PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI Laily Fikriyah 1) dan Febriliyan Samopa 2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia 2) Program Studi Sistem Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK PTPN XI sebagai salah satu BUMN yang bergerak di industri perkebunan gula. Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, PTPN XI membutuhkan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi agar mampu meningkatkan performa perusahaan. Namun keberadaaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang belum terintegrasi menjadi kendala dalam peningkatan performa perusahaan. Kendala lain adalah belum terencananya pembangunan SI/TI secara detail. Bentuk solusi dari permasalahan tersebut mengharuskan PTPN XI mempunyai perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang tepat dan selaras dengan strategi bisnis perusahaan. Dan pada penelitian ini dibuat perencanaan strategis SI/TI dimana proses formulasi strategi dilakukan dalam beberapa tahap yaitu pemahaman kondisi saat ini dengan melakukan analisa lingkungan eksternal dan internal bisnis disertai analisa lingkungan eksternal dan internal SI/TI dan dilanjutkan dengan Analisa SWOT. Untuk tahap interpretasi kebutuhan mendatang dilakukan analisa meggunakan Value Chain & Critical Success Factor. Selanjutnya dilakukan analisa kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kebutuhan SI. Hasil analisa tersebut digunakan untuk menyusun strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI dan strategi TI serta menyusun portofolio aplikasi masa mendatang yang dibutuhkan PTPN XI. Kata kunci: Perencanaan Strategis SI/TI, Formulasi Strategi SI/TI, Metode Ward & Peppard, PTPN XI, Analisa Value Chain, CSF. PENDAHULUAN Memasuki era teknologi informasi saat ini, peran Sistem Informasi (SI) / Teknologi Informasi (TI) merupakan salah faktor yang dapat mendukung kemajuan suatu perusahaan dengan strategi bersaing bisnis. Karena dengan adanya SI/TI dalam suatu perusahaan, maka perusahaan tersebut mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja operasionalnya. Agar dapat mendukung kinerja operational secara maksimal, maka SI/TI dalam suatu perusahaan harus dirancang dan dibangun sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang tertuang pada rencana strategis perusahaan. PT. Perkebunan Nusantara XI (PTPN XI) adalah salah perusahaan BUMN yang bergerak dibidang perkebunan. BUMN ini bergerak dibidang perkebunan dengan hasil produksi utama adalah gula dan produksi pendukung berupa spirtus, alkohol dan karung. Jumlah keseluruhan unit PTPN XI adalah 22 unit, yang terdiri dari 16 Pabrik Gula (PG), 1 Pabrik Spirtus dan Alkohol (PASA), 1 Pabrik Karung (PK), dan 4 Rumah Sakit. Unit usaha PTPN XI tersebar di wilayah Jawa Timur. Masing masing unit usaha memiliki proses bisnis yang sangat terkait dan kompleks serta memiliki keterkaitan proses dengan Kantor Direksi yang berkedudukan di Surabaya. C-3-1

2 Pengembang dan pengelola operational TI di PTPN XI saat ini dipegang oleh sub bidang Teknologi Informasi (TI) yang secara struktur organisasi berada di bawah naungan Sekretaris Perusahaan. Salah satu tugas utama sub bidang TI ini adalah penunjang operasional (support) dari seluruh lini proses bisnis yang ada di lingkungan PTPN XI. Kondisi saat ini, pengembangan Teknologi Informasi (TI) di PTPN XI belum terarah dan belum dikelola dengan baik. Salah satu penyebabnya adalah pengembangan TI yang dilakukan tidak terencana dan terarah. Pengembangan dilakukan secara partial berdasarkan permintaan atau dikembangkan atas inisiatif sub bidang TI sendiri. Bentuk pengembangan berupa sub sistem yang belum