PROSEDUR PENGAJUAN KEI KUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DIDALAM NEGERI No P-04 Berlaku Revisi 5 Halaman Unit 1 Desember 2015 t No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui t t. Penomeran prosedur dan formulir disesuaikan dengan dokumen lainnya 2. Batasan kegiatan pertemuan ilmiah yang dikelola oleh UNPAR Ka., Sem. Ganjil2012-13 2 1. Penambahan data pada formulir pengajuan dan penyelesaian Ka., L Januari 2014 3 1.. Perubahan Referensi tentang Perjalanan Dinas Dosen 2. Penambahan definisi dokumen pengajuon Ka, Januari 2015 4 1. Perubahan bentuk pengajuan dari manual ke online (silppm. unpa r.ac.id) 2. Perubahan alur pengajuan (alur pengajuan insentif buku & alur pengajuanon buku) 3. Penambahan lampiran panduan pengajuan insentif online untuk user (dosen) 4. Penambahan pada ruang lingkup Ka, 1 September 2015 5 1. Penambahan tuiuan 2. Memperkecil ruane linekup meniadi kegiatan pemakalah dan invited soeaker 3. Perubahan pada definisidokumen pensaiuan 4. Penambahan rincian pada ruang lingkup, terkait penambahan pendanaan dari artikel iurnal 5. Penambahanreferensisurat 6. Penambahan prosedur pencairan keuangan di 7. Penambahan lamoiran format suratugas Ka.,8 November 2015 Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian,
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 2 Unit 1. TUJUAN Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah ini bertujuan untuk menerangkan tahapan-tahapan dosen untuk mengikuti pertemuan ilmiah pada tingkat nasional dan internasional yang dilaksanakan di dalam negeri, yang pendanaan keikutsertaanya dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (), UNPAR. Untuk keikutsertaan pertemuan ilmiah yang dilaksanakan di luar negeri, diatur oleh prosedur terpisah (P-06). 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2016 untuk pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah, baik yang diselenggarakan oleh Universitas Katolik Parahyangan maupun institusi lain seperti Perguruan Tinggi, Asosiasi Profesi, dan sebagainya. Keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah yang pendanaannya dikelola oleh terdiri dari: a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu pertemuan ilmiah (Call for paper) b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu pertemuan ilmiah Pendanaan untuk keikutsertaan seorang dosen dalam pertemuan ilmiah di dalam negeri memiliki beberapa ketentuan: a) Pengajuan kegiatan pertemuan ilmiah (kelengkapan dokumen pada SI, hardcopy surat tugas dekan, form keuangan 211M) harus diajukan ke selambatnya 1 hari sebelum kegiatan berlangsung, b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR, c) Pendanaan maksimal adalah Rp 12.000.000,- per dosen per tahun, atau sebanyakbanyaknya 3 (tiga) kali kegiatan pertemuan ilmiah per dosen per tahun. Tetapi apabila seorang dosen berhasil mempublikasikan artikel sebagai penulis pertama dan dengan mencantumkan afiliasi UNPAR pada jurnal nasional terakreditasi atau jurnal internasional dengan kriteria:
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 3 Unit - Jurnal tidak termasuk dalam list jurnal predator atau predatory journal dalam scholarlyoa.com - Publisher tidak termasuk dalam list predatory publisher dalam scholarlyoa.com maka yang bersangkutan diperbolehkan mengikuti pertemuan ilmiah diluar ketentuan tersebut, di mana 1 artikel dalam jurnal nasional terakreditasi / internasional setara dengan pendanaan sebesar empat juga rupiah atau 1 (satu) kali kegiatan. d) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau media ilmiah lainnya, e) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen. 3. REFERENSI 3.1. Keputusan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor: II/2005-07/09- SK tentang Pemanfaatan Dana Penelitian Ilmiah, Penerbitan Jurnal Ilmiah dan