PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA DINAS XYZ

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA DINAS XYZ Restu Gandhi Utama Noor 1) dan Erma Suryani 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember 1) Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia 2) Program Studi Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh Nopember 2) restu.gandhi@gmail.com 1), erma@is.its.ac.id 2) ABSTRAK Peranan teknologi informasi dalam menunjang operasional dan manajerial pada instansi pemerintahan dirasakan sangat penting saat ini. Dinas XYZ adalah instansi pemerintah yang memiliki peranan penting dalam mengatur ketenagakerjaan, yaitu sebagai fasilitator antara perusahaan dan pencari kerja. Untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat maka diperlukan perencanaan strategis SI/TI yang tepat agar mendukung strategi bisnis secara keseluruhan. Adapun tahap penelitiannya sebagai berikut : menetapkan tujuan melakukan pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan, memahami kondisi saat ini dengan melakukan analisis lingkungan internal/eksternal bisnis, kemudian melakukan analisis SWOT untuk menentukan isu strategis. Tahap selanjutnya adalah menentukan analisis PEST, analisis internal/eksternal SI/TI dan membuat portfolio aplikasi saat ini. Kemudian pada tahapan interpretasi kebutuhan mendatang digunakan analisis value chain dan analisis critical success factor. Hasil dari perencanaan strategi SI/TI studi kasus pada Dinas XYZ adalah strategi bisnis SI, Strategi TI, dan Strategi Manajemen SI/TI. Pada perencanaan portfolio di masa mendatang dilakukan pemetaan fungsi objektif, CSF, aplikasi dan manfaatnya yang dapat mendukung strategi bisnis pada saat ini dan masa yang akan datang. Kata Kunci: perencanaan strategis SI/TI, SWOT analysis, value chain analysis, critical success factor PENDAHULUAN Dinas XYZ merupakan dinas yang memiliki peranan yang sangat penting dalam mengatur ketenagakerjaan, yaitu sebagai fasilitator antara perusahaan dan pencari kerja. Dinas XYZ memiliki tugas penting sebagai koordinator dinas, pada kabupaten/kota dan Unit Pelayanan Teknis (UPT), dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat. Jika sebuah instansi pemerintahan memiliki rencana strategis yang baik, maka resiko yang terkait dengan pengambilan keputusan tentang sistem informasi dan teknologi informasi dapat dikurangi. Pengertian teknologi informasi menurut Laudon, dkk (2010) adalah seluruh perangkat keras dan lunak yang digunakan oleh perusahaan dalam mencapai tujuan usahanya. Hal ini tidak hanya perangkat komputer, perangkat penyimpanan dan perangkat mobile namun juga perangkat lunak seperti sistem operasi windows atau linux, aplikasi Microsoft Office dan aplikasi produktifitas lainnya. Perencanaan strategi SI/TI adalah bagaimana menggunakan teknologi secara tepat untuk membantu perusahaan agar dapat meningkatkan kinerja dan keuntungan, mendorong 1

2 pertumbuhan perusahaan dan memenangkan persaingan dengan para pesaingnya tanpa melupakan etika bisnis (Robson, 1997) Memperhatikan hal tersebut di atas, penelitian ini akan membahas perencanaan strategis sistem informasi/teknologi informasi, menyelaraskan perencanaan strategis TI dengan perencanaan strategis, serta menyusun rekomendasi untuk kebijakan manajemen teknologi informasi. METODE Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penelitian ini dilakukan secara bertahap dengan mengacu pada metodologi Peppard, dkk (2002) dengan tahapan penelitian seperti pada Gambar 1. Gambar 1 Diagram Alur Metodologi Penelitian HASIL DAN PEMBAHASAN 2

