LAMPIRAN 1 STANDARD OPERATION PROCEDURES PENDAFTARAN KLIEN BARU DIVISI KLINIK BPIP FAKULTAS PSIKOLOGI UNPAD

Transkripsi

1 LAMPIRAN 1 PENDAFTARAN KLIEN BARU DIVISI KLINIK 1. Receptionist : Ketika klien baru datang untuk mencari informasi tentang pelayanan yang dapat diberikan BPIP, maka Receptionist menanyakan kebutuhan klien, berkaitan dengan: Siapa yang hendak berkonsultasi Tujuan dari konsultasi 2. Receptionist : Setelah mengetahui kedua data tersebut, maka selanjutnya Receptionist menjelaskan tahapan-tahapan yang harus diikuti oleh klien secara jelas, sehingga klien mengerti sepenuhnya tahapan dan waktu yang harus dialokasikan di BPIP. 3. Receptionist : Berdasarkan penjelasan yang diberikan oleh Receptionist: Jika klien memahami dan telah mengalokasikan waktu, maka klien diberikan form biodata untuk diisi. Jika klien memahami, namun tidak memiliki waktu yang cukup untuk dialokasikan, maka klien dapat membuat janji untuk pertemuan berikutnya ataupun membatalkan niatnya untuk konsultasi di BPIP. 4. Receptionist : Setelah klien selesai mengisi biodata, maka Receptionist akan menyerahkan biodata tersebut kepada Psikolog Piket, untuk dipelajari sebelum bertemu dengan klien tersebut. Jika Psikolog Piket sedang tidak menangani klien lain, maka dapat berlanjut ke prosedur 6. Jika Psikolog Piket sedang menangani klien lain, maka berlanjut ke prosedur Receptionist : Menjelaskan bahwa Psikolog Piket sedang menangani klien lain dan memberitahukan perkiraan waiting time yang akan terjadi. a. Jika klien tidak keberatan menunggu atau pergi sejenak, maka klien akan menunggu, sebelum bertemu dengan Psikolog Piket. b. Jika klien merasa keberatan untuk menunggu, maka Receptionist dapat menjadwalkan ulang waktu intake. 6. Psikolog Piket : Berdasarkan prosedur 5 atau 6, setelah mempelajari biodata yang diisi oleh klien, maka psikolog akan memulai proses konsultasi awal untuk mendapatkan data-data dari klien sebagai bahan untuk mengenali inti permasalahan yang dialami oleh klien. 66

2 LAMPIRAN 1 (lanjutan) PENDAFTARAN KLIEN BARU DIVISI KLINIK 7. Psikolog Piket 8. Psikolog Piket : Selesai melakukan konsultasi awal, Psikolog Piket kemudian mempersilahkan klien untuk menentukan janji temu berikutnya dengan Receptionist. : Psikolog Piket diharuskan membuat laporan intake setelah selesai menangani satu klien, yang nantinya akan diserahkan kepada Receptionist (berlanjut ke prosedur 11). 9. Receptionist : Bersama klien menetukan janji temu berikutnya, berdasarkan kesediaan klien untuk datang kembali. 10. Receptionist : Menerima pembayaran dari klien, serta menyerahkan : Bukti pembayaran putih untuk klien Bukti pembayaran biru untuk keuangan Bukti pembayaran merah untuk arsip. 11. Receptionist : Setelah menerima laporan intake dari Psikolog Piket, maka Receptionist mengisi form Berita Acara Intake 12. Receptionist : Setelah membuat berita acara intake, maka Receptionist akan menyimpan berkas intake tersebut dan berita acara intake. 67

