BAB 4 HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB 4 HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1 Model Proses Pengadaan Bahan Baku Pada gambar 4.1 diperlihatkan alur Proses Pengadaan Bahan Baku yang sedang berlangsung. Pada gambar diperlihatkan proses yang akan di Reka Ulang. Untuk proses Pengadaan Bahan Baku ini terdapat dua proses yang menjadi bagian terpenting yaitu Proses Pembelian (Purchasing) dan Proses Persediaan (Inventory Control). Dikarenakan PT. XYZ memproduksi berbagai macam item barang, maka Proses Pengadaan Bahan Baku dilakukan dengan perencanaan oleh Bagian Produksi agar kontinuitas dari Proses produksi tidak terganggu Stock Material Yes Ada Material No Persiapan Produksi Proses Produksi Packing Pembelian Barang Reka Ulang Inventory Control Warehouse Customer Gambar 4.1. Proses Pengadaan Bahan Baku Yang Sedang Berjalan 22

2 23 Purchase Order Customer Stock Finish Good Ada No Produksi Yes Shipment To Customer Stock Raw Material Ada Material No Proses Pembelian Yes Perencanaan Produksi Proses Produksi Gambar 4.2 Detail Proses Persediaan

3 24 Proses Pembelian Pengecekan Material Produksi Yes Ada No Pembuatan PPB Persetujuan Manager Logistik Warehouse Pembuatan Purchase Order Delivery Supplier Gambar 4.3 Proses Pembelian

4 Prosedur Pembelian Barang 1. Proses pembelian barang dimulai dari pembuatan PPB ( Permintaan Pembelian Barang) dalam rangkap 4 oleh pihak yang membutuhbarang (User), sedangkan untuk pembelian bahan baku PPB dibuat oleh Bagian 2. Warehouse setelah persediaan di Warehouse sudah mencapai titik batas minimum persediaan (Reorder Point). Batas Reorder point ini akan ditentukan oleh Manager Logistik. 3. PPB ini ditanda tangani oleh user yang disetujui oleh Kepala Departemen masing-masing. Didalam PPB harus jelas dicantumkan spesifikasi barang yang dipesan. Kalau perlu diberikan contoh. 4. Setelah ditandatangani, formulir PPB diberikan kepada Bagian Pembelian (asli/putih) Warehouse, User, dan Accounting apabila pembayaran diluar PO. 5. Selanjutnya Bagian Pembelian akan menerbitkan Purchase Order (PO) dalam rangkap 5 (lima) yang ditandatanagni oleh General Manager. Sedangkan untuk pembelian sampai dengan jumlah Rp ,- tidak perlu dibuatkan PO, cukup sampai dengan PPB saja. Sedapat mungkin menghindari partial delivery, sehingga PO ini akan dibuat sesuai dengan kemampuan. Pengiriman oleh Supplier, PO ini akan didistribuikan ke Supplier (asli ) Pembelian, Accounting. 6. Untuk pembelian diatas Rp ,- harus dilampirkan dengan minimal 3 penawaran harga.

5 26 7. Apabila terjadi perubahan baik harga maupun kuantitas atas pemesanan barang, maka akan dibuatkan PO baru. PO lama dibatalkan dan dilampirkan dal;am PO baru untuk mereverse PO lama. 8. Pada saat barang dating, maka user akan memeriksa untuk memastikan bagwa barang tersebut telah sesuai dengan pesifikasi pemesanan, sedangkan Bagian Warehouse akan memeriksa dari segi kuantitasnya dengan tingkat toleransi 10%. 9. Setelah barang yang dating tersebut telah sesuai dengan pesanan, baik spesifikasi (ukuran,model,mer, dll) maupun kuantitasnya,maka Bagian Warehouse akan membuat Tanda terima Barang (TTB) dalam rangkap 5 yang ditandatangani oleh User (Quiilty Control) dan Bagian Warehouse. TTB ini kan didistribusikan untuk (Supplier (asli), Warehouse(Copy1), User (Copy2),Accounting (Copy3) dan Pembelian (Copy4). 10. Bagian pembelian akan membuat pencatatan dalam buku Pembelian yang memuat informasi sebagai berikut : 1. Tanggal PO 2. Nomor PO 3. Nomor PPB 4. Nama Supplier 5. Kuantias Barang 6. Harga Barang 7. Tanggal Akan di Kirim

