36 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT Prima Plastik Internusa (PPI) adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang packaging atau produksi kemasan. PT PPI didirikan tahun 2003 dan beralamat di Jalan Prepedan Raya No 54, Kalideres, Jakarta Barat. Kemasan merupakan salah satu faktor pendukung yang kuat di pasar yang bersaing saat ini karena dapat mempengaruhi konsumen secara langsung agar tertarik untuk membeli produk dalam kemasan tersebut. Melalui kemasan tersebut, konsumen juga dapat mengenali kualitas produk melalui bentuk dan desain kemasan yang eksklusif serta kualitas cetak kemasan yang dapat membuat produk itu terjual banyak dan luas. Dalam masa perkembangannya, PT PPI memiliki 37 customer. PT PPI memiliki 67 karyawan yang terbagi dalam 8 bagian, yaitu Accounting dan Finance, Sales dan Marketing, HRD, Purchasing, Quality Control (QC), Planning Production Inventory Control (PPIC), Production, Maintenance. Empat bagian terakhir dikepalai oleh seorang Factory Manager. PT PPI melakukan proses produksi sesuai dengan pesanan yang diterima dari customer. Dalam membuat pesanannya PT PPI menggunakan raw material yang diambil dari 107 supplier. Setiap raw material dipasok oleh supplier yang berbeda-beda sesuai dengan kriteria kualitas raw material yang dibutuhkan.
37 Di tahun 2006, PT PPI memperluas area produksi dengan menambahkan mesin dry lamination dan mesin bag making untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas kerja perusahaan dan memberikan layanan yang lebih baik dan lengkap kepada customer. Sekarang PT PPI telah berkembang menjadi perusahaan yang mandiri dengan beberapa kelebihan seperti teknisi yang berpengalaman, kontrol kualitas dan proses teknologi yang semakin maju untuk mengubah standar menjadi terbaik. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Visi dari PT PPI adalah menjadi penemu dan pemimpin di dalam industri rotogravure flexible packaging baik lokal atau secara global. Misi Perusahaan Misi dari PT PPI adalah menyediakan kualitas, pelayanan, dan harga yang terbaik kepada pelanggan.
38 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Prima Plastik Internusa 3.4 Tugas dan Wewenang Berikut ini tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan yang ada di PT PPI: 1. Board of Commissioner (BOC) Tugas dan wewenang dari BOC adalah sebagai pemilik dan pemimpin dari perusahaan yang mengontrol seluruh kegiatan perusahaan dan menentukan kebijakan perusahaan, mengambil keputusan-keputusan penting yang berhubungan dengan kemajuan perusahaan. 2. Director Tugas dan wewenang dari seorang Director adalah sebagai wakil dari BOC, sebagai orang yang mengatur dan mengawasi semua kegiatan dan keputusan penting yang diambil oleh perusahaan.
39 3. General Manager (GM) Tugas dan wewenang dari seorang General Manager adalah sebagai wakil dari Director, mengepalai semua bagian di bawahnya, memberikan rangkuman laporan pembelian dan laba rugi secara berkala kepada Director, mengontrol kinerja karyawan, dan membantu Director dalam mengambil keputusan. 4. Factory Manager Tugas dan wewenang dari Factory Manager adalah mengontrol jalannya proses produksi agar tetap berjalan sesuai dengan prosedur dan tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya, memeriksa laporan yang diterima dari keempat bagian yang dikepalainya. Factory Manager mempunyai 4 bagian : 1) Quality Control (QC) Tugas dari Quality Control adalah memeriksa barang hasil produksi/ finished goods (FG) yang akan dikirim kepada customer. Jika kualitas barang hasil produksi tidak memenuhi standar yang ditetapkan maka akan dikembalikan ke bagian produksi untuk dibuat ulang. 2) Planning Production Inventory Control dan Warehouse (PPIC & WH) Tugas dan wewenang dari PPIC yaitu membuat WorkOrder, membuat ProductionSchedule, membuat Daily Report, membuat Delivery, membuat Delivery Report, memeriksa stok raw material yang tersedia. 3) Production Tugas dan wewenang dari Production adalah melakukan proses produksi untuk menghasilkan FG sesuai dengan permintaan customer
