57 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Pengumpulan Data 4.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Inkoasku merupakan salah satu perusahaan industri otomotif yang bergerak dalam bidang Wheel Rim Manufakturing. Berdiri pada tahun 1984 dengan nama Inkoasku Group. Kemudian pada tahun 1992 menjadi PT. Inkoasku dan tergabung dalam manajemen Triputra Group. 4.1.2. Komitmen Manajemen, Kebijakan Kualitas, Sasaran Kualitas dan Strategi Perusahaan Komitmen Manajemen 1. Manajemen PT. Inkoasku merealisasikan kebijakan kualitas, strategi sesuai dengan tugas tanggung jawab masing-masing bagian. 2. Manajemen PT. Inkoasku menyediakan sarana dan prasarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mendukung terlaksananya sistem mutu. 3. Manajemen PT. Inkoasku melakukan evaluasi terhadap penerapan mutu sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun.
58 4. Manajemen PT. Inkoasku melakukan improvement terhadap penerapan sistem manajemen mutu. Kebijakan Kualitas Pimpinan beserta seluruh staff dan karyawan PT. Inkoasku telah sepakat untuk mengembangkan kualitas secara berkesinambungan, sehngga kualitas yang dihasilkan oleh perusahaan berfungsi dengan baik dan mempunyai daya saing yang tinggi dalam memenuhi kepuasan pelanggan. Dalam mengembangkan kualitas, maka perusahaan berusaha untuk mengadakan pembinaan terhadap seluruh Sumber Daya Manusia, agar selalu memperhatikan kualitas hasil kerjanya dan berusaha menjaga sistem manajemen kualitas perusahaan, sehingga tepat waktu merupakan kewajiban yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Motto : Dengan teknologi tepat guna PT. Inkoasku menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan persyaratan pelanggan, tepat waktu dan penggunaan biaya yang efektif serta efisien untuk kepuasan pelanggan. Sasaran Kualitas 1. Memelihara reputasi kualitas produk Pelek, dan pelayanan purna jual Pelek dengan menurunkan jumlah keluhan pelanggan 17% menjadi 12%. 2. Mengujungi dan konseling dengan customer paling sedikit satu kali dalam satu tahun untuk meninjau kualitas produk khususnya di wilayah Kota Jakarta dan sekitarnya.
59 3. Melakukan standarisasi proses setiap unit kerja untuk memenuhi target produksi pelek pertahun. Strategi 1. Menjaga ketersediaan alat ukur dan alat uji serta alat bantu produksi. 2. Melakukan pengujian terhadap komponen yang diterima dari pemasok. 3. Mengadakan pelatihan terhadap seluruh karyawan untuk lebih memahami proses produksi yang dijalani. 4. Memelihara sistem manajemen kualitas yang mengacu kepada standard ISO 9001-2000. 5. Menjaga lingkungan kerja agar memenuhi budaya kerja 5K (Keteraturan, Kerapihan, Kebersihan, Kelestarian, Kedisplinan). 4.1.3. Tanggung Jawab dan Wewenang 1. Direktur Utama a. Bertanggung jawab dan melakukan evaluasi seluruh sistem dan manajemen perusahaan. b. Mengembangkan perusahaan. 2. Direktur Operasional a. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penjualan dan purna jual. b. Mengelola dan mengatur sumber daya dan anggaran termasuk personil yang terlibat di Divisi Operasional. Departemen Pemasaran & Ekspedisi a. Bertanggung jawab untuk memasarkan dan mengirim produk ke pelanggan.
