PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI PADA UNIVERSITAS XYZ

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI PADA UNIVERSITAS XYZ Asfen F. Boymau 1) dan Hari Ginardi 2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia asfenboymau@ymail.com 2) Program Studi Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh Nopember hari.ginardi@gmail.com ABSTRAK Dalam akuisisi teknologi informasi diperlukan pertimbangan-pertimbangan yang matang agar segala sesuatu yang dirancang saat ini tidak ketinggalan setelah diimplementasikan. Universitas XYZ merupakan salah satu perguruan tinggi di Surabaya yang saat ini mengalami pertumbuhan bisnis yang cukup baik. Dalam upaya mencapai tujuan yang terumuskan dalam visi dan misi, Universitas XYZ memerlukan strategis bisnis maupun strategis SI/TI. Untuk itu adanya keinginan untuk membangun suatu perencanaan kebutuhan SI/TI agar pembangunan SI/TI di Universitas XYZ dapat dilakukan secara terencana dan dapat terintegrasinya kebutuhan informasi yang ada. Perencanaan Strategis SI/TI yang diusulkan terdiri dari 5 tahapan yaitu: inisialisasi persiapan perencanaan strategis SI/TI, memahami kebutuhan bisnis dan informasi, menentukan strategis SI/TI, dan tahap perencanaan kebutuhan mendatang serta pembuatan future portofolio application. Analisa strategis menggunakan metode SWOT analysis, value chain analysis, dan Critical Success Factor. Hasil dari penelitian ini adalah suatu perencanaan strategis SI/TI yang selaras dengan perencanaan strategi Universitas XYZ serta rekomendasi-rekomendasi untuk kebijakan manajemen teknologi informasi sehingga memudahkan manajemen Universitas XYZ dalam mengelola sumberdaya yang ada. Kata kunci: Perencanaan Strategis SI/TI, SWOT Analysis, Value Chain Analysis, Critical Success Factor. PENDAHULUAN Universitas XYZ sebagai salah satu lembaga pendidikan yang turut berperan aktif dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, diharapkan dapat mengikuti perkembangan teknologi, terutama teknologi informasi (TI) guna menunjang proses tridharma perguruan tinggi, dan membangun sumber daya manusia yang berkualitas dan unggul dalam penyelenggaraan pendidikan berkelas dunia. Agar penerapan sistem informasi dan teknologi informasi pada Universitas XYZ optimal dibutuhkan perencanaan strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk SI/TI sesuai dengan kebutuhan dan memberikan manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja C-16-1

2 bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. (Ward, 2002). Perencanaan strategis (strategic planning) adalah sebuah manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan (Krezner, 2001). Sedangkan menurut Cassidy (2002) Perencanaan Strategis (strategic planning) adalah komponen kunci untuk keberhasilan setiap fungsi IS dan merupakan faktor penting dalam membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Strategi bisnis merupakan rencana yang terjadi pada tingkat divisi dan dimaksudkan bagaimana dalam membangun dan memperkuat posisi bersaing produk atau jasa perusahaan dalam industri atau pasar tertentu yang dilayani divisi tersebut. Hariadi (2003). Jadi dari beberapa pengertian teori strategi bisnis yang diungkapkan oleh beberapa ahli, bahwa strategi bisnis diterapkan dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan yang banyak dari produk dan jasa yang diproduksi. Strategi sistem informasi adalah strategi yang mendefinisikan kebutuhan atau permintaan orang atau organisasi akan informasi dan sistem-sistem untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis. Sedangkan strategi teknologi informasi berkonsentrasi untuk mendukung bagaimana memenuhi permintaan orang atau organisasi dengan menggunakan teknologi informasi (Ward and Peppard, 2002). Sistem informasi strategis atau strategic information system (SIS) menurut O'Brien (2011) mempunyai konsep bahwa Teknologi Informasi menjadi sebuah komponen integral dari proses bisnis, produk dan jasa yang membantu perusahaan dalam memiliki keuntungan kompetisi dalam pasar global. Earl dalam Ward and Peppard (2002) menyatakan bahwa rute yang paling efektif untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah untuk berkonsentrasi pada memikirkan kembali bisnis dengan menganalisis masalah bisnis saat ini dan lingkungan perubahan dengan mempertimbangkan TI sebagai salah satu bahan dari solusi. Memperhatikan hal tersebut di atas, paper ini bermaksud membahas perencanaan strategis sistem informasi/teknologi informasi pada Universitas XYZ, menyelaraskan perencanaan strategis TI dengan perencanaan strategis Universitas XYZ serta menyusun rekomendasi untuk kebijakan manajemen teknologi informasi. METODE Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penelitian ini dilakukan secara bertahap dengan mengacu pada metodologi Ward & Peppard (2002) dengan tahapan penelitian seperti pada Gambar 1. C-16-2

