KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA

Transkripsi

1 KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SISTEM ADMINISTRASI LAYANAN BADAN HUKUM KOPERASI (SISMINBHKOP) sisminbhkop.id sisminbhkop.depkop.go.id PANDUAN UNTUK NOTARIS (SEBAGAI PENGGUNA)

2 DAFTAR ISI Daftar Isi... 1 Pendahuluan... 2 Cara Mengakses SISMINBHKOP... 2 Layanan dan Fitur SISMINBHKOP... 2 Halaman Muka... 3 Register... 4 Login... 8 Login Pertama Notaris... 9 Menu Layanan SISMINBHKOP bagi Notaris Data Permohonan Permohonan badan Hukum Koperasi Langkah Pertama Langkah kedua Permohonan PAD Koperasi Langkah pertama Langkah kedua Profil Notaris Logout Penutup Dokumen ini berisi penjelasan mengenai fitur layanan SISMINBHKOP dan panduan penggunaannya bagi notaris Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 1

3 PENDAHULUAN Sistem Administrasi Layanan Badan Hukum Koperasi atau SISMINBHKOP adalah sebuah sistem online berbasis web yang memberikan pelayanan terpadu untuk para penggiat koperasi di Indonesia. Dengan adanya sistem online ini diharapkan para penggiat koperasi di Indonesia mendapatkan pelayanan dari Kementerian Koperasi dan UKM secara lebih mudah dan cepat. Dokumen ini menerangkan fitur-fitur layanan SISMINBHKOP sekaligus sebagai panduan untuk para penggiat koperasi dalam menggunakan layanan-layanan tersebut. CARA MENGAKSES SISMINBHKOP SISMINBHKOP dapat diakses melalui sebuah komputer yang dapat mengakses jaringan internet. Alamat utama situs SISMINBHKOP adalah sisminbhkop.id. Alamat cadangannya adalah sisminbhkop.depkop.go.id. LAYANAN DAN FITUR SISMINBHKOP SISMINBHKOP menyediakan layanan dengan fitur-fitur yang intuitif, sederhana dan mudah dimengerti, serta efisien. Untuk saat ini layanan yang terdapat di SISMINBHKOP meliputi: Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Layanan untuk mengajukan permohonan badan hukum sebuah koperasi baru. Layanan ini dapat diakses dan digunakan oleh notaris yang telah mempunyai NPAK. Pengesahan Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Layanan untuk mengajukan pengesahan Perubahan Anggaran Dasar bagi sebuah koperasi yang sebelumnya telah mendapatkan badan hukum. Layanan ini dapat diakses dan digunakan notaris yang telah mempunyai NPAK. Permohonan Surat Izin Usaha Koperasi Simpan Pinjam Layanan untuk mengajukan izin usaha bagi sebuah Koperasi Simpan Pinjam. Layanan ini dapat diakses dan digunakan Pengurus Koperasi. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 2

4 Permohonan SK Pembukaan Kantor Cabang Koperasi Simpan Pinjam Layanan untuk mengajukan izin pendirian Kantor Cabang bagi sebuah Koperasi Simpan Pinjam yang sebelumnya telah mendapatkan izin usaha. Layanan ini dapat diakses dan digunakan Pengurus Koperasi. Untuk selanjutnya, dokumen ini akan menerangkan layanan dan fitur SISMINBHKOP bagi Notaris sebagai pengguna. Untuk staff koperasi, silakan mengacu pada dokumen Sistem Administrasi Layanan Badan Hukum Koperasi Panduan untuk Pengurus Koperasi. HALAMAN MUKA Tampilan Halaman Muka situs SISMINBHKOP dapat dilihat pada Gambar 1. Pada halaman muka ini, notaris yang telah mempunyai NPAK, sebagai pengguna, dapat melakukan registrasi untuk mendapatkan akun yang dapat digunakan untuk login dan menggunakan layanan SISMINBHKOP. Semua layanan yang tersedia dapat diakses setelah pengguna melakukan login. Gambar 1 - Halaman Muka Sistem Layanan Administrasi Badan Hukum Koperasi Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 3

