BAB IV PEMBAHASAN. Tujuan Evaluasi. Tujuan dilakukan evaluasi yaitu untuk mengetahui pengendalian internal

Transkripsi

1 BAB IV PEMBAHASAN IV.1 Tujuan Evaluasi Tujuan dilakukan evaluasi yaitu untuk mengetahui pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT Kartina Tri Satria sudah baik atau belum, dan mengetahui kelemahan-kelemahannya dan memberikan saran untuk memperbaiki kelemahan tersebut. IV.2 Evaluasi Pengendalian Internal Atas Siklus Pendapatan Berikut ini akan dijelaskan gambaran pengendalian internal yang diterapkan oleh PT Kartina Tri Satria berdasarkan komponen-komponen pengendalian internal yang mengacu pada COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway), serta dijelaskan sebab, akibat, kriteria, dan saran yang diusulkan oleh penulis terhadap pengendalian internal yang dinilai kurang efektif. IV.2.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 1. Nilai Integritas dan Etika Pada PT Kartina Tri Satria, Pimpinan perusahaan sangat menjunjung tinggi nilai integritas dan etika dengan cara membimbing dan memberikan contoh yang baik kepada karyawan untuk mengutamakan kejujuran dalam bekerja. Pimpinan mengkomunikasikan kepada semua karyawan mengenai 46

2 kebijakan nilai integritas dan etika yang berjalan pada perusahaan serta sanksi yang akan diberikan apabila terjadi pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan. Contoh: a. Pimpinan secara berkala mengadakan rapat seminggu dua kali untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan dan memberikan bimbingan moral dan etika kepada setiap karyawannya. b. Apabila ada kehilangan barang di gudang atau ada selisih pencatatan pada laporan, maka karyawan akan ditegur dan diberikan peringatan atas kehilangan tersebut. Apabila kesalahan terus terjadi maka akan diberikan sanksi berupa penggantian barang kepada karyawan yang bertanggung jawab. c. Apabila ada karyawan yang terlambat masuk kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka akan diberikan peringatan. Apabila hal tersebut masih berlanjut maka akan diberikan sanksi pemotongan gaji. Dengan adanya kebijakan tersebut semua karyawan akan mengerti halhal apa saja yang diperbolehkan dan yang tidak diperbolehkan, sehingga akan membentuk lingkungan pengendalian yang baik. 2. Komitmen Terhadap Kompetensi Pimpinan PT Kartina Tri Satria telah membuat kebijakan terhadap karyawan yang akan diterima bekerja di perusahaan, pimpinan mempertimbangkan keahlian, pendidikan dan pengalaman yang dimiliki calon karyawan. 47

3 Karyawan yang bekerja pada PT Kartina Tri Satria telah melalui tahapan proses penyeleksian karyawan baru. Penyeleksian dilakukan untuk mengetahui kemampuan karyawan yang akan bekerja pada perusahaan. Penyeleksian dilakukan berdasarkan bidang dan minat karyawan tersebut. Bila karyawan akan menempati jabatan penting maka pimpinan akan menyeleksi langsung dengan melihat kemampuan dan kompetensi serta kondisi psikologis karyawan tersebut. Karyawan yang sudah diterima oleh perusahaan akan mendapatkan pelatihan dahulu untuk memahami pekerjaannya. Pada PT Kartina Tri Satria, calon karyawan akan ditempatkan sesuai dengan keahlian dan kemampuan dibidang mereka masing-masing. Contohnya: a. Bagian akuntansi memiliki keahlian di bidang akuntansi sehingga mampu membuat jurnal yang diperlukan serta laporang keuangan. b. Bagian Gudang memiliki kemampuan untuk menghitung persediaan. c. Bagian Produksi memiliki keahlian dalam memproduksi produk-produk dari PT Kartina Tri Satria d. Bagian penjualan mengerti proses penjualan perusahaan dan mengerti produk-produk PT Kartina Tri Satria. 48

