BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN. IV.1 Perencanaan dan Tujuan Kegiatan Audit Operasional

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN IV.1 Perencanaan dan Tujuan Kegiatan Audit Operasional Audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan dan kebijakan operasional suatu perusahaan yang ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasional tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Pada bab ini, dilakukan pengolahan bukti dan dokumen yang telah dikumpulkan untuk mendapatkan temuan atas audit operasional yang dilakukan yang kemudian akan dianalisa dan diberikan rekomendasi sementara atas kelemahan tersebut untuk perbaikan perusahaan kedepannya. Seperti yang telah dijelaskan pada ruang lingkup Bab I bahwa audit operasional ini hanya dilakukan pada fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas untuk mencapai tujuan efisiensi dan efektivitas. Penekanan dari penelitian pemeriksaan operasional ini menganalisis prosedur pemeriksaan penjualan, piutang, dan penerimaan kas perusahaan dan menguji ulang sistem pengendalian intern. Perencanaan kegiatan audit operasional dilakukan dengan membuat program kerja audit, yaitu : 1. Survey pendahuluan, dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit dan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit. 47

2 2. Pengujian atas sistem pengendalian manajemen, yaitu melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 3. Pengembangan hasil temuan, yaitu mengolah bukti dan dokumen yang telah dikumpulkan untuk mendapatkan temuan atas audit operasional yang dilakukan yang kemudian akan dianalisa dan diberikan rekomendasi sementara atas kelemahan tersebut untuk perbaikan perusahaan kedepannya dan memantapkan FAO (Finding Audit Objective) menjadi temuan serta menetapkan unsur unsur temuan berupa kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. Berdasarkan perencanaan kegiatan audit operasional, diharapkan dapat mencapai tujuan dari audit operasional yang dilakukan pada PT. Berlian Techprint Indonesia yaitu : 1. Menilai kegiatan fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas telah efektif, efisien, dan ekonomis 2. Menilai kegiatan fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas telah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan 3. Menganalisa adanya kelemahan atas fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas dan dicari upaya pemecahan 4. Memberikan saran/rekomendasi untuk mengatasi kelemahan yang telah ditemukan agar fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas menjadi lebih efektif, efisien, dan ekonomis 48

3 IV.2 Pelaksanaan Audit Operasional IV.2.1 Survey Pendahuluan (Preliminary Survey) Survey pendahuluan merupakan tahap awal yang dilakukan dalam audit operasional dengan mengumpulkan informasi dasar atas objek yang diteliti yang dengan mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit dan penelahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit yang bertujuan untuk memperoleh gambaran dan pemahaman secara umum mengenai kegiatan perusahaan yang diaudit. Survey pendahuluan dilakukan dengan cara : 1. Wawancara (Inquiry) Wawancara dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan pertanyaan yang sudah disiapkan terlebih dahulu secara langsung kepada pihak - pihak yang terkait dengan fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas untuk memperoleh data dan informasi dasar seperti kebijakan dan prosedur atas fungsi tersebut. 2. Observasi (Observation) Observasi dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung di lapangan terhadap proses transaksi atas aktivitas penjualan, piutang, dan penerimaan kas di perusahaan untuk memperoleh gambaran nyata mengenai pelaksanaan kegiatan dan pengendalian intern dalam penjualan dan dapat juga dijadikan alat untuk memvalidasi jawaban yang diperoleh dari jawaban kuisioner. 3. Pengumpulan dokumen Mengumpulkan dokumen dokumen yang terkait dengan aktivitas penjualan, piutang, dan penerimaan kas. Dokumen yang digunakan oleh PT. Berlian 49

4 Techprint Indonesia dalam melakukan kegiatan penjualan, piutang, dan penerimaan kas adalah : a. Purchase Order Merupakan dokumen penerimaan pesanan dari pelanggan yang di dalamnya tercantum nama perusahaan pelanggan, nomor PO, tanggal PO, nama barang, unit barang, harga barang, diskon, jumlah, catatan dan keterangan. b. Surat Penawaran Surat penawaran merupakan dokumen yang digunakan pada saat perusahaan melakukan negosiasi harga dengan pelanggan yang dikirim melalui fax. Pada Surat Penawaran tercantum nama perusahaan pelanggan, nomor fax, nama barang, quantitiy, unit satuan, harga barang yang ditawarkan, dan total harga. c. Surat Jalan (Delivery Order) Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan ke bagian gudang untuk melakukan pengiriman atas barang yang dipesan. Pada Surat Jalan tercantum tanggal, nama perusahaan pelanggan, No. Surat Jalan, kode barang, nama barang, dan jumlah barang. d. Faktur Penjualan (Invoice) Invoice dibuat oleh bagian penjualan dan diberikan pada saat pelanggan melunasi piutang. Pada Invoice tercantum tanggal, nomor faktur, nama perusahaan pelanggan, nama barang, quantity, satuan barang, harga barang, dan total harga. 50

5 4. Kuesioner Membuat dan mengajukan daftar pertanyaan tertulis mengenai pengendalian intern di dalam perusahaan atas aktivitas penjualan, piutang, dan penerimaan kas kepada pihak pihak yang terkait. IV.2.3 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas Evaluasi ini dilakukan untuk menilai sistem pengendalian intern pada perusahaan yang di audit atas prosedur dan peraturan umum yang diberlakukan pada fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas yang nantinya akan menjadi tolak ukur bagi pemeriksa dalam penentuan luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Evaluasi ini dilakukan dengan kuisoner yang diberikan kepada bagian penjualan dan bagian akuntansi yang berisi beberapa pertanyaan seputar unsur pokok pengendalian internal yang berpedoman pada unsur COSO. Kuesioner merupakan suatu teknik pengumpulan informasi dengan mengajukan daftar pertanyaan tertulis mengenai pengendalian intern di dalam perusahaan atas aktivitas penjualan, piutang, dan penerimaan kas kepada pihak pihak yang terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan merupakan pertanyaan tertutup yang disertai dengan jawaban / dapat dijawab dengan : 1. Ya, yang berarti sistem dan prosedur telah diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukan adanya kekuatan. 51