60 b. Menampung pesanan dan keluhan pelanggan. Departemen Service & Maintenance a. Menindaklanjuti keluhan pelanggan. b. Memperbaiki kerusakan mesin dan tools yang mengalami kerusakan di workshop dep. Service & maintenance PT. Inkoasku. 3. Direktur Teknik I a. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kerja yang berkaitan dengan penelitian dan perencanaan produk baru, produksi, gudang dan pengembangan produk. b. Mengelola dan mengatur sumber daya termasuk personil yang terlibat di Divisi Teknik I. c. Melakukan evaluasi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan tugas dan wewenang divisi teknik I. Departemen Litbang a. Merencanakan dan melakukan proses perancangan dan pengembangan produk. b. Melakukan evaluasi dan meningkatkan kehandalan produk pelek yang telah diproduksi. Departemen Gudang Bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan, dan pemeliharaan bahan baku, bahan penolong, dan barang jadi. Departemen Produksi Bertanggungjawab atas pelaksanaan proses produksi.
61 4. Direktur QA a. Bertanggung jawab untuk menentukan stardard kualitas produk. b. Melakukan evaluasi terhadap standard kualitas produk dan proses QC. Departemen QC Bertanggung jawab atas pelaksanaan proses inspeksi dan pengujian produk dan bahan baku. 5. Direktur Umum a. Bertanggung jawab untuk hal-hal yang bersifat pelayanan umum, menyangkut dukungan kepada divisi-divisi lain. b. Mengelola dan mengatur sumberdaya termasuk personil yang terlibat di Divisi Umum. c. Mengevaluasi hal-hal yang berkaitan dengan tugas dan wewenag divisi umum. 6. Wakil Manajemen Perusahaan menunjuk wakil manajemen untuk menjamin pelaksanaan penerapan sistem manajemen kualitas. Tanggung jawab dan wewenangnya adalah : a. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen kualitas ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara. b. Melaporkan kepada direktur utama tentang kinerja sistem manajemen kualitas dan kebutuhan untuk perbaikan. c. Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan ke seluruh karyawan PT. Inkoasku.
62 Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Umum Wakil Manajemen Direktur Teknik II Direktur QA Direktur Teknik I Direktur Operasional Departemen : QC Departemen : Litbang Gudang Produksi Departemen : Pemasaran & Ekspedisi Repair & Maintenance Gambar 4.1 Struktur Organisasi 4.1.4. Komunikasi Internal dan Tinjauan Manajemen Komunikasi Internal PT. Inkoasku melakukan komunikasi internal di perusahaan melalui rapat tinjauan manajemen dan rapat internal divisi masing-masing yang diselengarakan untuk mengevaluasi keefektifan sistem manajemen kualitas. Tinjauan Manajemen Direktur Utama dan staff direksi bertanggung jawab untuk meninjau sistem manajemen kualitas perusahaan paling sedikit satu kali dalam satu tahun untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya terus berlanjut.
63 Tinjauan manajemen tersebut mencakup penilaian peluang perbaikan dan keperluan akan perubahan pada sistem manajemen kualitas, termasuk kebijakan kualitas dan sasaran kualitas. Masukan tinjauan manajemen PT. Inkoasku : 1. Hasil audit internal 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses dan kesesuaian produk 4. Status tindakan preventif dan tindakan korektif 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu 6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen kualitas 7. Saran-saran untuk perbaikan Keluaran tinjauan manajemen PT. Inkoasku 