BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT Cakra Supra Aditia didirikan pada tanggal 11 Juni 1998 oleh Ibu Lily Liu sebagai salah satu pemegang saham utama dan beberapa pemegang saham lainnya dengan akta bernomor 26 oleh notaris Silvia, SH yang bertempat di Jalan Suryopranoto No.32. PT Cakra Supra Aditia memiliki Nomor Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) 414/09-01/TDUP/VII/1998 yang dikeluarkan oleh Dinas Perdagangan DKI Jakarta. PT Cakra Supra Aditia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan pemasok retail perangkat keras, peralatan peripheral dan aksesoris komputer. PT Cakra Supra Aditia berkedudukan di Jalan Suryopranoto 1-9 Kompleks Delta Bulding Blok A- 10, Jakarta Pusat. Perusahaan ini memiliki gudang penyimpanan yang terletak dalam satu bangunan gedung dengan kantor untuk menyimpan produk-produk yang akan didistribusikan ke pelanggan. Seiring dengan kemajuan teknologi saat ini, kebutuhan akan produk-produk yang berkaitan dengan teknologi merupakan hal yang sudah sudah cukup lazim sehingga PT Cakra Supra Aditia memiliki jangkauan pemasaran yang cukup luas dan tersebar di daerah-daerah di Indonesia. Saat ini, PT Cakra Supra Aditia melakukan distribusi produk-produk peralatan komputer seperti perangkat keras, peralatan peripheral dan aksesoris komputer kepada pelanggan-pelanggan retailer yang terutama berada di Pulau Jawa (DKI Jakarta, Semarang, Surabaya dan Bandung) dan Sumatra (Palembang, Lampung, Jambi dan Medan) dan dalam jangka waktu 5 tahun ke depan, perusahaan ini memiliki misi untuk memperluas daerah pemasarannnya.
50 Pemasok PT Cakra Supra Aditia merupakan Principal-principal besar seperti Dell, Acer, Axus, Sony, Samsung, Lenovo, Toshiba dan beberapa principal-principal yang memiliki merek dagang produk yang cukup dikenal di kalangan masyarakat pencinta teknologi. Selain itu, perusahaan ini juga menjalin kerjasama dengan beberapa pihak ekspedisi dalam melayani pengiriman barang ke pelanggan yang berlokasi di luar kota Jakarta 3.2 Visi dan Misi Perusahaan PT Cakra Supra Aditia memiliki visi, yaitu Menjadi salah satu perusahaan pemasok retailer untuk peralatan perangkat keras, peripheral dan aksesoris komputer yang terbesar di Indonesia. Misi PT Cakra Supra Aditia adalah : - Memperluas pangsa pemasarannya ke daerah-daerah yang belum dijangkau di Indonesia. - Membangun citra perusahaan sebagi pemasok retailer peralatan dan peripheral komputer yang unggul diantara para pesaingnya - Menjadi perusahaan pemasok retailer yang mampu mendistribusikan produkproduk teknologi komputer yang terpercaya bagi para pelanggannya.
51 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Cakra Supra Aditia (Sumber PT Cakra Supra Aditia)
52 3.3.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur Utama a) Mengambil keputusan tertinggi yang berkaitan dengan penerapan strategi demi kelangsungan hidup perusahaan. b) Mengawasi kinerja para manajer dan memiliki wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan manajer c) Menentukan kebijakan, visi dan misi perusahaan untuk mencapai tujuan jangka pendek maupun panjang dalam membangun citra perusahaan di masa depan d) Mengadakan dan memimpin rapat secara periodik dalam mengawasi dan mengevaluasi kinerja para manajer e) Memberikan persetujuan atau otorisasi mengenai hal/laporan penting yang menyangkut operasional perusahaan dalam skala besar 2. Manajer Umum dan Personalia a) Merumuskan prosedur dan melakukan proses perekrutan bagi para calon karyawan b) Menentukan kebijakan berkaitan dengan penempatan posisi karyawan, nominal gaji karyawan serta pemberhentiaan karyawan c) Bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama 3. Manajer Akuntansi dan Keuangan a) Mengawasi dan melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan akuntansi dan keuangan perusahaan b) Memberikan otorisasi terkait dengan kegiatan pemasukan dan pengeluaran kas perusahaan c) Mengkoordinasi penagihan piutang pelanggan.
