BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 39 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang Perusahaan PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang industri yang memproduksi dan mendistribusikan, serta menjual keramik, dengan merk utamanya adalah Essenza dan Inesa. Perusahaan yang tergabung dalam In-Group ini didirikan pada tahun 1994, sebagai anak perusahaan dari PT Intikeramik Alamasri Tbk. PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk., terletak di Kawasan Industri Palm Manis, Jln. Dumpit, Desa Ganda Sari, Kecamatan Jati Uwung, Tangerang, Indonesia. Dan berkantor pusat di Jalan Pangeran Jayakarta No. 133A, Jakarta Pusat. Perusahaan ini memiliki distributor di 4 negara, antara lain: Amerika Serikat, Australia, Singapura, dan Indonesia. Perusahaan yang tergabung dalam In-Group antara lain: PT. Intikeramik Alamasri Tbk., PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk., PT. Primanusa Citra Karya. Keramik Essenza dan Inesa adalah keramik yang berkualitas tinggi karena dibuat dari bahan baku pilihan, dengan proses pembuatan yang canggih dengan menggunakan teknologi modern. Sehingga menghasilkan keramik yang kuat, tidak mudah rapuh, dan tahan lama. Biasanya keramik Essenza digunakan untuk melengkapi pembangunan seperti gedung pusat perbelanjaan (mall), perkantoran, perguruan tinggi dan perumahan. 39

2 40 PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk. menggunakan sistem persediaan yang diberi nama WHMapping (Warehouse Mapping) untuk mengelola persediaan barang jadi di perusahaan. Sistem persediaan WHMapping ini juga diaplikasikan secara terintegrasi kepada semua perusahaan yang tergabung dalam In-Group. WHMapping merupakan suatu program yang mengkombinasikan fungsi gudang (Warehouse) dan pemetaan (Mapping) dari sistem sebelumnya yang masih terpisah. Dalam modul Warehouse, tersimpan informasi rinci tentang perusahaan-perusahaan yang berada dibawah In-Group dan data persediaan yang menjadi milik masing-masing perusahaan tersebut. Informasi persediaan yang terdapat dalam modul warehouse termasuk no identitas barang (ID), kuantitas, ukuran, merk (brand), warna, kualitas dan jenis persediaan tersebut. Dalam modul Mapping, tersimpan informasi yang berkaitan dengan lokasi persediaan (line) yang memberitahukan dimana letak persediaan tersebut berada, no identitas barang (ID), kuantitas, nomor area kerja (working area), dan dikelompok mana persediaan dikategorikan (palet penuh atau palet campur). Palet penuh adalah stok barang yang terdiri dari ukuran, jenis warna dan merk yang sama. Sedangkan palet campur adalah stok barang yang terdiri dari ukuran, jenis warna dan merk yang berbeda; hal ini terjadi karena adanya hasil produksi yang masuk dan permintaan barang keluar, yang tidak selalu sama dalam satu hari untuk ukuran, jenis warna, merk dan jumlahnya.

3 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Mengembangkan inovasi dan variasi dari produk keramik mereka. Kualitas dan kepuasan adalah janji perusahaan yang utama, sesuai dengan komitmen mereka untuk memasuki pasar dunia Misi Perusahaan Menghasilkan dan menyediakan keramik berkualitas superior, dengan memahami secara menyeluruh permintaan pasar yang tinggi dan terus berubah dari konsumen di seluruh dunia yang terus meningkat Tujuan Perusahaan Membuka lapangan pekerjaan dan mengurangi pengangguran. Meningkatkan kualitas produksi dan kepuasan pelanggan yang pada akhirnya akan meningkatkan perkembangan perusahaan untuk bersaing di pasar dunia. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk. memiliki beberapa departemen yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan, visi dan misi perusahaan. Struktur Organisasi perusahaan tergambar pada Gambar 3.1.