4 3. Dewan Direksi dan Komite Audit Penulis menemukan kelemahan terkait Dewan Direksi dan Komite Audit, yaitu perusahaan tidak memiliki dewan direksi dan komite audit dalam perusahaannya. Jabatan tertinggi dalam perusahaan dipegang oleh pimpinan. Hal ini terjadi karena PT Kartina Tri Satria milik pribadi dan masih tergolong perusahaan kecil, sehingga segala bentuk pemantauan dan pengawasan dilakukan oleh pimpinan sendiri. Penulis menyarankan terkait dengan kelemahan tersebut agar perusahaan lebih meningkatkan pengendalian dan pemantauan pada perusahaan karena tidak adanya Komite Audit. 4. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Filosofi manajemen yang ditetapkan oleh PT Kartina Tri Satria yaitu memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen dan menyediakan produk yang berkualitas tinggi, karena perusahaan sudah dikenal dengan memiliki produk-produk yang berkualitas. Hal itu dilakukan dengan tujuan agar dapat memenuhi kepuasan pelanggan. Dan pimpinan selalu menjunjung tinggi nilai kejujuran karyawannya. Pimpinan perusahaan dalam memberikan persetujuan kredit kepada pelanggan dengan melihat track record pembelian pelanggan. Pimpinan menilai jumlah pembelian yang sudah dilakukan pelanggan serta pembayarannya yang telah dibayarkan. Pimpinan akan menilai apakah pelanggan telah layak diberikan persetujuan kredit. Pada awalnya pimpinan tidak memberikan sepenuhnya dibayar dengan kredit. Pelanggan biasanya diberikan lima puluh persen kredit dahulu. Apabila track record pelanggan 49

5 dalam melunasi hutangnnya sudah dinilai lancar, maka seiring berjalannya waktu pimpinan akan memberikan sepenuhnya kredit apabila pelanggan sudah dinilai memiliki track record pembelian yang baik. Dalam kegiatan operasional pembayaran kredit, pimpinan meminta giro mundur kepada pelanggan atau transfer. Dalam penagihannya hanya berdasarkan faktur dan giro mundur yang ada untuk menagih pembayarannya. Pada operasional penjualan tunai, manajemen masih menggunakan sistem tradisional, jadi operasional penjualan tunai yang dilakukan tergantung oleh staf penjualan yang ada di cabang toko. Manajemen bergantung dengan kejujuran staf penjualan, karena staf penjualan yang terdapat di cabang toko tidak selalu sama, apabila cabang toko hanya ada seorang staf penjualan maka akan terjadi pekerjaan yang rangkap dalam penerimaan kas, pencatatan, dan penghitungan inventori. Sedangkan gaya operasi manajemen dalam menyediakan produk berkualitas tinggi yaitu dilakukannya quality control terhadap produk yang akan dikirim ke pelanggan. Manajemen akan menyortir produk-produk yang ada digudang lalu dikirimkan kepada pelanggan. Terdapat kelemahan dalam gaya operasi manajemen perusahaan yaitu pimpinan bertindak agresif dalam memberikan persetujuan kredit kepada pelanggan tanpa melakukan analisis kredit terhadap keuangan pelanggan. Dan dalam penagihannya hanya bergantung kepada giro mundur yang diberikan pelanggan. 50

6 Seharusnya pimpinan menganalisis keuangan pelanggan dan menentukan limit kredit agar ada jaminan apakah pelanggan mampu membayar semua piutang tepat waktu dan mengganti pembayaran giro mundur dengan giro yang jatuh tempo. Hal tersebut disebabkan karena pimpinan tidak ingin membuat pelanggan menganggap dipersulit dalam meminta persetujuan kredit dan ingin meningkatkan penjualannya, Pimpinan sudah percaya dengan giro mundur yang diberikan oleh pelanggan. Kondisi tersebut mengakibatkan perusahaan tidak memiliki jaminan apabila suatu waktu pelanggan tidak tepat waktu dalam melakukan pembayaran atas piutang yang sudah jatuh tempo dan apabila ada pelanggan yang menghilang dan tidak melunasi piutangnya. Kondisi tersebut akan menimbulkan piutang yang tidak tertagih. Kelemahan juga terdapat pada cabang toko yang memiliki jumlah staf penjualan yang berbeda pada tiap cabang tokonya. Hal ini disebabkan karena manajemen ingin meningkatkan penjualan dengan menambah cabang toko tanpa memikirkan jumlah staf penjualan yang ada. Seharusnya manajemen mengatur jumlah staf penjualan yang ada pada setiap cabang toko dan menempat kan petugas kasir pada setiap cabang toko. Kondisi tersebut akan memicu karyawan melakukan tindak kecurangan. Karena karyawan memiliki kesempatan untuk memanipulasi pencatatan dan mengambil hasil penjualan untuk keperntingan pribadi. 51