53 d) Bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama terkait dengan kegiatan akuntansi dan keuangan e) Menbuat Laporan keuangan secara bulanan, membuat neraca dan laporan perpajakan Membawahi bagian-bagian : i. Bagian Akuntansi dan Keuangan - Melakukan pencatatan transaksi yang terjadi dan mencetak bukti transaksi - Membuat Laporan bulanan, laporan keuangan, laporan penjualan dan penerimaan kas, laporan rekonsiliasi bank dan laporan pajak - Menangani penerimaan kas baik dalam bentuk cek, giro maupun transfer bank serta mencatat dan mengarsipkan bukti pembayaran - Melakukan pemberiaan gaji karyawan serta perhitungan atas komisi dari penjualan yang dilakukan - Mengelola kas kecil untuk pengeluaran harian untuk keperluan kantor - Mengecek piutang yang jatuh tempo dan melakukan follow-up terhadap pelanggan yang mendekati tanggal jatuh tempo - Melakukan penagihan pembayaran atas piutang yang jatuh tempo 4. Manajer Pemasaran dan Penjualan a) Menentukan strategi pemasaran dan penjualan untuk memperluas jangkauan pangsa pasarnya b) Bertanggung jawab kepada direktur dan proses kegiatan pemasaran dan penjualan
54 c) Menjaga hubungan baik dengan pelanggan retailer dan mengkomunikasikan jenis produk baru yang ada kepada pelanggan d) Memberikan pertimbangan kredit bagi pelanggan dan jangka waktu pelunasan piutang e) Memberikan otorisasi berkaitan dengan kegiatan pemesanan penjualan dan kegiatan pemasaran Membawahi bagian-bagian : i. Bagian Penjualan dan Pemasaran - Menangani kegiatan pemasaran produk dalam menarik minat pelanggan retailer baru - Melakukan strategi pemasaran yang telah direncanakan oleh manajer pemasaran baik dalam pemasaran fisik (pameran) maupun secara media elektronik - Melakukan follow-up bagi calon pelanggan dan melakukan perencanaan target penjualan. - Memberikan informasi mengenai produk dan pemilihan produk, melakukan proses penawaran harga dan menangani proses pemesanan penjualan baik tunai maupun kredit. - Mendokumentasikan data pelanggan dan menjalin hubungan baik dengan pelanggan - Mengatur jadwal pengiriman untuk penjualan produk dan membuat surat jalan. - Menangani proses retur penjualan dari pelanggan dan mengkoordinasikan dengan bagian gudang dan bagian akuntansi
55 5. Manajer Pembelian dan Gudang a) Menjalin kerjasama dan komunikasi dengan principal-principal komputer b) Memberikan otorisasi berkaitan dengan pemasukan dan pengeluaran barang dari gudang dan menjaga sirkulasi persediaan barang di gudang c) Mengkoordinasi dan melakukan analisis terhadap produk-produk yang fast moving maupun produk-produk lama yang masih tersimpan di gudang d) Mengatur dan mengawasi pekerjaan bagian pembeliaan, gudang dan pengiriman e) Melakukan koordinasi dan pengontrolan berkaitan dengan proses dan kegiatan pengiriman produk kepada pelanggan f) Memeriksa dan memberikan otorisasi terkait pengiriman faktur penjualan dan surat jalan dari pelanggan g) Mengumpulkan data mengenai produk terbaru dan analisis produk di pasar serta daftar harga dari principal-principal dalam menentukan penawaran terbaik yg ditawarkan oleh principal. Membawahi Bagian-bagian : i. Bagian Pembelian - Mengumpulkan data mengenai harga dan produk terbaru dari principal-principal yang ada - Menjalin kerjasama dan hubungan yang baik dengan para principal - Menangani proses pembelian barang (koordinasi dengan bagian gudang) dan pengadaan barang setelah mencapai titik pemesanan ulang maupun pengadaan terhadap produk baru.
56 ii. Bagian Gudang - Melakukan otorisasi Surat Jalan yang diterima dari bagian penjualan dan menyiapkan barang pesanan. - Mengkonfirmasi bagian penjualan terkait dengan ketersediaan barang yang tidak mencukupi pesanan pelanggan. - Melakukan pengecekan (Stock opname) dan membuat laporan stock opname iii. Bagian Pengiriman - Melakukan prosedur pengiriman barang kepada pelanggan melalui ekspedisi dan mengurus bukti pengiriman. - Memastikan pengiriman dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman yang dilakukan oleh bagian penjualan 3.4 Gambaran Sistem PT Cakra Supra Aditia yang berjalan 3.4.1 Prosedur Penjualan Tunai PT Cakra Supra Aditia Prosedur Penjualan Tunai PT Cakra Supra Aditia pada sistem berjalan mencakup beberapa tahapan prosedur yang terdiri dari : - Prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan - Prosedur pengiriman barang kepada pelanggan - Prosedur penerimaan pembayaran dari pelanggan - Prosedur penerimaan retur penjualan 3.4.1.1 Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan Bagi pelanggan yang ingin memesan, pelanggan akan menghubungi Bagian Penjualan untuk menanyakan mengenai jenis barang yang diinginkan dan harga barang dengan
57 meminta pengiriman Surat Penawaran Harga melalui telepon. Kemudian Bagian Penjualan menghubungi Bagian Gudang untuk menanyakan ketersediaan barang, jika kuantitas barang yang diinginkan pelanggan tersedia di gudang, maka bagian gudang akan mengkonfirmasi bagian penjualan mengenai ketersediaan barang. Kemudian Bagian Penjualan akan mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) kepada pelanggan. Apabila kuantitas barang yang diinginkan oleh pelanggan tidak mencukupi di gudang, maka Bagian Gudang akan mengkonfirmasi bahwa persediaan barang tidak mencukupi. Bagian penjualan yang menerima konfirmasi dari Bagian Gudang akan menghubungi pelanggan mengenai kuantitas barang yang indent dan mengirimkan Surat Penawaran Harga. Kegiatan ini menyebabkan kinerja bagian penjualan dalam melayani pemesanan menjadi kurang efektif disebabkan harus menunggu konfirmasi dari Bagian Gudang untuk mengetahui ketersediaan barang yang ingin dipesan pelanggan. Apabila pelanggan setuju dengan harga yang ada dalam Surat Penawaran Harga (SPH), pelanggan akan mengirimkan Pesanan Pembelian (PO) ke Bagian Penjualan. Bagian Penjualan yang merespon Pesanan Pembelian pelanggan akan mengecek apakah pelanggan sudah pernah melakukan pemesanan sebelumnya, jika pelanggan merupakan pelanggan baru, maka Bagian Penjualan mencatat data pelanggan dan mengkonfirmasi pelanggan mengenai jenis pembayaran yang akan dilakukan. Sedangkan bagi pelanggan yang setuju dengan harga yang ada dalam Surat Penawaran Harga (SPH) dan jumlah barang dengan status indent, Bagian Penjualan akan merespon pesanan pembeliaan dengan mencatat data pelanggan baru serta menghubungi Bagian Pembeliaan untuk melakukan pemesanan barang yang indent kepada pemasok.
