Petunjuk Penggunaan. e-licensing. User External Versi 0.0.2

Transkripsi

1 Petunjuk Penggunaan e-licensing User External Versi 0.0.2

2 Daftar Isi Daftar Revisi Pendahuluan Latar Belakang Sebelum Memulai Kebutuhan Minimum Tombol, Notasi dan Fungsi Fungsi e-licensing Definisi Konvensi Akses ke e-licensing Memulai Penggunaan e-licensing Proses Registrasi Login Halaman Utama Ubah Password Lupa Passsword Profil LJK Biodata Jenis Usaha Informasi Khusus Perizinan Jenis Produk dan Aktivitas Pengurus Tenaga Ahli & Tenaga Asing Jaringan Kantor Pemegang Saham Anak Perusahaan Perizinan Pengajuan Perizinan Cek Status Perizinan... 30

3 4.3 Komentar Dokumen Tidak Lengkap Surat Pengantar (dari OJK) Fit and Proper Test Pengajuan Cek Status Dokumen Tidak Lengkap Jadwal Wawancara Surat Keputusan Keluar Aplikasi... 44

4 Daftar Revisi Daftar Revisi ini mencatat semua revisi yang pernah dilakukan pada dokumen Petunjuk Teknis ini. Tanggal Versi Keterangan Revisi Alasan Revisi TBD Pembuatan dokumen awal -

5 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang TBD 1.2 Sebelum Memulai Kebutuhan Minimum Untuk dapat mengoperasikan aplikasi e-licensing maka LJK perlu mempersiapkan perangkat keras dan perangkat lunak dengan spesifikasi minimum sebagai berikut: Perangkat Keras berupa 1 Unit PC, dengan spesifikasi umum: o Processor Pentium Core 2 Duo, 2GHz Clock Speed o Memory/RAM sebesar 2 GB o Media Penyimpanan / Hard disk dengan kapasitas tersedia: 5 GB Perangkat Lunak o Sistem Operasi Microsoft Windows 7 o Internet Browser: Internet Explorer 9+, Mozilla Firefox 3+, Chrome 5+. Non aktifkan pop up blocker di browser selama menggunakan e-licensing Jaringan o Koneksi Internet Pengguna o Pengguna telah memahami secara baik pengoperasian Microsoft Window dan browser internet yang disarankan Tombol, Notasi dan Fungsi Bagian ini menjelaskan penggunaan Tombol, Notasi dan Fungsi e-licensing. Tombol, Notasi dan Fungsi yang digunakan dalam petunjuk penggunaan aplikasi e-licensing adalah sebagai berikut: Tombol/Icon Notasi Fungsi Tambah Untuk menambah record/data Ubah Untuk mengubah record/data Hapus Untuk menghapus record/data Lihat Untuk melihat record/data Cari Untuk mencari data Refresh Untuk merefresh tabel List Untuk melihat list lebih detail, misal list history Cetak Untuk mencetak Download Untuk mendownload file Hapus Untuk menghapus file Simpan Untuk menyimpan Data Batal Untuk membatalkan aksi

6 1.2.3 Fungsi e-licensing e-licensing memiliki beberapa fungsi sebagai berikut: Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya Navigasi Untuk navigasi halaman dan jumlah data tiap Data halaman dalam table Tombol navigasi untuk menampilkan halaman yang paling awal Tombol navigasi untuk menampilkan halaman sebelumnya Tombol navigasi untuk menampilkan halaman selanjutnya Tombol navigasi untuk menampilkan halaman yang paling akhir Melakukan registrasi penggunaan aplikasi Informasi persyaratan dan ketentuan perizinan Melakukan perubahan profil LJK Melakukan permohonan perizinan Melakukan permohonan fit and proper test 1.3 Definisi Petunjuk penggunaan e-licensing berisi informasi mengenai tata cara penggunaan sistem yang bertujuan agar user dapat mengoperasikan sistem tersebut dengan baik dan benar. 1.4 Konvensi Beberapa konvensi berikut ini dibuat untuk memudahkan user memahami "Petunjuk Penggunaan" ini: a. Menu Pilihan Petunjuk tentang menu akan ditulis dalam bentuk berikut ini: Menu >> Sub Menu >> Sub Sub Menu b. Tombol Sebuah kotak yang berisi label fungsi penggunaan tombol tersebut. Contoh: Tombol "Simpan" berbentuk sebagai berikut: c. Field Wajib Diisi Di dalam form aplikasi terdapat tanda bintang merah ( ) yang artinya wajib diisi d. Tabel

