PROSEDUR PENELITIAN DANA INTERNAL

Transkripsi

1 Halaman 1 No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui Prosedur kegiatan penelitian disesuaikan dengan hibah dalam Peraturan Yayasan Nomor 4 Tahun 2013 dan Peraturan Rektor Nomor III/PRT/ / Proses review untuk menilai kelayakan proposal dan laporan penelitian dilakukan oleh 1. Prosedur monev 2. Komponen penggunaan dana penelitian 3. Formulir penyelesaian kegiatan 1. Kelengkapan laporan penelitian (poster) 2. Penjelasan pendahuluan pada sistematika penulisan 3. Komponen penggunaan dana penelitian 4. Formulir review (F-05) 5. Penambahan Format Poster (F-25) 1. Penambahan skema dan prosedur kegiatan penelitian dana pendamping 2. Penambahan nomor halaman pada header 3. Perubahan nama jurusan menjadi program studi 4. Penambahan proses perbaikan proposal berdasarkan hasil review. 5. Penambahan form F-32 Formulir Tanggapan Hasil Review Proposal Penelitian Ka., Sem. Ganjil Ka., Sem. Ganjil Ka., Januari 2015 Ka., Januari TUJUAN Prosedur penelitian ini bertujuan untuk: - Menerangkan cara pengajuan proposal penelitian, - Menerangkan cara pelaksanaan penelitian dan pelaporan keuangan kegiatan penelitian, - Menerangkan cara pelaporan dan pengumpulan laporan penelitian Prosedur Penelitian UNPAR

2 Halaman 2 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk semua skema penelitian dengan dana internal yang dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (), Universitas Katolik Parahyangan. Dosen yang sudah dua kali berturut-turut mendapatkan persetujuan hibah internal diwajibkan untuk menghasilkan proposal hibah penelitian / pengabdian kepada masyarakat dari sumber eksternal. 3. REFERENSI 3.1. Peraturan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 4 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Universitas Katolik Parahyangan Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor: III/PRT/ /013 tentang Skema Dan Tata Laksana Hibah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Universitas Katolik Parahyangan Surat edaran nomor: III// /024-I tentang Prosedur Tahun ISTILAH DAN DEFINISI 4.1. Penelitian adalah kegiatan yang dilakukan menurut kaidah dan metode ilmiah secara sistematis untuk memperoleh informasi, data, dan keterangan yang berkaitan dengan pemahaman dan pembuktian kebenaran atau ketidakbenaran suatu asumsi dan/atau hipotesis di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi serta menarik kesimpulan ilmiah bagi keperluan kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni Penelitian dikelompokkan berdasarkan skema hibah menjadi penelitian dosen muda, monodisiplin, penelitian multidisiplin, penelitian pascasarjana, penelitian dana pendamping Peneliti adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per minggu, yang membentuk kelompok penelitian dengan dosen lain untuk melakukan Prosedur Penelitian UNPAR

3 kegiatan penelitian ilmiah. Halaman Seorang peneliti hanya dapat menjadi ketua pada 1 judul penelitian atau pengabdian kepada masyarakat (Pengambdian tim dosen) Persyaratan jabatan fungsional untuk keperluan skema hibah internal adalah setelah dinyatakan lolos Senat Fakultas (untuk lektor) dan lolos Senat Universitas (untuk lektor kepala) 5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5.1. Ketua bertanggung jawab atas ketaatan pada pelaksanaan prosedur, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya pendanaan untuk terjaminnya pelaksanaan hingga penyelesaian kegiatan penelitian sesuai dengan target penelitian yang telah ditetapkan dalam kontrak penelitian Dekan bertanggung jawab atas tersedianya sumber daya peneliti dan peralatan penelitian yang dimiliki oleh pusat dan/atau laboratorium di lingkungan fakultas sehingga penelitian dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan Ketua Program Studi bertanggung jawab pada: - Pelaksanaan evaluasi proposal penelitian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal dengan panduan, dan evaluasi proposal penelitian melalui seminar ilmiah, untuk menjamin mutu proposal penelitian sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh, - Pelaksanaan serta monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format monev dengan panduan, dan evaluasi kesesuaian antaran luaran yang ditargetkan dan capaian, - Pengumpulan dan evaluasi laporan penelitian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format laporan dengan panduan, dan evaluasi laporan penelitian melalui seminar ilmiah untuk menjamin mutu laporan penelitian Ketua Peneliti bertanggung jawab akan substansi dan mutu penelitian sesuai dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Jurusan, Dekan, dan Ketua Anggota peneliti bertanggung jawab akan keberhasilan penelitian sesuai dengan target Prosedur Penelitian UNPAR

