BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN. 4.1 Perencanaan Kegiatan Evaluasi Pengendalian Internal

Transkripsi

1 BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN 4.1 Perencanaan Kegiatan Evaluasi Pengendalian Internal Evaluasi pengendalian internal adalah suatu kegiatan untuk menilai dan mengevaluasi pengendalian internal perusahaan dan hasil evaluasi tersebut dilaporkan kepada orang-orang yang tepat serta memberikan rekomendasi perbaikan. Untuk melakukan evaluasi pengendalian internal diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik agar memperoleh hasil yang maksimal sehingga dapat memberikan rekomendasi dan saran sebagai bahan pertimbangan perusahaan serta membantu meningkatkan kinerja perusahaan sehingga tercapainya tujuan perusahaan. Perencanaan evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas pada CV. Harmoni Jaya adalah sebagai berikut: 1. Membuat perencanaan waktu Jadwal audit dimulai dari: a. Pihak perusahaan menyetujui CV. Harmoni Jaya untuk menjadi objek penelitian skripsi. b. Survei Pendahuluan yang dilakukan untuk memperoleh informasi umum tentang perusahaan yang berupa sejarah perusahaan, bidang usaha, produk-produk dan juga struktur organisasi beserta uraian tugas. c. Melakukan wawancara dengan bagian terkait dengan proses penjualan, piutang dan penerimaan kas perusahaan untuk memperoleh data-data dan 35

2 informasi mengenai kegiatan perusahaan, kebijakan dan prosedur yang diterapkan, serta proses penjualan, piutang dan penerimaan kas yang terjadi dalam perusahaan. d. Melakukan pengamatan langsung terhadap proses terjadinya transaksi penjualan, piutang dan penerimaan kas dalam perusahaan. e. Melakukan pengisian Internal Control Questionnaire yang diisi oleh bagian-bagian terkait. Tujuan dilakukannya pengisian Internal Control Questionnaire agar supaya dapat lebih memahami prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas di CV. Harmoni Jaya secara lebih baik lagi. f. Melakukan penelusuran atas dokumen-dokumen pendukung yang berhubungan dengan transaksi penjualan, piutang dan penerimaan kas untuk mengetahui apakah pencatatannya telah sesuai dengan prosedur yang berlaku. 2. Membuat Program Kerja Audit Program Kerja Audit atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas CV. Harmoni Jaya adalah sebagai berikut: a. Survei Pendahuluan, yaitu survei yang dilakukan dengan pengamatan langsung dan wawancara singkat untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi umum mengenai latar belakang dalam waktu relatif singkat, mengenai semua aspek dari orang, kegiatan operasional perusahaan, program, atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan. b. Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen, yaitu melakukan pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen yang ada apakah telah 36

3 berfungsi dengan baik, mengidentifikasi kelemahan Sistem Pengendalian Manajemen beserta dampaknya, serta memanfaatkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective). c. Pengembangan hasil temuan, yaitu mengolah bukti dan dokumen yang telah dikumpulkan untuk mendapatkan temuan atas audit operasional yang dilakukan yang kemudian akan dianalisis dan diberikan rekomendasi sementara atas kelemahan tersebut untuk perbaikan perusahaan kedepannya dan memantapkan FAO (Finding Audit Objective) menjadi temuan serta menetapkan unsur-unsur temuan berupa kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi. 4.2 Evaluasi Pengendalian Internal atas Fungsi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas Sebelum melakukan analisa dan evaluasi mengenai pengedalian internal menurut komponen pengendalian internal, maka dilakukan analisis melalui media kuesioner (Internal Control Questionnaire) yang bertujuan untuk membantu memperjelas pemahaman pengenai data-data dan aktivitas yang terkait dengan kegiatan penjualan, piutang dan penerimaan kas. Kuesioner yang diberikan kepada bagian yang terkait yang berisi beberapa pertanyaan mengenai pengendalian internal yang berpedoman pada unsur COSO (Committee od Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak harmonis, dan pemilik satu entittas mengenai pengendalian dan arti pentingnya. 37