7 Nama Kolom Data dalam table dapat di urutkan dengan klik di nama kolom. Contoh : kolom Kategori Dokumen diurutkan secara Ascending (A ke Z) kolom Kategori Dokumen diurutkan secara Descending (Z ke A) 2. Baris atau data 3. Icon aksi untuk tiap baris data Icon yang tampil di kolom ini bisa bermacam-macam sebagai contoh icon untuk meng ubah data 4. Icon aksi untuk table - Icon untuk menambah data - Icon untuk mencari (filter) data untuk memilih tipe penggabugan filter (dan / atau) untuk menambah filter pencarian untuk memilih nama kolom untuk memilih tipe pencocokan (sama dengan / tidak sama dengan / mengandung / tidak mengandung ) untuk menghapus filter tombol untuk menghapus filter pencarian tombol untuk menerapkan filter pencarian - Icon untuk merefresh data 5. Navigasi data 6. Keterangan jumlah data 1.5 Akses ke e-licensing Untuk masuk ke e-licensing ada beberapa tahapan yang harus dilakukan:

8 Buka browser pada komputer (IE, Mozilla Firefox atau Chrome). Kemudian ketik alamat aplikasi pada isian address di browser seperti berikut:

9 2. Memulai Penggunaan e-licensing 2.1 Proses Registrasi a. Buka halaman e-licensing b. Klik tombol c. Pilih Tipe LJK dan Jenis Usaha (Sektor, Industri dan Jenis Usaha) Contoh untuk jenis usaha Asuransi Umum isi form sesuai dengan contoh gambar berikut : d. Masukkan validasi SIPO (Sistem Informasi Penerimaan Otoritas Jasa Keuangan) User dan Password SIPO digunakan untuk memvalidasi bahwa pengajuan User dilakukan oleh user yang sah (system akan validasi Kode User dan Sandi SIPO dengan NPWP perusahaan). User SIPO hanya digunakan satu kali saat registrasi. User SIPO biasanya diketahui oleh bagian keuangan di LJK e. Masukkan User Login Username menggunakan alamat . Password harus memenuhi persyaratan keamanan sebagai berikut: Panjang Minimal 8 karakter Minimal harus ada satu huruf besar

10 Minimal harus ada satu huruf kecil Minimal harus ada satu angka Minimal harus ada salah satu karakter spesial -) f. Masukkan NPWP Perusahaan Data detail perusahaan akan otomatis terisi sesuai dengan data profil LJK g. Lengkapi surat permohonan User Download template surat permohonan melalui icon Lengkapi form surat permohonan dan ditandatangi oleh pihak yang berwenang (sesuai template surat permohonan) Scan dan upload surat permohonan

11 h. Isi Captcha dan klik tombol i. Registrasi sukses User anda sudah diajukan menunggu verifikasi dari OJK. Jika permohonan sudah disetujui anda akan mendapat notifikasi bahwa user anda sudah aktif 2.2 Login a. Buka halaman e-licensing b. Masukkan Username(menggunakan alamat ), Passwod dan Captcha c. Klik tombol Login d. Saat Login pertama kali anda wajib merubah password

12 Seperti halnya saat registrasi password harus memenuhi persyaratan keamanan. Ketikkan password baru dua kali kemudian klik tombol pemberitahuan bahwa password sudah diubah. e. Halaman Utama. Anda akan menerima 2.3 Halaman Utama Menu 2. Informasi user yang sedang login 3. Download Petunjuk Penggunaan 4. Faq 5. Ubah Password 6. Logout 7. Pengumuman 2.4 Ubah Password a. Klik icon b. Masukkan password lama kemudian klik tombol

13 c. Masukkan password baru dua kali kemudian klik Password baru harus memenuhi syarat password yang aman. d. Anda akan mendapat notifikasi bahwa password anda sudah diubah 2.5 Lupa Passsword a. Buka halaman e-licensing b. Klik tombol c. Masukkan alamat dan klik d. Aplikasi akan membuat password baru dan dikirim ke