4 42 Board of Directors Committee Corporate Plan Advisor Marketing Purchasing Manufacturing Logistic R & D HRD & GA Finance & Acc. Product & Promotion Material Purchase QA & QC QA Plan PPIC Plan Engineering Maintenance Finished Good Workshop Product Design HRD GA Finance Accounting Technical Support Engine Purchase QC Prod. Ctrl Engineering IT MP / IC General Purchase Material Warehouse Industrial Engineering Prod I Prod II Prod III Body preparation Press Kiln Polish Keterangan: QA = Quality Assurance QC = Quality Control PPIC = Product Plan and Inventory Control MP / IC = Material Planning and Inventory Control R & D = Resources and Design HRD = Human Resources Development GA = General Affair Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan IT = Information Technology Sumber: PT. Internusa Keramik AlamasriTbk 42

5 Uraian Jabatan Dari struktur organisasi PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk., selanjutnya akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian: 1. Board of Directors (Dewan Direksi) - Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan dan kinerja perusahaan. - Bertanggung jawab secara langsung terhadap kelancaran jalannya perusahaan 2. Committee - Menyusun rancangan konsep yang terkait dengan kualitas manajemen, keamanan aset perusahaan, peningkatan kinerja, dan proses bisnis perusahaan. - Bertanggung jawab untuk memberikan masukan pada dewan direksi 3. Corporate Plan - Melakukan review manajemen secara berkala dan mendokumentasikannya - Bertanggung jawab dalam menyelenggarakan, mengendalikan siklus dari segi perencanaan dan pencapaiannya serta sebagai penghubung dengan distributor di dalam negeri maupun luar negeri. 4. Advisor - Memberikan saran yang dapat meningkatkan kinerja kegiatan operasional 5. Departemen Marketing - Melakukan perencanaan atas produk yang akan dijual dan mengatur segala kegiatan pemasaran - Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas pemasaran produk yang dihasilkan.

6 44 6. Departemen Purchasing - Bertanggung jawab terhadap hal pengadaan bahan baku dan barang baik untuk kebutuhan produksi maupun penunjang produksi. 7. Seksi Material Purchase - Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku untuk kebutuhan produksi keramik. 8. Seksi Engine Purchase - Bertanggung jawab terhadap pembelian mesin yang digunakan untuk produksi keramik. 9. Seksi General Purchase - Bertanggung jawab terhadap pembelian barang-barang umum diluar bahan material dan mesin, antara lain: seragam karyawan, alat tulis kantor, dan lain-lain. 10. Seksi MP / IC (Material Planning / Inventory Control) - Melakukan perhitungan permintaan pembelian bahan baku - Bertanggung jawab terhadap ketersediaan bahan baku, pemesanan dan proses entri penimbangan bahan baku 11. Seksi Material Warehouse - Bertanggung jawab dalam hal penerimaan dan pengeluaran bahan baku. 12. Seksi Production I (Body Preparation) - Melakukan persiapan bahan material yang akan dibentuk menjadi keramik. 13. Seksi Production II (Press) - Melakukan pembentukan keramik.

7 Seksi Production III (Kiln & Polish) - Melakukan pembakaran keramik yang sudah dibentuk dan memoles keramik menjadi indah. 15. Sub Departemen Finished Good - Menerima barang jadi dari bagian produksi - Menyimpan stok barang di gudang - Menyiapkan barang pesanan yang akan dikirim kepada pelanggan 16. Departemen R & D - Membuat desain produk. - Bertanggung jawab dalam hal pengembangan inovasi produk. 17. Sub Departemen Personalia (HRD) - Melakukan perekrutan, pengangkatan dan pemberhentian karyawan. 18. Sub Departemen General Affair (GA) - Bertanggung jawab mengatur stok barang yang tidak terpakai lagi karena barang rusak. 19. Sub Departemen Teknologi Informasi - Membuat, mengembangkan dan menjaga aplikasi yang ada di perusahaan - Bertanggung jawab atas software dan hardware yang ada di perusahaan 20. Departemen Finance & Accounting - Membuat pembukuan atas stok barang masuk dan keluar - Membuat invoice untuk pelanggan - Melakukan penagihan atas pembayaran kepada pelanggan - Bertanggung jawab dalam menentukan dana sesuai dengan kebutuhan - Bertanggung jawab dalam aktivitas perbankan