4 yang telah ditetapkan kepada Ketua peneliti. Halaman Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan, pengawasan pemanfaatan dana penelitian dan bukti-bukti pendukungnya. 6. RINCIAN PROSEDUR Terdapat tiga prosedur untuk kegiatan penelitian ini, yaitu prosedur pengajuan penelitian, prosedur pelaksanaan dan monev (monitoring dan evaluasi) penelitian, serta prosedur penyelesaian kegiatan penelitian PROSEDUR PENGAJUAN Ketua mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan penelitian mencakup jadwal pengajuan proposal, proses review proposal, penandatanganan perjanjian pelaksanaan penelitian, pelaksanaan penelitian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan penelitian Ketua Peneliti mengajukan proposal penelitian yang ditulis sesuai dengan format proposal penelitian (F-01) dengan sampul muka proposal (F-02) kepada Ketua Program Studi disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Penelitian (F-03) yang sudah diisi dan ditandatangani Ketua Program Studi menjadwalkan dan melaksanakan presentasi proposal penelitian untuk melakukan evaluasi proposal penelitian (mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal, dan mutu proposal) dalam suatu seminar ilmiah internal di tingkat KBI / Pusat / Laboratorium / Jurusan Jika proposal penelitian dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Peneliti harus melakukan penyempurnaan proposal penelitian sebelum dikembalikan kepada Ketua Program Studi Untuk proposal penelitian yang lolos evaluasi proposal penelitian, Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-03. Pengajuan Proposal Penelitian dan Formulir F-04. Bukti Pelaksanaan Seminar Ketua Peneliti memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan (penugasan Prosedur Penelitian UNPAR

5 Halaman 5 peneliti dan ketersedian sarana penelitian) terhadap proposal penelitiannya Dekan menandatangani Formulir F-03. Pengajuan Proposal Penelitian sebagai persetujuan terhadap proposal penelitiannya Ketua peneliti menyerahkan Formulir F-03. Pengajuan Proposal Penelitian dan Formulir F-04. Bukti Pelaksanaan Seminar beserta 2 bundel proposal penelitian kepada untuk mendapatkan persetujuan penggunaan dana penelitian memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal penelitian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan Kepala mengkoordinasi proses review untuk menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan penelitian, dengan menugaskan 2 reviewer untuk setiap proposal penelitian secara desk evaluation dengan menggunakan Formulir F-05. Penilaian Proposal Penelitian Kepala mengumumkan hasil pemeriksanaan proposal penelitian baik yang didanai maupun tidak didanai kepada komunitas akademik Universitas Katolik Parahyangan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Penelitian yang akan ditandatangani oleh Kepala dan Ketua Peneliti mengadakan pertemuan yang wajib dihadiri oleh semua Ketua Peneliti, yang disetujui proposalnya, sekaligus penandatanganan Perjanjian Pelaksanaan Penelitian. Pada kegiatan ini, membagikan komentar para reviewer Ketua peneliti membuat revisi atau tanggapan terhadap komentar reviewer Ketua peneliti menyerahkan revisi proposal atau tanggapan terhadap komentar reviewer ke membuat rekapitulasi semua proposal penelitian PROSES SELESAI Dokumen terkait: F-01 Format Proposal Penelitian (Halaman 18) F-02 Format Sampul Muka Proposal Penelitian (Halaman 24) Prosedur Penelitian UNPAR