3 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis (Analisis PEST) - Politik Kebijakan UMK seringkali digunakan oleh asosiasi pekerja untuk menuntut hak yang sesuai UMK. Regulasi Pemerintahan pusat dan daerah tentang ketenagakerjaan, perubahan regulasi nasional dapat berpengaruh terhadap sistem dan prosedur layanan penyediaan informasi dan penempatan kerja. Perlindungan pekerja maupun tingkat kesejahteraan pekerja belum sepenuhnya memadai, dan iklim hubungan industrial belum sepenuhnya kondusif. Penggalangan Antar Serikat Pekerja menjadi kekuatan bersama, menjadi ganguan politik daerah dan nasional. Rumitnya birokrasi yang sering kali menghambat pelayanan pada masyarakat. Perubahan organisasi di pemerintahan berdampak pada keberlanjutan komitmen, ketersediaan anggaran, kualitas layanan dan SDM yang menjalankan pelayanan publik. - Ekonomi Penerapan perjanjian perdagangan bebas ASEAN-Cina atau ACFTA (ASEAN - China Free Trade Aggreement), dan yang terdekat adalah AEC (ASEAN Economic Community) atau MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN) yang mulai berlaku pada Desember 2015 menjadi tantangan dan peluang baru bagi para pencari kerja. Perjanjian ini mengakibatkan pasar kerja tidak lagi memiliki batas negara sehingga tenaga kerja yang mampu bersaing adalah tenaga kerja yang memenuhi standar kompetensi dan profesional (free flow of skilled labor). Karenanya, harus ditempuh berbagai upaya peningkatan taraf kompetensi tenaga kerja di Jawa Timur. Kebijakan Anggaran APBN dan APBD sangat diperlukan Dinas XYZ untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan pembangunan di bidang ketenagakerjaan. Terbatasnya kesempatan kerja yang dipengaruhi oleh pertumbuhan ekonomi global, nasional dan kondisi hubungan industrial terutama kebijakan penetapan UMK. - Sosial Berikut adalah analisa sosial pada penelitian ini : Kualitas SDM relatif masih rendah sehingga kurang memiliki daya saing untuk mendapatkan peluang kerja di sektor formal (penyerapan di pasar kerja tidak optimal), karena relatif rendahnya tingkat pendidikan (pada tahun 2014 sebesar 51,96% dari total angkatan kerja di Jawa Timur berpendidikan SD ke bawah). Kesenjangan antara persediaan tenaga kerja dengan kebutuhan akan tenaga kerja yang sesuai, karena masih adanya ketidaksesuaian antara skill atau kualifikasi angkatan kerja dengan kebutuhan dunia kerja (dunia pendidikan belum sepenuhnya sinkron dengan dunia kerja). Di kalangan tenaga kerja terdidik khususnya yang berpendidikan sekolah menengah ke atas, cenderung terjadi ketidaksesuaian antara isi pendidikan dengan jenis pekerjaan yang diinginkan di satu pihak, serta kebutuhan keterampilan dengan jenis pekerjaan yang tersedia di lain pihak. Tidak imbangnya pertumbuhan angkatan kerja dengan pertambahan kesempatan kerja. Bonus Demografi, dimana jumlah penduduk usia kerja (15 tahun ke atas) di Jawa Timur terus bertambah, apabila dikelola dengan baik dapat menjadi potensi SDM produktif. Informasi Pasar Kerja belum sepenuhnya dimanfatkan. Pemulangan TKI bermasalah dari negara penempatan TKI di luar Negeri. Budaya dan mindset masyarakat, dimana bekerja di sektor formal dianggap lebih menjanjikan. Motivasi dan jiwa kewirausahaan angkatan kerja terutama yang berusia muda untuk menciptakan lapangan kerja baru masih rendah. 3