3 MULAI KAJIAN PUSTAKA PENGUMPULAN DATA WAWANCARA STUDI PUSTAKA OBSERVASI PEMAHAMAN LINGKUNGAN BISNIS UMSURABAYA Analisa Lingkungan Internal Analisa SI/TI Internal Analisa Lingkungan Eksternal Analisa SI/TI Eksternal ANALISA SWOT INPUT : SWOT UMSurabaya OUTPUT: KUADRAN PERENCANAAN KEBUTUHAN MENDATANG ANALISA VALUE CHAIN OUTPUT: KEBUTUHAN BISNIS UMSurabaya ANALISA CRITICAL SUCCESS FACTOR OUTPUT: KEBUTUHAN INFORMASI UMSurabaya FORMULASI STRATEGI STRATEGI BISNIS SI STRATEGI MANAJEMEN SI/TI STRATEGI TI PEMBUATAN PORTOFOLIO APLIKASI MENDATANG SELESAI HASIL DAN PEMBAHASAN Gambar 1. Diagram Alur Metodologi Penelitian Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis (Analisa PEST) Politik Kebijakan pemerintah dalam meningkatkan anggaran biaya pendidikan dalam APBN dan banyaknya beasiswa yang disediakan pemerintah untuk mahasiswa berarti memperluas kesempatan dan pasar industri pendidikan khususnya perguruan tinggi, serta tersedianya dana DIKTI melalui kompetisi hibah dan sejenisnya memberikan tambahan suntikan dana bagi peningkatan kualitas pelayanan pendidikan bagi Universitas XYZ. Selain itu juga untuk menjamin mutu perguruan tinggi, dilakukan penilaian kelayakan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) atau lembaga mandiri diluar perguruan tinggi yang diakui pemerintah C-16-3

4 berdasarkan SNP atau standar yang melampaui SNP yang ditetapkan oleh perguruan tinggi sendiri (disebut Akreditasi). Ekonomi Pertumbuhan industri dan perdagangan di Jawa Timur saat ini menuntut SDM (sumberdaya manusia) yang lebih berkualitas dan mempunyai daya saing/kompetensi dari berbagai level yang memadai. Untuk memenuhi kualitas SDM tersebut, salah satunya dapat diperoleh melalui jalur pendidikan tinggi. Selain pertumbuhan industri, jumlah dan jenis perguruan tinggi di Jawa Timur semakin bertambah. Sosial Terkait dengan kondisi ekonomi dimana pertumbuhan industri dan perdagangan yang membutuhkan SDM yang berkualitas maka kesadaran masyarakat terhadap minat berlajar kini semakin tinggi. Hal ini dibuktikan dengan bermunculannya institusi pendidikan diberbagai pelosok tanah air, mulai dari tingkat prasekolah sampai ke perguruan tinggi. Dengan kondisi tersebut, menjadikan belajar sebagai kebutuhan mendasar yang berusaha dipenuhi oleh setiap lapisan masyarakat. Teknologi Perkembangan teknologi yang kian pesat memberikan kesempatan kepada organisasi pendidikan maupun industri untuk mengembangkan bisnis menjadi lebih fleksibel dengan kecepatan akses informasi dan transaksi real time dan mudah diakses dari mana saja. Peran teknologi terutama media sangat membantu memberikan informasi terkini bagi mahasiswa mengenai perihal akademik dan hal-hal akademik yang berkaitan dengan institusi/universitas tersebut. Aplikasi-aplikasi yang dimiliki Universitas XYZ dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Pengelompokan Aplikasi Saat Ini Strategic High Potential SI Akademik SI Keuangan SI Perpustakaan - - Key Operasional Support SI Penerimaan Mahasiswa Baru Website E-learning E-Journal Digital Library C-16-4

