BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN Sejarah dan Perkembangan Perusahaan. perorangan. Sedangkan pada tahun 1983, didirikan PT.

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Sistem Informasi Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT. AQUARIUS MUSIKINDO merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan distribusi kaset dan CD rekaman. PT. AQUARIUS MUSIKINDO berlokasi di Jalan Batu Tulis XIII/17 Jakarta Pusat Pada tahun 1969 didirikan PD. AQUARIUS yang berbentuk perusahaan perorangan. Sedangkan pada tahun 1983, didirikan PT. MERIDIAN TUNGGAL AUDITAPE. Kedua perusahaan tersebut menjalin kerjasama dimana PD. AQUARIUS bergerak di bidang penggandaan kaset yang berisi lagu-lagu barat dan Indonesia dan PT. MERIDIAN TUNGGAL AUDITAPE bergerak dalam bidang pendistribusian kaset. Kemudian pada tanggal 26 Oktober 1988, PD. AQUARIUS dan PT. MERIDIAN TUNGGAL AUDITAPE bergabung menjadi PT. AQUARIUS MUSIKINDO yang memiliki nomor akte pendirian dengan nomor 91 tanggal 18 Oktober 1988 dengan berita negara nomor 3518 tahun 1991 yang disahkan oleh notaris James Herman Raharjo, SH. Perusahaan ini mendaftarkan diri sebagai wajib pajak dengan NPWP: Pada tanggal 18 Oktober 1988, PT. AQUARIUS MUSIKINDO mendapat lisensi dari EMI Record, Ltd yang berkedudukan di London. Selanjutnya, pada tanggal 15 November 1988, PT. AQUARIUS MUSIKINDO mendapat lisensi lagu barat dari WEA sehingga PT. AQUARIUS MUSIKINDO memegang dua 51

2 52 lisensi lagu barat yaitu dari EMI dan WEA. Setelah PT. AQUARIUS MUSIKINDO mendapatkan kedua lisensi tersebut, maka perusahaan tidak hanya menghadirkan artis lokal saja melainkan dapat menghadirkan artis dari mancanegara. Sistem lisensi yang digunakan oleh PT. AQUARIUS MUSIKINDO adalah sistem kontrak, dimana pihak PT. AQUARIUS MUSIKINDO menandatangani perjanjian kontrak untuk periode dua tahun ke depan. Dan apabila ada kesepakatan setelah masa kontrak habis, maka pihak PT. AQUARIUS MUSIKINDO harus menandatangani surat perpanjangan kontrak. Di sisi lainnya, PT. AQUARIUS MUSIKINDO juga membuat kontrak dengan artis lokal, baik dengan penyanyi maupun komposer dengan sistem pembayaran royalty. Berdasarkan persentase yang dicapainya pada tahun 1988 sampai dengan tahun 1993, PT. AQUARIUS MUSIKINDO mengalami kejayaan dalam dunia perekaman di Indonesia, karena memegang dua lisensi terbesar di dunia perekaman lagu-lagu barat disamping lagu-lagu Indonesia yang pada saat itu cukup meledak. Pada tahun 1994, PT. AQUARIUS MUSIKINDO tidak memperpanjang kontrak kerja dengan WEA. Selanjutnya pada tahun 1997, pemerintah mengeluarkan kebijaksanaan yang mengizinkan pihak asing membuka usahanya di Indonesia. Sejak kebijaksanaan tersebut diberlakukan, maka pihak EMI Record, Ltd. tidak memperpanjang lisensinya dengan pihak PT. AQUARIUS MUSIKINDO, tetapi masih bekerja sama sebagai distributor tunggal merek EMI Indonesia dan kerjasama tersebut berakhir pada tahun Dengan demikian, sejak tahun 2001 sampai sekarang PT. AQUARIUS

3 53 MUSIKINDO berdiri sendiri tanpa ada kerja sama dengan pihak lain dan hanya memproduksi lagu-lagu Indonesia serta bekerjasama dengan artis-artis dan komposer lokal Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah menjadikan PT. AQUARIUS MUSIKINDO sebagai suatu perusahaan rekaman dan distribusi kaset dan CD terbesar di Indonesia. Sedangkan, misi perusahaan adalah memproduksi dan mendistribusikan kaset dan CD rekaman musik yang digemari oleh masyarakat Indonesia dan memiliki kualitas yang tinggi Struktur Organisasi Perusahaan Pada PT. AQUARIUS MUSIKINDO, struktur organisasinya adalah berbentuk garis, artinya bahwa setiap garis yang menghubungkan seorang manajer dengan tingkat yang lebih rendah merupakan delegasi wewenang kepada bawahan dan tanggungjawab bawahan untuk melaporkan kepada atasan. Struktur organisasi pada PT. AQUARIUS MUSIKINDO dapat dilihat pada gambar 3.1.