6 2. Tidak, yang berarti sistem dan prosedur belum diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menjunjukan adanya kelemahan. ICQ Internal Control Questionaire Penjualan No. Pertanyaan Y T Keterangan 1. Apakah perusahaan memiliki pedoman penjualan secara tertulis? 2. Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list)? 3. Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan (purchase order) dari pembeli? 4. Apakah pesanan pembelian dari pelanggan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat kredit, dan syarat lainnya? 5. Apakah digunakan formulir pesanan yang diberi nomor urut bercetak (prenumbered)? 6. Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada surat jalan-sj? 7. Apakah surat jalan-sj : a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi? c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokan 52

7 ICQ Internal Control Questionaire Penjualan No. Pertanyaan Y T Keterangan dengan SJ? d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan SJ dan isinya? e. Langsung dikirim kepada pembuat faktur? f. Dikaitkan dengan faktur untuk menjamin SJ telah dibuatkan fakturnya? 8. Apakah faktur penjualan: a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan faktur? c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan: 1). Jumlah yang dikirim? 2). Harga? 3). Perhitungan? 4). Syarat kredit? 9. Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan? 10. Apakah fungsi penjualan terpisah dari: a. Bagian keuangan? b. Bagian akuntansi? c. Bagian penyimpanan? 53

8 ICQ Internal Control Questionaire Penjualan No. Pertanyaan Y T Keterangan 11. Apakah penjualan dibawah ini prosedurnya sama dengan penjualan kredit: a. Penjualan tunai? b. Penjualan Cash On Delivery (COD)? c. Penjualan kepada karyawan? d. Penjualan barang rusak? 12. Apakah nota kredit: a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? b. Diotorisasi oleh orang tertentu? c. Blanko yang belum digunakan terkontrol dengan baik? 13. Apakah dibuat daftar formulir formulir: a. Pesanan penjualan? b. Surat jalan? c. Faktur? d. Nota kredit? 14. Bila Ya, apakah dicatat secara mutakhir (up-to-date)? 15. Retur penjualan: a. Apakah harus mendapatkan persetujuan pejabat perusahaan yang berwenang? b. Apakah dibuat berita acara penerimaan kembali barang? 54

9 ICQ Internal Control Questionaire Penjualan No. Pertanyaan Y T Keterangan c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan dalam: 1) Kartu Gudang 2) Buku Persediaan d. Apakah bagian akuntansi mencocokan nota kredit dengan berita acara penerimaan kembali barang? 16. Apakah sistem informasi penjualan meliputi: a. Anggaran penjualan? b. Grafik tren penjualan? c. Laporan tertulis penjualan? d. Penjelasan atas penyimpangan penyimpangan? 17. Apakah prosedur penjualan tampak cukup eifisien? 18. Apakah dibuat laporan penjualan setiap bulannya? 19. Apakah penyelesaian pesanan pelanggan selalu diselesaikan tepat waktu? 55

10 ICQ Internal Control Questionaire Piutang No. Pertanyaan Y T Keterangan 1. Apakah perusahaan memiliki pedoman piutang tertulis? 2. Apakah dibuat kartu piutang? Bila Ya, apakah: a. Secara bulanan atau kuartalan diadakan pencocokan saldo akun control (buku besar piutang) dengan kartu piutang? b. Pengamanan fisik kartu piutang cukup? c. Hanya orang tertentu yang memegangnya? 3. Apakah pencatatan di kartu piutang: a. Sering bergilir? b. Terpisah dari yang mengerjakan buku besar? 4. Apakah akun piutang per pelanggan secara periodik diteliti mengenai: a. Pelanggan yang sering terlambat? b. Bukti adanya salah pembebanan? c. Bukti adanya pelunasan sebagian sebagian? d. Bukti adanya penghapusan yang tidak dilaporkan? 5. Apakah setiap bulan dikirimkan rekening Koran (statement of account) kepada pelanggan? Jika Ya, apakah: a. Dicocokkan dengan kartu piutang oleh orang yang tidak berhubungan dengan penerimaan 56

11 ICQ Internal Control Questionaire Piutang No. Pertanyaan Y T Keterangan uang, pengeluaran uang, dan nota kredit? b. Terkontrol atas kemungkinan diubah sebelum dikirim? c. Diposkan/dikirim oleh orang lain dan bukan petugas administrasi piutang? 6. Apakah perselisihan dengan pelanggan ditangani oleh bagian kredit atau atasan atau orang lain yang dikuasakan dan tidak dilakukan oleh kasir atau petugas administrasi piutang? 7. Bila perusahaan memberikan potongan yang lebih besar dari biasanya, apakah harus mendapatkan persetujuan khusus dari pejabat perusahaan yang berwenang? 8. Apakah koreksi atas faktur dan penghapusan piutang harus disetujui pejabat perusahaan yang berwenang? 9. Apakah bukti untuk penagihan atas piutang yang telah dihapuskan selalu diamankan untuk mencegah penyalahgunaan? 10. Apakah secara periodik dibuat analisis umur piutang (aging analysis) dan yang sudah jatuh tempo ditindaklanjuti? 11. Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang penghapusan piutang? 57

