KAUSALITAS ANTARA PENERAPAN HRIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PT INDOSAT MEGA MEDIA JAKARTA

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2013, pp. 263~268 KAUSALITAS ANTARA PENERAPAN HRIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PT INDOSAT MEGA MEDIA JAKARTA 263 Ekky Nurzakiyya 1, Eigis Yani Pramularso 2 1 ASM BSI Jakarta eckyzackia@yahoo.co.id 2 BSI Jakarta eigis.eyp@bsi.ac.id Abstrak Seiring dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, berbagai organisasi di dunia saat ini memanfaatkan penggunaan berbagai perangkat sebagai sarana dalam menunjang kegiatan operasional.di antara perubahan-perubahan yang signifikan dalam bidang manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah penggunaan komputer yang akhirnya berkembang dengan apa yang disebut sebagai Human Resource Information System (HRIS) atau sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang mampu memberikan nilai lebih terhadap efisiensi pada segi waktu, biaya dan ruang yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan divisi Human Resources Development (HRD) yang salah satunya adalah pekerjaan penggajian karyawan. Metode pengumpulan data dengan metode observasi, wawancara, dan dokumentasi. Dari hasil Penelitian menyatakan bahwa Proses penggajian karyawan di PT Indosat Mega Media bisa dilakukan dengan HRIS maupun non HRIS. Proses penggajian dengan menggunakan HRIS terdiri dari proses perekapan rekapitulasi kehadiran yang bisa dilihat dari menu catatan kehadiran, memasukan komponen gaji menu komponen gaji kemudian merekap perhitungan gaji di menu komponen gaji dan menghitung PPh 21 di menu SPT dan proses pengajuan pembayaran gaji melalui kepada divisi accounting dan treasury dan terakhir adalah pembayaran gaji. HRIS mampu memberikan efisiensi pekerjaan dalam segi waktu, biaya dan ruang. Penggunaan HRIS ini mampu mengurangi ketiga hal tersebut baik dari segi waktu yang dibutuhkan, biaya yang dikeluarkan, dan ruangan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, terutama dalam hal ini adalah perkerjaan penggajian karyawan di PT Indosat Mega Media. Keywords: Human Resouces Information System (HRIS), Efisiensi kerja 1. Pendahuluan Seiring dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, berbagai organisasi di dunia kini memanfaatkan penggunaan berbagai perangkat sebagai sarana dalam menunjang kegiatan operasional. Di antara perubahanperubahan yang signifikan dalam bidang manajemen sumber daya manusia (MSDM) pada tahun-tahun terakhir ini adalah penggunaan komputer untuk akhirnya berkembang dengan apa yang disebut sebagai human resource information system (HRIS) atau sistem informasi sumber daya manusia (SDM). Karena dengan meningkatnya kebutuhan untuk menyimpan data personalia serta berbagai kebijakan yang menyertainya, human resources information system (HRIS) menjadi bagian integral dari sistem informasi manajemen secara keseluruhan. Suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila itu tidak dilakukan akibatnya mungkin akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak teratur dan bukan hanya membantu keberhasilannya pekerjaan-pekerjaan operatif, melainkan menyebabkan lambatnya pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya dan akibatnya adalah penghamburan berbagai sumber kerja. Untuk itu penataan terhadap tatausaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berkiblat pada efisiensi karena akan menjadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pada pekerjaan human resources development. Diterima 16 Januari 2013; Revisi 8 Februari 2013; Disetujui 15 Maret 2013