7 Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar pimpinan menetapkan limit kredit dalam melakukan persetujuan kredit terutama kepada pelanggan-pelanggan yang tidak tepat waktu dalam pembayaran piutang yang telah jatuh tempo, dengan ini perusahaan dapat meminimalkan risiko piutang tidak tertagih, sebaiknya perusahaan juga mengganti cara pembayaran dengan tidak menggunakan giro mundur. Penulis menyarankan agar pembayaran menggunakan giro yang jatuh tempo. Penulis juga menyarankan agar penempatan staf penjualan pada setiap cabang toko memadai dalam melakukan operasional penjualan dan menempatkan petugas kasir pada setiap cabang toko. 5. Struktur Organisasi dan Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab PT Kartina Tri Satria memiliki struktur organisasi secara tertullis yang menerangkan wewenang dan tanggung jawab setiap fungsi atau bagian yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi PT Kartina Tri Satria terdiri dari beberapa bagian yang memiliki tugas dan fungsi masing-masing. Untuk gambar struktur organisasi dapat dilihat pada bab sebelumnya. Dari struktur organisasi yang telah diuraikan sebelumnya, dapat dilihat bahwa struktur organisasi pada PT Kartina Tri Satria berbentuk garis (line organization), dimana seorang atasan membawahi sejumlah bawahan. Sedangkan seorang bawahan bertanggung jawab langsung kepada seorang atasan. Bentuk garis menggambarkan bahwa wewenang mengalir dari atas kebawah, sedangkan tanggung jawab mengalir dari bawah keatas. 52

8 6. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia PT Kartina Tri Satria menyadari memiliki karyawan yang kompeten dan jujur menciptakan lingkungan pengendalian yang baik. Pimpinan sangat menjunjung tinggi nilai kejujuran pada karyawannya. Berikut beberapa pelaksanaan kebijakan dan praktik Sumber Daya Manusia pada PT Kartina Tri Satria: a. Dalam merekrut karyawan, perusahaan menetapkan persyaratan khusus seperti pendidikan, pengalaman dan kejujuran. Pendidikan dan pengalaman biasanya syarat bagi calon karyawan yang akan ditempatkan pada bidang-bidang tertentu seperti akuntansi, keuangan, dan produksi. Berdasarkan syarat-syarat tersebut, calon karyawan pada awalnya akan diwawancara oleh pimpinan. Pimpinan akan menilai apakah calon karyawan memiliki pendidikan, pengalaman, dan nilai kejujuran yang layak untuk di pekerjakan di PT Kartina Tri Satria, apabila calon karyawan sudah dinilai layak untuk bekerja di perusahaan, maka pimpinan akan menyerahkan calon karyawan kepada kepala staf dibidangnya untuk diberikan pelatihan. Calon karyawan akan diberi masa percobaan yang jangka waktunya ditentukan oleh kepala staf. Apabila calon karyawan sudah dinilai telah memiliki kinerja yang baik oleh kepala staf, maka akan diangkat menjadi karyawan tetap. 53

9 b. Perusahaan memberikan gaji kepada karyawan disesuaikan dengan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan. Perusahaan akan memberikan kenaikan gaji apabila kinerja karyawan dinilai baik. Karyawan yang sudah dinilai baik akan diberikan fasilitas lebih oleh perusahaan. IV.2.2. Evaluasi Penilaian Risiko (Risk Assestment) Penilaian risiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berhubungan dengan pengendalian internal perusahaan. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan tidak terlepas dari risiko yang mungkin dapat mempengaruhi hasil usahanya. Pimpinan perusahaan telah melakukan beberapa penilaian atas risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas, terutama aktivitas pada siklus pendapatan. Berikut beberapa penilaian risiko yang telah dilakukan perusahaan dan tindakan antisipasi yang diambil antara lain: 1. Perubahan dalam lingkungan operasi Perubahan dalam lingkungan peraturan dan operasi dapat mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan risiko yang berbeda secara signifikan. Dalam lingkungan peraturan dan operasi pada perusahaan tidak terdapat sebuah peraturan tertulis. Peraturan pada perusahaan telah dibentuk secara verbal oleh pimpinan perusahaan. Standard operating procedure pada PT Kartina Tri Satria tidak tertulis, Jadi 54