4 2. Penilaian Risiko (Risk Assessment) Indentifikasi dan analisis oleh manajemen atas risiko yang relevan terhadap penyiapan laporan keuangan agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk memenuhi tujuannya untuk pelaporan keuangan. 4. Pemantauan (Monitoring) Penilaian efektifitas rancangan operasi struktur pengendalian intern secara periodik dan terus menerus oleh manajemen untuk melihat apakah manajemen telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan. 5. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Metode yang dipakai mengidentifikasi, menggabungkan, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan transaksi satu entitas untuk menjamin akuntabilitas untuk aktiva yang terkait. Kuesioner terdiri dari tabel daftar pertanyaan yang akan disebarkan ke bagian yang terkait dengan fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas. ICQ ini juga dilengkapi dengan kolom pilihan jawaban yang terdiri dari: 1. Jawaban Ya menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas. 2. Jawaban Tidak menunjukkan kelemahan dalam pengendalian atas fingsi penjualan, piutang dan penerimaan kas. 38

5 Internal Control Questionnaire (ICQ) CV. Harmoni Jaya No. Pertanyaan Y T Keterangan 1. Penjualan Apakah perusahaan memiliki pedoman penjualan secara tertulis? 2. Apakah perusahaan menetapkan target penjualan setiap tahun? 3. Apakah target penjualan telah dicapai dengan baik? 4. Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list)? 5. Apakah perusahaan memiliki pedoman pemberian potongan harga secara tertulis? 6. Apakah dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap ketersediaan barang sebelum melakukan transaksi penjualan? 7. Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan (purchase order) dari pembeli? 8. Apakah pesanan pembelian dari pelanggan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat kredit dan syarat lainnya? 9. Apakah formulir pesanan yang digunakan diberi nomor urut bercetak (prenumbered)? 10. Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada Surat Jalan? 11. Apakah surat jalan : a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi? 39

6 c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan surat jalan? d. Terdapat pengawasan yang baik atas urutan surat jalan dan isinya? 12. Apakah faktur penjualan : a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Terdapat pengawasan yang baik atas urutan faktur? c. Apakah diperiksa ketepatan : 1. Jumlah yang dikirim? 2. Harga? 3. Perhitungan? 4. Syarat kredit? 13. Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan? 14. Apakah fungsi penjualan terpisah dari : a. Bagian keuangan? b. Bagian akuntansi? c. Bagian gudang? 15. Apakah penjualan kredit prosedurnya sama dengan penjualan tunai? 16. Apakah nota kredit: a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? b. Diotorisasi oleh orang tertentu? 17. Apakah dibuat daftar formulir-formulir: a. Pesanan penjualan? b. Surat jalan? c. Faktur? d. Nota kredit? 18. Bila Ya, apakah dicatat secara mutakhir 40

7 (up-to-date)? 19. Retur Penjualan: a. Apakah perusahaan membuat formulir retur penjualan? b. Apakah retur penjualan diketahui dan disetujui oleh pihak yang berwenang? c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan ke dalam: 1. Kartu gudang? 2. Buku persediaan? 20. Apakah prosedur penjualan tampak cukup efisien? 21. Apakah laporan penjualan dibuat setiap bulan? 22. Apakah ada pemisahan antara barangbarang retur dengan barang yang masih bagus? Piutang 1. Apakah perusahaan memiliki pedoman piutang secara tertulis? 2. Apakah dibuat kartu piutang? Bila Ya, apakah: a. Secara bulanan atau kuartalan diadakan pencocokan saldo akun control (buku besar piutang) dengan kartu piutang? b. Pengamanan fisik kartu piutang cukup? c. Hanya orang tertentu yang memegangnya? 3. Apakah pencatatan di kartu piutang: 41

8 a. Sering bergilir? b. Terpisah dari yang mengerjakan buku besar? 4. Apakah dilakukan pemeriksaan status piutang sebelum melakukan transaksi penjualan berikutnya? 5. Apakah perselisihan dengan pelanggan ditangani oleh bagian kredit atau atasan atau orang lain yang dikuasakan? 6. Bila perusahaan memberikan potongan yang lebih besar dari biasanya, apakah harus mendapatkan persetujuan khusus dari pejabat perusahaan yang berwenang? 7. Apakah koreksi atas faktur dan penghapusan piutang harus disetujui pejabat perusahaan yang berwenang? 8. Apakah bukti untuk penagihan atas piutang yang telah dihapuskan selalu diamankan untuk mencegah penyalahgunaan? 9. Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang penghapusan piutang? 10. Apakah hasil penagihan piutang langsung diserahkan kepada bagian keuangan? 11. Apakah dibuat penyisihan piutang tak tertagih? Penerimaan Kas 1. Apakah perusahaan memiliki pedoman penerimaan kas tertulis? 2. Apakah debt collector membuat suatu daftar cek dan uang tunai yang diterima? 3. Apakah hasil penerimaan dari penagihan piutang segera disetorkan secara utuh ke 42