2 Berbagai survey menunjukan bahwa akhirakhir ini memang telah banyak organisasi yang menggunakan HRIS sebagai pendukung manajemen sumber daya manusia. Survey tersebut menunjukan fakta bahwa sejumlah organisasi bersekala besar serta organisasi pemerintahan dibanyak negara telah mengimplementasikan HRIS. Adapun bagi human resources information system (HRD), keberadaan human resources information system (HRIS) ini akan lebih mempermudah dalam mengefesiensikan pekerjaan baik dalam mengelola dan menjalankan sistem administrasi sumber daya manusia (SDM) mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian, dan administrasi tunjangan. Berdasarkan hal tersebut diatas maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang Kausalitas Antara Penerapan HRIS terhadap Efisiensi Kerja PT Indosat Mega Media Jakarta. Pembatasan Masalah Pembahasan di dalam penelitian ini terdiri dari penggunaan aplikasi dengan menggunakan HRIS dalam pekerjaan penggajian karyawan pada bagian human resources development (HRD), tujuan menggunakan HRIS, proses penggajian dengan menggunakan HRIS, proses sebagai pembanding sehingga bisa dilihat indikator efisiensi terhadap waktu, biaya dan ruang. Pada akhirnya dilihat kausalitas dengan efisiensi kerja pada bagian compensation and benefit. KajianTeori Menurut Kavanagh dalam Irianto (2002: 132) mengatakan pendapatnya tentang Human Resources Information System (HRIS), Human Resources Information System adalah Sebuah sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mendapatkan kembali dan mendistribusi informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia (SDM) organisasi. Selain itu, menurut (Desseler, 2003) mendefinisikan Human Resources Information System (HRIS) merupakan Komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan, koordinasi, kontrol, analisis, dan visualisasi dari kegiatan manajemen sumber daya organisasi. Tujuan utama dibentuknya HRIS ini menurut (Irianto, 2002) adalah untuk memberi layanan dalam bentuk informasi kepada client dan users, dari sistem tersebut. Karena terdapat berbagai macam jenis client dan users, maka pusat perhatian HRIS adalah: 1. Memberi fasilitas atas dukungan pada keputusan strategis, taktis, dan operasional (misal melakukan perbandingan berbagai alternatif strategis kompensasi). 2. Menghindari proses pengadilan, misalnya untuk mengidentifikasi polapola deskriminasi dalam pekerjaan. 3. Mengevaluasi program, kebijakan atau praktek-praktek (misalnya untuk memantau biaya-biaya dalam menunjang kesehatan pekerja). 4. Mendukung operasional sehari-hari (misalnya mengingatkan kenaikan penggajian dan memastikan bahwa seluruh pekerja telah digaji secara tepat waktu). Menurut (Leod & Schell, 2008) output dari Human Resources Information System (HRIS) menangani aspek tertentu dari manajemen sumber daya manusia yaitu meliputi : 1. Perencanaan 2. Rekrutmen 3. Pengelolaan tenaga kerja 4. Kompensasi karyawan 5. Laporan SDM Menurut (Sedarmayanti, 2009) Efisien adalah: Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan. Sedangkan menurut (Gie, 2007) Efisien adalah: Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat perorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Menurut (Gie, 2007) perbandingan efisiensidapat dilihat dari dua segi yaitu: 1. Segi Usaha adalah Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada lima unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yakni: 264

3 a. Pikiran b. Tenaga c. Waktu d. Ruang e. Benda termasuk uang 2. Segi Hasil adalah suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu. Menurut (Sedarmayanti, 2009) syarat yang dapat dicapainya efisiensi kerja adalah: 1. Berhasil guna atau efektif 2. Ekonomis 3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan 4. Pembagian kerja yang nyata Menurut (Desseler, 2003) menjelaskan bahwa alasan perusahaan untuk menggunakan human resources information system (HRIS) adalah salah satu nya untuk meningkatkan secara signifikan efisiensi operasi sumber daya manusia sehingga meningkatkan faktorfaktor fundamental perusahaan 2. Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode Pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Metode Observasi Dalam peninjauan dilakukan dengan melihat keadaan langsung seperti apa kausalitas human resources information system (HRIS) dengan efisiensi kerja pada bagian human resources development (HRD) di PT Indosat Mega Media Jakarta. 2. Metode Wawancara Teknik pencarian data dengan cara melakukan wawancara langsung kepada pihak terkait agar mendapatkan data yang menunjang penelitianini. 3. Metode Dokumentasi Metode pengumpulan data dengan mempelajari dari buku-buku, sarana perpustakan, dan semua yang berhubungan dengan tema yang diajukan. 