PORTOFOLIO APLIKASI MENDATANG DI PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI ABSTRAK

Transkripsi

1 PORTOFOLIO APLIKASI MENDATANG DI PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI Ir. Khakim Ghozali, M.MT, Feby Artwodini Muqtadiroh, S.Kom, M.T, Donny Agustya Kusuma ABSTRAK Portofolio Aplikasi merupakan bagian dari Perencanaan Strategis SI/TI, dimana portofolio aplikasi ini terangkum pemetaan sistem informasi yang ada sekarang dan potensi aplikasi sistem informasi mendatang yang nantinya bisa digunakan perusahaan untuk meningkatkan kinerja (bussiness value). PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dibidang konstruksi. Dalam membantu kegiatan proses bisnisnya, maka PT. XYZ ini sangat menginginkan adanya dukungan sistem informasi dan teknologi informasi agar proses bisnis dapat berjalan dengan baik. Untuk itu, PT. XYZ memerlukan adanya sebuah portofolio aplikasi yang secara jelas mendeskripsikan dukungan SI/TI untuk 5 tahun kedepan. Keadaan eksisting dari PT. XYZ akan dilakukan analisis seperti analisis lingkungan bisnis, analisis lingkungan SI/TI, dan analisis SWOT untuk mengetahui kondisi sekarang di PT. XYZ. Dengan menggunakan metode analisis seperti analisis balanced scorecard, analisis critical success factors, serta analisis value chain, potensi-potensi aplikasi akan didapatkan yang nantinya akan menghasilkan portofolio aplikasi bagi PT. XYZ. Kata kunci : portofolio aplikasi, perencanaan strategis, PT. XYZ 1. PENDAHULUAN Dalam dunia teknologi informasi yang sangat pesat dan dinamis seperti saat ini, bagi perusahaan yang memanfaatkan teknologi akan menjadi sangat pentingnya untuk mengikuti perubahan teknologi tersebut. Sistem informasi berbasis teknologi pun menjadi sebuah kepentingan tersendiri di semua sektor industri, perdagangan, pertanian, dan pemerintahan. Maka dari itu diperlukan pengelolaan yang tepat dalam mengelola sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) secara strategis, maka pengetahuan tentang pemahaman peran sistem informasi berbasis teknologi dalam organisasi sangat membantu dalam mendukung pengelolaan tersebut. Portofolio aplikasi dimaksudkan untuk menjamin organisasi mendapatkan nilai terbesar (business value) yang bisa didapat dari sumber informasinya, dan untuk memungkinkan manajemen yang cost effective dimana biaya-biaya (costs) bisa dimimalkan melalui pengurangan atau eliminasi aktivitasaktivitas yang tidak memberikan nilai tambah atau defects. Setelah menentukan kebutuhan SI dari sebuah bisnis, tujuan utama dalam mengelola aplikasi, sumber informasi dan infrastruktur TI dan menyediakan layanan adalah untuk menghasilkan nilai maksimum untuk bisnis, sedangkan benefits bisa dimaksimalkan apabila kita melakukan aktivitas-aktivitas yang memberikan nilai tambah, pengembangan aplikasi-aplikasi yang berkualitas tinggi dan responsif terhadap kebutuhan bisnis ( Manfaat portofolio ini sangat bermanfaat bagi kelangsungan PT. XYZ itu sendiri melihat perkembangan teknologi yang sangat pesat namun pihak manajerial terkesan masih belum terlalu memperhatikan perkembangan teknologi didalam perusahaannya. Manfaat pertama yang terlihat jelas adalah perusahaan dapat mengurangi resiko yang mungkin timbul dalam implementasi aplikasi. Resiko yang mungkin timbul adalah Kebutuhan bisnis dengan software aplikasi yang dibangun tidak sesuai. Software kemungkinan tidak terintegrasi dengan baik sehingga tidak dapat saling berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya. Investasi pengadaan software aplikasi tidak memberikan manfaat yang diharapkan. Dengan portofolio aplikasi ini diharapkan akan memberikan kontribusi terhadap perkembangan individual dan juga perkembangan PT. XYZ di masa akan datang. 1