terintegrasi satu sama lain. Hal itu terjadi dikarenakan pengembangan yang dibuat hanya berupa solusi jangka pendek dengan skala prioritas yang tidak terarah dalam pembuatannya. Disisi lain sebagai salah satu BUMN perkebunan, PTPN XI wajib mematuhi aturan Kementrian BUMN yang tertuang dalam Peraturan Menteri (PERMEN) BUMN No.Per- 02/MBU/2013 tentang Panduan Penyusunan Pengelolaan Teknologi Informasi Badan Usaha Milik Negara. PERMEN pasal 3 ayat 1 tersebut menetapkan bahwa Dalam rangka pemanfaatan dan pengembangan TI, setiap BUMN menyusun master plan teknologi informasi paling lambat 2 tahun setelah Peraturan ditetapkan. Dalam PERMEN tersebut juga dicantumkan mengenai aturan penyusunan dan penetapan master plan TI BUMN. Salah satu aturan dalam PERMEN tersebut mengharuskan master plan disusun berdasarkan Strategi Perusahaan (Strategi Dasar Perusahaan dan Strategi Bidang). Dokumen tersebut menjadi salah satu acuan dengan tujuan menyelaraskan antara konteks bisnis perusahaan dengan master plan yang dibuat. Sehingga sebelum pembuatan master plan SI/TI perusahaan dilakukan, perencanaan strategis SI/TI perusahaan harus sudah tersedia. Solusi yang bisa diberikan untuk permasalahan di atas adalah sub bidang TI harus mempunyai landasan dan pedoman dalam pelaksanaan dan pengembangan TI di masa datang berupa perencanaan strategis bidang TI yang menunjang berjalannya strategi perusahaan. Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini untuk memperoleh gambaran Portofolio Aplikasi Mendatang sebagai hasil dari perencanaan strategis SI/TI PTPN XI. Diharapkan dengan dibuatnya perencanaan strategis SI/TI ini dapat memberikan manfaat perusahaan dalam proses pengembangan SI/TI yang mendukung tujuan bisnis perusahaan yang membantu peningkatan keunggulan kompetitif perusahaan. METODE Penelitian ini dilakukan dalam enam tahapan, yaitu pendahuluan, pengumpulan data dan informasi, pemahaman situasi saat ini, interpretasi kebutuhan mendatang, formulasi strategi dan terakhir pemetaan portofolio aplikasi masa mendatang. Detail dari tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1. C-3-2

3 Tahap Pendahuluan - Penentuan Latar Belakang - Perumusan Masalah - Tujuan dan Manfaat Penelitian Tahap Pengumpulan Data dan Informasi - Studi Literatur - Studi Dokumen Perusahaan -Wawancara - Observasi Tahap Pemahaman Situas Saat Ini Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis Menggunakan analisa PEST dan Five Force Analysis Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI Menggunakan analisa Tren IT Analisa Lingkungan Internal Bisnis Menggunakan analisa Bisnis Strategi dan Analisa Balance Score Card Analisa Lingkungan Internal SI/TI Menggunakan analisa McFarlan Strategic Grid, Analisa Sumber Daya dan Analisa Infrastuktur IT Analisa SWOT Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang Analisa Value Chain Analisa CSF Analisa GAP Tahap Formulasi Strategi Strategi SI Bisnis Strategi Manajemen SI/TI Strategi Teknologi Informasi Tahap Pendahuluan Portofolio Aplikasi Mendatang Gambar 1. Metodologi Tahap ini merupakan tahap awal yang dilakukan dalam penelitian, yang berisikan kegiatan seperti menentukan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian. Pada tahap ini permasalahan yang dihadapi oleh PTPN XI terkait strategis sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI), yang menjadi latar belakang penelitian akan dikaji sehingga layak untuk menjadi objek penelitian. Dan juga akan diperoleh manfaat dari penelitian berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan. Tahap Pengumpulan Data dan Informasi Tahap ini dilakukan untuk memperoleh data dan informasi terkait objek penilitian dalam hal ini PTPN XI dan beberapa teori yang mendukung penelitian. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut maka pada tahap ini diisi dengan kegiatan seperti studi literatur, studi dokumen perusahaan, wawancara dan observasi. C-3-3