9 bank paling lambat keesokan harinya? 4. Apakah penyetoran dilakukan oleh pegawai yang bukan pemegang buku piutang? 5. Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang telah disahkan oleh bank? 6. Apakah ada pencocokkan antara total yang tertera pada bukti setoran dengan transaksi debet pada buku bank yang bersangkutan? 7. Apakah tugas kasir terpisah dari pembukuan piutang? 8. Apakah pencatatan atas penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntansi? 9. Apakah bukti penerimaan giro bernomor urut tercetak? 10. Apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari: a. Fungsi akuntansi? b. Fungsi penjualan? 11. Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik atas saldo kas yang ada di tangan secara mendadak? Setelah dilakukan wawancara, pemeriksaan dan berdasarkan hasil pengumpulan data melalui kuesioner mengenai pengendalian intern yang terkait dengan fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas makan dapat diperoleh kekuatan dan kelemahan pada pelaksanaan pengendalian internal. Jika ditemukan kelemahan atas pengendalian yang dimiliki perusahaan, maka kelemahan tersebut akan dievaluasi dan diberikan rekomendasi perbaikan. Berdasarkan jawaban-jawaban yang diperoleh dari kuisioner diatas terdapat beberapa 43

10 kekuatan yang dimiliki perusahaan pada pelaksanaan pengendalian intern atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas yaitu sebagai berikut: 1. Dokumen-dokumen yang terkait dengan fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas sudah bernomor urut tercetak (prenumbered). 2. Perusahaan memiliki target setiap tahun dan target tersebut dicapai dengan baik. 3. Bagian penjualan terpisah dengan bagian gudang, bagian akuntansi dan bagian keuangan. 4. Sebelum melakukan pemasaran, telah dilakukan pengecekan ketersediaan barang terlebih dahulu sehingga bagian pemasaran mengetahui barangbarang apa yang tersedia dan barang-barang apa yang kosong. 5. Proses otorisasi secara umum diatur sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing bagian. 6. Pengiriman barang berdasarkan faktur pengiriman (surat jalan) sehingga menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pihak yang berwenang. 7. Dilakukan pengecekan status piutang pelanggan sebelum melakukan transaksi berikutnya 8. Hasil penerimaan kas baik tunai maupun penagihan piutang disetorkan ke bank paling lambat keesokan harinya. 9. Laporan penjualan dibuat setiap bulan dan diserahkan kepada pemilik perusahaan. Dapat ditemukan juga kelemahan-kelemahan pada pelaksanaan pengendalian intern yaitu sebagai berikut: 44

11 1. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis untuk prosedur dan kebijakan atas fungsi yang terkait. Sehingga berkurangnya keefektifan kegiatan operasional perusahaan dan memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan. 2. Tidak terdapat pemisahan tugas yang jelas, contohnya bagian admin merangkap bagian akuntansi dan keuangan. Hal ini mengakibatkan beberapa pekerjaan tidak dikerjakan dengan baik karena masing-masing karyawan tidak fokus dalam menjalankan tugasnya. 3. Gudang dapat diakses oleh siapa saja sehingga kemungkinan kehilangan barang meningkat. 4. Tidak terdapat pemisahan antara barang retur dan barang yang masih bagus yang menyebabkan tidak terkontrolnya kuantitas barang retur dan memungkinkan perusahaan dengan kondisi tanpa sadar menjual barang retur tersebut dengan kategori barang berkualitas baik sehingga dapat merugikan pelanggan dan dapat merusak nama baik perusahaan itu sendiri. 5. Tidak diterapkannya pemberian sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang sehingga banyak pelanggan yang sering menunda-nunda pelunasan piutangnya. 6. Tidak diberikan insentif kepada karyawan ketika karyawan mencapai target tertentu sehingga karyawan tidak termotivasi untuk mengejar target tertentu. 7. Tidak terdapat kebijakan manajemen atas penyisihan piutang tak tertagih sehingga mengakibatkan ada beberapa piutang yang tidak tertagih tetapi masih terus menerus dicatat sebagai piutang. 45