5 ANALISA SWOT Sebagian hasil analisa SWOT disajikan dalam Tabel 2. Tabel 2. Hasil Analisa SWOT Kode S1 S2 S3 S4 S5 Kode W1 W2 W3 W4 W5 Kode O1 O2 O3 O4 Kode T1 T2 T3 T4 T5 Kekuatan (Strenght) - Tersosialisasinya Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran strategis Universitas - Terintegrasinya Visi dan Misi Universitas dengan seluruh Fakultas dan Prodi - Sebagian besar program studi telah terakreditasi oleh BAN-PT - Adanya kerjasama dengan institusi Nasional dan Internasional - Sebagian besar program studi telah terakreditasi Kelemahan (Weakness) - Institusi belum terakreditasi oleh BAN-PT - Pedoman tata pamong dan kepemimpinan belum dilaksanakan secara maksimal - Lembaga pengkajian dan Pengembangan Pendidikan belum berupaya maksimal meningkatkan mutu dosen dan pengembangan model pembelajaran - Penempatan staf yang tidak sesuai dengan latar belakang keahlian - Penggunaan dan integrasi sistem informasi belum efektif dan efisien Peluang (Opportunity) - Kebijakan Otonomi daerah merupakan peluang bagi PTS untuk memberikan kontribusi yang besar bagi pembangunan darah di Jawa Timur, baik melalui kerjasama perorangan dan institusional - Pengembangan kerjasama program pendidikan dengan instansi atau institusi lain untuk memenuhi kebutuhan SDM bagi pertumbuhan industri dan perdagangan di Jawa Timur - Makin besarnya minat dan kebutuhan belajar masyarakat saat ini - Adanya program hibah DIKTI bagi pengembangan institusi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas kelembagaan dan untuk memfasilitasi keterhubungan PTS dengan INHERENT Ancaman (Threat) - Setiap PT harus melaksanakan SPMI PT - Setiap Perguruan Tinggi Swasta (PTS) harus memiliki basis data RENBANGDOS - Setiap PT harus bertanggung jawab atas pengelolaan PDPT masingmasing - Kewajiban bagi dosen bersertifikasi pendidik untuk menyerahkan Laporan BKD setiap semester sehingga memaksa Universitas XYZ untuk memfasilitasi para dosen dengan membuat suatu sistem yang memudahkan proses BKD - Regulasi-regulasi yang ada lebih menguntungkan Peguruan Tinggi Nasional (PTN) Dari hasil identifikasi, maka pada grafik SWOT didapatkan posisi institusi Universitas XYZ berada pada posisi kuadran IV (Weakness Threat) yang disajikan pada Gambar 2. C-16-5

