Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Sekolah Menengah Kejuruan di Kota Prabumulih

Transkripsi

1 96 Perencanaan Strategi Sistem Informasi Teknologi Informasi pada Sekolah Menengah Kejuruan di Kota Prabumulih Anita JURNAL SISTEM INFORMASI DAN KOMPUTERISASI AKUNTANSI (JSK) Program Studi Sistem Informasi STMIK Prabumulih Jl. Patra No. 50 Kel. Sukaraja Kec. Prabumulih Selatan Abstrak Tujuan Penulisan ini adalah untuk menganalisis penyebab naik turunnya jumlah pendaftar serta strategi jasa pemasaran untuk meningkatkan jumlah pendaftar calon siswa. Data diperoleh melakukan wawancara yang mendalam kepala sekolah, wakil kepala sekolah alumni SMK. Data yang diperoleh dianalisis menggunakan analisis SWOT melalui pendekatan bauran pemasaran. Setelah dilakukan analisis pembahasan, dapat disimpulkan bahwa; (1) penyebab naik turunnya jumlah pendaftar adalah sarana prasarana yang sangat kurang baik proses belajar yang kurang optimal; (2) Strategi yang direkomendasikan antara lain mencari menggalang a dari donatur untuk pembangunan gedung, melakukan perbaikan pada proses pembelajaran, melakukan strategi pemasaran langsung tidak langsung serta menerapkan strategi differensiasi bauran pemasaran. Kata Kunci : Strategi pemasaran, jasa pendidikan, analisis SWOT 1. Pendahuluan Perencanaan strategi SI/TI yang baik melihat dari berbagai sudut pang pengembangan sistem. Jika sebuah lembaga pendidikan memiliki rencana strategis yang baik, maka risiko yang terkait pengambilan keputusan tentang SI/TI dapat dikurangi. Namun demikian, banyak lembaga pendidikan tidak menganggap perencanaan strategis ini penting karena mereka tidak memiliki pengalaman informasi yang tepat dalam perencanaan strategis SI/TI. Manfaat Renstra SI/TI diantaranya: menyelaraskan arah prioritas SI/TI sesuai prioritas bisnis, menciptakan manajemen yang efektif efisien, mengidentifikasi peluang untuk keunggulan kompetitif sekolah [5,6]. SI/TI yang dibangun tanpa perencanaan yang baik akan sulit terintegrasi dapat menjadi penyebab kerugian finansial karena investasi yang tidak sesuai prioritas. Sekolah dituntut tidak hanya memiliki Renstra SI/TI namun juga melaksanakannya. Sekolah diwajibkan menyusun rencana strategis jangka panjang ataupun jangka menengah laporan akuntabilitas kinerjanya. Sekolah merupakan sebuah lembaga pendidikan yang memiliki peran yang vital dalam pembentukan sumber daya manusia yang berkualitas Rumusan Masalah a. Bagaimana SI/TI secara optimal pada SMK di Kota Prabumulih. b. Bagaimana pengembangan perencanaan strategi SI/TI pada SMK di Kota Prabumulih Tujuan Penelitian Untuk menganalisis: 1) Kerangka umum renstra SI/TI yang terintegrasi sehingga memudahkan manajemen mengelolah sumber daya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 2) Menghasilkan suatu portofolio yang selaras strategis bisnis, sehingga dapat meningkatkan daya saing serta mendukung terwujudnya visi misi dari SMK. 2. Perencanaan Strategi TI Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung

2 97 organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis merealisasikan tujuan bisnisnya. Renstra SI/TI menjelaskan berbagai tools, teknik, kerangka kerja manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif [6,7]. Renstra SI/TI dibutuhkan untuk menyesuaikan gerak langkah sekolah SI seirama perkembangan sekolah untuk memenuhi kebutuhan SI di masa mendatang. Potensi yang dimiliki tiap sekolah berbeda, seperti halnya letak sekolah, sumber daya, prestasi yang pernah diraih, sarana prasarana. Pemahaman yang tepat akan visi, misi - Pembinaan SMK oleh berbagai pihak terkait sangat menentukan. Gambar 2.1. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI [7] Strategi SI/TI merupakan rencana untuk membangun sistem menuju visi masa depan dari peran SI pada sekolah sehingga rencana akhir (IT Plan) merupakan suatu rencana yang menyeluruh didukung lembaga secara utuh dalam mencapai rencana strategi yang lengkap efisien. 