BAB III ANALISA SISTEM INFORMASI BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan Koperasi Pegawai Telkom Mediatron merupakan Koperasi Pegawai PT.Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Divisi Multimedia, yang berdiri sejak 28 Januari 1998. Memulai kegiatan usahanya dalam bidang pengelolaan dan penyediaan tenaga alih daya di lingkungan PT.Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Divisi Multimedi. Seiring dengan perkembangan usahanya, KOPEGTEL Mediatron mengembangkan usahanya pada berbagai bidang perdagangan alat telekomunikasi, perdagangan komputer dan perangkat CPE, jasa sistem informasi dan telekomunikasi, multimedia dan Instalasi CPE, peminjaman dana untuk kredit perumahan hingga kredit kendaraan roda empat Seiring dengan berkembangnya peraturan pemerintah Indonesia KOPEGTEL Mediatron mengikuti peraturan pemerintah tersebut yang di mana perusahaan penyedia tenaga kerja alih daya harus perusahaan dengan izin Perseroan Terbatas, oleh karena itu KOPEGTEL Mediatron membentuk sebuah anak perusahaan yang bernama PT. Solusi Konvergen Indonesia untuk melanjutkan usaha mereka dibidang penyedia tenaga kerja alih daya. Adalah anak perusahaan dari Koperasi Pegawai Telkom Divisi Multimedia, yang didirikan secara legal. PT SKI efektif beroperasi menjalankan kegiatan usahanya sejak 20 Mei 2013 Dalam rangka pengembangan bisnis Kopegtel Mediatron dan menunjuk pada Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor.19 Tahun 2013, pengelolaan usaha alih daya, yang merupakan bisnis utama atau core business, yang terus berkembang dari tahun ke tahun hingga sekarang dikelola oleh PT SKI. Sejalan dengan perkembangan usaha alih daya, tumbuh berkembang pula usaha pada lini bisnis IT, sehingga semakin memperkuat kedudukan PT SKI sebagai pengelola bisnis yang menjanjikan. PT SKI berupaya untuk memenuhi apapun yang dibutuhkan oleh customer, salah satunya dengan melayani sistem sewa perangkat juga engineer pendukungnya. Berkembangnya PT SKI tidak terlepas dari dukungan Manajemen Kopegtel 55
56 Mediatron dan Telkom yang merupakan induk semang, dan kerja keras seluruh jajaran pekerja Kopegtel Mediatron yang handal dan profesional. 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber Daya Manusia PT. SKI (Sumber : Dokumentasi PT SKI) Tugas dan tanggung jawab pada setiap divisi berdasakan struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama Mengambil segala keputusan. Menerima laporan keuangan perusahaan setiap periode yang ditentukan.
57 Menandatangani berbagai surat-surat yang memerlukan tandatangan direktu utama. Mengevaluasi dan mengembangkan kegiatan perusahaan. 2. Manajer Bisnis Mengelola seluruh kegiatan bisnis utama yaitu pengelola pekerja alih daya. Mengawasi kegiatan keuangan. Mengawasi kegiatan sumber daya manusia. 3. Admin Staff hrd 1 Fokus diproses penerimaan pekerja alih daya. Membuat rekap hasil penerimaan bulanan. 4. Admin Staff hrd 2 Fokus diproses pengelolaan pekerja alih daya seperti absensi, gaji, asuransi dan sebagainya. Membuat rekap hasil pengelolaan bulanan. 5. Admin Staff hrd 3 Mengurus keperluan reimburse. Menerima tamu. Melayani keperluan pengunduran diri. 6. Staff IT Melakukan perawatan perangkat komputer. Mengurus kerja sama alih daya dibidang IT. 3.3 Tata Laksana Sistem Yang Sedang Berjalan Sebelum proses bisnis berjalan biasanya PT. Solusi Konvergen Indonesia akan bertemu dengan perusahaan mitra kerja yang akan menggunakan jasanya, untuk membuat kontrak kerja yang akan dijalankan nantinya. Awalnya akan ada pertemuan dengan perusahaan mitra kerja untuk melakukan segala keperluan negosiasi dan penentuan job description pekerja alih daya, setelah itu PT. Solusi Konvergen Indonesia akan membuat requirment yang sesuai dengan kriteria yang telah disepakati dengan mitra.
