PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI RSU HAJI SURABAYA ABSTRAK

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI RSU HAJI SURABAYA Pratomo Nurwidianto, A. Holil Noor Ali Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya ABSTRAK Sebagai rumah sakit milik Pemerintah Propinsi Jawa Timur, Rumah Sakit Umum (RSU) Haji dituntut untuk melayani masyarakat dengan optimal. Salah satu usahanya dengan menggunakan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI). Namun demikian sampai saat ini penggunaannya sekedar memenuhi operasional semata, belum diselaraskan dengan strategi bisnisnya. Oleh karena itu perlu adanya Perencanaan Strategis SI / TI bagi RSU Haji Surabaya. Proses perencanaan SI/TI dilakukan dengan analisis lingkungan internal/eksternal bisnis dan SI/TI, analisa kekuatan bersaing, analisa SWOT, analisa value chain dan analisa critical success factors (CSFs). Analisa-analisa tersebut menghasilkan aktivitas pokok, yang kemudian menimbulkan kebutuhan informasi dan potensi aplikasinya. Berdasarkan portofolio aplikasi, diformulasikan strategi manajemen SI/TI. Perencanaan strategi SI di RSU Haji ini, memperoleh 26 Sistem Informasi, salah satunya Sistem Informasi Manajemen Kontrol yang bersifat strategis dengan harapan memberikan competitive advantage bagi RSU Haji. Kata Kunci: Perencanaan Strategis SI/TI, Strategi Bisnis, Strategi SI Bisnis, Strategi Manajemen SI/TI. PENDAHULUAN Latar Belakang Sebagai rumah sakit milik Pemerintah Propinsi Jawa Timur, Rumah Sakit Umum (RSU) Haji dituntut untuk melayani masyarakat dengan optimal. Salah satu usahanya dengan menggunakan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI). Namun demikian sampai saat ini penggunaannya sekedar memenuhi operasional semata, belum diselaraskan dengan strategi bisnisnya. Oleh karena itu perlu adanya Perencanaan Strategis SI / TI bagi RSU Haji Surabaya. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah menyusun Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang sesuai dengan strategi bisnis RSU Haji Surabaya. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penyusunan dan pembuatan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana situasi lingkungan bisnis dan SI/TI pada RSU Haji Surabaya? 2. Kebutuhan informasi apa saja yang dapat mendukung strategi bisnis RSU Haji Surabaya?

2 3. Bagaimana portfolio dan kontribusi SI yang dibutuhkan RSU Haji Surabaya dimasa mendatang? 4. Bagaimana formulasi Strategi Manajemen SI/TI yang dapat mendukung portfolio aplikasi mendatang? Batasan Permasalahan Penelitian dalam penyusunan dan pembuatan penelitian ini meliputi batasan masalah sebagai berikut: 1. Lingkup penelitian di RSU Haji Surabaya dengan unit bisnis Poliklinik dan Apotek. 2. Data keuangan tidak ikut dianalisa. 3. Untuk strategi manajemen SI/TI akan membahas tentang Ruang Lingkup dan Dasar Pemikiran (Scope and Rationale). Fungsi Sistem Informasi (IS function). Kebijakan tentang Investasi dan Prioritasisasi ( Investment and prioritization policies). Kebijakan Pemasok (Vendor policies) Kebijakan sumber daya, termasuk pendidikannya ( Human impact policies, including education) 4. Kontribusi suatu portfolio aplikasi akan dibahas menggunakan McFarlan. Manfaat Penelitian Dari hasil penelitian ini, nantinya diharapkan mempunyai manfaat : 1. Memberi kejelasan arah dari pengembangan SI / TI pada masa mendatang. 2. Membantu pihak manajemen untuk mengetahui aplikasi mendatang pada Poliklinik dan Apotik beserta kontribusinya. 3. Membantu pihak manajemen untuk mendapat gambaran tentang prioritas investasi yang akan dilakukan. 4. Membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan rekruitmen dan pendidikannya yang nantinya dapat menunjang penggunaan SI/TI. METODA Gambar 1. Metodologi Penelitian C-7-2