40 berdasarkan ProductionSchedule yang telah dibuat oleh PPIC, dan memberikan data FG ke bagian QC dan PPIC. 4) Maintenance Tugas dari Maintenance yaitu memelihara dan merawat mesin-mesin yang dipakai dalam proses produksi. 5. Accounting dan Finance Bertugas mengelola data keuangan perusahaan, memeriksa kurs dollar untuk penentuan harga raw material, mengurus gaji karyawan, membuat laporan keuangan untuk GM. 6. Sales dan Marketing Tugas bagian Sales & Marketing adalah mencari customer baru dengan cara mempromosikan PT PPI dan tetap memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer lama, menerima pesanan customer, membuat SalesOrder (SO), membuat PriceEstimation (PE) untuk diperiksa oleh GM. 7. Purchasing Tugas bagian Purchasing adalah membuat PurchaseOrder (PO) untuk pembelian raw material kepada supplier. 8. Human Resourse Department (HRD) Tugas bagian HRD adalah merekrut dan memberhentikan karyawan di PT PPI sesuai kebijaksanaan perusahaan. 3.5 Prosedur yang Sedang Berjalan Adapun prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada PT PPI adalah sebagai berikut :
41 1. Prosedur Pengajuan Pesanan a. Customer mengajukan estimasi, yaitu berkas pengajuan pesanan ke PT PPI, yang berisi nama dan jumlah barang yang dipesan b. Estimasi diterima oleh bagian Sales & Marketing 2. Prosedur Persetujuan Pesanan a. Estimasi yang diterima oleh bagian Sales & Marketing kemudian diserahkan ke GM dalam bentuk PriceEstimation, yaitu daftar dan harga spesifikasi bahan baku yang diperlukan sesuai dengan kurs dollar yang telah di-update oleh bagian Sales & Marketing b. Jika PriceEstimation disetujui oleh GM, maka bagian Sales & Marketing membuat quotation (berkas penawaran harga) untuk diberikan kepada customer, jika PriceEstimation tidak disetujui oleh GM, maka bagian Sales & Marketing akan mengembalikan estimasi kepada customer c. Quotation yang telah disetujui oleh customer digunakan oleh customer untuk membuat PO yang berisi nama, jumlah, dan harga total barang yang dipesan customer d. PO dari customer diterima oleh bagian Sales & Marketing e. Bagian Sales & Marketing membuat SO yang berisi spesifikasi dan komposisi bahan baku yang digunakan untuk membuat pesanan, sesuai dengan PO yang diterima dari customer f. SO dibuat 5 rangkap yang dikirim : 1) Asli disimpan oleh Sales & Marketing 2) Copy 1 ke Accounting
42 3) Copy 2 ke PPIC & WH 4) Copy 3 ke QC 5) Copy 4 ke Purchasing 3. Prosedur Pemeriksaan Bahan Baku a. Bagian PPIC & WH menerima copy SO dari bagian Sales & Marketing b. Bagian PPIC & WH memeriksa data bahan baku yang diperlukan dalam SO 4. Prosedur Pembelian Bahan Baku a. Berdasarkan jumlah stock yang diperiksa, PPIC & WH membuat PurchaseRequest (PR) untuk bahan baku yang kurang b. PR dibuat 3 rangkap yang dikirim : 1) Asli disimpan PPIC & WH 2) Copy 1 ke Purchasing 3) Copy 2 ke Accounting c. PR diterima oleh bagian Purchasing d. Purchasing membuat PO sesuai dengan PR yang diterima e. PO dibuat 3 rangkap yang dikirim: 1) Asli disimpan Purchasing 2) Copy 1 ke Accounting 3) Copy 2 ke Supplier f. PO diterima oleh Supplier g. Bahan baku yang dibeli diterima oleh PPIC & WH 5. Prosedur Pembuatan Pesanan a. Berdasarkan SO yang diterima, bagian PPIC & WH membuat :
43 1) WorkOrder (WO) 2) ProductionSchedule b. Bagian Produksi menerima WO dan ProductionSchedule, proses produksi dilaksanakan c. Bagian Produksi memasukkan data Work In Process (WIP) untuk diserahkan ke bagian PPIC & WH 6. Prosedur Pemeriksaan Kualitas Finished Goods a. Bagian QC memeriksa kelayakan Finished Goods b. Data FG yang tidak layak, diberikan kembali ke bagian produksi c. Bagian produksi menyimpan data FG yang telah diperiksa oleh QC d. Berdasarkan WIP yang diterima dari bagian produksi, bagian PPIC & WH membuat Daily Report untuk diserahkan ke Factory Manager. Daily Report berisi gabungan dari data WIP dan data finished goods. 7. Prosedur Pengiriman Finished Goods a. Bagian PPIC & WH membuat Delivery berdasarkan data Finished Goods b. Delivery dibuat 3 rangkap yang dikirim : 1) Asli diberikan pada customer 2) Copy 1 ke Sales&Marketing 3) Copy 2 ke Accounting c. Customer menerima Finished Good sesuai pesanan, kemudian menandatangani Delivery sebagai bukti barang telah diterima d. PPIC membuat delivery report sesuai dengan Delivery yang telah ditandatangani oleh customer