3 LAMPIRAN 2 PELAKSANAAN PSIKOTEST DIVISI PIO 1. Kepala Kantor 2. Kepala Kantor 3. Kepala Kantor 4. Kepala Kantor 5. Kepala Divisi PIO 6. Staf Administrasi : Menerima surat permintaan dari klien/user berupa : a. Permintaan pengajuan proposal dari BPIP (berlanjut ke prosedur 2) b. Permintaan pelaksanaan psikotes (berlanjut ke prosedur 3) : Mengirimkan surat proposal kepada klien/user sesuai dengan kebutuhan klien/user : Menanyakan detil pelaksanaan psikotes, meliputi: Tanggal pelaksanaan yang diinginkan Jumlah peserta yang dikirimkan Tujuan psikotes Posisi kerja peserta : Setelah memperoleh data-data di atas, maka Kepala Kantor akan memberitahukan Kepala Divisi PIO secara lisan dengan melampirkan surat permintaan dari klien/user. : Memeriksa jadwal kegiatan, jika : a. Jadwal memungkinkan, maka Kepala Divisi PIO akan menyerahkan surat permintaan kepada Staf Administrasi PIO untuk difotokopi dan diarsip. b. Jadwal tidak memungkinkan, maka Kepala Divisi akan memberitahukan Kepala Kantor yang akan menghubungi klien/user untuk memberitahukan informasi tersebut dan diharapkan dapat menjadwal ulang. : Setelah surat permintaan difotokopi dan diarsip, maka hasil fotokopi dari surat permintaan akan diserahkan kepada Ketua Biro untuk ditindaklanjuti. 7. Ketua Biro : Berdasarkan surat permintaan yang diserahkan oleh staf administrasi, maka Ketua Biro akan mendisposisikan surat tersebut kepada Kepala Divisi untuk pelaksanaan psikotes 8. Kepala Divisi : Berdasarkan disposisi dari Ketua Biro, Kepala Divisi akan menunjuk seorang project officer untuk pelaksanaan psikotes tersebut. 9. Project officer : Setelah ditunjuk oleh Kepala Divisi PIO, maka Project akan membuat time table kegiatan secara mendetil, dan menyerahkan salinan time table tersebut kepada Kepala Divisi PIO sebagai lembar kontrol kegiatan 68

4 LAMPIRAN 2 (lanjutan) PELAKSANAAN PSIKOTEST DIVISI PIO 10. Project : Project juga diharuskan untuk membuat rencana anggaran yang diperlukan untuk pelaksanan psikotes sampai dengan penyerahan laporan kepada klien/user. Rencana anggaran kemudian diajukan ke bagian keuangan untuk disetujui 11. Keuangan : Setelah menerima rencana anggaran yang diajukan Project dan melihat kecukupan dana tuna yang ada, maka Keuangan akan memberikan anggaran sesuai dengan perencanaan yang dibuat dengan status pinjaman sampai klien/user melakukan pembayaran. 12. Project 13. Project 14. Project 15. Staf Administrasi PIO 16. Project : Setelah membuat time table kegiatan, Project akan mulai mencari SDM untuk pelaksanaan psikotes dan mulai mengatur alokasi SDM tersebut. a. Jika SDM internal tersedia, mencukupi dan bersedia, maka Project akan menggunakan SDM internal. b. Jika SDM internal tidak tersedia atau tidak mencukupi, maka Project akan mencari SDM eksternal sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. : Setelah merencanakan SDM, maka Project akan menentukan alat tes yang akan digunakan dalam psikotes tersebut. a. Jika alat tes tidak tersedia, maka lihat prosedur 14 b. Jika alat tes tersedia, maka Project akan mengisi form permintaan alat tes untuk diserahkan kepada Staf Administrasi PIO : Project akan mengajukan permintaan pembelian alat tes kepada Staf Administrasi PIO sesuai dengan alat tes dan material penunjang lain yang dibutuhkan : Mengisi form pemesanan alat tes dan material penunjang sesuai kebutuhan dan menghubungi pihak supplier untuk pengadaan alat tes dan material penunjang : Berdasarkan prosedur 13b atau 15, maka Project akan mempersiapkan: Alat tes & material penunjang sesuai dengan jumlah peserta (dibagi ke dalam pak sesuai dengan jumlah peserta yang akan ditangani oleh tester dan observer) Daftar hadir peserta Berita Acara Pemeriksaan Psikologi Nomor peserta psikotes Panduan skoring dan kunci jawaban Panduan Evaluasi dan Second Opinion Psikogram 69