5 REGISTER Notaris yang telah mempunyai NPAK dapat melakukan registrasi pada SISMINBHKOP dengan langkah-langkah sebagai berikut: Klik tombol Register yang terletak di dalam kotak Notaris (lihat Gambar 1). Halaman Pendaftaran Notaris akan ditampilkan (Gambar 2). Halaman ini berisi formulir yang harus diisi oleh pendaftar, sebagai berikut: Pendaftaran Notaris Silakan isi dengan alamat aktif karena alamat ini akan digunakan dalam proses verifikasi pendaftaran. Sebuah konfirmasi berisi kode dan link aktivasi akan dikirimkan oleh sistem ke alamat tersebut, seperti diperlihatkan pada Gambar 4. Alamat ini juga akan dipergunakan untuk komunikasi antara Admin atau Petugas di Kementerian Koperasi dan UKM dengan pengguna. No SK AHU Silakan isi dengan nomor SK AHU. SK Pengangkatan NPAK / No SK Terdaftar sebagai NPAK Silakan isi dengan nomor SK Pengangkatan NPAK atau nomor SK Terdaftar sebagai NPAK. Tanggal Terdaftar NPAK Silakan isi dengan tanggal terdaftar NPAK. Password Silakan isi dengan sandi atau password yang selanjutnya akan digunakan setiap pengguna akan melakukan login ke sistem. Password terdiri dari minimal 6 karakter. Perlu diperhatikan bahwa, untuk keamanan data pengguna, password tidak boleh diberitahukan kepada orang lain. Konfirmasi Password Silakan isi dengan password di atas untuk mengkonfirmasi bahwa password tersebut telah diketikkan dengan benar. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 4

6 Nama SISMINBHKOP Panduan untuk Notaris Silakan isi dengan nama lengkap pengguna sesuai yang terdaftar di SK/Sertifikat. Telepon Silakan isi dengan nomor telepon pengguna. Gunakan nomor aktif karena nomor ini selanjutnya akan dipergunakan untuk komunikasi antara Petugas di Kementerian Koperasi dan UKM dengan pengguna. Wilayah Kerja Silakan pilih nama provinsi dari yang merupakan wilayah kerja notaris pendaftar. Tempat Kedudukan Notaris Silakan isi dengan nama kabupaten/kota tempat kedudukan notaris pendaftar. Gambar 2 Halaman Pendaftaran Notaris Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 5

7 Tempat Diklat Koperasi SISMINBHKOP Panduan untuk Notaris Silakan isi dengan tempat dimana mendapatkan pendidikan dan latihan atau pembekalan mengenai perkoperasian. Kode Verifikasi Silakan isi sesuai kode yang diperlihatkan. Jika kode verifikasi tidak jelas atau salah diisikan, pendaftar apat meminta kode verifikasi baru dengan mengklik link Ambil kode baru. Perhatikan bahwa field yang ditandai dengan * (tanda asteriks) wajib diisi. Apabila dikosongkan, maka sistem akan memberikan pengumuman kesalahan tersebut dan menandainya dengan warna merah. Setelah semua informasi atau data dilengkapi, silakan klik tombol Daftar yang terletak di bagian bawah halaman. Selanjutnya, pendaftar diarahkan kembali ke Verifikasi (Gambar 3) di mana pendaftar dapat memasukkan kode verifikasi yang dikirimkan ke alamat yang didaftarkan. Gambar 3 Formulir verifikasi pendaftar. Sebuah berisikan link aktivasi dikirimkan ke yang didaftarkan (seperti diperlihatkan oleh Gambar 4). Silakan klik link di dalam tersebut untuk aktivasi pendaftaran. Atau copy dan paste URL yang diperlihatkan di dalam tersebut pada formulir Verifikasi seperti pada web browser yang digunakan. Setelah proses verifikasi dilakukan, pendaftar akan diarahkan ke halaman Aktivasi Selesai (Gambar 5). Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 6

8 Gambar 4 Isi berisikan link dan kode untuk melakukan aktivasi akun Gambar 5 Halaman Aktivasi Selesai Setelah Aktivasi Selesai, notaris diharapkan untuk login ke dalam sistem untuk melengkapi dokumen pendukung yang diperlukan untuk melakukan verifikasi notaris. Proses verifikasi dokumen notaris akan dilakukan setelah notaris selesai melakukan upload dokumen dan melengkapi data pendukung. Perlu diperhatikan bahwa setiap permintaan registrasi notaris akan diperiksa secara manual oleh petugas dari Kementerian Koperasi dan UKM untuk disetujui atau ditolak. Pemberitahuan akan diberikan kepada pendaftar apabila akun notaris sudah terverifikasi. Setelah verifikasi selesai, notaris baru dapat menggunakan fungsi terkait badan hukum koperasi. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 7

9 LOGIN Untuk melakukan login sebagai Notaris, silakan ikuti langkah berikut: Klik tombol Login di dalam kotak Notaris pada Halaman Muka (lihat Gambar 1 di atas). Halaman Login akan ditampilkan (Gambar 6), dimana seorang Notaris, selanjutnya disebut sebagai pengguna, diharuskan mengisi informasi berikut: Login Silakan isi dengan alamat sesuai dengan yang telah didaftarkan sebelumnya. Password Silakan isi dengan password sesuai dengan yang telah didaftarkan sebelumnya. Klik tombol Login di bagian bawah halaman. Perhatikan bahwa pengguna dapat mencentang kotak di samping kiri teks Remember me next time jika menginginkan piranti perembah internet yang digukan untuk menyimpan data alamat dan password yang diketikkan. Gambar 6 - Halaman Login SISMINBHKOP untuk Notaris Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 8