6 27 8. Tanggal Order 9. Contact Person Prosedur Persediaan bahan baku, bahan pembantu, pembungkus, teknik bangunan dan sanitasi dan perlengkapan Produksi. 1. Bagian Warehouse bertanggung jawab sejak penerimaan sampai dengan pengeluaran barang dari Warehouse. Untuk itu bagian Warehouse akan melakukan pencatatan persediaan barang, baik penerimaan maupun pengeluaran barang dalam daftar Persediaan Barang. 2. Daftar persediaan Barang ini dibuat permasing-masing nama barang yang akan diberi nomor dan kode tertentu. Informasi yang akan ditampilkan dalam Daftar Persediaan Barang antara lain : 1. Tanggal 2. Pembelian 3. Referensi 4. Pemakaian Akhir 5. Nama Barang 6. Saldo Akhir 7. Persediaan Barang 3. Setiap pengeluaran barang ( raw material ) dari Warehouse didasarkan atas Bon Permintaan Barang ( BPB ) Bahan baku diketahui oleh Supervisor Produksi dan disetujui oleh Manager Pabrik. Slip ini dibuat dalam rangkap 3 yang akan didistribusikan ke warehouse (asli), Accounting ( copy-1 ) dan Administasi

7 28 Produksi ( copy-2 ). Nomor untuk slip ini akan dibuat kode untuk tiap jenis barang. 4. Kode permintaan barang terdiri dari a b c d e f Raw material Bahan Pembantu Packaging Teknik Bangunan Sanitasi Perlengkapan Produksi Prosedur Persediaan Barang Jadi 1. Bagian warehouse akan menerima Barang jadi dari Bagian Produksi dalam satuan karton disertai slip Penyerahan Barang Jadi ( SPBJ ) untuk kemudian dicatat dalam Daftar Persediaan Barang Jadi ( DPBJ ). 2. Pengeluaran Barang Jadi hanya kan dilakukan apabila ada surat perintah Pengeluaran Barang dari Bagian penjualan. Oleh Bagian Warehouse akan dibuatkan Surat Jalan ( SJ ) dalam rangkap 5 yang ditandartangani oleh kepala warehouse dan Manager Logistik, serta didistribusikan ke Supplier ( asli -setelah cap akan dilapmpirkan pada saat,menagih dan copy-1), Accounting ( copy-2), Penjualan (copy-3) dan Warehouse ( copy -4 ). 3. Berdasarkan SPPB tersaebut, bagian Warehouse akan mencatat dalam Daftar Persediaan Barang Jadi. 4. Untuk barang yang dikembalikan oleh customer (retur penjualan) akan dibuatkan nota Retur Penjualan (NRP) dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke Penjualan

8 29 (asli ), Accounting (copy-2),warehouse ( copy-3). Barang yang dikembalikan ini akan diterima oleh Kepala Warehouse. Sementara kriteria Kepala Warehouse boleh menerima retur atau tidak, akan ditentukan kemudian. 5. Pengambilan untuk sample dari warehouse untuk bagian Quality Assurance menggunakan form permintaan Barang (BPB ) - Sampling dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke Warehouse (asli ), Quality Assurance ( copy-1), Accounting (Copy-2) BPB ini disetujui oleh QA Supervisor. Pengambilan barang untuk sample ini, apabila digunakan untuk keperluan pengetesan, BPB akan disetujui oleh QA Manager, sedangkan pengambilan sample untuk dijual BPB akan disetujui oleh General Manager Prosedur Laporan Barang Warehouse. 1. Kepala Warehouse dengan diketahui oleh Kepala Logistik akan membuat Laporan Mingguan dengan cut-offnya pada setiap hari Kamis malam dan laporan akan diserahkan ke Accounting Pada Senin Pagi. Kecuali apabila Hari Kamis tersebut mendekati akhir Bulan, maka Laporan Mingguan akan dibuat sekaligus Jadi satu dengan Laporan Bulanan. Laporan ini didistribusikan ke Penjualan,Accounting, 2. Laporan Bulanan dibuat oleh Kepala Warehouse dan ditanda tangani oleh Kepala Logistik dan ditanda tangani oleh Kepala Logistik setiap akhir bulan denga tembusan ke Penjualan, Accounting dan Technical Consultant

