GUIDE BOOK BANGSEMAR GERBANG SEMINAR

Transkripsi

1 GUIDE BOOK BANGSEMAR GERBANG SEMINAR USDI UNIVERSITAS UDAYANA 2017

2 DAFTAR ISI DESKRIPSI BANGSEMAR... 2 FITUR-FITUR BANGSEMAR... 2 MENGAKSES BANGSEMAR... 3 LANGKAH-LANGKAH MENGGUNAKAN SISTEM... 5 MENGELOLA DATA BANK... 5 MENGELOLA DATA INSTANSI... 5 MENGELOLA DATA KEPESERTAAN... 6 MENGELOLA DATA SEMINAR DAN KOMPONENNYA... 6 MENGELOLA DATA PENDAFTARAN PESERTA SEMINAR MELAKUKAN VALIDASI PEMBAYARAN PENDAFTARAN SEMINAR MENGELOLA PENGUMUMAN SEMINAR MENGELOLA SLIDE BANNER SEMINAR MENGELOLA DATA PROSIDING SEMINAR MENCETAK LAPORAN SEMINAR MENGIRIM PESAN MELAKUKAN REVIEW MAKALAH PESERTA SEMINAR MELAKUKAN VALIDASI MAKALAH PESERTA SEMINAR MENDAFTAR SEMINAR MELIHAT PENGUMUMAN SEMINAR MELIHAT RIWAYAT PENDAFTARAN SEMINAR MENGELOLA DATA MAKALAH YANG SUDAH DIDAFTARKAN MELAKUKAN KONFIRMASI PEMBAYARAN PENDAFTARAN SEMINAR MELIHAT RIWAYAT REVIEW MAKALAH

3 DESKRIPSI BANGSEMAR Bangsemar adalah akronim dari Gerbang Seminar. Bangsemar merupakan sistem yang dibangun untuk mengakomodasi pendaftaran seminar-seminar dilingkungan Universitas Udayana. Sistem ini berbasis web dan terintegrasi dengan SIM LPPM. Bangsemar dapat diakses langsung mealui IMISSU ( dan dapat diakses langsung dari Untuk civitas Universitas Udayana User dan password yang digunakan dalam Bangsemar adalah user dan password pada IMISSU (Single Sign On). Sedangkan untuk pendaftar umum harus melakukan registrasi terlebih dahulu. FITUR-FITUR BANGSEMAR 1. User Admin Mengelola data bank Mengelola data instansi Mengelola data kepesertaan Mengelola data seluruh seminar dan komponennya (biaya, topik, dll.). Mengelola data pendaftaran peserta seluruh seminar. Melakukan validasi pembayaran pendaftaran peserta. Mengelola pengumuman seluruh seminar Mengelola slide banner seluruh seminar Mengelola data prosiding seluruh seminar Mencetak laporan seluruh seminar Mengirim pesan 2. User Admin Seminar Mengelola data seminar tertentu dan komponennya (biaya, topik, dll.) Mengelola data pendaftaran peserta seminar tertentu Melakukan validasi pembayaran pendaftaran peserta Mengelola pengumuman seminar tertentu Mengelola slide banner seminar tertentu Mengelola data prosiding seminar tertentu Mencetak laporan seminar tertentu Mengirim pesan 3. User Reviewer Melakukan review makalah peserta seminar 4. User Editor Melakukan validasi makalah peserta seminar 5. User Peserta Mendaftar seminar Melihat pengumuman seminar Melihat riwayat pendaftaran seminar Mengelola data makalah yang sudah didaftarakan Melakukan konfirmasi pembayaran pendaftaran seminar Mengubah data konfirmasi pembayaran pendaftaran seminar Melihat riwayat review makalah 2