12 ICQ Internal Control Questionaire Piutang No. Pertanyaan Y T Keterangan 12. Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kuitansi? Bila Ya, apakah: a. Kuitansi tersebut memiliki nomor urut tercetak? b. Kuitansi dibuat setelah diperiksa lebih dahulu ke masing masing saldo piutang? c. Bagian akuntansi memperhatikan urutan nomornya? 13. Apakah penerimaan berupa cek mundur/giro diberikan ke bagian akuntansi? 14. Apakah hasil penagihan langsung diserahkan kepada kasir dalam waktu yang tidak terlalu lama dan dalam jumlah yang seharusnya diterima? 15. Apakah pada cek mundur yang diterima telah dicantumkan nama perusahaan/klien? 16. Apakah bagian akuntansi mengadakan jurnal khusus untuk penerimaan cek mundur? 58

13 ICQ Internal Control Questionaire Penerimaan Kas No. Pertanyaan Y T Keterangan 1. Apakah perusahaan memiliki pedoman penerimaan kas tertulis? 2. Apakah digunakan kuitansi khusus perusahaan? Bila Ya, apakah: a. Bernomor urut tercetak? b. Digunakan menurut urutan nomor urut? c. Bentuk pembayaran dinyatakan dalam kuitansi? d. Bon kontan terdaftar? e. Dicatat secara mutakhir (up-to-date)? f. Bagian akuntansi memperhatikan urutan nomor urut? 3. Bila digunakan bon (penjualan) kontan, apakah : a. Bernomor urut tercetak? b. Digunakan menurut nomor urut? c. Bentuk pembayaran dinyatakan dalam kuitansi? d. Bon kontan terdaftar? e. Dicatat secara mutakhir (up-to-date)? f. Bagian akuntansi memperhatikan urutan nomor urut? 59

14 ICQ Internal Control Questionaire Penerimaan Kas No. Pertanyaan Y T Keterangan 4. Apakah hasil penerimaan baik dari penjualan tunai maupun penagihan piutang disetorkan secara utuh ke bank paling lambat keesokan harinya? 5. Apakah penyetoran dilakukan oleh pegawai yang bukan pemegang buku piutang? 6. Apakah bukti setoran dicocokan dengan kuitansi/bon (penjualan) tunai oleh bagian akuntansi? 7. Apakah total yang tertera pada bukti setoran dicocokkan dengan transaksi debit pada buku bank yang bersangkutan? 8. Apakah saldo buku penerimaan kas selalu di tes kebenarannya paling tidak sebulan sekali? 9. Apakah tugas kasir terpisah dari pembukuan piutang? 10. Apakah tata administrasi diatur sedemikian rupa sehingga kasir atau orang yang menyetor ke bank tidak mendapat kesempatan untuk mencatat atau mengubah angka pada buku piutang dan daftar perhitungan saldo yang akan dikirim kepada pelanggan? 11. Bila perusahaan membina beberapa dana kas sesuai dengan sumber penggunaannya, apakah dana kas tersebut dan surat berharga secara fisik disimpan secara terpisah dan diadministrasikan masing masing (tidak tercampur)? 60

15 ICQ Internal Control Questionaire Penerimaan Kas No. Pertanyaan Y T Keterangan 12. Untuk cek mundur yang diterima, apakah: a. Hanya diberikan kuitansi sementara penerimaan cek mundur? b. Diberikan kuitansi asli bila telah dapat diuangkan? c. Disetorkan ke bank pada saat jatuh tempo? d. Dibina buku catatan cek mundur? Bila Ya, apakah orang tertentu (bukan kasir) secara berkala mencocokkan catatan tersebut dengan kuitansi sementara/asli? 13. Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik atas saldo kas yang ada ditangan secara mendadak? 14. Apakah pencatatan atas penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntansi? 15. Apakah bukti penerimaan giro bernomor urut tercetak? Berdasarkan hasil kuesioner di atas, kelebihan pada prosedur dan kebijakan fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. Berlian Techprint Indonesia yaitu : 1. Dokumen dokumen terkait sudah bernomor urut tercetak (prenumbered) 61

16 2. Selalu dilakukan pengecekan ketersediaan barang terlebih dahulu atas pesanan yang diterima 3. Pengiriman disertai Surat Jalan dan Faktur yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang 4. Pengiriman barang selalu dilakukan tepat waktu 5. Hasil penerimaan baik dari tunai maupun penagihan piutang disetorkan ke bank paling lambat keesokan harinya 6. Penyetoran ke bank dilakukan oleh pegawai yang bukan pemegang buku piutang 7. Penerimaan kas melalui transfer terpisah dari bagian akuntansi Kelemahan yang ditemukan atas hasil kuesioner diatas adalah : 1. Tidak terdapatnya pedoman tertulis untuk prosedur dan kebijakan atas fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas perusahaan 2. Tidak dilakukan pengecekan status piutang terhadap pelanggan pada prosedur penerimaan pesanan 3. Bagian kasir merangkap bagian akuntansi 4. Tidak dikirimkan rekening koran kepada pelanggan secara berkala 5. Sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang pelanggan belum diterapkan secara menyeluruh 6. Tidak terdapat kebijakan manajemen atas penyisihan piutang tak tertagih 7. Tidak dibuatkan Memo Kredit untuk setiap retur barang 62