14 e. Login dengan password baru f. Anda wajib untuk membuat password baru sama seperti saat pertama kali login

15 3. Profil LJK Semua perubahan profil oleh User LJK memerlukan persetujuan user OJK. Berikut petunjuk untuk merubah profil LJK : a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK b. Klik icon untuk merubah nama dan npwp Klik tombol kemudian klik tombol di bagian paling bawah Tab Biodata Status perubahan Belum diverifikasi menunggu OJK untuk melakukan verifikasi Icon yang muncul pada sudut kanan atas tab menunjukkan ada data yang perlu verifikasi. Contoh menunjukkan data di tab Biodata perlu verifikasi c. Klik icon untuk melihat history perubahan data umum.

16 3.1 Biodata a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Biodata b. Ubah/Lengkapi data kemudian klik tombol 3.2 Jenis Usaha a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jenis Usaha

17 b. Untuk merubah Kode Industri klik icon c. Klik tombol simpan 3.3 Informasi Khusus a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Informasi Khusus b. Untuk merubah klik icon Lakukan perubahan data kemudian klik tombol c. Untuk menambah klik icon Lengkapi kemudian klik tombol d. Klik untuk melihat histori

18 3.4 Perizinan a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Perizinan b. Pilih Jenis Usaha c. Untuk merubah klik icon Lakukan perubahan data kemudian klik tombol d. Untuk menambah klik icon Lengkapi form kemudian klik tombol e. Untuk melihat histori perubahan klik icon 3.5 Jenis Produk dan Aktivitas a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jenis Produk dan Aktivitas

19 b. Pilih Jenis Usaha c. Untuk merubah klik icon Lakukan perubahan data kemudian klik tombol d. Untuk menambah klik icon Lengkapi kemudian klik tombol e. Klik icon untuk Pengaturan Brosur f. Klik icon untuk Pengaturan Perizinan terkait produk

20 3.6 Pengurus a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Pengurus b. Untuk merubah klik icon Lakukan perubahan data kemudian klik tombol c. Untuk menambah klik icon Lengkapi kemudian klik tombol d. Klik icon untuk Pengaturan Sertifikat

21 3.7 Tenaga Ahli & Tenaga Asing a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Tenaga Ahli & Tenaga Asing b. Untuk merubah klik icon Lakukan perubahan data kemudian klik tombol c. Untuk menambah klik icon

22 Lengkapi kemudian klik tombol d. Klik icon untuk Pengaturan sertifikat 3.8 Jaringan Kantor a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jaringan Kantor b. Untuk merubah klik icon Lakukan perubahan data kemudian klik tombol c. Untuk menambah klik icon

23 Lengkapi kemudian klik tombol 3.9 Pemegang Saham a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Pemegang Saham b. Untuk merubah klik icon pada bagian Form Perubahan

24 Lakukan perubahan data kemudian klik tombol c. Untuk menambah klik icon pada bagian Form Perubahan Lengkapi kemudian klik tombol d. Setelah total persentase saham harus 100 % ajukan verifikasi ke OJK dengan mengisi Nomor dan Tanggal Surat OJK kemudian klik tombol diverifikasi. Status akan berubah menjadi Belum Setalah OJK melakukan verifikasi data akan tercopy ke bagian Data yang sudah diverifikasi e. Klik icon untuk melihat histori kepemilikan saham

25 3.10 Anak Perusahaan a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Anak Perusahaan b. Untuk merubah klik icon Lakukan perubahan data kemudian klik tombol c. Untuk menambah klik icon

26 Lengkapi kemudian klik tombol

27 4. Perizinan Berikut tahapan proses Perizinan : Status Pengajuan Perizinan LJK OJK Pengajuan Absensi Analisa Dokumen Dokumen Tidak Lengkap Tidak Dokumen Valid? Ya Analisa Dokumen Selesai Keputusan Selesai 4.1 Pengajuan Perizinan a. Pilih menu Perizinan Online -> Permohonan Perizinan Sistem akan membuat nomor registrasi sebagai identitas pengajuan. b. Lengkapi Data Penerimaan Perizinan c. Pilih Jenis Usaha (jika LJK memiliki lebih dari 1 Jenis Usaha) d. Pilih Jenis Perizinan