Penerbitan Karya Tulis Ilmiah 3.2. Keputusan Pengurusa Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 tahun 2013 tentang Perjalanan Dinas Universitas Katolik Parahyangan 3.3. Surat edaran Nomor: III//2012-11/253-I tentang Perjalanan Dinas Dosen per tahun 2013 3.4. Surat edaran nomor: III//2015-03/43-I tentang Keikutsertaan pertemuan ilmiah tahun 2015 3.5. Surat edaran nomor: III//2016-06/233-I tentang Pendanaan pertemuan ilmiah dosen 3.6. Surat edaran nomor: III//2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember 2016 4. ISTILAH DAN DEFINISI 4.1. Pertemuan Ilmiah dapat dalam bentuk seminar, simposium, konferensi, Lokakarya/Workshop, dan sejenisnya, yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasilhasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada tingkat nasional dan
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 4 Unit internasional yang dilaksanakan di dalam negeri; dan bukan ditujukan untuk pelatihan dosen secara umum. 4.2. Dosen adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per minggu yang mempublikasikan karya ilmiah atau mendapatkan pengetahuan mutakhir melalui sarana pertemuan ilmiah tersebut. 4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang harus disiapkan saat pengajuan pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini terdiri dari: F-21. Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah, surat tugas, formulir hitungan keuangan (211-M), leaflet kegiatan, copy makalah yang mencantumkan afiliasi UNPAR, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang mengadakan kegiatan seminar. 5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5.1. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat () bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk terjaminnya keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah di dalam negeri. 5.2. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruahan tugastugas lain dosen meskipun mengikuti pertemuan ilmiah. 5.3. Ketua Jurusan bertanggung jawab akan mutu pertemuan ilmiah, arti penting serta dampak pertemuan ilmiah dalam meningkatan pengembangan akademik dosen. 5.4. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan pertemuan ilmiah untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan. 5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya. 6. RINCIAN PROSEDUR 6.1. Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah 6.1.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah pada silppm.unpar.ac.id
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI Unit 6.1.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 5 6.1.3. Dosen menunjukkan berkas pengajuan dan meminta persetujuan Ketua Jurusan. 6.1.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan akademik dosen. 6.1.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21. Permohonan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah sebagai tanda persetujuan. 6.1.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap permohonan keikutsertaanya dalam pertemuan ilmiah. 6.1.7. Dekan menandatangani Formulir Formulir F-21. Permohonan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah sebagai persetujuan terhadap permohonan dosen. 6.1.8. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar, leaflet, acceptance letter, hasil review, dan F-21) 6.1.9. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M dan Surat Tugas berdasarkan SI. 6.1.10. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M dan Surat Tugas ke. 6.1.11. memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini. 6.1.12. Setelah disetujui kepala, memproses pembiayaan untuk keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah ke Biro Keuangan (lihat bagan P- 04-03) 6.1.13. Dosen menerima pencairan dana keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah.