10 standard operating procedure terbentuk secara sendirinya seiring dengan berjalannya waktu. Risiko juga muncul dari luar perusahaan. Risiko dari luar contohnya pesaing, Pimpinan meminimalkan risiko tersebut dengan melakukan quality control pada setiap produknya. Pimpinan selalu menekankan pada setiap karyawannya untuk selalu meningkatkan mutu produk, jadi kualitas produk PT Kartina Tri Satria secara konsisten memiliki kualitas yang tinggi untuk bersaing dengan pesaing dari luar. Dan untuk menjalin hubungan yang baik untuk pelanggan, pimpinan memberikan kebijakan diskon kepada pelanggan yang dinilai memiliki performa pembelian dan pembayaran yang baik. Diskon diberikan kepada pelanggan untuk mengantisipasi agar pelanggan tidak beralih kepada produk lain. Kelemahan pada perubahan lingkungan operasi pada PT Kartina Tri Satria yaitu tidak terdapat peraturan dan standard operating procedure yang tidak tertulis. Karena tidak adanya peraturan tertulis maka karyawan tidak mengetahui secara jelas peraturan dan sanksi yang berlaku pada perusahaan. Dan dengan tidak ada standard operating procedure karyawan tidak sepenuhnya mengetahui batasan-batasan pada prosedur operasional yang berjalan pada perusahaan. Seharusanya perusahaan membuat peraturan dan standard operating procedure secara tertulis agar jelas peraturan dan sanksi 55

11 yang berlaku pada perusahaan. Serta adanya batasan-batasan pada operasional perusahaan. 2. Risiko Penagihan Untuk meminimalkan risiko tidak tertagihnya piutang, perusahaan berusaha menjalin hubungan baik dengan pelanggan, agar pelanggan mendapat kepuasaan bila membeli produk PT Kartina Tri Satria. Perusahaan memberikan diskon kepada pelanggan yang dinilai telah memiliki pembelian dan pembayaran yang baik. Dalam transaksi kredit, perusahaan biasanya menggunakan giro mundur dan transfer sebagai jaminan dan pembayarannya. Hal ini merupakan kelemahan dalam risiko penagihan. Karena kebijakan perusahaan dalam memberikan persetujuan kredit hanya dilihat dari performa pembelian dan pembayaran pelanggan, Setelah mendapat persetujuan kredit, pelanggan dapat membeli produk PT Kartina Tri Satria secara kredit dengan menggunakan giro mundur. Pada awalnya memang pelanggan tidak diberikan seratus persen kredit, tetapi persetujuan kredit yang diberikan tanpa dahulu melakukan analisis kredit dan menentukan limit kredit merupakan kelemahan dan menjadi risiko perusahaan dalam melakukan penagihan. Perusahaan hanya memiliki faktur dan giro mundur sebagai jaminan untuk menagih pelanggan bila sudah jatuh tempo. Risiko dalam menagih piutang kepada pelanggan akan muncul bila pada saat jatuh tempo pelanggan tidak memiliki dana untuk membayarkannya. Hal ini menyebabkan keterlambatan pelanggan 56