6 Halaman 6 F-03 Formulir Pengajuan Proposal Penelitian (halaman 25) F-04 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar (halaman 27) F-05 Formulir Penilaian Proposal Penelitian (halaman 29) F-32 Formulir Tanggapan Hasil Review Proposal Penelitian (halaman 54) Prosedur Penelitian UNPAR

7 Proses Pengajuan Proposal Penelitian Internal di Fakultas Halaman 7 KETUA PENELITI KAPRODI DEKAN Mengumumkan jadwal pengajuan proposal Menyusun proposal dan mengisi lembar pengajuan (F-03) Menyerahkan berkas pengajuan ke KAPRODI Pengaturan jadwal seminar Pelaksanaan kegiatan seminar Melakukan revisi proposal Tidak Persetujuan Ya Menandatangani lembar pengajuan (F- 03) & bukti seminar (F-04) Menyerahkan berkas pengajuan ke Dekan Ya Setuju? Tidak Menandatanga ni lembar pengajuan (F- 03) PROSES SELESAI Memproses sesuai prosedur selanjutnya (Prosedur pengajuan proposal di ) Menyerahkan berkas ke Menyerahkan berkas ke Ketua Peneliti Prosedur Penelitian UNPAR

8 Proses Pengajuan Proposal Penelitian Internal di Halaman 8 Ketua Peneliti Reviewer Menyerahkan berkas (proposal 2 jilid, F-03, F-04) ke Memeriksa kelengkapan proposal Merevisi berkas pengajuan tidak Lengkap? ya Menugaskan & mengirimkan berkas proposal ke reviewer Memeriksa kelayakan proposal dan memberi nilai pada from F-05 Memeriksa hasil review Menyerahkan proposal dan F-05 ke ya Setujui proposal? tidak Membuat kontrak penelitian Mengirimkan surat penolakan proposal Menandatangani kontrak penelitian Membuat revisi / tanggapan hasil review (form F-32) Menunggu proses pencairan dana (tahap selanjutnya) Mengundang peneliti untuk briefing, penandatangana n kontrak, & membagikan hasil review Mengarsip semua data pengajuan proposal PROSES SELESAI Prosedur Penelitian UNPAR

9 Halaman PROSEDUR PELAKSANAAN DAN MONEV PENELITIAN Berdasarkan Perjanjian Pelaksanaan Penelitian, memproses pencairan dana penelitian Tahap Pertama ke Biro Keuangan sebesar 70% dari total pagu dana yang disetujui Setelah menerima revisi proposal / tanggapan hasil review dari ketua peneliti, memproses pencairan dana ke ketua peneliti Ketua Peneliti mengambil dana penelitian Tahap Pertama ke Kegiatan penelitian dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan jadwal kegiatan penelitian untuk menghasilkan target yang dicantumkan di dalam proposal penelitian Ketua Program Studi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian Ketua Peneliti menyerahkan ke Laporan tahap I berupa Laporan Kemajuan Penelitian tahap I (Format: Formulir F-06) yang disertai dengan bukti-bukti pendukung pada waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Penelitian Jika laporan tahap I dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Peneliti harus melakukan penyempurnaan laporan tahap I sebelum dikembalikan ke Jika Ketua Peneliti tidak menyerahkan kemajuan sesuai dengan jadwal, kepala berhak untuk: melakukan perubahan perjanjian berupa addendum yang ditandatangani oleh kepala dan ketua peneliti. Memberhentikan sementara semua layanan layanan (perjalanan dinas dan insentif karya tulis ilmiah) terhadap ketua peneliti tersebut sampai laporan kemajuan penelitian diserahkan Jika laporan keuangan peneliti kurang dari 70%, maka sisanya akan dilaporkan sebagai honor peneliti, dan pencairan tahap ke 2 sebesar sisa honor penelitian Prosedur Penelitian UNPAR