4 Direktur Utama SEKRETARIS - PRIBADI - UMUM MANAJER PRODUCTION MANAJER ARTIST DEVELOPMENT&PROMOTION MANAJER DISTRIBUTION, MARKETING, RETAIL&PUBLISHING MANAJER ACCOUNTING MANAJER PERSONALIA MANAJER IT PERSEDIAAN PENGOLAHAN PEMBELIAN PERENCANAAN PROMOSI/ MARKETING MARKETING RETAIL PEMBELIAN PENJUALAN KAS/BANK PERSONALIA KESEHATAN KEAMANAN KANTOR IT DEVELOPMENT TECHNICAL SUPPORT ASISTEN ASISTEN PROMOTION PROMOTION TEKNIK Q.C MASTERING SALE SALE PEM. KANTOR PENYEDIAAN DUPL. FINISHING DUPL. Q.C DISTRIBUSI RECEPTION HSD PNR PENERIMAAN KEMAS PAD-P PENGIRIMAN S C S TRANS P ADM Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. AQUARIUS MUSIKINDO Tahun

5 Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab Direktur Utama: a. Menetapkan strategi, kebijaksanaan dan menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek untuk menunjang sasaran yang ditetapkan oleh perusahaan. b. Mengarahkan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan perusahaan sesuai dengan sasaran, kebijaksanaan dan rencana yang ditentukan serta mempertanggungjawabkan kegiatan operasional. c. Mengawasi dan mengikuti perkembangan biaya operasi, pemakaian modal dan anggaran serta mengevaluasi berdasarkan pengamatan perkembangan bisnis secara obyektif. d. Menyusun dan menetapkan struktur organisasi perusahaan. e. Membawahi Manajer Production, Manajer Artist Development and Promotion, Manajer Distribution, Marketing, Retail and Publishing, Manajer Accounting, Manajer Personalia dan Manajer IT. Sekretaris: a. Mengatur dan membuat perjanjian untuk keperluan direktur dalam mengadakan rapat (meeting) dengan staf dan para karyawan. b. Mencatat hasil notulen rapat, rapat bulanan maupun rapat harian. c. Mengarsip dokumen-dokumen penting perusahaan. Manajer Production: a. Bertanggungjawab atas kegiatan proses produksi secara keseluruhan.

6 56 b. Merencanakan kebutuhan jumlah mesin, tenaga kerja dalam melakukan kegiatan produksi. c. Berusaha menjaga mutu produk yang dihasilkan agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. d. Memelihara dan menjaga peralatan produksi. Manajer Artist Development and Promotion : a. Bertugas dalam penyeleksian calon penyanyi baru yang mencoba untuk bekerja sama dengan PT. AQUARIUS MUSIKINDO. b. Menentukan dan bertanggungjawab atas perhitungan royalti yang akan diberikan kepada calon penyanyi. Manajer Distribution, Marketing, Retail and Publishing: a. Mengadakan segala aktivitas pemasaran hasil produksi. b. Menentukan kegiatan pemasaran serta memberi penjelasan mengenai penjualan. c. Membuat laporan kepada direktur mengenai situasi pemasaran. d. Mengadakan penelitian lapangan, seperti meneliti pangsa pasar lagu yang sedang diminati sekarang ini. e. Menganalisa penjualan yang sudah terjadi dan membuat peramalan mengenai penjualan yang akan datang. f. Mengadakan promosi rekaman lagu yang terbaru. Manajer Accounting : a. Bertanggungjawab terhadap keputusan yang berhubungan dengan sumber-sumber keuangan dan penggunaannya.