4 Tahap Pemahan Situasi Saat Ini Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengetahui kondisi terkini yang ada di perusahaan dari sisi lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI perusahaan. Langkah langkah yang ditempuh adalah dengan menganalisa lingkungan internal bisnis, lingkungan eksternal bisnis, lingkungan internal SI/TI dan lingkungan eksternal SI/TI yang ada diperusahaan. Dimana lingkungan eksternal bisnis PTPN XI dianalisa menggunakan alat bantu analisa PEST dan analisa Porter's Five Forces. Dan lingkungan internal bisnis dianalisa menggunakan analisa Busineee Strategy dan BSC (Balance Scorecard). Untuk analisa lingkungan eksternal SI/TI dilakukan menggunakan analisa tren teknologi. Dengan analisa ini diharapkan diperoleh varian dari aplikasi potensial yang dapat diterapkan untuk masa mendatang di PTPN XI. Sedangkan untuk analisa internal SI/TI dilakukan dengan cara analisa sumber daya berupa infrastruktur teknologi informasi yang tersedia. Dalam analisa ini juga digambarkan bagaimanakah kontribusi sumber daya SI/TI dalam kaitannya dengan strategi bisnis. Dan diharapkan dari hasil analisa ini maka posisi, keadaan, dan kekuatan organisasi SI/TI dapat diketahui dan dipetakan bagaimanakah SI/TI yang selaras dengan strategi perusahaan PTPN XI. Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang Tahap ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana kondisi yang diharapkan oleh PTPN XI melalui serangkaian analisa terhadap kebutuhan SI/TI dengan menggunakan analisa Value Chain dan Critical Succes Factor. Dan Selanjutnya hasil analisa dari kedua metodologi tersebut dianalisa mengunakan analisa kesenjangan untuk mendapatkan gap anatara kondisi saat ini dengan kebutuhan mendatang yang diinginkan. Tahap Formulasi Strategi Tahap ini menjelaskan tentang proses formulasi strategi hasil dari analisa tahap sebelumnya. Output yang akan dihasilkan terdiri dari tiga macam yaitu Strategi SI Bisnis, Strategi Manajemen SI/TI dan Strategi TI. Dan untuk menentukan Strategi SI Bisnis dilakukan dengan mengelola hasil gambaran strategi kebutuhan bisnis masa datang untuk dianalisa ke dalam aktifitas bisnis yang dilakukan di PTPN XI. Sehingga gambaran strategi dari SI dapat dijalankan selaras dengan strategi bisnis perusahaan. Selanjutnya untuk menentukan Strategi Manajemen SI/TI dilakukan dengan merumuskan aturan manajemen TI yang membantu dalam pengelolaan SI/TI. Sedangkan untuk menentukan Strategi TI dilakukan dengan menganalisa kebijakan dan strategi bagi pengeloaan teknologi Informasi. Portofolio aplikasi mendatang diperoleh dengan menganalisa Strategi SI yang diperoleh menggunakan Mc Farlan Strategic Grid. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa pemahaman situasi saat ini dijadikan sebagai input dalam analisa SWOT. Dimana hasil analisa eksternal baik untuk lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI menjadi input analisa SWOT untuk faktor Opportunities dan Threats. Sedangkan hasil analisa internal baik untuk lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI menjadi input analisa SWOT untuk faktor Strength dan Weaknesses. Dari hasil identifikasi terhadap faktor-faktor yang menjadi kekuatan (Strength), kelemahan (Weakness), peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats) pada Tabel di atas, maka pada grafik SWOT didapatkan posisi PTPN XI berada pada kuadran IV. C-3-4

