BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi (TI) saat ini berkembang cukup pesat. Hal ini dapat dilihat dengan munculnya teknologi-teknologi baru yang lebih inovatif dibandingkan sebelumnya. Penggunaan TI dirasa penting untuk digunakan baik dalam kegiatan pemerintah, pendidikan maupun bisnis. Banyak perusahaan yang telah menerapkan TI karena TI tidak hanya berpengaruh terhadap kinerja perusahaan tetapi juga berperan dalam mengintegrasikan proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. Semakin canggih TI yang dimiliki oleh suatu perusahaan, maka perusahaan akan bisa tetap bertahan dalam persaingan industri yang cukup ketat saat ini. Perkembangan industri pulp dan kertas saat ini berkembang semakin pesat dan persaingan antar perusahaan sejenis pun semakin kompetitif. Indonesia memiliki posisi yang kuat dalam persaingan industri ini. Produksi kertas Indonesia menduduki peringkat ke-12 dunia, dengan pangsa 2,2% dari total produksi dunia yang mencapai 318,2 juta ton per tahun. Industri pulp dan kertas merupakan salah satu komoditi andalan yang sangat diharapkan untuk dapat meningkatkan nilai devisa negara dari bidang ekspor. Keberadaannya tidak dapat diragukan lagi sebagai komoditas ekspor yang sangat menguntungkan. Selama tahun 1998-2005 volume ekspor industri pulp cenderung meningkat dengan laju 9,72%. Untuk industri kertas, belakangan ini konsumsi kertas dunia naik 2%-3%. Pertumbuhan konsumsi ini diharapkan dapat dimanfaatkan pabrik pulp dan kertas Indonesia. Meningkatnya permintaan memaksa industri kertas
2 menaikkan volume produksi. Hingga akhir 2005, volume produksi kertas meningkat 5,4%, dari 7,4 juta ton menjadi 7,8 juta ton ( http://www.wartaekonomi.com ). Dalam usaha untuk mengimbangi perkembangan industri dunia, perusahaanperusahaan di Indonesia tumbuh menjadi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan operasionalnya semakin luas. Seiring dengan perkembangan tersebut, salah satu industri pulp dan kertas di Indonesia yaitu PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills, terpacu untuk memenuhi kebutuhan kertas tersebut. Dengan memperhatikan peningkatan kebutuhan pulp dan kertas di Indonesia, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills yang terkenal dengan Top Quality Paper berusaha untuk meningkatkan produksi kertasnya. Huang Hua Ching, Direktur PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills mengatakan, 80% produknya diekspor ke Amerika, Asia, dan Eropa, sedangkan sisanya 20% untuk memenuhi kebutuhan domestik. Jepang dan AS merupakan tujuan ekspor terbesar. Namun, pada dasarnya permintaan merata di setiap negara, ujarnya ( http://www.cappa.or.id ). Persaingan dalam industri pulp dan kertas terjadi secara global. Untuk saat ini terdapat beberapa pendatang baru seperti Cina dan Brazil. Dalam persaingan yang sangat kompetitif ini, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills diharapkan dapat meningkatkan kemampuan usahanya dengan melakukan perencanaan atas investasi TI dan budget yang tepat. Sekarang ini, banyak perusahaan yang tidak melakukan perencanaan TI dan budget dengan baik sehingga menjadikan investasi TI yang dilakukan tidak memberikan keuntungan yang maksimal bagi perusahaan. Maka dari itu, perlu dilakukan suatu studi dan pengukuran mengenai investasi TI yang dikembangkan perusahaan. Salah satu metode terbaik untuk menganalisis investasi TI adalah dengan menggunakan metode analisis investasi TI terbaru yang dikembangkan oleh Benson et al yaitu Metode New
