PERENCANAAN PORTFOLIO APLIKASI MENDATANG DI HOTEL WHITE ROSE & SPA BALI Jaya Wiguna, A. Holil Noor Ali Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya ABSTRAK Hotel White Rose & Spa (White Ros e) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa pariwisata. Selama ini Hotel White Rose belum pernah memiliki perencanaan strategis SI/TI sehingga evaluasi tentang sistem informasi yang digunakan telah sesuai dengan arah pengembangan bisnis menjadi pertanyaan yang krusial. Oleh karena itu, Hotel White Rose perlu melakukan perencanaan portofolio aplikasi mendatang yang diharapkan dapat memberikan rekomendasi agar pengembangan sistem informasinya selaras dengan rencana pengembangan bisnis. Tahap awal dari perencanaan dimulai dengan inisialisasi proses, pemahaman situasi sekarang dan mendatang. Tahap terakhir menentukan strategi SI bisnis beserta arsitektur Sistem Informasinya. Perencanaan portofolio aplikasi di Hotel White Rose ini, menghasilkan delapan belas Sistem Informasi, salah satunya adalah Sistem Informasi Keluhan yang bersifat strategis dalam memberikan nilai lebih bagi customer sehingga diharapkan competitive advantage Hotel White Rose meningkat. Kata Kunci: Pariwisata, Hotel, Perencanaan Portofolio Aplikasi, Perencanaan Strategis SI/TI. PENDAHULUAN Latar Belakang Beberapa inovasi telah dilakukan oleh pihak manajemen Hotel White Rose & Spa Bali (White Rose) untuk memberikan kontribusi pada daya saing, salah satunya adalah dengan pemanfaatan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI). Tetapi sering kali investasi SI/TI dilakukan tanpa adanya perencanaan yang matang, dimana timbul pertanyaan apakah SI/TI yang akan digunakan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan sebenarnya dari organisasi. Dengan adanya perencanaan strategis SI/TI, maka pihak manajemen White Rose akan mendapatkan manfaat seperti: sistem investasi yang dibuat akan mendukung tujuan bisnis, adanya prioritas dari SI/TI yang akan diterapkan, akan dihasilkan portofolio aplikasi mendatang yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Kegunaan lain dari perencanaan strategis SI/TI adalah aplikasi yang nantinya diterapkan sesuai dengan strategi bisnis dari manajemen, sistem menjadi terintegrasi antar bagian dan juga pengguna memahami maksud dari manajemen. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk menyusun perencanaan strategis SI/TI yang berupa portofolio aplikasi mendatang di hotel White Rose. Portofolio ini diharapkan dapat memberikan suatu kontribusi SI/TI yang lebih optimal dan memiliki integrasi
maupun inovasi yang lebih baik dalam rangka pendukung tercapainya strategi bisnis dalam di hotel White Rose yang kemudian dapat menjadi suatu keunggulan kompetitif dalam persaingannya khususnya dibidang pariwisata. Perumusan Masalah Permasalahan yang diangkat antara lain: 1. Bagaimana situasi bisnis dan SI/TI yang ada sekarang di hotel White Rose? 2. Apa saja kebutuhan informasi yang harus disediakan dimasa mendatang di hotel White Rose? 3. Bagaimana portofolio aplikasi dan prioritas yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis sekarang dan di masa mendatang? 4. Bagaimana arsitektur sistem informasi dimasa mendatang yang dapat mendukung strategi bisnis hotel White Rose? Batasan Masalah dan Asumsi Batasan-batasan dalam pembahasan ini, antara lain sebagai berikut: 1. Arsitektur sistem informasi yang akan dirancang tidak mencakup desain infrastruktur IT. 2. Tidak melibatkan analisa di bagian keuangan. 3. Asumsi periode yang ditetapkan adalah kurun waktu 5 tahun ke depan. 4. Analisa tidak menggunakan semua metode ataupun tool-tool yang ada, namun disesuaikan dengan kebutuhan pada saat proses pengembangan. 5. Portofolio aplikasi yang dimaksud adalah integrasi aplikasi-aplikasi yang telah terpasang pada komputer. 