10 Halaman 10 atau sebesar maks 30% (disesuaikan dengan pelaporan bon tambahan). Contoh: Total dana penelitian yang diperoleh = Rp ,- Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp ,- Dana tahap 1 yang diterima = Rp ,- Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp ,- Maka Rp ,- - Rp ,- = Rp ,- akan dilaporkan sebagai honor penelitian. Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp ,-) = Sisa honor + total pelaporan keuangan dengan bukti-bukti terlampir Jika jumlah laporan keuangan dengan bon-bon terlampir dan honor peneliti kurang dari 70% maka sisa dana yang masih ada harus dikembalikan ke dan tidak ada pencairan tahap ke 2 kecuali peneliti melaporakan laporan keuangan dengan bon-bon terlampir (maksimal 30%). Contoh: Total dana penelitian yang diperoleh = Rp ,- Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp ,- Dana tahap 1 yang diterima = Rp ,- Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp ,- Maka Rp ,- akan dilaporkan sebagai honor penelitian, Sisa dana = Rp Rp Rp = Rp harus dikembalikan ke Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp ,-) = Pelaporan keuangan dengan bukti-bukti terlampir akan melaporkan laporan keuangan peneliti ke Biro keuangan Biro keuangan memeriksa laporan keuangan peneliti dan bila masih ada yang perlu diperbaiki maka biro keuangan akan mengembalikannya ke yang Prosedur Penelitian UNPAR

11 Halaman 11 akan meneruskan informasi tersebut kepada peneliti Peneliti mengumpulkan revisi laporan keuangan kepada akan mencatat monev penelitian PROSES SELESAI. Dokumen terkait: F-06 Formulir Monev Pelaksanaan Penelitian (halaman 35) *Pembuatan laporan tahap 1 berupa pengisian form F-06 (Monev pelaksanaan penelitian) yang di dalamnya termasuk laporan keuangan. Bukti-bukti disertakan, ditempel, dan disusun berdasarkan no bon, pada kertas A4 Prosedur Penelitian UNPAR

12 Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Penelitian Halaman 12 Ketua Peneliti Ketua PRODI Biro Keuangan Penyerahan tanggapan atas hasil review Pengajuan dana penelitian tahap 1 Pencairan dana tahap I sesuai prosedur biro keuangan Penerimaan dana tahap I Pencairan dana tahap I ke ketua peneliti Pelaksanaan penelitian Pembuatan laporan tahap I (F-06) Penyerahan laporan tahap I (F-06) Pemeriksaan laporan tahap I (proses monev) Pembuatan revisi laporan tahap I Tidak Setuju? Ya Pemeriksaan laporan tahap I Tidak Setuju? Ya Penyerahan laporan tahap I (F-06) Pemeriksaan laporan tahap I Pembuatan revisi laporan keuangan Pengembalian lap. Keuangan kepada peneliti Tidak Setuju? Ya PROSES SELESAI Prosedur Penelitian UNPAR

13 Halaman PROSEDUR PENYELESAIAN LAPORAN PENELITIAN Ketua Peneliti mengumpulkan laporan penelitian yang ditulis sesuai dengan format laporan penelitian (F-07) dengan sampul muka laporan penelitian dituliskan sesuai dengan format sampul muka (F-08) kepada Ketua Progran Studi disertai dengan Formulir F-09 Penyelesaian Kegiatan Penelitian yang sudah diisi dan ditandatngani, serta bukti-bukti pendukung penggunaan dana penelitian Ketua Program Studi menjadwalkan peneliti untuk melakukan suatu seminar ilmiah secara internal di tingkat KBI / Pusat / Laboratorium / Jurusan dan melakukan evaluasi laporan penelitian Jika laporan penelitian dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Peneliti harus melakukan penyempurnaan laporan penelitian sebelum dikembalikan kepada Ketua Program Studi Untuk laporan penelitian yang lolos evaluasi penelitian, Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-09. Penyelesaian Kegiatan Penelitian dan Formulir F-04. Bukti Pelaksanaan Seminar Ketua Peneliti memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap laporan penelitiannya Dekan menandatangani Formulir F-09. Penyelesaian Kegiatan Penelitian sebagai persetujuan terhadap laporan penelitiannya Ketua Peneliti menyerahkan Formulir F-09 Penyelesaian Kegiatan Penelitian dan Formulir F-04 Bukti Pelaksanaan Seminar beserta laporan penelitian dan bukti-bukti pendukung penggunaan dana penelitian ke. Laporan Penelitian yang diserahkan ke berupa: - 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan penelitian (format pdf) - 1 (satu) file poster memuat hasil penelitian (format sesuai ketentuan) - 1 (satu) laporan penelitian dijilid softcover memeriksa semua kelengkapan Penyelesaian Laporan Penelitian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini. Prosedur Penelitian UNPAR