2 2. LANDASAN TEORI 2.1 Model Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi Model strategis SI/TI yang akan dikembangkan nantinya diharapkan dapat menghasilkan portofolio aplikasi mendatang yang berkontribusi nyata pada perusahaan. Menurut Ward, John dan Peppard, Joe, 2002, model strategi SI/TI ini memiliki beberapa input seperti pada gambar 2.2, yaitu: 1. Lingkungan bisnis internal, yaitu faktorfaktor internal yang meliputi : strategi bisnis saat ini, visi dan misi perusahaan, proses, maupun budaya dari suatu bisnis. 2. Lingkungan bisnis eksternal, yaitu faktorfaktor eksternal yang mempengaruhi lingkungan bisnis, meliputi lingkungan umum (ekonomi, sosial, politik, dan teknologi), lingkungan industri (kekuatan pemasok, daya beli, persaingan bisnis antara industri), lingkungan operasional (pesaing, kreditor, pemasok, dan konsumen). 3. Lingkungan SI/TI internal, Analisa lingkungan internal SI/TI, yaitu perspektif SI/TI saat ini didalam bisnis, kematangannya, ruang lingkup dan kontribusi bisnis, keahlian, sumber daya dan infrastruktur teknologi. 4. Lingkungan SI/TI eksternal, misalnya tren teknologi, dan pengaruh SI/TI dari luar organisasi Gambar 1. Model Strategis SI/TI 2.2 Analisis Balanced Scorecard Balanced Scorecard (BSC) adalah salah satu model sistem pengukuran kinerja dengan strategi sebagai titik awal menerjemahkan ke dalam ukuran kinerjanya. Didalam kerangka kerja balanced scorecard terdapat empat perspektif agar dapat menjabarkan kinerja suatu organisasi dengan baik yang melingkupi perspektif finansial, konsumen, proses bisnis serta tumbuh dan belajar. Gambar 2. Metode Balanced Scorecard BSC memberikan kerangka kerja dengan empat perspektif agar dapat menjabarkan kinerja organisasi/perusahaan dengan baik. Keempat perspektif itu adalah: Perspektif Finansial Perspektif finansial digunakan sebagai suatu petunjuk apakah strategi yang digunakan memberikan kontribusi dalam meningkatkan pendapatan organisasi. Perspektif Pelanggan Perspektif pelanggan digunakan untuk mengidentifikasi kondisi pelanggan yang ditargetkan oleh perusahaan atau organisasi dalam suatu persaingan bisnis. Perspektif Proses Internal Bisnis Perspektif ini digunakan untuk mengidentifikasi proses-proses bisnis yang bersifat kritis/penting baik untuk mencapai tujuan peningkatan nilai bagi pelanggan (perspektif pelanggan) maupun bagi tujuan peningkatan nilai finansial (perspektif finansial). Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Tujuan dari perspektif pembelajaran dan pertumbuhan adalah menyediakan infrastruktur untuk mendukung pencapaian tiga perspektif sebelumnya dan bagaimana 2