7 57 b. Menyusun perencanaan dan pengendalian keuangan baik jangka panjang maupun jangka pendek. c. Mengatur dan menganalisa keuangan. Manajer Personalia : a. Mengadakan seleksi, perekrutan, pelatihan dan pengembangan maupun pemecatan karyawan. b. Melakukan pengawasan serta menjaga hubungan dalam lingkungan kerja, cara pengupahan dan penggajian, pemberian intensif dan juga kesejahteraan karyawan. c. Bertanggungjawab atas tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. d. Mengevaluasi kinerja karyawan dalam suatu periode. e. Melakukan promosi jabatan dan demosi. Personalia: a. Mengusulkan cara-cara yang tepat dan efisien untuk menetapkan kebijaksanaan dalam seleksi, penerimaan, penempatan dan pemberhentian karyawan, sistem penggajian dan promosi/demosi, peningkatan pengetahuan dan kemampuan karyawan serta hubungan perburuhan dan administrasinya kepada Manajer Personalia. b. Membuat panggilan terhadap pelamar yang memenuhi syarat dan mengatur testing calon karyawan yang akan diterima. c. Bertanggungjawab atas perhitungan gaji dan upah karyawan.

8 58 d. Meminta otorisasi atas laporan gaji bulanan dan upah harian dari Manajer Personalia dan menyerahkan laporan tersebut kepada Direktur Utama. Kesehatan: a. Membuka praktek yang diperuntukkan bagi karyawan yang sakit tanpa dipungut biaya pengobatan (untuk obat-obat tertentu). b. Menyediakan obat-obat untuk penyakit umum seperti obat sakit kepala, obat diare atau sakit perut, obat maag. c. Mengkoordinir jadwal pembesukan yang dilakukan terhadap karyawan yang mengalami sakit parah. Keamanan a. Bertanggungjawab atas keamanan kantor. b. Membuka gerbang kantor sesuai dengan waktu yang ditetapkan. c. Mengadakan pemeriksaan di seluruh area kantor. Kantor a. Bertanggungjawab untuk memenuhi semua kebutuhan perlengkapan dan peralatan kantor. b. Mengawasi permintaan pembelian peralatan kantor. c. Bertanggungjawab atas pemeliharaan dan penggunaan peralatan kantor. d. Bertanggungjawab untuk mencatat semua tamu yang datang serta membantu tamu dengan memberikan informasi tentang bagian yang

9 59 perlu ditemui oleh tamu yang bersangkutan sesuai dengan kepentingannya. Manajer IT a. Bertanggungjawab atas kebutuhan IT pada perusahaan. b. Menerima laporan perkembangan IT dari IT Development. c. Menjamin bahwa semua sistem informasi dalam keadaan baik. IT Development a. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan proses development dan maintenance sistem informasi dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. b. Melakukan pengembangan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Technical Support a. Mengkoordinir kebutuhan semua bagian organisasi yang berhubungan dengan sistem informasi. b. Bertanggung jawab terhadap kebutuhan teknis perusahaan. 3.2 Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan PT. AQUARIUS MUSIKINDO merupakan perusahaan yang bergerak dalam produksi dan distribusi kaset dan CD rekaman. PT. AQUARIUS MUSIKINDO mempekerjakan ratusan karyawan untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Tidak mudah bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia yang ada, oleh

10 60 karena itu PT AQUARIUS MUSIKINDO memiliki Bagian Personalia yang berfungsi untuk memberdayakan sumber daya manusia yang terdapat di dalam perusahaan. Salah satu tanggung jawab Bagian Personalia adalah melakukan perhitungan gaji dan mendistribusikannya kepada karyawan. Dalam melakukan proses perhitungan gaji, Bagian Personalia terlebih dahulu mengecek persentase ASTEK dalam Ms_ASTEK. Jika terdapat perubahan pada persentase ASTEK sesuai dengan peraturan yang berlaku, maka Bagian Personalia melakukan setting terhadap persentase ASTEK dan mengupdate Ms_ASTEK. Dan jika terdapat perubahan UU Pajak Penghasilan, keputusan kenaikan gaji dan keputusan promosi/demosi jabatan maka Bagian Personalia juga harus melakukan setting terhadap honor sesuai dengan perubahan yang terjadi dengan mengupdate Ms_Honor. Bagian Personalia menerima keterangan lembur dari masing-masing kepala bagian dan keterangan kasbon dari Bagian Accounting untuk direkap menjadi daftar jam lembur karyawan dan daftar kasbon karyawan. Daftar jam lembur dan kasbon karyawan akan diinput oleh Bagian Personalia untuk memproses honor karyawan serta sistem akan membaca Ms_ASTEK, Ms_Karyawan yang berisi data karyawan dan Ms_Honor yang berisi tanggungan/ptkp, honor brutto, pajak, honor netto karyawan, dan nomor rekening karyawan. Berdasarkan semua data tersebut, sistem akan melakukan proses perhitungan honor karyawan yang akan disimpan dalam Tr_Proses. Setelah proses perhitungan honor karyawan dilakukan, maka Bagian Personalia mencetak permintaan pengeluaran kas yang diserahkan kepada Bagian Accounting. Kemudian, Bagian Accounting akan membuat Bank Pengeluaran yang