10 LOGIN PERTAMA NOTARIS Gambar 7 - Halaman Login SISMINBHKOP pertama kali untuk Notaris Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 9

11 Pada login pertama kali, notaris akan langsung diarahkan pada halaman Update Profil Notaris (Gambar 7), yang menampilkan form isian data dan dokumen yang perlu di upload oleh notaris. Notaris harus melengkapi data dan mengupload dokumen pendukung untuk diverifikasi oleh Staff Admin Kementerian Koperasi dan UKM. Semua dokumen yang diupload harus dalam bentuk file pdf. Notaris akan menerima pemberitahuan apabila verifikasi data dan dokumen telah selesai dan fungsi akun notaris telah diaktifkan. MENU LAYANAN SISMINBHKOP BAGI NOTARIS Setelah pengguna melakukan login, pengguna akan memasuki dashboard notaris, seperti diperlihatkan pada Gambar 8. Menu pada dashboard notaris terdiri dari: Data Permohonan Permohonan Badan Hukum Koperasi Permohonan PAD Koperasi Profil Notaris Logout DATA PERMOHONAN Setelah login, pengguna akan langsung diarahkan pada halaman Data Permohonan (Gambar 8), yang menampilkan tabel berisi data permohonan dari notaris yang bersangkutan. Perlu diperhatikan bahwa seorang notaris hanya dapat melihat data koperasi yang sudah pernah didaftarkannya saja. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 10

12 Gambar 8 Halaman Data Permohonan Tabel ini menampilkan informasi yang terdiri dari: Tanggal, yaitu Tanggal Permohonan. T, yaitu Tipe Permohonan, terdiri dari: Pendaftaran Badan Hukum Koperasi Baru (dengan simbol seperti pada Gambar 9(a)) Perubahan Anggaran Dasar Koperasi (dengan simbol seperti pada Gambar 9(b)) S, yaitu Status Permohonan, terdiri dari: Diajukan (dengan simbol seperti pada Gambar 9(c)) Dilengkapi (dengan simbol seperti pada Gambar 9(d)) Disetujui (dengan simbol seperti pada Gambar 9(e)) Dibatalkan (dengan simbol seperti pada Gambar 9(f)) ID Persetujuan, yaitu ID Persetujuan dari Permohonan. Nama Koperasi, yaitu Nama Koperasi yang diajukan. Provinsi, yaitu Provinsi tempat kedudukan koperasi seperti yang diajukan. Kabupaten/Kota, yaitu Kabupaten atau Kota tempat kedudukan koperasi seperti yang diajukan. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 11

13 (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) Gambar 9 - Simbol pada Halaman Data Permohonan: Tipe Permohonan: (a) Pendaftaran Badan Hukum Koperasi Baru, dan (b) Perubahan Anggaran Dasar Koperasi; Status Permohonan: (c) Diajukan, (d) dilengkapi, (e) disetujui, (f) batal; Action: (g) update, (h) view, dan (i) batalkan Data koperasi pada tabel ini dapat diurutkan dengan urutan tertentu berdasarkan saringan (filter) menurut Tipe, Status permohonan, atau Provinsi; atau dapat pula diurutkan berdasarkan hasil pencarian yang dapat dilakukan menggunakan search text box yang disediakan di bawah header setiap kolom pada tabel (Tanggal Pengajuan, ID Persetujuan, Nama Koperasi, atau Kabupaten). Data atau informasi koperasi yang telah tersimpan dalam sistem dapat dilihat kembali dengan mengklik ikon view (Gambar 9(g)), dapat diperbaharui dengan mengklik ikon update (Gambar 9(h)), atau pengajuannya dapat dibatalkan dengan mengklik ikon batal (Gambar 9(l)). Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 12

14 PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI Permohonan badan hukum untuk sebuah koperasi dapat dilakukan dengan membuka menu Permohonan Badan Hukum Koperasi pada dashboard notaris (setelah notaris melakukan login). Proses permohonan Badan Hukum sebuah koperasi baru terdiri dari dua langkah. Di antara kedua tahap ini, pengurus koperasi diharuskan untuk menyelesaikan persyaratan yaitu melengkapi Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) yang telah disahkan karena kedua dokumen harus diunggah ke SISMINBHKOP. Kedua langkah proses pendaftaran dapat dilakukan sekaligus apabila AD dan ART telah ada dan telah disahkan. LANGKAH PERTAMA Buka halaman Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru (Gambar 10) dengan mengklik link pada menu. Pada langkah pertama ini, pemohon diminta untuk mengisi informasi dan data sebagai berikut: Tempat Kedudukan Koperasi Provinsi Silakan pilih provinsi dari drop down lis tempat kedudukan koperasi. Kabupaten/Kota Silakan pilih Kabupaten atau Kota dari drop down list tempat kedudukan koperasi. Kecamatan Silakan pilih Kecamatan dari drop down list tempat kedudukan koperasi. Nama dan Jenis Koperasi Nama Koperasi Silakan isi dengan nama koperasi. Sistem akan mengecek apakah nama koperasi yang pemohon ajukan belum didaftarkan oleh pemohon lain. Jika nama tersebut telah terdaftar sebagai nama koperasi lain dalam satu kabupaten, maka pemohon harus mengajukan nama lain sebagai nama koperasinya. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 13

