PERANCANGAN BASIS DATA PADA PEREKRUTAN, PENGELOLAAN, DAN PENGUNDURAN DIRI SUMBER DAYA MANUSIA DI PT SOLUSI KONVERGEN INDONESIA

Transkripsi

1 PERANCANGAN BASIS DATA PADA PEREKRUTAN, PENGELOLAAN, DAN PENGUNDURAN DIRI SUMBER DAYA MANUSIA DI PT SOLUSI KONVERGEN INDONESIA Gilang Pramana Komplek DKI Blok H 10 Jakarta Barat, , truebluegilang@gmail.com Dimas Rahman Wiharyanto Tebet Barat Dalam XB 008 Jakarta Selatan, , dimas.rahman.wiharyanto@gmail.com Samuel Eka Putra Bukit Pamulang Indah Blok B3 16 Tangerang Selatan, , ohsammysammy@gmail.com Abstrak TUJUAN PENELITIAN ini adalah mengembangkan sebuah prototipe sistem basis data untuk aplikasi sistem perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri berbasis web yang dapat menangani informasi mengenai sistem perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri dan merancang sebuah sistem untuk memudahkan dalam mengolah informasi pada PT Solusi Konvergen Indonesia. METODE PENELITIAN yang dilakukan adalah metode analisis dengan fact finding, dalam bentuk wawancara dengan pihak yang terlibat dalam sistem, mempelajai dokumen perusahaan, analisa sistem, dan studi pustaka. METODE PERANCANGAN yang digunakan adalah perancangan basis data menggunakan tahapan Database Lifecycle, perancangan sistem menggunakan Entity Relationship Diagram, serta perancangan struktur menu dan rancangan layar aplikasi. HASIL YANG DICAPAI yaitu sebuah rancangan basis data dan sebuah prototipe aplikasi sistem basis data berbasis web yang dapat menangani sistem perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri yang sesuai dengan kebutuhan PT Solusi Konvergen Indonesia. SIMPULAN yang dapat diambil dari penelitian ini adalah dengan adanya aplikasi web untuk mempermudah proses perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri maka PT Solusi Konvergen Indonesia dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menangani permasalahan perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri, mencegah adanya redundansi data, serta mengelola informasi data pekerja yang berkaitan dengan sistem perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri dengan lebih baik. Kata Kunci: PT Solusi Konvergen Indonesia, pekerja alih daya, basis data. Abstract THE PURPOSE of this research is to develop a prototype database system for recruitment system applications, management, and resignation that can handle web-based information system on recruitment, management, and resignation and designing a system to facilitate the processing of information on PT Solusi Konvergen Indonesia. THE RESEARCH METHOD is a method of analysis with fact finding, in the form of interviews with those involved in the system, the company studied the documents, systems analysis, and literature. DESIGN METHOD used is the design database using the Database Lifecycle stages, the system design