58 Jika pelanggan melakukan pembayaran secara tunai, maka Bagian Penjualan membuat Pesanan Penjualan (PP) sebanyak 2 rangkap berdasarkan PO pelanggan, dimana : - Rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi - Rangkap 2 akan diarsipkan oleh Bagian Penjualan berdasarkan nomor urut Apablia barang sudah terdapat di gudang dan tidak perlu memesan dari pemasok, maka Bagian Penjualan akan langsung membuat Surat Jalan sebanyak 4 rangkap, yaitu : - Surat Jalan rangkap 1 dan 2 akan diberikan ke Bagian Gudang - Surat Jalan rangkap 3 akan diberikan ke Bagian Akuntansi dan Keuangan - Surat Jalan rangkap 4 akan diarsipkan berdasarkan tanggal Sedangkan untuk persediaan barang di gudang yang belum mencukupi kuantitas barang yang diminta dalam Pesanan Penjualan dan masih menunggu pengiriman barang dari pemasok, maka Bagian Penjualan akan memberitahu pelanggan mengenai pengadaan barang yang belum lengkap dan menanyakan perihal pengiriman barang (apakah pelanggan menginginkan barang dikirim sebagian atau dikirim semua setelah jumlah pesanan tercukupi). Jika pelanggan menginginkan barang dikirim sebagian, maka bagian penjualan akan membuat Surat Jalan untuk pengiriman pertama dan jika Bagian Gudang telah mengkonfirmasi ketersediaan barang sisanya, maka Bagian Penjualan akan menerbitkan Surat Jalan kedua untuk pengiriman barang berikutnya. 3.4.1.2 Prosedur Pengiriman Barang Kepada Pelanggan Berdasarkan Pesanan Penjualan rangkap 1 dan Surat jalan rangkap 3, Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Faktur penjualan sebanyak 2 rangkap dan Faktur Pajak Standar sebanyak 3 rangkap, yaitu:
59 - Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan ke Bagian Pengiriman yang akan diserahkan kepada pelanggan - Faktur Penjualan rangkap 2 akan diarsipkan sementara oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan berdasarkan nomor urut - Faktur Pajak Standar rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Pengiriman yang akan diserahkan kepada pelanggan bersamaan dengan Faktur Penjualan - Faktur Pajak Standar rangkap 2 dan 3 akan diarsipkan berdasarkan nomor urut Setelah itu, Bagian Akuntansi dan Keuangan juga akan membuat Bukti Tanda Lunas sebanyak 2 rangkap dimana : - Bukti Tanda Lunas rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Pengiriman yang akan diserahkan kepada pelanggan setelah menerima pembayaran - Bukti Tanda Lunas rangkap 2 dan Pesanan Penjualan rangkap 1 akan diarsipkan berdasarkan nomor urut Bagian Gudang yang menerima Surat Jalan rangkap 1 dan 2 dari Bagian Penjualan akan menyiapkan barang yang dipesan sesuai pesanan pelanggan dan melakukan otorisasi pada Surat Jalan yang menandakan bahwa barang telah siap dikirim dan mencatatnya ke dalam Kartu stok barang. Kemudian Surat Jalan rangkap 1 dan 2 tersebut akan diteruskan ke Bagian Pengiriman. Kegiatan ini menunjukan bahwa tidak adanya penetapan tanggungjawab yang dimiliki Bagian Gudang dalam mengatur pengeluaran barang dari gudang karena pengeluaran barang dilakukan berdasarkan Surat Jalan yang dibuat oleh Bagian Penjualan.
60 Kemudian Bagian Pengiriman akan mencocokkan dokumen Surat Jalan rangkap 1 dan 2 dengan Faktur Penjualan rangkap 1 dan Faktur Pajak Standar rangkap 1. Apabila dokumen telah sesuai, maka Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang pesanan pelanggan disertai dengan Surat Jalan rangkap 1 dan 2, Faktur Penjualan rangkap 1, Faktur Pajak Standar rangkap 1 serta Bukti Tanda Lunas rangkap 1. Bagi pelanggan yang berlokasi dalam kota, maka Bagian Pengiriman mengirimkan barang secara langsung ke pelanggan, dimana Bagian Pengiriman akan meminta tanda tangan pelanggan pada Surat Jalan rangkap 1 dan 2 sebagai tanda terima barang, kemudian menyerahkan Faktur Penjualan rangkap 1, Surat Jalan rangkap 1 dan Faktur Pajak Standar rangkap 1 kepada pelanggan bersamaan dengan barang, sedangkan Surat Jalan rangkap 2 akan diarsipkan olen Bagian Pengiriman berdasarkan tanggal. Bagi pelanggan yang berlokasi di luar kota, pengiriman barang akan diteruskan oleh pihak ekspedisi, dimana pihak ekspedisi akan memberikan Nota Tanda Terima Barang sebagai bukti pengiriman, dimana NTTB ini akan disatukan dengan Surat Jalan rangkap 2 yang dijadikan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan melalui pihak ekspedisi dan mengarsipkannya. Kemudian dokumen Surat Jalan rangkap 1 (dibubuhkan cap ekspedisi sebagai bukti tanda terima barang) dan Bukti Tanda Lunas rangkap 1 beserta barang akan dikirimkan oleh pihak ekspedisi kepada pelanggan. 3.4.1.3 Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Bagi pelanggan dalam kota, Setelah pelanggan menerima barang disertai dengan Faktur Penjualan rangkap 1, Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan Surat Jalan rangkap 1, pelanggan akan melakukan pengecekan kuantitas barang dan jumlah pada dokumen yang ada. Apabila telah sesuai, pelanggan menyerahkan pembayaran sejumlah nominal yang tercantum dalam Faktur Penjualan rangkap 1. Bagian Pengiriman kemudian
