digilib.uns.ac.id BAB IV PELAKSANAAN KKM Diawali dari menyeleksi dan mencari tahu latar belakang perusahaan yang bergerak di bidang periklanan, penulis akhirnya memilih Dini Media Pro sebagai tempat untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) yang menjadi Mata Kuliah wajib di semester 6 dan menjadi syarat kelulusan untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Komunikasi Terapan. Hal tersebut berlanjut dengan mencari lokasi perusahaan dan mempersiapkan semuua kelengkapan yang digunakan sebagai syarat dalam melaksanakan KKM. Seperti menyiapkan Surat Keterangan Magang, Memo pembimbing dll. Setelah mengenal perusahaan, direktur dan karyawan yang ada di Dini Media Pro, maka penulis siap untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media yang telah disepakati akan berlangsung selama 2 (Dua) bulan lebih 1 (Satu) hari yaitu dari tanggal 15 Februari 2016-15 Mei 2016. Kesepakatan kerja dan pengenalan telah dilakukan guna mengenal lebih jauh masing-masing karyawan di Dini Media Pro. Penulis juga mendapatkan pengarahan dari Direktur Dini Media Pro tentang keseluruhan kinerja Account Executive. Setiap satu minggu sekali seluruh divisi Dini Media Pro dan Direktur mengadakan evaluasi kerja dan rancangan kerja untuk minggu kedepannya. Hal tersebut merupakan agenda yang telah disepakati guna membantu kinerja dan mengevaluasi kerja selama satu minggu. Tentunya dalam satu minggu tersebut pasti ada ada perkembangan dan commit permasalahan to user yang dihadapi oleh masing 45
digilib.uns.ac.id 46 masing divisi. Dengan adamya evaluasi setiap minggunya diharapkan setiap divisi lebih sigap dan cekatan dalam menjalankan proses kerja di Dini Media Pro. Seluruh tugas telah dibagi dan penulis siap melaksanakan tugas tersebut dengan bekal arahan dan bimbingan dari Account Executive. Disaat penulis mempraktekkan dan menjalankan tugas penulis mendapat kesulitan dan hambatan yang terkait tentang pelaksanaan marketing antara lain bagaimana cara membuat surat penawaran dan mempresentasikan penawaran iklan kepada klien yang sama sekali belum mengerti tentang mekanisme pemasangan iklan. Segala kesulitan dan hambatan yang dialami oleh penulis, penulis mencoba untuk menanyakan kepada divisi Account Executive agar penulis dapat mengetahui cara dan strategi yang baik dalam mengatasi dan menghadapi semua permasalahan yang timbul. Penulis mempelajari proses komunikasi dan pemilihan bahasa yang digunakan kepada klien, kemudian Penulis belajar untuk membuat sebuah surat penawaran iklan terhadap klien yang belum didapat oleh penulis dibangku perkuliahan, tetapi penulis berusaha untuk membuat surat penawaran. Dan penulis mendapat tugas untuk membuat surat penawaran iklan kolektif untuk rektor di salah satu perguruan negeri di Yogyakarta. Surat penawaran iklan kolektif telah dikirim beberapa waktu yang lalu sehingga penulis tinggal mengecek dan memastikan surat tersebut telah sampai atau belum kepada calon klien melalui telepon. Penulis telah mendapatkan banyak pengalaman kerja di Dini Media Pro. Tidak sedikit calon klien belum mengenai mekanisme iklan yang ditawarkan
digilib.uns.ac.id 47 sehingga penulis harus menjelaskan dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami oleh semua orang. Tidak sedikit pula yang menolak dan marah karenasurat penawarannya yang dikirim tidak sampai kepada penerima. Serta klien marah karena kurang begitu paham dengan apa yang dijelaskan oleh Account Executive. Hal tersebut dapat memberikan pengalaman dan pemahaman baru tenttang dimana seorang Account Executive harus dapat bersabar dan selalu mengontrol diri dalam setiap proses komunikasi yang sedang berlangsung saat itu juga. Kemudian untuk dapat berbicara dengan salah satu calon klien yang dituju, harus melalui beberapa tahapan dan beberapa kali proses telepon. Tetapi semua perkembangan dan hasil yang telah penulis pelajari ditahap awal itu selalu penulis bicarakan kepada Account Executive agar untuk proses pembelajaran ke tahap selanjutnya tidak keliru dalm mengambil keputusan dan sikap ataupun kesalahan kinerja Account Executive. A. Tugas-tugas yang telah dilakukan Adapun tugas lain yang lebih spesifik dan telah terorganisir dari Account Executive selain perkenalan diatas adalah : 1. Minggu pertama tanggal 15 Februari s/d 20 Februari 2016 Penulis mempelajari dan memahami mekanisme pembuatan surat penawaran iklan, selain itu penulis juga membiasakan diri untuk berkomunikasi yang baik dan sopan kepada klien. Maka penulis bertemu dengan pihak humas ISI (Institut Seni Indonesia) Yogyakarta untuk menyerahkan surat penawaran iklan kolektif yang akan