6. Kontribusi suatu portofolio aplikasi akan dibahas menggunakan matriks McFarlan. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini diharapkan untuk dapat memberikan beberapa kontribusi dan manfaat seperti : 1. Memberikan suatu gambaran portofolio aplikasi mendatang yang diperlukan oleh hotel White Rose. 2. Dapat membantu manajemen tingkat atas untuk lebih mengetahui kontribusi dari suatu aplikasi terhadap strategi bisnis dalam hotel White Rose. 3. Membantu pihak manajerial untuk membuat prioritas pengembangan dan pengadaan aplikasi yang mendukung strategi bisnis hotel White Rose. METODA 1. Tahap Pendahuluan Tahap ini merupakan langkah awal yang akan dilakukan untuk kegiatan penelitian seperti: Pengkajian sebab-sebab timbulnya permasalahan. Mempelajari semua literatur yang tersedia Mempelajari profil atau overview dari Hotel White Rose sebagai objek dari penelitian. C-5-2
2. Tahap Penumpulan Data dan Informasi Tahapan dimana data-data dan informasi tentang Hotel White Rose dikumpulkan dan merupakan bahan untuk melakukan analisis dalam perencanaan portofolio aplikasi. Tahapan ini nantinya akan mengumpulkan data-data yang akan digunakan untuk mengarahkan pemenuhan kebutuhan aplikasi-aplikasi mendatang yang diperlukan dalam mencapai strategi bisnis Hotel White Rose sesuai dengan rencana area bisnis yang ada. 3. Tahap Pemahaman Situasi Terkini Tahapan ini merupakan tahap untuk menganalisa dan memahami kondisi yang ada saat ini dan menginterpretasikan kebutuhan bisnisnya. Tahapan ini meliputi tahaptahap sebagai berikut: Menganalisis lingkungan bisnis eksternal dan internal Mengevaluasi operasional SI/TI sekarang baik lingkungan internal maupun eksternalnya. Menganalisa Kemampuan Bersaing Hotel White Rose dengan para kompetitornya dengan analisa competitive forces. Menganalisa strategi bisnis, objektif, analisa SWOT. Gambar 1 Metodologi Penelitian C-5-3
4. Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang Tahap ini merupakan tahapan untuk merencanakan dan menganalisa data/ kondisi institusi yang telah didapatkan dan merencanakan kebutuhan portofolio aplikasi mendatang di Hotel White Rose dengan memanfaatkan teknik-teknik analisa yang dipakai dalam proses perencanaan portofolio aplikasi. Teknik analisa yang akan digunakan antara lain analisa Value Chain (Activity Chain), dan Analisa Critical Success Factors. 5. Tahap Penentuan Portofolio Aplikasi Tahapan ini memanfaatkan analisa yang telah dilakukan, untuk memetakan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan berdasarkan fungsi-fungsi dari setiap bagian organisasi yang ada ke dalam empat kuadran pada model portofolio aplikasi McFarlan yaitu Support, Key Operational, Strategic atau High Potential beserta arsitektur aplikasinya. HASIL DAN DISKUSI Analisa Lingkungan Untuk Memahami Situasi Sekarang Pada tahap ini dilakukan analisa lingkungan bisnis internal/eksternal yang menganalisa visi, misi, tujuan bisnis, proses bisnis, kekuatan dan kelemahan dari Hotel White Rose beserta kesempatan dan ancaman yang didapat dari lingkungan eksternal bisnis. Adapun kekuatan dan kelemahan yang dimiliki Hotel White Rose sebagai berikut : hotel memiliki suasana yang bersahabat, asri dan menyenangkan, memiliki link dan jaringan kerjasama yang kuat dengan banyak instansi dan agen travel ternama baik didalam dan luar negeri, hotel kekurangan ruang parkir mobil, dan adanya keluhan tentang sistem pembayaran yang belum online. Sedangkan kesempatan dan ancaman yang ada sebagai berikut : adanya kebiasaan para wisatawan untuk melakukan makan malam di restoran, adanya penawaran untuk melakukan promosi di kota-kota besar di nusantara seperti Jakarta dan Surabaya agar dapat meningkatkan proporsi wisatawan domestik, faktor keamanan yang masih diragukan menjadi bumerang bagi sektor pariwisata dan tingkat kesadaran dan disiplin