2 using the Entity Relationship Diagram, as well as the design of the menu structure and design of the application screen. THE RESULT ACHIEVED is a database design and application of a prototype web-based database system that can handle the recruitment system, management, and the resignation in accordance with the requirements of PT Solusi Konvergen Indonesia. CONCLUSIONS that can be drawn from this study is the presence of a web application to facilitate the process of recruitment, management, and the resignation of PT Solusi Konvergen Indonesia can reduce the time needed to deal with the problems of recruitment, management, and resignation, prevent data redundancy, and better information management for workers which related to the system of recruitment, management, and resignation. Keywords: PT Solusi Konvergen Indonesia, outsourced workers, databases. PENDAHULUAN Latar Belakang Dewasa ini banyak perusahaan yang telah berkembang pesat dan memiliki pekerja yang sangat banyak. Saat ini di Indonesia sudah banyak pekerja yang memiliki kemampuan yang ahli dibidangnya masing-masing dan membuat mereka fokus terhadap pekerjaan yang mereka kuasai. Oleh karena itu banyak pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan oleh pegawai tersebut dikarenakan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan dan karena itu banyak sekali perusahaan yang tidak sanggup mengurusi permasalahan yang harus diselesaikan oleh pegawai dari perusahaan itu sendiri. Seiring berkembangnya teknologi dan perkembangan zaman, banyak perusahaan yang tidak mampu menyelesaikan pekerjaan yang bukan termasuk di dalam bidang keahlian dari perusahaan tersebut. Hal ini lah yang melandasi dibutuhkannya pekerja alih daya untuk membantu perusahaan tersebut untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang tidak terselesaikan tersebut. Oleh karena itu, saat ini bantuan tenaga kerja sangat dibutuhkan agar pekerjaan yang tidak terselesaikan oleh pegawai atau pekerja tetap perusahaan tersebut bisa diselesaikan dengan cara bekerja sama dan menjadi mitra usaha untuk memenuhi kebutuhan pekerja, yang mana pekerjaan di perusahaan tersebut dapat diperbantukan dengan adanya pekerja alih daya. Sehingga pada saat ini banyak perusahaan yang berdiri dengan tujuan membuka jasa untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan besar dan menjadi mitra usaha dalam memenuhi kebutuhan pekerja alih daya sehingga antar perusahaan bisa saling bekerja sama dan saling menguntungkan. Pada masa kini banyak perusahaan yang sangat membutuhkan pekerja alih daya untuk mengurusi masalah kebersihan, pengaturan parkir, dll. Oleh karena itu pekerja alih daya sebetulnya sangat diperlukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan karena dapat meringankan tugas dari operasional perusahaan itu sendiri. Pekerja alih daya di Indonesia sudah berkembang pesat karena sudah hampir seluruh perusahaan menggunakan tenaga tersebut agar perusahaan lebih mudah dalam menjalankan kegiatan operasional harian mereka, pekerja alih daya dilakukan dengan cara kerja sama yang dibuat sesuai perjanjian antar mitra dan tentunya saling menguntungkan kedua belah pihak. Koperasi Pegawai Telkom Mediatron memiliki badan usaha di bidang pengelolaan dan penyediaan pekerja alih daya Badan Usaha Milik Negara dengan cara membuat anak perusahaan yang bernama PT. Solusi Konvergen Indonesia. Badan usaha ini didirikan untuk membantu keperluan tenaga kerja alih daya agar seluruh pekerjaan yang bersifat lapangan dan operasional dapat diselesaikan secara langsung. Pengelolaan sistem informasi PT. Solusi Konvergen Indonesia masih kurang dalam penggunaan sumber daya komputer sehingga menyebabkan masalah pelayanan sumber daya manusia tidak efisien karena masih dilakukan secara manual padahal banyak data pekerja yang harus diolah. Dari latar belakang tersebut di atas, maka judul yang tepat untuk skripsi kami adalah Perancangan Basis Data Pada Perekrutan, Pengelolaan Dan Pengunduran Diri Sumber Daya Manusia Di PT. Solusi Konvergen Indonesia

3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini mencakup: Perekrutan: sistem basis data yang berguna bagi perusahaan didalam perekrutan pekerja alih daya. Pengelolaan: melingkupi pencatatan absensi, cuti, lembur, sakit, reimburse pengobatan dan sebagainya sehingga akan memudahkan dalam pencarian dan update data. Pengunduran diri: melingkupi pembuatan surat permohonan pengunduran diri, dan surat pengalaman kerja untuk pekerja alih daya yang ingin berhenti. Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk merancang sistem berbasis data untuk pelayanan PT Solusi Konvergen Indonesia dengan membuat rancangan basis data terintegrasi sumber daya manusia. Pembuatan rancangan basis data ini memiliki tujuan: Menganalisa proses bisnis pada bagian operasional perusahaan secara menyeluruh, meliputi kegiatan operasional perusahaan di bidang sumber daya manusia, sehingga perusahaan dapat memilih atau merekrut pekerja alih daya yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Merancang basis data yang saling terintegrasi untuk membantu mengelola sumber daya manusia (mulai dari penggajian hingga absensi) yang ada dengan lebih baik. Mengubah proses manual dalam pengunduran diri sehingga pekerja alih daya dapat lebih mudah mengurusi permohonan pengunduran diri. Dengan adanya sistem yang kami kembangkan ini, maka perusahaan dapat merasakan manfaat sebagi berikut: Pengelolaan data di dalam perusahaan dapat dilakukan secara real-time sehingga bisa lebih efisien. Data yang dimiliki oleh perusahaan tersimpan secara baik dan aman karena telah didukung oleh database. Mencegah terjadinya kecurangan pada sistem karena setiap bagian memiliki hak aksesnya masing - masing. METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam penelitian yang kami gunakan antara lain: Dokumentasi Dokumentasi dilakukan dengan datang ke perusahaan tersebut untuk mengumpulkan data dan informasi tentang kebutuhan perusahaan. Interview Interview dilakukan untuk mengetahui apa saja hal-hal yang masih dibutuhkan oleh perusahaan. Riset Metode riset dapat dilakukan dengan melakukan peninjauan pada artikel, jurnal, referensi buku, website dan sumber lainnya yang terkait dengan penelitian skripsi ini guna menunjang dan memperkuat landasan teori. HASIL DAN BAHASAN Masalah 1. Untuk merekrut pekerja baru PT. Solusi Konvergen Indonesia sangat kesulitan dalam mengelola data pendaftar karena semua data pendaftar disimpan dengan menggunakan table biasa sehingga data dari pendaftar tidak tersimpan dengan aman bahkan bisa dengan mudah di copy atau di delete oleh orang lain sehingga tingkat keamanannya masih kurang bahkan integeritas data bisa sangat tidak baik. Jika ada redundansi data juga harus dicari secara manual untuk menemukannya karena pencatatan masih belum menggunakan database yang tersambung ke pusat sistem sehingga manajer harus meminta data secara manual jika ingin melihat data tersebut.