58 3.3.1 Proses Perekrutan Proses bisnis yang saat ini berlangsung di PT. Solusi Konvergen Indonesia adalah manajer bisnis menginformasikan lowongan kerja dan admin staff hrd 1 membuat lowongan pekerjaan, para calon pekerja pun mengirim CV mereka ke PT. Solusi Konvergen Indonesia dan di seleksi oleh admin staff hrd 1. Bagi pekerja yang memiliki CV sesuai dengan persyaratan, maka akan di panggil untuk negosiasi gaji dan sosialisasi tentang kontrak kerja yang akan dilaksanakan oleh admin staff hrd 1. Setelah itu bagi calon pekerja yang setuju dengan hasil negosiasi akan dilakukan psikotes dan wawancara oleh admin staff hrd 1, dan hasil yang lulus akan diserahkan kepada pihak mitra. Pihak mitra akan melakukan wawancara lagi untuk melihat langsung pekerja yang sesuai dengan kebutuhan dan akan ada seleksi dari wawacara tersebut. Setelah selesai, hasil(total kandidat, nama, job description) dikirim ke admin staff hrd 1 untuk diumumkan hasilnya. Setelah semua seleksi selesai maka calon pekerja melakukan tanda tangan kontrak. Pada akhir bulan, admin staff hrd 1 akan mengumpulkan rekap hasil perekrutan kepada manajer bisnis.
59 Gambar 3.2 Activity diagram Perekutan Pekerja PT. Solusi Konvergen Indonesia 3.3.2 Proses Pengelolaan Admin staff hrd 2 menangani segala pengelolaan rutin sumber daya manusia. Pada akhir bulan akan mengecek data untuk membuat rekapan data absensi dari supervisor mitra seluruh pekerja alih daya. Admin staff hrd 2 juga
60 mengeluarkan surat peringatan bagi pekerja yang tidak mengikuti aturan, seperti absen, dan prestasi buruk. Termasuk ketika ada pekerja alih daya yang lembur, juga akan dicatat. Pada tanggal 20 di setiap bulannya, seluruh catatan tersebut akan cut-off untuk direkap pada tanggal 21-25 dan kemudian dibuat rekap keuangan tanggal 26 (penghitungan lembur, asuransi) di setiap bulannya. Setelah itu akan dilakukan penggajian tanggal 28. Para pekerja alih daya mendapatkan jatah cuti 1 tahun 12 kali. Cuti itu sendiri terdiri dari cuti alasan penting, cuti hamil dan sakit. Jika ada yang sakit hingga diharuskan untuk rawat inap, mitra biasanya akan memberikan uang santunan dari perusahaan dan pekerjaannya dikantor akan dilimpahkan ke teman satu tim. Begitu juga dengan pekerja alih daya yang cuti hamil, tidak ada pemotongan gaji dan pekerjaan dilimpahkan kepada teman satu tim. Sementara itu, bagi yang mengambil jatah cuti tahunan juga tidak ada pemotongan gaji dan pekerjaan dilimpahkan kepada teman satu tim, karena cuti tahunan merupakan hak bagi setiap pekerja. Admin staff hrd 3 mengurusi berbagai reimburse asuransi yang digunakan para pekerja alih daya. Untuk mengajukan reimburse para pekerja bisa mengikuti tata cara untuk proses tersebut pada website Koperasi Pegawai Telkom. Saat mengajukan reimburse pekerja alih daya harus melampirkan beberapa dokumen yang diperlukan, antara lain: keterangan dari rumah sakit seperti diagnosa, salinan resep dan kwitansi. Setelah itu dokumen tersebut akan diserahkan oleh admin staff hrd 3 kepada admin staff hrd 2 untuk disimpan datanya. Melalui admin staff hrd 3, pihak asuransi pada hari Selasa dan Jumat akan datang untuk membayar data reimburse tersebut. Proses pembayaran dari pihak asuransi ke pekerja adalah 14 hari kerja dan dibayar langsung ke rekening pekerja yang bersangkutan.