3 Information Economics (NIE). Metode ini dapat membantu dalam menganalisis investasi TI dan budgetnya guna memaksimalkan dampak pada bottom-line terhadap proyek maupun perencanaan investasi baru yang akan dikembangkan. Tujuan metode NIE ini antara lain adalah memperoleh proyek yang lebih baik melalui proses pemilihan yang benar, menghilangkan pemborosan terhadap aset dan sumber daya, dan meningkatkan kinerja aset dan sumber daya yang ada. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan salah satu perusahaan penghasil pulp dan kertas terbesar yang berlokasi di Karawang dengan mempekerjakan karyawan ± 10.000 tenaga kerja. PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills termasuk dalam grup Sinar Mas yang tergabung dalam Asia Pulp and Paper (APP). Semakin besarnya usaha yang dikelola, maka PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills telah mengembangkan aplikasiaplikasi dan terus melakukan perencanaan maupun pengembangan atas proyek sistem informasi (SI) yang dapat mendukung kegiatan perusahaan. Hal ini dibuktikan dengan penggunaan ERP yang mengintegrasikan seluruh divisi dalam perusahaan dan juga aplikasi-aplikasi pendukung lainnya. Dari seluruh aplikasi yang ada, pihak manajemen membutuhkan suatu informasi mengenai investasi TI mana yang kurang menguntungkan, bahkan harus dihilangkan, serta investasi TI mana yang memberikan manfaat bagi perusahaan sehingga perusahaan dapat mengalokasikan dana yang lebih besar terhadap investasi tersebut. Setiap tahun PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills mengeluarkan dana untuk membiayai operasi TI sehari-hari (lights-on budget) dan juga membiayai biaya pengembangan aplikasi (project budget) yang digunakan untuk mendukung kinerja bisnis perusahaan. Yang menjadi masalahnya saat ini adalah apakah pengeluaran biaya saat ini telah mendukung kinerja bisnis dengan baik dan apakah hal tersebut telah
4 memberikan dampak pada bottom-line perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat mengalokasikan anggaran operasional pada aplikasi yang terbaik sehingga akan meningkatkan dampak pada bottom-line. Dengan metode New Information Economics, perusahaan dapat mengurangi biaya TI terhadap aplikasi yang kinerjanya buruk, yakni dengan proses pemilihan yang benar, menghilangkan biaya yang tidak penting, dan peningkatan terhadap sumber daya pendukung. Selain itu, perusahaan juga dapat mengkategorikan lights-on yang ada (aplikasi yang berjalan, infrastruktur, manajemen dan service) termasuk dalam kategori Abaikan dimana lights-on tidak perlu lagi digunakan, Krisis dimana lights-on dapat diperbaiki kualitasnya, Tidak krisis, Stabil dimana dana perlu dialokasikan seminim mungkin untuk maintenance dan peningkatan kinerja, Ditingkatkan hanya jika Dibutuhkan dimana alokasi dana dikeluarkan jika hanya benar-benar dibutuhkan, dan Memuaskan, Terkendali dimana alokasi dana lights-on hanya untuk peningkatan kualitas saja. Hal ini dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan untuk memilih investasi yang tepat dan bermanfaat bagi perusahaan. Melalui praktek NIE dan praktek pendukungnya, lights-on dapat diukur berdasarkan tingkat layanan, kualitas, teknologi dan intensitas pengguna. Untuk proyek SI, perusahaan dapat membuat prioritisasi untuk perencanaan proyek mendatang yang lebih baik. Hal ini dikarenakan dalam pemilihan proyek SI, perusahaan perlu menilai apakah proyek tersebut sejalan dengan arahan strategi perusahaan dan seberapa besar resiko terhadap kesuksesan proyek tersebut. Maka dari itu PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills ingin mengetahui investasi mana saja yang bermanfaat sehingga penulis akan menerapkan metode New Information Economics di PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills agar penerapan investasi yang dilakukan perusahaan dapat terus berkembang dan berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan.