3 kita dapat meningkatkan dan menciptakan value secara terus menerus, terutama dalam hubungannya dengan kemampuan dan motivasi karyawan. 2.3 Analisis Critical Success Factors (CSFs) Analisis CSF merupakan suatu teknik dalam perencanaan strategis yang dapat berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan yang dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari analisis CSF ini adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Gambar 3. Teknik Analisis CSF 2.4 Analisis Value Chain Value Chain Porter merupakan sebuah model yang digunakan untuk membantu menganalisis aktivitas-aktivitas spesifik yang dapat menciptakan nilai dan keuntungan kompetitif bagi organisasi. Gambar 4. Model Value Chain Porter kesuksesan suatu bisnis. Sebuah konsep portfolio aplikasi bisa diturunkan dari matrix aplikasi Mc Farlan yang mempertimbangkan kontribusi SI/TI pada bisnis sekarang dan kedepan. Sistem informasi dan kontribusi bisnisnya bisa digambarkan dengan portfolio aplikasi McFarlan, 1984, seperti pada gambar 6 berikut ini. Gambar 5. Portofolio Aplikasi McFarlan Keempat kuadran tersebut masing-masing: Strategic, aplikasi yang masuk dalam kategori ini merupakan aplikasi-aplikasi yang sangat penting terhadap kesuksesan bisnis mendatang. High potential, aplikasi yang masuk dalam kategori ini merupakan aplikasi-aplikasi inovatif yang mungkin nantinya akan menjadi sangat penting dalam kebutuhan bisnis di masa datang. Key operational, aplikasi yang masuk dalam kategori ini merupaka aplikasi yang sedang dipakai dan bermanfaat untuk menopang kegiatan operasional suatu bisnis. Support, aplikasi yang masuk dalam kategori ini merupakan aplikasi-aplikasi yang dapat menciptakan keunggulan tersendiri dalam sebuah bisnis, namun keberadaannya tidak menjadi syarat penting dalam menopang proses bisnis ataupun memberi keuntungan kompetitif bagi organisasi. 3. METODE PENGERJAAN Secara garis besar, tahapan metode pengerjaan dalam penyusunan tugas akhir ini dibagi menjadi 6 tahapan yaitu: 1. Tahap Pendahuluan 2. Tahap Pengumpulan Data 3. Tahap Pemahaman Situasi Saat Ini 4. Tahap Menaksir Kebutuhan Mendatang 5. Tahap Penentuan Portofolio Aplikasi 6. Tahap Pemetaan Aplikasi 7. Tahap Dokumentasi 2.5 Portofolio Aplikasi McFarlan Dalam portfolio aplikasi, matriks aplikasi Mcfarlan bisa digunakan dalam menilai secara keseluruhan terhadap 3

4 3.1. Tahap Pendahuluan Pada tahap pendahuluan ini berisi study literatur dan survey objek penelitian. Kegiatan ini dimulai dengan mengumpulkan semua literatur yang ada dan berkaitan untuk menunjang penelitian, menelaah topik-topik lainnya yang berkaitan serta menghubungkan semua variabel-variabel yang ada. Survey objek dilakukan untuk mengetahui visi, misi, serta hal-hal yang berkaitan dengan keperluan penelitian Tahap Pengumpulan Data Pada tahapan ini, informasi tentang kesesuaian dan relevansi strategi yang sudah ada didapatkan dan hal-hal yang diperlukan untuk melakukan perbaikan dengan strategi yang baru, bagaimana mereka berintegrasi dengan yang lain (termasuk rencana unit bisnis, strategi SI/TI maupun interface aplikasi, koordinasi, penjadwalan dan skala waktu), manajemen, control dan sumber daya, mempelajari masalah-masalah yang pernah ada untuk diselesaikan ulang. Proses pengumpulan data dilakukan dengan cara, antara lain: 1. Pengisian kuesioner dari level direktur sampai level kepala seksi dalam struktur organisasi. 2. Melakukan wawancara langsung kepada direktur, kepala divisi, kepala dinas, dan kepala seksi. 