke perusahaan-perusahaan lain. Sehingga PT. Indonusa System Integrator Prima yang menjadi server bagi perusahaan-perusahaan lain dalam menggunakan aplikasi microsoft. Bagian License bertujuan untuk menjual dan menyewakan license Microsoft kepada perusahaan-perusahaan lain.
54. Wewenang dan Tanggungjawab PT. Indonusa menetapkan pembagian tugas dan wewenang dengan jelas, yaitu sebagai berikut :. BOD (Board of Director) Direktur mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : Sebagai pendiri dan pemilik perusahaan, direktur juga berperan dalam menetapkan visi dan misi perusahaan. Membuat prospek yang menetukan arah perkembangan perusahaan di masa yang akan datang. Menetapkan perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis perusahaan.. Financial Manager Financial Manager mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : Mengendalikan alur kas perusahaan. Membuat rencana anggaran pengeluaran dan pendapatan perusahaan. Membuat dan menganalisa laporan keuangan. Menentukan SOP (System Operating Procedure) perusahaan yang mencakup SOP Cash, Purchasing, Bank, Stock, dan Ekspense. Accounting Accounting mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : Bertanggung jawab terhadap pembayaran pajak perusahaan. Mengurus invoice dan masalah-masalah yang berkaitan dengan pembayaran ke supplier maupun dari pelanggan. Membuat purchase order (PO) berdasarkan permintaan divisi.
55 Administration Administration mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : Mengawasi dan pelaksanaan administrasi secara umum yang meliputi pembelian dan penjualan. Mengendalikan stok persediaan barang dengan bekerja sama dengan penanggungjawab bagian gudang. Membuat delivery order, dan mencatat stok kartu barang masuk dan keluar. Menyimpan semua file-file yang berhubungan dengan transaksi pembelian, penjualan, dan persediaan. Gudang Gudang mempunyai tugas dan wewenang yaitu mengendalikan stok persediaan barang dengan berkerja sama dengan bagian administration.. Sales Manager Sales manager mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : Menentukan dan memperkirakan target pendapatan perusahaan. Mengendalikan aktifitas penjualan. Menangani SOP sales, termasuk seluruh kegiatan yang berkaiatan dengan penjualan dan pemasaran, mulai dari penyediaan proposal, penerimaan pemesanan pelanggan, pengadaan kontrak, CRM, hingga penyediaan layanan berupa bantuan bagi pelanggan.
56 4. Technical Manager Technical Manager dan staf-stafnya mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : Membuat sistem sebagai solusi bagi pelanggannya. Melakukan pemantauan terhadap stabilitas sistem yang telah dibuat. Mengatasi masalah-masalah yang timbul pada sistem dan jaringan yang telah dipasang tersebut. Mengembangkan secara teknis sistem yang sudah ada..4 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan Prosedur Penjualan Barang :. Quotation diberikan kepada pelanggan yang potensial untuk menawarkan produk perusahaan. Quotation juga diberikan atas permintaan pelanggan. Jika kebutuhan pelanggan adalah produk standar maka bagian Sales membuat Quotation untuk pelanggan. Jika kebutuhan pelanggan adalah produk tidak standar maka bagian Sales perlu mengevaluasi kebutuhan pelanggan dengan bagian Finance dan Technical sebelum membuat Quotation untuk pelanggan. Quotation yang dibuat terdiri dari rangkap, dimana : Lembar ke- dikirimkan kepada pelanggan. Lembar ke- untuk diarsipkan. Quotation harus ditandatangani oleh bagian Finance.
57. Bagian Sales yang menerima Purchase Order dari pelanggan akan mengeluarkan SRO (Service Request Order) dan mengirimkannya kepada pelanggan untuk disetujui. Pelanggan yang menyetujui SRO, akan menandatangani SRO dan mengirimkannya kembali ke bagian Sales. Kemudian bagian Sales akan membuat Work Order (WO), dimana WO dikeluarkan Admin atas permintaan Sales. WO yang disetujui dikirimkan kepada bagian Admin.. Bagian Admin yang menerima WO, akan membuat Delivery Order (DO) untuk diserahkan kepada bagian gudang. Kemudian kartu stok barang diperbaharui untuk diserahkan kepada bagian Finance dan WO diserahkan kembali kepada bagian Sales. 4. Bagian gudang yang menerima DO, akan mengirimkan produk barang kepada pelanggan. Jika barang yang diminta sesuai dengan pesanan pelanggan, DO akan ditandatangani oleh pelanggan. DO terdiri dari rangkap, dimana : Lembar ke- diserahkan kepada pelanggan. Lembar ke- diserahkan kepada bagian Finance. Lembar ke- diserahkan kepada bagian Admin untuk dijadikan arsip. 5. Bagian Finance menerima DO beserta kartu stok barang untuk dijadikan arsip. 6. Bagian Sales memantau proses demo di tempat pelanggan. a. Jika demo yang dilakukan berjalan dengan baik, maka bagian Sales menyerahkan WO, SRO, Quotation dan PO ke bagian Finance.