4 MENGAKSES BANGSEMAR 1. Untuk mengakses Bangsemar dapat dilakukan melalui login IMISSU (untuk civitas UNUD) di dan pilih Bangsemar. 2. Bangsemar juga bisa diakses langsung melalui (untuk peserta umum). Untuk login klik tombol Login di bagian pojok kanan atas halaman. 3. Kemudian akan muncul halaman login seperti berikut : 3

5 4. Masukan Username dan Password kemudian klik Masuk. Apabila belum memiliki akun Bangsemar, klik Registrasi Akun. Kemudian peserta akan diarahkan ke halaman Registrasi Akun : 5. Isikan data anda serta username dan password untuk login ke Bangsemar. Alamat Harus diisi dengan yang aktif, karena aktivasi akun Bangsemar akan dilakukan melalui . Jika semua data sudah sesuai klik Registrasi. 6. Kemudian cek yang didaftarkan ke akun Bangsemar. Peserta akan mendapat aktivasi seperti berikut : 7. Klik link klik disini untuk melakukan aktivasi akun. Apabila akun tidak diaktivasi, akun tidak bisa digunakan. Jika ativasi berhasil anda akan diarahkan kembali ke halaman login Bangsemar. Silahkan melakukan login ke sistem. 8. Setelah login akan muncul dashboard sesuai role user. Apakah login sebagai Admin, Admin Seminar, Editor, Peserta atau Reviewer. 4

6 LANGKAH-LANGKAH MENGGUNAKAN SISTEM MENGELOLA DATA BANK 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin dan pilih menu Master -> Bank. 2. Berikut tampilan menu Bank. 3. Untuk menambah data bank klik tombol tambah. Untuk mengubah data bank klik icon. Untuk menghapus data bank centang data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol hapus. MENGELOLA DATA INSTANSI 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin dan pilih menu Master -> Instansi. 2. Berikut tampilan menu Instansi. 3. Untuk menambah data Instansi klik tombol tambah. Untuk mengubah data Instansi klik icon. Untuk menghapus data Instansi centang data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol hapus. 5

7 MENGELOLA DATA KEPESERTAAN 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin dan pilih menu Master -> Kepesertaan. 2. Berikut tampilan menu Kepesertaan. 3. Untuk menambah data Instansi klik tombol tambah. Untuk mengubah data Instansi klik icon. Untuk menghapus data Instansi centang data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol hapus. MENGELOLA DATA SEMINAR DAN KOMPONENNYA 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin atau Admin Seminar dan pilih menu Seminar - > Daftar Seminar. 2. Berikut tampilan menu Daftar Seminar. a. Membuat dan Mengubah Data Seminar Untuk membuat seminar klik tombol Tambah di bagian kanan atas halaman. Berikut tampilan form tambah seminar. Untuk mengubah data seminar klik icon dibawah data seminar. b. Mengatur Biaya Pendaftaran Seminar Untuk mengatur biaya pendaftaran seminar klik icon biaya pendaftaran seminar :. Berikut tampilan form 6

8 Jumlah topik : batasan untuk jumlah makalah / topik yang didaftarkan oleh peserta. Hanya berlaku untuk kepesertaan yang mewajibkan untuk mengunggah makalah. Urutan : Urutan Pemakalah, digunakan apabila urutan pemakalah diperhitungkan (misalkan : ketua adalah pemakalah ke-1 dan anggota adalah pemakalah ke-2). Apabila urutan pemakalah tidak diperhitungkan isikan 0. Memunculkan pilihan urutan : Dipilih jika peserta boleh memilih urutan pemakalah. Untuk mengubah gelombang biaya pendaftaran sebelumnya sudah dibuat pilih icon pada gelombang pembayaran yang ingin diubah. Untuk menghapus gelombang biaya pendaftaran klik icon pada gelombang pembayaran yang akan dihapus. c. Mengatur Topik Makalah Seminar Untuk mengatur topik makalah seminar klik icon makalah seminar :. Berikut tampilan form topik d. Mengatur Jenis Publikasi Makalah Seminar Untuk mengatur jenis publikasi makalah seminar klik icon. Berikut tampilan form jenis publikasi makalah seminar : 7