8 Sistem yang berjalan Uraian Proses Prosedur mutasi barang masuk (mutasi in) Prosedur barang masuk dimulai pada saat bagian gudang menerima barang hasil produksi dan dokumen hasil produksi yang telah diisi secara manual sebanyak 3 rangkap dari bagian produksi, dengan terlebih dahulu meletakkan barang tersebut di transit area. Kemudian bagian gudang melakukan pengecekan atas barang dan dokumen hasil produksi yang akan ditandatangani oleh bagian gudang. Setelah ditandatangani, dokumen hasil produksi rangkap 1 dan 2 didistribusikan ke operator gudang untuk melakukan peng-input-an ke dalam komputer sedangkan dokumen hasil produksi rangkap 3 tetap menempel di barang. Berdasarkan dokumen hasil produksi tersebut, operator gudang membuat dokumen mutasi barang masuk (mutasi in) sebanyak 2 rangkap yang kemudian dilakukan pengecekan ulang oleh supervisor gudang atas kesesuaian antara barang masuk, dokumen hasil produksi dan dokumen mutasi barang masuk yang dibuat. Jika sudah sesuai, dokumen tersebut ditandatangani. Selanjutnya petugas di gudang akan mengalokasikan barang pada tempat yang sudah ditentukan berdasarkan daftar pengalokasian barang (picking in list) dan mengisi kartu persediaan yang tersedia pada masingmasing line yang bersangkutan di gudang. Berdasarkan picking in list operator gudang akan melakukan proses pengalokasian barang ke dalam sistem dan konfirmasi alokasi barang untuk dilakukan update lokasi barang (line).

9 47 Bagian gudang akan mengarsip dokumen mutasi barang masuk rangkap 1, dokumen hasil produksi rangkap 2 dan picking in list. Sedangkan bagian produksi akan mendapatkan kembali dokumen hasil produksi rangkap 1 dan dokumen mutasi barang masuk rangkap 2. Prosedur mutasi barang keluar (mutasi out) Prosedur mutasi barang keluar dimulai pada saat bagian gudang menerima dokumen delivery order sebanyak 5 rangkap dari bagian penjualan, kemudian diproses oleh operator gudang untuk konfirmasi barang keluar pada sistem (stock out), yang menghasilkan dokumen internal berupa dokumen mutasi barang keluar (mutasi out) sebanyak 2 rangkap. Sebelum stok barang dikeluarkan dari gudang, operator gudang menentukan dari lokasi line mana stok barang tersebut akan diambil (picking out), dokumen mutasi barang keluar dan dokumen delivery order akan ditandatangani oleh supervisor gudang, dan berdasarkan dokumen-dokumen tersebut operator gudang akan melakukan konfirmasi pemindahan stok barang (confirm picking out) pada sistem. Selanjutnya petugas gudang akan mengecek dan memindahkan barang ke working area sebelum dikirim. Kemudian dokumen delivery order ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang, antara lain supervisor gudang, petugas gudang, petugas keamanan, dan supir ekspedisi; yang akan dilampirkan sebagai konfirmasi barang keluar dari gudang untuk dilakukan pengiriman ke pelanggan; kecuali dokumen delivery order rangkap 5 dan dokumen mutasi barang keluar rangkap 2 diarsip oleh bagian pencatatan data di gudang, sedangkan

10 48 dokumen barang keluar rangkap 1 akan diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian pencatatan data ini akan menghitung jumlah insentif (bonus) yang akan diterima oleh supir yang bertugas. Dokumen delivery order sebanyak 4 rangkap bersama dengan barang akan diserahkan ke bagian pengiriman yang kemudian akan ditandatangani oleh pelanggan setelah barang diserahkan. Pelanggan mendapatkan dokumen delivery order rangkap 4 dan pihak ekspedisi (pengiriman) akan mendapatkan dokumen delivery order rangkap 3. Setelah pengiriman dilakukan, supir ekspedisi menyerahkan kembali dokumen delivery order rangkap 1 dan 2 yang sudah ditandatangani pelanggan ke bagian gudang. Dokumen delivery order yang diterima oleh bagian gudang digunakan untuk melakukan proses konfirmasi pada sistem tentang tanggal dan waktu pengiriman selesai dilaksanakan (back delivery order). Setelah proses back delivery order, dokumen delivery order rangkap 1 diserahkan kepada bagian akuntansi untuk pencatatan lebih lanjut sedangkan dokumen delivery order rangkap 2 diarsip oleh bagian gudang.