12 dalam melunasi hutangnya yang telah jatuh tempo. Risiko juga dapat terjadi apabila pelanggan memiliki itikad buruk dengan tidak melunasi hutangnya. Hal ini menyebabkan timbulnya piutang yang tak dapat ditagih dikarenakan pelanggan melarikan diri dengan tidak membayar hutangnya. Sebaiknya perusahaan mengganti cara pembayaran dengan tidak memakai giro mundur. Cara pembayaran dapat dilakukan dengan transfer atau giro yang jatuh tempo, untuk meminimalisasi risiko sebaiknya perusahaan melakukan analisis kredit dalam melakukan persetujuan kredit kepada pelanggan. Analisis dilakukan agar perusahaan mengetahui kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya, dan perusahaan juga dapat menentukan limit kredit yang diberikan kepada pelanggan, agar pelanggan tidak melakukan transaksi kredit melebihi kemampuan pelanggan dalam melunasi hutangnya. 3. Risiko Personil Baru Untuk meminimalkan risiko yang mungkin terjadi saat perusahaan menempatkan karyawan baru terutama dalam aktivitas siklus pendapatan, perusahaan melakukan antisipasi dengan cara karyawan baru akan mendapat pelatihan agar karyawan baru mengerti dan mampu menjalankan aktivitas siklus pendapat dengan baik. Hal ini dilakukan agar karyawan tersebut benar-benar memahami prosedur diklus pendapatan pada perusahaan, sehingga dapat menimimalkan kesalahan yang mungkin dilakukan oleh keryawan tersebut. 57

13 4. Risiko Kecurangan Karyawan Terdapat kelemahan pada PT Kartina Tri Satria terkait risiko kecurangan karyawan. Risiko kecurangan yang umum terjadi pada perusahaan ialah pencurian kas. Hal ini umumnya sering terjadi pada cabang toko. Pencurian kas dapat terjadi karena karyawan memiliki kesempatan untuk melakukannya, hal ini disebabkan pada setiap cabang toko tidak memiliki jumlah staf penjualan yang sama. Jadi apabila salah satu cabang toko hanya terdapat satu staf penjualan, maka akan terjadi rangkap kerja antara penerimaan kas, pencatatan atas penjualan, dan penghitungan inventori. hal ini akan memicu karyawan untuk melakukan kecurangan, karena dengan mudah karyawan memanipulasi pencatatan atas penjualan dan mengambil kas atas penjualan tersebut. Untuk meminimalkan kecurangan yang terjadi pada cabang toko, sebaiknya perusahaan menempatkan petugas kasir pada setiap cabang toko. Karena tidak setiap cabang toko memiliki kasir, jadi sebaiknya perusahaan melakukan penambahan karyawan pada cabang toko yang kekurangan karyawan. Hal ini merupakan tindakan antisipas agar tidak terjadi rangkap kerja karyawan pada cabang toko. IV.2.3. Evaluasi Informasi dan Komunikasi Berikut beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada PT Kartina Tri Satria: 58

14 1. Perusahaan telah memiliki sistem akuntansi yang mengatur jalannya aktivitas siklus pendapatan Ditunjukan dengan tersedianya prosedur siklus pendapatan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Prosedur tersebut,menggambarkan arus informasi dan aktivitas yang dilakukan dalam siklus pendapatan dimulai dari order penjualan, penagihan, sampai penerimaan kas dan pencatatan. Prosedur aktivitas siklus pendapatan pada PT Kartina Tri Satria masih belum tertulis. Jadi sistem akuntansi yang mengatur jalannya aktivitas siklus pendapatan dibentuk oleh pimpinan secara lisan kepada karyawannya. 2. Pimpinan mengkomunikasikan kebijakan dan prosedur perusahaan kepada karyawan secara rutin. Evaluasi kinerja karyawan dilakukan pimpinan secara rutin minimal satu kali seminggu dengan cara mengadakan rapat dengan karyawan untuk terus memberikan pemahaman dan evaluasi atas kinerja karyawannya. Hal ini dilakukan agar karyawan memiliki pemahaman yang jelas mengenai prosedur yang terkait pada perusahaan, khususnya pada aktivitas siklus pendapatan, dan diharapkan adanya peningkatan kinerja pada karyawannya dan dapat meningkatkan kualitas dari masing-masing karyawan Masih terdapat kelemahan terkait informasi yang ditetapkan oleh PT Kartina Tri Satria yaitu tidak adanya prosedur siklus pendapatan yang tertulis atau standard operating procedure. Hal ini dapat 59