1. Perbaikan proses dan keefektifan sistem manajemen mutu 2. Perbaikan produk berkaitan persyaratan pelanggan 3. Pemenuhan sumber daya yang disyaratkan 4.1.5. Proses Bisnis Departemen pemasaran menerima pesanan barang dari pelanggan. Jika pesanan barang tersebut merupakan barang baru, maka departemen pemasaran menginformasikan ke departemen litbang untuk ditindaklanjuti. Kemudian departemen litbang melakukan kajian terhadap spesifikasi teknik yang diajukan pelanggan. Selanjutnya departemen litbang melakukan proses desain. Dokumentasi hasil desain didistribusikan ke departemen gudang dan produksi sebagai acuan untuk proses produksi. Jika pesanan pelanggan merupakan barang standard, maka departemen pemasaran membuat job order ke departemen produksi. Departemen produksi
64 mengajukan permintaan komponen dan bahan penolong lainnya ke departemen gudang dan pemebelian sesuai job order dari departemen pemasaran. Departemen gudang melakukan proses pembelian kepada pemasok yang ditunjuk. Barang yang diterima dari pemasok terlebih dahulu di inspeksi sesuai dengan jenis dan spesifikasi yang dibutuhkan. Untuk barang yang tidak memenuhi spesifikasi, maka departemen gudang akan mengembalikan ke pemasok atau membuangnya. Departemen gudang menyerahkan komponen dan bahan penolong lainnya ke departemen produksi. Departemen produksi (stamping,assembling, painting, dan packing) melakukan proses produksi yang mengacu pada dokumen dari departemen litbang. Departemen produksi (setting awal dan setting akhir) melakukan setting dan pengujian serta trouble shooting terhadap pelek yang telah diassembling. Jika terdapat ketidaksesuaian dalam produksi, maka bagian setting akan mengembalikannya ke bagian sebelumnya untuk diperbaiki. Barang yang selesai disetting diserahkan ke departemen QC. Departemen QC melakukan inspeksi dan pengujian akhir. Jika tidak lolos uji maka dikembalikan ke departemen produksi ke departemen produksi untuk di-rework. Barang yang telah di-qc akhir, diserahkan ke Unit Packing melakukan proses pengepakan yang kemudian diserahkan ke departemen gudang. Departemen melakukan proses penyimpanan barang Distribusi ke pelanggan dilakukan oleh unit Ekspedisi. Departemen pemasaran menerima keluhan pelanggan. Jika terjadi kerusakan pada pelek, maka bagian pemasaran akan menginformasikan ke departemen sevice & maintenance. Departemen service & maintenance melakukan proses pengecekan dan perbaikan.
65 PELANGGAN SERVICE & MAINTENANCE PEMASARAN & EKSPEDISI LITBANG baru R E I L P P U S GUDANG INSPEKSI BAHAN BAKU PRODUKSI standard INSPEKSI ( QC) PACKING / PENYIMPANAN Gambar 4.2 Proses Bisnis 4.1.6. Proses Produksi Proses produksi pelek ini, secara garis besar sebagai berikut : 1. Bagian gudang dan pembelian menyiapkan kebutuhan komponen dan bahan penolong sesuai dengan rencana, kemudian kordinator bagia-bagian proses produksi akan mengambil komponen dan bahan penolong sesuai dengan bagiannya yaitu : Material, stoper, karton box, kemudian kordinator-kordinator