11 49 Fungsi yang terkait dengan prosedur persediaan barang jadi, antara lain: 1. Bagian Penjualan Bertanggung jawab untuk menerima pesanan barang oleh pelanggan, baik dalam kota, luar kota, maupun luar negeri; dan membuat dokumen delivery order yang akan diteruskan ke bagian gudang untuk dilakukan pengiriman. 2. Bagian Produksi Bertanggung jawab untuk memproduksi barang dengan kualitas yang diinginkan oleh perusahaan. 3. Bagian Gudang Bertanggung jawab untuk menerima, menempatkan atau menyimpan, dan menyiapkan stok barang untuk dikirimkan kepada pelanggan. 4. Bagian Pengiriman Bertanggung jawab untuk melakukan pengiriman stok barang sesuai dengan yang tercantum di delivery order dan menyerahkan kembali dokumen delivery order kepada bagian gudang setelah pengiriman selesai dilakukan. 5. Bagian Akuntansi Bertanggung jawab untuk membuat pembukuan atas stok barang yang masuk dan keluar dalam satuan nominal (jurnal), membuat invoice untuk pelanggan, dan melakukan penagihan atas pembayaran kepada pelanggan.

12 50 Dokumen yang digunakan dalam prosedur persediaan barang jadi, antara lain: 1. Dokumen hasil produksi Digunakan sebagai dokumen pengantar hasil produksi dari pabrik yang dilampirkan pada stok barang yang akan dimasukkan ke gudang. Pada dokumen ini tercantum kode barang, model barang, kode batch, kualitas, jenis warna dan jumlah barang hasil produksi yang diserahkan ke gudang. 2. Dokumen mutasi barang masuk (mutasi in) Digunakan untuk memberikan informasi barang yang masuk ke gudang. Pada dokumen ini tercantum kode barang, deskripsi barang yang tercantum, dan jumlah barang yang bersangkutan. 3. Dokumen mutasi barang keluar (mutasi out) Digunakan untuk memberikan informasi barang yang keluar dari gudang. Pada dokumen ini tercantum alamat pelanggan, kode barang, deksripsi barang yang tercantum, dan jumlah barang yang bersangkutan. 4. Dokumen Delivery Order (DO) Digunakan sebagai bukti pesanan barang oleh pelanggan dan juga sebagai surat jalan untuk mengirimkan barang pesanan kepada pelanggan. Pada dokumen ini tercantum alamat pelanggan, kode barang, deksripsi barang yang tercantum, dan jumlah barang yang bersangkutan.

13 Diagram dari proses yang berjalan Prosedur mutasi barang masuk dan mutasi barang keluar digambarkan dalam bentuk flowchart pada Gambar 3.2 dan Gambar 3.3. PROSEDUR MUTASI BARANG MASUK (MUTASI IN) Gambar 3.2. Prosedur mutasi barang masuk

14 52 PROSEDUR MUTASI BARANG MASUK (MUTASI IN) Gambar 3.2. Prosedur mutasi barang masuk

15 53 PROSEDUR MUTASI BARANG MASUK (MUTASI IN) Gambar 3.2. Prosedur mutasi barang masuk

16 54 PROSEDUR MUTASI BARANG KELUAR (MUTASI OUT) Bagian Gudang Gambar 3.3 Prosedur mutasi barang keluar 54

17 55 PROSEDUR MUTASI BARANG KELUAR (MUTASI OUT) Gambar 3.3 Prosedur mutasi barang keluar 55

18 56 PROSEDUR MUTASI BARANG KELUAR (MUTASI OUT) Gambar 3.3 Prosedur mutasi barang keluar

19 57 PROSEDUR MUTASI BARANG KELUAR (MUTASI OUT) Gambar 3.3 Prosedur mutasi barang keluar

20 Aplikasi yang digunakan Sistem aplikasi yang dibahas dalam skripsi ini adalah Warehouse Mapping 2002, yang dirancang dan dikembangkan oleh divisi Teknologi Informasi, dengan memakan waktu lebih kurang 3 tahun. Software aplikasi yang digunakan perusahaan ini adalah Visual Basic 6.0, dengan sistem database menggunakan Microsoft SQL 2000 dan penghubung jaringan (connectivity) ADO (Active Data Object). Untuk dapat mengoperasikan sistem informasi yang berjalan dalam perusahaan, spesifikasi minimum komputer pengguna sistem adalah Sistem Operasi Windows XP dan Windows 98. Sistem persediaan barang jadi yang berjalan juga menggunakan sistem security yang membatasi akses user. Proses pemakaian (user manual) dari aplikasi Berikut ini akan dijelaskan proses pemakaian aplikasi sistem informasi persediaan barang jadi pada PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk.