9 e. Mengatur Admin Seminar Untuk mengatur admin seminar klik icon. Berikut tampilan form admin seminar : f. Mengatur Pembicara Seminar Untuk mengatur pembicara seminar klik icon seminar :. Berikut tampilan form pembicara g. Mengatur Reviewer Makalah Seminar Untuk mengatur reviewer makalah seminar klik icon. Berikut tampilan form reviewer makalah seminar : 8

10 Pilih nama reviewer dan topiknya (jika perlu) kemudian klik tombol Simpan. Setelah itu akan muncul icon disamping nama masing-masing reviewer. Kemudian akan tampil halaman untuk memasangkan reviewer dengan makalah peserta. 1 makalah hanya bisa di-review oleh 2 orang reviewer. Pilih makalah yang harus di-review oleh reviewer yang tertera namanya. Kemudian klik tombol Simpan. h. Mengatur Editor Makalah Seminar Untuk mengatur editor makalah seminar klik icon. makalah seminar : Berikut tampilan form editor 9

11 i. Mengunduh Makalah Seminar dan Abstrak Untuk mengunduh file makalah klik icon. File makalah dapat diunduh seluruhnya maupun satu-satu per seminar. Untuk mengunduh file abstrak klik icon. File abstrak dapat diunduh dalam 2 file, yaitu file Excel dan PDF. MENGELOLA DATA PENDAFTARAN PESERTA SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin atau Admin Seminar dan pilih menu Seminar - > Daftar Peserta Seminar. 2. Pertama masukan dahulu parameter pencarian pada bagian atas tabel kemudian klik tombol Cari. Tombol Peserta LPPM berfungsi untuk melihat data peserta LPPM. 3. Keterangan status pendaftaran peserta : Menunggu Pembayaran : peserta belum melakukan konfirmasi bukti pembayaran. Menunggu Validasi Pembayaran : peserta telah mengunggah bukti pembayaran namun belum divalidasi oleh admin. Pembayaran Valid : bukti pembayaran sudah divalidasi. Batas Waktu Pembayaran Habis : batas akhir waktu pembayaran sudah lewat. 4. Untuk mengirim pesan kepada peserta klik icon. 5. Untuk mengunduh makalah peserta klik icon. 6. Untuk mengunduh abstrak peserta klik icon. 10

12 7. Untuk melihat data pendaftaran klik icon. Berikut tampilan detail pendaftaran peserta : 8. Sebagai Admin atau Admin Seminar user dapat mengubah penuh data pendaftaran peserta. Untuk setiap kegiatan penghapusan item makalah atau penambahan makalah harus diakhiri dengan klik tombol Simpan pada pojok kanan atas halaman. Apabila tidak, maka perubahan tidak akan tersimpan. MELAKUKAN VALIDASI PEMBAYARAN PENDAFTARAN SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin atau Admin Seminar dan pilih menu Seminar - > Daftar Peserta Seminar. 2. klik icon pada baris peserta yang akan divalidasi pembayarannya. 3. Lihat tabel data konfirmasi pembayaran pada bagian bawah data pendaftaran. 4. Untuk mengecek bukti pembayaran klik icon. Kemudian untuk melakukan validasi pembayaran klik tombol Validasi. MENGELOLA PENGUMUMAN SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin atau Admin Seminar dan pilih menu Seminar - > Pengumuman. Berikut adalah tampilan menu Pengumuman : 11

13 2. Untuk menambah pengumuman seminar klik tombol tambah. Untuk mengubah pengumuman seminar yang sudah ditambahkan klik icon. Untuk menghapus pengumuman centang data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol hapus. MENGELOLA SLIDE BANNER SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin atau Admin Seminar dan pilih menu Seminar - > Slide Banner. Berikut adalah tampilan menu Slide Banner : 2. Untuk menambah slide banner seminar klik tombol tambah. Untuk mengubah slide banner seminar yang sudah ditambahkan klik icon. Untuk menghapus slide banner centang data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol hapus. MENGELOLA DATA PROSIDING SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin atau Admin Seminar dan pilih menu Seminar - > Prosiding. Berikut adalah tampilan menu Prosiding : 12