3. Mempelajari dokumen kerja PT. XYZ Tahap Pemahaman Situasi Sekarang Tahapan ini merupakan tahap untuk menganalisis dan memahami kondisi yang ada saat ini dan menginterpretasikan kebutuhan bisnis PT. XYZ untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang sedang dihadapi saat ini. 1. Lingkungan Bisnis Internal/Eksternal Saat Ini. Memahami lingkungan bisnis internal/eksternal bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor internal/eksternal yang mempengaruhi lingkungan bisnis PT. XYZ. 2. Lingkungan Internal/Eksternal SI/TI Saat Ini. Analisis ini dilakukan untuk memahami lingkungan internal/eksternal SI/TI di PT. XYZ, yang nantinya berfungsi untuk mengidentifikasi SI/TI sekarang yang ada di PT.XYZ, kematangannya, kontribusi bisnis, keahlian sumber daya, infrastruktur teknologi, aplikasi yang digunakan, dan trend teknologi. Tujuannya tidak hanya untuk mengimplementasikan teknologi terbaru, tetapi juga menemukan cara untuk menggunakan teknologi yang ada/sudah digunakan secara lebih ekonomis, efektif, dan efisien. 3. Analisis SWOT. Analisis ini dilakukan untuk menentukan situasi sekarang seperti kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang ada di PT.XYZ. Analisis ini menggambarkan bagaimana kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi dapat mengeksploitasi peluang dan meminimalisasi dampak ancaman eksternal yang dihadapi PT. XYZ Tahap Menaksi Kebutuhan Mendatang Pada tahap ini dilakukan analisis untuk menentukan kebutuhan potensial bisnis dan SI/TI mendatang dengan mengidentifikasi beberapa faktor yang dapat mempengaruhi strategi bisnis dan dapat meningkatkan kinerja. Teknik analisis yang akan digunakan antara lain analisis Value Chain (Activity Chain), analisis Balanced Scorecard dan analisis Critical Success Factors Tahap Penentuan Portofolio Aplikasi Pada tahap ini dilakukan pemetaan aplikasi-aplikasi yang diperlukan berdasarkan fungsi-fungsi dari setiap bagian organisasi yang ada ke dalam empat kuadran pada model portofolio aplikasi McFarlan yaitu Support, Key Operational, Strategic atau High Potential. Berdasarkan pemetaan tersebut akan dapat diketahui tiga komponen aplikasi yaitu aplikasi yang telah ada sekarang, aplikasi yang diperlukan dan aplikasi yang potensial di masa mendatang Tahap Pemetaan Aplikasi Pada tahap ini dilakukan pengelompokan aplikasi kedalam peta sistem aplikasi berdasarkan tingkatan yang ada dalam peta sistem aplikasi. Peta sistem aplikasi mengklasifikasikan sistem menjadi lima tingkatan. Tingkatan yang paling atas adalah aplikasi yang bersifat strategis dan tingkatan dibawahnya meliputi aplikasi pendukung 4

5 operasional, transaksional, pengawasan dan kontrol, serta perencanaan dan analisis Tahap Dokumentasi Tahapan ini merupakan tahapan akhir yang akan dituliskan hasil dan kesimpulan yang didapat dari penelitian, penyusunan buku tugas akhir dan dokumentasi lainnya yang diperlukan serta akan diberikan beberapa saran untuk kemungkinan penelitian lanjutan ataupun rekomendasi yang dapat digunakan oleh pihak PT. XYZ. 4. HASIL DAN EKSEKUSI 4.1. Potensi Aplikasi Berdasarkan hasil analisis lingkungan bisnis internal Tabel dibawah ini memperlihatkan potensi aplikasi yang dihasilkan dari analisis lingkungan internal bisnis. Tabel 1- Potensi Aplikasi Berdasarkan Analisis Lingkungan Bisnis Internal 1. Workflow (WA) 2. Executive (EIS) 3. Finance (FIS) 4. Human Resource (HRIS) 5. XYZ Integrated 6. Construction 7. (MIS) 8. Credit Payment (CPIS) 9. Portal PT. XYZ 10. Work Unit Portal 11. Credit Portal 12. Monitoring & 13. Tender (TIS) 14. Employee (EIS) 15. Cash Control 16. Finance 17. Work Unit Portal 18. Budget 