44 3.6 Analisis Kebutuhan Pengguna 3.6.1 Konteks Diagram Customer PPIC&WH Factory Manager Purchasing Request Estimasi Estimasi Ditolak Quotation Purchase Order Customer Delivery Copy of Sales Order Stock Finished Goods StockCard WIP Delivery Daily Report Delivery Report Purchase Request Purchase Order Sales& Marketing Estimasi Price Estimation Estimasi yang Disetujui Sistem Basis Data Manajemen Pengolahan Pesanan Copy of Purchase Order Supplier Copy of Purchase Order Customer GM Sales Order Estimasi yang Diajukan Estimasi Disetujui Hasil Pemeriksaan Finished Goods Data Finished Goods Update kurs dollar Work Order Production Schedule Data Finished Goods Finished Good yang Ditolak Data WIP QC Acc & Finance Produksi Gambar 3.2 Context Diagram sistem yang sedang berjalan
3.6.2 Diagram Nol Aliran Data (DFD0) Gambar 3.3 DFD 0 sistem yang sedang berjalan
3.6.3 Batasan Sistem Gambar 3.4 Batasan Sistem
47 3.6.4 Analisis View Pengguna Tabel 3.1 User Views Data Access Type Director GM Factory Manager Sales& Marketing PPIC& WH Produksi QC Purchasing Acc& Finance Staff Maintain X X Search X X X X Report Customer Maintain X Search X X X Report Supplier Maintain X Search X X X X X Report Price Maintain X X X X X Estimation Search X X X X Report X Quotation Maintain X X Search X X Report X PO Maintain X Customer Search X Report SalesOrder Maintain X Search X X X X X Report RawMaterial Maintain X Search X X X X X Report
Purchase Maintain X Request Search X X X X X Report Purchase Maintain X Order Search X X X X X X Report WorkOrder Maintain X Search X X X Report Production Maintain X Schedule Search X X X X X Report WIP Maintain X Search X X X X X Report X X Finished Maintain X Goods Search X X X X X X Report X X Delivery Maintain X Search X X X X X X Report X X X X Kurs Dollar Maintain X Search X X X X X Report StockCard Maintain X X Search X X X X Report X 48
49 Tabel 3.2 Cross-Reference User Views Director GM Factory Manager Sales& Marketing PPIC& WH Produksi QC Purchasing Acc& Finance Staff X X X X Customer X X X Supplier X X X X X Price X Estimation X X X X Quotation X X X PO Customer X SalesOrder X X X X Raw Material X X X X X Purchase X Request X X X X X Purchase X Order X X X X X WorkOrder X X X Production Schedule X X X X X WIP X X X X X Finished Goods X X X X X X Delivery X X X X X X Kurs Dollar X X X X X X StockCard X X X X 3.6.5 Mission Statement Tujuan dari pembuatan sistem basis data manajemen pengolahan pesanan pada PT PPI adalah untuk mengelola data pesanan customer. Aplikasi ini ditujukan untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Dengan dibuatnya sistem ini diharapkan dapat mempermudah dan meningkatkan efektifitas kinerja karyawan dalam pencarian data, pengorganisasian data, dan pembuatan berbagai laporan.
50 3.6.6 Mission Objectives Fungsi dari Mission Objectives adalah untuk mencantumkan data apa saja yang akan dipelihara pada saat penggunaan aplikasi nantinya. Data-data tersebut, antara lain : - Mengelola (insert, update) data Staff - Mengelola (insert, update) data Customer - Mengelola (insert, update) data Supplier - Mengelola (insert, update) data PriceEstimation - Mengelola (insert, update) Quotation - Mengelola (insert, update) data SO - Mengelola (insert, update) data RawMaterial - Mengelola (insert, update) data PR - Mengelola (insert, update) data PO - Mengelola (insert, update) data WO - Mengelola (insert, update) data ProductionSchedule - Mengelola (insert, update) data WIP - Mengelola (insert, update) data FinishedGoods - Mengelola (insert, update) data Delivery - Mengelola (insert, update) Kurs Dollar - Mengelola (insert, update) StockCard - Dapat melakukan pencarian data Staff - Dapat melakukan pencarian data Customer - Dapat melakukan pencarian data Supplier
51 - Dapat melakukan pencarian data PriceEstimation - Dapat melakukan pencarian data Quotation - Dapat melakukan pencarian data Supplier - Dapat melakukan pencarian data SO - Dapat melakukan pencarian data RawMaterial - Dapat melakukan pencarian PR - Dapat melakukan pencarian data PO - Dapat melakukan pencarian data WO - Dapat melakukan pencarian data ProductionSchedule - Dapat melakukan pencarian data WIP - Dapat melakukan pencarian data Finished Goods - Dapat melakukan pencarian data Delivery - Dapat melakukan pencarian data Kurs Dollar - Dapat melakukan pencarian data StockCard - Membuat (insert) data untuk Daily Report - Membuat (insert) data untuk Delivery Report 3.6.7 Sistem Kebutuhan Pengguna 3.6.7.1 Kebutuhan Data Staff Staff adalah data mengenai karyawan yang bekerja pada PT PPI, meliputi nama lengkap, tanggal lahir, jabatan, nama bagian, tahun mulai bekerja, alamat, nomor telepon.