digilib.uns.ac.id 48 diterbitkan di harian Kedaulautan Rakyat. Kemudian penulis meminta konfirmasi melalui telepon tentang surat penawaran iklan kolektif yang telah diserahkan beberapa hari yang lalu. Meskipun pihak humas ISI Yogyakarta belum tertarik dengan surat penawaran iklan kolektif penulis belum menyerah untuk menawarkan lagi di instansi lainnya. Penulis membuat list daftar relasi untuk event Merapi Marathon yang dibimbing oleh Mbak Ama selaku Account Executive di Dini Media Pro, setelah list daftar relasi telah tercatat rapi maka penulis membuat surat pengantar penawaran sponsor dan csr untuk event Merapi Marathon. 2. Minggu Kedua tanggal 22 Februari s/d 27 Februari 2016 Penulis dipercayai untuk menghubungi pihak koran kaltim pos, harian haluan subar, dan samarinda untuk menanyakan harga untuk iklan yang tayang pada koran tersebut. Penulis juga membuat list daftar SMA di Sleman untuk mengikuti lomba cheers di event Merapi Marathon, kemudian penulis membuat surat pemberitahuan dan permohonan partisipasi kepada semua SMA di sleman yang telah dicatat penulis sebelumnya. Kemudian penulis mengantarkan surat dan pemberitahuan dan permohonan partisipasi yang ditemani oleh pak bardi sebagai staff office di Dini Media Pro. Kemudian penulis menghubungi calon relasi yang telah di data sebelumnya.
digilib.uns.ac.id 49 3. Minggu Ketiga tanggal 29 Februari s/d 5 Maret 2016 Penulis mendapatkan tugas untuk membuat surat penawaran iklan kolektif untuk UMY (Universitas Muhammadiyah Yogyakarta) ke- 55th, kemudian penulis menghubungi pihak humas untuk mengonfirmasi surat penawaran iklan kolektif yang telah ditawarkan. Selain itu penulis juga mendapatkan tugas lain yaitu membuat list daftar relasi hotel untuk Merapi Marathon kemudian penulis membuat surat penawaran dan permohonan sponsorship untuk calon relasi hotel. Setelah surat penawaran dan permohonan sponsorship sudah jadi, kemudian penulis menghubungi calon relasi hotel melalui telepon untuk menanyakan alamat email yang bisa dituju untuk mengirimkan surat penawaran dan permohonan sponsorship. Setelah penulis mendapatkan semua alamat email calon relasi hotel, penulis mengirimkan surat penawaran dan permohonan sponsorship melalui email. 4. Minggu Keempat tanggal 7 Maret s/d 12 Maret 2016 Penulis dipercayai lagi untuk membuat surat penawaran iklan kolektif BPRS UII untuk tayang di koran Kedaulatan Rakyat dan membuat surat penawaran iklan kolektif ucapan selamat dan sukses atas penerimaan sertifikat akreditasi internasional oleh Japan Accreditation Board For Engineering Education (JABEE) di koran Kedaulatan Rakyat. Setelah itu penulis mencari dan mendata calon relasi yang ikut berpatisipasi mengucapkan selamat dan sukses atas penerimaan sertifikat akreditasi internasional oleh Japan Accreditation Board For
digilib.uns.ac.id 50 Engineering Education (JABEE), kemudian penulis Memfollow-up calon relasi melalui telepon. Kemudian penulis membuat list data relasi yang ikut berpatisipasi. Setelah iklan kolektif selamat dan sukses atas penerimaan sertifikat akreditasi internasional oleh Japan Accreditation Board For Engineering Education (JABEE) terbit di Koran Kedaulatan Rakyat penulis membuat surat invoice (tagihan) yang akan dikirimkan kepada relasi yang telah ikut berpatisipasi mengucapkan selamat dan sukses. 5. Minggu Kelima tanggal 14 Maret s/d 19 Maret 2016 Di minggu ini penulis hanya mendapatkan tugas untuk memfollow-up calon relasi seperti bank, perusahaan makanan atau minuman, dan hotel untuk event Merapi Marathon. 6. Minggu Keenam tanggal 21 Maret s/d 26 Maret 2016 Penulis mendapatkan tugas untuk membuat surat permohonan untuk menjadi partner rumah sakit dalam event Merapi Marathon. Serta penulis menemui pihak dari UNISA (Universitas Aisyiyah) untuk menagih tagihan iklan setengah halaman yang tayang pada tanggal 18 Maret 2016 di Koran Kedaulatan Rakyat. Kemudian membayar media order ke bagian iklan di Kedaulatan Rakyat yang ditemani oleh Staff Offiice Dini Media Pro.
