PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN METODE WARD AND PEPPARD DI BAGIAN POS INTERNASIONAL (Studi Kasus : PT POS PPC Bandung)

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN METODE WARD AND PEPPARD DI BAGIAN POS INTERNASIONAL (Studi Kasus : PT POS PPC Bandung) Charel Samuel Matulessy, S.T.,M.Kom. 1 Frans Mathias P Sihombing 2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA Bandung Jl. Soekarno Hatta No.456 Kota Bandung, Jawa Barat Tlp. (022) , Fax.(022) charel@lpkia.ac.id, 2 fransmathias21@gmail.com ABSTRAK PT. Pos Indonesia PPC Bandung adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman surat, barang ataupun logistik. Kekurangan sistem informasi yang ada pada perusahaan saat ini adalah belum adanya sistem untuk mengukur kepuasan pelanggan. Metode Ward and Peppard digunakan dalam perencanaan strategis sistem informasi pada PT POS PPC Bandung dengan menganalisis kondisi internal perusahaan, maka kemudian menghasilkan portofolio atau blueprint untuk perusahaan dan juga rencana implementasi untuk mengetahui fungsi yang didapat dalam perancangan perencanaan strategis yang dilakukan. Berdasarkan permasalahan yang ditemukan pada PT Pos PPC Bandung, maka dibutuhkan perencanaan strategis sistem informasi. Rencana strategis Sistem Informasi ini dapat dijadikan sebagai acuan untuk pemanfaatan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perencanaan dan memeberikan arah bagi pengembangan sistem informasi yang mampu memberikan kontribusi penyelesaian permasalahan Sistem Informasi pada PT Pos PPC Bandung. Kata Kunci : perencanaan strategis, ward and peppard, PT. Pos Indonesia. I. PENDAHULUAN Kantor Pos PPC Bandung adalah perusahaan yang potensial, karena pertumbuhan penduduk serta ekonomi yang semakin pesat yang didukung banyaknya perusahaan-perusahaan besar. Kantor Pos dalam hal ini, sebuah perusahaan yang memberikan jasa, bukan saja berupa surat menyurat atau sekedar pengiriman barang, namun sudah merambah ke penerimaan pembayaran berbagai macam, seperti pembayaran listrik, telepon, pajak dan sebagainya. Untuk itu sudah sepatutnya sistem perusahaan dikembangkan, untuk menunjang operasional agar para pelanggan dapat dilayani dengan baik dan tanpa masalah dalam pelayanan. Perencanaan strategis sistem informasi merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis sistem informasi mempelajari pengaruh Sistem Informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkahlangkah strategis. Selain itu, Perencanaan strategis sistem informasi juga menjelaskan tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi sistem informasi dengan strategi bisnis, 1 bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward and Peppard, 2002). Strategi sistem informasi hendaknya dapat mengarahkan kinerja sistem secara terintegrasi untuk menghasilkan informasi yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan manajemen. Dari beberapa teori perencanaan strategis, dapat disimpulkan bahwa manfaat perencanaan strategis sistem informasi adalah mampu memaksimalkan segala aspek pendukung perusahaan secara terstruktur dan sistematis yang diaplikasikan sebagai program kerja jangka panjang sebuah perusahaan sebagai panduan dalam menjalankan aktifitas bisnis sehingga mampu memenangkan kompetisi bisnis. Strategi sistem informasi menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang di butuhkan perusahaan. Berdasarkan permasalahan yang ditemukan pada PT Pos PPC Bandung, maka dibutuhkan perencanaan strategis sistem informasi. Rencana strategis sistem informasi ini dapat dijadikan sebagai acuan untuk pemanfaatan Sistem Informasi yang sesuai dengan kebutuhan perencanaan dan memeberikan arah bagi pengembangan sistem informasi yang mampu memberikan kontribusi penyelesaian permasalahan sistem informasi pada PT Pos PPC Bandung.