9 Masalah-Masalah DalamProses Yang Sedang Berjalan Proses Persediaan Warehouse SPB (Surat Permintaan Barang ) yang dibuat oleh Warehouse tidak mengikuti prosedur, dikarenakan ketika melakukan Proses Produksi Manager yang harus menandatangani dokumen tersebut tidak berada ditempat. Hal ini dikarenakan sedang keluar ruangan atau berada dilokasi Produksi. Permasalahan yang timbul disini adalah Barang dari Warehouse telah diambil tanpa memakai SPB (Surat Permintaan Barang ) sehingga laporan Barang yang terpakai berbeda dengan aktual di Warehouse. Ini dikarenakan informasi yang digunakan masih berbentuk form-form kertas. Produksi BPB (Bukti Penerimaan Barang) yang diterima oleh Bagian Produksi terlambat untuk ditanda tangani oleh Ka. Gudang, dikarenakan Manager Produksi belum memberikan tanda tangan, sehingga laporan pemakaian barang di Warehouse tidak sesuai dengan Persediaan Aktual di Lapangan. Perencanaan a Bagian PPIC tidak mendapatkan data yang terbaru (up-to date) dari Warehouse sehingga menyebabkan kesalahan untuk reorder minimum item yang diperlukan untuk produksi, sehingga menganggu kelancaran kontinuitas produksi. b Adanya Informasi DPB (Daftar Permintaan Barang) oleh Bagian Produksi yang terlambat untuk mengorder barang/material yang dibutuhkan,

10 31 menyebabkan PPIC tidak dapat bekerja secara efisien untuk ProsesPenjadwalan Produksi, sehingga adanya leadtime untuk memenuhi Bagian Produksi. c Purchase Order dari Perusahaan yang satu grup, terkadang harus didahulukan. Order yang telah disetujui, sering berubah-berubah. Akibat Order yang berubah tersebut menyebabkan bahan baku yang telah dipesan dari supplier tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk produksi dan dapat pula kekurangan bahan baku Proses Pembelian Perencanaan dan Penjadwalan Adanya permintaan barang dari Bagian Produksi diluar rencana, menyebabkan PPIC mempercepat lead time untuk barang yang dibutuhkan. Untuk proses Perencanan dibagian produksi menyebabkan PPIC tidak dapat memenuhi. Gudang a Adanya raw material/bahan baku yang dicek berlainan lokasi, sehingga prosedur pengecekan memakan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan Informasi barang yang datang dari Supplier tidak sesuai dengan / kehilangan koordinasi untuk penegecekan dengan bagian Gudang, terutama untuk kuantitas dan kualitas raw material. b Raw material yang datang ketika jam istirahat karyawan Bagian Gudang, Akibatnya TTB yang harus ditanda tangani oleh Manager Logistik tertunda, dan barang dari Supplier belum bisa dimasukkan kedalam Gudang.

11 32 Proses Pembelian Adanya kebijakan bahwa untuk material diatas harga 2 juta harus dilampirkan dengan penawaran harga minimal dari 3 supplier. Dengan adanya keadaan seperti ini maka ada lead time untuk item-item yang dibutuhkan dengan segera oleh Bagian Produksi sehingga menganggu kontinuitas produksi. 4.3 Rincian Proses Yang Sedang Berjalan Pada bagian ini akan diperlihatkan model Proses Pengadaan Bahan Baku di PT.XYZ, dimana didalamnya menyangkut data waktu untuk masing-masing aktivitas dan jumlah sumber daya manusia, waktu rata-rata yang dibutuhkan dalam pelaksaan untuk masing-masing Departemen

12 33 Tabel 4.1 Rincian Proses Pembelian Barang Yang sedang Berjalan Bagian User /QC Kegiatan SDM Lama / Waktu Membuat Permintaan Pembelian Barang 2 30 menit Mendapat Persetujuan Ka. Departemen 1 1 hari Menerima Barang / Material dari Gudang 3 1 jam Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi 2 1 Jam Bagian Gudang Pengecekan Persediaan Barang / Material 1 1 Jam Mendapat persetujuan dari Manager Logistik 1 1 Hari Membuat Tanda Terima Barang 2 30 Menit Pemeriksaan Identitas dan Kuantitas barang 2 1 Hari Bagian Pembelian Penerimaan Permintaan Pembelian Barang 1 15 menit Persetujuan Manager 1 1 Hari Membuat PPB untuk dijadikan Purchase Order 1 30 menit Membuat Pertimbangan Harga dari 3 Supplier 1 2 Hari Membuat Purchase Order ke Supplier 2 1 Jam Mendapat Tanda Tangan General Manager 1 1 Hari Perubahan Harga 1 2 Hari Memberitahu Supplier bila ada Kekurangan Bahan 1 1 Jam ACCOUNTING Penerimaan Permintaan Pembelian Barang 1 2 Jam Persetujuan Manager Accounting 1 1 hari