3 1. Tahap Pendahuluan Merupakan awal dari kegiatan penelitian, dimana pada tahap ini akan terdiri dari tiga bagian, yaitu: Permasalahan, Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian. Pada tahapan ini akan dikaji sebab-sebab timbulnya permasalahan, bagaimana masalah akan dirumuskan, tujuan dan manfaat penelitian sehingga akhirnya akan dimengerti hal apa saja yang diharapkan dari hasil penelitian ini. Studi Literatur, tahapan ini merupakan kegiatan mempelajari semua literatur yang ada, karena adanya permasalahan. Kegiatan ini dimulai dengan mengumpulkan semua literatur yang ada dan relevan untuk menunjang penelitian, menelaah topiktopik lainnya yang relevan serta menghubungkan semua variabel-variabel yang ada. Kondisi aktual RS Haji Surabaya / Survey Objek Penelitian, kegiatan atau tahapan yang dikerjakan bersamaan dengan studi literatur adalah mempelajari profil atau overview dari RS Haji Surabaya sebagai objek dari penelitian. Pada tahapan ini akan dibahas mengenai visi, misi, objektif, struktur organisasi, posisi strategis RS Haji Surabaya, jumlah pasien, dll. 2. Tahap Pengumpulan Data dan Informasi Merupakan tahapan dimana data-data dan informasi tentang objek penelitian dikumpulkan dan merupakan bahan untuk melakukan analisis dalam perencanaan portofolio aplikasi. Yang nantinya akan mengumpulkan data-data yang akan digunakan untuk mengarahkan pemenuhan kebutuhan aplikasi-aplikasi mendatang yang diperlukan dalam mencapai strategi bisnis RS Haji Surabaya sesuai dengan rencana area bisnis yang ada. 3. Tahap Pemahaman Situasi Terkini Tahapan ini merupakan tahap untuk menganalisa dan memahami kondisi yang ada saat ini dan menginterpretasikan kebutuhan bisnisnya. Tahapan ini meliputi tahaptahap sebagai berikut: Analisa Lingkungan Internal / Eksternal Bisnis Analisa Lingkungan Internal/Eksternal SI/TI Menganalisa Kemampuan Bersaing RS Haji Surabaya dengan para kompetitornya. Melakukan analisa SWOT. 4. Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang Tahap ini merupakan tahapan untuk merencanakan dan menganalisa data/ kondisi institusi yang telah didapatkan dan merencanakan kebutuhan portfolio aplikasi mendatang di RS Haji Surabaya dengan menggunakan teknik-teknik analisa untuk menentukan kebutuhan potensial bisnis dan SI/TI mendatang dengan mengidentifikasi kesempatan untuk mempengaruhi strategi bisnis dan secara signifikan meningkatkan performance. Teknik analisa yang akan digunakan antara lain analisa Present Value Chain (Activity Chain Sekarang) dan Analisa Critical Success Factors. 5. Tahap Formulasi Rencana Strategis SI/TI Tahap ini merupakan tahap terakhir untuk memformulasikan rencana strategis SI/TI berdasarkan hasil analisa perencanaan strategis SI/TI. Dimana output dari perencanaan strategis SI/TI akan terdiri dari 2 dokumen, yaitu: Strategi SI Bisnis dan Strategi Manajemen SI/TI. C-7-3

4 HASIL DAN DISKUSI Analisa Lingkungan untuk Memahami Situasi Sekarang Pada tahap ini dilakukan analisa lingkungan bisnis internal/eksternal, yang menganalisa visi, misi, tujuan bisnis, proses bisnis, kekuatan, kelemahan dari RSU Haji beserta kesempatan dan ancaman yang berasal dari lingkungan eksternal bisnis. Adapun kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh RSU Haji sebagai berikut : rumah sakit dengan tipe A, mempunyai 81 orang dokter dan masih terjadinya antrean yang lama dalam pendaftaran pasien. Sedangkan peluang dan ancaman yang ada sebagai berikut : penduduk Surabaya yang meningkat menjadi 2,650 juta pada tahun 2004 dan inflasi Surabaya tahun 2005 sebesar 6,83 %. Kemudian dari analisa lingkungan SI/TI akan mengidentifikasikan aplikasi yang ada sekarang beserta dengan fungsinya. Dari analisa ini kemudian