3. Pembahasan Pelaksanaan HRIS di PT Indosat Mega Media Jakarta A. Tujuan HRIS PT Indosat Mega Media mulai mengoperasikan HRIS pada tahun 2006, dimana semua perkerjaan divisi HRD mulai dikonversikan secara otomatisasi dari sebelumnya menggunakan secara manual. Hal ini bertujuan untuk mengefisiensikan banyak hal yaitu efisiensi dari segi waktu, biaya dan ruang. sehingga pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan oleh banyak karyawan bisa dilakukan oleh beberapa karyawan saja. Selain itu HRIS bisa mengurangi jam lembur karyawan, tujuan lainnya adalah untuk pengakurasian data serta transparansi data. Adapun pekerjaan HRD yang menggunakan HRIS seperti pengabsenan, database karyawan perekrutan karyawan, training, dan termasuk pekerjaan penggajian. Untuk itu dalam penelitian ini akan menguraikan penggunaan HRIS pada pekerjaan penggajian karyawan. B. Pelaksanaan HRIS Dalam memproses gaji karyawan dengan HRIS staff payroll harus mempersiapkan beberapa hal antara lain komputer yang terhubung dengan jaringan internet, formula yang telah disetting dan disesuaikan dengan gaji pokok dari kebijakan pemerintah dan database karyawan dari menu employee. Adapun proses penggajian karyawan dengan menggunakan HRIS antara lain: 1. Rekapitulasi absensi Rekapitulasi absen akan berpengaruh terhadap pembayaran gaji karyawan lepas atau karyawan tidak tetap. Staff payroll bisa melihat dan mendapatkan informasi rekapitulasi absensi pada menu catatan kehadiran. Adapun fungsi dari laporan rekapitulasi kehadiran yaitu untuk: a. Melihat arsip kehadiran untuk mengetahui berapa jumlah keseluruhan izin, atau sakit karyawan. b. Melihat laporan karyawan cuti c. Melihat laporan perjalanan dinas yang dilakukan karyawan d. Melihat laporan lembur karyawan yang dilakukan oleh karyawan selama satu bulan 2. Rekapitulasi komponen penggajian Untuk merekap komponen-komponen serta tunjangan karyawan pada HRIS bisa dimasukan ke menu komponengaji yang berfungsi untuk mengatur, mengedit dan memproses semua komponen gaji yang berkaitan dengan pembayaran gaji pegawai. Pada menu ini tidak hanya untuk membuat perubahan terhadap perhitungan yang 265

4 ada, atau meng-upload data komponen baru, tetapi juga melakukan proses terhadap komponen catatan kehadiran. Menu komponen gaji memiliki 3 aspek sub menu, yaitu: a. Tunjangan dan potongan yaitu untuk mengedit dan mengatur komponen gaji (secara menyeluruh) b. Upload nilai komponen gaji yaitu untuk meng-upload berbagai perubahan komponen. c. Perhitungan komponen gaji yaitu untuk memproses semua komponen gaji dan catatan kehadiran dari menu catatan kehadiran, pinjaman karyawan dari menu loan dan reimburse karyawan dari menu reimbursement secara bersamaan untuk mendapatkan hasil akhir jumlah pembayaran gaji. Adapun komponen rutin dan tunjangan yang dimasukan kedalam menu komponen gaji antara lain bisa dilihat dari tabel dibawah ini. 3. Rekapitulasi pembayaran gaji Setelah komponen gaji dan tunjangan dimasukan di menu komponen gaji, maka selanjutnya untuk memproses gaji dan menghasilkan laporan rekapitulasi pembayaran gaji dan slip gaji maka staff payroll hanya mengklik menu proses. 4. Perhitungan PPh21 Ketika proses perhitungan gaji sedang berlangsung, HRIS akan secara otomatis menghitung PPh 21 karyawan yang bisa dilihat di menu SPT Adapun di menu SPT ini berisi sub menu Formulir 1721, Formulir 1721 A, dan Formulir 1721 A1, SPT B, dan SPT C.yang harus diisikan nominal nya. Dari menu SPT ini maka akan menghasilkan: a. Laporan SPT Merupakan rangkuman pajak pendapatan pegawai lokal (PPh 21) yang dibayar oleh perusahaan. Laporan ini merupakan laporan tahunan yang dapat dicetak setiap saat pada akhir tahun atau jika untuk tahun berjalan maka laporan ini akan menampilkan 12 bulan dari bulan sekarang dan seterusnya. Laporan ini dapat menampilkan data seluruh perusahaan, per divisi, dimana daftar pembayaran pajaknya ditampilkan per individu pegawai. b. Formulir 1721 Merupakan formulir pajak untuk melaporkan total pajak pendapatan tahunan (untuk pegawai lokal PPh 21 dan asing PPh 26) yang dibayar oleh