BAB III METODOLOGI. proses penyusunan perencanaan strategi, terdapat beberapa komponen yang perlu. diperhatikan. Komponen-komponen tersebut adalah :

Transkripsi

1 19 BAB III METODOLOGI 3.1. Komponen Sebuah Perencanaan Penyusunan sebuah perencanaan terdiri atas beberapa komponen. Pada proses penyusunan perencanaan strategi, terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan. Komponen-komponen tersebut adalah : Identifikasi Dimana Kita Sekarang? Melakukan proses penilaian untuk menjawab pertanyaan Dimana Kita Sekarang? Dalam rencana strategis IT, hal ini termasuk melihat dari sudut pandang internal maupun eksternal dari perspektif bisnis dan IT. Dari sudut pandang eksternal akan menjawab pertanyaan Apa Yang Mungkin Dilakukan? dan Apa Yang Menjadi Praktek Terbaik? Karena bisnis harus mengarahkan IT, sehingga harus memiliki pengertian secara keseluruhan dari obyektif bisnis dan tantangannya, sebagai hal yang perlu ditambahkan terhadap Dimanakah Teknologi Informasi Kita Saat Ini? Idendifikasi Dimanakah Kita Ingin Berada Pada Masa Depan? Melalui proses perencanaan, mengembangkan visi dan strategi untuk menjawab pertanyaan Dimanakah Kita Ingin Berada? Dalam rencana strategis IT, menjawab pertanyaan dari perspektif bisnis dan IT. Arahan di masa mendatang dari bisnis harus menjadi faktor penentu utama, dalam melakukan pengaturan dari arahan IT.

2 20 Identifikasi IT GAP Melakukan identifikasi celah antara kondisi saat ini, dengan kondisi yang ingin dituju. Identifikasi Bagaimana Kita Akan Mencapai Tempat Yang Diinginkan? Melakukan identifikasi bagaimana cara untuk mencapai kondisi yang ingin dituju. Mengembangkan suatu rencana untuk menjawab diatas. Analisa Situasi Deskripsi mengenai Dimana Kita Saat Ini? secara internal dan Eksternal dari Perspektif Bisnis dan IT Analisa Gap Formulasi Strategi Deskripsi mengenai Kemana Kita Ingin Pergi? dari perspektif Bisnis dan IT Implementasi Strategi Merencanakan Bagaimana Kita dapat Mencapai Tempat Tujuan Kita? dari sudut pandang IT Gambar 3.1. Komponen Perencanaan Strategi

3 Kerangka Berfikir Membuat strategic plan merupakan suatu proyek dengan sebuah perencanaan dan sebuah rentang waktu pengerjaan dan harus dilihat sebagai suatu proses yang berulang. Revisi terus berlangsung setiap kali bisnis berubah. Seperti proyek IT lainnya, pengembangan strategic plan harus melewati 5 fase dengan tahapan aktivitas yang berbeda, diikuti dengan aktivitas pemantauan (monitoring) dan tata kelola (governing) dan melakukan kaji ulang hasil dari proses yang bergulir. Gambar 3.2. Fase Pengembangan Perencanaan Strategi [Cullen & Cecere, 2007]

4 22 Gambar 3.2 diatas adalah urutan langkah demi langkah sebuah fase pengembangan perencanaan strategi Teknologi Informasi, dimana terbagi atas : Fase Pertama : Mendefinisikan Tujuan Perencanaan Strategi Fase Pertama perencanaan strategi adalah menetapkan hal-hal yang menjadi tujuan dibuatnya sebuah perencanaan strategi. Tujuan perencanaan harus dibuat sejelas mungkin agar proses pengerjaan dapat lebih terfokus dan tujuan perencanaan dapat lebih dipahami Fase Kedua : Mendapatkan dan Mengevaluasi Kebutuhan Bisnis Bagian Teknologi Informasi secara umum adalah bagian dari sebuah organisasi yang lebih besar atau bagian dari sebuah perusahaan. Strategi TI yang dihasilkan haruslah sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan dan dapat menjadi sebuah jembatan untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan tersebut. Fase Ketiga : Melakukan Assessment pada kapasitas IT Untuk Mendukung Kebutuhan Bisnis yang telah ditetapkan Pada fase ketiga ini, bagian IT perlu melakukan penilaian kapasitas dan dukungannya terhadap kebutuhan-kebutuhan bisnis yang telah didapatkan pada fase sebelumnya. Dari proses penilaian ini akan didapatkan gaps atau rentang kosong antara IT saat ini dengan IT dimana sesuai dengan kebutuhan bisnis