dilakukan pemetaan dalam tabel McFarlan seperti pada tabel 1. Dari tabel 1 dapat dilihat bahwa RSU Haji memiliki aplikasi terbanyak yang bersifat operasional, belum memiliki aplikasi yang bersifat strategis. Tabel 1. Matriks McFarlan Portofolio Aplikasi Saat ini Strategic High Potensial Key Operational 1. Sistem Informasi Pasien 2. Sistem Informasi Kasir 3. Sistem Informasi Laboratorium 4. Sistem Informasi Radiologi 5. Sistem Informasi Rawat Inap 6. Sistem Informasi Bedah Sentral 7. Sistem Informasi Farmasi 8. Sistem Informasi Manajemen Administrasi dan Keuangan. 1. Web Site 2. System 3. Aplikasi Perkantoran Support Berdasarkan analisa SWOT dan analisa lingkungan menghasilkan beberapa isu strategis sebagai berikut: a. Strategi Strength-Opportunity : Meningkatkan kerjasama dengan Puskesmas atau RS lain agar RSU Haji menjadi RS rujukan. Melakukan pengembangan dan perbaikan fasilitas infrastruktur RS. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan sosial yang melibatkan masyarakat sekitar dan Surabaya. b. Strategi Weakness-Opportunity : Mengoptimalkan Sistem Informasi yang dimiliki oleh RSU Haji. Memberikan paket-paket pelayanan kepada pasien. c. Strategi Strength-Threat : Mengadakan kerjasama dan hubungan timbal balik yang saling menguntungkan dengan RS sekitar, sehingga terjadi persaingan yang sehat. Meningkatkan pelayanan kepada pasien. d. Strategi Weakness-Threat : Melakukan efisiensi dengan mengkaji ulang sistem dan prosedur tugas dalam RS. Analisa Interpretasi Kebutuhan Mendatang Tahap ini dilakukan analisa value chain. Analisa ini mengidentifikasi aktivitas yang dikelompokkan menjadi dua yaitu 1) internal value chain seperti : pendaftaran pasien, pembayaran pasien berobat, rujukan pasien ke klinik lain, rujukan pasien ke instalasi laboratorium, rujukan pasien ke instalasi radiologi, rujukan pasien ke instalasi rawat inap, rujukan pasien ke instalasi bedah, pasien membeli obat dan pasien C-7-4

5 mengembalikan obat. Lainnya 2) external value chain yang terdiri dari direksi melakukan kontrol ke kepala instalasi dan kepala bagian; kepala instalasi dan kepala bagian melaporkan kinerja ke direksi. Dari semua isu strategis yang didapat dari analisa SWOT, kemudian dilakukan analisa critical success factors (CSFs). Salah satu contoh dari analisa CSF seperti pada gambar 2 berikut ini. Gambar 2. Contoh analisa CSF Formulasi Rencana Strategis SI/TI yang dihasilkan terdiri dari 2 bagian yaitu Strategi SI Bisnis dan Strategi Manajemen SI/TI. 1. Strategi SI Bisnis Aktivitas yang didapat dari CSFs dan value chain, memunculkan beberapa kebutuhan informasi bagi pengguna dan diterjemahkan kedalam potensi aplikasi yang akan dikembangkan sebagai portoflio aplikasi RSU Haji. Kemudian portoflio aplikasi tersebut dipetakan pada matriks McFarlan seperti pada tabel 2. Berdasarkan portoflio yang ada dibentuk arsitektur sistem informasi dengan memetakan setiap aplikasi yang ada terhadap pengguna seperti pada tabel 3. Tabel 2. Matriks McFarlan Portofolio Aplikasi Mendatang Strategic 1. Sistem Informasi Manajemen Kontrol 3) 2. Sistem Informasi Manajemen Laporan 3) 3. Sistem Informasi Keluhan 3) 4. Sistem Informasi Absensi 3) Key Operational 1. Sistem Informasi Pasien 1) 2. Sistem Informasi Kasir 2) 3. Sistem Informasi Rawat Jalan 2) 4. Sistem Informasi Laboratorium 1) 5. Sistem Informasi Radiologi 1) 6. Sistem Informasi Rawat Inap 1) 7. Sistem Informasi Bedah Sentral 1) 8. Sistem Informasi Farmasi 1) 9. Sistem Informasi Registrasi 3) 10. Sistem Informasi Rujukan 3) 11. Sistem Informasi Manajemen Pelayanan 3) 12. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 3) 13. Sistem Informasi Manajemen Administrasi dan Keuangan 1) 1) Aplikasi sudah ada, tidak perlu pengembangan. 2) Aplikasi sudah ada, perlu pengembangan. 3) Aplikasi belum ada High Potensial 1. Sistem Informasi Paket Pelayanan Rawat Jalan 3) 2. Sistem Informasi Paket Pelayanan Rawat Inap 3) Support 1. Sistem Informasi Perbaikan dan Perawatan 3) 2. Sistem Informasi Pemasok 3) 3. Sistem Informasi Info Rumah Sakit 3) 4. Sistem Informasi Promosi 3) 5. Web Site 2) 6. System 1) 7. Aplikasi Perkantoran C-7-5