17 IV.3 Audit Program atas Fungsi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas Audit program merupakan kumpulan dari prosedur audit yang dibuat penulis secara tertulis yang akan dijalankan dan bertujuan membantu penulis dalam pelaksanakan audit operasional dalam menilai prosedur dan kebijakan pada fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas. IV.3.1 Prosedur Audit atas Penerimaan Pesanan Pelanggan 1. Tujuan Audit Untuk mengetahui apakah pelaksanaan pesanan pelanggan telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan. 2. Prosedur Audit a. Periksa apakah prosedur dan kebijakan pemrosesan data pesanan pelangan dibuat secara tertulis atau tidak b. Periksa apakah pesanan pelanggan menggunakan dokumen Purchase Order c. Periksa kelengkapan isi dari Purchase Order apakah tertera dengan jelas kode barang, jenis barang, kuantitas barang, dan harga barang d. Periksa apakah dilakukan pengecekan barang terlebih dahulu ke gudang sebelum dilakukan transaksi penjualan e. Periksa apakah harga yang ditawarkan oleh bagian penjualan merupakan harga yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang f. Periksa apakah potongan penjualan yang diberikan telah disetujui oleh pejabat yang berwenang 63

18 3. Hasil Audit Perusahaan belum memiliki prosedur dan kebijakan penjualan secara tertulis. Walaupun begitu prosedur penerimaan pelanggan sudah cukup baik secara keseluruhan, seperti sudah menggunakan Purchase Order yang di dalamnya tertera dengan jelas kode barang, jenis barang, kuantitas barang, dan harga barang. Pengecekan persediaan barang juga selalu dilakukan agar transaksi penjualan dapat berjalan lancar. Harga dan potongan yang diberikan selalu diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. IV.3.2 Prosedur Audit atas Persetujuan Kredit 1. Tujuan Audit Untuk mengetahui apakah pemberian persetujuan kredit yang dijalankan telah sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku dalam perusahaan dan dilaksanakan oleh pihak pihak yang berwenang. 2. Prosedur Audit a. Pelajari prosedur persetujuan kredit yang ditetapkan oleh perusahaan b. Periksa apakah persetujuan kredit diketahui dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang c. Periksa apakah kebijakan persetujuan kredit dan syarat pembayaran pelanggan dibuat secara tertulis d. Periksa apakah sebelum dilakukan transaksi penjualan, apakah bagian piutang akan memeriksa dulu status piutang pelanggan tersebut 64

19 e. Periksa apakah terdapat kebijakan untuk pemberian kredit kepada pelanggan baru dan kepada pelanggan yang belum melakukan pembayaran atas pembelian sebelumnya 3. Hasil Audit Untuk pelanggan lama, perusahaan tidak memiliki prosedur persetujuan kredit dan langsung memproses pesanan pelanggan ke tahap negosiasi harga dan pengecekan persediaan barang. Untuk pelanggan baru, perusahaan memiliki kebijakan berupa pembayaran tunai untuk transaksi dibawah satu juta, dan pembayaran kredit selama dua minggu untuk transaksi diatas satu juta. IV.3.3 Prosedur Audit atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan 1. Tujuan Audit Untuk mengetahui apakah Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah dibuat dengan tepat sesuai dengan permintaan pelanggan dan untuk memastikan kesesuaian jangka waktu antara pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan dengan pengiriman barang. 2. Prosedur Audit a. Periksa apakah pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan b. Periksa apakah Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah dibuat sesuai dengan Purchase Order yang diterima dari pelanggan, terutama mengenai identitas 65

20 pelanggan, jenis barang, harga barang, jumlah barang, serta nomor dan tanggal pembuatan faktur c. Periksa apakah Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum pengiriman barang kepada pelanggan d. Periksa apakah Surat Jalan dan Faktur Penjualan yang dibawa kembali oleh bagian pengiriman telah diotorisasi oleh pelanggan e. Periksa apakah terdapat kesalahan dalam pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan 3. Hasil Audit Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah sesuai dengan prosedur perusahaan, dan telah sesuai dengan PO yang diterima dari pelanggan yang isinya tertera dengan jelas mengenai identitas pelanggan, jenis barang, harga barang, jumlah barang, serta nomor dan tanggal pembuatan. Surat Jalan yang dibuat telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum pengiriman dilakukan. Surat Jalan yang dibawa kembali telah diotorisasi pelanggan. IV.3.4 Prosedur Audit atas Pengiriman Pesanan 1. Tujuan Audit Untuk mengetahui apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan pesanan pelanggan, dilengkapi dengan dokumen pengiriman yang lengkap dan pengiriman dilakukan tepat waktu. 66

21 2. Prosedur Audit a. Periksa apakah terdapat prosedur dan kebijakan tertulis mengenai proses pengiriman barang b. Periksa apakah fungsi gudang terpisah dengan fungsi pengiriman c. Periksa apakah sebelum pengiriman barang dilakukan pencocokan antara dokumen pengiriman dengan barang yang akan dikirim d. Periksa apakah kepala gudang mengetahui dan mengotorisasi pengeluaran barang dari gudang e. Periksa apakah dokumen pengiriman barang telah diotorisasi oleh pelanggan yang menandakan barang telah diterima f. Periksa apakah terdapat kesalahan dalam pengiriman misalnya jenis dan kuantitas barang atau dokumen pengiriman yang tidak lengkap 3. Hasil Audit Perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis mengenai proses pengiriman barang. Bagian gudang sudah terpisah dari bagian pengiriman. Sebelum pengiriman barang, dilakukan pencocokan antara dokumen pengiriman dengan barang yang akan dikirim untuk mencegah kesalahan pengiriman. Dokumen pengiriman barang juga telah diotorisasi oleh pelanggan. Perusahaan tidak membuat bukti pengeluaran barang untuk setiap pengiriman yang akan dilakukan. Terdapat kesalahan pengiriman yang disebabkan misperception atas nama barang antara pelanggan dan bagian gudang. 67