2 II. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan untuk menyelesaikan masalah adalah Metodologi Perencanaan Strategik Sistem Informasi Versi Ward and Peppard (Ward, 2002). Tahapan masukan yaitu Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan Sistem Informasi internal, Analisis lingkungan Sistem Informasi eksternal. Untuk tahapan keluaran yaitu Strategi Sistem Informasi bisnis, Strategi Teknologi Informasi, dan Strategi Manajemen Sistem Informasi/Teknologi Informasi. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan adalah Analisis Value Chain, Analisis SWOT, Model Analisis PEST, Analisis Five Forces Model, dan Analisis McFarlan Strategic Grid. III. Perancangan SI/TI Metode Ward and Peppard Metode yang digunakan adalah metode Ward and Peppard, dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Output yang dihasilkan dari perencanaan strategik sistem informasi ini menghasilkan tiga keluaran, sebagai berikut: 1. Strategi bisnis sistem informasi, bagaimana masing-masing unit dalam perusahaan dapat mengimplementasikan/ memanfaatkan SI/ TI untuk mencapai tujuan bisnis orgnisasi. 2. Strategi teknologi informasi, bagaimana kebijakan dan strategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya manusianya. 3. Strategi manajemen, mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/ TI yang dibutuhkan. III.1. Metode Analisa Pada subbab ini menjelaskan cara atau tools yang digunakan untuk menganalisis permasalahan, diantaranya adalah analisis SWOT, Analisa Value Chain, Critical Success Factor (CSF), Analisis PEST, Five Forces Competitive,, McFarlan Strategic Grid. III.1.1 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah metode perancangan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (Strength), kelemahan (Weakness), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) dalam suatu proyek atau suatu soekulasi bisnis. Gambar Model Strategis Ward and Peppard (Ward & Peppard, 2002) Model strategi SI/TI ini memerlukan analisis terhadap empat masukan (input) sebagai berikut: 1. Lingkungan bisnis internal, mencakup strategi bisnis yang sedang dijalankan saat ini. Teknik analisis yang digunakan untuk lingkungan bisnis internal adalah SWOT dan Critical Succses Factors. 2. Lingkungan bisnis eksternal, mencakup kondisi politik, ekonomi, sosial, teknologi industri, dan iklim persaingan. Teknik analisis yang digunakan untuk lingkungan bisnis internal adalah analisis Porter s Five Forces. 3. Lingkungan SI/ TI internal, mencakup teknologi informasi yang dipakai saat ini. Teknik analisis yang digunakan untuk lingkungan SI/TI internal adalah analisis McFarlan Strategic Grid. 4. Lingkungan SI/ TI eksternal, mencakup tren teknologi. 2 III.1.2 Analisa Value Chain Analisa value Chain secara diagram dapat terlihat seperti gambar dibawah ini: Gambar Diagram Value Chain (Ward & Peppard, 2002) Analisa Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama

3 dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja. III.1.3 Critical Success Factor (CSF) Analisa CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI, seperti terlihat pada gambar berikut : Gambar Pemahaman CSF, Misi, dan Tujuan [Ward 2002] Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara misi organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. III.1.4 Analisis PEST Analisa lingkungan bisnis eksternal berdasarkan hasil analisa bidang politik, ekonomi, sosial dan perkembangan teknologi. Analisa lingkungan bisnis internal meliputi identifikasi variabel variabel kekuatan dan kelemahan dari aspek lingkungan dalam perusahaan (Setiawan & Satria, 2016). PEST adalah alat yang berguna untuk pemahaman pertumbuhan dan penurunan pasar, posisi, potensi dan arah bisnis. Analisis PEST adalah alat ukur bisnis. PEST adalah singkatan Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi, yang digunakan untuk menilai pasar untuk bisnis atau unit organisasi. Sehingga analisis ini terfokus pada bidang pilitik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Hasil dari analisis ini biasanya berupa peluang atau ancaman bagi organisasiyang bisa digunakan dalam analisis SWOT (Ward & Peppard, 2002). III.1.5 Analisis Porter s Five Forces Analisis Lima Kekuatan Porter atau dalam bahasa Inggris disebut denggan Portes s Five Forces Analysis adalah suatu alat yang sederhana namun sangat berguna untuk memahami dimana letak kekuatan perusahaan kita dalam menghadapi situasi persaingan di dunia bisnis. Dengan mengunakan Analisis Lima Kekuatan ini, kita dapat memahami kekuatan posisi persaingan saat ini dan kekuatan posisi persaingan pada bisnis yang sedang direncanakan. (Kho, 2017) terlihat seperti gambar berikut ini : 3