28 Jenis Perizinan yang tersedia dapat di cari dengan mengetikkan kata kunci di ComboBox yang tersedia, pilihan akan ter-filter sesuai dengan kata kunci. e. Lengkapi PIC Perizinan - Klik icon untuk menambah PIC - Lengkapi data PIC kemudian klik tombol - Dalam setiap pengajuan perizinan harus ada 1 atau lebih PIC - Data PIC dapat diedit melalui icon - Data PIC dapat dihapus melalui icon Catatan : - Daftar PIC akan diingat oleh aplikasi dan akan di gunakan sebagai data awal saat LJK mengajukan perizinan berikutnya. - Semua PIC akan mendapat notifikasi setiap terjadi perubahan status. f. Isi catatan tambahan (jika ada) g. Lengkapi Dokumen Perizinan Daftar dokumen yang harus dilengkapi otomatis tersedia sesuai dengan jenis Perizinan yang dipilih

29 - Template dokumen pendukung dapat di download dengan icon pada kolom Template - Untuk meng-upload dengan klik icon Lengkapi data file dan catatan kemudian klik tombol - Untuk menambah dokumen lain yang tidak ada di daftar melalui icon Lengkapi data kemudian klik - Dokumen tambahan dapat dihapus dengan icon - File yang sudah diupload dapat di hapus dengan icon h. Klik i. Halaman cetak tanda terima

30 Untuk mencetak tanda terima klik icon -> j. notifikasi akan di kirim ke user yang melakukan permohonan perizinan dan semua PIC yang di daftarkan. 4.2 Cek Status Perizinan a. Setiap ada perubahan status perizinan, PIC perizinan LJK akan mendapat notifikasi . b. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan

31 c. Klik untuk melihat detail d. Untuk melihat catatan analisa dokumen oleh OJK, klik di bagian Dokumen Pendukung

32 e. Untuk melihat catatan proses oleh OJK, klik di bagian Histori Catatan Perizinan f. Surat lampiran terkait perubahan status (jika ada) dapat di download melalui icon di bagian Histori Catatan Perizinan kolom Dokumen 4.3 Komentar a. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan -> Bagian Komentar Dari Pemohon b. Untuk memberi komentar klik icon

33 Setelah mengirim komentar, LJK tidak dapat mengirim komentar lain sebelum komentar sebelumnya di tidak lanjuti oleh OJK c. Jawaban/tindak lanjut komentar dapat dilihat di bagian Komentar Dari Pemohon. Untuk melihat detail klik icon 4.4 Dokumen Tidak Lengkap a. Setiap perubahan status perizinan PIC Pengajuan perizinan LJK akan mendapat notifikasi (termasuk status Dokumen Tidak Lengkap ). b. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan c. Klik icon kemudian perhatikan bagian Dokumen Pendukung d. Untuk melihat catatan detail dari OJK klik icon

34 e. Untuk mengapus file klik icon f. Untuk mengubah file dan catatan dokumen klik icon, upload file dan lengkapi catatan kemudian klik tombol g. Untuk menambah dokumen lain klik icon Isi nama dokumen, upload file dan lengkapi catatan kemudian klik tombol Dokumen tambahan dapat dihapus melalui icon h. Jika semua dokumen sudah dilengkapi, untuk mengirim kelengkapan kembali ke OJK lengkapi form isian pada bagian bawah Form. Lengkapi bagian catatan, pilih Aksi Dokumen sudah dilengkapi kemudian klik tombol i. PIC akan mendapat notifikasi perubahan yang sudah dilakukan LJK 4.5 Surat Pengantar (dari OJK) Diakhir proses perizinan LJK dapat mendownload surat dari OJK

35 a. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan b. Klik icon, lihat bagian form paling bawah c. Klik icon pada field Surat Pengantar untuk mendownload surat.