4 2. PT. Solusi Konvergen Indonesia dalam pengelolaan pekerja alih daya tidak memiliki sistem basis data untuk menyimpan seluruh keperluan pengelolaan pekerja. Dalam kepengurusan harian masih menggunakan cara manual untuk merekap seluruh keperluan pekerja seperti merekap lembur, izin, cuti dan sebagainya. Sehingga pekerjaan akan sangat menumpuk karena antar data tersebut belum terintegrasi dan akan menghabiskan banyak waktu untuk mengelola semua keperluan itu. 3. PT. Solusi Konvergen Indonesia dalam kepengurusan dalam pengunduran diri seorang pekerja alih daya masih harus mencari data pekerja tersebut secara manual untuk dibuatkan Surat Pengalaman Kerja, mereka belum mempunyai sistem yang mampu mencari history pekerja tersebut dan bisa mencetak print report sehingga mempermudah dalam pembuatan Surat Pengalaman Kerja. Usulan Pemecahan Masalah 1. Merancang basis data yang saling terintegrasi untuk membantu seluruh keperluan perekrutan seperti membantu dalam mempromosikan lowongan pekerjaan yang akan dibuka, di dalam website tersebut juga memiliki sistem yang mampu membuat para pendaftar bisa melakukan pendaftaran online dengan memberika nomer pendaftaran sehingga bisa mempercepat proses seleksi CV setelah pendaftar diterima mereka bisa memasukkan nomer pendaftaran mereka untuk melihat hasil seleksi CV mereka. Dan setelah selesai ke tahap selanjutnya admin staff hrd 1 tidak perlu direpotkan untuk menghubungi para pendaftar karena bisa melakukan update pada setiap nomer pendaftaran sehingga para pendaftar dengan mudah melihat status penerimaan mereka di website. 2. Dalam kepengurusan pengelolaan akan dibuatkan sistem yang saling terintegrasi pencatatan absensi, cuti, lembur, sakit, reimburse pengobatan dan sebagainya sehingga akan memudahkan dalam pencarian dan update data. Sehingga admin staff hrd 2 bisa dengan mudah dalam menyelesaikan pekerjaannya seperti mencari pekerja yang sedang lembur untuk dibuatkan rekap insentifnya, merekap cuti pekerja, dan sebagainya. Bahkan untuk mempermudah pekerja akan dibuatkan sistem yang mampu membantu mereka melihat status izin, cuti, reimburse pengobatan, lembur dan sebagainya. 3. Pada saat ada pekerja alih daya yang ingin melakukan pengunduran diri, Admin staff hrd 3 bisa melihat awal mereka diterima perusahaan dan bisa melihat history para pekerja sehingga memudahkan dalam pembuatan kesimpulan kinerja pekerja tersebut agar mempermudah pembuatan surat pengalaman kerja dan dicetak menggunakan print report. 4. Membuat feature yang mampu mensortir data sesuai kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan laporan bulanan. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah melalui pembahasan di dalam perancangan basis data pada perekrutan, pengelolaan dan pengunduran diri sumber daya manusia di PT. Solusi Konvergen Indonesia serta berdasarkan hasil analisa yang sudah dilakukan, maka dapat ditarik simpulan yaitu: 1. Sistem basis data yang telah dibuat dapat menghubungkan proses perekrtuan, pengelolaan dan pengunduran diri sumber daya manusia di PT Solusi Konvergen Indonesia melalui suatu sistem yang telah terintegrasi karena sistem yang dibuat dengan model data relasional melalui penggambaran Entity Relational Diagram (ERD) sehingga tabel yang ada dapat saling terhubung satu sama lain. 2. Di dalam perekrutan, sistem basis data yang dibuat mampu menampilkan data yang dibutuhkan secara real-time berdasarkan kebutuhan-kebutuhan di PT. Solusi Konvergen Indonesia pada saat itu serta klasifikasi dan syarat yang harus dipenuhi oleh calon pekerja. 3. Di dalam pengelolaan, sistem basis data yang dibuat secara terintegrasi ini dapat membantu pencatatan data absensi, cuti, gaji, lembur hingga reimburse yang diajukan oleh pekerja alih daya. Dengan adanya sistem ini juga pekerja alih daya dapat mengurus keperluan administrasi mereka, seperti yang dijabarkan sebelumnya, secara lebih efisien dan efektif. 4. Di dalam pengunduran diri, sistem basis data yang telah dibuat akan mempermudah pekerja alih daya yang ingin mengajukan proses pengunduran diri mereka hingga mereka mendapatkan surat pengalaman kerja dari PT. Solusi Konvergen Indonesia. 5. Sistem basis data yang telah dibuat menyediakan User Interface (UI) yang user-friendly untuk semua proses bisnis yang ada (Perekrutan, Pengelolaan, Pengunduran Diri) dan memiliki hak akses di