4 Gambar Model Five Competitive Force [Ward & Peppard, 2002] Berikut ini adalah kelima Kekuatan menurut Michael Porter atau lebih dikenal dengan Porter s Five Forces Analysis. 1. Threat of new entrants (Hambatan bagi Pendatang Baru) Kekuatan ini menentukan seberapa mudah (atau sulit) untuk masuk ke industri tertentu. Jika Industri tersebut bisa mendapatkan profit yang tinggi dengan sedikit hambatan maka pesaing akan segera bermunculan. Semakin banyak perusahaan saingan (kompetitor) yang bersaing pada market yang sama maka profit atau laba akan semakin menurun. Sebaliknya, semakin tinggi hambatan masuk bagi pendatang baru maka posisi perusahaan kita yang bergerak di industri tersebut akan semakin diuntungkan. Beberapa hambatan bagi para pendatang baru diantaranya adalah seperti: a. Memerlukan dana atau modal yang tinggi b. Teknologi yang tinggi c. Hak Paten, Merek dagang d. Skala Ekonomi e. Loyalitas Pelanggan f. Peraturan Pemerintah 2. Bargaining power of suppliers (Daya Tawar Pemasok) Daya tawar pemasok yang kuat memungkinkan pemasok untuk menjual bahan baku pada harga yang tinggi ataupun menjual bahan baku yang 4 berkualitas rendah kepada pembelinya. Dengan demikian, keuntungan perusahaan akan menjadi rendah karena memerlukan biaya yang tinggi untuk membeli bahan baku yang berkualitas tinggi. Sebaliknya, semakin rendah daya tawar pemasok, semakin tinggi pula keuntungan perusahaan kita. Daya tawar pemasok menjadi tinggi apabila hanya sedikit pemasok yang menyediakan bahan baku yang diinginkan sedangkan banyak pembeli yang ingin membelinya, hanya terdapat sedikit bahan baku pengganti ataupun pemasok memonopoli bahan baku yang ada. 3. Bargaining power of buyers (Daya Tawar Pembeli) Kekuatan ini menilai daya tawar atau kekuatan penawaran dari pembeli/konsumen, semakin tinggi daya tawar pembeli dalam menuntut harga yang lebih rendah ataupun kualitas produk yang lebih tinggi, semakin rendah profit atau laba yang akan didapatkan oleh perusahaan produsen. Harga produk yang lebih rendah berarti pendapatan bagi perusahaan juga semakin rendah. Di satu sisi, Perusahaan memerlukan biaya yang tinggi dalam menghasilkan produk yang berkualitas tinggi. Sebaliknya, semakin rendah daya tawar pembeli maka semakin menguntungkan bagi perusahaan kita. Daya tawar pembeli tinggi apabila jumlah produk pengganti yang banyak, banyak stok yang tersedia namun hanya sedikit pembelinya. 4. Threat of substitutes (Hambatan bagi Produk Pengganti) Hambatan atau ancaman ini terjadi apabila pembeli/konsumen mendapatkan produk pengganti yang lebih murah atau produk pengganti yang memiliki kualitas lebih baik dengan biaya pengalihan yang rendah. Semakin sedikit produk pengganti yang tersedia di pasaran akan semakin menguntungkan perusahaan kita.

5 5. Rivalry among existing kompetitors (Tingkat Persaingan dengan Kompetitor) Kekuatan ini adalah penentu utama, perusahaan harus bersaing secara agresif untuk mendapatkan pangsa pasar yang besar. Perusahaan kita akan semakin diuntungkan apabila posisi perusahaan kita kuat dan tingkat persaingan pada pasar (Market) yang sama tersebut yang rendah. Persaingan semakin ketat akan terjadi apabila banyak pesaing yang merebut pangsa pasar yang sama, loyalitas pelanggan yang rendah, produk dapat dengan cepat digantikan dan banyak kompetitor yang memiliki kemampuan yang sama dalam menghadapi persaingan. III.1.6 McFarlan Strategic Grid McFarlan strategic grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi dan pengembangan dimasa mendatang, keempat kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar McFarlan Strategic Grid (Ward & Peppard, 2002) Pemetaan dilakukan pada empat kuadran yaitu strategic, high potential, key operation, dan support. Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi dan pengembangan dimasa mendatang. IV. HASIL PENELITIAN Dari hasil analisis tahapan-tahapan melalui formulasi yang sudah dilakukan, maka akan dilakukan analisis portofolio aplikasi berdasarkan tingkat kontribusinya terhadap strategi bisnis dan dampaknya pada perusahaan. Analisis portofolio juga dapat dianggap sebagai penetapan prioritas kebutuhan sistem informasi dalam kaitannya dengan investasi. Berikut ini adalah tabel portofolio, perencanaan strategis SI/TI dan strategis bisnis PT.POS PPC Bandung. Aplikasi Portofolio harus ditentukan Skala prioritas utama dalam mengimplementasikannya yaitu: 1. Kuadran Strategis. Salah satu keberhasilan yang sangat strategis bagi PT Pos Indonesia dimasa depan yaitu perlunya inovasi yang berkelanjutan, terintegrasi serta mampu memberikan nilai tambah maka dikelompokan sebagai aplikasi strategis. Kebutuhan sistem informasi yang termasuk kedalamnya yaitu: membangun Sistem Informasi Pelanggan, ERP, Website, Aplikasi Kepala Kantor, Aplikasi E-Learning, E- Commerce dan Aplikasi pembayaran kolektif. 