4 Masih banyak perusahaan yang belum melaporkan lowongan pada Dinas XYZ. Semakin banyak perusahaan pengelola lowongan swasta. - Teknologi Aspek teknologi yang berpengaruh pada Dinas XYZ yaitu semakin besarnya penggunaan jaringan internet sehingga mempermudah penyebaran informasi. Informasi lowongan dari perusahaan kepada Dinas XYZ kemudian disebar luaskan melalui media yang dimiliki oleh Dinas XYZ yaitu: website, sosial media, mobil keliling, dan bursa kerja. Keterbatasan SDM pengelola sarana IT di lingkungan Dinas yang membidangi ketenagakerjaan baik di level Nasional, Provinsi maupun Kab/Kota. Analisis SWOT Sebagian hasil analisa SWOT disajikan dalam Tabel 1 Tabel 1. Hasil Analisa SWOT S1 S2 S3 S4 S5 W1 W2 W3 W4 O1 O2 O3 O4 O5 O6 T1 T2 T3 Kekuatan (Strenght) Memiliki jaringan yang luas, jaringan antar dinas pemerintahan yang berada di dalam dan luar negeri maupun jaringan dengan pihak swasta seperti perusahaan, penyelenggara pendidikan, dan lembaga pelatihan Memiliki fasilitas pelayanan dan SDM lengkap dibidang ketenagakerjaan Memiliki berbagai jenis layanan ketenagakerjaan dan gratis Memiliki dukungan finansial dari pemerintah pusat dan daerah Memiliki stadart pelayanan publik yaitu ISO 9001:2008 Kelemahan (Weakness) Keterbatasan SDM pengelola sarana TI di lingkungan Dinas Kurangnya staff yang mampu beradaptasi dengan teknologi terkini Kurangnya kesadaran input data secara up to date, akurasi, ketersediaan variasi kualifikasi profesi dan budaya melayani Kurangnya integrasi sistem dan layanan antar jaringan yang dimiliki Peluang (Opportunity) Jumlah pencari kerja terutama lulusan dunia pendidikan menengah dan tinggi yang cukup tinggi Masih banyak perusahaan yang belum melaporkan lowongan dan mengetahui layanan-layanan di Dinas XYZ Semakin banyak perusahaan pengelola lowongan dan lembaga penempatan kerja Adanya ketersediaan data alumni BLK sebagai calon tenaga kerja yang terampil dan potensi kerjasama dengan dunia pendidikan serta lembaga non goverment internasional Bonus demogarfi dimana potensi angkatan kerja muda terdidik usia produktif lebih besar dibanding penduduk yang bukan usia produktif penerapan perjanjian perdagangan bebas ASEAN-Cina atau ACFTA (ASEAN - China Free Trade Aggreement), dan yang terdekat adalah AEC (ASEAN Economic Community) atau MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN) menjadi tantangan dan peluang baru bagi para pencari kerja Ancaman (Threat) Kualitas SDM tenaga kerja relatif masih rendah. Kesenjangan antara persediaan tenaga kerja dengan kebutuhan akan tenaga kerja yang sesuai. Tidak imbangnya pertumbuhan angkatan kerja dengan pertambahan kesempatan kerja 4

5 T4 T5 T6 T7 Penggalangan Antar Serikat Pekerja menjadi kekuatan bersama menjadi ganguan politik daerah dan nasional Rumitnya birokrasi yang sering kali menghambat pelayanan pada masyarakat Perubahan organisasi di pemerintahan berdampak pada keberlanjutan komitmen, ketersediaan anggaran, kualitas layanan dan SDM yang menjalankan pelayanan public Budaya dan mindset masyarakat, dimana bekerja di sektor formal dianggap lebih menjanjikan. Motivasi dan jiwa kewirausahaan angkatan kerja terutama yang berusia muda untuk menciptakan lapangan kerja baru masih rendah. Gambar 2. Grafik SWOT Dari hasil identifikasi, maka pada grafik SWOT didapatkan posisi Dinas XYZ berada pada posisi kuadran I (Opportunity Strength) yang disajikan pada Gambar 2. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN MENDATANG Analisis Value Chain Identifikasi potensi kebutuhan bisnis oleh masing-masing bagian yang terlibat di setiap aktifitas utama maupun aktivitas pendukung. Berikut adalah aktivitas utama : - Pelatihan dan produktivitas - Penempatan tenaga kerja - Hubungan industrial dan syarat kerja, - Pengawasan ketenagakerjaan - Pelatihan Kerja Aktivitas Pendukung pada dinas xyz adalah sebagai betikut: - Infrastruktur oleh bagian Sub Bagian Tata usaha : Pengelolaan administrasi perlengkapan - Teknologi oleh bagian Sub Bagian Penyusunan Program: perencanaan pengembangan TI, pengelolaan jaringan dan internet, Optimalisasi penggunaan resource IT, Memantau perkembangan pengemangan sistem informasi yang dikerjakan oleh pihak ke tiga, Menetapkan standart perencanaan sistem, desain sistem, dan database untuk memastikan kualitas aplikasi yang dihasilkan oleh pihak ke tiga. - HRD oleh bagian Sub Bagian Tata usaha : pengelolaan administrasi kepegawaian 5

6 - Administrasi oleh bagian sub bagian tata usaha: pengelolaan dan pelayanan administrasi umum - Keuangan oleh Sub Bagian Keuangan : pengelolaan administrasi keuangan, pelaksanaan koordinasi penyusunan anggaran Dari uraian aktifitas utama dan aktifitas pendukung yang ada di Dinas XYZ, selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap potensi kebutuhan bisnis pada masing-masing unit kerja. Untuk itu dilakukan pemetaan setiap aktivitas kedalam proses dan bagian yang terlibat serta kebutuhan potensi bisnisnya seperti yang disajikan pada Tabel 2. PB1 PB2 PB3 PB4 PB5 PB6 PB7 PB8 PB9 PB10 PB11 PB12 PB13 PB14 PB15 PB16 PB17 PB18 Tabel 2. Potensi Kebutuhan bisnis Perusahaan Potensi Kebutuhan Bisnis Peningkatan kualitas peserta pelatihan kerja Peningkatan jangkauan penyebaran informasi Penurunan tingkat pengangguran terbuka Peningkatan kuantitas dan kualitas lembaga penempatan tenaga kerja swasta Monitoring Pekerja Antar Kerja Antar Daerah, TKS peningkatan kualitas layanan publik Peningkatan Kualitas dan produktifitas SDM Peningkatan kualitas dan kuantitas lembaga pelatihan kerja Meningkatkan kesejahteraan tenaga kerja Mengurangi jumlah perselisihan antara tenaga kerja dan perusahaan Peningkatan kuntitas dan kualitas perusahaan yang memenuhi SMK3 Pengoptimalan produktifitas aset Dokumentasi operasional TI Penyediaan infrastruktur TI sesuai kebutuhan bisnis Tata kelola TI untuk membantu operasional Master plan TI Standarisasi perencanaan, desain sistem, dan perancangan database Kondisi keuangan yang sehat Analisis Critical Success Factor Pada tahap ini dilakukan identifikasi potensi kebutuhan informasi berdasarkan potensi kebutuhan bisnis yang didapatkan dari hasil analisa Value Chain. Adapun sebagian skema dari critical success factor untuk potensi kebutuhan bisnis disajikan pada Gambar 3. FORMULASI STRATEGI Strategi SI Bisnis Berdasarkan kebutuhan data dan informasi yang teridentifikasi maka ditentukan kebutuhan sistem informasi, baik berupa penyempurnaan dari sistem informasi yang sudah ada saat ini maupun penambahan sistem informasi baru yang dapat memenuhi kebutuhan bisnisnya. Usulan penyempurnaan dan penambahan aplikasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis institusi diuraiakan sebagai berikut ini : Penyempurnaan Sistem Informasi 6