6 Tabel 3.Pemetaan Aplikasi Mendatang terhadap Pengguna Aplikasi Pengguna Direktur Kepala Instalasi Rawat Jalan Kepala Instalasi Farmasi Kepala Bidang PPRM Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi Kepala Bdiang Pelayanan Kepala Bidamh Kperawatan Kepala Bidang P3SDM Kepala Instalasi SIM Sistem Informasi Registrasi (SIRg) R U R Sistem Informasi Laboratorium (SIL) R R Sistem Informasi Radiologi (SIR) R R Sistem Informasi Rawat Inap (SIRI) R R Sistem Informasi Bedah Sentral (SIBS) R R Sistem Informasi Farmasi (SIF) R U R Sistem Informasi Manajemen Kontrol (SIMK) U R Sistem Informasi Manajemen Laporan (SIML) R U U U U U U U U Sistem Informasi Rujukan (SIRj) R U R Sistem Informasi Perbaikan dan Perawatan (SIPP) R R R U R Sistem Informasi Keluhan (SIKh) R R R R U R U R Sistem Informasi Pemasok (SIPk) R U R Sistem Informasi Manajemen Pelayanan (SIMP) R U U Sistem Informasi Paket Pelayanan Rawat Jalan (SIPPRJ) R U R U R Sistem Informasi Paket Pelayanan Rawat Inap (SIPPRI) R R U R Sistem Informasi Info Rumah Sakit (SIIRS) R U R Sistem Informasi Absensi (SIA) R R R R R U R U R Sistem Informasi Promosi (SIPr) R U R Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) R U R U R Sistem Informasi Pasien (SIP) R U U R Sistem Informasi Rawat Jalan (SIRJ) R U R Sistem Informasi Kasir (SIK) R U U U R Sistem Informasi Manajemen Administasi U U R dan Keuangan (SIMAK) WebSite U U U U U U U U U System U U U U U U U U U Aplikasi Perkantoran U U U U U U U U U Keterangan: (U) Pengguna Utama (R) Pengguna Tambahan 2. Strategi Manajemen SI/TI Ruang Lingkup dan Dasar Pemikiran (Scope and Rationale) RSU Haji Surabaya memiliki suatu unit organisasi TI yang bernama Instalasi Sistem Informasi Manajemen (SIM). Instalasi SIM bertu gas untuk melakukan fungsi organisasi dibidang yang terkait dengan pengoperasian dan pemeliharaan seluruh perangkat TI, analisa kebutuhan pelatihan TI bagi semua pemakai TI, pemeliharaan tingkat security dari perangkat TI, pengembangan prosedur operasional standar TI, serta penyediaan support bagi seluruh pemakai TI dalam organisasi. Sehingga diharapkan pemanfaatan TI bisa optimal. Strategi yang diambil dalam penerapan SI / TI di RSU Haji Surabaya adalah Centrally Planned, karena setiap unit bisnis yang ada tidak mempunyai staf TI, sehingga penggunaan TInya tersentralisasi. Fungsi Sistem Informasi (IS Function) Struktur organisasi Instalasi SIM di RSU Haji Surabaya berada dibawah Direksi seperti instalasi lainnya yang ada di RSU Haji. Kepala Instalasi SIM bertangung jawab kepada Direksi secara langsung. Strategi yang diambil dalam penerapan SI / TI di RSU Haji Surabaya adalah Centrally Planned, karena setiap unit bisnis yang ada tidak mempunyai staf TI, sehingga penggunaan TInya tersentralisasi. Kebijakan tentang Investasi dan Prioritasnya ( Investment and Prioritization Policies) Agar investasi berjalan lebih terarah, maka digunakan beberapa pedoman yang harus diikuti, antara lain : C-7-6