masyarakat akan kebersihan lingkungan terutama pada objek-objek wisata. Kemudian dari analisa lingkungan SI/TI akan mengidentifikasi aplikasi yang ada sekarang beserta dengan fungsinya. Dari analisa ini kemudian dilakukan pemetaan dalam Matriks McFarlan seperti pada Tabel 1. Dari tabel 1 dapat dilihat bahwa Hotel White Rose hanya memiliki aplikasi operasional dan belum memiliki aplikasi yang bersifat strategis. Tabel 1. Matriks McFarlan Portofolio Aplikasi Saat Ini Strategic Hotel White Rose High Potensial Key Operational 1. Sistem informasi Management & Forcasting (*) 2. Sistem informasi Rooms (*) 3. Sistem Informasi Other Operation Department (*) 4. Sistem informasi Food & Beverage (*) 5. Sistem informasi Administration & General (*) 1. E-mail system (*) 2. Aplikasi perkantoran (*) Support C-5-4
Berdasarkan analisa SWOT dan analisa lingkungan menghasilkan beberapa isu strategis sebagai berikut: a. Strategi Stregth-Opportunity Memanfaatkan kerjasama dengan instasi atau agen trevel untuk melakukan promosi dengan target wisatawan domestik dan internasional Melakukan pengembangan dan perbaikan fasilitas infrastruktur hotel b. Strategi Weakness- Opportunity Mengadakan fasilitas hiburan di restoran yang menggunakan sumber daya internal Memberikan insentif tertentu atau paket-paket liburan untuk menarik wisatawan c. Strategi Strength-Threat Mengadakan kerjasama dan hubungan timbal balik yang saling menguntungkan dengan hotel sekitar sehingga terjadi suatu persaingan yang sehat Menjaga hubungan baik dengan pelanggan Mengadakan kerjasama dengan instansi terkait dan lingkungan sekitar guna menciptakan rasa aman dan nyaman bagi wisatawan d. Strategi Weakness-Threat Melakukan rasionalisasi dengan mengkaji ulang sistem dan prosedur tugas dalam hotel Ikut berpartisipasi dalam kegiatan budaya atau parade-parade yang meningkatkan citra pariwisata khususnya Bali Interpretasi Kebutuhan Mendatang Tahap ini dilakukan analisa value chain. Analisa ini mengidentifikasikan aktivitas Hotel White Rose yang dikelompokkan menjadi dua yaitu 1) aktivitas utama seperti penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman, sosialisasi hotel dan pelayanan. Lainnya 2) aktivitas pendukung terdiri dari keuangan, perbaikan dan perawatan, komunikasi internal/eksternal, dan sumber daya manusia. Selanjutnya dilakukan analisa CSFs sebagai pelengkap interpretasi kebutuhan mendatang. Analisa CSFs menghasilkan beberapa kebutuhan informasi sebagai input untuk langkah selanjutnya. Pada gambar 2 dapat dilihat salah satu analisa CSFs yang dilakukan. Analisa CSFs yang dilakukan ini mengambil Isu strategis dari SWOT yaitu menjaga hubungan baik dengan pelanggan sebagai objektifnya. Menentukan Portofolio Aplikasi Mendatang Aktivitas yang didapat dari CSFs dan value chain, memunculkan beberapa kebutuhan Informasi bagi pengguna dan diterjemahkan kedalam potensi aplikasi yang akan dikembangkan sebagai portofolio aplikasi Hotel White Rose. Kemudian portofolio aplikasi tersebut dipetakan pada matriks McFarlan seperti pada Tabel 2. C-5-5
Gambar 2. Analisa CSFs Tabel 2. Matriks McFarlan Portofolio Aplikasi Mendatang Strategic 1. Sistem Informasi Keluhan (**) 2. Sistem Informasi Privilage Card (**) Key Operational 1. Sistem informasi Management & Forcasting (*) 2. Sistem Informasi Promotion & Entertainment (**) 3. Sistem Informasi Absensi (**) 4. Sistem Informasi Employee Relation (**) 5. Sistem Informasi Keamanan (**) 6. Sistem Informasi Fix & Maintenance (**) 7. Sistem informasi Rooms (*) 8. Sistem Informasi Other Operation Department (*) 9. Sistem Informasi Room Card (**) 10. Sistem informasi Food & Beverage (*) 11. Sistem Informasi Cashier (**) 12. Sistem Informasi Agent & Vendor (**) 13. Sistem informasi Administration & General (*) Hotel White Rose Keterangan: (*) aplikasi-aplikasi yang sudah ada (**) aplikasi-aplikasi yang belum ada High Potensial 1. Sistem Informasi Hotel Info (**) 1. E-mail system (*) 2. Aplikasi perkantoran (*) Support Beradasarkan portofolio yang ada dibentuk arsitektur Sistem Informasi dengan memetakan setiap aplikasi yang ada terhadap pengguna seperti pada Tabel 3. C-5-6