6 Gambar 2. Posisi Universitas XYZ Berdasarkan Analisa SWOT Interpretasi Kebutuhan Institusi Mendatang Analisa Value Chain Identifikasi potensi kebutuhan bisnis oleh masing-masing bagian yang terlibat di setiap aktifitas utama maupun aktivitas pendukung. Adapun diagram value chain untuk Universitas XYZ disajikan pada Gambar 3. AKTIVITAS PENDUKUNG Manajemen Sarana dan Prasarana Manajemen Keuangan Manajemen Penjaminan Mutu Manajemen Teknologi Informasi INBOUND LOGISTIC OPERATIONS OUTBOUND LOGISTIC MARKETING & SALES SERVICES Kualitas Lulusan Promosi dan Penerimaan Mahasiswa Penyelenggaraan Pendidikan Kelulusan Pusat Karir Penelitian dan Pengabdian Masyarakat AKTIVITAS UTAMA Gambar 3. Diagram Value Chain Universitas XYZ Dari uraian aktifitas utama dan aktifitas pendukung yang ada di Universitas XYZ, selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap potensi kebutuhan bisnis pada masingmasing unit kerja. Untuk itu dilakukan pemetaan setiap aktivitas kedalam proses dan bagian yang terlibat serta kebutuhan potensi bisnisnya yang disajikan pada Tabel 3. C-16-6

7 Tabel 3. Pemetaan Aktivitas Utama, Proses Bagian dan Potensi Kebutuhan Bisnis Aktivitas Proses Bagian Potensi Promosi dan Program peningkatan BAAK, - Program promosi yang penerimaan promosi secara terpadu BAK, efektif (W7) mahasiswa Berpartisipasi dalam P2MB, - Pengoptimalan dan Campus Expo, roadshow evaluasi kerjasama ke sekolah, kerjasama (W29) dengan instansi, sekolah - Kemudahan pendaftaran atau perguruan tinggi (W9) lain. Penyelenggaraan Pendidikan Analisa Critical Success Factor Administrasi perwalian dan perencanaan studi, entri program matakuliah dan kelas paralel, entri jadwal kuliah, rekap peserta matakuliah dan presensi kuliah mahasiswa. Administrasi, monitoring pelaksanaan serta penilaian atas praktikum, tugas/studi individual, skripsi/tugas akhir. Pelaksanaan akreditasi program studi maupun institusi. Fakultas, BAAK Fakultas, BAK, BAAK, BAU Fakultas, BAAK, LPM - Integrasi proses pra perkuliahan (W5,W25, T2, T5, T6) - Integrasi proses administrasi kegiatan transitoris (W5,W23,W25, T1,T6) - Standarisasi proses dan pengendalian mutu internal (W1,W6,T2) Pada tahap ini dilakukan identifikasi potensi kebutuhan informasi berdasarkan potensi kebutuhan bisnis yang didapatkan dari hasil analisa Value Chain. Adapun sebagian skema dari critical success factor untuk potensi kebutuhan bisnis disajikan pada Gambar 4. Kebutuhan Bisnis Pelaksanaan Pembelajaran SCL Ukuran Hasil : Prosentanse kebutuhan sistem dengan pengguna Adanya koneksi internet yang memadai Adanya kebijakan tertulis terkait pemanfaatan e- learning Keterampilan SDM Critical Success Factor Media Pembelajaran Kebijakan pimpinan Peran SDM Kebutuhan Data dan Informasi Data Mahasiswa Jadwal Kuliah semester Aktivitas yang dilakukan : Memperbaiki sistem e-learning yang ada sesuai kebutuhan pengguna Membuat kebijakan tertulis untuk pemanfaatan sistem secara optimal Melatih SDM untuk operasional sistem Gambar 4. Skema CSF untuk Pelaksanaan Pembelajaran SCL C-16-7