19. Payroll 20. Employee Absent 4.2. Potensi Aplikasi Berdasarkan hasil analisis lingkungan bisnis eksternal Tabel dibawah ini memperlihatkan potensi aplikasi yang dihasilkan dari analisis lingkungan eksternal bisnis. Tabel 2 - Potensi Aplikasi Berdasarkan Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal 1. Website PT. XYZ 2. Investment & Promotion (PIS) 3. Resource (RPIS) 4. Procurement (PIS) 5. Integrated Customer (ICIS) 6. Employee Satisfaction 7. Knowledge Management 8. Company Portal (CPA) 4.3. Potensi Aplikasi Berdasarkan hasil analisis lingkungan SI/TI internal Tabel dibawah ini memperlihatkan aplikasi saat ini yang diimplementasikan di PT. XYZ. Tabel 3 Aplikasi Saat Ini Yang Diimplementasikan 1. SMR accounting (general ledger) 4.4. Potensi Aplikasi Berdasarkan hasil analisis lingkungan SI/TI eksternal Tabel dibawah ini memperlihatkan potensi aplikasi yang dihasilkan dari analisis lingkungan SI/TI eksternal. Tabel 4 Potensi Aplikasi Berdasarkan Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal 1. Workflow 2. Website PT. XYZ 3. Company Portal (CPA) 4.5. Potensi Aplikasi hasil analisis kebutuhan mendatang Tabel 5 dan 6 dibawah ini memperlihatkan potensi aplikasi yang dihasilkan dari analisis kebutuhan mendatang. 5

6 Tabel 5 - Potensi Aplikasi Berdasarkan Hasil Analisis Balanced Scorecard & CSF 1. Finance & (FMIS) modul finance 2. Resource (RPIS) 3. Website/portal PT. XYZ 4. Integrated Customer (ICIS) modul complaint & 5. Human Resource (HRIS) 6. Employee (EIS) reward & punishment modul 7. Monitoring & (MSIS) 8. Employee (EIS) modul payroll 9. Finance & (FMIS) modul marketing 10. Knowledge Management (KMS) 11. Employee (EIS) complaint & 12. Construction (CPA) 13. Monitoring & (MSIS) modul monitoring 14. Investment & Promotion (PIS) modul promotion 15. Monitoring & (MSIS) modul bussiness visit 16. Monitoring & (MSIS) modul building monitoring & scheduling 17. Employee (EIS) modul report 18. Procurement (PIS) 19. Tender (TIS) 20. Credit Payment (CPIS) 21. Human Resource (HRIS Tabel 6 - Potensi Aplikasi Berdasarkan Hasil Analisis Value Chain 1. Executive (EIS) 10. Finance & 2. Construction 3. Monitoring and modul building monitoring & schedule 4. Resource 5. Integrated Customer modul complaint & 6. Website PT. XYZ 7. Tender 8. Finance & modul finance 9. Knowledge Management modul marketing 11. Procurement 12. Human Resource 13. Employee 14. Employee modul payroll & absent modul Berdasarkan semua hasil analisa tersebut maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang diperlukan PT. XYZ (dikelompokkan berdasar Matriks McFarlan) diperlihatkan pada tabel 7. Tabel 7 - Pemetaan kedalam portofolio aplikasi McFarlan Strategic 1. Executive (EIS) High Potential 1. Employee (EIS) module report 2. Website PT. XYZ 3. Resource (RPIS) 4. Company Portal (Co-P) 5. Work Unit Portal (WoUP) 6

7 Key Operational 1. Credit Payment (C-Pay) 2. Finance and (FMIS) module finance 3. Finance and (FMIS) module marketing 4. Employee (EIS) module payroll 5. Human Resource (HRIS) 6. Workflow (WFA) 7. Monitoring and (MSIS) module building monitoring and schedule 8. Procurement (Pro-IS) 9. Investment and Promotion (InPro-IS) module investment 10. Investment and Promotion (InPro-IS) module promotion 11. Construction PA) Support 1. Knowledge Management (KMS) 2. Employee module & punishment 3. Employee module employee 