15 SISMINBHKOP Panduan untuk Notaris Jika nama tersebut belum terdaftar sebagai nama koperasi lain di dalam sistem, maka pemohon dapat melanjutkan proses permohonan. Preview Nama Koperasi yang akan tampil di SK Menampilkan nama koperasi yang akan ditampilkan di SK. Jenis Koperasi Silakan pilih jenis koperasi dari drop down menu, dengan pilihan: Produsen, Konsumen, Jasa, Pemasaran, dan Simpan Pinjam. Silakan mencentang pilihan apakah Jenis koperasi perlu / tidak disebutkan pada nama koperasi di SK. Pilihan ini tidak tersedia untuk Jenis Koperasi Simpan Pinjam. Wilayah Keanggotaan Silakan pilih wilayah keanggotaan dari drop down menu dengan pilihan : Lintas Provinsi, Lintas Kabupaten/Kota, Kabupaten/Kota Bentuk Koperasi Silakan pilih bentuk koperasi dari drop down menu, dengan pilihan: Primer dan Sekunder. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 14

16 Gambar 10 - Halaman Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Perhatikan bahwa field yang ditandai dengan * (tanda asteriks) wajib diisi. Apabila dikosongkan, maka sistem akan memberikan pengumuman kesalahan terebut dan menandainya dengan warna merah. Klik tombol Daftarkan. Kemudian pemohon akan mendapatkan halaman berjudul Pendaftaran Badan Hukum Koperasi Langkah 1 (Gambar 11). Pada halaman ini terdapat informasi ID Persetujuan (sebagai identifikasi untuk menyimpan data pemohon dalam sistem), Kedudukan Koperasi serta Legalitas Koperasi seperti yang telah diinput dari Langkah 1 untuk dikonfirmasi. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 15

17 Selain itu, terdapat tautan-tautan atau link untuk mengunduh template AD dan ART sesuai dengan jenis koperasi yang diajukan. Bagi pemohon yang belum menyiapkan AD dan ART, silakan mengunduh template AD dan ART dengan mengklik tautan yang disediakan, untuk dibahas pada Rapat Anggota dan kemudian disahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Bagi pemohon yang telah mempunyai AD dan ART yang telah disahkan, proses permohonan untuk mengajukan Badan Hukum Koperasi Baru dapat dilanjutkan ke langkah kedua dengan mengklik kata Langkah 2 (lihat Gambar 11). Gambar 11 Halaman Permohonan Badan Hukum Koperasi - Langkah 1 LANGKAH KEDUA Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 16

18 Halaman berdujul Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru yang berisi formulir isian akan ditampilkan untuk dilengkapi oleh pemohon. Formulir isian ini terdiri dari enam blok. Blok pertama berisi formulir mengenai Legalitas Koperasi, sebagai berikut (Gambar 12): Gambar 12 Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Legalistas Koperasi Legalitas Koperasi ID Persetujuan Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 17

19 Sudah diisi secara otomatis oleh sistem. Nama Koperasi Sudah diisi dari Langkah 1. Preview Nama Koperasi yang akan tampil di SK Sudah diisi dari Langkah 1 Jenis Koperasi Sudah diisi dari Langkah 1. Pola Pengelolaan Sudah diisi dari Langkah 1. Wilayah Keanggotaan Sudah diisi dari Langkah 1. Bentuk Koperasi Sudah diisi dari Langkah 1. Nomor Akta Pendirian Koperasi Silakan isi nomor Akta Pendirian Koperasi yang dikeluarkan oleh Notaris. Tanggal Akta Pendirian Silakan isi tanggal dikeluarkannya Akta Pendirian di atas. Dokumen Anggaran Dasar Silakan unggah hasil scan dokumen asli Anggaran Dasar dalam bentuk PDF Surat Pengantar Dinas Silakan unggah surat pengantar dinas dalam bentuk PDF Blok kedua berisi formulir mengenai Alamat Koperasi, sebagai berikut (Gambar 13): Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 18