21 59 User Login Interface Gambar 3.4 Menu login akan tampil pertama kali pada saat user membuka program aplikasi Warehouse Mapping 2002 (WHMapping 2002). Menu ini digunakan untuk meng-otorisasi user yang akan melakukan akses ke dalam sistem yang berjalan. User harus memasukkan user name dan password mereka pada kolom yang tersedia. Jika user name dan password mereka terdaftar dalam database user perusahaan, maka user dapat akses ke dalam menu selanjutnya.

22 60 Main Menu Interface Gambar 3.5 Menu utama akan muncul setelah user berhasil melakukan login. Terdapat beberapa menu yang dapat diakses lebih lanjut oleh user, antara lain: Maintain, Transaction, List, Report, System dan Windows. Masing-masing menu memiliki sub menu yang dapat diakses oleh user yang mempunyai otoritas. Pada bagian bawah layar, terdapat rincian informasi tentang user dan bagian yang menunjukkan nama database, username, pesan, serta waktu dan tanggal pada sistem.

23 61 Maintain Menu Interface Gambar 3.6 Pada menu Maintain terdapat sub menu yang menjelaskan mengenai merk (brand table), jenis barang (type table), produk yang dihasilkan (product table), warna barang (colour table), ukuran barang (size table), kualitas barang (quality table), data semua persediaan (master stock), (product range), kota (city), data pelanggan (customer), perusahaan (company), supir (drivers), jenis mutasi (mutasi type), jenis pesanan (booking type), (miscellaneous type), lokasi barang yang ada (line group), line dan daftar hari libur (holiday table). Sub menu di atas dapat ditambah, di-update, atau dihapus oleh user yang memiliki akses langsung pada sistem, yang selanjutnya akan tersimpan dalam database.

24 62 Transaction Menu Interface Gambar 3.7 Pada menu Transaction terdapat sub menu yang berisi tabel-tabel untuk melakukan transaksi yang berhubungan dengan persediaan dan pemetaan barang di gudang, seperti penambahan barang masuk (stock in), penetapan line barang di gudang (picking in), konfirmasi penetapan line barang di gudang (confirm picking in), line yang sudah di-confirm (display picking), transaksi untuk pemesanan barang (booking transaction), update pemesanan barang (update book transaction), pengeluaran barang dari gudang (stock out), pengeluaran barang dari gudang bertahap (split stock out), menahan stok (block stock), melepaskan stok yang sebelumnya ditahan (release stock), memindahkan barang ke working area (transfer to working area), pengeluaran barang dari line di gudang (picking out), konfirmasi pengeluaran barang dari line di gudang (confirm picking out), transaksi

25 63 koreksi barang lain-lain (miscellaneous transaction), pemindahan kepemilikan barang (allocation company), perpindahan barang dari line satu ke lainnya (transfer line), perpindahan barang dari working area (transfer from working area), mencari stok barang yang ada di gudang (stock search), memperlihatkan semua stok yang ada di gudang (stock view), status stok (stock status), daftar line (line list), export to excel (pemindahan data ke excel untuk diproses dalam pembuatan laporan lain), rule opname (peraturan opname), listing opname (daftar opname), input opname, finishing opname (opname yang sudah selesai). List Menu Interface Gambar 3.8

26 64 Pada menu List terdapat sub menu yang berisi tabel seperti, daftar barang masuk (stock in list), daftar transaksi lain-lain (miscellaneous list), daftar pesanan barang (booking list), daftar barang keluar (stock out list). Report Menu Interface Gambar 3.9 Pada menu Report terdapat sub menu yang berisi berbagai jenis laporan yang dihasilkan oleh sistem berdasarkan input yang dilakukan seperti, laporan barang masuk (stock in), laporan penetapan barang masuk ke line di gudang (picking in), picking, laporan pemesanan barang (booking), laporan pemesanan barang sesuai jenis (booking by booktype), laporan transaksi permintaan barang harian (daily transaction out), laporan konfirmasi pengiriman barang (back D.O), laporan status pengeluaran barang keluar (stock out status), laporan status pengeluaran barang keluar yang rinci (stock out detail status), laporan ringkasan pengeluaran barang keluar (stock