66 terkait melakukan pengecekan dan penghitungan jumlah komponen dan bahan penolong sesuai dengan daftar pemenuhan komponen paket. 2. Personil bagian stamping, melakukan perakitan komponen dan bahan penolong sesuai dengan instruksi kerja masing-masing bagian, kemudian hasil produksi tersebut diperiksa oleh kordinator masing-masing bagian setelah proses. 3. Bagian assyembling melakukan penyatuan proses dari masing-masing part hingga menjadi pelek. 4. Bagian QC akhir melakukan pengecekan akhir terhadap pelek sebelum di packing. 5. Bagian packing melakukan pengepakan pelek berdasarkan standar packing masing-masing customer yang selanjutnya diserahkan kepada bagian Gudang. Penyerahan dilengkapi dengan formulir serah terima barang. 4.1.7. Mengidentifikasikan Alternatif Supplier Untuk memenuhi kebutuhan akan bahan baku PT. Inkoasku hanya mempunyai dua supplier, yaitu PT. Logam Menara Murni dan PT. Gemala Sarana Upaya. 4.1.8. Mengidentifikasikan Kriteria-kriteria Pemilihan Supplier Kriteria, subkriteria, sub-subkriteria dan juga rating level yang digunakan dalam pemilihan supplier di PT. Inkoasku ini adalah sebagai berikut :
67 4.1.8.1. Kriteria 1. Kualitas Kriteria ini berkaitan dengan kapabilitas supplier dalam memenuhi spesifikasi produk yang dipesan, kemampuan proses produk tersebut serta usaha perbaikan kualitas yang dilakukan supplier. 2. Biaya Kriteria ini berkaitan dengan struktur harga yang diberikan oleh supplier, apakah struktur harga yang diberikan kompetitif atau tidak dan bagaimana kestabilannya terhadap perubahan yang ada. 3. Pengiriman Kriteria ini berkaitan dengan ketepatan supplier dalam memenuhi pesanan sesuai dengan jatuh tempo yang diberikan perusahaan dan jumlah/kuantitas produk yang telah disepakati sebelumnya dalam kontrak perjanjian. 4. Service Kriteria ini berkaitan dengan layanan tingkat koordinasi dan pertukaran informasi serta fasilitas produksi dan juga kapasitas yang diberikan supplier pada perusahaan. 4.1.8.2. Subkriteria 1. Tingkat reject dari QC Subkriteia ini berkaitan dengan cacat/reject yang diterima bagian Quality Control pada saat penerimaan barang dari supplier. 2. Perbaikan masalah kualitas
68 Subkriteia ini berkaitan dengan kemampuan dan komitmen dari supplier untuk memperbaiki masalah kualitas seperti kelengkapan komponen dan juga kesesuaian spesifikasi komponen. 3. Struktur harga Subkriteia ini berkaitan dengan kekompetitif, konsistensi dan kestabilan terhadap perubahan fluktuasi nilai mata uang serta dari harga bahan baku yang diberikan supplier. 4. Pemenuhan terhadap jatuh tempo Subkriteia ini berkaitan dengan persentase dari penerimaan bahan baku yang memenuhi jadual pengiriman yang sudah ditetapkan sebelumnya pada kontrak pembelian antara perusahaan dan supplier. 5. Pemenuhan terhadap jumlah yang dipesan Subkriteia ini berkaitan dengan persentase dari penerimaan komponen bahan baku yang memenuhi kuantitas/jumlah pengiriman yang dipesan supplier. 6. Tingkat koordinasi dan pertukaran informasi Subkriteia ini berkaitan dengan kapabilitas komunikasi antara perusahaan perusahaan dengan supplier yang meliputi koordinasi layanan purnajual (komlain), customer service. 7. Kapasitas dan fasilitas produksi Subkriteia ini berkaitan dengan dengan kemampuan produksi dari supplier ditinjau dari kapasitas produksinya. 4.1.8.3. Sub-subkriteria 1. Kelengkapan komponen