8 Formulasi Strategi Strategi SI Bisnis Berdasarkan kebutuhan data dan informasi yang teridentifikasi maka ditentukan kebutuhan sistem informasi, baik berupa penyempurnaan dari sistem informasi yang sudah ada saat ini maupun penambahan sistem informasi baru yang dapat memenuhi kebutuhan bisnisnya. Usulan penyempurnaan dan penambahan aplikasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis institusi diuraiakan sebagai berikut ini: - Penyempurnaan Sistem Informasi Yang Ada - Sistem Informasi Keuangan: Dapat mencatat realisasi anggaran dan menyajikan analisa variansi anggaran sehingga memudahkan pihak institusi dalam pemantauan, pengendalian anggaran dan mengintegrasikan antara sistem keuangan dengan sistem KRS sehingga tidak menyulitkan pihak fakultas maupun progam studi untuk mengidentifikasi peserta ketika mengajukan anggaran praktikum. - Sistem Infomasi Penerimaan Mahasiswa Baru : Ekstensifikasi dalam bentuk webbased dan perlu dibuat modul yang menangani kegiatan tersebut serta dibuat suatu bank soal berdasarkan kebutuhan masing-masing jenjang tes. - Penambahan Aplikasi yang diperlukan - Sistem Informasi Kerjasama : untuk mendukung perencanaan, realisasi dan evaluasi progam kerjasama institusi dengan lembaga eksternal baik pemerintah maupun swasta. - Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal : Untuk membantu dokumentasi SOP dari masing-masing unit kerja, merekam hasil-hasil kegiatan tri dharma dan menghasilkan informasi untuk mendukung akreditasi. Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan hasil analisa sebelumnya, maka didapatkan portofolio aplikasi mendatang yang mengacu pada portofolio aplikasi yang ada saat ini yang disajikan pada Tabel 4. Tabel 4. Portofolio Aplikasi Mendatang Strategic High Potential - Sistem Informasi Pemasaran - Key Operasional - Sistem Informasi Akademik * - Sistem Informasi Keuangan * - SI Perpustakaan * - Sistem Informasi Lulusan - Sistem Informasi Alumni Support - Sistem Informasi Penerimaan Maba * - Sistem Informasi Kepegawaian - Sistem Informasi Kerjasama - Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal - Sistem Informasi Manajemen Aset - Website * - E-learning * - E-Journal * - Digital Library * Keterangan: * : Aplikasi sudah ada saat ini yang perlu disempurnakan ** : Aplikasi yang direkomendasikan C-16-8

9 KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan gambaran yang diperoleh dari tahap analisa lingkungan internal bisnis dan SI/TI, didapatkan faktor-faktor yang menjadi kekuatan dan kelemahan yang dimiliki institusi. Dalam matriks SWOT, untuk sumbu X (Strenght-Weakness) Universitas XYZ menempati posisi -4. sehingga fokus dari strategi yang diusulkan adalah strategi WT (Weakness-Threat) yaitu meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman bagi institusi. Sedangkan gambaran yang diperoleh dari tahap analisa lingkungan eksternal bisnis dan SI/TI, didapatkan faktor-faktor yang menjadi peluang dan ancaman bagi institusi. Dalam matriks SWOT, untuk sumbu Y(Opportunity-Threat) Universitas XYZ menempati posisi -4). Direkomendasikan sebanyak tujuh sistem informasi baru yang dibutuhkan untuk menunjang strategi bisnis. Rekomendasi yang dihasilkan dari penelitian ini tidak mempertimbangkan mengenai rencana anggaran atas pengembangan sistem dan perbaikan perangkat keras, serta faktor-faktor yang menjadi prioritas pengembangan sistem. Maka penulis menyarankan agar penelitian selanjutnya untuk dapat menganalisa faktor-faktor yang mejadi prioritas pengembangan sistem informasi beserta analisa kelayakan investasinya. DAFTAR PUSTAKA Cassidy, Anita A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning second edition Boca Raton, Florida: Auerbach Publication. Cranfield, Bedfordshire, United Kingdom: John Wiley & Sons, LTD. Hariadi Strategi Manajemen dan Jasa. Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Krezner, Harold R "Strategic Planning for Project Management using a Project Management Maturity Model", John Wiley & Sons, LTD. O Brien, James A Management Information Systems. Seventh Edition. McGraw- Hill Global Edition. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Pendidikan Nasional Kementerian pendidikan dan kebudayaan Republik Indonesia Ward, John, Peppard, Joe Strategic Planning for Information System. C-16-9