12 Pada setiap pelaksanaan kegiatan operasional, sebaiknya perusahaan memiliki pengendalian internal yang baik dan juga memadai. Maka akan dilakukan evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas dilakukan untuk menilai kuat lemahnya suatu sistem pengendalian intern, yang juga menjadi tolak ukur bagi pemeriksa dalam penentuan luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Berikut analisa berdasarkan unsur-unsur atau komponen-komponen pengendalian internal: 1. Lingkungan Pengendalian a. Integritas nilai dan etika Integritas dan nilai etika mencerminkan sikap seseorang dalam melaksanakan tanggung jawan dan wewenangnya apakah sudah dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan, bagaimana kualitas kinerjanya dan tingkat kedisiplinan serta kejujuran karyawan terhadap pekerjaan yang dilakukan. CV. Harmoni Jaya telah mengkomunikasikan kepada semua karyawan mengenai kebijakan tentang kode etik perilaku tetapi hanya disampaikan secara lisan. b. Filosofi dan gaya operasional manajemen Dalam perusahaan, hubungan antara direksi dan staf karyawan hendaknya harus terjalin dengan baik agar dapat bekerja sama dalam memberikan dan mempertimbangkan suatu saran atau pendapat. Hubungan antara direksi dan karyawan pada CV. Harmoni Jaya terjalin dengan baik. Apabila karyawan mengalami kendala atau permasalahan yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan, pengambilan keputusan dilakukan oleh direksi. Sebaliknya jika 46

13 direksi menghadapi suatu kendala, saran atau pendapat dari karyawan dapat menjadi bahan pertimbangan oleh direksi dalam pengambilan keputusan. c. Struktur organisasi dan pemberian wewenang dan tanggung jawab Struktur organisasi merupakan satu diantara beberapa hal yang paling penting dalam pengendalian internal karena struktur organisasi merupakan gambaran dari suatu bagan yang terdiri dari fungsi-fungsi atau bagian-bagian yang menyatakan suatu urutan antara bagian yang ada dan bagaimana kerja sama antar individu pada bagian-bagian yang saling terait untuk mencapai tujuan. CV. Harmoni Jaya telah memiliki struktur organisasi yang menggambarkan hubungan antara bagian yang saling terkait tersebut tetapi masih terdapat beberapa bagian yang belum dilakukan pemisahan tugas dengan baik, seperti bagian admin dan bagian keuangan. d. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Perusahaan CV. Harmoni Jaya melaksanakan proses perekrutan dan penyeleksian karyawan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas, memiliki komitmen dan kompetensi terhadap kinerjanya serta tanggung jawab akan apa yang dilaksanakannya. Akan tetapi perusahaan tidak melakukan pelatihan khusus bagi karyawan contohnya bagian penagihan piutang untuk lebih tegas dan disiplin dalam proses penagihan piutang. 47

14 2. Penilaian Risiko CV. Harmoni Jaya melakukan identifikasi terhadap segala jenis risiko yang timbul bagi perusahaan baik risiko yang berasal dari intern maupun ekstern perusahaan. 3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian yang relevan dapat dikategorikan dalam berbagai cara. Antara lain: a. Pemisahan tugas CV. Harmoni Jaya telah memiliki struktur organisasi yang cukup baik dan memadai tetapi perusahaan hanya melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab pada fungsi atau bagian tertentu saja, tetapi ada juga bagian-bagian yang tidak dilakukan pemisahan tugas, antara lain bagian keuangan dan bagian admin. b. Pengendalian fisik Pengendalian ini berkaitan dengan perlindungan terhadap aktiva. Pengendalian fisik secara umum telah memadai tetapi ada beberapa kelemahan antara lain dengan gudang yang dapat diakses oleh siapa saja. c. Pengendalian pemrosesan Pengendalian pemrosesan dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai bahwa pemrosesan komputer telah dilaksanakan seperti yang ditujukan untuk aplikasi tertentu. Pengendalian ini harus menghindarkan data dari kemungkinan hilang, ditambahkan 48

15 digandakan atau diubah selama pemrosesan. Pengendalian pemrosesan CV. Harmoni Jaya telah memadai. 4. Pemantauan Perusahaan melakukan pemantauan terhadap jalannya aktivitas perusahaan dan keadaan keuangan perusahaan dengan memantau cara kerja karyawan apakah telah sesuai dengan prosedur yang diterapkan, memantau hutang pelanggan dengan mengecek list piutang tetapi dalam proses penagihan piutang tidak adanya ketetepan yang jelas mengenai jangka waktu pelunasan piutang sehingga jangka waktu pelunasan piutang bergantung kepada pelanggan. 5. Informasi dan Komunikasi Perusahaan telah menggunakan sistem dengan menggunakan komputer yang memadai untuk pemrosesan semua transaksi. Komunikasi antara atasan dengan bawahan terjalin dengan sangat baik sehingga komunikasi antara atasan dan bawahan sangat mudah dilakukan. Dengan adanya komunikasi antara atasan dan bawahan yang berjalan dengan baik ini dapat menciptakan suasana nyaman di perusahaan. Setiap karyawan telah memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab berkenaan dengan pengendalian internal fungsi yang dipegangnya, tetapi peran dan tanggung jawab yang diinformasikan kepada karyawan hanya berupa informasi secara lisan. 49

