INSTRUKSI KERJA Peminjaman Dan Pengembalian Alat Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2016 i
ii
DAFTAR ISI Halaman Sampul...i Lembar Pengesahan..... ii Daftar Isi... iii 1. Tujuan dan Pengertian... 1 2. Pihak-pihak yang terkait 1 3. Referensi.. 1 4. Ruang Lingkup.... 1 5. Prosedur... 1 5.1 Syarat dan Ketentuan 2 5.2 Mekanisme dan Prosedur 2 6. Bagan Alir 5 6.1 Bagan Alir Peminjaman Alat.. 5 6.2 Bagan Alir Pengembalian Alat... 6 7. Evaluasi dan Tindak Lanjut 6 iii
1. Tujuan dan Pengertian Tujuan Manual Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Alat LPKE Jurusan Teknik Industri (JTI) ini adalah: 1) Menjelaskan prosedur peminjaman dan pengembalian alat di LPKE 2) Mempermudah pengendalian alat LPKE Adapun pengertian pengguna terkait dengan permasalahan dalam manual prosedur ini adalah pihak yang telah mendapatkan izin peminjaman alat-alat milik LPKE. 2. Pihak-pihak yang Terkait 1) Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan I FT UB) 2) Ketua Jurusan Teknik Industri FT UB 3) Kepala LPKE JTI UB 4) Asisten-asisten LPKE JTI UB 5) Pengguna/ Peminjam alat (Mahasiswa/ Dosen JTI UB/ Pihak Luar yang memiliki izin peminjaman) 3. Referensi Referensi pembuatan manual prosedur ini adalah Manual Mutu Fakultas Teknik UB (00600 05000). 4. Ruang Lingkup Peminjaman alat ini hanya berlaku untuk mahasiswa, dosen JTI UB, dan pihak luar yang telah mendapat izin untuk melakukan peminjaman alat di LPKE. 5. Prosedur Dalam peminjaman alat di LPKE terdapat syarat dan ketentuan serta prosedur yang berlaku. 5.1 Syarat dan Ketentuan Syarat yang diberlakukan adalah adanya jaminan peminjaman alat Laboratorium yaitu berupa identitas pengguna (KTM, KTP, atau SIM 1
pengguna). Identitas pengguna akan ditahan selama pengguna tersebut meminjam alat Labratorium dan akan dikembalikan setelah pengembalian alat Laboratorium. Selain itu peminjaman alat Laboratorium harus menggunakan surat resmi dari instansi terkait dengan tanda tangan penanggung jawab instansi atau kegiatan yang ditujukan kepada Kepala LPKE yang sudah mendapatkan ACC dari Kepala LPKE. Ketentuan yang diberlakukan adalah sebagai berikut: 1) Alat Laboratorium yang dipinjamkan sesuai dengan yang ada di surat peminjaman. 2) Lama peminjaman alat Laboratorium sesuai yang tertera dalam surat peminjaman. 3) Asisten laboratorium melayani peminjaman dan pengembalian alat Laboratorium pada hari kerja, mulai pukul 09.00 15.00 WIB 4) Apabila pengembalian melebihi batas waktu yang diberikan tanpa adanya konfirmasi ke asisten laboratorium, maka akan dikenakan denda. Denda berupa uang sebesar Rp 100.000,-/alat/hari. 5.2 Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan Prosedur Peminjaman Alat Mekanisme dan prosedur peminjaman alat di LPKE adalah sebagai berikut: 1) Pengguna membuat surat resmi permohonan peminjaman alat dengan tanda tangan ketua pelaksana atau penanggung jawab kegiatan kepada Kepala LPKE JTI UB. 2) Surat yang sudah dibuat pengguna ditunjukkan pada Asisten LPKE JTI UB untuk dikoordinasikan apakah pada saat hari H peminjaman alat dipakai atau tidak. 3) Jika alat dipakai untuk kepentingan lab maka surat dikembalikan ke pengguna untuk diganti waktu peminjamannya atau peminjaman dibatalkan, jika alat lab tidak digunakan maka surat dikembalikan 2