20 Gambar 13 Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Alamat Koperasi Alamat Koperasi Provinsi Sudah diisi dari Langkah 1. Kabupaten/Kota Sudah diisi dari Langkah 1. Kecamatan Sudah diisi dari Langkah 1. Alamat Koperasi Silakan isi Alamat Koperasi sesuai dengan tempat kedudukan Koperasi. Kode Pos Silakan isi kode pos sesuai tempat kedudukan Koperasi. No Telepon Silakan isi dengan nomor telepon yang digunakan oleh Koperasi. Silakan isi dengan alamat aktif yang biasa digunakan sebagai alat komunikasi antara Koperasi dengan pihak lain. Blok ketiga berisi formulir mengenai Rapat Pembentukan Koperasi, sebagai berikut (Gambar 14): Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 19

21 Gambar 14 Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Rapat Pembentukan Koperasi Rapat Pembentukan Koperasi Tanggal Rapat Silakan isi dengan tanggal diadakannya rapat pembentukan koperasi. Alamat Rapat Silakan isi dengan alamat Rapat. Jumlah Peserta Rapat Silakan isi dengan dengan jumlah peserta rapat. Berita Acara Rapat Silakan unggah file dokumen Berita Acara Rapat, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Perhatikan bahwa file yang diunggah harus dalam bentuk pdf. Pengguna dapat mengkonversi file jenis lain menjadi pdf dengan peranti yang dapat diinstall di komputer pengguna (seperti peranti dopdf yang dapat diunduh secara gratis), atau menggunakan situs web yang menyediakan layanan untuk mengubah bentuk file menjadi pdf (misalnya situs Daftar Hadir Rapat Silakan unggah file dokumen Daftar Hadir Rapat. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 20

22 Fotokopy KTP Peserta Rapat Silakan unggah file dokumen KTP Peserta Rapat. SISMINBHKOP Panduan untuk Notaris Blok keempat berisi formulir mengenai Modal Koperasi, sebagai berikut (Gambar 15): Gambar 15 Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Modal Koperasi Modal Koperasi Modal Koperasi Silakan isi dengan besarnya modal koperasi. Nilai Simpanan Pokok per anggota Silakan isi dengan nilai simpanan pokok per anggota. Nilai Simpanan Wajib per anggota Silakan isi dengan nilai simpanan wajib per anggota. Modal Lain Silakan isi dengan nilai Modal lain jika tersedia. Jumlah Anggota Silakan isi dengan jumlah anggota koperasi nilai Modal lain jika tersedia. Blok kelima berisi formulir mengenai Aktivitas Usaha Koperasi, sebagai berikut (Gambar 16): Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 21

23 Gambar 16 Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Aktivitas Usaha Aktivitas Usaha Usaha Utama Silakan isi dengan informasi usaha utama koperasi. Usaha Pendukung Silakan isi dengan informasi usaha pendukung koperasi. Usaha Tambahan Silakan isi dengan informasi usaha tambahan koperasi Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 22

24 Blok keenam berisi formulir mengenai Pengawas dan Pengurus Koperasi, sebagai berikut (Gambar 17): Gambar 17 Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Pegawas dan Pengurus Pengawas dan Pengurus Koperasi Periode Pengurus Silakan isi masa kepengurusan, dimulai kapan dan sampai dengan kapan. Nama Silakan isi nama untuk masing-masing yang menjabat sebagai Pengawas. Ketua, Sekretaris, dan Bendahara. Jabatan Untuk masing-masing Ketua, Sekretaris, dan Bendahara, sudah diisi secara otomatis oleh sistem. Nomor Handphone Silakan isi nomor handphone untuk masing masing yang menjabat Pengawas, Ketua, Sekretaris, dan Bendahara. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 23

25 Setelah pemohon melengkapi semua informasi yang diminta pada halaman formulir, pemohon dapat mengklik tombol SIMPAN yang terdapat di bagian bawah halaman untuk menyimpan data di sistem (Gambar 17). Setelah tombol SIMPAN diklik, akan ditampilkan halaman konfirmasi berisikan data-data yang akan disimpan (Gambar 18). Silakan periksa data-data tersebut, bila terjadi kesalahan dapat dikoreksi dengan mengklik tombol PERBAIKI, dan silakan perbaiki informasi atau data yang diminta sesuai dengan kebutuhan pada formulir yang ditampilakn seperti pada tahap sebelumnya dan SIMPAN kembali data yang sudah dikoreksi. Bila semua data pada Langkah Kedua telah benar, silakan klik tombol KONFIRMASI. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 24

26 Gambar 18 Halaman Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru Konfirmasi Langkah 2 Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 25