5 LAMPIRAN 2 (lanjutan) PELAKSANAAN PSIKOTEST DIVISI PIO 17. Project : Project akan meminta bagian Keuangan untuk membuatkan surat invoice penagihan dengan jumlah 60% dari total tagihan, yang harus dibayarkan satu hari sebelum pelaksanaan psikotes. 18. Keuangan : Bagian Keuangan akan mempersiapkan invoice penagihan sejumlah 60% dari total tagihan dan menyerahkannya kepada Project untuk kemudian diserahkan kepada Klien/user 19. Project 20. Project 21. Tester & Obeserver 22. Project 23. Tester & Oberser : a. Jika klien telah melakukan pembayaran sesuai invoice, maka Project akan menyerahkan: Lembar putih untuk klien/user Lembar Biru untuk Keuangan Lembar Merah unuk arsip Project b. Jika klien belum melakukan pembayaran satu hari sebelum pelaksanaan, maka Project akan melakukan penagihan kembali pada saat pelaksanaan psikotes. : Sebelum pelaksanaan psikotes dimulai, maka Project harus melakukan pengecekan terhadap ruangan, kelengkapan alat tes dan materi penunjang yang akan digunakan dan kehadiran SDM yang akan bertugas (tester dan observer). Jika semua pengecekan telah dilakukan, barulah Project membagikan alat tes yang akan digunakan kepada para tester dan observer yang bertugas. : Setelah menerima alat tes yang akan digunakan, maka tester dan observer harus melakukan pengeekan ulang terhadap alat tes tersebut. Pengecekan dilakukan terhadap: Kelengkapan jenis alat tes dan jumlahnya (setiap pak disertai dengan daftar kelengkapan alat tes) Kebersihan buku tes dan jumlahnya a. Jika alat tes diterima dengan lengkap, maka berlanjut ke prosedur 23. b. Jika alat tes tidak lengkap, maka tester dan observer harus menginformasikannya kepada Project : Segera setelah menerima informasi ketidaklengkapan alat tes yang telah dibagikan, maka Project langsung menyerahkan kekurangan alat tes tersebut dan memperbaiki daftar kelengkapan alat tes. : Setelah tester dan observer menerima alat tes sesuai dengan daftar yang diberikan, maka tester dan observer melaksanakan psikotes sesuai dengan standar yang diberikan oleh Fakultas Psikologi Universitas Padjadjaran. 70

6 LAMPIRAN 2 (lanjutan) PELAKSANAAN PSIKOTEST DIVISI PIO 24. Tester & Observer 25. Project 26. Project : Setelah psikotes selesai, tester dan observer akan mengembalikan alat tes yang digunakan kepada Project serta menyerahkan daftar hadir peserta. : Mengecek kebersihan buku tes dan sisa alat tes yang digunakan dan meminta daftar hadir peserta. Jika buku tes tidak bersih atau tidak lengkap, maka Project akan mengembalikan buku tes tersebut kepada tester untuk dibersihkan ataupun dilengkapi Jika buku tes bersih dan lengkap, maka Project akan menyerahkan buku tes dan sisa alat tes kepada Staf Administrasi PIOuntuk disimpan kembali. : Setelah mengembalikan alat tes kepada staf admin, maka Project membayar honor para tester dan observer yang bertugas, dengan menyerahkan : Lembar putih untuk klien/user Lembar Biru untuk Keuangan Lembar Merah unuk arsip Project Kemudian Project memberikan buku kunci jawaban kepada observer untuk diskoring. 27. Observer : Setelah menyerahkan alat tes dan menerima pembayaran, maka observer menerima buku kunci dan mulai melakukan skoring yang harus selesai keesokan harinya. Proses skoring dilakukan di rumah observer. 28. Observer : Begitu scoring selesai, maka observer akan menyerahkan hasil skoring tersebut kepada Project untuk dilakukan pengecekan terhadap hasil kerja observer pada hari yang sama. 29. Project : Mengecek hasil scoring yang dilakukan oleh observer. Pengecekan dilakukan secara sampling dengan perbandingan 1:5 (1 file mewakili 5 file yang diperiksa). Jika terdapat kesalahan, maka hasil scoring dikembalikan kepada observer untuk diperbaiki pada saat itu juga. Jika tidak terdapat kesalahan, maka hasil scoring diterima oleh Project dan kemudian membayar observer sejumlah file yang discoringnya. 71