2. Kuadran Operasional Utama. Aplikasi yang mendukung atau sebagai penopang operasi bisnis yang telah ada, dan membantu menghindari kekurangan, aplikasi saat ini digunakan dan diperlukan untuk proses bisnis internal. Dan berhubungan erat dengan pemasukan dan pengeluaran perusahaan. untuk itu digolongkan sebagai aplikasi operasional utama. Kebutuhan sistem informasi yang termasuk ke dalam aplikasi operasional utama adalah Sistem Informasi Pembelian, aplikasi Keuangan SAP, Aplikasi Operasional, Aplikasi SIMSDM, Aplikasi Pemasaran, Aplikasi Akuntansi dan Aplikasi kas harian. 3. Kuadran Pendukung. Aplikasi untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan efektifitas manajemen, tetapi tidak berfungsi untuk menopang bisnis atau menyediakan keunggulan kompetitif. Aplikasi yang bermanfaat tapi tidak kritis terhadap keberhasilan, biasanya diperlukan untuk efisiensi dan mempertahankan mutu disebut aplikasi pendukung. Berikut aplikasi yang termasuk kuadran pendukung yaitu : Aplikasi SOPP (Pembayaran tagihan), Aplikasi Ipos (Kiriman surat & barang), Aplikasi RS Pos (Wesel), Aplikasi Fund Distribution (pensiunan, Bantuan sosial dll), , SMS Gateway dan aplikasi lacak kiriman pos. 4. Kuadran Potensi Tinggi. Aplikasi inovatif yang dapat menciptakan peluang dan competitive value untuk memperoleh keunggulan dimasa depan. Aplikasi yang sangat penting ini berguna didalam kelangsungan bisnis PT Pos Indonesia PPC Bandung di masa depan. Kebutuhan sistem informasi yang termasuk ke dalam aplikasi potensi tinggi yaitu Sistem Informasi Coorporate, 5

6 Aplikasi Sales Force, Aplikasi testimoni pelanggan, Aplikasi keluhan pelanggan dan aplikasi informasi produk pos. V. KESIMPULAN Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Perencanaan strategis sistem informasi dengan menggunakan metode Ward and Peppard pada PT POS PPC Bandung bagian Internasional, pihak pengembang dan internal perusahaan berkoordinasi dan berkomunikasi secara erat untuk menentukan solusi yang tepat untuk masalah yang sedang terjadi dan telah diketahui dari analisis yang telah dilalui setiap tahapannya sehingga dapat menghasilkan suatu rancangan blueprint/portofolio untuk mendukung sistem infomasi yang telah berjalan di perusahaan. 2. Dari setiap tahapan perencanaan strategis sistem informasi menggunakan metode Ward and Peppard yang telah dilalui maka didapatkan suatu strategi sistem informasi berupa rancangan portofolio atau blueprint yang dapat dikembangkan oleh perusahaan dengan menerapkan rencana implementasi, yang diharapkan dapat meningkatkan daya saing perusahaan dalam kompetisi dengan kompetitor. VI. DAFTAR PUSTAKA Allison, M., & Kaye, J. (2005). Perencanaan Strategis Bagi Organisasi Nirlaba. Jakarta: Yayasan Pustaka Obor Indonesia. Aziz, a., & Darmizal, T. (2016). Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi di Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Kabupaten Kampar (Model Strategis Ward and Peppard). CoreIT, 2. Cassidy, & Anita. (2006). A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning. New York: Auerbach Publications. David, F. R. (2006). Manajemen Strategis 2: Kasus (ed. 10). Jakarta: Penerbit Salemba. Fatta, H. A. (2007). analisis dan perancangan sistem informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Ilman, Setiawan, I., & Benie. (2012). Perencanaan Strategik Sistem Informasi pada Perusahaan Penerbitan dengan Metode Ward and Peppard: Studi Kasus pada Penerbit Rekayasa Sains Bandung. Indonesian Journal for the Science of Management, Kho, B. (2017, April 26). Ilmu Manajemen Industri. Retrieved from ilmumanajemenindustri.com: Maturbons, Y. H., & Satria, R. (2012). Perencanaan Strategi Sistem Informasi pada Institusi Pendidikan Tinggi Studi Kasus Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari Tarakanita. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI), 77. Proxsisgroup. (2017, April 27). Mengapa Sebuah Perencanaan IT Begitu Penting? Retrieved from Setiawan, & Satria, H. (2016). Perencanaan Strategis Sistem Informasi PT.FM Guna Meningkatkan Daya Saing Menggunakan Metode Ward & Peppard. STRING (Satuan Tulisan Riset dan Inovasi Teknologi), 137. Umar, H. (2001). Strategic Management in Action. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. UK: Wiley. Wedhasmara, A. (2014). Langkah-Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Menggunakan Metode Ward And Peppard. Journal for Informastion Systems, Nugroho, A. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java. 6