perusahaan. Formulir ini dapat dibuat untuk menunjukkan total pajak pendapatan tahunan setiap individu pegawai, grup pegawai, atau semua pegawai, tergantung pada apa yang ingin dan lihat. Berdasarkan pilihan tersebut maka formulir menampilkan jumlah yang diterima (tergantung angka pegawai yang dipilih), total pendapatan kotor dan jumlah pajak yang dibayar. Formulir ini terintegrasi dengan sistem dan tampilan serta formatnya sesuai dengan yang ditetapkan oleh pemerintah. c. Formulir 1721 A1 Merupakan formulir untuk melaporkan pajak pendapatan tahunan (PPh 21 untuk pegawai lokal) yang dibayar oleh perusahaan untuk tiap individu pegawai. Formulir ini menampilkan laporan berbagai komponen gaji dalam pendapatan kotor dan potongannya (biaya jabatan dan PTKP (potongan, jumlah PTKP berdasarkan status perkawinan dan tanggungan) begitu juga dengan jumlah pajak yang dibayar secara terpisah untuk tiap individu pegawai.formulir ini dapat dihasilkan pada akhir tahun atau tahun berjalan sampai dengan tanggal dibuatnya. d. Formulir 1721 B Merupakan formulir untuk melaporankan pembayaran pajak pendapatan tahunan. Pada formulir 1721 B menampilkan pegawai yang berstatus kontrak, honorarium, asing, tenaga lepas, dll. Formulir ini menampilkan total pendapatan kotor per tiap kategory status pegawai tersebut diatas, tarif/upah (contoh; $100/jam, Rp. 4 jt/bulan, dll) dan jumlah pajak pendapatan tiap kategory dan total keseluruhannya. Terdapat juga kolom yang menampilkan jumlah pajak yang ditanggung oleh pemerintah dikarenakan jumlah penghasilannya dibawah jumlah upah minimum dan untuk itu tidak dapat dikenakan pajak. Formulir ini dapat dihasilkan pada akhir tahun atau tahun berjalan sampai dengan tanggal dibuatnya. e. Formulir 1721 C Merupakan formulir pajak lainnya untuk melaporkan pembayaran pajak 266

5 pendapatan tahunan. Formulir ini hanya menampilkan laporan untuk direktur, komisaris, technical advisor atau tenaga asing, dll. Formulir C hanya menampilkan nama pegawai-pegawai yang pada posisi tertentu diatas, posisi dan pendapatan kotornya. Kelima formulir SPT tersebut bisa di download dari menu SPT dengan format microsoft excel. 5. Pengajuan persetujuan pembayaran Setelah rekapitulasi pembayaran gaji dan perhitungan PPh 21 telah selesai, staff payroll akan mengirimkan laporan rekapitulasi pembayaran gaji dan pajak tersebut kepada pihak-pihak terkait seperti divisi accounting dan treasury dengan cara mendowload rekapitulasi pembayaran gaji dari sub menu perhitungan komponen gaji yang terdapat di menu komponen gaji untuk kemudian dikirimkan melalui kepada divisi accounting untuk kemudian menghasilkan laporan biaya pembayaran gaji dan kembali di- P kan kepada divisi treasury untuk kemudian menghasilkan surat perintah gaji dan diberikan kembali kepada HRD untuk kemudian dilakukan pembayaran gaji. 6. Pembayaran gaji Pembayaran gaji bisa dilaksanakan setelah surat perintah pembayaran gaji diterima dari divisi treasury untuk kemudian HRD mentransferkan gaji karyawan kemasing-masing rekening karyawan dengan sebelumnya sudah dibuatkan rekapitulasi transfer gaji karyawan yang sudah ditentukan dari pihak Bank. Analisis dan Pembahasan Kausalitas Penerapan HRIS terhadap Efisiensi Kerja PT Indosat Mega Media Jakarta. Kegiatan penggajian dengan menggunakan HRIS difokuskan pada penggunaan waktu, biaya serta ruang yang dibutuhkan untuk memproses penggajian karyawan PT Indosat Mega Media Jakarta sebanyak 234 karyawan yang terdiri dari karyawan 228 tetap dan 4 karyawan lepas. 1. Waktu Pada penggunaan waktu untuk memproses kegiatan penggajian dengan menggunakan HRIS yaitu: a. Rekapitulasi absensi yang bisa dilihat dimenu catatan kehadiran b. Rekapitulasi komponen dan tunjangan gaji yang ada dimenu komponen gaji c. Rekapitulasi perhitungan gaji dimenu komponen gaji d. Pengajuan persetujuan pembayaran melalui ke divisi accounting dan treasury. e. Pembayaran gaji 2. Biaya Biaya yang dikeluarkan oleh PT Indosat Mega Media Jakarta untuk pengadaan dan operasional HRIS terdiri dari biaya pembelian HRIS, biaya maintenance HRIS perbulannya dan biaya pelatihan karyawan. 