5 O W S * (-2,-7) T Gambar 2. Posisi Analisa SWOT Selanjutnya, untuk memperoleh gambaran interpretasi kebutuhan masa mendatang yang dibutuhkan perusahaan diawali dengan menggunakan analisa Value Chain dengan peta analisa value chain sebagai berikut : Gambar 3. Skema CSF untuk Potensi Bisnis ke-48 Detail dari analisa value chain yang ada, selanjutnya digunakan dalam menentukan potensi kebutuhan bisnis. Dan dalam penelitian ini diperoleh 48 potensi kebutuhan bisnis. Tahapan selanjutnya adalah menentukan CSF dari ke seluruhan potensi kebutuhan bisnis yang dihasilkan. Salah satu gambaran analisa CSF yang dilakukan adalah sebagai berikut : Kebutuhan Bisnis : Critical Success Factors : Dengan melakukan aktivitas : Peningkatan efisiensi unit cost produksi Ukuran Hasil : Kadar sabut ampas yang baik Jumlah ampas tebu yang lebih dari jumlah kebutuhan bahan bakar alternatif Ketersedian bahan bakar alternatif yang cukup untuk proses produksi Kebutuhan Data & Informasi Data varietas tebu Jumlah digiling Pemilihan varietas tebu yang tepat yang mampu meningkatkan kadar sabut ampas tebu Peningkatan jumlah tebu sehingga mampu menyediakan ampas yang cukup untuk proses produksi Gambar 4. Skema CSF untuk Potensi Bisnis ke-48 Hasil di atas dijadikan alat bantu untuk memetakan potensi kebutuhan SI/TI. Dan dari potensi kebutuhan SI/TI yang ada akan dilakukan analisa kesenjangan (analisa GAP) yang C-3-5

6 membandingkan antara kondisi SI/TI yang ada denga potensi kebutuhan SI/TI. Dari analisa ini maka akan dipetakan beberapa kebutuhan perusahan di masa mendatang terkait SI/TI mana saja yang masih bisa dipenuhi dengan mengembangkan SI/TI yang sudah ada dan SI/TI apa saja yanag belum tersedia dan harus diwujudkan untuk periode kedepan. Perumusan strategi yang dihasilkan dari analisa CSF dan analisa GAP antara lain sebagai berikut: 1. Strategi SI Strategi SI yang diperoleh berupa pembaharuan, penggantian dan pembuatan sistem informasi yang mampu mendukung kebututhan SI perusahaan. Untuk pembaharun sistem informasi yang harus dilakukan pembaharuan SI yaitu Display Monitoring Produksi (DMP), E-Proc, GIS, PMK Online, RKAP Online, SI Pengadaan, Website Perusahaan dan SIMPRO. Sedangkan untuk berapa SI yang harus ada sebagai penganti dari SI yang ada sebelumnya yaitu Aplikasi Pajak, HRIS, SI Akutansi, SI Manajemen Aset dan SI Persediaan Barang. Dan untuk beberapa SI baru yang harus ada untuk memenuhi kebutuhan SI perusahaan yaitu Display ARI, Display Monitoring Peralatan Pabrik, E-Recruitment, Knowledge Management System, SI Keuangan, SI Pemasaran, SI Penjualan dan SI Permintaan Barang/Jasa. Strategi inilah yang dijasikan dasar dalam menentukan portofolio aplikasi mendatang dengan melakukan analisa MC farlan dari SI di atas. Dan diperoleh portofolio aplikasi sebagai berikut : Tabel 1. Portofolio Aplikasi Mendatang STRATEGIC HIGH POTENTIAL RAS ~ E-Procurement * Dashboard Hasil Produksi ~ HRIS ** Display ARI *** SIMPRO * SI Pemasaran *** Knowledge Management System *** Website PTPN 11 * GIS * Display Monitoring Produksi* SI Penjualan *** KEY OPERATIONAL SUPPORT SI Persediaan ** Aplikasi Pajak** SI Manajemen Aset ** Aplikasi RKAP Online * SI Akutansi ** Aplikasi PMK Online * SI Keuangan *** E-Recruitment *** SI Pengadaan *** Display Monitoring Peralatan Pabrik *** SI Permintaan Barang/Jasa *** Forum PTPN 11 ~ Webmail PTPN 11 ~ Keterangan : ~ : Aplikasi saat ini yang masih digunakan * : Aplikasi saat ini yang masih perlu perbaikan ** : Aplikasi pengganti dari aplikasi saat ini yang sudah ada *** : Aplikasi baru yang direkomendasikan untuk menunjang strategi bisnis C-3-6