61 mencocokan pembayaran yang diterima dengan yang tercantum dalam Bukti Tanda Lunas rangkap 1, apabila jumlah pembayaran telah sesuai, maka Bagian Pengiriman akan menyerahkan Bukti Tanda Lunas rangkap 1 kepada pelanggan sebagai tanda terima pembayaran. Kemudian Bagian Pengiriman akan membuat copy Surat Jalan rangkap 2 dan menyerahkan pembayaran pelanggan baik berbentuk Giro/Cek/Bukti Transfer beserta dengan copy Surat Jalan rangkap 2 ke Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Akuntansi dan Keuangan yang menerima pembayaran dan copy Surat Jalan rangkap 2 dari Bagian Pengiriman akan membandingkan dengan Faktur Penjualan rangkap 2, Faktur Pajak Standar rangkap 2 dan 3, Bukti Tanda Lunas rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 3 yang telah diarsipkan. Apabila telah sesuai, maka Bagian Akuntansi dan Keuangan akan melakukan penyetoran pembayaran ke bank dan mengecek apakah pembayaran telah masuk kedalam rekening perusahaan (jika pembayaran melalui transfer bank), kemudian Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mencatatnya kedalam jurnal penerimaan kas dan mengarsipkan bukti setor dari bank, Faktur Penjualan rangkap 2, Faktur Pajak Standar rangkap 2 dan 3, Bukti Tanda Lunas rangkap 2 dan Surat jalan rangkap 3. Berdasarkan fungsi yang dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan telah terjadi perangkapan fungsi antara penerimaan pembayaran dengan fungsi pencatatan. Sedangkan bagi pelanggan luar kota, perusahaan hanya menerima pembayaran melalui transfer bank dan pelanggan harus melakukan pembayaran sebelum pengiriman barang. Setelah Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima Pesanan Penjualan dari Bagian Penjualan, Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Faktur penjualan (FP) sebanyak 2 rangkap dan Faktur Pajak Standar sebanyak 3 rangkap, yaitu:
62 - Faktur Penjualan rangkap 1 akan dikirimkan kepada pelanggan melalui fax - Faktur Penjualan rangkap 2 akan diarsipkan sementara oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan berdasarkan nomor urut - Faktur Pajak Standar rangkap 1 akan diberikan dikirimkan kepada pelanggan bersamaan dengan Faktur Penjualan melalui fax - Faktur Pajak Standar rangkap 2 dan 3 akan diarsipkan berdasarkan nomor urut Setelah menerima pembayaran dari pelanggan berupa bukti transfer yang dikirimkan melalui fax, maka Bagian Akuntansi dan Keuangan akan melakukan pengecekan saldo rekening perusahaan untuk memastikan bahwa pembayaran telah diterima. Apabila pembayaran telah masuk kedalam rekening perusahaan, maka Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Bukti Tanda Lunas sebanyak 2 rangkap, yaitu: - Bukti Tanda Lunas rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Pengiriman yang akan diserahkan kepada pelanggan bersamaan dengan Surat Jalan rangkap 1 dan barang - Bukti Tanda Lunas rangkap 2 akan diarsipkan berdasarkan nomor urut beserta dengan tanda bukti transfer dari pelanggan Pada akhir bulan, Bagian Akuntansi dan Keuangan menyediakan laporan operasional kepada pihak manajemen perusahaan berdasarkan pencatatan atas transaksi-transaksi yang telah dilakukan. Pencatatan yang dilakukan bagian akuntansi dan keuangan masih dilakukan secara manual, untuk itu laporan yang disajikan juga sangat terbatas dalam mendukung manajemen perusahaan mengambil keputusan.
63 3.4.1.4 Prosedur Penerimaan Retur Penjualan Kebijakan perusahaan menetapkan bahwa batas retur penjualan 1 minggu terhitung dari tanggal terima barang oleh pelanggan dan memiliki syarat bahwa alasan retur penjualan bukan karena kelalaian pelanggan serta perusahaan hanya menerima retur penjualan dengan menganti jenis barang yang sama dengan barang yang diretur. Pelanggan harus mengirimkan Faktur Penjualan rangkap 1 dan Surat Jalan rangkap 1 disertai dengan Surat Pengantar Retur yang menjelaskan jumlah barang yang diretur, jenis barang yang diretur dan alasan dilakukan retur bersamaan dengan barang yang diretur. Bagian Penjualan yang menerima retur barang akan memeriksa kondisi barang dan otorisasi pada dokumen yang diterima serta memeriksa tanggal retur apakah telah melebihi batas 1 minggu dari tanggal terima barang. Apabila telah memenuhi syarat, maka Bagian Penjualan akan mengkonfirmasi ke pelanggan bahwa retur diterima dan membuat Surat Tanda Terima Retur Penjualan (STTRP) sebanyak 2 rangkap, yaitu : - STTRP rangkap 1 akan diberikan ke bagian akuntansi dan keuangan - STTRP rangkap 2 akan diarsipkan oleh bagian penjualan berdasarkan nomor urut bersamaan dengan Surat Pengantar Retur Sedangkan jika retur penjualan ditolak karena tidak memenuhi persyaratan, maka Bagian Penjualan akan mengkonfirmasi pelanggan mengenai penolakan retur dan mengarsipkan Surat Pengantar Retur yang telah ditandai reject oleh Bagian Penjualan. Jika barang pengganti telah tersedia di gudang, maka bagian penjualan langsung membuat Surat Jalan Retur Penjualan (SJRP) sebanyak 4 rangkap, yaitu : - SJRP rangkap 1 dan 2 akan diberikan ke Bagian Gudang beserta barang yang diretur
64 - SJRP rangkap 3 akan diberikan ke Bagian Akuntansi dan Keuangan - SJRP rangkap 4 akan diarsipkan berdasarkan tanggal Bagian Gudang yang menerima SJRP rangkap 1 dan 2 bersama barang yang diretur, akan menyiapkan barang penganti sesuai dengan barang yang diretur. Kemudian Bagian Gudang akan mengotorisasi SJRP rangkap 1 dan 2 dan menyerahkannya ke Bagian Pengiriman serta mencatat retur ke dalam kartu stok gudang dan menyimpan kembali barang retur tersebut. Selanjutnya, prosedur pengiriman akan dilakukan sama seperti pengiriman penjualan, dimana SJRP rangkap 1 yang dibubuhkan tanda tangan pelanggan akan diterima pelanggan sebagai bukti barang retur telah diterima bersamaan dengan barang pengganti. Kemudian, SJRP rangkap 2 yang dibubuhkan tanda tangan pelanggan akan diarsipkan oleh Bagian Pengiriman.