14 3. Untuk menambah slide banner seminar klik tombol tambah. Untuk mengubah slide banner seminar yang sudah ditambahkan klik icon. Untuk menghapus slide banner centang data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol hapus. MENCETAK LAPORAN SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem dan pilih menu Laporan. Berikut adalah tampilan menu Laporan: 2. Pilih parameter sesuai keperluan, kemudian klik Export Excel. MENGIRIM PESAN 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Admin atau Admin Seminar dan pilih menu Seminar - > Daftar Peserta Seminar. 2. Pilih parameter sesuai keperluan, klik icon pada baris peserta yang ingin dikirimkan pesan. Berikut adalah dialog untuk mengirimkan pesan : 13

15 3. Masukkan Subjek dan Pesan kemudian klik Kirim. 4. Riwayat pesan dapat dilihat dengan klik icon pada pojok kanan atas halaman. 5. Tampilan riwayat akan muncul sebagai berikut: MELAKUKAN REVIEW MAKALAH PESERTA SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Reviewer. Pada halaman dashboard akan tampil jumlah makalah yang harus di-review dikelompokan berdasarkan seminarnya. 14

16 2. pilih menu Seminar -> Review Makalah. Kemudian klik icon pada baris nama seminar yang akan di-review makalahnya. Berikut tampilan detail halama review makalah sesuai seminar yang dipilih : 3. Untuk mengunduh makalah peserta klik icon. 4. Untuk memberikan review klik icon. Akan muncul dialog seperti berikut : 5. Ketikan review kemudian klik salah satu tombol : Perlu Revisi : Peserta perlu melakukan revisi file makalah. Tidak Valid : Makalah tidak valid. Valid : Makalah disetujui. MELAKUKAN VALIDASI MAKALAH PESERTA SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Editor dan Pilih menu Seminar -> Validasi Makalah Seminar. 2. Pilih seminar kemudian klik tombol Lihat Data. Berikut tampilan list data makalah seminar yang akan muncul : 15

17 3. Pada kolom reviewer 1 dan reviewer 2 akan muncul status review dari masing-masing reviewer. Apabila kosong maka artinya reviewer tidak me-review makalah. 4. Untuk melakukan validasi makalah klik icon pada kolom Editor. 5. Pada kolom file terdapat icon untuk mengunduh file makalah. Apabila peserta belum mengunggah file makalah akan muncul status file belum diupload. MENDAFTAR SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Peserta. Pada halaman dashboard akan tampil daftar seminar yang akan datang terdekat dengan hari ini. Apabila seminar yang ingin diikuti tidak ada dalam daftar bisa melakukan pencarian pada kolom di atas daftar seminar. Kemudian klik tombol Daftar Seminar. 2. Berikut adalah tampilan form pendaftaran seminar : 16

18 3. Untuk menambah kepesertaan pilih Tombol Tambah Kepesertaan. Akan muncul tampilan seperti berikut : 4. Apabila mau mengahpus kepesertaan klik icon. 5. Untuk mengambil data dari SIM LPPM klik tombol Ambil Data dari LPPM. Akan muncul dialog untuk memilih judul makalah dan nilai hibah yang dimenangkan : 6. Centang makalah yang akan diambil datanya kemudian klik OK. Maka data akan muncul seperti berikut : 17