5 23 Fase Keempat : Membuat Perencanaan Untuk Menutup Gaps Fase keempat adalah melakukan penyusunan sebuah perencanaan yang akan dilakukan untuk membawa kondisi IT saat ini, menjadi kondisi tujuan dimana IT telah selaras dengan kebutuhan bisnis Fase Kelima : Finalisasi Perencanaan Strategi dan Roll Out Fase kelima adalah menutup proses perencanaan strategi dan melakukan proses implementasi strategi yang telah dihasilkan Struktur Perencanaan Strategi IT Pada perencanaan strategi IT di TOTAL, setiap fase pengembangan perencanaan strategi IT diatas dipecah menjadi bagian-bagian kecil yang dikerjakan, dimana akan mempermudah dalam melakukan penyusunan perencanaan strategi. Proses perencanaan strategi IT yang dilakukan pada TOTAL adalah :

6 24 Mendefinisikan Tujuan Perencanaan Strategi Menetapkan Tujuan Perencanaan Strategi Penilaian Konteks Identifikasi Stakeholder Menyusun Executuve Summary Mendapatkan dan Mengevaluasi Kebutuhan Bisnis Identifikasi Sumber Informasi Identifikasi Input Bisnis Melakukan Assessment Kapasitas IT Assessment Bagian Teknologi Informasi (ANALISA SWOT) Mengembangkan to be IT Mengevaluasi Gaps Menutup Gaps Mengembangkan Prinsip Strategis IT Identifikasi inisiatif gap - closing Membangun sebuah Roadmap Finalisasi Strategi dan Roll-Out Mengkomunikasikan Strategi dan Roadmap Menyusun Key Performance Indicator Review Strategic Plans Gambar 3.3 Struktur Perencanaan Strategi IT

7 Fase Pertama : Mendefinisikan Tujuan Perencanaan Strategi Hal-hal yang perlu diperhatikan pada fase mendefinisikan tujuan perencanaan strategi ini, terdiri atas beberapa bagian, yaitu: Menetapkan Tujuan Perencanaan Strategi Melakukan penetapan hal-hal yang menjadi tujuan dilakukannya proses perencanaan strategi ini. Sebagai contoh adalah untuk meningkatkan dukungan IT pada bisnis, meningkatkan proses bisnis (Busines Process Improvement) atau mereduksi/menghindari biayabiaya yang dikeluarkan dalam operasional produksi (cost reduction/avoidance) Penilaian konteks Pengertian konteks ini adalah sebuah ringkasan dari bisnis utama dan isu IT yang akan coba diatasi melalui IT Plan dan elemen-elemen utama dari strategi tersebut. Pada bagian ini yang dilakukan adalah : Melakukan kaji ulang terhadap perencanaan-perencanaan TI yang telah ada sebelumnya, apakah perencanaan tersebut masih valid untuk digunakan atau sudah tertinggal dan membutuhkan revisi Menentukan batasan dalam proses perencanaan strategi baik cakupan dan waktu yang diperlukan, sehingga menjadi sebuah target yang realistis untuk dicapai