Gambar 3.2 Flow Chart Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan Pada Penjualan Tunai 65
Gambar 3.3 Flow Chart Prosedur Pengiriman Barang Kepada Pelanggan Pada Penjualan Tunai 66
Gambar 3.4 Flow Chart Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan 67
Gambar 3.5.1 Flow Chart Prosedur Penerimaan Retur Penjualan Tunai 68
69 Prosedur Penerimaan Retur Penjualan Bagian Gudang 8 Surat Jalan Retur Penjualan Menyiapkan barang pengganti dan Mengotorisasi Surat Jalan Retur Penjualan 1 2 Bersama Barang Retur Mengkonfirmasi bagian penjualan terkait pengadaan barang Bagian akuntansi dan keuangan 9 STTRP 1 Surat Jalan Retur 3 Penjualan T Bersama Barang Pengganti Bagian Pengiriman 10 Surat Jalan Retur Penjualan Pelanggan 1 Bersama Barang Pengganti 2 T 2 Kartu Persediaan 1 Surat Jalan Retur Penjualan Kartu Stok Barang 10 Bersama Barang Pengganti Gambar 3.5.2 Flow Chart Prosedur Penerimaan Retur Penjualan Tunai
70 3.4.2 Prosedur Penjualan Kredit PT Cakra Supra Aditia Prosedur Penjualan Kredit PT Cakra Supra Aditia pada sistem berjalan mencakup beberapa tahapan prosedur yang terdiri dari : - Prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan - Prosedur pengiriman barang kepada pelanggan - Prosedur penerimaan retur penjualan - Prosedur penagihan dan penerimaan pembayaran dari pelanggan 3.4.2.1 Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan Bagi pelanggan yang ingin memesan, pelanggan akan menghubungi bagian penjualan untuk menanyakan mengenai jenis barang yang diinginkan dan harga barang dengan meminta pengiriman Surat Penawaran Harga melalui telepon. Kemudian Bagian Penjualan menghubungi Bagian Gudang untuk menanyakan ketersediaan barang, jika kuantitas barang yang diinginkan pelanggan tersedia di gudang, maka Bagian Gudang akan mengkonfirmasi Bagian Penjualan mengenai ketersediaan barang. Kemudian Bagian Penjualan akan mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) kepada pelanggan. Apabila kuantitas barang yang diinginkan oleh pelanggan tidak mencukupi di gudang, maka Bagian Gudang akan mengkonfirmasi bahwa persediaan barang tidak mencukupi. Bagian Penjualan yang menerima konfirmasi dari Bagian Gudang akan menghubungi pelanggan mengenai kuantitas barang yang indent dan mengirimkan Surat Penawaran Harga. Apabila pelanggan setuju dengan harga yang ada dalam Surat Penawaran Harga (SPH) tersebut, pelanggan akan mengirimkan Pesanan Pembelian (PO) ke Bagian. Kemudian Bagian Penjualan akan mengecek status kredit bagi pelanggan lama yang mengajukan pembayaran secara kredit dan meminta persetujuan manajer penjualan
71 untuk memberikan batas yang masih memungkinkan bagi pelanggan lama tersebut, karena besarnya pemberian kredit diberikan hanya berdasarkan sistem kepercayaan sehingga tidak adanya penentuan yang baku yang diberikan untuk setiap pelanggan. Sedangkan bagi pelanggan baru yang mengajukan kredit, kebijakan perusahaan menetapkan bahwa pembayaran harus dilakukan secara tunai, jadi tidak diperkenankan untuk transaksi pertama dilakukan secara kredit. Bagi pelanggan yang setuju dengan harga yang ada dalam Surat Penawaran Harga (SPH) dan jumlah barang dengan status indent, Bagian Penjualan akan merespon pesanan pembelian dengan menghubungi bagian pembelian untuk melakukan pemesanan barang yang indent kepada pemasok. Apabila kredit pelanggan disetujui, Bagian Penjualan akan mengkonfimasi pelanggan mengenai persetujuan pemberian kredit dan jatuh tempo kredit serta membuat Pesanan Penjualan (PP) sebanyak 2 rangkap berdasarkan PO pelanggan, dimana : - Rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi - Rangkap 2 akan diarsipkan oleh Bagian Penjualan berdasarkan nomor urut Apabila barang sudah terdapat di gudang dan tidak perlu memesan dari pemasok, maka Bagian Penjualan akan langsung membuat Surat Jalan sebanyak 4 rangkap, yaitu : - Surat Jalan rangkap 1 dan 2 akan diberikan ke Bagian Gudang - Surat Jalan rangkap 3 akan diberikan ke Bagian Akuntansi dan Keuangan - Surat Jalan rangkap 4 akan diarsipkan berdasarkan tanggal Sedangkan untuk persediaan barang di gudang yang belum mencukupi kuantitas barang yang diminta dalam Pesanan Penjualan dan masih menunggu pengiriman barang dari pemasok, maka Bagian Penjualan akan memberitahu pelanggan mengenai
72 pengadaan barang yang belum lengkap dan menanyakan perihal pengiriman barang (apakah pelanggan menginginkan barang dikirim sebagian atau dikirim semua setelah jumlah pesanan tercukupi). Jika pelanggan menginginkan barang dikirim sebagian, maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan (SJ) untuk pengiriman pertama dan jika Bagian Gudang telah mengkonfirmasi ketersediaan barang sisanya, maka Bagian Penjualan akan menerbitkan Surat Jalan (SJ) kedua untuk pengiriman barang berikutnya. 3.4.2.2 Prosedur Pengiriman Barang Kepada Pelanggan Berdasarkan Pesanan Penjualan rangkap 1 dan Surat Jalan rangkap 3, maka Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Faktur penjualan (FP) sebanyak 2 rangkap, yaitu: - Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan ke Bagian Pengiriman yang akan diserahkan kepada pelanggan - Faktur Penjualan rangkap 2 akan diarsipkan sementara oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi berdasarkan nomor urut Setelah itu, Bagian Akuntansi dan Keuangan juga akan membuat Faktur Pajak Standar sebanyak 3 rangkap dimana : - Faktur Pajak Standar rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Pengiriman yang akan diserahkan kepada pelanggan bersamaan dengan Faktur Penjualan - Faktur Pajak Standar rangkap 2 dan 3 akan diarsipkan berdasarkan nomor urut Bagian Gudang yang menerima Surat Jalan rangkap 1 dan 2 dari Bagian Penjualan akan menyiapkan barang yang dipesan sesuai pesanan pelanggan dan melakukan otorisasi pada Surat Jalan (SJ) tersebut yang menandakan bahwa barang telah