ke pengguna dan pengguna melanjutkan surat peminjaman untuk diajukan ke Kepala LPKE JTI UB. 4) Jika pengguna sudah mengajukan permohonan kepada Kepala LPKE JTI UB, jika Kepala LPKE JTI UB tidak memberikan ACC peminjaman maka harus kembali ke langkah 1, jika Kepala LPKE JTI UB memberikan ACC maka lanjut ke langkah 5. 5) Menyerahkan surat permohonan peminjaman alat yang sudah di ACC Kepala LPKE JTI UB kepada. 6) Pengguna meninggalkan kartu identitas (KTM/SIM/KTP yang masih berlaku), Nomor yang bisa dihubungi dari pengguna dan penanggung jawab kegiatan, serta biaya sewa sesuai ketentuan. 7) Asisten mengambil alat yang akan dipinjam oleh pengguna. 8) Pengguna dan asisten mengecek kondisi alat yang akan dipinjam. 9) Pengguna mendapatkan alat sesuai dengan apa yang dipinjam dengan syarat pengembalian alat harus sesuai dengan kondisi awal alat saat dipinjamkan. Mekanisme dan Prosedur Pengembalian Alat Mekanisme dan prosedur pengembalian alat di LPKE adalah sebagai berikut: 1) Pengguna mengembalikan alat ke asisten LPKE JTI UB 2) dan pengguna mengecek kondisi alat yang telah dipinjam, bila kondisi alat tidak sesuai dengan kondisi awal maka pengguna wajib mengganti alat lab tersebut yang sama dengan spesifikasi alat sebelumnya dan kembali ke langkah 1. Bila kondisi alat sesuai dengan kondisi awal sebelum meminjam maka lanjut ke langkah 3. 3) Asisten menerima alat lab yang telah dipinjam. 4) Kartu identitas yang telah ditinggal di lab dikembalikan oleh asisten kepada pengguna. 5) Selesai. 3
6. Bagan Alir 6.1 Bagan Alir Peminjaman Alat Mulai Pengguna Alat Membuat surat resmi permohonan peminjaman alat Dokumen No. 00607 28003 Surat Masuk Koordinasi dengan Asisten LPKE JTI UB apakah alat dipakai atau tidak pada hari H Ya Alat dipakai pada hari H? Tidak Tidak Pengguna Alat Mengajukan permohonan kepada Kepala LPKE JTI UB Kepala LPKE JTI UB Kepala LPKE JTI UB mengijinkan? Ya Menyerahkan surat permohonan peminjaman alat kepada Asisten LPKE JTI UB Pengguna meninggalkan kartu identitas yang masih berlaku, Nomor yang bisa dihubungi, serta biaya sewa Borang No. 00607 29004 Formulir peminjaman Buku dan Alat Asisten mengambil alat yang akan dipinjam Pengguna dan asisten mengecek kondisi alat yang dipinjam Pengguna mendapatkan alat sesuai dengan apa yang dipinjam Selesai 4
6.2 Bagan Alir Pengembalian Alat Mulai Pengguna Alat Pengguna mengembalikan alat ke asisten LPKE JTI UB Pengguna dan asisten mengecek kondisi alat yang dipinjam Tidak Alat sesuai kondisi awal? Ya Asisten menerima alat lab yang dipinjam Kartu identitas yang telah ditinggal dikembalikan ke pengguna Selesai 7. Evaluasi dan Tindak Lanjut Evaluasi dilakukan pada kejadian diluar prosedur peminjaman dan pengembalian alat yang berlaku, yaitu sebagai berikut : 1) Apabila pengguna terlambat mengembalikan alat yang dipinjam, maka akan dikenakan denda sebesar 100.000/alat/hari. 2) Apabila pengguna mengembalikan alat yang telah dipinjam namun tidak sesuai dengan kondisi awal saat peminjaman, maka pengguna wajib mengganti alat tersebut sesuai dengan kondisi awal. 5
LAMPIRAN 1. Formulir Peminjaman Alat dan Buku SURAT PEMINJAMAN ALAT/BUKU INVENTARIS LABORATORIUM Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama :... NIM :... Jurusan:... Fakultas:... Instansi :... Alamat :... No. HP... : Mengajukan permohonan untuk meminjam peralatan laboratorium sebagai berikut: No Nama Barang, Spesifikasi dan Nomor Inventaris Barang Jumlah Keterangan 1. 2. 3. Tanggal Peminjaman:... Tangggal Pengambilan:... Keperluan :... Demikian permohonan ini diajukan. Atas bantuan dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih. Mengetahui dan menyetujui, Asisten LPK&E Malang,........... Pemohon............................................ Berita Acara Pengembalian Alat/Barang Telah dikembalikan barang tersebut di atas pada: Hari/tanggal :....................... Pkl :....................... Keadaan Barang :....................... Catatan Khusus :....................... Pemohon...................... 6