27 65 out summary), laporan pemblokiran barang (block stock), laporan pelepasan barang yang sebelumnya diblokir (release stock), laporan perpindahan barang dari gudang ke working area (transfer to WA), laporan pengeluaran barang dari line di gudang (picking out), laporan transaksi lain-lain (miscellaneous), perpindahan barang antar perusahaan (allocation company), laporan perpindahan barang pada line (transfer line), laporan perpindahan barang dari working area (transfer from WA), laporan kartu stok (stock card), laporan stok yang ada sekarang (stock current), laporan perpindahan stok (stock movement), laporan posisi stok yang ada di gudang (stock position), laporan ringkasan stok (stock summary), laporan line stok secara lengkap (line stock report). System Menu Interface Gambar 3.10

28 66 Pada layar aktif System terdapat sub menu yang berisi table user yang menggunakan aplikasi (user table), database yang dapat diakses (database permission), dan perubahan password oleh user (change password). Exit Menu Interface Gambar 3.11 Pada menu Exit terdapat sub menu yang berisi pilihan keluar dari aplikasi Warehouse Mapping (exit from application) atau log off.

29 67 Windows Menu Interface Gambar 3.12 Pada menu Windows, terdapat nama windows yang sedang berjalan, user dapat memilih nama windows untuk melihat tampilannya.

30 68 Stock In Transaction Gambar 3.13 Tampilan ini digunakan untuk melakukan proses penginputan transaksi barang yang masuk ke gudang berdasarkan nama perusahaan yang user pilih (klik company) maka secara otomatis nama supplier dan alamat terisi, jenis stok barang (movement type), keterangan yang menjelaskan jenis stok barang (description), nomor dokumen barang masuk (stock in no.), kemudian mengisi kode barang, kode shading, keterangan, jumlah dan status yang tertera pada dokumen hasil produksi, kemudian klik SAVE untuk menyimpan data, klik NEW untuk membuat data baru, klik UPDATE untuk pegupdate-an data stok, DELETE untuk menghapus data yang telah tersimpan, CANCEL untuk membatalkan penginputan data, FIND untuk mencari data stok yang diinginkan, dan CLOSE untuk menutup tampilan stock in transaction dan kembali ke main menu.

31 69 Picking In Gambar 3.14 Tampilan Picking In berfungsi untuk menetapkan line stok barang yang dikehendaki. Untuk melakukan proses picking in, setelah membuka menu Picking In user harus memasukkan nomor yang didapat dari proses stock in, setelah data transaksi ditemukan, maka akan dilakukan penetapan line stok barang. Nomor line harus diisi dengan lengkap, baik dengan cara memilih dari line yang ada atau langsung menetapkan line yang dikehendaki. Kemudian lakukan pengisian pada kolom nama line dan kuantitas stok barang. Jika kapasitas line tidak mencukupi jumlah stok yang masuk, user dapat mencari line lain yang mencukupi. Setelah selesai, data transaksi disimpan.

32 70 Confirm Picking In Gambar 3.15 Tampilan ini berfungsi untuk melakukan konfirmasi bahwa semua stok barang dapat dipindahkan ke line yang telah ditentukan. Setelah semua nomor mutasi barang masuk telah ditetapkan linenya, user harus melakukan konfirmasi sebelum semua stok barang dapat dipindah ke line yang ditentukan. Konfirmasi picking in ini dapat dilakukan secara otomatis ataupun manual. Untuk melakukan proses picking in secara otomatis, pada akhir proses picking in, user dapat menentukan pilihan untuk melakukan konfirmasi secara otomatis dengan memasukkan nama operator dan catatan untuk konfirmasi otomatis. Untuk melakukan proses picking in secara manual, pada layar menu utama user harus memilih menu Transaction dan sub menu Confirm Picking

33 71 In. Cari data transaksi yang ingin dikonfirmasi, lalu masukkan nama operator yang melakukan konfirmasi dan tekan tombol perintah Confirm. Stok barang selanjutnya akan dialokasikan ke line yang ditentukan. Stock Out Transaction Gambar 3.16 Tampilan ini digunakan untuk melakukan proses penginputan transaksi barang yang keluar dari gudang Pada tampilan ini user dapat mencari data stock out yang diinginkan dengan menggunakan tombol perintah Find dan dapat melakukan pengeluaran barang dengan melengkapi data satu atau lebih transaksi pengeluaran barang yang diinginkan dan melakukan konfirmasi dengan menekan tombol perintah Conf. Deliv (confirm delivery).

