BAB 3 ANALISA SISTEM DAN PERANCANGAN YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM DAN PERANCANGAN YANG BERJALAN 3.1. Sejarah Perusahaan PT Telaga Berlian adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang perindustrian garment, khususnya celana jeans, dari bahan mulai di fitting, cutting dan sampai finishing sampai jadi celana jeans siap jual. PT. Telaga Berlian didirikan oleh Hamzah pada tahun 1995, perusahaan ini berlokasi di Kampung Lio Jl.Mesjid Nurul Ikhwan Ds. Pondok Kacang Timur No. 18A. Tangerang, No telp, Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Telaga Berlian 3.3. Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab : 1. Pemilik : Tugas pemilik antara lain : a. Memimpin PT. Telaga Berlian b. Mengatur semua kegiatan pada perusahaan c. Melakukan negosiasi dengan pelanggan yang memesan 46

2 47 d. Melayani pembelian langsung yang dilakukan oleh pelanggan Wewenang pemilik antara lain : a. Mengatur jabatan karyawan b. Menaikan atau menurunkan gaji karyawan Tanggung jawab pemilik antara lain : a. Menentukan kebijakan kebijakan dalam perusahaan b. Mengambil keputusan keputusan penting demi kelangsungan perusahaan 2. Sekretaris Tugas sekretaris antara lain : a. Mencatat absensi karyawan. b. Mendaftarkan pelanggan c. Mencatat pendapatan dan pengeluaran operasional perusahaan. Wewenang sekretaris antara lain : a. Membuat surat kontrak kerja b. Membuat target produksi c. Membuat pembayaran laundry d. Membuat pemesanan pembelian e. Membuat pembayaran supplier f. Membuat pemesanan penjualan g. Membuat pengeluaran pembelian h. Membuat pendapatan penjualan i. Membuat surat jalan j. Membuat pembayaran penjualan. Tanggung jawab sekretaris antara lain : Menyediakan laporan kepada pemilik 3. Bagian Gudang Tugas bagian gudang antara lain : a. Mengawasi dan mencatat keluar-masuknya barang seperti bahan, aksesoris dan produk jadi. b. Merawat produk jadi. Wewenang bagian gudang antara lain : a. Mengupdate data persediaan barang b. Membuat pengeluaran barang

3 48 c. Membuat pemasukan barang Tanggung jawab bagian gudang antara lain : Membuat laporan persediaan barang secara periodik 4. Bagian Fitting Tugas bagian fitting antara lain : Melakukan pengukuran pada bahan berdasarkan ukuran yang telah ditentukan Wewenang bagian fitting antara lain : Membuat ukuran Tanggung jawab bagian fitting antara lain : Mengontrol bentuk ukuran agar sesuai dengan design 5. Bagian Cutting Tugas bagian cutting antara lain : Melakukan pemotongan bahan berdasarkan pola. Wewenang bagian cutting antara lain : Membuat catatan cutting Tanggung jawab bagian cutting antara lain : Menjaga kualitas bahan dan bentuk pemotongan 6. Bagian Jahit Tugas bagian jahit antara lain : Melakukan penjahitan pada bahan sesuai dengan pola potongan. Wewenang bagian jahit antara lain : Membuat catatan laundry Tanggung jawab bagian jahit antara lain : Menjaga bentuk jahitan agar sesuai dengan design 7. Bagian Finishing Tugas bagian finishing antara lain : a. Memasang aksesoris pada produk b. Mencocokan barang yang sudah dilaundry dengan catatan laundry c. Melakukan packing produk sebelum diserahkan ke pelanggan Wewenang bagian finishing antara lain : Membuat catatan finishing Tanggung jawab bagian finishing antara lain : a. Menyelesaikan tahap akhir pengerjaan produk

4 49 b. Melengkapi target produksi 3.4. Prosedur yang Berjalan Diagram Konteks Gambar 3.2 DFD Konteks

5 Diagram Nol Gambar 3.3 DFD level-0

6 Diagram Rinci Pemesanan Pelanggan Gambar 3.4 DFD Rinci Pemesanan Pelanggan Diagram Rinci Pengecekan Barang Gambar 3.5 DFD Rinci Pengecekan Barang

7 Diagram Rinci Proses Produksi Gambar 3.6 DFD Rinci Proses Produksi

8 Diagram Rinci Penjualan Produk Gambar 3.7 DFD Rinci Pelayanan Penjualan Diagram Rinci Pembelian Gambar 3.8 DFD Rinci Pembelian