61 Gambar 3.3 Activity diagram Pengelolaan Pekerja PT. Solusi Konvergen Indonesia 3.3.3 Proses Pengunduran Diri Pekerja alih daya membuat surat pengunduran diri yang akan diserahkan ke admin staff hrd 3 dan diberikan ke admin staff hrd 1 untuk membuat konfirmasi ke pihak mitra, setelah pihak mitra mengkonfirmasi pengunduran diri. Admin staff hrd 1 akan membuat rekap alasan pengunduran diri setelah berdiskusi dengan pekerja alih daya dan rekap alasan pengunduran diri akan diberikan ke manajer bisnis. Dan setelah manajer bisnis mendapatkan rekap alasan pengunduran diri, admin staff hrd 2 akan merubah status pekerja alih daya dan membuat surat pengalaman kerja. Dan
62 admin staff hrd 1 akan membuat info lowongan kerja lagi untuk mencari pengganti pekerja yang memundurkan diri. Gambar 3.4 Activity diagram Pengunduran Diri Pekerja PT. Solusi Konvergen Indonesia 3.4 Masalah 1. Untuk merekrut pekerja baru PT. Solusi Konvergen Indonesia sangat kesulitan dalam mengelola data pendaftar karena semua data pendaftar disimpan dengan menggunakan table biasa sehingga data dari pendaftar tidak tersimpan dengan aman bahkan bisa dengan mudah di copy atau di delete oleh orang lain sehingga tingkat keamanannya masih kurang bahkan integeritas data bisa sangat tidak baik. Jika ada redundansi data juga harus dicari secara manual untuk menemukannya karena pencatatan masih belum menggunakan database yang tersambung ke pusat sistem
63 sehingga manajer harus meminta data secara manual jika ingin melihat data tersebut. 2. PT. Solusi Konvergen Indonesia dalam pengelolaan pekerja alih daya tidak memiliki sistem basis data untuk menyimpan seluruh keperluan pengelolaan pekerja. Dalam kepengurusan harian masih menggunakan cara manual untuk merekap seluruh keperluan pekerja seperti merekap lembur, izin, cuti dan sebagainya. Sehingga pekerjaan akan sangat menumpuk karena antar data tersebut belum terintegrasi dan akan menghabiskan banyak waktu untuk mengelola semua keperluan itu. 3. PT. Solusi Konvergen Indonesia dalam kepengurusan dalam pengunduran diri seorang pekerja alih daya masih harus mencari data pekerja tersebut secara manual untuk dibuatkan Surat Pengalaman Kerja, mereka belum mempunyai sistem yang mampu mencari history pekerja tersebut dan bisa mencetak print report sehingga mempermudah dalam pembuatan Surat Pengalaman Kerja. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah 1. Merancang basis data yang saling terintegrasi untuk membantu seluruh keperluan perekrutan seperti membantu dalam mempromosikan lowongan pekerjaan yang akan dibuka, di dalam website tersebut juga memiliki sistem yang mampu membuat para pendaftar bisa melakukan pendaftaran online dengan memberika nomer pendaftaran sehingga bisa mempercepat proses seleksi CV setelah pendaftar diterima mereka bisa memasukkan nomer pendaftaran mereka untuk melihat hasil seleksi CV mereka. Dan setelah selesai ke tahap selanjutnya admin staff hrd 1 tidak perlu direpotkan untuk menghubungi para pendaftar karena bisa melakukan update pada setiap nomer pendaftaran sehingga para pendaftar dengan mudah melihat status penerimaan mereka di website. 2. Dalam kepengurusan pengelolaan akan dibuatkan sistem yang saling terintegrasi pencatatan absensi, cuti, lembur, sakit, reimburse pengobatan dan sebagainya sehingga akan memudahkan dalam pencarian dan update data. Sehingga admin staff hrd 2 bisa dengan mudah dalam menyelesaikan pekerjaannya seperti mencari pekerja yang sedang lembur untuk dibuatkan rekap insentifnya, merekap cuti pekerja, dan sebagainya.
64 Bahkan untuk mempermudah pekerja akan dibuatkan sistem yang mampu membantu mereka melihat status izin, cuti, reimburse pengobatan, lembur dan sebagainya. 3. Pada saat ada pekerja alih daya yang ingin melakukan pengunduran diri, Admin staff hrd 3 bisa melihat awal mereka diterima perusahaan dan bisa melihat history para pekerja sehingga memudahkan dalam pembuatan kesimpulan kinerja pekerja tersebut agar mempermudah pembuatan surat pengalaman kerja dan dicetak menggunakan print report. 4. Membuat feature yang mampu mensortir data sesuai kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan laporan bulanan.