7 LAMPIRAN 2 (lanjutan) PELAKSANAAN PSIKOTEST DIVISI PIO 30. Project : Setelah menerima hasil skoring yang dilakukan oleh observer, maka Project akan membagikan file-file tersebut kepada para Psikolog I untuk dilakukan evaluasi, disertai dengan soft copy psikogram yang digunakan dan informasi mengenai tanggal pengembalian file-file tersebut. Jumlah maksimal file yang dapat diberikan dalam satu kali penyerahan adalah sebanyak 10 file dalam waktu 3 hari kerja. Hal ini dilakukan untuk menjaga kualitas evaluasi yang dilakukan oleh Psikolog I. 31. Psikolog I : Melakukan evaluasi terhadap hasil skoring yang telah diterima dan mengatur jadwal kerjanya agar dapat selesai sesuai dengan tanggal penyerahan yang telah ditentukan. Evaluasi dilakukan dalam bentuk soft copy. 32. Project 33. Project 34. Project 35. Project : Satu hari sebelum tanggal pengembalian, Project diharuskan mengecek kemajuan dari masing-masing psikolog I akan hasil evaluasi mereka, agar keterlambatan dapat diantisipasi. : Pada tanggal pengembalian, Project diharuskan meminta seluruh file yang telah dikerjakan serta hasil evaluasinya dalam bentuk soft copy. a. Jika evaluasi belum selesai, maka Project akan menagih kembali paling lambat keesokan harinya, dengan mengambil file-file yang telah selesai dievaluasi. b. Jika evaluasi sudah selesai, maka Project akan menerima filefile tersebut dan melakukan pembayaran kepada para psikolog I sesuai dengan jumlah file yang dikerjakan dengan menyerahkan: Lembar putih untuk Psikolog Lembar Biru untuk Keuangan Lembar Merah untuk arsip Project : Setelah menerima soft copy hasil evaluasi, maka Project harus mencopy file-file tersebut ke dalam komputer kerja sebagai back-up data jika sewaktu-waktu dibutuhkan. : Setelah membuat back-up data, maka Project akan membagikan file-file hasil evaluasi tersebut dan soft copy evaluasi kepada para Psikolog II untuk menjaga kualitas dari hasil evaluasi tersebut. Jumlah maksimal yang dapat diberikan kepada psikolog II dalam sekali penyerahan adalah 20 file dalam 3 hari kerja. 72

8 LAMPIRAN 2 (lanjutan) PELAKSANAAN PSIKOTEST DIVISI PIO 36. Psikolog II : Melakukan Second Opinion terhadap hasil evaluasi yang telah diterima dan mengatur jadwal kerjanya agar dapat selesai sesuai dengan tanggal penyerahan yang telah ditentukan. Second opinion langsung dikerjakan di soft copy evaluasi yang telah diberikan. 37. Project : Satu hari sebelum tanggal pengembalian, Project diharuskan mengecek kemajuan dari masing-masing psikolog I akan hasil evaluasi mereka, agar keterlambatan dapat diantisipasi. 38. Project 39. Project 40. Project 41. Project : Pada tanggal pengembalian, Project diharuskan meminta seluruh file yang telah dikerjakan serta hasil second opinionnya dalam bentuk soft copy. a. Jika second opinion belum selesai, maka Project akan menagih kembali paling lambat keesokan harinya, dengan mengambil file-file yang telah selesai diso. b. Jika SO sudah selesai, maka Project akan menerima file-file tersebut dan melakukan pembayaran kepada para psikolog I sesuai dengan jumlah file yang dikerjakan dengan menyerahkan: Lembar putih untuk Psikolog Lembar Biru untuk Keuangan Lembar Merah untuk arsip Project : Setelah menerima hasil second opinion, maka Project harus melakukan editing terhadap seluruh hasil second opinion. Editing dilakukan terhadap data-data identitas peserta, format laporan dan penyesuaian bahasa agar mudah dipahami. : Bila editing sudah dilakukan, maka Project akan mencetak seluruh hasil Second Opinion berupa psikogram dan deskripsi kepribadian yang nantinya akan ditandatangani oleh Ketua Biro. : Secara bersamaan, Project juga meminta invoice penagihan kepada bagian Keuangan untuk pembayaran 40% sisa penagihan. 42. Keuangan : Membuat invoice penagihan sebesar 40% dari total tagihan yang harus dibayarkan ketika laporan diserahkan, dan invoice tersebut diserahkan kepada Project yang akan bertanggungjawab untuk menyerahkan laporan akhir. 43. Project : Pada hari yang sama, Project akan meminta Staf Administrasi PIOuntuk mulai menyusun laporan hasil psikotes. 73