4. Employee (EIS) reward (EIS) (EIS) module absent 5. Tender (TIS) 6. Monitoring and (MSIS) module bussiness visit 7. Integrated Customer (Co- (InCus- IS) module complaint and 5. KESIMPULAN Berdasarkan hasil dari pengerjaan tugas akhir, didapatkan beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Didapatkan potensi aplikasi dari masingmasing analisis yang telah dilakukan pada tahap awal. Pada analisis internal bisnis didapatkan 18 potensi aplikasi, analisis eksternal bisnis didapatkan 12 potensi aplikasi, analisis lingkungan eksternal SI/TI didapatkan 3 potensi aplikasi, analisis critical success factor didapatkan 12 potensi aplikasi, dan analisis value chain didapatkan 11 aplikasi. Dari tiap potensi aplikasi tersebut masih dilakukan pemilihan aplikasi yang dapat diimplementasikan di PT. XYZ sesuai proses bisnis perusahaan tersebut. 2. Dari hasil analisis-analisis tersebut, didapatkan potensi aplikasi dari masingmasing analisis sejumlah 23 aplikasi. Kemudian dari masing-masing aplikasi dilakukan pemetaan kedalam portofolio aplikasi McFarlan, dan didapatkan hasil bahwa 1 buah aplikasi masuk dalam kuadran strategic, 5 buah aplikasi masuk dalam kuadran high potential, 11 buah aplikasi masuk dalam kuadran key operational, dan 7 buah aplikasi masuk dalam kuadran support. 3. Potensi-potensi aplikasi tersebut juga dimasukkan kedalam peta sistem aplikasi yang disusun berdasarkan jenis dukungan terhadap proses bisnis. Macam-macam dari jenis dukungan terhadap proses bisnis yaitu aplikasi penunjang operasional, yang memiliki 12 aplikasi, kemudian aplikasi transaksi, yang memiliki 3 aplikasi, dilanjutkan aplikasi pengawasan dan kontrol, dengan 8 aplikasi, kemudian aplikasi perencanaan dan analisis, dengan 2 aplikasi, dan yang terakhir aplikasi strategis dengan 1 aplikasi. 7

8 6. DAFTAR PUSTAKA Afandy, Arif. Perencanaan Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan Strategi Bisnis PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon Unit Otonom Krakatau Steel Building Management. Surabaya: Tugas Akhir tidak diterbitkan Cassidy, Anita. A Practical Guide to Strategic. St. Lucie Press Ghozali, Khakim. Pembuatan Portofolio Aplikasi di Dinas XYZ. Surabaya: Thesis tidak diterbitkan Kaplan, S. Robert and Norton, P. David. Translating strategy into action the balanced scorecard. Harvard Bussiness School Press Subriadi, Dini Hariyono. Perencanaan Portofolio Aplikasi di Jurusan Sistem Informasi ITS Tahun Surabaya: Tugas Akhir tidak diterbitkan Tozer, Edwin E. Strategic SI/TI Butterworth-Heinemann. Ward, John. and Peppard, Joe. Strategic for s. John Willey & Son s Ltd Wedhasmara, Ari. Langkah-langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi menggunakan Metode Ward dan Peppard. Unsri Press Ward, J. and Griffiths, P. Strategic for 2nd edition. Chicester: John Wiley & Son Sunarto, Agus dan A. Hasibuan, Zainal. Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Industri Penyiaran Televisi dengan Pendekatan Blue Ocean Strategy dan Balanced Scorecard. Jurnal Sistem Informasi MTI UI Website Bataviase Manajemen Portofolio Aplikasi. <URL: Website PT. Adhi Karya. <URL: > Website PT. Waskita Karya. <URL: > Djumena, Erlangga. Jun Dana asing kembali serbu Indonesia, <URL: m/read/2010/06/22/ /dana.a sing.kembali.serbu.indonesia>. Website Pemerintahan. UNDANG- UNDANG Jasa Konstruksi. <URL: UNDANGNO.18Tahun1999.pdf> 8