27 Gambar 19 Halaman Pendaftaran Badan Hukum Koperasi Selesai Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 26

28 Setelah data dikonfirmasi, maka akan ditampilkan halaman berjudul Pendaftaran Badan Hukum Koperasi Selesai yang memberitahukan bahwa proses pendaftaran Badan Hukum Koperasi telah selesai (Gambar 19). Selanjutnya, permohonan akan direview oleh pihak Kementrian. Setelah review selesai, Notaris akan diberitahukan mengenai status permohonan melalui . Pada halaman ini diberikan pula tautan untuk mengunduh SK Pengesahan dan Anggaran Dasar setelah proses permohonan Badan Hukum disetujui (Gambar 20). o Klik tombol Download SK Badan Hukum untuk mengunduh. o Klik tombol Download AD Yang Sudah Diproses untuk mengunduh. Akan ditampilkan Dokumen Anggaran Dasar yang sudah diberi watermark PROCESSED untuk disimpan oleh pemohon sebagai arsip. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 27

29 Gambar 20 - Halaman Pendaftaran Badan Hukum Koperasi Download SK dan Anggaran Dasar Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 28

30 PERMOHONAN PAD KOPERASI Permohonan badan hukum untuk sebuah koperasi dapat dilakukan dengan membuka menu Permohonan PAD Koperasi pada dashboard notaris (setelah notaris melakukan login). Proses permohonan PAD Koperasi terdiri dari dua tahap atau langkah. LANGKAH PERTAMA Setelah pemohon mengklik menu Permohonan PAD Koperasi, akan ditampilkan halaman berjudul Perubahan Anggaran Dasar Koperasi (Gambar 21). Pada langkah pertama ini, pemohon diminta untuk mengisi informasi sebagai berikut: Tempat Kedudukan Koperasi Pasca PAD Provinsi Silakan pilih satu Provinsi yang merupakan tempat kedudukan Koperasi dari dropdown menu. Kabupaten/Kota Silakan pilih satu Kabupaten atau Kota yang merupakan tempat kedudukan Koperasi dari dropdown menu. Kecamatan Silakan pilih satu Kecamatan yang merupakan tempat kedudukan Koperasi dari dropdown menu. Legalitas Koperasi Pasca PAD Nomor Badan Hukum Koperasi yang akan melakukan PAD harus sudah memiliki badan hukum. Silakan isi dengan nomor Badan Hukum Koperasi yang sudah terdaftar. Nomor Induk Koperasi (NIK) Silakan isi dengan nomor induk koperasi yang akan melakukan PAD Nama Koperasi Silakan isi dengan nama Koperasi yang diajukan. Jika PAD dilakukan untuk mengubah nama, maka isi dengan nama baru Koperasi. Sistem akan mengecek apakah Nama Koperasi yang pemohon ajukan belum didaftarkan oleh pemohon lain. Preview Nama Koperasi yang akan tampil di SK Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 29

31 Menampilkan nama koperasi yang akan ditampilkan di SK. Jenis Koperasi Silakan pilih Jenis Koperasi dari drop down list, dengan pilihan: Produsen, Konsumen, Jasa, Simpan Pinjam, Pemasaran, dan Serba Usaha. Pilih apakah jenis koperasi perlu disebutkan pada nama koperasi di dalam SK. Wilayah Keanggotaan Silakan pilih wilayah keanggotaan dari drop down menu dengan pilihan : Lintas Provinsi, Lintas Kabupaten/Kota, Kabupaten/Kota Bentuk Koperasi Silakan pilih bentuk koperasi dari drop down menu, dengan pilihan: Primer dan Sekunder. Badan Hukum Pembentuk Jika Bentuk koperasi berupa Koperasi Sekunder, maka pilihan untuk memasukkan nomor badan dari pembentuk koperasi akan ditampilkan. o Jika nama tersebut telah terdaftar sebagai nama koperasi lain dalam satu kabupaten, maka pemohon harus mengajukan nama lain sebagai nama koperasinya. o Jika nama tersebut belum terdaftar sebagai nama koperasi lain di dalam sistem, maka pemohon dapat melanjutkan proses permohonan. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 30

32 Gambar 21 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Kilk tombol Daftarkan, kemudian akan ditampilkan halaman berjudul Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Langkah 1 (Gambar 22). Pada halaman ini terdapat informasi ID Persetujuan (sebagai identifikasi untuk menyimpan data pemohon dalam sistem), Kedudukan Koperasi serta Nama dan Jenis Koperasi seperti yang telah diinput dari Langkah 1 sebelumnya untuk dikonfirmasi. Selain itu, terdapat tautan-tautan atau link untuk mengunduh template AD dan ART sesuai dengan jenis koperasi yang diajukan. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 31