19 7. Jika mengambil data dari LPPM maka untuk kepesertaan akan otomatis diatur sesuai nilai hibah yang dimenangkan peserta dan aturan dari admin. 8. Jika data pendaftaran sudah sesuai klik tombol Konfirmasi Pendaftaran di pojok kanan atas halaman pendaftaran. Akan muncul dialog konfirmasi pendaftaran, klik OK. 9. Kemudian akan muncul dialog informasi tentang pembayaran pendaftaran klik OK. Setelah itu akan muncul tab baru yang menampilkan form bukti pendaftaran. Simpan form tersebut sebagai dokumen bukti pendaftaran. MELIHAT PENGUMUMAN SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Peserta dan pilih menu Pengumuman. 2. Akan muncul daftar pengumuman yang akan datang yang dikelompokan per seminar. Untuk mencari pengumuman, ketikkan kata kunci pencarian pada kolom di atas daftar pengumuman kemudian klik icon. MELIHAT RIWAYAT PENDAFTARAN SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Peserta dan pilih menu Seminar -> Riwayat Seminar. 2. Berikut tampilan menu Riwayat Seminar : 18

20 3. Icon berfungsi untuk mengunduh formulir bukti pendaftaran seminar. 4. Icon berfungsi untuk melihat detail data pendaftaram seminar. MENGELOLA DATA MAKALAH YANG SUDAH DIDAFTARKAN 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Peserta. Untuk mengubah data makalah yang sudah didaftarakan bisa dilakukan dengan 2 cara yaitu lewat menu Dashboard dan menu Seminar -> Riwayat Seminar. 2. Jika melalui menu Dashboard cari dahulu nama seminar yang akan diubah data pendaftarannya. 3. Kemudian jika sudah mendaftar, maka tampilan daftar seminar pada Dashboard akan seperti berikut : 4. Klik tombol Disini untuk melihat detail data pendaftaran. 5. Jika melalui menu Seminar -> Riwayat Seminar, klik icon untuk melihat detail data pendaftaran. 6. Peserta dapat menambahkan makalah baru apabila belum melakukan Konfirmasi Pembayaran dan hanya bisa mengubah data makalah apabila belum melewati batas akhir pendaftaran. Selain itu hanya Admin atau Admin Seminar yang bisa mengelola penuh. 19

21 7. Untuk meyimpan data yang sudah diubah klik tombol Simpan. MELAKUKAN KONFIRMASI PEMBAYARAN PENDAFTARAN SEMINAR 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Peserta. Untuk melakukan konfirmasi pembayaran pendaftaran seminar bisa dilakukan dengan 2 cara yaitu lewat menu Dashboard dan menu Seminar -> Riwayat Seminar seperti mengubah data makalah yang sudah didaftarkan. 2. Klik tombol Konfirmasi Pembayaran. Kemudian akan muncul dialog form konfirmasi pembayaran pendaftaran : 3. Semua data HARUS diisi sesuai dengan data yang tercantum pada bukti pembayaran yang akan diunggah. Jika data sudah sesuai klik tombol Konfirmasi Pembayaran. 4. Data pembayaran akan tampil pada bagian bawah detail data pendaftaran seminar. 20

22 5. Icon berfungsi untuk melihat bukti pembayaran yang diunggah oleh Peserta. 6. Icon berfungsi untuk mengubah data konfirmasi pembayaran. Apabila diklik akan muncul dialog yang sama seperti melakukan konfirmasi pembayaran pertama kali dengan sudah terisi data konfirmasi pembayaran sebelumnya. Data konfirmasi pembayaran hanya bisa diubah apabila bukti pembayaran belum divalidasi oleh Admin atau Admin Seminar. 7. Apabila konfirmasi pembayaran sudah divalidasi oleh Admin atau Admin Seminar. Akan muncul icon untuk mengunduh bukti pembayaran telah valid. MELIHAT RIWAYAT REVIEW MAKALAH 1. Masuk ke dalam sistem sebagai Peserta dan pilih menu Seminar -> Riwayat Review. Berikut tampilan menu Riwayat Review : 2. Untuk mengunggah file revisi klik icon. Pilih file revisi kemudian klik Upload File. 21