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 6 Unit Bagan P-04-01 Diagram Alir Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dosen Staf Keuangan Fakultas Ketua Jurusan Dekan Menyiapkan Berkas pengajuan Melakukan Pengajuan Keikutsertaan Seminar Secara Online Mengunduh Form F- 21 Menunjukkan berkas dan menyerahkan Form F-21 Verifikasi Data Revisi Tidak Ya Selesai Menandatangani Form F-21 Menandatangani Form F-21 Unggah Berkas dan F-21 Mengembalikan Berkas ke Dosen Phase
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 7 Unit Lanjutan Diagram Alir Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dosen Staf Keuangan Fakultas Biro Keuangan Unggah Berkas dan F-21 Membuat Form 211-M & Surat Tugas berdasarkan SI Mengirimkan Form 211-M & Surat Tugas Ke Memeriksa Kelangkapan Tidak Setuju? Ya Pengajuan Pencairan Dana Pencairan Dana Menerima Surat Pemberitahuan Cetak Surat Pemberitahuan Proses Selesai Phase
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 8 Unit 6.2. Prosedur Penyelesaian Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah 6.2.1. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen mengunduh Formulir F-22 dari SI. 6.2.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22 ke Kaprodi dan Dekan. 6.2.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam SI. 6.2.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke kasir Fakultas. 6.2.5. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti penggunaan keuangan ke, dilanjutkan ke prosedur penyelesaian keuangan (lihat bagan P-04-04). 6.2.6. Apa bila dokumen setelah pertemuan telah terupload dan pelaporan keuangan sudah diterima, K melakukan verifikasi pada SI. 6.2.7. PROSES SELESAI
Bagan P-04-02 PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 9 Unit Diagram Alir Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah Dosen Ketua Jurusan Dekan Menyiapkan Berkas penyelesaian Mengunduh dan menandatangani Form F-22 Menandatangani Form F-22 Menandatangani Form F-22 Melengkapi isian pada SI & Upload Sertifikat, F- 22 Mengembalikan berkas ke dosen Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas yang lalu meneruskan ke Memeriksa Kelangkapan Revisi Tidak Lengkap? Ya Verifikasi pada SI Proses Selesai Phase
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI Unit 6.3. Prosedur Keuangan Kegiatan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 10 6.3.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri 6.3.1.1. Staf Keuangan menerima dokumen keuangan Form 211-M, Surat Tugas Dekan dan Form F21 yang sudah ditandatangani Kepala 6.3.1.2. Staf Keuangan membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya 6.3.1.3. Staf Keuangan menandatangani berkas permohonan 6.3.1.4. KTU menandatangani berkas permohonan 6.3.1.5. Staf Keuangan mengirimkan lembar berkas Permohonan (Asli+Kopi) beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan 6.3.1.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK 6.3.1.7. Staf Keuangan membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi SIK dan mencetaknya 6.3.1.8. Staf Keuangan menandatangani berkas pencairan 6.3.1.9. KTU menandatangani berkas pencairan 6.3.1.10. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) ke Biro Keuangan 6.3.1.11. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan 6.3.1.12. Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan 6.3.1.13. Staf Keuangan menyerahkan dana dan berkas SIK ke Kasir Fakultas
Bagan P-04-03 PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 11 Unit Diagram Alir Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri Staf Keuangan KTU Biro Keuangan Terima berkas F211- M, Surat Tugas, F-21 yang sdh disetujui Membuat SIK Permohonan dan Pengajuan Perjadin di SIK Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya Menandatangani berkas dari SIK Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan Melakukan proses verifikasi pada SIK Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya Menandatangani berkas dari SIK Phase