34 72 Picking Out Gambar 3.17 Tampilan Picking Out berfungsi untuk menetapkan line stok barang yang akan dikirim ke pelanggan. User harus memasukkan data kode Stock Out ID yang didapat dari proses Stock Out, lalu user dapat menekan tombol perintah Find untuk menemukan line yang menyediakan barang pesanan tersebut.

35 73 Confirm Picking Out Gambar 3.18 Tampilan ini berfungsi untuk melakukan konfirmasi bahwa semua stok barang dapat dipindahkan dari area kerja (working area). Pada tampilan ini, setelah memasukkan Stock Out ID dan menemukan data barang yang diinginkan, operator memasukkan nama dan melakukan konfirmasi picking out dengan menekan tombol perintah Confirm.

36 74 Miscellaneous Transaction Gambar 3.19 Tampilan ini berfungsi untuk mengisi data yang transaksi perpindahan barang dari atau ke gudang yang tidak termasuk dalam transaksi barang masuk atau barang keluar (transaksi lain-lain). Contoh jenis transaksi lain-lain, meliputi: Perubahan shading barang masuk atau barang keluar. Koreksi barang masuk atau barang keluar. Pengembalian barang dari pelanggan. Barang rusak Barang dijadikan contoh (sampel)

37 75 Stock Search Gambar 3.20 Tampilan ini berfungsi untuk melakukan pencarian stok barang yang tersedia di gudang. Stock search dilakukan untuk mengalokasikan nomor line stok dan memeriksa jumlah stok yang tersedia pada line tersebut, melihat apakah pada line tersebut terdapat jumlah stok yang memadai untuk memenuhi permintaan pengeluaran barang.

38 76 Stock View Gambar 3.21 Tampilan ini berfungsi untuk membantu user mengetahui jumlah kuantitas dan status stok barang yang ada di dalam gudang. Dengan menggunakan menu Stock View, user dapat memeriksa kuantitas dan status stok barang yang ada di dalam gudang. Status yang barang yang tercantum di dalam menu Stock View, antara lain : On Hand : Jumlah barang yang tersedia di gudang. Booking : Jumlah barang yang telah dipesan. Avail to Book : Jumlah barang yang tersedia untuk dipesan. Unallocation : Jumlah barang yang belum ditempatkan pada area pemetaan.

39 77 Sold : Jumlah barang yang sudah terjual. Block : Jumlah barang yang sudah di-booking. Transfer to Working Area Gambar 3.22 Tampilan ini berfungsi untuk meng-input data perpindahan barang dari line di gudang ke area kerja (working area). Untuk melakukan transfer ke area kerja, user dapat menekan tombol perintah New untuk membuat transaksi perpindahan yang baru dan mengisi data yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, stok barang akan dipindahkan secara fisik ke area kerja (working area).

40 78 Transfer from Working Area Gambar 3.23 Tampilan ini berfungsi untuk meng-input data perpindahan barang dari area kerja ke line di gudang. Untuk melakukan transfer dari area kerja, user dapat menekan tombol perintah New untuk membuat transaksi perpindahan yang baru dan mengisi data yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, stok barang akan dipindahkan secara fisik dari area kerja (working area).

41 79 Booking Report Form Gambar 3.24 Formulir tampilan layar ini digunakan untuk menampilkan laporan pemesanan barang berdasarkan nomor booking, tanggal booking, merk, nama perusahaan, stock ID dan status atau keadaan barang yang dipesan yang dapat dicetak sesuai kebutuhan user.

42 80 Misscellaneous In Report Gambar 3.25 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan koreksi barang masuk perusahaan dikarenakan transaksi lain-lain (misscellaneous transaction), dari tanggal yang telah ditentukan oleh user, jenis dan kualitas, dan status atau keadaan barang apakah open, closed, atau siap di ambil kembali atau dipindahkan ke gudang.

43 81 Misscellaneous Out Report Gambar 3.26 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan koreksi barang keluar perusahaan dikarenakan transaksi lain-lain (misscellaneous transaction), dari tanggal yang telah ditentukan oleh user, tipe dan kualitas, dan status atau keadaan barang apakah open, closed, atau siap di ambil kembali atau dipindahkan ke gudang.