22 IV.3.5 Prosedur Audit atas Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang 1. Tujuan Audit Untuk memastikan pencatatan penjualan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan piutang dibayarkan tepat waktu oleh pelanggan dan dicatat sesuai dengan jumlah ke dalam catatan akuntansi. 2. Prosedur Audit a. Pelajari kebijakan dan prosedur pencatatan penjualan perusahaan dan penagihan b. Periksa apakah transaksi penjualan telah dicatat ke dalam jurnal yang tepat c. Periksa apakah bagian piutang setiap hari menyetorkan seluruh pembayaran pelanggan ke Manajer F&A d. Periksa apakah terdapat pembagian tugas antara yang melakukan penagihan piutang dengan yang menerima kas dari hasil penagihan e. Periksa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai piutang tak tertagih f. Periksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang serta secara berkala mengirimkan statement of account kepada pelanggan 3. Hasil Audit Bagian penagihan sudah terpisah dari kasir. Perusahaan tidak memiliki bagian khusus yang melakukan penagihan piutang. Setiap hari bagian akuntansi menyetorkan seluruh pembayaran pelanggan ke Manajer F&A. Perusahaan tidak 68

23 mempunyai kebijakan atas piutang tak tertagih, dan tidak mengirimkan statement of account ke pelanggan secara berkala. IV.3.6 Prosedur Audit atas Pencatatan Penerimaan Kas 1. Tujuan Audit Untuk mengetahui apakah pencatatan penerimaan kas telah sesuai dengan ketentuan akuntansi yang berlaku. 2. Prosedur Audit a. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan telah dicatat dan diposting ke akun yang benar b. Periksa apakah terdapat pemisahaan antara fungsi penerimaan kas dan pencatatan kas c. Periksa apakah terdapat bukti penerimaan kas atas setiap piutang yang telah ditagih d. Periksa apakah pencatatan tersebut selalu diberikan kepada pejabat yang berwenang untuk diperiksa e. Periksa apakah terdapat penyimpangan dari pencatatan penerimaan kas. Bila ada, selidiki pihak mana yang harus bertanggung jawab 3. Hasil Audit Fungsi penerimaan kas merangkap fungsi pencatatan kas. Bagian akuntansi meneriman cek/giro, membandingkan dengan invoice, kemudian mencatat di 69

24 kartu piutang dan membuat laporan bukti penerimaan kas yang kemudian diserahkan ke Manajer F&A beserta cek/giro. Catatan penerimaan kas tidak selalu diperiksa oleh pejabat yang berwenang. IV.3.7 Prosedur Audit atas Retur Barang 1. Tujuan Audit Untuk mengetahui apakah perusahaan telah memiliki prosedur dan kebijakan retur barang yang jelas dan telah dijalankan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Prosedur Pemeriksaan a. Periksa apakah perusahaan telah menetapkan prosedur retur penjualan b. Periksa apakah retur penjualan masih berada dalam jangka waktu yang ditentukan oleh perusahaan c. Periksa apakah retur penjualan di otorisasi oleh pejabat yang berwenang d. Periksa apakah terdapat dokumen yang lengkap terkait dengan retur penjualan (Memo Kredit) e. Periksa apakah barang yang diretur merupakan kesalahan perusahaan atau kesalahan pelanggan 3. Hasil Audit Jangka waktu untuk retur barang adalah satu minggu. Namun perusahaan masih memperbolehkan pelanggan meretur barangnya lebih dari satu minggu apabila 70

25 sudah mengkonfirmasi terlebih dahulu. Pada saat retur barang, tidak dibuatkan dokumen baru seperti Memo Kredit, melainkan mengganti Surat Jalan lama dengan membuat Surat Jalan baru untuk transaksi tersebut. Barang yang diretur umumnya merupakan kesalahan misperception atas nama barang antara pelanggan dan bagian gudang. IV.4 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas Temuan yang didapat : 1. Tidak terdapat pedoman tertulis atas prosedur dan kebijakan pada fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis atas prosedur dan kebijakan penjualan, piutang, dan penerimaan kas. Perusahaan juga tidak memiliki job description tertulis, dan perusahaan tidak memperbaharui standar prosedur yang ada apabila terdapat beberapa kebijakan yang berubah. Seharusnya perusahaan memiliki pedoman tertulis secara lengkap pada setiap prosedur agar pemberian otoritas, tanggung jawab atas semua aktivitas jelas secara tertulis dan sebagai dasar untuk membandingkan apakah yang telah dijalankan perusahaan telah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan. Perusahaan merasa tidak perlu membuat prosedur dan kebijakan secara tertulis atas kegiatan yang telah berjalan sampai saat ini. Manajer membuat prosedur dan kebijakan dan mengkomunikasikan secara langsung karena lebih 71

26 praktis dan karyawan akan lebih mengerti atas apa yang harus mereka lakukan dengan praktek langsung. Kegiatan operasional dan pengendalian internal perusahaan dapat berjalan kurang efektif karena pedoman prosedur dan kebijakan kurang jelas. Hal ini juga memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan seperti perangkapan tugas antar bagian dan kesalahan pendistribusian dokumen. Agar perusahaan membuat pedoman prosedur dan kebijakan atas fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas secara tertulis supaya pemberian otoritas, tanggung jawab atas semua aktivitas jelas secara tertulis dan untuk mengurangi resiko seperti mencegah perangkapan tugas, kesalahan pendistribusian dokumen, dan penyimpangan dari pihak yang bertanggung jawab atas prosedur yang ditanganinya. Pedoman tertulis juga berguna bagi karyawan baru sebagai panduan untuk lebih memahami kegiatan perusahaan dan mencegah resiko kesalahan yang kemungkinan terjadi. Pedoman tertulis sebaiknya diperbaharui secara berkala atas perubahan kegiatan operasional yang terjadi sehingga perusahaan dapat selalu melihat sejauh mana perbaikan kegiatan perusahaan yang telah dilakukan dan sekiranya memperbaiki prosedur yang masih belum cukup baik. 2. Tidak terdapat persyaratan kredit pelanggan pada prosedur penerimaan pesanan. Perusahaan tidak menetapkan batas kredit pelanggan dan tidak melakukan pengecekan status kredit pelanggan atas setiap pesanan yang 72