16 4.3 Prosedur Audit Rinci atas Fungsi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas Prosedur audit rinci akan membantu pekerjaan auditor menjadi lebih terstruktur dan terarah untuk memperoleh bukti-bukti audit yang mendukung dalam pelaksanaan pemeriksaan operasional. Pada tahap ini, akan disusun program audit atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas pada CV. Harmoni Jaya. Program audit merupakan kumpulan dari prosedur audit yang dibuat secara tertulis yang akan dijalankan dan memiliki tujuan untuk membantu dalam pelaksanaan audit operasional dalam menilai prosedur dan kebijakan pada fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas Prosedur Audit atas Penerimaan Pesanan Pelanggan 1. Tujuan Audit: Untuk mengetahui apakah pelaksanaan pesanan pelanggan telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan dan apakah telah sesuai dengan permintaan pelanggan. 2. Prosedur Audit: a. Periksa apakah pesanan pelanggan menggunakan dokumen Purchase Order b. Periksa kelengkapan isi dari Purchase Order apakah tertera dengan jelas dan lengkap kode barang, jenis barang, kuantitas barang dan harga barang. c. Periksa apakah dilakukan pengecekan barang terlebih dahulu ke gudang sebelum dilakukan transaksi penjualan. 50

17 d. Periksa apakah ada pesanan telah terpenuhi seluruhnya atau ada pesanan yang belum terpenuhi. e. Jika ada pesanan yang belum terpenuhi, periksa mengapa pesanan tersebut belum terpenuhi. f. Periksa apakah harga yang ditawarkan oleh bagian marketing merupakan harga yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. g. Periksa apakah potongan penjualan yang diberikan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 3. Hasil Audit: Perusahaan telah menggunakan dokumen Purchase Order yang didalamnya tertera dengan jelas dan lengkap kode barang, jenis barang, kuantitas barang dan harga barang. Pengecekan persediaan barang selalu dilakukan sebelum melakukan pemasaran, sehingga bagian pemasaran mengetahui jumlah persediaan perusahaan sehingga hal ini menciptakan kelancaran dalam penjualan. Potongan harga dan harga barang yang diberikan kepada pelanggan selalu diotorisasi oleh pihak yang berwenang tetapi tidak adanya pedoman yang tertulis mengenai pemberian potongan harga sehingga potongan harga yang diberikan hanya berdasarkan pengetahuan bagian pemasaran akan pelanggan dan berdasarkan omzet pembelian dari pelanggan. 51

18 4.3.2 Prosedur Audit atas Persetujuan Kredit 1. Tujuan Audit: Untuk mengetahui apakah pemberian persetujuan kredit yang dijalankan telah sesuai dengan kebijakan yang berlaku dalam perusahaan dan dilaksanakan oleh pihak-pihak yang berwenang. 2. Prosedur Audit: a. Periksa apakah persetujuan kredit diketahui dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang. b. Periksa apakah kebijakan persetujuan kredit dan syarat pembayaran pelanggan dibuat secara tertulis. c. Periksa apakah sebelum dilakukan transaksi penjualan, apakah telah dilakukan pemeriksaan status piutang pelanggan tersebut. d. Periksa apakah terdapat kebijakan untuk pemberian kredit kepada pelanggan baru dan kepada pelanggan yang belum melakukan pelunasan pembelian sebelumnya. 3. Hasil Audit: Untuk pelanggan lama, perusahaan tidak memiliki prosedur persetujuan kredit sehingga pesanan pembelian langsung diproses. Untuk pelanggan baru, harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang agar pesanan pembelian dapat diproses. Bagian pemasaran dan penjualan akan terlebih dahulu mengkonfirmasi ke bagian penagihan piutang mengenai status piutang pelanggan untuk mempersiapkan pemasaran dan penjualan yang berikutnya. 52