7 2. Strategi TI Salah satu potensi kebutuhan bisnis terkait TI yang harus dipenuhi adalah pengembangan infrastruktur TI yang mendukung bisnis proses perusahaan. untuk itu ada beberapa alternative pengembangan infrastruktur yang dilakukan antara lain : - VPN Alternatif ini dipilih untuk meningkatkan tingkat keamananan dari SI/TI yang dimiliki oleh perusahaan yang sebagian besar menggunakan SI/TI berbasis web. Dengan alternative ini diharapakan semua lokasi unit usaha dapat dijangkau oleh semua infrastruktur TI dan mudah proses kontrol dan perawatannya. - Colocation Alternatif ini dipilih sebagai media mirorring server yang ada di Kantor Pusat dan digunakan sebagai backup sistem jika terjadi gangguan server di Kantor Pusat. 3. Strategi Manajemen SI/TI Rumusan strategi manajemen SI/TI pada bab ini digunakan sebagai pedoman bagi pihak manajemen dalam menentukan kebijakan yang berkaitan dengan SI/TI perusahaan berupa: 1. Pembaharuan struktur organisasi TI 2. Pembaharuan SOP TI 3. Pembuatan Renstra TI 4. Pembuatan Tata Kelola TI 5. Pembaharuan Master Plan TI KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil analisa kondisi saat ini diperoleh matrik SWOT yang terletak pada koordinat (-2,-7) yang mengartikan bahwa fokus dari strategi yang diusulkan adalah Strategi WT (Weakness-Threat). Dengan kata lain strategi yang harus dilakukan pada tahapan selanjutnya adalah meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman bagi institusi. 2. Untuk hasil analisa Strategi SI, diperoleh rekomendasi pembaharuan aplikasi yang ada sebanyak 8 aplikasi, 5 aplikasi sebagai penganti apalikasi eksisting dan 8 aplikasi baru untuk menunjang strategi bisnis perusahaan. 3. Dan untuk hasil analisa Strategi TI diperoleh rekomendasi mengenai alternative pengembangan Insrastruktur TI menggunakan VPN dan Colocation. 4. Dan untuk hasil analisa Strategi manajemen TI diperoleh rekomendasi mengenai pembaharuan struktur organisasi Ti, pembaharuan SOP TI, pembuatan Renstra TI, pembuatan Tata Kelola TI, dan pembaharuan master Plan TI. Dari hasil penelitian di atas dapat diperoleh beberapa saran untuk penelitian selanjutnya seperti : 1. Dalam implementasinya tingkat kelayakan dan besaran nilai investasi cenderung mempengaruhi pihak manajemen dalam menentukan pengembangan SI/TI. Untuk itu dalam penelitian selanjutnya disarankan ditambahkan faktor kelayakan investasi dalam menganalisis perencanan strategi SI/TI. C-3-7

8 2. Untuk membantu pemetaan portofolio aplikasi ke dalam masterplan maka dibutuhkan peta prioritas pengerjaan aplikasi. Untuk itu disarankan dalam penelitian selanjutnya memasukkan faktor prioritas pengembangan SI/TI. DAFTAR PUSTAKA California State Department of Finance Strategic Planning Guidelines. Sacramento: California State Department of Finance. Chen, D. Q, Mocker, M, Preston, D. S Information System Strategy: Reconceptualization, Measurement, and Implications. MIS Quarterly. 34 (2), Earl, M. J Management Strategic for Information Technology. Sydney: Prentice Hall. Indrajit, Richardus Eko Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. LPP Perkebunan Buku Putih PT. Perkebunan Nusantara XI Management Study Guide.com Corporate Kekayaan intelektual (online), ( Porter, Michael E The Five Competitive Forces That Shape Strategy. Harvard Business Review. ProvenModels B. V Kekayaan intelektual (online), ( Peraturan Menteri BUMN No.Per-02/MBU/2013 tentang Panduan Penyusunan Pengelolaan Teknologi Informasi Badan Usaha Milik Negara. Riley, Jim Kekayaan intelektual (online), ( Siagian, Sondang Manajemen abad 21. Jakarta: Bumi Aksara. Ward, John, Peppard, Joe Strategic Planning for Information System. Cranfield, Bedfordshire, United Kingdom: John Wiley & Sons, LTD. C-3-8