27 diterima dan langsung memproses pesanan tersebut. Perusahaan menerima seluruh pesanan tanpa memperhatikan besarnya jumlah piutang pelanggan. Perusahaan seharusnya tidak memberikan toleransi kepada pelanggan yang piutangnya telah melampaui batas kredit. Pelanggan dapat melakukan pemesanan kembali setelah melunasi minimal sebagian piutangnya. Perusahaan juga seharusnya dapat menetapkan batas kredit yang berbeda kepada pelanggan, karena setiap pelanggan memiliki kemampuan hutang yang berbeda, tergantung dari besar kecilnya perusahaan pelanggan. Hal tersebut dimaksudkan agar transaksi penjualan tidak terhambat oleh masalah pelunasan piutang. Perusahaan merasa cukup hanya dengan berdasarkan kepercayaan dan perjanjian antara kedua belah pihak. dan untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Perusahaan mengutamakan kelancaran penjualan karena akan mendapatkan profit yang tinggi jika seluruh penjualan diterima tanpa memperhatikan kelancaran piutang dan kas perusahaan. Dengan tidak dilakukan pengecekan status kredit, dapat mengakibatkan penumpukan piutang atas beberapa pelanggan yang telah memiliki jumlah piutang yang tinggi dan kemampuan pelanggan yang kurang dalam melunasi piutangnya dapat memperburuk keadaan. Penjualan memang menjadi tinggi namun tidak diimbangi dengan perputaran piutang yang lancar sehingga menghambat cash flow perusahaan yang biasanya digunakan untuk membiayai kebutuhan kegiatan operasional perusahaan. Sebaiknya perusahaan memberlakukan penetapan batas kredit bagi pelanggan, untuk menghindari kredit macet atau penumpukan piutang. 73

28 Kepercayaan antar perusahaan dan pelanggan sebaiknya dituangkan dalam seberapa besarnya batas kredit yang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan, disesuaikan dengan kemampuan pelanggan seberapa cepat melunasi hutangnya dan besar kecilnya perusahaan tersebut sehingga persyaratan kredit tersebut tidak memberatkan kedua belah pihak dalam melakukan transaksi. Hal tersebut juga dimaksudkan untuk mengurangi resiko piutang tak tertagih dan cash flow yang buruk sehingga pihak perusahaan juga merasa aman dengan penjualan yang akan dilakukan. 3. Bagian kasir merangkap bagian akuntansi. Bagian kasir merangkap bagian akuntansi yang juga mencatat penerimaan kas tersebut. Kegiatan bagian akuntansi dimulai dari mencocokan cek/giro dengan invoice, mencatat ke kartu piutang, sampai membuat laporan penerimaan kas dan menjurnal. Fungsi kasir seharusnya terpisah dari bagian akuntansi. Pada saat jatuh tempo tiba seharusnya penagihan dilakukan oleh bagian keuangan, hasil penagihan diserahkan ke bagian kasir, dan bukti penagihan diserahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat dan dibuatkan laporan penerimaan kas. Hal ini dikarenakan perusahaan menginginkan efisiensi dan ekonomisasi dalam operasional piutangnya. Selain itu, perusahaan mempercayai karyawannya telah bekerja dengan baik dan benar dan perusahaan menganggap bagian piutang, penerimaan kas, dan pencatatan kas merupakan satu bagian dalam satu prosedur sehingga tidak perlu dipisah. 74

29 Dengan tidak adanya pemisahan tugas dan pengendalian yang cukup, maka pada bagian tersebut sangat beresiko kecurangan karena tidak terdapat pengendalian dari pihak ketiga yang memantau alur hasil penagihan tersebut, maupun pengendalian lainnya yang dapat mengontrol arus kas tersebut. Sebaiknya bagian kasir dipisah dengan bagian akuntansi untuk mengurangi resiko kecurangan. Efisiensi memang diperlukan dalam kegiatan perusahaan tapi juga harus diikuti dengan efektivitas dari kegiatan tersebut. Dengan memisahkan bagian kasir dan bagian akuntansi memang akan menambah biaya. Untuk itu rekomendasi alternatif adalah menambah pengendalian pada fungsi tersebut seperti pengiriman statement of account secara berkala. Setiap bagian dalam perusahaan rawan akan kecurangan apabila tidak diberikan pengendalian yang cukup. 4. Tidak dilakukan pengiriman statement of account ke pelanggan secara berkala. Perusahaan tidak mengirimkan dokumen statement of account ke pelanggan untuk membuktikan apakah jumlah piutang di perusahaan sama dengan jumlah hutang yang dimiliki pelanggan. Perusahaan tidak melakukan pengecekan atas ketepatan pencatatan piutang yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Berdasarkan praktik yang sehat, seharusnya perusahaan secara berkala mengirimkan statement of account kepada pelanggan untuk menguji masing masing fungsi perusahaan tersebut dapat menguji secara teliti dan mendetail atas 75