digilib.uns.ac.id 51 7. Minggu Ketujuh tanggal 28 Maret s/d 2 April 2016 Penulis melanjutkan tugas yang kemarin untuk memfollow-up lagi relasi seperti bank, perusahaan makanan atau minuman, dan hotel untuk sponsor Merapi Marathon. Penulis bertemu dengan Pak Feri dan Pak Zakhy sebagai manager directur jogja sportindo untuk membicarakan dan membahas sponsor Merapi Marathon. Serta di minggu ini penulis mengikuti acara diskusi dan silaturahmi bersama aktifis dan penggiat sosial media pasca perubahan kedaulatan rakyat Yogyakarta sebagai penerima tamu. 8. Minggu Kedelapan tanggal 4 April s/d 9 April 2016 Di minggu ini penulis mendapatkan tugas untuk membuat list data TK dan SD Unggulan di sleman untuk dikirimin surat pemberitahuan informasi lomba melukis dan mewarnai di TK dan SD Sleman. Selain itu menulis juga membuat surat pemberitahuan dan informasi untuk mengajak nasabah bank untuk mengikuti event Merapi Marathon. 9. Minggu Kesembilan tanggal 10 April s/d 15 April Di minggu terakhir ini penulis mendapatkan tugas untuk mengikuti event TJF (Tugu Jogja Festival). Selain itu penulis membuat surat pengantar proposal untuk ketua aptisi wilayah V Yogyakarta dan mengambil surat pengantar di kantor aptisi wilayah V Yogyakarta yang sudah di stempel.
digilib.uns.ac.id 52 B. Kendala yang dihadapi Kegiatan yang baru pertama kali dilakukan oleh penulis pasti menemui hambatan tertentu. Penulis mengahdapi kendala yang sama saat melakukan Kuliah Kerja Media di Dini Media Pro. Adapun kendala yang dihadapi oleh penulis antara lain : 1. Proses pembuatan surat penawaran iklan kolektif kepada klien yang baru pertama kali dilakukan oleh penulis. 2. Proses pembuatan surat pemberitahuan dan permohonan partisipasi kepada klien yang baru pertama kali dilakukan oleh penulis. 3. Proses pembuatan surat invoice kepada klien yang baru pertama kali dilakukan oleh penulis. 4. Proses pembuatan surat permohonan untuk menjadi partner rumah sakit yang baru pertama kali dilakukan oleh penulis. 5. Proses pembuatan surat pemberitahuan dan informasi kepada klien yang baru pertama kali dilakukan oleh penulis. C. Solusi yang dilakukan Kendala yang dihadapi oleh penulis selama kegiatan Kuliah Kerja Media tersebut dapat diatasi dengan langkah antara lain : 1. Berkonsultasi kepada Account Executive selaku pembimbing dan saling tanya jawab mengenai permasalahan yang dihadapi dalam pembuatan macam-macam surat penawaran iklan kepada klien ataupun prosedur yang harus dijalani dalam menjalankan tugas seorang Account Executive.
digilib.uns.ac.id 53 2. Mempraktekkan secara langsung arahan dan nasihat yang diberikan oleh Account Executive dan Direktur tentang proses komunikasi yang baik dan sopan ketika berhadapan dengan klien yang telah menjadi klien tetap dan yang belum tetap. 3. Selalu melakukan evaluasi kerja setiap minggunya dengan mengumpulkan semua divisi di Dini Media Pro dan melakukan sharing tentang pekerjaan yang telah dikerjakan dan untuk pekerjaan seminggu kedepannya.