58 b. Jika demo tidak berjalan dengan baik, maka bagian Sales akan menyelesaikan permasalahan yang terjadi di demo dengan pihak Technical dan Finance sampai demo yang dilakukan berhasil. 7. Bagian Finance membuat invoice setelah menerima WO, PO, Quotation dan PO. Invoice harus disetujui oleh pelanggan dan diserahkan kepada divisi yang bersangkutan untuk ditandatangani.dan dikirimkan ke pelanggan. Jika status pembayaran Lunas, maka SRO, PO, WO, dan Quotation diberikan kepada bagian Sales dengan diberi memo Status Lunas. 8. Bagian Sales menerima SRO, PO, WO, dan Quotation dan mengecek status pembayaran dari memo yang diberikan oleh bagian Finance untuk diteruskan kepada bagian Admin. 9. Bagian Admin menerima SRO, PO, WO, dan Quotation untuk diarsipkan/ disimpan.
59 Sales mulai 4 8 menanyakan kebutuhan pelanggan WO memo WO PO Quotation produk standart ya tidak evaluasi kebutuhan pelanggan memantau demo demo baik ya tidak menyelesaikan pemasalahan dengan pihak technical, finance SRO 9 membuat Quotation Quotation pelanggan meminta no. quotation ditandatangani finance menyerahkan SRO, WO, PO, Quotation WO PO Quotation SRO menerima PO dari pelanggan 7 PO mengeluarkan SRO SRO disetujui pelanggan membuat WO WO Gambar. Diagram Alir Dokumen Penjualan ()
60 Admin 6 9 WO DO WO PO Quotation membuat DO dan stok barang SRO stock DO WO 4 Gambar. Diagram Alir Dokumen Penjualan ()
6 Gudang Finance 5 7 DO DO WO PO Quotation SRO mengirimkan barang dan DO untuk ditandatangani pelanggan DO 5 6 membuat invoice Invoice mengontrol pembayaran ditandatangani oleh divisi yang bersangkutan pelanggan pelanggan ditandatangani oleh pelanggan membuat memo lunas memo WO PO Quotation SRO 8 Gambar.4 Diagram Alir Dokumen Penjualan ()
6 Prosedur Persediaan Barang:. Bagian Gudang melakukan perhitungan secara fisik jumlah barang yang tersedia di gudang dan membuat Laporan Perhitungan Fisik untuk diserahkan kepada bagian Finance.. Bagian Finance menerima Laporan Perhitungan Fisik dari bagian Gudang dan memperbarui kartu stok barang. Gudang Finance Mulai menghitung secara fisik barang yang tersedia Laporan Perhitungan Fisik membuat Laporan Perhitungan Fisik memperbarui kartu stok barang kartu stok barang Laporan Perhitungan Fisik digunakan sebagai kartu gudang Gambar.5 Diagram Alir Dokumen Persediaan Barang
6 Prosedur Pembelian Barang:. Bagian Gudang yang akan memesan barang diharuskan mengisi Purchase Order (PO) dengan meminta form tersebut dari bagian Administrasi. Jika harga barang yang dipesan kurang dari Rp.500.000,- maka harus mendapatkan persetujuan dari bagian Finance sendiri. Jika harga barang yang dipesan melebihi Rp.500.000,- maka harus mendapatkan persetujuan dari Board of Director (BOD). Bagian Finance memeriksa PO yang diterima dari bagian Gudang. Kemudian bagian Finance akan memilih supplier yang tepat dan melakukan penawaran harga serta konfirmasi kapan barang akan dikirim dengan supplier. PO harus ditandatangani oleh bagian Sales. PO terdiri dari rangkap, dimana: Lembar ke- dikirimkan kepada supplier Lembar ke- untuk dijadikan arsip Lembar ke- untuk diserahkan kepada bagian gudang jika barang yang diorder telah diterima dari supplier.
64 Gudang mulai mendapatkan dan mengisi PO PO <= 500.000 minta persetujuan Finance > 500.000 minta persetujuan direktur Finance PO memilih supplier yang tepat berdasarkan PO meminta format dan no. PO dari admisi PO ditandatangani oleh sales supplier Gambar.6 Diagram Alir Dokumen Pembelian Prosedur Penerimaan Barang :. Bagian Finance menerima barang yang diorder dari supplier dan mengisi nomor BPB (Bukti Penerimaan Barang). Finance meneruskan BPB ke bagian Gudang dengan dilampiri PO.. Bagian Gudang menerima BPB dan PO serta mengecek kelengkapan barang yang datang. Jika barang yang datang supplier sesuai dengan PO, maka bagian gudang akan menandatangani BPB dan memberikan memo Barang sesuai PO untuk diserahkan kepada bagian Finance.