30 catatan piutang pelanggan serta menghindari kesalahan pencatatan piutang baik disengaja maupun tidak disengaja. Perusahaan tidak mengirim statement of account ke pelanggan untuk menjaga kerahasiaan nilai piutang seluruh pelanggan, karena pada dokumen statement of account itu terdapat daftar seluruh piutang pelanggan yang seharusnya dirahasiakan dari setiap pelanggan. Perusahaan tidak melakukan pencocokan saldo piutang dengan pelanggan yang dapat meningkatkan resiko kemungkinan terjadinya kesalahan jumlah pembayaran pelanggan apabila terdapat perbedaan saldo piutang antara perusahaan dan pelanggan. Perusahaan juga tidak dapat mengecek kinerja bagian akuntansi dalam menjalankan tugasnya, sehingga tidak diketahui apakah bagian akuntansi sudah melakukan pencatatan dengan benar. Sebaiknya perusahaan melakukan pengiriman statement of account kepada pelanggan secara berkala (setiap enam bulan sekali atau setahun sekali untuk menghindari penambahan biaya yang besar) untuk mencegah kesalahan dan memeriksa ketepatan pencatatan. Rekening Koran yang dikirimkan hanya berisikan saldo piutang pelanggan yang ditujukan yang berasal dari subsidiary ledger setiap pelanggan, bukan mencantumkan saldo piutang seluruh pelanggan karena hal tersebut dapat menimbulkan resiko resiko yang tidak diinginkan. Mengingat bagian kasir di perusahaan merangkap bagian akuntansi maka dibutuhkan pengendalian untuk bagian tersebut. Untuk kondisi di perusahaan sebaiknya pengiriman dilakukan oleh bagian lain selain kasir karena apabila bagian kasir yang melakukannya, pengendalian tersebut tidak akan berjalan 76

31 efektif. Apabila terdapat selisih piutang antara perusahaan dan pelanggan, perusahaan dapat mengirimkan rincian dokumen penjualan sehingga dapat lebih mudah ditelusuri. 5. Sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang pelanggan belum diterapkan secara menyeluruh. Perusahaan sudah menindaklanjuti pelanggan yang terlambat melunasi hutangnya dengan tegas seperti tidak diijinkan melakukan pembelian berikutnya sampai pelanggan tersebut melunasi hutangnya. Namun sanksi tersebut tidak berlaku untuk semua pelanggan. Terdapat beberapa pelanggan yang dibebaskan dari sanksi tersebut. Seharusnya perusahaan dapat bersikap tegas terhadap seluruh pelanggan atas keterlambatan pembayaran yang dilakukan agar seluruh pelanggan dapat disiplin dalam melunasi hutangnya tidak mengecualikan pelanggan tertentu. Seharusnya pemberian sanksi diimbangi dengan menerapkan pemberian insentif untuk pelanggan yang membayar lebih cepat untuk memotivasi pelanggan dalam melunasi hutangnya. Perusahaan menganggap pelanggan yang dibebaskan dari sanksi tersebut adalah perusahaan besar dan terpercaya. Perusahaan ingin menjaga hubungan baik sehingga apabila diberikan sanksi, itu akan memberatkan pelanggan tersebut. Perusahaan telah memberikan potongan penjualan untuk pelanggan yang memesan dalam jumlah yang banyak. Untuk itu perusahaan merasa tidak perlu memberikan potongan lagi untuk pelunasan piutang. 77

32 Apabila pelanggan yang dikecualikan tersebut tidak dikenakan sanksi, dapat berakibat mereka tidak terjaga untuk membayar hutangnya karena apabila membayar melewati tanggal jatuh tempo pelanggan merasa tidak dirugikan dengan tidak adanya sanksi yang menyebabkan terjadinya penumpukan piutang atau kredit macet pada pelanggan tersebut dan mengganggu kelancaran cash flow perusahaan. Mengingat perusahaan tidak memiliki kebijakan persyaratan batas kredit, maka agar pemberian sanksi diterapkan keseluruh pelanggan. Dengan begitu, seluruh pelanggan merasa terjaga atas keterlambatan pembayaran yang dilakukan. Penerapan sanksi terkesan memberatkan pelanggan, untuk itu sebaiknya diimbangi dengan pemberian insentif. Dilakukan dengan memotivasi pelanggan dalam melunasi piutang seperti strategi pemberian potongan dengan syarat pembayaran seperti 2/10 n/30 yang berarti perusahaan akan memberikan potongan 2% dari penjualan apabila pelanggan mampu melunasi dalam kurun waktu 10 hari, dan jatuh tempo piutang dalam 30 hari. Dengan kebijakan insentif dan sanksi yang diterapkan, baik pihak perusahaan maupun pihak pelanggan akan merasa sama sama diuntungkan, hubungan baik dengan pelanggan tetap akan terjaga dengan baik, dan diharapkan dapat menjaga kelancaran perputaran piutang dan arus kas. 6. Tidak terdapat kebijakan manajemen atas penyisihan piutang tak tertagih Perusahaan tidak memiliki kebijakan penyisihan piutang tak tertagih. Perusahaan akan terus mencatat transaksi penjualan tersebut sebagai piutang, 78