19 4.3.3 Prosedur Audit atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan 1. Tujuan Audit: Untuk mengetahui apakah Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah dibuat tepat sesuai dengan permintaan pelanggan. 2. Prosedur Audit: a. Periksa apakah pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan. b. Periksa apakah Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah dibuat sesuai dengan Purchase Order yang diterima dari pelanggan, terutama mengenai identitas pelanggan, jenis barang, harga barang, kuantitas barang serta nomor dan tanggal pembuatan faktur. c. Periksa apakah Surat Jalan dan Faktur Penjualan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum pengiriman barang kepada pelanggan. 3. Hasil Audit: Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan, perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis mengenai surat jalan dan faktur penjualan. Surat jalan dan faktur penjualan yang dimiliki perusahaan sudah bernomor urut tercetak (prenumbered), telah sesuai dengan pesanan dari pelanggan yang isinya tertera dengan jelas mengenai identitas pelanggan, jenis barang, kuantitas barang serta nomor dan tanggal pembuatan. Surat jalan dan faktur penjualan juga telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum pengiriman barang kepada pelanggan. 53

20 4.3.4 Prosedur Audit atas Pengiriman Barang 1. Tujuan Audit: Untuk mengetahui apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan pesanan pelanggan, apakah dokumen yang terkait sudah lengkap dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan apakah pengiriman dilakukan tepat waktu. 2. Prosedur Audit: a. Periksa apakah terdapat prosedur dan kebijakan tertulis mengenai proses pengiriman barang. b. Periksa apakah sebelum pengiriman barang dilakukan pencocokan antara dokumen pengiriman dengan barang yang akan dikirim. c. Periksa apakah kepala gudang mengetahui dan mengotorisasi pengeluaran barang dari gudang. d. Periksa apakah bagian gudang mecatat barang yang dikeluarkan. e. Periksa apakah dokumen pengiriman barang telah diotorisasi oleh pelanggan yang menandakan barang telah diterima. f. Periksa apakah terdapat kesalahan dalam pengiriman misalnya jenis dan kuantitas barang atau dokumen pengiriman yang tidak lengkap. 3. Hasil Audit: Sebelum pengiriman barang, telah dilakukan pencocokan antara dokumen pengiriman barang dengan barang yang akan dikirim untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pengiriman. Bagian gudang mencatat barang yang dikeluarkan dari gudang dan kepala gudang mengotorisasi pengeluaran barang dari gudang. Dokumen pengiriman barang juga diotorisasi oleh pelanggan. 54

21 4.3.5 Prosedur Audit atas Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang 1. Tujuan Audit: Untuk memastikan apakah pencatatan penjualan telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan apakah piutang dibayar tepat pada waktunya oleh pelanggan dan dicatat sesuai dengan jumlah ke dalam catatan akuntansi. 2. Prosedur Audit: a. Periksa apakah transaksi penjualan telah dicatat ke dalam jurnal yang tepat b. Periksa apakah adanya bagian khusus yang bertugas melakukan penagihan atas piutang. c. Periksa apakah Debt Collector setiap hari menyetorkan seluruh setoran pelanggan ke perusahaan. d. Periksa apakah terdapat pembagian tugas antara yang melakukan penagihan piutang dengan yang menerima kas dari hasil penagihan. e. Periksa apakah terdapat daftar piutang. f. Periksa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai piutang tak tertagih. 3. Hasil Audit: Transaksi-transaksi yang terkait telah dicatat ke dalam jurmal yang tepat. Bagian penagihan terpisah dengan bagian yang memerima kas dari hasil penagihan. Perusahaan juga memiliki daftar piutang sehingga perusahaan mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi piutang. Perusahaan tidak memiliki kebijakan piutang tak tertagih. Selain itu, tidak diberikan sanksi atas keterlambatan dalam pembayaran piutang. 55

22 4.3.6 Prosedur Audit atas Pencatatan Penerimaan Kas 1. Tujuan Audit: Untuk mengetahui apakah pencatatan penerimaan kas telah sesuai dengan ketentuan akuntansi yang berlaku dan apakah penerimaan kas diterima tepat waktu oleh pihak yang tepat dan dengan jumlah yang sesuai dan dicatat dengan baik. 2. Prosedur Audit: a. Periksa apakah perusahaan memiliki pedoman secara tertulis mengenai penerimaan kas. b. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan telah dicatat dengan benar c. Periksa apakah terdapat bukti penerimaan kas atas setiap piutang yang telah ditagih. d. Periksa apakah pencatatan tersebut selalu diberikan kepada pejabat yang berwenang untuk diperiksa. e. Periksa apakah terdapat penyimpangan dari pencatatan penerimaan kas. f. Periksa apakah sering dilakukan cash opname. 3. Hasil Audit: Berdasarkan hasil penelitian, perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis mengenai penerimaan kas dan juga tidak adanya pemisahan tugas antara penerimaan kas dan pencatatan kas. Penerimaan kas yang merupakan hasil dari penjualan telah dicatat dengan benar. Catatan penerimaan kas selalu diperiksa kepada pejabat yang berwenang dan semua bukti penerimaan kas atas setiap piutang yang telah ditagih selalu 56