33 Bagi pemohon yang belum menyiapkan AD dan ART, silakan untuk mengunduh template AD dan ART dengan mengklik tautan yang disediakan, untuk kemudian dibahas pada Rapat Anggota dan kemudian disahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Bagi pemohon yang telah mempunyai AD dan ART yang telah disahkan, proses permohonan untuk mengajukan BH Koperasi Baru dapat dilanjutkan ke langkah kedua dengan mengklik kata Langkah 2 (lihat Gambar 22). Gambar 22 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Langkah 1 LANGKAH KEDUA Halaman berdujul Perubahan Anggaran Dasar Koperasi yang berisi formulir isian akan ditampilkan untuk dilengkapi oleh pemohon. Formulir isian ini terdiri dari enam blok. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 32

34 Blok pertama berisi formulir mengenai Legalitas Koperasi Pasca PAD, sebagai berikut (Gambar 23): Gambar 23 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Legalitas Koperasi Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 33

35 Legalitas Koperasi Pasca PAD ID Persetujuan ID Persetujuan, sebagai identifikasi dari permohonan, dibuat secara otomatis oleh sistem pada Langkah 1. Nomor Badan Hukum Nomor Badan Hukum Koperasi, sudah diisi pada Langkah 1. Nama Koperasi Nama koperasi, sudah diisi pada Langkah 1. Preview Nama Koperasi yang akan tampil di SK Nama koperasi, sudah diisi pada Langkah 1. Jenis Kopersi Jenis koperasi, sudah diisi sebagai pada Langkah 1. Pola Pengelolaan Pola pengelolaan koperasi, sudah diisi pada Langkah 1. Wilayah Keanggotaan Silakan pilih Wilayah Keanggotaan koperasi dari drop down list tempat wilayah keanggotaan. Bentuk Koperasi Bentuk koperasi, sudah diisi pada Langkah 1. Nomor Akta PAD Koperasi Silakan isi dengan nomor Akta PAD dari Notaris. Tanggal Akta PAD Silakan isi dengan tanggal Akta PAD dari Notaris. NPWP Silakan unggah file NPWP dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Akta PAD/Pernyataan Keputusan Rapat Silakan unggah file hasil scan dokumen asli Akta PAD/Pernyataan Keputusan Rapat dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Surat Pengantar Dinas Silakan unggah file Surat Pengantar Dinas dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Scan Buku Daftar Anggota Koperasi Silakan unggah file Scan Buku Daftar Anggota Koperasi dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 34

36 Akta dan SK Perubahan sebelumnya dan/atau Akta dan SK Pendirian Silakan unggah file scan dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Blok kedua berisi formulir mengenai Alamat Koperasi, sebagai berikut (Gambar 24): Gambar 24 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Alamat Alamat Provinsi Sudah diisi oleh sistem sebagaimana diinput pada Langkah 1. Kabupaten/Kota Sudah diisi oleh sistem sebagaimana diinput pada Langkah 1. Kecamatan Sudah diisi oleh sistem sebagaimana diinput pada Langkah 1. Alamat Koperasi Silakan isi alamat lengkap tempat kedudukan Koperasi. Kode Pos Silakan isi kode pos dari alamat tempat kedudukan Koperasi untuk mempermudah pendataan dan korespondensi. No Telepon Silakan isi no telepon yang dipergunakan oleh Koperasi untuk mempermudah pendataan dan korespondensi. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 35

37 SISMINBHKOP Panduan untuk Notaris Silakan isi alamat yang dipergunakan oleh Koperasi untuk mempermudah pendataan dan korespondensi. Blok ketiga berisi formulir mengenai Rapat Anggota Perubahan Anggaran Dasar Koperasi, sebagai berikut (Gambar 25): Gambar 25 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Rapat Anggota PAD Rapat Anggota Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Nama Koperasi Lama Silakan isi Nama Koperasi Lama, jika PAD mengubah Nama Koperasi. Tanggal Rapat Silakan isi dengan tanggal dimana Rapat Anggota PAD diadakan. Alamat Rapat Silakan isi dengan alamat dimana Rapat Anggota PAD diadakan. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 36

38 Jumlah Peserta Rapat SISMINBHKOP Panduan untuk Notaris Silakan isi dengan jumlah peserta yang hadir pada Rapat Anggota PAD. Berita Acara Rapat Silakan unggah file Berita Acara Rapat setelah PAD dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Daftar Hadir Rapat Silakan unggah file Daftar Hadir Rapat setelah PAD dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Fotokopi KTP Pengurus dan Pengawas Silakan unggah file Fotokopi KTP Pengurus dan Pengawas dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Undangan Rapat PAD Silakan unggah file Undangan Rapat setelah PAD dalam bentuk PDF, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah. Blok keempat berisi formulir mengenai Aktivitas Usaha, sebagai berikut (Gambar 26): Gambar 26 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Aktivitas Usaha Aktivitas Usaha Kegiatan Usaha Koperasi Silakan isi dengan keseluruhan aktivitas usaha koperasi (gabungan dari usaha utama, pendukung, dan tambahan). Neraca Tutup Buku Terakhir Silakan unggah dokumen Neraca Tutup Buku Terakhir, klik tombol Pilih File, kemudian pilih file yang akan diunggah Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 37