73 siap dikirim dan mencatatnya ke dalam buku stok barang. Kemudian Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dan 2 tersebut akan diteruskan ke Bagian Pengiriman. Kegiatan ini menunjukan bahwa tidak adanya penetapan tanggungjawab yang dimiliki Bagian Gudang dalam mengatur pengeluaran barang dari gudang karena pengeluaran barang dilakukan berdasarkan Surat Jalan yang dibuat oleh Bagian Penjualan. Kemudian Bagian Pengiriman akan mencocokkan dokumen Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dan 2, Faktur Penjualan rangkap 1 dan Faktur Pajak Standar rangkap 1. Apabila dokumen tersebut sesuai, maka Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang pesanan pelanggan disertai dengan Surat Jalan rangkap 1 dan 2, Faktur Penjualan rangkap 1 dan Faktur Pajak Standar rangkap 1. Bagi pelanggan yang berlokasi dalam kota, maka Bagian Pengiriman mengirimkan barang secara langsung ke pelanggan, dimana Bagian Pengiriman akan meminta tanda tangan pelanggan pada Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dan 2 sebagai tanda terima barang oleh pelanggan. Selanjutnya, Surat Jalan (SJ) rangkap 1, Faktur Penjualan (FP) rangkap 1 dan Faktur Pajak Standar rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan disertai penyerahan barang, sedangkan Surat Jalan (SJ) rangkap 2 yang telah dibubuhkan tanda tangan pelanggan akan diarsipkan oleh Bagian Pengiriman. Sedangkan bagi pelanggan yang berlokasi di luar kota, pengiriman barang akan diteruskan oleh pihak ekspedisi, dimana pihak ekspedisi akan memberikan Nota Tanda Terima Barang sebagai bukti pengiriman, dimana NTTB ini akan disatukan dengan Surat Jalan (SJ) rangkap 2 yang dijadikan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan melalui pihak ekspedisi dan diarsipkan oleh Bagian Pengiriman. Kemudian dokumen Surat Jalan rangkap 1 (dibubuhkan cap ekspedisi sebagai bukti
74 tanda terima barang), Faktur Penjualan rangkap 1 dan Faktur Pajak Standar rangkap 1 bersamaan dengan barang akan dikirimkan oleh pihak ekspedisi kepada pelanggan. 3.4.2.3 Prosedur Penerimaan Retur Penjualan Dari Pelanggan Kebijakan perusahaan menetapkan bahwa batas retur penjualan 1 minggu terhitung dari tanggal terima barang oleh pelanggan dan dengan syarat bahwa alasan retur penjualan bukan karena kelalaian pelanggan serta perusahaan hanya menerima retur barang. Pelanggan harus mengirimkan Faktur Penjualan rangkap 1 dan surat jalan rangkap 1 disertai dengan Surat Pengantar Retur yang menjelaskan jumlah barang yang diretur, jenis barang yang diretur dan alasan dilakukan retur bersamaan dengan barang yang diretur. Bagian Penjualan yang menerima retur barang akan memeriksa kondisi barang dan otorisasi pada dokumen yang diterima serta memeriksa tanggal retur apakah telah melebihi batas 1 minggu dari tanggal terima barang. Apabila memenuhi syarat, maka Bagian Penjualan akan mengkonfirmasi ke pelanggan bahwa retur diterima dan membuat Surat Tanda Terima Retur Penjualan (STTRP) sebanyak 2 rangkap, yaitu : - STTRP rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Akuntansi dan Keuangan - STTRP rangkap 2 akan diarsipkan oleh Bagian Penjualan berdasarkan nomor urut beserta dengan Surat Pengantar Retur Bagian Penjualan untuk membuat Surat Jalan Retur Penjualan (SJRP) sebanyak 4 rangkap, yaitu : - SJRP rangkap 1 dan 2 akan diberikan ke Bagian Gudang beserta barang yang diretur - SJRP rangkap 3 akan diberikan ke Bagian Akuntansi dan Keuangan - SJRP rangkap 4 akan diarsipkan berdasarkan tanggal
75 Bagian Gudang yang menerima SJRP rangkap 1 dan 2 beserta barang yang diretur, akan menyiapkan barang pengganti. Jika barang pengganti telah siap dikirm, maka Bagian Gudang akan mengotorisasi SJRP rangkap 1 dan 2 bersamaan dengan barang pengganti dan menyerahkannya ke Bagian Pengiriman, kemudian mencatat retur kedalam kartu stok gudang dan menyimpan kembali barang retur tersebut. Selanjutnya, prosedur pengiriman akan dilakukan sama seperti pengiriman penjualan, dimana SJRP rangkap 1 yang dibubuhkan tanda tangan pelanggan akan diterima pelanggan sebagai bukti barang retur telah diterima, sedangkan SJRP rangkap 2 yang dibubuhkan tanda tangan pelanggan akan diarsipkan oleh Bagian Pengiriman. 