33 terus menagih ke pelanggan, dan baru akan menghapusnya apabila piutang telah dilunasi pelanggan. Menurut ketentuan yang berlaku, piutang yang lama jatuh temponya melebihi satu tahun, seharusnya disisihkan sebagai piutang tak tertagih. Selain itu dengan adanya cadangan kerugian piutang agar perusahaan dapat mengantisipasi kerugian dalam jumlah besar serta diketahui jumlah piutang sebenarnya yang disajikan dalam laporan keuangan. Piutang usaha yang seharusnya tercatat adalah piutang yang dapat ditagih dan dapat direlisasikan dalam jangka waktu 12 bulan dari tanggal neraca. Perusahaan menganggap tidak perlu membuat penyisihan piutang tak tertagih karena pelanggan pasti akan melunasi piutang tersebut biarpun umur piutang telah jauh dari jatuh tempo dan pelanggan pasti membayar secara mencicil. Perusahaan juga hanya memiliki sedikit pelanggan yang terbilang kredit macet dan pelanggan tersebut masih membayar dengan mencicil sehingga merasa tidak perlu disisihkan sebagai piutang tak tertagih karena masih dapat ditagih. Kondisi demikian akan membuat akun piutang dalam laporan keuangan menjadi tidak wajar karena jumlah piutang tahun lalu masih tercatat di tahun berikutnya sehingga tidak benar benar mencerminkan jumlah piutang yang seharusnya atas transaksi yang terjadi pada periode tersebut. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan atas piutang tak tertagih agar posisi piutang dalam laporan keuangan mencerminkan jumlah piutang yang seharusnya tercatat pada periode tersebut. Penyisihan piutang tak tertagih juga 79

34 sebaiknya diotorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk menghindari terjadinya penyimpangan dimana piutang yang seharusnya masih tercatat dan masih dalam periode tersebut dihapuskan untuk kepentingan pribadi. Perusahaan dapat menggunakan jasa Debt Collector sehingga semua piutang dapat tertagih tidak melebihi periode terjadinya transaksi. 7. Perusahaan tidak membuat Memo Kredit atas barang yang diretur Perusahaan tidak membuat dokumen Memo Kredit atas barang yang diretur. Perusahaan menindaklanjuti pengembalian barang tersebut dengan mengganti Surat Jalan yang lama dengan Surat Jalan yang baru, sehingga perusahaan perlu mencari transaksi sebelumnya untuk membetulkan akun piutang dan menghapus akun persediaan yang diretur. Seharusnya untuk setiap retur barang yang diterima, bagian penjualan membuat Memo Kredit sebagai bukti dokumen untuk mengurangi nilai piutang dan mengembalikan akun persediaan atas retur tersebut yang kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan. Retur penjualan pada perysahaan umumnya dikarenakan kesalahan pengiriman barang sehingga perusahaan akan mengirimkan lagi barang yang benar, untuk itu perusahaan memilih untuk membuat Surat Jalan baru dan hanya memperbaharui akun yang diretur tersebut. Dengan tidak membuat Memo Kredit, kegiatan perusahaan dalam prosedur barang tidak berjalan efektif dan efisien karena perusahaan harus menelusuri ulang untuk mengembalikan akun piutang dan persediaan dan 80

35 kemudian dibuatkan akun baru. Penelusuran ulang tersebut memakan waktu, tenaga, dan juga beresiko terjadinya kesalahan seperti penggandaan pencatatan, kesalahan penghapusan akun, dan kesalahan pencatatan. Untuk efektivitas dan efisiensi, sebaiknya perusahaan membuat dokumen Memo Kredit sehingga perusahaan dapat langsung menyesuaikan nilai piutang dan nilai barang yang diretur tanpa harus melakukan penelusuran ulang untuk menghindari resiko resiko yang mungkin terjadi apabila menanganinya dengan membuat Surat Jalan baru seperti penggandaan pencatatan, kesalahan penghapusan dan pencatatan pada akun piutang dan persediaan. IV.5 Hasil Penelitian Terkait Tujuan Penelitian Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka penulis menyimpulkan bahwa hasil penelitian pada PT. Berlian Techprint Indonesia telah menjawab atau sesuai dengan tujuan penelitian yang penulis tetapkan pada Bab I sebelumnya. Berikut merupakan penjelasan terhadap masing masing tujuan : 1. Untuk menilai fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas sudah/belum berjalan sesuai prosedur dan kebijakan yang sudah ditetapkan perusahaan. Penilaian terhadap fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas dilakukan dengan mengumpulkan informasi melalui wawancara dan observasi, dan pengumpulan dokumen yang kemudian membandingkan apakah prosedur dan kebijakan yang telah dijalankan telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan pada fungsi - fungsi terkait. 81

36 Penulis menilai bahwa prosedur dan kebijakan fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas belum cukup memadai terutama pada fungsi piutang dan penerimaan kas sehingga prosedur dan kebijakan telah ditetapkan belum berjalan secara maksimal. Perusahaan dapat memaksimalkan kinerja operasional bisnisnya dengan melakukan beberapa perbaikan 2. Untuk menilai pengendalian internal terhadap fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas telah/belum memadai Penilaian pengendalian internal penulis lakukan dengan menyebarkan kuisioner yang pertanyaanya terkait dengan unsur pengendalian intern. Berdasarkan hasil penelitian, pengendalian intern yang diterapkan perusahaan pada fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas masih belum cukup memadai terutama pada fungsi penerimaan kas dan masih memerlukan beberapa perbaikan kedepannya agar kegiatan operasional perusahaan untuk fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas dapat berjalan lebih efektif dan efisien. 3. Untuk menilai peranan audit operasional dalam menunjang efisiensi dan efektivitas fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada perusahaan. Berdasarkan audit operasional yang telah dilakukan, penulis menemukan beberapa kelemahan pada fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas yang perlu diperhatikan. Untuk itu penulis memberikan rekomendasi atas kelemahan kelemahan tersebut dan diharapkan perusahaan menerapkan rekomendasi untuk menunjang efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada perusahaan. 82