15 menyebabkan kurangnya pemahaman karyawan atas prosedur aktivitas pendapatan. Walaupun secara berkala pimpinan telah mengadakan evaluasi kepada karyawannya, tetapi bila perusahaan memiliki prosedur atas aktivitas siklus pendapatan yang tertulis karyawan akan mendapat informasi mengenai prosedur-prosedur dan kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan serta sanksisanksi-sanksi yang telah dijabarkan dengan jelas. IV.2.4. Evaluasi Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian atas siklus pendapatan yang dilakukan oleh PT Kartina Tri Satria adalah sebagai berikut: 1. Pemisahan Tugas Pemisahan tugas merupakan satu hal yang mendukung terciptanya pengendalian internal yang lebih baik pada perusahaan. Pemisahan tugas akan membantu untuk memastikan karyawan telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan seharusnya. Evaluasi pada pemisahan tugas perlu diketahui fungsi-fungsi apa saja yang harus dipisahkan agar menghindari adanya kecurangan oleh karyawan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis serta ditinjau dari prosedur penjualan dan penerimaan kas yang diberikan perusahaan, penulis menemukan beberapa fungsi yang sudah terdapat pemisahan tugas dengan baik, dan ada yang belum terdapat pemisahan tugas. Penulis akan menjelaskan pemisahan tugas 60

16 berdasarkan aktivitas penjualan tunai dan aktivitas penjualan kredit. Berikut pemisahan tugas yang terdapat pada PT Kartina Tri Satria: a. Aktivitas penjualan tunai Dari hasil obeservasi dan wawancara penulis menemukan kelemahan terkait pemisahan tugas pada aktivitas penjualan tunai, yaitu tidak semua cabang toko memiliki pemisahan tugas. Tidak adanya pemisahan tugas terjadi karena tidak semua cabang toko memiliki staf penjualan yang memadai. Penulis menemukan beberapa cabang toko yang hanya terdapat satu staf penjualan. Hal ini akan memicu terjadinya rangkap kerja antara fungsi penjualan, penerimaan kas, pencatatan, dan gudang. Hal tersebut bisa menimbulkan pencurian kas dan pencurian barang yang dapat dilakukan karyawan. Penulis menyarankan sebaiknya setiap cabang toko memiliki jumlah staf penjualan yang memadai agar tidak terjadinya perangkapan tugas yang dilakukan satu orang. Sebaiknya perusahaan juga meningkatkan pengawasan untuk meminimalisasi kecurangan. Penulis juga menyarankan agar menempatkan petugas kasir pada setiap cabang toko. b. Aktivitas Penjualan Kredit Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis serta ditinjau dari prosedur penjualan kredit pada perusahaan, 61

17 penulis menemukan beberapa fungsi yang sudah mendapat pemisahan tugas dengan baik dan sesuai criteria, yaitu: i. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi penerimaan kas Dari hasil wawancara penulis kepada bagian penjualan, diketahui bahwa fungsi penjualan yang berfungsi menerima dan mencatat order pelanggan sampai dikeluarkannya dokumen order penjualan dan faktur penjualan dilakukan oleh bagian penjualan yaitu staf penjualan, terpisah dengan fungsi penerimaan kas yang dilakukan oleh kasir. Hal ini dilakukan perusahaan agar terhindar dari kecurangan yang akan merugikan karyawan seperti penggelapan kas dengan memanipulasi dokumen penjualan. ii. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi kredit Dari hasil wawancara penulis kepada bagian penjualan, diketahui bahwa fungsi penjualan yang berfungsi menerima dan mencatat order pelanggan sampai dikeluarkannya dokumen order penjualan dan faktur penjualan dilakukan oleh bagian penjualan yaitu staf penjualan, terpisah dengan fungsi kredit karena otorisasi kredit dilakukan langsung oleh pimpinan. 62