3. Ruang Setelah staff payroll menggunakan HRIS untuk proses penggajian karyawan, terlihat tampak jelas bahwa sudah tidak ada lagi lemari arsip yang dibutuhkan oleh staff payroll yang berkaitan dengan kegiatan penggajian karyawan.. Tujuan dioperasikannya HRIS di PT Indosat Mega Media pada pekerjaan divisi HRD yang bertujuan untuk mengefisiensikan banyak hal yaitu efisiensi dari segi waktu, biaya dan ruang, sehingga pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan oleh banyak karyawan bisa dilakukan oleh beberapa karyawan saja, serta bisa mengurangi jam lembur karyawan. Selain mengefisiensikan pekerjaan, keberadaan HRIS ternyata bisa untuk mengakurasikan data dan transparansi data. Adapun rangkaian proses penggajian dengan menggunakan HRIS yaitu mulai dari pengecekan kehadiran karyawan dengan melalui menu catatan kehadiran, rekapitulasi komponen penggajian di menu komponen gaji, rekapitulasi perhitungan gaji, dan kemudian melakukan proses pengajuan persetujuan kepada divisi accounting dan treasury melalui dan akhirnya ditransferkan ke masing-masing rekening karyawan. Dalam proses penggajian karyawan tanpa menggunakan HRIS meliputi pengecekan rekapitulasi absensi karyawan melalui laporan rekapitulasi kehadiran, kemudian merekap komponen penggajian karyawan dengan menerima formulir dan dokumendokumen dari internal maupun eksternal perusahaan, selanjutnya menghitung berdasarkan rumus yang telah dipersiapkan sebelumnya dan selanjutnya melakukan persetujuan gaji kepada divisi accounting dan menghasilkan laporan biaya gaji 267

6 selanjutnya diserahkan kepada divisi treasury untuk mendapatkan surat perintah bayar gaji dan kemudian diterima HRD untuk membayarkan gaji karyawan ke bank yang telah bekerjasama. HRIS telah membuktikan efisiensi waktu, biaya dan ruang yang dibutuhkan untuk proses penggajian karyawan di PT Indosat Mega Media Jakarta dibandingkan dengan menggunakan proses manual yang memakan waktu, biaya dan ruang yang dibutuhkan. Hal ini bisa dilihat uraian berikut: 1. Kebutuhan waktu dalam proses adalah 60 jam 10 menit ( 8 hari kerja) dan dengan menggunakan HRIS 10 jam 23 menit (2 hari kerja). Jadi lebih efisien 40 jam 47 menit (5 hari kerja). 2. Kebutuhan biaya dalam proses adalah Rp dan dengan menggunakan HRIS perusahaan hanya mengeluarkan sebesar Rp Jadi lebih efisien Rp Kebutuhan ruang dalam proses adalah 6m² sedangkan menggunakan HRIS adalah 3m². Jadi lebih efisien 3m². 4. Simpulan Simpulan yang diambil berdasarkan penelitian yang dilakukan mengenai kausalitas antara penerapan HRIS terhadap efisiensi kerja di PT Indosat Mega Media Jakarta sebagai berikut: 1. Proses penggajian karyawan di PT Indosat Mega Media bisa dilakukan dengan HRIS maupun non HRIS. 2. Proses penggajian dengan menggunakan HRIS terdiri dari proses perekapan rekapitulasi kehadiran yang bisa dilihat dari menu catatan kehadiran, memasukan komponen gaji menu komponen gaji kemudian merekap perhitungan gaji di menu komponen gaji dan menghitung PPh 21 di menu SPT dan proses pengajuan pembayaran gaji melalui kepada divisi accounting dan treasury dan terakhir adalah pembayaran gaji. 3. Proses penggajian tanpa menggunakan HRIS terdiri dari proses perekapan laporan kehadiran, memasukan komponen gaji dan tunjangan karyawan yang didapatkan dari formulir dan dokumen-dokumen lainnya, perhitungan gaji karyawan, perhitungan PPh 21, lalu melakukan proses pengajuan pembayaran gaji kepada divisi accounting dan treasury berupa laporan dan terakhir adalah pembayaran gaji. 4. Penerapan HRIS berperan terhadap efisiensi kerja telah membuktikan bahwa dalam segi waktu, biaya dan ruang HRIS bisa mengurangi penggunaan waktu, biaya yang dikeluarkan dan ruang yang dibutuhkan dibanding proses penggajian sebelumnya ketika tidak menggunakan HRIS. Referensi Desseler, G. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Indeks. Gie, T. L. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Irianto, J. (2002). Tema-Tema Pokok Manajemen Sumber Daya Manusia. Surabaya: Insan Cendikia. Leod, M., & Schell, P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Indeks. Sedarmayanti. (2009). Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. 268