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 12 Unit Diagram Alir Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri Lanjutan Staf Keuangan KTU Biro Keuangan Menandatangani berkas dari SIK Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan Melakukan proses pencocokkan berkas pencairan dengan permohonan Menerima pencairan dana Melakukan pencairan dana Menyerahkan dana dan berkas SIK ke kasir Fakultas PROSES SELESAI Phase 6.3.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri 6.3.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa buktibukti penggunaan keuangan ke Staf Keuangan
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman 13 Unit 6.3.2.2. Staf Keuangan membuat SIK Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi Web SIK 6.3.2.3. Staf Keuangan menandatangani berkas penyelesaian 6.3.2.4. KTU Menandatangani berkas penyelesaian 6.3.2.5. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta 6.3.2.6. Selesai berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan Bagan P-04-04 Diagram Alir Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri Kasir Fakultas Staf Keuangan KTU Menyerahkan berkas penyelesaian beserta bukti penggunaan dana Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan dinas pada SIK Mencetak dan menandatangani berkas penyelesaian Menandatangani berkas penyelesaian Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya ke biro keuangan PROSES SELESAI Phase
PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ITMIAH DIDALAM NEGERI No P-04 Berlaku 1 Desember 2016 Revisi 5 Halaman t4 Unit tppm 7. KRITERIA KEBERHASIIAN 7.1. Proses pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah sesuai prosedur ini. 7.2. Pelaporan penggunaan keuangan sesuai peraturan yang berlaku. 8. LAMPIRAN 8.1. User ManualSl 2015 8.2. Lampiran F-35 Format Surat Tugas Bandung, 8 November 2OL6 Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat ffi15[tas Katolik Parahyanga n Catharina Badra Nawangpalupi, Ph.D. oleh: UNPAR November 2016 Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian, Pengabdian, dan Kerja Sama
2015 User Manual Sistem Informasi (SI ) Dokumen ini membahas petunjuk penggunaan Sistem Informasi. Universitas Katolik Parahyangan Agustus 20152014 September User Manual Sistem Informasi 0
3. Menu Pertemuan Ilmiah SI Gambar 24 Menu Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 24: Menu ini berfungsi sebagai menu untuk meng-input pengajuan pertemuan ilmiah. Tampilan input pengajuan pertemuan ilmiah diperlihatkan oleh Gambar 25. 1 3 2 4 Gambar 25 Tampilan Menu Pertemuan Ilmiah User Manual Sistem Informasi 19
Keterangan Gambar 25: 1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut. 2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan pertemuan ilmiah pada layar. 3. Tombol Tambah digunakan jika user ingin melakukan pengajuan pertemuan ilmiah. Tampilan ketika user klik tombol Tambah, dapat dilihat pada Gambar 26. 4. Field pencarian pengajuan Pertemuan Ilmiah. 1 2 Gambar 26 Tampilan Tambah Pengajuan Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 26: 1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan. 2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol Simpan. Jika data sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 27. User Manual Sistem Informasi 20
Gambar 27 Tampilan setelah simpan Pengajuan Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 27: Setelah data berhasil disimpan, user dapat melakukan input data tambahan di tab Penulis Lain dan tab Dokumen sebelum Pertemuan. Penjelasan mengenai tab Penulis Lain dan tab Dokumen sebelum Pertemuan adalah sebagai berikut: a. Tab Penulis Lain Pada tab ini, jika keikutsertaan user pada Pertemuan Ilmiah sebagai keynote paper atau contributed paper dan melibatkan penulis lain, maka user wajib menginput tab Penulis Lain. Jika tidak, user dapat langsung meng-input tab selanjutnya. 1 2 Gambar 28 Tampilan tab Penulis Lain Pengajuan Pertemuan Ilmiah User Manual Sistem Informasi 21
Keterangan Gambar 28: 1. Input field nama penulis lain beserta gelarnya dan input field asal institusi penulis lain. 2. Tombol Simpan yang digunakan untuk menyimpan data penulis lain. Tampilan setelah data yang sudah disimpan diperlihatkan oleh Gambar 29. Gambar 29 Tampilan Simpan penulis lain pengajuan Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 29: 1. Daftar nama dan asal institusi penulis lain. 2. Tombol Hapus yang digunakan untuk menghapus data penulis lain yang telah disimpan. Setelah melakukan input tab Penulis Lain, silakan kembali ke halaman Pertemuan Ilmiah. Download formulir F-21 dan F-22 pada bagian Data Pengajuan Pertemuan Ilmiah sebagai syarat upload di tab Dokumen Sebelum Pertemuan seperti pada Gambar 30. User Manual Sistem Informasi 22