69 Sub-subkriteria ini yang berkaitan dengan subkriteria tingkat reject dari QC, dengan jenis reject kelengkapan pada komponen. 2. Penyesuaian spesifikasi komponen Sub-subkriteria ini yang berkaitan dengan subkriteria tingkat reject dari QC, dengan jenis reject karena ketidaksesuaian komponen dari supplier. 4.1.8.4. Rating Level 1. Rating Level dari kelengkapan komponen a. Lengkap : mengindikasikan bahwa komponen dari bahan baku yang diterima bagian QC lengkap pada saat pembelian barang dari supplier. b. Kurang lengkap : mengindikasikan bahwa komponen dari bahan baku yang diterima bagian QC kurang lengkap pada saat pembelian barang dari supplier. c. Tidak lengkap : mengindikasikan bahwa komponen dari bahan baku yang diterima bagian QC tidak lengkap pada saat pembelian barang dari supplier. 2. Rating Level dari penyesuaian spesifikasi komponen a. Sesuai : mengindikasikan bahwa komponen dari bahan baku yang diterima bagian QC sesuai pada saat pembelian barang dari supplier. b. Kurang sesuai : mengindikasikan bahwa komponen dari bahan baku yang diterima bagian QC kurang sesuai pada saat pembelian barang dari supplier. c. Tidak sesuai : mengindikasikan bahwa komponen dari bahan baku yang diterima bagian QC tidak sesuai pada saat pembelian barang dari supplier. 3. Rating Level dari perbaikan masalah kualitas
70 a. Sangat baik : mengindikasikan supplier sangat konsisten dalam memperbaiki masalah kualitas seperti kelengkapan komponen dan kesesuaian spesifikasi komponen. b. Rata-rata : mengindikasikan supplier cukup konsisten dalam memperbaiki masalah kualitas seperti kelengkapan komponen dan kesesuaian spesifikasi komponen. c. Berubah-ubah : mengindikasikan supplier tidak konsisten dalam memperbaiki masalah kualitas seperti kelengkapan komponen dan kesesuaian spesifikasi komponen. 4. Rating Level dari struktur harga a. Sangat baik : mengindikasikan struktur harga dari supplier sangat stabil dan sangat bersaing terhadap perubahan ekonomi. b. Rata-rata : mengindikasikan struktur harga dari supplier relatif stabil dan relatif bersaing terhadap perubahan ekonomi. c. Berubah-ubah : mengindikasikan struktur harga dari supplier tidak stabil dan tidak bersaing terhadap perubahan ekonomi. 5. Rating Level dari pemenuhan terhadap jatuh tempo a. Semua terkirim sesuai jatuh tempo : mengindikasikan supplier sangat berkomitmen dalam menepati jadual pengiriman dari perusahaan. b. 0 5% : mengindikasikan supplier cukup berkomitmen dalam menepati jadual pengiriman dari perusahaan. c. > 5 10% : mengindikasikan supplier kurang berkomitmen dalam menepati jadual pengiriman dari perusahaan.
71 d. > 10% : mengindikasikan supplier tidak berkomitmen dalam menepati jadual pengiriman dari perusahaan. 6. Rating Level dari pemenuhan terhadap jumlah yang dipesan a. Semua terkirim tepat jumlahnya : mengindikasikan supplier sangat berkomitmen dalam menepati jumlah barang yang dipesan dari perusahaan. b. > 0 5% : mengindikasikan supplier cukup berkomitmen dalam menepati jumlah barang yang dipesan dari perusahaan. c. > 5% : mengindikasikan supplier kurang berkomitmen dalam menepati jumlah barang yang dipesan dari perusahaan. 7. Rating Level dari tingkat koordinasi dan pertukaran informasi a. Sangat baik : mengindikasikan supplier sangat berkomitmen dalam pertukaran informasi pemesanan dan layanan purna jual. b. Rata-rata : mengindikasikan supplier cukup berkomitmen dalam pertukaran informasi pemesanan dan layanan purna jual. c. Berubah-ubah : mengindikasikan supplier tidak berkomitmen dalam pertukaran informasi pemesanan dan layanan purna jual. 8. Rating Level dari kapasitas dan fasilitas produksi a. Sangat baik : mengindikasikan supplier sangat baik dalam kemampuan produksi dan fasilitas produksinya. b. Rata-rata : mengindikasikan supplier cukup baik dalam kemampuan produksi dan fasilitas produksinya. c. Berubah-ubah : mengindikasikan supplier tidak baik dalam kemampuan produksi dan fasilitas produksinya.
