PENERAPAN IT BALANCE SCORECARD UNTUK PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI SMK MEDIKACOM BANDUNG

Transkripsi

1 PENERAPAN IT BALANCE SCORECARD UNTUK PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI SMK MEDIKACOM BANDUNG 1 Hanif fakhrurroja, S,Si.,M.T. 2 Irvan Akbar Maulana 1 Program Studi Manajemen Informatika STMIK LKPIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LKPIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax Hanifoza@gmail.com 2 Irvanakbar2@gmail.com Abstrak Sekolah atau institusi pendidikan membutuhkan sebuah perencanaan strategis dalam kegiatan pengembangan SI di organisasi tersebut. Bagaimanapun juga, sekolah menengah kejuruan harus menciptakan keunggulan kompetitif untuk dapat bersaing dengan sekolah menengah kejuruan (SMK) lain ataupun sekolah menengah atas (SMA). Salah satu cara untuk menciptakan keunggulan kompetitif tersebut adalah melalui pemanfaatan SI dan juga perencanaan strategi yang baik sehingga apa yang di targetkan oleh pihak sekolah bisa tercapai maka dari itu di perlukan adanya sebuah metode untuk melakukan perencanaan strategis yang tidak hanya dilihat dari sisi keuangan namun juga dilihat dari sisi non keuangan, IT Balance scorecard menjadi salah satu metode yang di pilih untuk melakukan proses tersebut. Metodologi pada pengembangan sistem yang di gunakan dengan menggunakan IT Balance scorecard sebagai kerangka utama FIVE PORTER, BSC dan SWOT untuk mengidentifikasi faktor internal kelemahan dan kekuatan organisasi dan faktor eksternal sebagai peluang dan ancaman. CSF dalam perancangan strategis sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi sistem informasinya, memfokuskan proses perencanaan strategis sistem informasi pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi sistem informasi dan mengevaluasi sistem informasi, MacFarlan Fortopolio digunakan untuk mengklasifikasikan SI berdasarkan urgensinya dan kemudian KPI untuk menentukan KPI dan menghitung analisis kesenjangan. Kata kunci : perencanaan strategis, implementasi IT Balance scorecard 1. Pendahuluan Persaingan bisnis yang semakin ketat menimbulkan kebutuhan akan penyusunan strategi bisnis yang handal. Menyusun suatu strategi yang membuat organisasi tersebut tidak hanya dapat bertahan, namun memiliki keunggulan yang kompetitif. Tujuan dari strategi bisnis adalah membuat keselarasan bekerja dari top level manajemen hingga ke bagian bawah yaitu pelaksana. Semua komponen dari organisasi dapat menjalankan tugas sesuai dengan tujuan organisasi yang telah dirumuskan dalam strategi bisnis. Penggunaan Sistem Informasi (SI) dan teknologi informasi dizaman globlalisasi saat ini sangatlah penting dalam mencari atau mengumpulkan informasi. Lembaga pendidikan mempunyai peran yang sangat penting juga dalam mencetak sumber daya manusia yang berkualitas dan mampu bersaing di era globalisasi dan perdagangan bebas. Untuk membentuk sumber daya manusia yang berkualitas memerlukan suatu sistem pelayanan pendidikan yang berkualitas dan untuk itu semua pihak yang terkait dalam dunia pendidikan, baik pemerintah, tenaga kependidikan dan masyarakat harus bekerja sama untuk meningkatkan mutu pendidikan. Lembaga pendidikan harus dapat memberikan pelayanan terbaik kepada siswa dan orang tua siswa. Semakin cepat informasi sampai ke siswa dan orang tua siswa, maka semakin cepat juga perbaikan mutu sebuah pendidikan siswa. Untuk dapat memberikan informasi secara tepat, cepat dan akurat, lembaga pendidikan memerlukan sebuah sistem informasi terpadu yang berkualitas. Oleh karena itu, organisasi khususnya pada institusi pendidikan yang merupakan sektor publik diharuskan menerapkan suatu konsep perencanaan strategis SI yang tidak hanya dilihat dari sisi keuangan namun juga dilihat dari sisi non keuangan. Salah satunya dengan cara menerapkan strategi SI yang baik dan unggul melalui perancangan strategi SI. Untuk membuat sebuah perancangan strategi yang baik, diperlukan alat manajemen strategi yang mampu secara komprehensif melihat perspektif yang ada dalam suatu perusahaan.