1 2 3 4 5 6 Gambar 30 Tampilan data pengajuan Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 30: 1. Status kelengkapan dokumen persyaratan sebelum pertemuan yang telah diupload. Jika statusnya tertulis Belum Lengkap, maka user harus melakukan download formulir F-21 dan F-22 terlebih dahulu kemudian melakukan upload formulir-formulir tersebut dengan dokumen penting lainnya. 2. Status kelengkapan dokumen persyaratan setelah pertemuan yang telah diupload. Jika statusnya tertulis Belum Lengkap, maka user harus melakukan upload dokumen-dokumen setelah melakukan pertemuan ilmiah. Catatan: User tidak dapat melakukan pengajuan baru sebelum status pada Dokumen Setelah Pertemuan menjadi Lengkap atau pengajuan sudah dinyatakan selesai oleh. 3. Fitur untuk download formulir F-21 dan F-22. 4. Status pengajuan berfungsi sebagai penanda status pengajuan. 5. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data pertemuan ilmiah. Setelah berhasil melakukan download dan selanjutnya akan meng-upload formulir F-21 dan F-22, klik pada tombol Edit ( ), kemudian masuk ke tab Dokumen Setelah Pertemuan. 6. Tombol Hapus ( ) digunakan untuk menghapus pengajuan. User Manual Sistem Informasi 23
b. Tab Dokumen Sebelum Pertemuan Tab Dokumen Sebelum Pertemuan digunakan untuk upload file-file yang dibutuhkan sebagai persyaratan pengajuan pertemuan ilmiah. Maksimum file yang di-upload adalah sebesar 500 KB dengan format pdf, doc dan docx. 1 2 3 4 5 6 Gambar 31 Tampilan tab Dokumen Sebelum Pertemuan Keterangan Gambar 31: 1. Field Makalah Ilmiah digunakan untuk upload file makalah ilmiah. 2. Field brosur pertemuan digunakan untuk upload file brosur pertemuan. 3. Field Formulir F-21 digunakan untuk upload formulir F21 yang sudah ditanda-tangani. 4. Field Surat Penerimaan digunakan untuk upload file Surat Penerimaan. 5. Field Hasil Review digunakan untuk upload file Hasil Review. 6. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol Simpan. 7. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload. Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 32. User Manual Sistem Informasi 24
1 2 3 Gambar 32 Tampilan data dokumen upload sebelum pertemuan yang berhasil disimpan Keterangan Gambar 32: 1. File-file yang berhasil di-upload. 2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload. 3. Hapus file yang sudah terupload. Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman Pertemuan Ilmiah. Cek bagian Dokumen Sebelum Pertemuan. Jika status kelengkapan sudah Lengkap, maka pengajuan sudah dapat diverifikasi oleh bagian Admin. Jika pengajuan sudah diproses oleh, yang terjadi adalah sebagai berikut: User Manual Sistem Informasi 25
1. Status Disetujui Klik pada bagian Disetujui di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan oleh Gambar 33. Gambar 33 Pop up status pengajuan Pertemuan Ilmiah yang disetujui Keterangan Gambar 33: Jika status pengajuan sudah disetujui, maka tombol Hapus tidak dapat diklik. Jika pengajuan sudah disetujui oleh, maka setelah melakukan pertemuan ilmiah, user wajib melakukan upload dokumen-dokumen setelah pertemuan. Sebelum melakukan upload, user harus melakukan download formulir F-22 terlebih dahulu. Setelah men-download formulir F-22, klik tombol Edit kemudian klik tab Dokumen Setelah Pertemuan. Tampilan halaman tersebut diperlihatkan oleh Gambar 34. User Manual Sistem Informasi 26
2 1 3 4 5 Gambar 34 Tampilan tab Dokumen Setelah Pertemuan Keterangan Gambar 34: 1. Field Uraian merupakan fitur untuk menuliskan uraian singkat dari dokumen setelah pertemuan. 2. Field Makalah Ilmiah digunakan untuk upload file makalah ilmiah setelah pertemuan ilmiah (file makalah ilmiah yang baru akan menimpa file makalah ilmiah yang pernah di-upload sebelumnya). Batas maksimal file yang akan diupload adalah sebesar 500 KB. 3. Field Formulir F-22 digunakan untuk upload formulir F-22. 4. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol Simpan. 5. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload. Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 35. User Manual Sistem Informasi 27