3. Metode Penelitian Penyusunan rencana strategis SI/TI ini merupakan suatu langkah menyelaraskan mengembangkan SI/TI sesuai strategi proses bisnis. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif menggunakan metodologi dalam bentuk enterprise architecture yang meliputi arsitektur data, aplikasi teknologi. Arsitektur aplikasi arsitektur teknologi akan dibuat metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP) [4,6]. Gambar 3.1 Enterprise Architecture Planning (EAP) Penelitian ini menggunakan data primer skunder. Pengumpulan data yaitu wawancara, dokumentasi, angket, melakukan pengamatan langsung terhadap internal exsternal organisasi. Alat bantu analisis yang digunakan adalah metode Value Chain, SWOT, PEST, Porters Five Force, Critical Success Factor(CSF). Hasil dari penelitian ini adalah bentuk atau rumusan rencana strategis SI/TI dalam bentuk arsitektur data, aplikasi teknologi untuk mendukung proses bisnis [1,3] Teknik Pengumpulan Data a. Observasi merupakan metode yang pertama kali digunakan dalam penelitian ilmiah, dapat secara langsung mengetahui sasaran yang akan diteliti mengembangkan fokus observasi pada waktu kegiatan penelitian berlangsung. b. Wawancara adalah cara utama untuk mengumpulkan data atau informasi dalam penelitian kualitatif, secara lisan dari responden. penulis menggunakan interview tak berstruktur yaitu menggunakan pertanyaan lebih bebas, tanpa terikat oleh susunan pertanyaan yang telah dipersiapkan sebelumnya. c. Dokumentasi adalah suatu teknik pengumpulan data menggunakan dokumen sebagai SI. Sesuai dokumen sebagai laporan tertulis dari suatu peristiwa tertulis sengaja untuk menyimpan atau meneruskan keterangan.[4] 3.2. Teknik Analisis Data yang sudah didapatkan kemudian dianalisis menggunakan SWOT Analysis untuk mendapatkan strategi yang diperlukan. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi sekolah. Alat analisis SWOT digunakan untuk menganalisis bisnis internal karena mampu menghasilkan berbagai strategi yang dapat dilakukan organisasi sesuai tujuan bisnisnya [3]. Value Chain Activity juga digunakan untuk menganalisis hal yang sama karena dapat memetakan selurus proses kerja atau aktivitas dalam organisasi tersebut ke dalam dua

3 98 bagian yaitu; aktivitas utama aktivitas pendukung.[3] 3.3. Analisis Kondisi Bisnis Internal Proses analisis ini adalah melakukan metode wawancara terhadap berbagai unit bisnis di sekolah. Alat analisis yang digunakan yaitu Value Chain. Analisis Value Chain dilakukan untuk menggambarkan aktivitas proses bisnis utama proses bisnis pendukung dari suatu organisasi. Analisis ini bertujuan untuk mengidentifikasi mengelompokkan kondisi aktivitas sumber daya TIK yang ada di sekolah ke dalam dua bagian besar yaitu aktivitas utama aktivitas pendukung. Hasil analisis ini kemudian akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan. Analisis lingkungan bisnis internal menggunakan value chain memperlihatkan bahwa Proses Belajar Mengajar (PBM) ada pada Aktivitas Utama sekolah, sehingga ketersediaan pemanfaatan TIK guna menunjang PBM harus diprioritaskan. 