36 5. Fit and Proper Test Dalam satu pengajuan dapat mengajukan lebih dari satu pihak yang diajukan. Berikut tahapan proses Fit And Proper Test : Status Detail Pengajuan Fit And Proper Test LJK OJK Baru Siap Diajukan Sudah Diajukan Dokumen Sudah Dilengkapi Dokumen Valid? Dokumen Tidak Lengkap Dokumen sudah diverifikasi Ya Jadwal Wawancara Jadwal dikonfirmasi? Permintaan Revisi Konfirmasi Hadir Apakah boleh merevisi jadwal? Jadwal wawancara sudah dikonfirmasi Keputusan 5.1 Pengajuan Pengisian Form Header Pengajuan a. Pilih menu Fit And Proper -> Pengajuan Fit And Proper b. Lengkapi form header kemudian klik tombol

37 c. Data akan tersimpan dan akan menampilkan tabel detail data yang akan diajukan. Lanjutkan ke bagian Data Detail Pengajuan Pengisian Data Detail a. Melanjutkan setelah mengisi form header atau dari menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper b. Klik icon untuk menambah pihak yang diajukan Lengkapi form isian awal kemudian klik c. Lengkapi Form Biodata kemudian klik tombol

38 Untuk Pihak/Pengurus Utama TKA, lengkapi juga bagian informasi TKA Untuk Jenis Pihak Utama Perusahaan lengkapi Bagian Pihak yang mewakili d. Melengkapi dokumen persyaratan

39 Melengkapi (upload) Dokumen : Template dokumen dapat di download melalui icon pada kolom Download Template Klik icon, upload file kemudian klik Klik icon pada kolom Nama File untuk mendownload file yang sudah dilengkapi. Untuk menghapus file klik icon Menambah dokumen tambahan : Klik icon, isikan nama dokumen, upload file kemudian klik Dokumen tambahan dapat dihapus dengan icon e. Setelah semua dokumen persyaratan sudah dilengkapi status detail data menjadi Siap Diajukan f. Tambahkan pihak lain (jika ada) yang akan di ajukan dengan mengulang langkah-langkah diatas. g. Setelah semua data detail pihak yang di ajukan berstatus Siap Diajukan pada form header akan berstatus Siap untuk diajukan akan muncul tombol

40 h. Klik tombol Tanda terima pengajuan dapat di download dengan klik icon -> PDF i. Semua PIC Fit And Proper akan mendapat notifikasi informasi pengajuan Fit And Proper 5.2 Cek Status a. Semua PIC pengjuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi setiap terjadi perubahan status b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper, informasi status gabungan terdapat pada kolom status c. Untuk melihat status untuk setiap detail pengajuan klik icon, perhatikan bagian Data Detail Pengajuan

41 d. Untuk melihat data detail tiap detil pengajuan klik icon e. Histori status proses dapat dilihat pada Tab Histori 5.3 Dokumen Tidak Lengkap a. Semua PIC pengjuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi setiap terjadi perubahan status (termasuk dokumen tidak lengkap) b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper c. Klik icon pada daftar data header pengajuan d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih tab Dokumen f. Klik icon pada dokumen yang akan dilengkapi g. Upload File, kemudian klik

42 h. LJK dapat menambahkan dokumen lain melalui icon Lengkapi nama dokumen dan upload file kemudian klik tombol i. Setelah semua dokumen sudah dilengkapi klik untuk mengirim lagi ke OJK j. Semua PIC akan mendapat notifikasi 5.4 Jadwal Wawancara a. Semua PIC pengajuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi setiap terjadi perubahan status (termasuk Jadwal Wawancara) b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper c. Klik icon pada daftar data header pengajuan d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih Tab Interview f. Untuk mengkonfirmasi kehadiran klik g. Untuk Permintaan Jadwal Baru klik Lengkapi Alasan Penolakan dan sertakan Dokumen Pendukung kemudian klik

43 5.5 Surat Keputusan a. Semua PIC pengajuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi setiap terjadi perubahan status (termasuk Status Keputusan dan SK sudah di upload ) b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper c. Klik icon pada daftar data header pengajuan d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih Tab Penilaian f. Untuk mendownload klik icon

44 6. Keluar Aplikasi Untuk keluar dari sistem, dapat dilakukan dengan mengklik tombol atas. Jika tombol yang tersedia di pojok kanan diklik, maka user akan keluar dari aplikasi dan layar tampil ke halaman login.