3.4.2.4 Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Bagian Akuntansi dan Keuangan yang menerima Surat Jalan (SJ) rangkap 3 dari Bagian Penjualan akan mengarsipkan sementara sampai batas waktu penagihan. Apabila pelanggan melakukan retur barang, Bagian Akuntansi dan Keuangan juga akan menerima Surat Jalan Retur Penjualan rangkap 3 dari Bagian Penjualan, dimana SJRP rangkap 3 ini akan disatukan dengan SJ rangkap 3 yang dicocokan oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan sesuai nama pelanggan dan jenis barang yang sama. Setelah lewat batas satu minggu dari tanggal yang terdapat dalam Surat Jalan rangkap 3, Bagian Akuntansi dan Keuangan akan melakukan follow up kepada pelanggan. Pengecekan jatuh tempo piutang pelanggan masih dilakukan secara manual oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan sehingga memungkinkan piutang pelanggan terlewat untuk ditagih. Apabila pelanggan belum melakukan pembayaran pada saat tiga hari sebelum jatuh tempo, maka Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mengirimkan Surat Penagihan kepada pelanggan. Sedangkan bagi pelanggan yang melakukan pembayaran, maka Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mengecek jumlah pembayaran yang diberikan
76 dengan jumlah yang tercantum dalam Faktur Penjualan rangkap 2 dan Faktur Pajak Strandar rangkap 2 dan 3 yang diarsipkan sementara. Kemudian Bagian Akuntansi dan Keuangan akan melakukan penyetoran pembayaran ke bank dan menyimpan bukti setor dari bank. Bagi pelanggan yang melakukan pembayaran melalui transfer bank, Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mengecek saldo rekening perusahaan untuk memastikan bahwa pembayaran telah masuk ke rekening perusahaan.jika dokumen-dokumen tersebut telah sesuai dan pembayaran telah masuk ke rekening perusahaan, maka Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Bukti Tanda Lunas sebanyak 2 rangkap, dimana : - Bukti Tanda Lunas rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan - Bukti Tanda Lunas rangkap 2 akan diarsipkan oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan sesuai dengan nomor urut Kemudian Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membubuhkan tanda lunas pada Faktur Penjualan (FP) rangkap 2 dan mencatat pelunasan pembayaran ke dalam jurnal penerimaan kas, lalu mengarsipkan Pesanan Penjualan rangkap 2, Surat Jalan rangkap 3, SJRP rangkap 3, Faktur Penjualan rangkap 2, serta Faktur Pajak Standar rangkap 2 dan 3. Berdasarkan fungsi yang dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan tersebut, telah terjadi perangkapan fungsi antara penerimaan pembayaran dengan fungsi pencatatan. Pada akhir bulan, Bagian Akuntansi dan Keuangan menyediakan laporan operasional kepada pihak manajemen perusahaan berdasarkan pencatatan atas transaksi-transaksi yang telah dilakukan. Pencatatan yang dilakukan Bagian Akuntansi dan Keuangan masih dilakukan secara manual, untuk itu laporan yang disajikan juga sangat terbatas dalam mendukung manajemen perusahaan mengambil keputusan.
Gambar 3.6 Flow Chart Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan Pada Penjualan Kredit 77
Gambar 3.7 Flow Chart Prosedur Pengiriman Barang Kepada Pelanggan Pada Penjualan Kredit 78
Gambar 3.8.1 Flow Chart Prosedur Penerimaan Retur Penjualan Kredit 79
Gambar 3.8.2 Flow Chart Prosedur Penerimaan Retur Penjualan Kredit 80
Gambar 3.9 Flow Chart Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran 81
Gambar 3.10 Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai pada Sistem Berjalan 82
Gambar 3.11 Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit pada Sistem Berjalan 83
84 3.5 Permasalahan yang dihadapi oleh Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang dan Penerimaan Kas yang berjalan Berdasarkan hasil evaluasi dari Sistem Akuntansi Penjualan, Piutang dagang dan Penerimaan kas pada PT Cakra Supra Aditia, ditemukan beberapa permasalahan / kelemahan, yaitu : 1. Bagian Akuntansi dan Keuangan saat ini merangkap 2 fungsi sekaligus, yaitu fungsi kasir dan fungsi pencatatan transaksi. Menurut Jones dan Rama, salah satu dari komponen COSO, yaitu control activities yang mencakup segregation of duties, menyatakan bahwa penetapan tanggung jawab untuk mengotorisasi transaksi, melakukan transaksi, mencatat transaksi, dan menjaga aset dilakukan oleh karyawan yang berbeda. Kondisi ini terjadi, karena disebabkan tidak adanya kebijakan yang jelas dalam mengatur pemisahan fungsi untuk bagian yang melakukan pencatatan, penerimaan dan penyimpanan kas sehingga peranan akuntansi dan peranan pencatatan transaksi (keuangan) digabung menjadi satu bagian. Perangkapan fungsi ini menunjukan tidak adanya unsur sistem pengendalian internal correction dan preventif dalam perusahaan. Unsur correction berkaitan dengan tidak adanya bagian yang melakukan pemeriksaan atas transaksi yang terjadi dan pencatatannya karena dilakukan oleh bagian yang sama, sedangkan unsur preventif berkaitan dengan tidak adanya tindakan pencegahan untuk membatasi otorisasi untuk bagian yang melakukan pencatatan dengan bagian yang melakukan transaksi. Akibatnya adalah perangkapan fungsi ini akan memberikan peluang bagi karyawan Bagian Akuntansi dan Keuangan dalam melakukan kecurangan dan manipulasi pencatatan atas kas yang diterima.