18 Penulis menyimpulkan pemisahan tugas antara fungsi penjualan dengan fungsi kredit sudah berjalan dengan baik. iii. Fungsi penjualan terpisah dengan pencatatan Dari hasil wawancara penulis kepada bagian penjualan, diketahui bahwa fungsi penjualan yang berfungsi menerima dan mencatat order pelanggan sampai dikeluarkannya dokumen order penjualan dan faktur penjualan dilakukan oleh bagian penjualan yaitu staf penjualan, hal tersebut terpisah dengan fungsi pencatatan yang dilakukan pada bagian akuntansi. Penulis menyimpulkan pemisahan tugas antara fungsi penjualan dengan fungsi pencatatan sudah berjalan dengan baik. 2. Otorisasi yang Sesuai Prosedur otorisasi yang baik dan memadai menciptakan pengendalian internal yang baik. Prosedur otorisasi pada perusahaan dibutuhkan untuk mendukung pengesahan dokumen-dokumen yang mendukung pengendalian internal yang memadai pada aktivitas siklus pendapatan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis pada perusahaan, penulis menemukan sudah adanya otorisasi yang sesuai pada sebagian transaksi yang terkait aktivitas siklus pendapaatan, berikut contoh otorisasi yang terdapat pada perusahaan: 63

19 a. pimpinan pimpinan berwenang dalam memberikan otorisasi atas persetujuan pemberian kredit. b. Staf penjualan Bagian ini berwenang memberikan otorisasi atas pencatatan pesanan pelanggan dan penerbitan faktur penjualan. c. Kepala staf penjualan Bagian ini berwenang memberikan otorisasi atas penerbitan faktur penjualan yang telah dibuat staf penjualan. d. Bagian pencatatan Bagian ini berwenang memberikan otorisasi atas pencatatan laporan penjualan, laporan penerimaan kas, serta laporan keuangan. e. Bagian gudang Bagian ini berwenang memberikan otorisasi atas pencatatan barang masuk dan barang keluar. Terdapat kelemahan terkait sistem otorisasi pada PT Kartina Tri Satria. Penulis menemukan prosedur otorisasi dilakukan hanya pengecekan saja. Pada saat staf penjualan membuat faktur penjualan, kepala staf penjualan hanya melakukan pengecekan harga yang tertera saja. Kepala staff penjualan tidak melakukan otorisasi pada faktur penjualan yang diserahkan staf penjualan. Hal ini dapat memicu terjadinya manipulasi faktur penjualan yang dilakukan staf 64

20 penjualan. Manipulasi pada faktur penjualan dapat memicu penggelapan kas yang dapat dilakukan staf penjualan. Sehubungan dengan permasalahan ini, penulis menyarankan agar semua otorisasi yang berjalan pada perusahaan agar ditandatangani. Hal ini akan menunjukan sah atau tidak sah sebuah transaksi dan jelas siapa yang bertanggung jawab atas sebuah transaksi. 3. Dokumen yang Memadai Pada PT Kartina Tri Satria, dokumen yang berkaitan dengan siklus pendapatan diberikan nomor urut tercetak sehingga pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan dan bukti transaksi mudah ditelusuri kembali. Selain itu perusahaan juga menggunakan dokumen rangkap banyak sesuai kebutuhan perusahaan, yang tujuannya untuk mencegah kekeliruan administrasi. Dokumen terkait siklus pendapatan yang telah diberikan nomor urut tercetak antara lain: a. Dokumen Order Penjualan Dokumen order penjualan telah mencantumkan nomor sales order, nama pelanggan, tanggal pemesanan, nama barang, kuantitas barang dan kolom otorisasi. b. Faktur Penjualan Faktur penjualan telah mencantumkan nama pelanggan, nomor faktur penjualan, tanggal faktur, nama barang, kuantitas barang, harga satuan barang, harga total barang, dan kolom otorisasi. 65

21 c. Surat Jalan Surat jalan telah mencantumkan nomor surat jalan, nomor polisi kendaraan yang mengirim barang.nama pelanggan, alamat pelanggan, jumlah barang, nama barang, nama pengirim barang, dan kolom otorisasi. Semua dokumen dibuat minimal dua rangkap, dari hal diatas membuktikan bahwa perusahaan telah memiliki evaluasi terhadap dokumen dan catatan yang memadai. 4. Pengendalian Fisik Pengendalian fisik yang sudah diterapkan pada PT Kartina Tri Satria, yaitu sebagai berikut: a. Pengendalian fisik terhadap aktiva perusahaan. Perusahaan menyediakan ruang penyimpanan terkunci untuk menyimpan persediaan perusahaan. Selain itu perusahaan juga melakukan pembatasan akses ke ruang penyimpanan tersebut dengan memberikan kunci kepada yang berwenang. Ruang penyimpanan persediaan juga dipasang kamera CCTV. b. Pengendlaian fisik terhadap dokumen atau catatan perusahaan Dokumen atau catatan terkait siklus pendapatan telah diarsipkan dan disimpan rapi didalam lemari sesuai dengan nomor urut tecetak dan tanggal, pengendalian ini dilakukan agar proses pencatatan dapat berjalan dengan baik dan mempermudah untuk melakukan pengecekan dan pencocokan dokumen. 66