9 Proses Produksi a. Produksi berdasarkan pemesanan pelanggan Pelanggan yang ingin melakukan pemesanan bertemu dengan pemilik untuk melakukan negosiasi dan apabila pelanggan tersebut belum pernah memesan sebelumnya maka akan didaftarkan ke data pelanggan oleh sekretaris. Hal yang dinegosiasikan antara lain harga, jumlah yang ingin diproduksi, desain produk, ukuran produk, jenis bahan dan aksesoris yang digunakan, dan jatuh tempo penyelesaian pengerjaan. Hasil dari negosiasi tersebut akan dicatat dalam surat kontrak kerja, dari surat kontrak kerja tersebut maka akan dibuat surat target produksi untuk memulai proses pengerjaan. Untuk penggunaan bahan pelanggan bisa menggunakan bahan yang disediakan oleh perusahaan atau bisa membawa sendiri. Awal awal bagian gudang akan mengeluarkan bahan sesuai yang dibutuhkan pada target produksi, kemudian bagian fitting akan melakukan pengukuran berdasarkan pola yang sudah ditentukan, kemudian bahan yang sudah diukur dan dibuat pola akan diserahkan ke bagian cutting untuk dipotong. Pada akhir proses pemotongan bagian cutting akan membuat catatan cutting untuk diserahkan ke bagian jahit. Kemudian bagian jahit akan menjahit bahan yang telah dipotong sesuai design yang telah ditentukan. Setelah proses menjahit bahan selesai bagian jahit akan membuat catatan laundry kemudian diserahkan kepada pemilik untuk diberikan ke mitra laundry untuk dilakukan proses laundry. Setelah proses laundry selesai, mitra laundry akan membuat nota tagihan laundry dan diserahkan kepada sekretaris melalui kurir. Bagian finishing akan mencocokan produk yang sudah dilaundry dengan catatan laundry jika sudah cocok sekretaris akan membuat pembayaran laundry dan membayar secara tunai ke kurir mitra laundry. Setelah itu bagian finishing akan memasang aksesoris sesuai dengan pesanan pelanggan, membuat catatan finishing, melakukan packing dan melengkapi data target produksi. Kemudian produk yang sudah dipacking akan diserahkan ke sekretaris dan sekretaris akan membuat surat jalan beserta 2 pembayaran penjualan yang satu untuk diarsip sedangkan yang satunya lagi akan diserahkan ke kurir. Kemudian kurir mengirimkan produk ke pelanggan, pelanggan akan membayar sesuai yang tertera pada pemesanan penjualan dan

10 55 membayar secara tunai. Kurir akan menyerahkan uang tersebut ke sekretaris dan sekretaris akan membuat pendapatan penjualan. b. Produksi sendiri Sama seperti produksi berdasarkan pemesanan pelanggan, hanya saja tidak memerlukan surat kontrak kerja dan hasil produknya tidak dipacking melainkan diserahkan ke bagian gudang dan bagian gudang akan membuat pemasukan barang Proses Penjualan Apabila ada pelanggan yang ingin membeli langsung dapat menemui pemilik kemudian akan diantarkan ke gudang untuk melihat lihat produk jadi yang ada. Jika pelanggan sudah menentukan pilihanya maka bagian gudang akan membuat catatan pengeluaran barang dan diserahkan ke sekretaris. Kemudian sekretaris akan membuat 2 pemesanan penjualan, yang satu diberikan pelanggan dan yang satu akan diarsip dan mengupdate pendapatan penjualan Proses Persediaan Bagian gudang harus menghitung stok barang yang ada secara manual setiap kali akan melakukan proses produksi dan setiap seminnggu sekali. Dikarenakan tidak adanya data persediaan yang terintegrasi jadi setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi ketika membutuhkan tambahan bahan atau aksesoris pada saat produksi harus mendatangi bagian gudang untuk melihat catatan persediaan baru diproses pengeluaranya. Bagian gudang akan membuat pengeluaran barang apabila ada barang yang dikeluarkan baik bahan, aksesoris, maupun produk jadi Proses Pembelian Jika persediaan bahan dan aksesoris sudah mau habis, maka sekretaris akan membuat pemesanan pembelian dan menelepon supplier untuk memesan bahan dan aksesoris. Supplier kemudian mengirim bahan dan aksesoris yang dipesan beserta nota tagihan pemesananbarang, kemudian bagian gudang akan mencocokan bahan dan aksesoris yang dipesan dengan yang didaftar pemesanan pembelian apabila sudah cocok bagian gudang akan

11 56 membawa tagihan dari supplier ke sekretaris dan membuat pemasukan barang, kemudian sekretaris akanmengeluarkan uang sesuai yang tertera pada tagihan serta membuat pembayaran supplier dan pemilik akan menandatangani tagihan tersebut sebagai tanda barang telah diterima, lalu mencatatnya di pengeluaran pembelian dan mengarsipnya Permasalahan yang Dihadapi 1. Pelanggan komplain disebabkan penyelesaian pengerjaan produksi yang tidak sesuai dengan tanggal deadline yang tertera pada form target produksi. 2. Tidak terpenuhi kebutuhan bahan baku produksi karena jumlah bahan baku yang diperlukan untuk produksi tidak sesuai dengan stok yang tersedia di gudang. 3. Pemesanan pelanggantidak dapat dipenuhi karena bahan dan aksesoris spesifik yang diingikan oleh pelanggan tidak ada. 4. stock bahan baku dan stock celana tidak tercatat karena lemahnya pengawasan dan pencatatan Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh PT. Telaga Berlian, maka diusulkan pemecahan sebagai berikut : 1. Merancang sistem basis data yang mengintegrasikan data produksi dengan data pemesanan penjualan. 2. Merancang sistem basis data untuk menyimpan data data persediaan bahan baku yang terintegrasi dengan produksi sehingga stok persediaan bahan baku dapat diawasi dengan baik 3. Merancang sistem basis data yang dapat menyimpan bahan baku yang spesifik beserta data supplier mana yang menyediakan bahan baku spesifik tersebut.. 4. Merancang sistem basis data yang mempermudah pengawasan keluar masuknya stok bahan baku dan stok celana.