1 2 Gambar 35 Tampilan data dokumen upload setelah pertemuan yang berhasil disimpan Keterangan Gambar 35: 1. File-file yang berhasil di-upload. 2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload. Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman Pertemuan Ilmiah. Cek bagian Dokumen Setelah Pertemuan. Jika status kelengkapan sudah Lengkap, maka pengajuan akan kembali diverifikasi oleh bagian Admin. Jika sudah terverifikasi, maka user dapat menambah pengajuan Pertemuan Ilmiah yang baru. User Manual Sistem Informasi 28
2. Status Tidak Disetujui Klik pada bagian Tidak Disetujui di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan oleh Gambar 36. Gambar 36 Pop up status pengajuan pertemuan ilmiah yang tidak disetujui Terdapat perbedaan pada status yang Tidak Disetujui. Pada status ini terdapat surat penolakan yang kelak akan diberikan oleh kepada user yang bersangkutan. Pada Gambar 36 dicantumkan No. Surat Ditolak terhadap pengajuan yang ditolak. User Manual Sistem Informasi 29
4. Menu Rekapitulasi Gambar 37 Menu Rekapitulasi Keterangan Gambar 37: Menu ini berfungsi sebagai menu untuk melihat rekapitulasi pengajuan. Tampilan rekapitulasi pengajuan diperlihatkan oleh Gambar 38. 4.1 Menu Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku 1 2 3 Gambar 38 Tampilan Menu Rekapitulasi Karya Ilmiah Buku User Manual Sistem Informasi 30
Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku terdapat data-data mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Tahun Usulan, Besar Insentif, ISBN, Jumlah Halaman, Penerbit, Bab Dalam Buku, Judul Buku, Judul Asli/ Judul Tulisan, Tanggal Pengajuan, Penulis Ke-, Penulis Lain UNPAR, Penulis Lain Non-UNPAR, Hasil Penelitian, serta Cover Buku, Form F-19A dan Form F-20 yang dapat didownload oleh user. Keterangan Gambar 38: 1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku dapat di-filter berdasarkan Tahun Usulan, Klasifikasi Buku, dan Status Pengajuan. 2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku pada layar. 3. Download (Cover Buku, Form F-19A, dan Form F-20) digunakan untuk melihat dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user. 4.2 Menu Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku 1 2 3 Gambar 39 Tampilan Menu Rekapitulasi Karya Ilmiah Non Buku Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku terdapat data-data mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Tahun Usulan, Besar Insentif, ISSN, Halaman, Web, Penerbit, Judul, Jurnal, Tanggal Pengajuan, Penulis Ke-, Penulis Lain UNPAR, Penulis Lain Non-UNPAR, Hasil Penelitian, serta File Karya Ilmiah, Form F-19B dan From F-20 yang dapat di-download oleh user. User Manual Sistem Informasi 31
Keterangan Gambar 39: 1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku dapat di-filter berdasarkan Tahun Usulan, Jenis Karya Ilmiah dan Status Pengajuan. 2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku pada layar. 3. Download (File Karya Ilmiah, Form F-19B dan Form F-20) digunakan untuk melihat dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user. 4.3 Menu Rekapitulasi Pengajuan Pertemuan Ilmiah 1 2 3 Gambar 40 Tampilan Menu Rekapitulasi Pertemuan Ilmiah Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah terdapat data-data mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Nama Kegiatan, Tempat, Tanggal Pelaksanaan, Judul Makalah, Judul Penelitian, Tahun Penelitian, Kegiatan, Skala, Penyelenggara, Keikutsertaan, Penulis Lain, Dana, Tanggal Pengajuan, serta Makalah Ilmiah, Brosur Pertemuan Ilmiah, Form 21, Form 22 dan Surat Penerimaan yang dapat di-download oleh user. Keterangan Gambar 40 : 1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah dapat di-filter berdasarkan Tahun Usulan, Pertemuan Ilmiah, Skala Pertemuan dan Status Pengajuan. User Manual Sistem Informasi 32
2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah pada layar. 3. Download (Makalah Ilmiah, Brosur Pertemuan Ilmiah, Form F 21, Form F 22, dan Surat Penerimaan) digunakan untuk melihat dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user. User Manual Sistem Informasi 33