4. Hasil Pembahasan 4.1. Hasil Hasil wawancara Kepala Sekolah tentang kualitas tenaga pendidikan pada SMK di Prabumulih dapat disimpulkan bahwa kualitas guru masih kurang baik, dapat dilihat dari tingkat kedisplinan guru tenaga pendidik, guru masih sering terlambat bahkan sering tidak hadir ini akan berdampak pada hasil belajar kualitas siswa yang kurang maksimal. Hasil wawancara alumni SMK Prabumulih, disimpulkan bahwa siswa selaku pelanggan jasa pendidikan kurang puas produk yang ditawarkan, dikarenakan proses belajar sarana prasarana yang diberikan oleh sekolah tidak sesuai apa yang mereka harapkan, hal ini berdampak negatif pada citra sekolah. Dari fakta tersebut di atas, yang membuat kurang baiknya citra sekolah sebagai pelaku jasa pendidikan di SMK Prabumulih, selanjutnya peneliti menganalisis analisis SWOT Pembahasan Setelah melakukan observasi wawancara kepala sekolah, wakil kepala sekolah alumni SMK merujuk pada konsep bauran renstra. Penyebab naik-turunnya jumlah pendaftar di SMK Prabumulih 1. Produk (product) a. Sarana prasarana yang kurang baik. b. Proses belajar yang kurang maksimal. 2. Orang (people) a. Ada beberapa guru yang kurang disiplin dalam mengajar. b. Ada beberapa guru yang mengajar tidak sesuai big studi keahliannya. c. Ada beberapa pelanggan jasa pendidikan kurang puas proses belajar sarana prasarana. 3. Citra yang kurang baik dari tentang proses belajar sarana prasarana Analisis SWOT yang dilakukan di SMK Prabumulih ditemukan : 1. Strength (Kekuatan) a. Reputasi yang baik di mata. b. Sudah menerapkan teknologi informasi dalam administrasi organisasi sekolah. c. Memiliki gedung sekolah sendiri. 2. Weakness (Kelemahan) a. Teknologi informasi belum digunakan sepenuhnya dalam pengajaran. b. Belum semua orang tua atau karyawan terbiasa teknologi informasi b. Fasilitas sarana prasana cukup lengkap. 3. Opportunity (Peluang) a. Sekolah Kejuruan seg banyak diminati. b. Kesadaran akan pentingnya pendidikan. c. UU No. 20 Tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional. d. Sekolah yang sudah menggunakan teknologi informasi menjadi daya tarik peserta didik. e. Perkembangan TI yang pesat. f. Wacana evaluasi nasional menggunakan komputer. 4. Threat (Ancaman) a. Sekolah kejuruan yang baru di kota Prabumulih. b. Keterbatasan SDM yang handal. c. Sekolah lain menggunakan TI lebih optimal. d. Sistem informasi yang out of date. [3] Analisis SWOT di atas terdapat 3 kekuatan, 3 kelemahan, 6 peluang 4 ancaman. Hasil analisis tersebut digunakan dalam menentukan strategi matriks SWOT yang kemudian akan menjadi dasar dalam identifikasi kebutuhan sistem informasi mendatang.

4 99 Tabel 4.2 Strategi yang dihasilkan dari analisis SWOT adalah sebagai berikut: Opportun ity (Peluang) JSK, Vol. 1, No. 1, Juni 2017 ISSN : Strength (Kekuatan) Strategi S-O menentukan strategi berdasarkan kombinasi kekuatan peluang yang bisa kekuatan citra sekolah untuk menggunakan peluang sebaikbaiknya. Strategi 1. Menjadikan ketrampilan keahlian sebagai unggulan dari sekolah untuk menarik minat pelanggan (siswa) 2. Memiliki ciri khas yang berbeda dari sekolah lain Weakness (Kelemahan) Strategi W-O harus membuat strategi bagaimana meminimalkan kelemahan yang muncul dalam sekolah peluang yang menguntungkan. Adapun strategi 1. Menggande ng donatur untuk membangu n sarana prasarana 2. Menjalin membuat atau kegiatan yang melibatkan 3. Meningkatk an kedisiplinan guru agar hasil belajar yang merupakan jasa pendidikan dapat tercapai maksimal. 4. Menjalin dalam pembangun Threat (Ancama n) Strategi S-T bisa kekuatan baik dalam hal manajemen, sistem pemasaran maupun kemampuan financial untuk mengatasi ancaman. Adapun strategi yang muncul 1. Menjalin meyakinkan kepada bahwa SMK tidak kalah baik SMA. 2. Membuat kejuruan sebagai unggulan yang menjadi ciri khas dari SMK. 3. Mengajak siswa orang tua siswa selaku pengguna jasa pendidikan untuk turut mempromosik an SMK an sarana prasarana. Strategi W-T harus meminimalkan kelemahan menghindari ancaman, adapun strategi 1. Melakukan Diklat / pelatihan terhadap guru agar lebih berkualitas 2. Mengintensif kan terkait pembanguna n sarana prasarana. 3. Membuat Spanduk brosur yang berisi pesan bahwa SMK adalah sekolah yang aktif memiliki keunggulan di big kejuruan baik ketrampilan maupun keahlian big tertentu. Merujuk pada konsep bauran renstra, didapatkan beberapa strategi sekolah, yaitu: a. Product (produk), 1) Melakukan diferensiasi produk atau keunikan sekolah terhadap sekolah pesaing; 2) Memilih kurikulum baru yang tepat, khusus, luas inovatif yang mampu