2 Tujuan yang ingin dicapai melalui penelitian ini adalah menghasilkan model perencanaan strategis SI yang selaras dengan rencana strategis organisasi SMK MedikaCom dengan memanfaatkan kerangka IT balanced scorecard. Model pengembangan SI akan dirumuskan berdasarkan hasil analisis organisasi dan hasil kajian literatur mengenai perencanaan strategis SI yang relevan. Adapun identifikasi permasalahan yang dibahas pada laporan ini sebagai berikut. 1. Analisis sistem informasi dan teknologi informasi pada SMK MedikaCom apakah sesuai dengan tujuan, visi dan misi Bagian IT pada SMK MedikaCom. 2. Belum adanya rencana strategi sistem informasi yang mencakup semua aspek di SMK MedikaCom. Dari permasalahan yang disebutkan diatas, maka batasan-batasan masalah sebagai berikut. 1. Penelitian ini dilakukan di SMK MedikaCom. 2. IT Balance Scorecard digunakan sebagai metode untuk mengukur perencanaan strategi sistem informasi di SMK MedikaCom. 3. Membahas dari tiga sumber daya SI. Yaitu manusia, proses dan teknologi. Berdasarkan masalah diatas maka tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Menyelaraskan antara tujuan, visi dan misi Bagian IT dengan perencanaan sistem informasi di SMK MedikaCom. 2. Menerapkan IT Balance Scorecard untuk perencanaan strategi sistem informasi di SMK MedikaCom. 2. Landasan Teori Pengertian perencanaan strategis sistem informasi menurut Turban (2003). Perencanaan Strategi Sistem Informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan tujuan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan. 1. Sumber Daya Sistem Informasi Menurut O'Brien (2005). komponen dan aktivitas SI terdiri dari sumber daya data, hardware, software, manusia, dan jaringan untuk melakukan aktivitas input, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengelolaan yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. a. Sumber Daya Manusia b. Sumber Daya Hardware c. Sumber Daya Software. d. Sumber Daya Data. e. Sumber daya jaringan. f. Input sumber daya data g. Output produk informasi. h. Penyimpanan sumber daya data. i. Pengendalian kinerja sistem. 2. IT Balance Scorecard Pada tahun 1997, Van Grembergen dan Van Bruggen mengadopsi Balanced Scorecard (BSC) untuk digunakan pada Departemen Teknologi Informasi organisasi. Dalam pandangan mereka karena Departemen Teknologi Informasi merupakan penyedia layanan internal maka perspektif yang digunakan harus diubah dan disesuaikan. Dengan melihat bahwa pengguna mereka adalah pegawai internal dan kontribusi mereka dinilai berdasarkan pandangan pihak manajemen maka mereka mengajukan perubahan seperti pada gambar dibawah ini.

3 Gambar 1 Penyesuaian BSC menjadi IT BSC (Ali Noor et al. 2012), Terdapat beberapa perspektif dalam mengevaluasi kinerja IT yaitu (Perspektif kontribusi organisasi, perspektif orientasi pengguna, perspektif keunggulan operasional dan perspektif orientasi dimasa depan). 3. Analisis dan Perancangan Analisis organisasi dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat mengenai gambaran internal organisasi, meliputi visi misi, tujuan strategis, serta struktur organisasi yang dimiliki. Berikut adalah visi misi dan tujuan bagian IT dari SMK MedikaCom yang di dapatkan dengan cara wawancara dan observasi. 1. Visi Menjadikan SMK MedikaCom sebagai SMK yang terkemuka dan mampu bersaing dalam hal pengembangan, penerapan, pelayanan, dan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi. 2. Misi a. Meningkatkan pelayanan teknologi informasi dan komunikasi bagi SMK MedikaCom. b. Meningkatkan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka meningkatkan kualitas pembelajaran. c. Meningkatkan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam manajemen SMK MedikaCom. d. Mengembangkan sistem informasi manajemen yang mendukung kelancaran proses belajar mengajar. e. Menyediakan layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang terpadu untuk mendukung proses kegiatan akademik, administrasi, penelitian, dan proses belajar mengajar. 3. Tujuan a. Meningkatkan dan mengembangkan sistem teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung peningkatan kualitas proses belajar-mengajar. b. Memberikan dukungan teknologi informasi dalam pelaksanaan kegiatan akademik, administrasi, penelitian, pengabdian masyarakat dan proses belajar mengajar. c. Melakukan pengkajian teknologi informasi dan komunikasi untuk menjamin tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang mutakhir, dapat diandalkan serta dapat memenuhi kebutuhan SMK MedikaCom dalam pelaksanaan kegiatannya. d. Melakukan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka menyediakan sistem berbasis TIK yang tepat untuk membantu pelaksanaan kegiatan SMK MedikaCom. 1. Dari data di atas maka dilakukan analasis baik internal maupun eksternal pada penelitian ini analisis eksternal menggunakan tools Five porter s dan analisis internal dengan menggunakan SWOT, CSF, BSC dan IT BSC sebagai kerangka utama untuk menghasilkan perencanaan strategis 5 tahun mendatang berikut adalah hasil analisisnya berupa tabel. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi maka di dapatlah tabel 1 berupa analisis Five Porter s Analisis Model Kompetitif Porter digunakan untuk memahami dan mengevaluasi struktur lingkungan dan ancaman dalam suatu jenis usaha.