52 Customer Customer adalah data yang mengenai customer, meliputi nama perusahaan customer, contact person, nomor telepon, alamat. Supplier Supplier adalah data mengenai supplier, meliputi nama perusahaan supplier, contact person, nomor telepon, alamat. PriceEstimation PriceEstimation adalah data mengenai perkiraan harga, meliputi nama perusahaan customer, nama item pesanan, jumlah pesanan, spesifikasi bahan baku barang pesanan, harga barang pesanan. Quotation Quotation adalah data mengenai barang yang akan dipesan Customer. Data tersebut meliputi nama barang pesanan, jumlah barang pesanan, harga barang pesanan, tanggal pengiriman barang pesanan, dan tanggal pembayaran. SalesOrder SalesOrder adalah data mengenai spesifikasi kebutuhan bahan baku yang diperlukan dalam pembuatan pesanan, meliputi nama, ukuran, kepekatan bahan baku yang ada di gudang, dan proses yang akan dilakukan.
53 RawMaterial RawMaterial adalah data mengenai bahan baku yang dimiliki oleh PT PPI, meliputi nama, harga, ukuran, dan kepekatan bahan baku yang ada di gudang. Purchase Request (PR) PR adalah data mengenai permintaan pembelian bahan baku, meliputi nama, jenis, dan jumlah bahan baku yang ingin dibeli. Purchase Order (PO) PO adalah data mengenai pembelian bahan baku ke supplier, meliputi nama perusahaan supplier, nama, jenis, dan jumlah bahan baku yang akan dibeli, dan harga bahan baku. WorkOrder (WO) WO adalah data mengenai perintah kerja, meliputi nama dan jumlah item pesanan, serta spesifikasi dan jumlah bahan baku yang digunakan dalam proses produksi. ProductionSchedule ProductionSchedule menampilkan urutan kegiatan yang harus dilakukan selama proses produksi dan waktu pelaksanaan kegiatan produksi.
54 Work In Process (WIP) WIP adalah data mengenai item yang sedang dalam proses produksi, meliputi nama proses produksi, nama item pesanan, nama raw material yang digunakan, jumlah raw material yang digunakan, nama mesin yang digunakan. Finished Goods Finished Goods adalah data mengenai barang pesanan yang sudah selesai dibuat, meliputi nama barang pesanan, nama perusahaan customer, jumlah barang pesanan yang telah selesai dibuat. Delivery Delivery adalah data mengenai pengiriman barang pesanan, meliputi nama barang pesanan, nama perusahaan customer, jumlah item pesanan, dan tanggal pengiriman. Kurs Dollar terhadap Rupiah. Kurs Dollar adalah data mengenai nilai tukar mata uang Dollar StockCard StockCard adalah data mengenai jumlah raw material yang ada dan penambahan jumlah raw material yang terjadi setiap hari.