Tabel 3. Pemetaan Aplikasi (Mendatang) Terhadap Pengguna Aplikasi Pengguna General Manager Director of Human Resources Chief Engineer Room Division Manager Director of Food & Beverage Aplikasi Sistem Informasi Rooms R - - U - R - Sistem Informasi Food & Beverage R - - - U U - Sistem Informasi Other Operation Department R - - U - - - Sistem Informasi Administration & General R - - - - - U Sistem Informasi Management & Forcasting U - - - - U - E-mail System U U U U U U U Aplikasi Perkantoran U U U U U U U Sistem Informasi Agent & Vendor R U - - - U U Sistem Informasi Fix & Maintenance R - U U - - - Sistem Informasi Keluhan U U U U U U U Sistem Informasi Room Card R - U U - - - Sistem Informasi Keamanan R - - - - - - Sistem Informasi Promotion & Entertainment U - R R R U - Sistem Informasi Privilage Card R - - U R U - Sistem Informasi Hotel Info U R - R R U - Sistem Informasi Absensi R U R R R R R Sistem Informasi Cashier R - - - U - U Sistem Informasi Employee Relation R U - - - - - Keterangan: (U) Pengguna Utama (R) Pengguna Tambahan Director of Sales Financial Controler KESIMPULAN DAN SARAN Dari uraian pada bagian sebelumnya diperoleh kesimpulan berkaitan dengan tujuan dan manfaat, antara lain : 1. Hotel White Rose memiliki kesempatan (Opportunity) yang terbuka lebar terutama untuk melakukan promosi, tetapi hal ini terhambat oleh alokasi dana yang dititik beratkan pada pengembangan dan perbaikan fasilitas infrastruktur hotel. 2. Dari analisa proses bisnis dan analisa SI/TI aplikasi-aplikasi yang telah ada tidak dikembangkan lebih lanjut hal ini dikarenakan kebutuhan aktivitas yang bersangkutan telah diakomodir oleh aplikasi tersebut dan tidak ada keluhan yang berarti untuk dilakukannya pengembangan. Kemudian aplikasi-aplikasi yang belum ada dan dikembangkan untuk memenuhi aktivitas yang belum dipenuhi kebutuhannya oleh sistem informasi. 3. Berdasarkan Analisa Model Portofolio Aplikasi McFarlan, menghasilkan portofolio aplikasi yang terdiri delapan belas Sistem Informasi, salah satunya adalah Sistem Informasi Keluhan yang bersifat strategis yang memberikan nilai lebih bagi customer dengan respon manajemen yang lebih baik terhadap keluhan sehingga diharapkan competitive advantage Hotel White Rose meningkat. 4. Dari portofolio aplikasi mendatang yang telah teridentifikasi pengguna utama dari aplikasi terbanyak terdapat pada director of sales. Departemen sales menggunakan sembilan aplikasi sebagai pengguna utama, hal ini sesuai dengan isu-isu strastegis yang terdapat pada analisa SWOT yang lebih banyak berhubungan dengan customer. C-5-7
DAFTAR PUSTAKA B. David, B. Albert and K. Graham. Managing Information System. Prentice-Hall. London. 2002. Cassidy, Anita. A Practical Guide to Information System Strategic Planning. St. Lucie Press. Florida. 1998. D. E, Avison and G. Fitzgerald, Information System Development: Methodologies, Tools and Techniques, second edition, McGraw-Hill, London, 1995. James A. O Brian. Management Information System. McGraw-Hill. New York. 1994 J.P. Kotter, Organizational Dynamics: Diagnosis and Intervention, Addison-Wesley, Reading, Massachusetts, 1978. Rangkuti F. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Cetakan kedua. Jakarta. Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama. 1997. Tozer, Edwin E. Strategic SI/TI Planning. Butterworth-Heinemann. Hampshire, UK. 1996. Ward, John. and Peppard, Joe. Strategic Planning for Information Systems. John Willey & Son s Ltd. Cranfield, Bedfordshire, UK. 2002. C-5-8