7 a. Kerena Sistem Informasi yang ada di RSU Haji Surabaya sebagian besar bersifat Key Operational, maka sistem informasi yang dibangun harus bersentuhan langsung dengan pasien. b. Investasi lebih diutamakan kepada hal yang bersifat Key Operational, kemudian yang Strategic, yang terakhir Support atau High Potential. c. Namun demikian dalam investasi sistem informasi tetap harus memperhatikan kemampuan keuangan RSU Haji. Kebijakan Pemasok (Vendor Policies) Karena RSU Haji Surabaya adalah rumah sakit milik pemerintah Propinsi Jawa Timur, maka dalam pengadaan barang dan jasa harus berpedoman pada Keppres No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Republik Indonesia, segala hal peraturan mengenai tender ada didalamnya. Kebijakan sumber daya, termasuk pendidikannya ( Human Impact Policies, Including Education) Ada beberapa pedoman tentang SDM agar pemanfaatan TI bisa optimal, seperti berikut : a. Untuk karyawan dan dokter baru, minimal harus menguasai Microsoft Office dengan level intermediate, Internet dan . b. Untuk karyawan dan dokter lama yang belum mengusai kualifikasi diatas, manajemen dapat meningkatkan kualitas SDMnya melalui pelatihan minimal agar pelaksanaan SI/TI bisa optimal, seperti : pengenalan Windows, Microsoft Office, Internet, , dll. KESIMPULAN Dari uraian pada bagian sebelumnya diperoleh kesimpulan berkaitan dengan tujuan dan manfaat penulisan ini, antara lain : 1. RSU Haji memiliki beberapa Kelemahan (Weakness) yang cukup banyak. Selain itu juga terdapat Kesempatan (Opportunity) yang terbuka lebar terutama untuk melakukan promosi, tetapi hal ini terhambat oleh alokasi dana yang dititik beratkan pada pengembangan dan perbaikan fasilitas infrastruktur rumah sakit. 2. Dari potensi aplikasi yang didapat, diantaranya terdapat aplikasi yang telah ada dan tidak perlu pengembangan, hal ini dikarenakan dari aktivitas yang ada telah dipenuhi kebutuhannya oleh aplikasi tersebut. Kemudian juga terdapat aplikasi yang telah ada dan perlu pengembangan, hal ini dikarenakan dari aktivitas yang ada belum seluruhnya dipenuhi oleh aplikasi yang ada, sehingga perlu adanya pengembangan. Yang terakhir terdapat aplikasi yang belum ada, hal ini disebabkan dari aktivitas yang ada memerlukan potensi aplikasi. 3. Berdasarkan Analisa Model Portofolio Aplikasi McFarlan, menghasilkan porotoflio aplikasi yang terdiri dari 26 Sistem Informasi, salah satunya adalah Sistem Informasi Manajemen Laporan (SIML) menunjang setiap Kepala Bidang dan Kepala Instalasi untuk memberikan laporan kepada Direktur, sehingga fungsi manajemen dapat berjalan dengan baik. SIML berada di kuadran strategic karena ini akan menunjang tercapainya tujuan bisnis dan CSFs yang telah ditentukan oleh manajemen. 4. Dari portofolio aplikasi yang telah dibuat pada Tesis ini dapat diidentifikasi pengguna utama terbanyak dari sistem informasi yang ada yaitu Kepala Instalasi Rawat Jalan (IRJ), yang menggunakan 10 jenis sistem informasi yang ada. Hal ini C-7-7

8 sesuai dengan isu-isu strategis pada analisa SWOT yang lebih banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pasien di instalasi rawat jalan. 5. Hubungan pada analisa value chain eksternal antara RSU Haji dengan Instalasi Rawat Jalan (IRJ) dan Instalasi Farmasi (IF) terlihat dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Kontrol, sedangkan antara IRJ dan IF dapat terlihat dengan adanya Sistem Informasi Paket Pelayanan Rawat Jalan. DAFTAR PUSTAKA. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran dan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan. Penerbit Cemerlang. Jakarta. Hitt, M.A, Ireland, R.D, and Hoskisson, R.E. Strategic Management Competitiveness and Globalization. Thomson South-Western. United States S. Sabarguna, Boy, Dr., dr., MARS. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng-DIY Ward, John and Peppard, Joe. Strategic Planning for Information Systems. Third Edition. John Wiley & Sons, Ltd. London Badan Pusat Statistik Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Indonesia. Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Departemen Perindustrian Republik Indonesia. Web Pemerintah Kota Surabaya. C-7-8