11 61 akan diberikan kepada Bagian Personalia sebagai bukti pengeluaran kas untuk pembayaran honor karyawan. Setelah mendapat persetujuan dari Bagian Accounting, Bagian Personalia akan mentransfer data honor yang harus dibayar kepada pihak Bank melalui KlikBCA dan sistem KlikBCA akan memberikan konfirmasi mengenai data honor yang telah ditransfer. Selanjutnya, Bagian Personalia akan mencetak laporan yang diperoleh dari Tr_Proses dan Ms_ASTEK yaitu: 1. Perincian Honor Karyawan Bulanan dan Tanda Penerimaan Honor yang akan diberikan kepada karyawan. Khusus Tanda Penerimaan Honor, setelah ditandatangani maka akan dikembali ke Bagian Personalia untuk diarsip. 2. Daftar Honor Karyawan Bulanan dan Perincian Astek yang akan diserahkan kepada Manajer Personalia. 3. Daftar Honor Karyawan Bulanan yang akan diserahkan kepada Direktur. 4. Daftar Rekapitulasi Transfer yang akan diserahkan kepada Bagian Accounting. 3.3 DFD (Data Flow Diagram) Diagram Konteks (Lihat gambar 3.2) Diagram Nol (Lihat gambar 3.3)

12 Kepala Bagian Bank_Pengeluaran Karyawan Tanda_ Penerimaan _Honor Keterangan_ Lembur Keterangan_Kasbon Accounting Perincian_Honor_ Karyawan_ Bulanan Permintaan_Pengeluaran_Kas Daftar_Rekapitulasi_Transfer Daftar_Honor_ Karyawan _Bulanan Sistem Informasi Penggajian PT. AQUARIUS MUSIKINDO Daftar_honor _yang_harus_dibayar Konfirmasi_daftar_ honor Bank Direktur Keputusan _Kenaikan _Gaji Keputusan _Promosi/ Demosi Perubahan_ UU_Pajak _Penghasilan Perincian_ ASTEK Daftar _Honor_Karyawan _Bulanan Manajer Personalia Perubahan _Peraturan_ Persentase _ASTEK Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian PT. AQUARIUS MUSIKINDO Sumber: Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Bagian Personalia 62

13 Manajer Personalia Keputusan_Kenaikan_Gaji Perubahan_UU_Pajak_Penghasilan Keputusan_Promosi/Demosi Perubahan_Peraturan _Persentase _ASTEK 1.0 Melakukan setting ASTEK 2.0 Melakukan setting honor 4.0 Membuat Permintaan Pengeluaran Kas Permintaan_ Pengeluaran_ Kas Perincian_ASTEK Bank_ Pengeluaran Accounting Ms_ ASTEK Ms_Honor Ms_Karyawan Tr_Proses 3.0 Menghitung honor 5.0 Mentransfer honor yang harus dibayar Daftar_Honor_ yang_harus_ dibayar Bank Daftar _Honor _Karyawan _Bulanan Kepala Bagian Keterangan_Lembur Transfer _honor_ berhasil Konfirmasi_ Daftar_ Honor Accounting Keterangan _Kasbon Perincian_ Honor_ Karyawan _Bulanan Direktur Daftar _Honor_ Karyawan _Bulanan 6.0 Mencetak Laporan Tanda_ Penerimaan _Honor Karyawan Daftar_Rekapitulasi _Transfer Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Penggajian PT. AQUARIUS MUSIKINDO Sumber: Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Bagian Personalia 63