5 dalamnya sehingga tidak dapat di salah gunakan oleh pengguna yang tidak memiliki hak untuk mengakses bagian tertentu. Saran Berdasarkan simpulan yang dapat diambil dan dapat dijadikan pertimbangan oleh PT. Solusi Konvergen Indonesia di dalam mendukung peforma dari sistem basis data yang sudah ada untuk kedepannya, sistem basis data yang dibuat dapat diterapkan pada bagian atau bidang pekerjaan lainnya di PT. Solusi Konvergen Indonesia, tidak hanya pada sumber daya manusia namun dengan mempertimbangkan berbagai kebutuhan yang ada dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. REFERENSI Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 4th Edition. London : Addison Wesley. Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Appoach to Design, Implementaion, and Management. Boston: Pearson Education. Eprints UNY. (online) Jurnal The Winners. Volume 12. September Kerjanya Net. (online) Lib UIN-Malang. (online) O Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010). Introduction to Information Systems. Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information System: Supporting and Transforming Business. Fourth Edition. Paperback. Rider System. (online) Rob, P., & Coronel, C. (2009). Database Systems: Design, Implementation, and Management. 8th Edition. Boston: Course Technology. Satzinger, J.W., Jackson, R. B., & Burd., S. D. (2010). Object Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Thomson. Setyabudi, A., Budi., & Shardy. (2003). Jurnal Laporan Teknis Berkala. Shasha, D., & Jarke, M. (1995). Information Systems Journal - Special Issue: Databases: Their Creation, Management, and Utilization. Volume 20. Oxford. Stair, R., & Reynolds, G. (2010). Principles of Information Systems. S. Simpson. Waskito, A, A. (2009). Kamus praktis bahasa Indonesia. Jakarta: Wahyu Media. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology: A Practical Introduction to Computers & Communications. 7th Edition. New York: McGraw-Hill.

6 RIWAYAT PENULIS Gilang Pramana lahir di Jakarta pada tanggal 2 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun Dimas Rahman Wiharyanto lahir di Semarang pada tanggal 17 Februari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun Samuel Eka Putra lahir di Jakarta pada tanggal 12 Juli Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2014.