13 34 Tabel 4.2 Rincian Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan Kegiatan SDM Lama / Waktu GUDANG ( Pengeluaran ) Melakukan Pengecekan Persedian Bahan Baku 2 30 menit Menerima Permintaan Bahan Baku 1 30 Menit Melakukan Pengecekan Barang Jadi 1 30 Menit Bagian Gudang (Penerimaan) Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi 1 30 Menit Mendapat Persetujuan Manager Logistik 1 90 Menit Menerima Barang jadi dari Produksi 2 60 menit PRODUKSI Menerima PO Customer 1 10 Menit Pengecekan Barang Jadi 2 30 Menit Membuat PPB Persetujuan Manager 1 90 Menit Perencanaan Produksi 1 30 Menit Pengiriman Barang Jadi ke Gudang Persetujuan Manager untuk Pengiriman Barang Jadi 1 60 Menit ACCOUNTING Menerima Form Penerimaan Bahan Baku 1 10 Menit Menginput Data Bahan Baku 1 15 Menit

14 35 Dari Rincian Tabel diatas maka dapat kita gambarkan model dari dari subproses Pembelian Bahan Baku dan Proses Persediaan Bahan Baku yang sedang berjalan pada saat ini. Model tersebut dapat dilihat pada gambar 4.4 dan gambar 4.5. Pada gambar ini dapat dilihat aktivitas-aktivitas dari setiap subproses yang ada pada Proses Pembelian dan Proses Persediaan. Disini terlihat bahwa ada 3 Departemen yang terkait yaitu User, Pembelian, Gudang.dan Produksi. Dimana setiap Departemen mempunyai tugas dan tanggung jawab yang saling berkaitan. Untuk mengetahui subproses dari masing masing prosess tersebut dapat dilihat secara lebih detail dan jelas untuk proses pembelian bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.4. dan Proses Persediaan dapat dilihat pada gambar 4.5

15 36 Start USER Kebutuhan Barang Membuat PPB PPB Persetjuan Ka. Dept No Yes Pengecekan Persediaan Ada Material Mendapat Persetujuan Storage TTB Pemeriksaan Identitas GUDANG User PEMBELIAN Penerimaan PPB Persertujuan Manager Pembelian < No > Yes Pertimbangan Harga dari 3 Supplier PPB dijadikan PO PO Membuat PO Tanda Tangan GM Perubahan Yes No Supplier ACCOUNTING Penerimaan PPB Persetujuan Manager Accounting Gambar 4.4 Proses Pembelian Yang Sedang Berjalan

16 37 GUDANG Supplier Kode Bahan Persetujuan Manager Terima Bon Permintaan Bahan Baku Terima Barang Jadi Cek Identitas Bahan Baku Buat Tanda terima Bahan Baku TTB Bahan Baku Menerima Bahan Baku PRODUKSI Start PO Customer Ada Barang Jadi No Yes Kirm ke Customer Buat BPB BPB BPB Buat PPB Persetujuan Manager Produksi Perencanaan Produksi Proses Produksi Barang Jadi kirim ke Gudang Jadi Persetujuan Pengiriman Barang Jadi ke Gudang Buat Form Pengiriman Barang Jadi ACCOUNTING Buku Pembelian Bahan Baku Pencatatan Bon Permintaan Bahan Baku Gambar 4.5 Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan

17 Rancangan Solusi Yang Diusulkan Proses Pembelian Barang Setelah melakukan tahap identifikasi di PT. XYZ, maka diketahui bahwa untuk Proses Pembelian Bahan Baku terdapat beberapa masalah, khusunya untuk Sistem Informasi Database. Untuk itu diperlukan suatu jalan atau alternatif dari pemecahan masalah ini Hal ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini Tabel 4.3 Usulan Solusi Pada Proses pembelian Barang No. Subproses Permasalahan Solusi 1 Permintaaan bahan Baku a). Sistem database untuk bahan baku tidak up todate. b). Permintaan Bahan Baku terkadang tidak memakai SPB ( Surat Permintaan Barang) c). Manager Logistik tidak ada ditempat untuk meminta tanda tangan persetujuan permintaan bahan baku 2 Jadwal Produksi Bagian Produksi terkadang harus mengejar produksi dari perusahaan yang satu grup, sehingga untuk order dari customer yang job order tidak selesai tepat pada jadwal. 3 Penerimaan Bahan Baku Pengiriman Bahan baku oleh Supplier tidak pada lokasi yang telah ditentukan. Adanya pengecekan bahan baku yang berlainan lokasi, sehingga pengecekan memakan waktu lama. Material datang ketika para pekerja bagian gudang sedang istirahat, sehingga untuk memasukkan bahan baku ke Gudang harus menunggu sampai jam istirahat selesai Perlu ada sistem integrasi database, sehingga jika ada permintaan untuk produksi dari user tetap berjalan dengan baik. Persetujuan untuk Permintaan pembelian barang dapat dilakukan oleh Supervisor, tapi tetap harus diketahui oleh Manager yang bersangkutan Penyesuaian Jadwal Produksi untuk permintan produksi dari perusahaan satu grup, harus menunggu produksi job order dari customer yang memesan terlebih dahulu. Harus ada koordinasi yang lebih baik dengan supplier dalam hal pengiriman bahan baku. Ada konfirmasi penjadwalan pengiriman dari Bagian Pembelian Ada penjadwalan karyawan untuk pengaturan masuknya Bahan Baku ke Gudang

18 Proses Persediaan Proses Persediaan di PT. XYZ yang berjalan selama ini belum dibantu oleh suatu Sistem Informasi Persediaan. Dimana Sistem ini amat penting untuk mendukung kinerja dari Deaprtemen Produksi dan Gudang. Informasi yang baik akan berpengaruh terhadap koordinasi dari kedua departemen tersebut Tabel 4.4 Usulan Solusi Proses Persediaan No. Subproses Permasalahan Solusi 1 Poduksi Bukti Penerimaan Barang yang diterima Bagian Produksi, terlambat untuk ditandatangani oleh Manager Logsitik(Ka. Gudang) sehingga laporan pemakaian barang tidak sesuai denagn persediaan dilapangan. 2 Gudang Surat Permintaan Barang dibuat setelah ada pengambilan Bahan Baku digudang, sehingga data aktual Bahan Baku dan data Perencanaan produksi tidak sama 3 Perencanaan Bagian Perencanaan Produksi tidak mendapatkan data yang terbaru, sehinnga untuk mereorder bahan baku ke Bagian Pembelian terlambat. Untuk Database Bahan baku perlu adanya jaringan integrasi antara DepartemenProduksi dan Gudang. Untuk persetujuan pengambilan BahanBaku di Gudang dapat ditangani oleh Sipervisor Produksi.. Dengan Sistem Database yang terintegrasi antara Departemen yang mendukung Proses Persediaan, diharapkan dapat meminimasi resiko kelebihan bahan baku dan kekurangan bahan baku

19 Rancangan Proses Baru Rancangan Usulan Proses Pembelian dan Persediaan Setelah dilakukan Reka Ulang Proses maka dari kedua proses tersebut dapat dilihat seperti gambar dibawah ini. Kebtuhan Barang Databas e Inventor y PPB Persetujuan Supervisor Disetujui Pemilihan Harga dari 3 Supplier Disetujui Purchase Order User/QC Gambar 4.6 Rancangan Proses Pembelian Bahan Baku Seperti diketahui bahwa setelah dilakukan Reka Ulang maka ada perbedaan antara proses baru dan proses lama, dimana untuk Proses Pembelian Bahan Baku dan Persediaan Bahan Baku diusulkan untuk memanfaatkan Teknologi Informasi, hal ini dilakukan adalah untuk membantu melakukan pengecekan Pembelian Bahan Baku dan Persediaan Bahan untuk keperluan Departemen Produksi. Selanjutnya untuk keputusan-keputusan proses yang rutin, di Proses Pembelian Bahan Baku dari supplier yang sifatnya untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi Kontinu (Mass Production ) maka ditangani oleh Supervisor. Dan untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi yang sifatnya Job Order ditangani Manager dan diketahui oleh General Manager. Hal ini dilakukan karena