72 4.2. Pengolahan Data 4.2.1. Pembobotan Kriteria, Subkriteria, dan Alternatif Pembobotan ini dilakukan dengan mencari nilai gabungan dari setiap kriteria, subkriteria dan alternatif untuk mengetahui penilaian para pembuat keputusan terhadap supplier yang akan dipilih. Para pembuat keputusan ini menilai dengan cara mengisi kuesioner berdasarkan keahlian, kemampuan, pengalaman, dan juga wewenang yang diberikan perusahaan. Kuesioner ini diisi oleh 5 responden yang sudah berpengalaman di bidangnya. 5 responden itu berasal dari Manager keuangan, Manager PPIC (Production Planning Inventory Control), Quality Manager, Manager Produksi dan Direktur Teknik I. Perhitungannya : n a 1 x a2 x... an 4.2.2. Menghitung Nilai Bobot Total Keseluruhan Tabel 4.1 Nilai Bobot Total Keseluruhan Supplier Subkriteria D1-1 D1-2 D2 D3 D4 D5 D6 D7 Bobot 0.176 0.101 0.107 0.258 0.132 0.053 0.096 0.077 Nilai Total Rating Kurang Kurang Sangat Sangat Semua Sangat >0- Rata- level lengkap sesuai baik baik terkirim 5% baik rata PT. LMM Kelengkapan komponen Kesesuaian komponen sesuai jatuh tempo 0.8106 VPi VP max 0.551 0.515 1.000 1.000 1.000 0.431 1.000 0.594 Rating Kurang Kurang Rata- Sangat >0-5% >5% Rata- Rata- PT. GSU level lengkap Kelengkapan sesuai Kesesuaian rata baik rata rata 0.6885 komponen komponen
73 VPi VP max 0.551 1.000 0.479 1.000 0.591 0.239 0.467 0.594 Dari tabel diatas terlihat bahwa yang mempunyai nilai bobot terbesar adalah pada PT. Logam Menara Murni dengan bobot sebesar 0.811 bila dibandingkan dengan PT. Gemala Sarana Upaya yang bobotnya hanya 0.688, dengan demikian PT Logam Menara Murni terpilih sebagai supplier terbaik. 4.2.3. Mengidentifikasikan Kriteria Kunci Pengidentifikasian kriteria kunci ini melalui diagram pareto yang akan mengurutkan subkriteria sesuai dengan nilai bobot terbesar. 120 Diagram Pareto Identifikasi Kriteria Kunci 100 100 80 60 50 40 Persentase 20 0 0 D1 D3 D4 D2 D6 D7 D5 Subkriteria Gambar 4.3 Diagram Pareto Identifikasi kriteria Kunci
74 Dari diagram pareto diatas terlihat yang menjadi kriteria kunci adalah : D1, D3, D4,D2, yang akan difokuskan untuk menjadi kriteria yang akan menjadi acuan untuk dilakukan dukungan koordinasi dengan pihak supplier terpilih. 4.2.4. Mengidentifikasikan Kriteria Lemah Dari Supplier Utama Idenrifikasi kriteria terlemah ini dilakukan dengan membandingkan penilaian rating level dari setiap supplier, seperti terlihat pada tabel berikut ini : Tabel 4.2 Pengidentifikasian Kriteria Lemah dari Supplier Utama Supplier Subkriteria Nilai D1-1 D1-2 D2 D3 D4 D5 D6 D7 Total Bobot 0.176 0.101 0.107 0.258 0.132 0.053 0.096 0.077 Nilai Rating PT. LMM 0.551 0.515 1.000 1.000 1.000 0.431 1.000 0.594 0.8106 PT. GSU 0.551 1.000 0.479 1.000 0.591 0.239 0.467 0.594 0.6885 Max (LMM, GSU) 0.551 1.000 1.000 1.000 1.000 0.431 1.000 0.594 0.8596 Dari tabel diatas terlihat bahwa kriteria terlemah dari PT. LMM adalah pada subkriteria D1-2 yaitu pada kesesuaian spesifikasi komponen.
75 4.2.5. Menghitung Managerial Rate Tabel 4.1 Perhitungan Managerial Rate Managerial Kriteria Managerial Rate D1 34.172 D3 31.828 D4 16.284 D2 13.200 D1-2 12.460 Managerial Rate dari Managerial Kriteria D1-2 14.46 Managerial Kriteria D2 D4 D3 13.2 16.284 31.828 D1 34.172 Managerial rate (%) Gambar 4.4 Perhitungan Managerial Rate Dari perhitungan managerial rate di atas terlihat bahwa managerial kriteria yang mendominasi untuk segera dilakukan langkah yang tepat, yaitu oleh para pengambil keputusan di perusahaan untuk melakukan dukungan manajemen dan teknis bagi supplier yang terbaik adalah pada managerial kriteria tingkat perbaikan pada QC (D1) dengan nilai
76 34.172, diikuti dengan managerial kriteria struktur harga (D3), pemenuhan terhadap jatuh tempo (D4), perbaikan masalah kualitas (D2), dan kelengkapan komponen (D1-2).