4 Tabel 1 analisis Five porter s Tabel 3 SWOT Layanan Aplikasi Komputer 2. Berdasarkan hasil wawancara kepada salah satu pihak dari SMK MedikaCom maka di hasilkan analisis SWOT dengan menentukan 2 sumber yaitu SDM IT dan Layanan aplikasi komputer Tabel 2 SWOT SDM IT 3. MacFarlan Menurut Ward dan Peppard, sekumpulan kriteria yang digunakan pada composite matrix dapat digunakan sebagai dasar dalam analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threats) untuk menganalisis aplikasi yang ada pada saat ini, dalam menentukan kebutuhan akan action dengan tujuan baik untuk meningkatkan kontribusi dari aplikasi-aplikasi tersebut, juga terkait dengan aplikasi yang akan dibangun untuk penggunaan yang lebih baik. a. Aplikasi Strategi, merupakan aplikasi yang bersifat kritis dan sangat penting bagi kesuksessan bisnis, kebutuhan pasar, tekanan kompetitif atau dorongan terhadap tujuan bisnis secara eksternal. b. Aplikasi Kunci Operasional, merupakan aplikasi yang ada pada saat ini yang mendukung operasional bisnis dan meningkatkan kinerja dari aplikasi, integrasi data dan sistem untuk menghindari duplicity, inconsistency, miss information dan menghindarkan bisnis dari kerugian atau risiko bisnis. c. Aplikasi Dukungan, merupakan aplikasi yang ada pada saat ini yang mendukung aplikasi kunci operasional, meningkatkan produktifitas/efisiensi dari tugas bisnis yang spesifik, penggunaan dana TI yang efektif serta sumber daya TI yang tersedia.

5 d. Aplikasi Potensi Tinggi, merupakan aplikasi yang menjadi inovasi di masa yang akan datang untuk meningkatkan keuntungan bisnis di masa depan, ide bisnis yang baru dan peluang teknologi baru. Tabel 4 Matriks empat kuadran McFarlan Tabel 6 Aplikasi prioritas 4. Kesimpulan dan Saran 4. IT Balance Scorecard Berdasarkan beberapa tahap yang di lalui dengan cara wawancara terstruktur dan quisioner terhadap 3 responden maka di hasilkan nilai IT BSC dari SMK MedikaCom sebagai berikut. Tabel 5 Hasil Pengukuran Kesimpulan Berdasarkan uraian dan pembahasan pada tiap bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan menggunakan metode IT balance Scorecard dan beberapa tools yang di pakai untuk menganalisis sistem informasi di SMK MedikaCom sehingga di dapat pemetaan terhadap visi, misi, dan tujuan ke dalam beberapa tools sehingga mampu menyelaraskan visi, misi dan tujuan. b. Dengan menggunakan metode IT balance Scorecard mampu untuk membuat sebuah perencanaan strategis yang dapat mencakup aspek keuangan dan no keuangan. Saran Beberapa saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan penelitian ini: Dari tabel di atas dapat di simpulkan bahwa ada kekurangan dari perspektif Orientasi pengguna maka dari itu dalam analisis selanjutnya dilakukan pemilihan skala prioritas dari beberapa aplikasi yang telah di hasilkan yang di tentukan oleh pihak sekolah dari analasis MACFarlan seperti pada tabel 6 berikut. Daftar Pustaka [1] David, F. R. (2005). Manajemen Strategis. Jakarta: Salemba Empat. Grembergen, w. v. (2000). the balance scorecard and IT Governance. a. Menambahkan beberapa tools tambahan untuk lebih memastikan perencanaan strategi sistem informasi yang lebih matang. b. Analisis dan penyusunan scorecard yang spesifik bagi masing-masing unit kerja pengguna layanan TI/SI sebagai bahan pengambilan keputusan unit pengelola TI dan jajaran eksekutif. [2] J, w., & J, p. (2002). Strategic Planning for Information Systems. 3rd Edition, John Wiley & Sons. [3] Kaplan, R. d. ( 1996). The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action,

6 edisi satu. United States Of America: Harvard Business School Press. [4] keyes, J. (2005). Implementing The IT Balanced Scorecard. Auerbach: aylor & Francis Group. [5] kosasi, S. (2014). pengukuran kinerja web brinet system dengan metode IT Balance Scorecard. SANDY_KOSASI_- _BUANA_INFORMATIKA_VOL6_NO1_20 15.pdf. [6] kosasi, s. (2016). pengukuran kinerja sistem informasi karyawan menggunakan IT BALANCE SCORECARD. Techno.COM, Vol. 15, No. 4, November 2016 : [7] Mulyadi. (2005). Alternatif Pemacuan Kinerja Personel dengan Pengelolaan Kinerja Terpadu Berbasis Balanced Scorecard. jakarta: Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia. [8] O Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi : Persefektif Bisnis dan Manajerial 12th edition. Jakarta: Salemba Empat. [9] O Brien, J. A. (2011). Management Information Systems, 10th Edition. New York: McGraw-Hill/ Irwin. [10] Salusu, J. (2004). Pengambilan Keputusan Stratejik untuk Organisasi Publik dan Organisasi Nonprofit. Jakarta: Erlangga. [11] Turban, R. P. (2003). Introduction To Information Technology. New Jersey: John Willey dan Sons, Inc. Website [11] Komara, E. (2012, februari 20). Tata kelola. Retrieved from Lingkar LSM: [12] Kertahadi. (2007, oktober 2). Sistem informasi. Retrieved from