5 100 mengembangkan belajar mengajar Aktivasi kegiatan ekstrakurikuler; 3) Meningkatkan sarana prasarana yang ada demi kenyamanan siswa; 4) Memperbaiki sistem pengajaran motivasi untuk meningkatkan jumlah lulusan yang melanjutkan ke perguruan tinggi; 5) Meningkatkan kedisplinan penampilan siswa guru; b. Price (harga) Biaya yang dikenakan ke siswa harus disesuaikan hasil jasa yang diberikan kepada siswa memberikan harga yang bersaing sekolah pesaing. c. Place (tempat) Kemudahan akses ke sekolah memperhatikan penampilan sekolah, dekorasi, ucapan selamat datang kepada pengunjung akses parkir untuk pengunjung sekolah serta ruang tamu yang nyaman yang membuat pengunjung ataupun siswa nyaman di sekolah. d. Promotion (promosi) 1) Membuat tim khusus untuk melakukan promosi sekolah; 2) Memilih media promosi atau periklanan yang tepat cara pemanfaatan Information Technology (IT), media cetak, elektronik; memberikan brosur ke calon siswa; memasang spanduk; media sosial frekuensi yang tepat; e. People (orang) 1) Merekrut memperkejakan guru karyawan yang tepat; 2) Mengembangkan guru karyawan untuk menyampaikan kualitas jasa; 3) Meningkatkan kedisplinan melakukan evaluasi kinerja guru karyawan; f. Proof (bukti fisik) Melakukan standarisasi modernisasi atribut fisik, seperti sarana prasarana, dekorasi sekolah, skema warna sekolah sebagainya yang sesuai Permen Diknas Nomor 24 tahun 2007 tentang Standar Sarana Prasarana Sekolah. g. Process (proses) 1) Memperbaiki sistem Penerimaan Siswa Baru (PSB); 2) Membuat peraturan sekolah yang jelas; 3) Membuat proses penyampaian jasa pendidikan cepat terpercaya; 4) Melayani siswa, panggilan yang sopan, perhatian yang cepat terhadap keluhan siswa; 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan baik internal maupun eksternal sekolah maka dapat ditarik kesimpulan bahwa SMK Prabumulih memerlukan rencana strategis SI/TI. Pada penelitian ini telah diusulkan pengembangan rencana strategis SI/TI di SMK Prabumulih. Usulan SI tersebut telah dipetakan berdasarkan unit pengguna yaitu SDM, pimpinan, corporate secretary, bendahara, kurikulum, inventory, ICT. Setelah aya pengembangan rencana strategis SI/TI perlu aya dukungan dari pimpinan agar pembangunan SI/TI sesuai harapan mewujudkan keunggulan kompetitif di lingkungan SMK. Perencanaan Strategis SI/TI untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis strategi SI/TI mendapatkan nilai tambah sekolah dari segi keunggulan kompetitif. Proses identifikasi kebutuhan informasi Perencanaan Strategis SI/TI dimulai terlebih dahulu dari lingkungan sekolah yang memuat visi, misi, tujuan sekolah, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal eksternal sekolah, serta identifikasi internal eksternal SI/TI lingkungan sekolah, yang kemudian proses penentuan peluang SI/TI dapat dilaksanakan ketika kebutuhan informasi yang didrive dari tujuan sekolah. DAFTAR PUSTAKA 1. Agus, Salim Teori Paradigma Penelitian Sosial. Yogyakarta: Tiara Wacana. 2. Hartono, 2006, Analisis & Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 3. Rangkuti Fredy Analisis SWOT: Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka. 4. Sugiyono Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif R&D. Bandung: Alfabeta. 5. Turban, Efraim & Linda Volonino Information Technology for Management. Edisi Ketujuh. Asia : John Willey & Sons. 6. Umar, Husein,2011.Strategic Management in Action. PT.Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. 7. Ward,J. & Peppard,J.,2002, Strategic Planning for Information System 3 ed, England:John Wiley & Sons.