23 disimpan dengan baik. Perusahaan melakukan cash opname sebulan sekali tetapi tidak ada ketentuan tanggal. IV.3.7 Prosedur Audit atas Retur Barang 1. Tujuan Audit: Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan yang jelas mengenai retur barang dan sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Prosedur Audit: a. Periksa apakah perusahaan memiliki jangka waktu yang telah ditetapkan untuk retur penjualan. b. Periksa apakah retur penjualan di otorisasi oleh pejabat yang berwenang. c. Periksa apakah dokumen yang terkait lengkap. d. Periksa apakah barang yang diretur merupakah kesalahan dari perusahan atau kesalahan dari pelanggan. 3. Hasil Audit: Berdasarkan hasil penelitian, perusahaan memperbolehkan pelanggan untuk meretur barangnya kapanpun tetapi dengan mengkonfirmasi terlebih dahulu dan dengan otorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pada saat retur, pelanggan dibuatkan surat jalan dan faktur penjualan baru. 57

24 4.4 Temuan Evaluasi Pengendalian Internal atas Fungsi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas Berdasarkan hasil penelitian evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas pada CV. Harmoni Jaya ditemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian internal fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas yang dituangkan dalam temuan audit (kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi), yaitu: 1. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas. Kondisi: Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas secara tertulis mengenai prosedur penjualan. Prosedur yang ada hanya disampaikan secara lisan. Kriteria: Prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas sebaiknya dibuat secara tertulis agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur yang tertulis dan supaya tidak terjadi penyimpangan yang terkait dengan kegiatan tersebut. Kaitan dengan komponen pengendalian internal yaitu informasi dan komunikasi yang menyediakan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab individu berkenaan dengan pengen pengendalian intern. Sebab: Perusahaan merasa tidak perlu untuk membuat pedoman prosedur secara tertulis karena prosedur telah disampaikan secara lisan dan prosedur yang ada sudah berjalan dengan baik. Prosedur dan kebijakan yang dibuat 58

25 dikomunikasikan secara langsung karena dianggap lebih praktis dan karyawan akan lebih mengerti atas apa yang harus mereka lakukan dengan praktek langsung. Akibat: Prosedur yang disampaikan secara lisan menyebabkan berkurangnya keefektifan kegiatan operasionalnya sehingga menyebabkan pengendalian internal menjadi lemah. Hal ini juga memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan, seperti yang terjadi yaitu dokumen pada saat pengiriman barang tidak sesuai dengan prosedur yang ada yang dikarenakan adanya kelalaian manusia. Rekomendasi: Perusahaan sebaiknya membuat pedoman prosedur dan kebijakan atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas secara tertulis supaya pemberian otoritas, tanggung jawab atas semua aktivitas jelas secara tertulis sehingga dapat membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya dan kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian admin dan bagian keuangan. Kondisi: Terdapat perangkapan tugas antara bagian admin dan bagian keuangan. Perusahaan membebankan dua pekerjaan yang berbeda kepada orang yang sama. 59

26 Kriteria: Fungsi bagian admin dan bagian keuangan harus terpisah. Agar karyawan lebih fokus dan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugasnya. Kaitannya dengan komponen pengendalian internal yaitu pada aktivitas pengendalian yang merupakan kebijakan dan prosedur yang dapat memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan yang satu diantaranya adalah pemisahan tugas yang memadai. Sebab: Perusahaan mempercayai bahwa orang tersebut mampu untuk menangani beberapa pekerjaan sekaligus. Perusahaan juga menginginkan efisiensi dalam kegiatan operasionalnya. Akibat: Ada beberapa pekerjaan yang tertunda dan terhambat karena kurang optimalnya kinerja fungsi tersebut. Karena masing-masing fungsi kurang terfokus dalam menjalankan fungsinya.selain itu, dapat beresiko adanya tindak kecurangan berupa kerjasama antara bagian yang dapat merugikan perusahaan. Rekomendasi: Perusahaan perlu membuat pemisahan fungsi, yaitu antara fungsi admin dan fungsi keuangan. Dengan adanya pemisahan tugas, maka kinerja fungsi masing-masing akan lebih optimal dan menghindari dari tindak kecurangan yang akan merugikan perusahaan. 60