7 Berikut ini adalah daftar sistem informasi yang sudah ada yang memerlukan penyempurnaan : website informasi pasar kerja, aplikasi bursa magang, aplikasi pelatihan kerja Penambahan Sistem Informasi Berikut ini adalah daftar sistem informasi yang diperlukan : Monitoring SMK3, Dashboard Pemantauan Index Pelayanan Publik, Aplikasi Helpdesk, Aplikasi Monitoring Lembaga Penempatan Tenaga Kerja, Aplikasi Monitoring AKAD, Aplikasi Manajemen SDM, Aplikasi Manajemen Asset, Aplikasi Manajemen Keuangan untuk menunjang strategi bisnis perusahaan Kebutuhan Bisnis Peningkatan kualitas peserta pelatihan kerja Ukuran Hasil Jumlah lulusan yang diterima bekerja meningkat Critical Success Factor Kurikulum yang sesuai dengan dunia kerja Kebutuhan Data & Informasi - Data peserta pelatihan Aktivitas yang dilakukan - Selalu mengupdate kurikulum agar sesuai dengan kebutuhan dunia kerja - Siswa melapor saat sudah diterima kerja Gambar 3. Skema CSF untuk Peningkatan kualitas peserta pelatihan kerja Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan hasil analisa sebelumnya maka didapatkan portofolio aplikasi mendatang yang mengacu pada portofolio aplikasi yang ada saat ini seperti yang disajikan pada Tabel 3. Tabel 3. Portofolio Aplikasi Mendatang STRATEGIC HIGH POTENTIAL Website Informasi Pasar Dasboard pemantauan index pelayanan publik***, Kerja *, Aplikasi Bursa Aplikasi Helpdesk*** Magang*, Aplikasi Pelatihan Kerja*. Aplikasi Monitoring SMK3*** SUPPORT SMS Gateway^, Sosial Media^ KEY OPERATIONAL Website Dinas^, Aplikasi Konsultasi, Keluhan/Saran**, Aplikasi SIMKEU-APBD^, Aplikasi perijinan PPTKIS^ Aplikasi TKI-B^, Aplikasi SIM Instruktur**, Website di 16 BLK milik prov Jatim^, Aplikasi laporan APBN^ Aplikasi Monitoring lembaga penempatan tenaga kerja***, Aplikasi Monitoring AKAD***,Aplikasi Manajemen SDM**, Aplikasi Manajemen Asset***, Aplikasi Manajemen Keuangan*** Keterangan Tabel 3 : 7

8 ^ : Aplikasi yang saat ini masih digunakan * : Aplikasi yang saat ini perlu perbaikan ** : aplikasi pengganti dari yang saat ini sudah ada *** : aplikasi baru yang direkomendasikan untuk menunjang proses bisnis KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, analisis kondisi saat ini yang dihasilkan dari formulasi strategi SI, strategi TI, strategi manajemen SI/TI dan portfolio aplikasi diperoleh matriks SWOT yang terletak pada kuadran 1 (satu) dengan koordinat (1,67;0,89) Sehingga fokus strategi yang harus dilakukan pada tahap selanjutnya adalah dengan Strategi Agresif yaitu dengan cara memanfaatkan kekuatan internal untuk mengambil keuntungan dari peluang eksternal. Direkomendasikan sebanyak tiga rekomendasi pembaharuan dan delapan sistem informasi baru yang dibutuhkan untuk menunjang strategi bisnis. Rekomendasi yang dihasilkan dari penelitian ini tidak mempertimbangkan mengenai rencana anggaran atas pengembangan sistem dan perbaikan perangkat keras, serta faktor-faktor yang menjadi prioritas pengembangan sistem. Maka penulis menyarankan agar penelitian selanjutnya untuk menambahkan faktor kelayakan anggaran dalam menganalisis perencanaan strategi SI/TI. DAFTAR PUSTAKA Laudon, Kenneth C., & Jane, P. Laudon. (2010). Manajemen Information System :Managing the Digital Firm. New Jersey: Prentice-Hall. Peppard, J., & ward, J. (2002). Strategic Planning for Information System, third edition. England: John Wiley & Sons. Robson, W. (1997). Strategic Management & Information Systems, second Edition. London: Prentice Hall. 8