BAB III METODOLOGI 3.1 Landasan Pemikiran Nilai/value dari penggunaan IT dalam suatu perusahaan dapat diraih dengan penerapan manajemen strategis IT. Nilai/ value ini bisa saja berupa penghematan biaya dan peningkatan penjualan yang terkontrol serta dapat diukur. Benson (2004a) berpendapat bahwa tujuan dari perancangan strategi IT memiliki dua tujuan utama, yaitu: Hasil yang tepat/ right results: yaitu kemampuan mengendalikan biaya-biaya IT sembari meningkatkan dampak bottom-linenya. Keputusan yang tepat/ right decisions: yaitu keputusan yang tepat akan menuntun ke aksi-aksi manajemen yang dibutuhkan untuk meraih hasil- hasil yang tepat. Proyek-proyek baru ataupun investasi pada ERP Consulting dapat membuat suatu bisnis mengalami peningkatan pada sisi pengembangan produk, layanan dan kualitasnya, dimana pada saat yang bersamaan juga berkontribusi dalam menekan biaya operasional. Hal yang disebutkan tersebut tentunya akan meningkatkan dampak bottom-linenya secara lebih baik. 3.2 IT Improvement Zone Salah satu hal yang berkaitan dengan perencanaan strategis I S / IT ialah anggaran dan biaya. Benson (2004a) mengutarakan tujuan akhir dari perencanaan strategis IT merupakan terkontrolnya biaya-biaya IT, serta terwujudnya peningkatan dampak bottom-line dari IT. Perpaduan kedua hal ini diilustrasikan pada Gambar 3.1., dan di sana kita akan mendapatkan gambaran 34
35 yang jelas terhadap apa yang dimaksud sebagai IT Improvement Zone. Gambar 3.1 Tujuan Akhir: IT Improvement Zone (Benson et al, 2004a, pp2) Diharapkan organisasi dapat memposisikan IS/IT-nya pada zona penyempurnaan IT (IT Improvement Zone) dengan senantiasa memperhatikan biaya-biaya yang ada saat ini sembari meningkatkan dampak-dampak dari proyek-proyek baru yang ada. 3.2.1 Strategy-To-Bottom-Line Value Chain Benson (2004a) mengemukakan bahwa hal-hal yang diperlukan untuk mengatur biaya-biaya IT dan menciptakan dampak yang lebih baik terhadap bottom-line ialah dengan menggunakan proses perencanaan yang efektif, membuat keputusan-keputusan yang tepat terhadap sumber daya, dan rencana- rencana serta anggaran yang bisa dijalankan (workable). Hubungan antara hal-hal tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini:
36 Gambar 3.2 Strategy-To-Bottom-Line Value Chain (Benson et al, 2004a, pp 6) Strategy-To-Bottom-Line Value Chain akan menjadi kerangka kerja/framework pada tesis ini. Dimana identifikasi indikator performa IS ERP Consulting di PT. Mitra Solusi Telematika akan menggunakan kerangka kerja ini. 3.3 Praktek-Praktek New Information Economics (NIE) Seperti yang telah dipaparkan pada Bab II dari tesis ini, praktekpraktek New Information Economics (NIE) terdiri atas: Praktek NIE 1: Strategic Demand/Supply Planning Praktek NIE 2: Inovasi Praktek NIE 3: Prioritasisasi Praktek NIE 4: Penyelarasan/Alignment Praktek NIE 5: Pengukuran Kinerja Berkaitan dengan kerangka kerja yang kita gunakan, hubungan antara praktek-praktek NIE dengan strategy-to-bottom-line value chain dapat dilihat pada gambar berikut ini:
37 Gambar 3.3 5 Praktek-praktek NIE (Benson, 2004a, pp9) Metodologi identifikasi indikator performa pada tesis ini akan mengikuti landasan pemikiran dari hal-hal di atas. Praktek-praktek di atas akan hadir dalam identifikasi indikator performa IS busines unit ERP Consulting di PT. Mitra Solusi Telematika. Untuk lebih jelasnya, langkah-langkah yang mengimplementasikan praktek-praktek NIE di atas akan dijabarkan pada bagian berikut ini. 3.4 Metodologi Identifikasi Indikator Performa di PT. Mitra Solusi Telematika Metodologi identifikasi indikator performa IS unit bisnis ERP Consulting pada PT. MST dirancang berlandaskan pada dasar pemikiran yang telah diutarakan pada bagian sebelumnya. Adapun metodologi tersebut akan dijabarkan secara singkat pada bagian berikut ini. 3.4.1 Business Requirement Tahap ini akan memantau kondisi IS/IT saat ini di PT. Mitra Solusi Telematika. Langkah-langkah yang tercakup di dalam fase positioning ini antara lain:
38 1. Indikasi tingkat keterhubungan ERP Consulting dengan bisnis, menggunakan assessment yang menerapkan Business Value Maturity Model. Output dari langkah ini adalah hasil assessment yang menyatakan tingkat kematangan/ maturity ERP Consulting di PT. Mitra Solusi Telematika. Kesimpulan dari hasil assessment ini akan memperlihatkan apakah PT. Mitra Solusi Telematika sudah menjalankan perencanaan IS/IT yang benar untuk mendukung tujuan strategis perusahaan. Informasi dikumpulkan melalui wawancara langsung melalui Focus Group Discussion dengan tim yang terkait terhadap pengembangan business unit ERP Consulting, diantaranya adalah para manajer dan penyelia pada divisi business development dan operation. Adapun wawancara menggunakan acuan wawancara yang diterapkan menggunakan High Level Assesment Form dengan 5 jenjang kriteria penilaian yang telah di bahas pada Bab 2 oleh penulis. 2. Pola anggaran ERP Consulting di PT. Mitra Solusi Telematika. Output dari langkah ini berupa pengetahuan dan informasi mengenai manajemen anggaran yang berlaku pada bisnis unit ERP Consulting PT. Mitra Solusi Telematika. Pola anggaran ini didapat informasinya melalui interview langsung pada level penyelia divisi Finance. 3.4.2 IT Portfolio. Langkah ini memetakan semua ide, konsep, proyek, dan aset berkaitan dengan ERP Consulting ke dalam IT portfolio (IT discovery portfolio, IT project portfolio, IT asset portfolio). IT portfolio dalam praktek- praktek NIE digunakan dalam prioritasisasi, alignment, perencanaan demand/ supply, perencanaan inovasi, dan pengukuran kinerja. Adapun data untuk IT Discovery portfolio dan IT Project portfolio akan dikumpulkan melalui wawancara langsung dengan para penyelia dan manajer pada divisi-divisi Business Development. Sementara IT asset portfolio adapun pembagian berdasarkan sub portfolionya adalah sebagai berikut : - IT Asset Portfolio Infrastruktur dan Aplikasi, melalui pengumpulan
39 data langsung di lapangan. - IT Asset Portfolio Servis/Layanan dan Proses-proses, melalui pengumpulan data langsung dilapangan dan wawancara langsung pada level penyelia pada divisi SAP Consulting, R&D, Technical Support dan IT Consulting. 3.4.3 Prioritization Prioritasisasi terhadap IT discovery portfolio dan IT project portfolio. Output dari langkah ini adalah menyusun prioritas terurut berdasarkan nilai terhadap ide-ide dan proyek-proyek ERP Consulting yang akan digunakan sebagai dasar pertimbangan pembuatan rencana strategis IS/IT ERP Consulting. Assesment Prioritasisasi portfolio dilihat melalui keterkaitannya dengan strategic intention yang dipaparkan pada Bab I sebelumnya oleh penulis dengan kriteria penilaian 5 jenjang yang digunakan pada business requirement. 3.4.4 Alignment Alignment terhadap IT asset portfolio, dilakukan dengan menjalankan assessment untuk strategic alignment, internal alignment, dan functional alignment. Output dari langkah ini adalah diketahuinya nilai/ value aset-aset IT yang ada terhadap bisnis perusahaan. 3.4.5 Performance Measurement Penyusunan Key Performance Indicators (KPI) untuk pengukuran kinerja IS/IT ERP Consulting. Praktek pengukuran akan dilakukan untuk meidentifikasikan terhadap kinerja IS/IT ERP Consulting terhadap organisasi PT.MST. Pengukuran kinerja karyawan di PT. Mitra Solusi Telematika saat ini berbasiskan Key Performance Indicator (KPI). Adapun dasar dari penilaian kinerja IT akan menggunakan sistem penilaian yang berlaku di PT.MST.
40 Untuk bisa me-identifikasikan KPI yang tepat, guna mengukur kinerja organsiasi IT di PT.MST, maka Critical Succes Factor (CSF) yang tepat harus dirumuskan terlebih dahulu. Parmenter (2007) mengusulkan bahwa CSF sebaiknya disusun terhadap 6 perspektif berikut ini: Gambar 3.4 Enam Perspektif Penyusunan CSF (Parmenter, 2007, pp 25) Langkah-langkah dari identifikasi indikator performa untuk PT.MST ini akan dipaparkan dengan lebih terperinci pada bagian berikutnya BAB IV dari tesis ini.