27 3. Gudang dapat diakses oleh siapa saja. Kondisi: Gudang perusahaan ini terletak di lantai 1 dan lantai 2. Dan posisi kantor di lantai 3, jadi dengan sendirinya semua karyawan kantor dapat mengakses gudang. Kriteria: Gudang yang merupakan tempat penyimpanan asset seharusnya memiliki sistem pengamanan yang memadai serta dibatasi aksesnya dari pihakpihak lain selain karyawan bagian gudang untuk menghindari penyimpangan yang mungkin terjadi di gudang. Kaitannya dengan komponen pengendalian aktivitas pengendalian yang dikategorikan dalam pengendalian fisik. Pengendalian fisik berkaitan dengan perlindungan terhadap aktiva yang memadai. Sebab: Hal ini disebabkan kurangnya ketegasan dalam pembatasan akses masuk dan juga di sebabkan lokasi gudang yang berada d bawah kantor menyebabkan kesulitan dalam pembatasan akses masuk dikarenakan tidak ada jalan lain menuju kantor selain harus melewati gudang tersebut. Akibat: Tidak adanya pembatasan akses masuk menyebabkan kehilangan barang yang berdampak terhadap segala aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian. 61

28 Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan menambah sistem keamanan gudang dan memberi batasan atas akses masuk gudang sehingga menghindari kehilangan barang dalam gudang. 4. Tidak dilakukan pemisahan barang retur dan barang berkualitas baik. Kondisi: Bagian gudang menympan barang yang diretur oleh pelanggan di tempat yang sama dengan barang lainnya yang berkualitas baik. Semua barang digudang disimpan menurut jenis dan tipenya. Kriteria: Barang yang diretur sebaiknya disimpan terpisah dari barang yang berkualitas baik agar dapat diketahui dengan jelas seberapa banyak barang yang berkualitas baik dan barang retur. Berkaitan dengan komponen pengendalian internal, yaitu pada aktivitas pengendalian yang harus dilakukan diantaranya pengendalian fisik. Sebab: Perusahaan menyimpan barang retur dan barang berkualitas baik secara bersamaan dikarenakan lokasi gudang yang kurang luas dan perusahaan beranggapan bahwa barang tersebut masih dapat dijual kembali. Akibat: Penyimpanan barang retur yang disatukan dengan barang berkualitas baik menyebabkan tidak terkontrolnya kuantitas dari barang retur tersebut dan dapat mengacaukan perhitungan jumlah persediaan di dalam gudang. perusahaan juga dengan kondisi tanpa sadar mungkin menjual barang 62

29 retur tersebut dengan kategori barang berkualitas baik sehingga dapat merugikan pelanggan dan dapat merusak nama baik perusahaan juga. Rekomendasi: Sebaiknya barang retur disimpan terpisah dari barang yang berkualitas baik. Penyimpanan yang terpisah dapat mencegah barang retur terkirim sebagai barang yang dibeli pelanggan. 5. Tidak ada ketetapan jangka waktu pelunasan piutang Kondisi: Jangka waktu pembayaran piutang oleh pelanggan tidak menentu dan sesuai keinginan pelanggan untuk melunasi piutang tersebut. Kriteria: Pembayaran piutang dengan tidak melewati jangka waktu yang ditetapkan membuat aliran kas masuk ke perusahaan menjadi lancar. Hal ini juga berpengaruh ke bagian pembelian karena bagian pembelian membutuhkan dana untuk pembelian produk yang akan dipasarkan kembali. Sedangkan kaitannya dengan komponen pengendalian internal yaitu pemantauan yang harus dilakukan untuk menilai kualitas kinerja yang dilaksanakan. Sebab: Tidak tegasnya bagian penagihan piutang dalam melakukan penagihan kepada pelanggan dan perusahaan memberikan kebebasan bagi pelanggan untuk kapan saja dapat melunasi piutang tersebut. 63

30 Akibat: Cukup banyak pelanggan yang melunasi piutangnya dalam jangka waktu yang lama dan memungkinkan terjadinya penipuan oleh konsumen yang tidak bertanggung jawab untuk melunasi hutangnya. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan memberikan ketetapan jangka waktu pelunasan piutang,meminta jaminan dari pelanggan dan melakukan pelatihan kepada bagian penagihan piutang agar bagian penagihan piutang harus bersikap tegas namun sopan dalam melakukan penagihan piutang tersebut. 64