5 Berdasarkan pernyataan di atas, penulis akan melakukan penelitian dengan judul Analisis Sistem yang Berjalan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi dengan Menggunakan Metode New Information Economics pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills. 1.2 Identifikasi Masalah Berikut ini beberapa masalah yang teridentifikasi pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills untuk dicarikan solusi antara lain: 1. Arahan strategi apakah yang digunakan oleh perusahaan untuk menjadi pedoman dalam memperbaiki dampak pada bottom-line? 2. Bagaimana pengaruh lights-on pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills terhadap arahan strategi? 3. Proyek sistem informasi manakah yang harus diprioritaskan untuk perencanaan tahun mendatang? 4. Bagaimana strategi investasi yang tepat untuk lights-on pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills? 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini difokuskan pada: Penelitian ditujukan untuk menganalisis pengeluaran lights-on (aplikasi yang berjalan, infrastruktur, manajemen dan service,) serta proyek yang sedang dikembangkan.
6 Penelitian yang dilakukan dengan Metode New Information Economic menggunakan 6 tahap dari 12 tahapan (deliverables) pada framework Strategyto-Bottom-Line Value Chain yaitu Business Strategic Intention, Assesed Portofolio, Strategic Agenda, Strategic IT Plan, Project, Annual Project Plan dan dengan menggunakan 4 dari 5 praktek NIE yaitu Strategic Demand/Supply Planning, Innovation, Prioritization, dan Alignment. Penelitian yang dilakukan hanya berfokus pada proses yang terkait dalam bidang pulp dan kertas saja. 1.4 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut: PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat menganalisis pengaruh lights-on terhadap arahan strategi perusahaan. PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat menganalisis manfaat dan pengaruh lights-on (aplikasi, infrastruktur, manajemen, dan service) dan proyek yang sedang dikembangkan, lengkap dengan biaya, manfaat, dan kinerjanya. PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills akan mampu memberikan gambaran yang jelas kepada pihak manajemen mengenai kebutuhan akan teknologi informasi yang dapat dikembangkan berdasarkan arahan strategi perusahaan dengan metode NIE. PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat membuat perencanaan TI untuk beberapa tahun ke depan.
7 PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat melakukan prioritisasi pada proyek yang sedang dikembangkan melalui proses pemilihan yang tepat. PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills mampu menghilangkan pemborosan terhadap aset dan sumber daya dan meningkatkan kinerja aset dan sumber daya tersebut. Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills akan mampu menghasilkan arahan-arahan strategi manajemen untuk memperbaiki dampak bottom-line agar perusahaan dapat mempertahankan keunggulan bersaingnya. PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills akan dapat menghasilkan kemudahan bagi manajemen untuk mengambil keputusan mengenai investasi proyek yang menjadi prioritas untuk diterapkan. PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills akan dapat meningkatkan pengendalian terhadap aplikasi yang ada dan memaksimalkan sumber daya yang ada perusahaan untuk mendukung strategi bisnis perusahaan. PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat membuat perencanaan strategi TI di masa mendatang dengan lebih tepat yang sesuai dengan keadaan perusahaan dan dunia bisnis. PT Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat mengalokasikan sumber daya yang tepat dalam investasi dan implementasi SI dan TI.
8 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada penelitian ini disusun sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi penjelasan mengenai latar belakang masalah, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori umum dan teori khusus yang yang berkaitan dengan topik yang dibahas, diantaranya teori-teori New Information Economics serta teori pendukung lainnya yang digunakan dalam penyusunan skripsi. BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisikan kerangka pemikiran, teknik pengumpulan data, dan teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi hasil pengumpulan data seperti arahan strategi, portfolio, dan proyek, yang kemudian akan dilakukan suatu evaluasi yang dapat digunakan terhadap efektifitas kinerja TI. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran mengenai hasil yang telah diperoleh dari penelitian yang dilakukan dan saran-saran atas investasi TI yang berguna bagi perusahaan.