39 Blok kelima berisi formulir mengenai Pengawas dan Pengurus Koperasi, sebagai berikut (Gambar 27): Gambar 27 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Pengawas dan Pengurus Koperasi Pengawas dan Pengurus Koperasi Periode Pengurus Silakan isi masa kepengurusan, dimulai kapan dan sampai dengan kapan. Nama Silakan isi nama pengawas / pengurus untuk masing-masing yang menjabat sebagai Pengawas, Ketua, Sekretaris, dan Bendahara. Jabatan Untuk masing-masing Pengawas, Ketua, Sekretaris, dan Bendahara, sudah diisi secara otomatis oleh sistem. Nomor Handphone Silakan pilih dengan nomor handphone Pengawas, Ketua, Sekretaris, dan Bendahara. Blok keenam berisi formulir mengenai Perubahan Data Koperasi, sebagai berikut (Gambar 28): Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 38

40 Gambar 28 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Perubahan Data Koperasi Perubahan Data Koperasi Silakan masukan data data koperasi yang mengalami perubahan setelah Rapat PAD. Pilih opsi yang sudah disediakan dalam formulir Perubahan Data Koperasi. Setelah pemohon melengkapi semua informasi yang diminta pada halaman formulir, pemohon dapat mengklik tombol SIMPAN yang terdapat di bagian bawah halaman untuk menyimpan data di sistem (Gambar 28). Setelah tombol SIMPAN diklik, akan ditampilkan halaman konfirmasi berisikan informasi-informasi yang disimpan (Gambar 29). Silakan periksa data-data tersebut, bila terjadi kesalahan dapat dikoreksi dengan mengklik tombol PERBAIKI, dan silakan perbaiki informasi atau data yang diminta sesuai dengan kebutuhan pada formulir yang ditampilkan seperti pada tahap sebelumnya dan SIMPAN kembali setelah data dikoreksi. Bila semua data pada Langkah Kedua telah benar, silakan klik tombol KONFIRMASI. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 39

41 Setelah data dikonfirmasi, maka akan ditampilkan halaman berjudul Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Selesai yang memberitahukan bahwa proses pendaftaran Badan Hukum Koperasi telah selesai (Gambar 30). Pada halaman ini terdapat informasi yang menyatakan bahwa Permohonan Perubahan PAD sedang di-review oleh pihak Kementrian. Informasi mengenai hasil review akan dikirim melalui pemohon. Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 40

42 Gambar 29 Halaman Perubahan Anggaran Dasar - Konfirmasi Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 41

43 Gambar 30 Halaman Perubahan Anggaran Dasar Selesai Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 42

44 PROFIL NOTARIS Dengan mengklik menu Profil Notaris di dashboard notaris, pengguna dapat membuka halaman Profil Notaris (Gambar 31). Pada halaman ini pengguna dapat melihat informasi berupa data dari pengguna yang telah tersimpan di dalam sistem. Data notaris terdiri dari: Nama Notaris, , Telepon, No SK AHU, SK Pengangkatan NPAK / No SK Terdaftar sebagai NPAK, Tanggal Terdaftar NPAK, Tempat Diklat Koperasi, Wilayah Kerja (Provinsi), Tempat Kedudukan (Kabupaten/Kota), Kecamatan, dan Alamat. Pengguna dapat memperbaharui data yang tersimpan dengan mengkllik tombol Update di bagian bawah (lihat Gambar 31) dan formulir untuk mengedit data yang telah tersimpan akan disajikan (Gambar 32). Silakan melakukan perubahan data sesuai dengan kebutuhan. Setelah selesai, silakan klik tombol Save yang terletak di bagian bawah. Gambar 31 Halaman Profil Notaris Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 43

45 Gambar 32 Halaman Profil Notaris Update LOGOUT Menu terakhir yang terdapat pada dashboard notaris adalah Logout yang dapat dipergunakan oleh pengguna untuk keluar dari sistem. Setelah mengklik menu Logout, pengguna akan kembali ke Halaman Muka SISMINBHKOP (Gambar 1). Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 44

46 PENUTUP Dokumen SISMINBHKOP - Panduan untuk notaris ini dibuat berdasarkan update terakhir dari situs SISMINBHKOP dan akan diperbaharui jika diperlukan. Pertanyaan, saran dan masukan mengenai atau untuk perbaikan dari pengguna sangat diharapkan dan dapat dilayangkan ke: admin@sisminbhkop.depkop.go.id. ---File: Panduan_SISMINBHKOP_notaris_v.1.2.docx--- Kementerian Koperasi dan UKM - RI Hal. 45