9 LAMPIRAN 2 (lanjutan) PELAKSANAAN PSIKOTEST DIVISI PIO 44. Staf admin : Menyusun laporan hasil psikotes dengan membuat pendahuluan, rekapitulasi hasil psikotes yang berdasarkan kesimpulan serta penyusunan psikogram dan deskripsi kepribadian berdasarkan rekapitulasi hasil psikotes tersebut. 45. Staf admin : Jika laporan sudah tersusun, diserahkan kepada Ketua Biro untuk ditandatangani, kemudian akan difotopi sebanyak 2 eksemplar dan selanjutnya distempel. Hasil fotokopi akan diserahkan kepada Project untuk diberikan kepada klien/user sebanyak 1 eksemplar, sedangkan 1 eksemplar lagi akan disimpan oleh Staf Administrasi PIOuntuk keperluan arsip. 46. Project 47. Project : Satu hari sebelum tanggal penyerahan hasil yang disepakati, Project menghubungi klien/user untuk mengingatkan kesepakatan awal sekaligus mengingatkan klien/user akan tagihan yang harus dibayarkan ketika laporan diserahkan. : Pada tanggal yang telah disepakati, Project menyerahkan hasil kepada klien/user dan akan menerima pembayaran sesuai jumlah yang tertera di invoice penagihan. Project akan menyerahkan: Lembar putih untuk klien/user Lembar Biru untuk Keuangan Lembar Merah untuk arsip Project 74

10 LAMPIRAN 3 BERITA ACARA INTAKE No Klien : Hari / Tanggal : Jenis Klien : Anak / Penjurusan / Dewasa Nama Klien : Alamat Klien : No.Telp : Psikolog Piket : Psikolog yang menangani : Tindakan yang akan diberikan : Janji temu berikutnya : Psikolog Piket, ( ) 75

11 LAMPIRAN 4 BIODATA KLIEN DEWASA No. Klien :... Nama : Tempat/Tgl Lahir : Usia : Alamat : Telp : Pekerjaan : Pendidikan : S3 S2 S1 D3 D1 SMA Status Pekerjaan suami/istri : SMP SD : Belum Menikah/Menikah/Janda/Duda Pendidikan suami/istri : S3 S2 S1 D3 D1 SMA Jumlah anak : SMP SD Alasan datang : 76

12 LAMPIRAN 5 BIODATA KLIEN ANAK No. Klien :... Nama : Tempat/Tgl Lahir : Usia : Alamat : Telp/HP : Sekolah : Nama Ayah : Pekerjaan : Pendidikan : Nama Ibu : Pekerjaan : Pendidikan : Alasan datang : 77

13 LAMPIRAN 6 BIODATA KLIEN PENJURUSAN / MINAT BAKAT No. Klien :... Nama : Tempat/Tgl Lahir : Usia : Alamat : Telp/HP : Nama Ayah : Pekerjaan : Pendidikan : Nama Ibu : Pekerjaan : Pendidikan : Riwayat Pendidikan SD Nama Bagian / Jurusan Kota Tahun Lulus SMP SMA Bidang Studi / Jurusan yang diinginkan : Alasannya : 78

14 LAMPIRAN 7 FORM PERMINTAAN ALAT TES Nama Instansi : Jumlah Peserta : Tanggal Pelaksanaan : Tanggal Penyerahan hasil : No Alat Test Jumlah Project, ( ) 79

15 LAMPIRAN 8 FORM PELAKSANAAN PSIKOTEST Nama Instansi/Perusahaan : Tanggal Pelaksanaan : Tanggal Penyerahan : Jumlah Peserta : Biaya per peserta : Total Pembayaran yang akan diterima : Posisi peserta saat ini : Posisi peserta akan datang : Alat tes yang digunakan : Project /Pelaksana : Kepala Divisi PIO ( ) 80