85 Rekomendasinya adalah perancangan sistem informasi yang membatasi akses setiap bagian sesuai dengan wewenangnya, dimana akses yang berbeda akan dipisahkan untuk Bagian Akuntansi dan Bagian Keuangan sesuai dengan batasan wewenangnya sehingga unsur sistem pengendalian internal preventif dapat diterapkan dalam prosedur penagihan dan penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh Bagian Keuangan dan unsur sistem pengendalian internal correction dapat diterapkan dengan adanya Bagian Akuntansi yang melakukan pencatatan. 2. Belum dibakukannya penetapan kriteria limit kredit bagi pelanggan yang mengajukan kredit. Menurut Munawir, dalam memperkecil risiko kredit yang mungkin terjadi, maka permohonan kredit harus dinilai atas dasar syarat-syarat teknis yang dikenal dengan 5C, yaitu character, capacity, capital, collateral, condition. Berdasarkan kondisi perusahaan, maka digunakan syarat-syarat teknis 1C dari 5C, yaitu capacity dalam menilai permohonan kredit yang diajukan oleh pelanggan atas penjualan kredit yang akan dilakukan, dimana kriteria capacity dinilai berdasarkan history jumlah transaksi penjualan yang dilakukan pelanggan dan kemampuan pelanggan dalam melunasi piutangnya tepat waktu. Kondisi ini disebabkan perusahaan selama ini memberikan besarnya kredit kepada pelanggan atas dasar sistem kepercayaan. Selain itu, keputusan dan pertimbangan pemberiaan kredit diberikan oleh Manajer Penjulan hanya dilihat berdasarkan profile dari pelanggan tanpa adanya referensi dari Bagian Akuntansi dan Keuangan mengenai history dari pembayaran piutang pelanggan. Akibatnya adalah pemberiaan kredit menjadi kurang objektif, dimana Manajer Penjualan demi meningkatkan target penjualan menjadi kurang waspada dalam
86 memberikan kredit serta terjadinya penumpukan piutang bagi pelanggan yang belum melunasi pembayaran sebelumnya. Rekomendasinya adalah perancangan sistem yang mampu menyediakan analisis limit kredit berdasarkan bobot kriteria yang ditetapkan atas kebijakan perusahaan terhadap pelanggan yang dilakukan oleh Bagian Keuangan dan otorisasi kredit dilakukan oleh Manajer Keuangan atas Penilaian limit kredit. 3. Terjadinya piutang jatuh tempo yang terlewat, karena sistem yang ada saat ini masih dilakukan secara manual dalam pengecekan piutang yang jatuh tempo. Menurut Wilkinson et al., menyatakan bahwa di dalam sistem pengendalian aplikasi terkait dengan pengendalian keluaran, pencetakan daftar ringkasan transaksi dan akuntansi harus dilakukan secara periodik sebagai dasar untuk melakukan review dalam mengurangi resiko penagihan yang terlewat. Kondisi ini terjadi disebabkan tidak adanya unsur sistem pengendalian internal detection, correction dan preventif dalam melakukan pengecekan piutang yang jatuh tempo dan tidak adanya tindakan pencegahan dalam mengatasi pengecekan jatuh tempo yang dilakukan secara manual oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan. Akibatnya adalah memungkinkan piutang jatuh tempo menjadi terlewat disebabkan kelalaian Bagian Akuntansi dan Keuangan sehingga menggangu kinerja Bagian Akuntansi dan Keuangan secara keseluruhan. Rekomendasinya adalah adanya perancangan sistem yang mampu menampilkan daftar piutang pelanggan dengan tanggal jatuh tempo sehingga memudahkan Bagian Akuntansi dan Keuangan dalam melaksanakan penagihan dan mengetahui piutang yang mendekati jatuh tempo, sekaligus menerapkan unsur pengendalian internal detection, correction dan preventif dengan menggunakan
87 indikator tanggal jatuh tempo pada sistem untuk melakukan pengecekan atas piutang pelanggan, memudahkan Bagian Keuangan dalam memeriksa piutang pelanggan yang mendekati tanggal jatuh tempo serta mencegah terjadinya jatuh tempo piutang pelanggan yang terlewat. 4. Tidak adanya penetapan tanggung jawab untuk Bagian Gudang. Selain berdasarkan teori segregation of duties yang mengatur penetapan tanggungjawab bagian gudang, peranan fungsi gudang juga memiliki tugas dalam menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan dan memiliki otorisasi dalam membuat Surat Jalan terkait pengiriman barang kepada pelanggan. Kondisi ini disebabkan pembagian tugas dan tanggung jawab untuk Bagian Gudang hanya dipandang sebagai fungsi yang bertugas untuk mengeluarkan barang sesuai dengan Surat Jalan yang dikeluarkan oleh Bagian Penjualan tanpa adanya tanggung jawab dalam mengendalikan barang yang ada di gudang. Akibatnya, unsur sistem pengendalian internal correction dan preventif tidak diterapkan dalam perusahaan karena tidak adanya pertanggungjawaban berupa bukti dokumen untuk bagian gudang dalam melakukan pemeriksaan atas barang yang keluar sehingga sulit mendeteksi apalagi terjadi barang yang hilang dan tidak ada tindakan pencegahan apabila terjadi kekeliruan dalam mengeluarkan barang dengan pemesanan yang ada sehingga dapat memicu kesalahpahaman antara Bagian Gudang dan Bagian Penjualan. Rekomendasinya adalah penetapan tanggung jawab Bagian Gudang meliputi pembuatan dokumen Surat Jalan yang dilakukan oleh Bagian Gudang dalam rangka penerapan unsur pengendalian preventif sehingga Bagian Gudang dapat memiliki peran dan tanggungjawab dalam mengatur dan mengawasi pengeluaran
88 barang dari gudang sekaligus penerapan unsur pengendalian correction untuk melakukan pemeriksaan dengan membandingkan barang yang dikeluarkan dengan dokumen Surat Jalan yang ada. 5. Laporan-Laporan yang mendukung keputusan manajerial masing kurang lengkap dalam memberikan informasi yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang dan Penerimaan Kas. Menurut Wilkinson et al., berdasarkan pengendalian aplikasi yang terkait pengendalian keluaran, laporan dibuat untuk didistribusikan ke pihak yang berkepentingan dan laporan harus dibuat tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan sebagai dasar untuk melakukan review. Kondisi ini disebabkan sistem yang dipakai belum dapat menyediakan laporan secara komputerisasi sehingga Bagian Akuntansi dan Keuangan masih melakukan pencatatan secara manual untuk menyediakan laporan bagi pihak manajemen. Akibatnya adalah pihak manajemen kekurangan informasi dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Rekomendasinya adalah perancangan sistem informasi yang mampu menyediakan laporan pendukung seperti Laporan Penjualan, Laporan Analisa Umur Piutang, Laporan Jurnal Umum, Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal Penerimaan kas, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Pengiriman Pesanan atau Retur, Laporan Status Pesanan, Laporan Daftar Piutang Pelanggan dan Laporan Retur Penjualan sehingga dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan dan menetapkan kebijakan dalam perusahaan.