20 41 untuk mengefisienkan waktu dan administrasi di Departemen yang berkaitan dengan Proses Pembelian. Proses Persediaan terdapat dua gudang yaitu Gudang Bahan Baku dan Gudang Barang Jadi. Dengan menggunakan Sistem Database Inventory maka dapat diketahui Stok Bahan Baku yang ada dan Kebutuhan Bahan Baku yang diperlukan. Hal ini adalah untuk mempermudah pengambilan keputusan Supervisor untuk meminimal resiko atas kekurangan atau kelebihan terhadap persediaan Bahan baku dan Barang Jadi. Terima Order Cek Database Inventory Ada Yes Kirim ke Customer No Proses Perencanaan Produksi Proses Pembelian Gambar 4.7 Rancangan Proses Persediaan Dari Alur proses Persediaan dapat dilihat bahwa ada penambahan proses yaitu penggunaan Sitem Database Invenory, maksudnya adalah untuk mengatur Persediaan Bahan Baku di Gudang (Warehouse ) dan membantu kelancaran Di Departemen Produksi. Data-data yang didapat dari Penggunaan Bahan Baku dan Pengeluaran barang Jadi angsung diinput kedalam Sistem Database Inventory.

21 42 Proses yang berkaitan dengan Proses Produksi di kontrol oleh PPIC ( Production Planning & Inventory Control). Ini dapat dilihat pada tabel, dimana ada penambahan Bagian PPIC.

22 43 Rancangan Proses Baru Secara Terperinci. Untuk dapat menegetahui Proses Pembelian secara terperinci dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 4.5Rincian Usulan Proses Pembelian PPIC Kegiatan SDM Lama / Waktu Penerimaan Order dari Buyer Pembuatan Order Produksi Pengecekan Database Bahan Baku Input Penerimaan Bahan Baku Input Pengeluaran Bahan Baku PEMBELIAN Terima PPB dari PPIC Persetujuan Pembelian Barang oleh Manager Pembuatan PO ke Supplier Input jumlah pembelian barang ke Supplier ACCOUNTING Terima Copy PPB dari Pembelian Persetujuan Supervisor Accounting GUDANG Terima barang dari Supplier Pengecekan Bahan Baku dan Kuantitas Pembuatan Tanda Terima Barang Persetujuan Supervisor Input jumlah barang yang diterima dari Supplier

23 44 Tabel 4.6 Rincian Usulan Proses Persediaan PPIC Kegiatan SDM Lama / Waktu Menerima order produksi dari customer Membuat order produksi Pengecekan persediaan di Database Bahan baku dan Barang Jadi Persetujuan Supervisor PPIC Buat Work Order ke Bagian Produksi PRODUKSI Terima Work Order dari PPIC Permintaan Bahan Baku ke Gudang Persetujuan permintaan bahan baku oleh supervisor Persetujuan supervisor Kirim Barang Jadi ke Gudang GUDANG Terima Bon Permintaan Bahan Baku dari Produksi Cek Identitas dan Kualitas Bahan Baku Buat Tanda Terima Barang Jadi Tunada Input Permintaan Bahan Baku ke Database

24 45 PPIC Start Penerimaan Order Buyer Buat Production Order Cek Database Persediaan Material Ada Yes User No Input Database Bahan Baku Pembuatan PPB PPB ( Pembelian ) Persetujuan Manager Pembelian Harga > Supplier PEMBELIAN Persetujuan Supervisor Pembelian Harga < ACCOUNTING PPB ( Accounting ) Persetujuan Supervisor GUDANG Terima Material Cek Identitas dan Kualitas Pembuatan TTB TTB Input ke Database Bahan Baku Gambar 4.8 Rancangan Model Proses Pembelian Secara Rinci

25 46 PPIC Start Keluarkan Order Produksi Buat Order Produksi Cek Persediaan Data Base Bahan Baku dan Barang Jadi Barang Jadi tersedia No. Yes Persetujuan Supervisor Produksi Pengiriman ke Customer Buat Perintah Kerja Buat Form Perintah Kerja PRODUKSI Terima Perintah Kerja Buat Bon Permintaan Bahan baku Persetujuan Supervisor Produksi Proses Produksi Finish Goods kirim ke gudang jadi Buat Form pengiriman barang jadi Persetujuan Pengriman Barang Jadi GUDANG Terima Bon Permintaan Bahan baku bahan baku Tersedia No Yes Cek Identitas dan Kualitas bahan baku Pembelian Bahan baku Buat Tanda Terima Permintaan Bahan baku Persetujuan Supervisor Input Permintaan Bahan baku Ke data base Terima Barang jadi ACCOUNTING Pembelian Bahan Baku Persetujuan Supervisor Gambar 4.9 Rancangan Model Proses Persediaan Secara Rinci