65 Jika barang yang datang supplier tidak sesuai dengan PO, maka bagian gudang akan menandatangani BPB dan memberikan memo Barang tidak sesuai PO untuk diserahkan ke bagian Finance.. Bagian Finance menerima BPB dan memo dari bagian Gudang. Jika memo berisi Barang sesuai PO, maka Finance akan mencatat barang yang masuk di Kartu Stock dan mengarsipkan BPB. Kemudian bagian Finance akan mengurus pembayaran ke supplier. Jika memo berisi Barang tidak sesuai PO, maka Finance akan menghubungi supplier dan memberitahukan barang apa saja yang tidak lengkap. Finance Gudang mulai menerima barang yang diorder dan membuat surat BPB BPB PO memo BPB mencatat ke kartu stock barang masuk sudah ditandatangani staff gudang BPB ditandatangani staff gudang BPB PO mengecek kelengkapan barang Kartu Stock barang masuk menghubungi supplier sesuai Tidak menandatangani BPB dan memo "Barang tidak sesuai PO" mengurus pembayaran ke supplier mulai Ya menandatangani BPB dan memo "Barang sesuai PO" selesai memo BPB Gambar.7 Diagram Alir Dokumen Penerimaan Barang
66 Prosedur Retur Penjualan. Pada saat terjadi retur penjualan, bagian Finance akan membuat surat retur penjualan.. Kemudian bagian Finance akan mengirimkan surat retur penjualan sebanyak tiga rangkap untuk ditandatangani oleh Pelanggan, dimana : Lembar ke- diserahkan kepada pelanggan. Lembar ke- diserahkan kepada bagian Finance untuk diarsipkan. Lembar ke- untuk diarsipkan di bagian Sales. Finance Sales mulai membuat surat retur penjualan Retur penjualan mengirimkan surat retur penjualan kepada supplier Surat Retur Pejualan retur pembelian harus ditandatangani oleh pelanggan pelanggan Gambar.8 Diagram Alir Dokumen Retur Penjualan
67 Prosedur Retur Pembelian :. Pada saat terjadi retur pembelian, bagian Finance akan membuat surat retur pembelian.. Kemudian bagian Gudang akan mengirimkan barang beserta surat retur pembelian sebanyak dua rangkap untuk ditandatangani oleh Supplier, dimana : Lembar ke- diserahkan kepada Finance untuk diarsipkan Lembar ke- diserahkan kepada Supplier. Bagian Finance yang menerima Surat Retur Pembelian akan memperbarui kartu stok barang. Gudang Finance mulai membuat surat retur pembelian mengirim barang dan surat retur pembelian kepada supplier Surat Retur Pembelian retur pembelian harus ditandatangani oleh pemasok supplier Surat Retur Pembelian memperbarui kartu stok barang Gambar.9 Diagram Alir Dokumen Retur Pembelian
68.5 Permasalahan yang dihadapi Setelah melihat sistem yang berjalan di PT.Indonusa System Integrator Prima dan adanya masukan dari wawancara yang dilakukan, didapatkan permasalahan yang dialami oleh perusahaan ini adalah :. Kesulitan dalam pencarian data. Pencarian informasi mengenai pembelian, penjualan, dan persediaan membutuhkan waktu yang cukup lama dan membutuhkan proses yang bertahap-tahap, karena harus mencari banyak berkas yang disimpan dalam tempat yang terpisah, dimana data hanya disimpan oleh staff yang melakukan transaksi sehingga jika staff lain memerlukan data tersebut, staff tersebut harus menghubungi staff yang menyimpan data tersebut.. Data menjadi tidak konsisten dan integritas data menurun. Data tidak ter-update dengan benar yang disebabkan oleh proses peng-updatean data secara terpisah oleh staff-staff yang berbeda yang menggunakan data tersebut, dan juga kesalahan ketika proses peng-update-an dilakukan, karena semua data yang berhubungan dan terletak pada tempat yang berbeda harus diperbarui secara manual.. Keamanan data yang kurang terjamin. Data yang disimpan di dalam excel kurang aman karena orang-orang yang tidak mempunyai otoritas terhadap data perusahaan juga bisa mengakses data tersebut.
69.6 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan di perusahaan, maka informasi yang dibutuhkan antara lain : Informasi mengenai transaksi penjualan yang diselesaikan serta jumlah pembayaran yang diterima perusahaan. Informasi mengenai transaksi pembelian yang dilakukan serta jumlah pembayaran yang dikeluarkan perusahaan. Informasi mengenai transaksi pengiriman produk dan penerimaan barang. Informasi mengenai produk yang dikeluarkan perusahaan. Informasi mengenai persediaan barang di gudang pada periode waktu tertentu. Informasi mengenai supplier yang memasok barang. Informasi mengenai pelanggan yang membeli produk. Informasi mengenai karyawan pada masing-masing divisi, dimana masingmasing divisi mengelola suatu produk. Informasi mengenai produk-produk yang diretur oleh pelanggan.
70.7 Usulan Pemecahan Permasalahan Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Indonusa, maka pemecahan permasalahan yang diusulkan antara lain: Merancang dan membuat sebuah basisdata untuk sistem pembelian, penjualan, dan persediaan, sehingga bisa mempermudah pemasukan, pengolahan, dan pencarian data, serta mendukung dalam pembuatan laporan. Merancang sistem keamanan terhadap data perusahaan, dengan menggunakan pemberian hak askes yang jelas mengenai siapa saja yang boleh mengakses data dan menghindari pengaksesan data bagi yang tidak berwewenang. Membangun suatu aplikasi bagi sistem basisdata untuk mempermudah pengguna dalam mengakses data dalam basisdata.