14 Halaman Jika laporan dinilai masih memerlukan perbaikan atau belum lengkap, maka Ketua peneliti harus melakukan penyempurnaan laporan penelitian sebelum dikembalikan kepada Setelah disetujui Ketua, akan memproses pencairan dana penelitian Tahap Kedua ke Biro Keuangan Ketua Peneliti mengambil dana penelitian Tahap Kedua ke membuat rekapitulasi semua laporan penelitian PROSES SELESAI Dokumen terkait: F-04 Formulir Bukti Pelaksanaan seminar (halaman 27) F-07 Format Laporan Penelitian (halaman 44) F-08 Format Sampul Muka Laporan Penelitian (halaman 49) F-09 Formulir Penyelesaian Kegiatan Penelitian (halaman 50) F-15 Format Poster (halaman 53) Catatan Kelengkapan: 1 Jilid laporan dijilid soft cover (bukan lakban), Soft copy hasil penelitian (dikirim via ke [email protected]), soft copy poster (dikirim via ke [email protected]) Formulir F-09 & F-04, serta Laporan Keuangan tahap 2. Prosedur Penelitian UNPAR

15 Proses Penyelesaian Kegiatan Penelitian Pendanaan Internal Halaman 15 KETUA PENELITI KAPRODI DEKAN Menyusun laporan dan menyiapkan Form F-09 Menyerahkan berkas laporan ke KAPRODI Mengatur jadwal seminar dan melakukan proses seminar Melakukan revisi laporan Tidak Layak? Ya Menandatangani lembar penyelesaian (F-09) & lembar bukti seminar (F-04) Menyerahkan berkas penyelesaian ke Dekan Menandatangani lembar penyelesaian (F-09) Memeriksa kelengkapan laporan penelitian Menyerahkan berkas ke (1 hardcopy laporan,softcopy laporan & poster) Menyerahkan berkas ke ketua peneliti Lengkap? Ya Tidak Melengkapi berkas pelaporan Menandatangani lembar F-09 Menyimpan data PROSES SELESAI Prosedur Penelitian UNPAR

16 Halaman KRITERIA KEBERHASILAN 7.1. Pengajuan dan evaluasi proposal penelitian berjalan sesuai dengan jadwal kegiatan penelitian Proposal penelitian dinyatakan berhasil apabila sudah ditesetujui dan ditanda-tangani Perjanjian Pelaksanaan Penelitian Kegiatan penelitian dilaksanakan sesuai dengan Perjanjian Pelaksanaan Penelitian dalam Proposal Penelitian Laporan Kemajuan dan Laporan Penelitian dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Penelitian Laporan Keuangan untuk pemanfaatan dana penelitian Tahap Pertama dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti pendukungnya dan Laporan Keuangan Tahap Kedua dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Penelitian Laporan penelitian diproses dan dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam perjanjian pelaksanaan penelitian Kegiatan penelitian dinyatakan berhasil apabila telah menghasilkan capaian sesuai dengan rencana luaran yang dituliskan pada proposal penelitian. Prosedur Penelitian UNPAR

17