55 3.6.7.2 Kebutuhan Transaksi STAFF VIEW 1. Data Entry / Insert a. Entry data Staff yang baru b. Entry data Customer yang baru c. Entry data Supplier yang baru d. Entry data PriceEstimation yang masuk e. Entry data Quotation f. Entry data SO g. Entry data Raw Material h. Entry data PR i. Entry data PO j. Entry data WO k. Entry data ProductionSchedule yang akan dilakukan l. Entry data WIP m. Entry data FinishedGoods n. Entry data Delivery yang baru o. Entry data Kurs Dollar p. Entry data StockCard q. Entry data untuk Daily Report r. Entry data untuk Delivery Report 2. Data Update a. Update Data Staff
56 b. Update Data Customer c. Update Data Supplier d. Update Data PriceEstimation e. Update Data Quotation f. Update Data SO g. Update Data RawMaterial h. Update Data PR i. Update Data PO j. Update Data WO k. Update ProductionSchedule l. Update Data WIP m. Update Data FinishedGoods n. Update Data WIP o. Update Data Delivery p. Update Data KursDate q. Update Data StockCard 3. Data Queries / Select a. Melihat Data Staff b. Melihat Data Customer c. Melihat Data Supplier d. Melihat Data PriceEstimation e. Melihat Data Quotation f. Melihat Data RawMaterial
57 g. Melihat Data PR h. Melihat Data PO i. Melihat Data WO j. Melihat ProductionSchedule k. Melihat Data WIP l. Melihat Data FinishedGoods m. Melihat Data Delivery n. Melihat Data KursDate o. Melihat Data StockCard p. Melihat status pada Staff q. Melihat status pada Customer r. Melihat status pada Supplier s. Melihat status pada PriceEstimation t. Melihat status pada ProductionSchedule u. Melihat status pada Finished Goods v. Melihat status pada Delivery 3.6.7.3 Kebutuhan Sistem secara Umum 1. Ukuran Database Awal Jumlah Staff keseluruhan ada 67, dan jumlah pengguna sistem ada 22 karyawan Jumlah Customer hingga saat ini ada 37 Jumlah Supplier hingga saat ini ada 107
58 Jenis raw material ada 5, dan masing-masing dibedakan berdasarkan tipenya 2. Laju Pertumbuhan Database Rata-rata Price Estimation dan Quotation yang dikerjakan dalam 1 hari berjumlah 5 Rata-rata pengiriman yang dilakukan berjumlah 60 dalam waktu 1 bulan Rata-rata dokumen yang dibuat dalam 1 hari berjumlah 40 3. Rata-rata Jumlah dan Tipe Record yang dicari Pencarian pada detail Staff rata-rata 7 per bulan Pencarian pada detail Customer rata-rata 10 per hari Pencarian pada detail Supplier rata-rata 10 per bulan Pencarian pada detail PriceEstimation rata-rata 10 per hari Pencarian pada detail SO rata-rata 10 per hari Pencarian pada detail PR rata-rata 10 per bulan Pencarian pada detail PO rata-rata 10 per bulan Pencarian pada detail StockCard rata-rata 5 per hari Pencarian pada detail FinishedGoods rata-rata 7 per hari Pencarian pada detail WIP rata-rata 6 per hari Pencarian pada detail Delivery rata-rata 8 per hari Pencarian pada detail Kurs Dollar rata-rata 5 per hari
59 4. Kebutuhan Akses dan Jaringan Semua pengguna sistem terhubung dengan aman dalam jaringan lokal (LAN) dan database terpusat yang berada di kantor PPI pada ruang General Manager. 5. Performance Pada periode puncak, maka waktu akses dokumen pada database (select, insert, update) tidak boleh lebih dari 7-8 detik Pada periode tidak puncak, maka waktu akses dokumen pada database (select, insert, update, delete) tidak boleh lebih dari 2-3 detik 6. Keamanan (Security) Database menggunakan perlindungan kode Staff dan password Setiap pengguna sistem mempunyai hak akses sesuai dengan kebutuhan data masing-masing user view 7. Backup dan Recovery Backup data dilakukan setiap 1 bulan sekali pada akhir bulan. Proses backup dilakukan setelah jam kerja.
60 3.6.8 Permasalahan yang dihadapi Setelah dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT PPI, didapat permasalahan sebagai berikut: Pencatatan raw material masih dilakukan secara manual sehingga kemungkinan cacat data cukup besar Data tidak terorganisasi dengan baik, sehingga kesulitan dalam mencari data yang dibutuhkan Data antar setiap bagian belum terintegrasi dengan baik sehingga memperlambat kinerja karyawan Penumpukan berkas transaksi sehingga mempersulit dalam penyimpanan 3.6.9 Alternatif Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang telah didapat, diajukan usulan pemecahan masalah sebagai berikut: Merancang dan membuat sistem basis data prngolahan pesanan agar data dapat terorganisasi dengan rapi dan mempercepat proses pencarian data Membuat suatu pengecekan jumlah raw material yang tersedia dengan jumlah raw material yang terpakai untuk menghindari terjadinya penggunaan raw material di luar proses Membuat suatu aplikasi yang dapat menghasilkan laporan yang tersusun dengan rapi dan mudah dipahami, agar mempermudah dalam pengambilan keputusan.