44 82 Transfer to Working Area Report Gambar 3.27 Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan stok barang yang dipindahkan dari line ke working area untuk persiapan sebelum pengiriman. Laporan yang dihasilkan meliputi nomor line asal, nomor stok barang, deksripsi barang, nomor working area, tanggal pemindahan, inisial petugas, jumlah barang.

45 83 Transfer from Working Area Report Gambar 3.28 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan stok barang yang dipindahkan dari working area ke line yang telah ditentukan. Biasanya kegiatan ini dilakukan untuk merapikan stok barang. Laporan yang dihasilkan meliputi nomor line tujuan, nomor stok barang, deksripsi barang, nomor working area asal, tanggal pemindahan, inisial petugas, jumlah barang.

46 84 Stock In Report Gambar 3.29 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan barang masuk berdasarkan perusahaan pemilik barang, periode barang masuk, tipe barang masuk dan status atau keadaan barang yang ada di gudang yang dapat ditampilkan atau dicetak menurut stock in ID, refference ataupun pemasok.

47 85 Picking In List Report Gambar 3.30 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan daftar keterangan barang perusahaan dan lokasi barang berdasarkan status atau keadaan yang sepenuhnya telah dipindahkan ke gudang, hanya sebagian atau barang tersebut telah siap untuk dapat dijual. Nomor lokasi barang akan selanjutnya ditulis secara manual oleh petugas gudang di lapangan.

48 86 Picking In Report Gambar 3.31 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan peletakan barang dan spesifikasinya yaitu jenis pemindahan, periode laporan, stock in ID, keterangan, operator yang melakukan proses picking in, dan status atau keadaan barang seluruhnya baik yang open atau closed.

49 87 Stock Out Status Report Gambar 3.32 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan stok barang yang akan dikeluarkan untuk dikirim ke pelanggan. Status yang tercantum adalah barang siap untuk dipindahkan atau barang sudah dipindahkan atau barang sudah keluar dari gudang atau barang sudah dikirim ke pelanggan.

50 88 Detail Stock Out Status Report Gambar 3.33 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan stok barang yang dikeluarkan untuk dikirim ke pelanggan secara rinci. Laporan yang ditambahkan adalah status apakah stok barang tersebut sudah dipindahkan atau belum.

51 89 Daily Transaction Out Report Gambar 3.34 Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan barang yang keluar setiap hari. Laporan yang dihasilkan meliputi nomor stok barang, nama stok barang, nama pemesan, tujuan pengiriman, tanggal pemindahan, tanggal barang keluar dari gudang, dan jumlah barang dan status barang.

52 90 Picking Out Report Gambar 3.35 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan pemindahan barang dan spesifikasinya yaitu jenis pemindahan, periode laporan, stock in ID, keterangan, operator yang melakukan proses picking out, dan status barang baik yang open atau closed

53 91 Picking Out List Report Gambar 3.36 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan daftar barang dan lokasi barang berdasarkan status atau keadaan barang yang akan dipindahkan, apakah semua, hanya sebagian, atau barang siap untuk dipindahkan (open). Nomor lokasi barang akan selanjutnya ditulis secara manual oleh petugas gudang di lapangan.

54 92 Stock Out Summary Report Gambar 3.37 Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan total jumlah barang yang keluar secara ringkas, dibedakan sesuai dengan nomor stok barang dan nama stok barang. Laporan yang dihasilkan meliputi nomor stok barang, nama stok barang, dan jumlah stok barang

55 93 Back Delivery Order Report Gambar 3.38 Tampilan ini digunakan untuk menampilkan laporan back delivery order yang berisi informasi stok barang yang sudah selesai dikirim kepada pelanggan. Data yang harus diisi antara lain: nama perusahaan, periode, jenis penjualan (luar kota atau dalam kota atau luar negeri).

56 94 Stock Card Gambar 3.39 Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan kartu persediaan yang berisi tanggal, nomor stok barang, jenis, deskripsi, jumlah masuk, jumlah keluar, jumlah selisih.

57 95 Mapping Stock Movement Report Gambar 3.40 Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan perpindahan stok barang di gudang yang berisi nomor stok barang dan periode perpindahan.

58 96 Stock Summary Report Gambar 3.41 Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan rangkuman stok barang yang ada pada saat laporan ini ditampilkan.