26 Perbandingan Antara Proses Yang Sedang Berjalan Dengan Rancangan Proses Baru Untuk membandingkan kinerja dari proses yang sedang berjalan dengan usulan proses yang baru pada reka ulang ini digunakan alat bantu yaitu PROCESS 2000 yang dibuat oleh Micrografx. Cara kerja dari alat bantu ini adalah dengan simulasi, dimana kita menginput alokasi sumber daya dan waktu untuk masingmasing proses. Hasil dari Simulasi yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel dibawah ini Tabel 4.7 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses Pembelian Departemen Proses Lama Usulan Proses Baru Persentase Perubahan USER / PPIC % PEMBELIAN % GUDANG ,33 % ACCOUNTING Total % Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa perbandingan total sumber daya manusia untuk aktivitas-aktivitas yang dipergunakan pada Proses Pembelian terjadi perbaikan sebesar 36.36%.

27 48 Tabel 4.8 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses Pembelian No. Deskripsi Proses Sekarang Rancangan Proses Baru Perbaikan 1 Total Sumber Daya % Manusia 2 Utilisasi 5.44% 14.41% % Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa utilisasi di Proses Pembelian Bahan baku terjadi perbaikan untuk masing-masing aktivitas sebesar 62.10%. Dimana dari total sumber daya Manusia terjadi pengurangan hingga 50%. Ini berarti dengan adanya Database untuk Sistem Informasi pada Proses Pembelian Bahan Baku sangat membantu efisiensi tenaga kerja dan waktu untuk Proses Pembelian Bahan Baku. Tabel 4.9 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses Persediaan Departemen Proses Lama Usulan Proses Baru Persentase Perubahan PRODUKSI /PPIC % GUDANG % ACCOUNTING % Total % Dari hasil perbandingan dengan menggunakan simulasi terlihat bahwa terjadi perbaikan untuk alokasi sumber daya manusia hingga 35 %.

28 49 Tabel 4.10 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses Persediaan No. Deskripsi Proses Sekarang Rancangan Proses Baru Perbaikan 1 Total Sumber Daya % Manusia 2 Utilisasi 7.11 % % % Setelah melakukan Reka Ulang maka diadaptkan hasil seperti terlihat pada tabel diatas bahwa utilisasi untuk Proses Persediaan Bahan Baku dan Barang Jadi terjadi perbaikan hingga 39,89 %. Ini menunjukkan bahwa Sistem Database Persediaan yang digunakan telah membantu Bagian Gudang, PPIC dan Produksi. 4.6 Perbandingan Waktu Yang Digunakan Tabel 4.11 Perbandingan Waktu Proses Pembelian Hasil Simulasi No. Deskripsi Proses Berjalan ( hari ) Rancangan Proses Baru (hari) Persentase Perubahan 1. Average cycle time % Untuk parameter yang digunakan untuk perbandingan waktu proses adalah waktu siklus rata-rata (average cycle time ), pada tabel 4.9 diatas didapatkan bahwa pada Proses Pembelian Bahan Baku waktu proses yang diperlukan adalah sebesar %. Simulasi ini memperlihatkan bahwa dengan dukungan Sistem Database di Proses Pembelian Bahan Baku maka koordinasi dan komunikasi antar Departemen dapat meningkatkan kinerja Departemen-Departemen yang berhubungan dengan proses pembelian Bahan Baku

29 50 Tabel 4.12 Perbandingan Waktu Proses Persediaan Barang Hasil Simulasi No. Deskripsi Proses Berjalan ( jam ) Rancangan Proses Baru (jam) Persentase Perubahan (%) 1. Average cycle time % Pada simulasi ini digunakan perbandingan waktu proses yaitu waktu siklus rata-rata (average cycle time) dapat dilihat bahwa pada Proses Persediaan Bahan baku terjadi perbaikan waktu sebesar 41.20%.