22 Dari hal diatas penulis menyimpulkan perusahaan sudah memiliki pengendalian fisik yang baik. 5. Review kinerja PT Kartina Tri Satria setiap seminggu minimal sekali melakukan review kinerja perusahaanya. Selama proses review ini, pimpinan mengadakan pertemuan dengan penanggung jawab pada setiap bagian. Pimpinan melakukan evaluasi dengan mebandingkan laporan keuangan setiap bulannya agar kinerja perusahaan semakin baik. Pimpinan juga melakukan inspeksi mendadak pada cabang toko. Hal ini dilakukan untuk mengurangi kecurangan pada cabang toko dan untuk meningkatkan pengendalian pada cabang toko. Dengan adanya review kinerja yang dilakukan secara berkala oleh pimpinan, maka penulis menyimpulkan bahwa PT Kartina Tri Satria telah melakukan review kinerja dengan baik untuk menciptakan pengendalian yang lebih efektif yang mendukung dalam mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan. IV.2.5. Evaluasi Pemantauan Berikut hal yang terkait penerapan pemantauan yang telah dilakukan PT Kartina Tri Satria pada transaksi siklus pendapatan. 1. Pimpinan secara rutin memeriksa laporan penjualan dua kali seminggu, dan memeriksa pencatatan transaksi yang ada. Dengan adanya rutinitas pemeriksaan laporan penjualan setiap minggu yang dilakukan oleh pimpinan serta semua pencatatan transaksi yang terjadi, 67

23 maka pimpinan dapat mengetahui jumlah penjualan aktual yang terjadi di perusahaan. Pimpinan juga dapat menganalisa dan mengambil tindakan atas kesimpulan yang didapat serta mencocokan setiap transaksi yang tercatat dengan semua bukti yang ada. 2. Kepala staf penjualan melakukan pemeriksaan atas kelengkapan dokumen transaksi pendapatan setiap hari. Dengan adanya pemeriksaan setiap hari atas kelengkapan dokumen transaksi siklus pendapatan, maka data akuntansi akan semakin terjaga dengan baik. Apabila hal ini dilakukan secara terus menerus oleh pihak perusahaan, maka perusahaan dapat mencegah dari kemungkinan salah saji dan kecurangan yang akan terjadi. Selain kelebihan diatas, penulis menemukan bahwa perusahaan masih memiliki kelemahan terkait aktivitas pemantauan yaitu tidak adanya peraturan dan sanksi- sanksi tertulis dan tidak adanya standard operating procedure yang tertulis. Dengan tidak adanya peraturan dan standard operating procedure yang tertulis, karyawan tidak sepenuhnya mengetahui peraturan dan sanksi-sanksi yang berlaku pada perusahaan. Karyawan juga tidak sepenuhnya mengetahui batasan-batasan dalam menjalankan prosedur operasional perusahaan. Hal tersebut disebabkan karena perusahaan masih tergolong kecil dan pimpinan sudah terbiasa menjelaskan peraturan dan prosedur yang berlaku secara lisan. Peraturan dan prosedur yang berjalan terbentuk secara sendirinya berdasarkan penjelasan yang biasanya pimpinan jelaskan. 68

24 Bersangkutan dengan kelemahan diatas, penulis menyarankan agar perusahaan membuat peraturan dan sanksi-sanksi tertulis, serta membuat standard operating procedure tertulis agar karyawan mengetahui hal-hal yang dilarang dan mengetahui sanksinya apabila melanggar peraturan tersebut, dan karyawan mengetahui batasan-batasan dalam menjalankan prosedur operasional perusahaan. 69