8 26 Identifikasi Stakeholder Mengidentifikasi Stakeholder atau personil yang terlibat dalam proyek perencanaan strategi. Identifikasi personil mencakup pada : Siapa yang bertanggung jawab atas proses perencanaan strategi Siapa saja orang-orang yang perlu berpartisipasi dalam proyek dan sejauh mana mereka dapat berpartisipasi Mendefinisikan peran dan tanggung jawab tiap-tiap personil yang ditetapkan ambil bagian dalam proyek Menyusun Executive Summary Executive summary digunakan sebagai pendekatan untuk menjabarkan gambaran informasi secara umum, mengenai perencanaan yang ingin dijelaskan, untuk menentukan poin penting yang ingin disasar terhadap target audience yang diinginkan Mendapatkan dan Mengevaluasi Kebutuhan Bisnis Hal-hal yang perlu diperhatikan pada fase Mendapatkan dan mengevaluasi kebutuhan bisnis ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu : Identifikasi Sumber Infromasi Melakukan identifikasi sumber-sumber informasi pada perusahaan yang akan digunakan dalam perencanaan strategi. Dalam proses

9 27 perencanaan strategi pada TOTAL, sumber informasi yang digunakan adalah : Model Bisnis TOTAL Visi, Misi dan Value TOTAL Identifikasi Input Bisnis Melakukan identifikasi masukan-masukan atau input dari bagian bisnis yang selaras dengan tujuan dilakukannya perencanaan strategi ini, hal ini dilakukan sebagai filter informasi input dari bagian bisnis. Tidak semua informasi input bisnis dapat berguna dalam proses perencanaan strategi IT ini, dengan adanya filter informasi ini strategi yang dihasilkan diharapkan dapat lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Hal yang dilakukan adalah : Membagi Department In Charge yang selaras dengan tujuan perencanaan strategi pada TOTAL Mengumpulkan kebutuhan bisnis melalui pertemuan dengan representatif tiap Department In Charge Mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan bisnis yang didapatkan

10 Melakukan Assessment pada kapasitas IT Hal-hal yang perlu diperhatikan pada fase Assessment kapasitas IT ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu : Assessment bagian Teknologi Informasi Melakukan proses assessment dari kondisi penerapan IT yang berjalan pada TOTAL, termasuk di dalamnya adalah: Assessment Business Architecture Assessment Application Architecture Assessment Information Architecture Assessment Infrastructure Architecture Mengembangkan to-be IT Artinya adalah mengembangkan sebuah keadaan IT di masa depan dimana IT telah berselaras dengan tujuan perencanaan strategi IT ini. Pada TOTAL, To-be IT ini berfungsi sebagai tujuan yang ingin dicapai melalui perencanaan strategi IT ini. Yang dilakukan adalah: Memberikan solusi dari sisi teknologi informasi, untuk memenuhi kebutuhan bisnis TOTAL. Solusi berupa rekomendasi untuk aplikasi bisnis, infrastuktur, perbaikan organisasi TI dan perbaikan proses TI Evaluasi Gaps Gaps adalah suatu ruang kosong antara keadaan saat ini dengan keadaan yang menjadi tujuan dimasa depan. Dalam perencanaan

11 29 strategi IT ini gaps diperoleh dengan membandingkan antara to-be IT dengan hasil assessment yang dilakukan pada departemen IT Menutup Gaps Hal-hal yang perlu diperhatikan pada fase Menutup Gaps ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu : Mengembangkan prinsip strategis IT Prinsip-prinsip dibutuhkan untuk mengisi gap, baik dengan mempengaruhi keputusan-keputusan taktis dibawah level strategis dan memberikan tuntunan yang relevan lintas jangka waktu yang panjang. Tabel 3.1. Prinsip-prinsip panduan IT (Culeen,2006) Prinsip-prinsip Implikasi Kita akan meningkatkan integrasi dan mereduksi biayabiaya pendukung, dengan Manajemen vendor akan mengembangkan relasi strategis dengan vendor pilihan dan memberikan solusi-solusi memfasilitasi strategi update aplikasi kepada sejumlah vendor pilihan secara rutin dari vendor tersebut. Jika kebutuhan bisnis tidak dapat dipenuhi dengan rencana yang ada, maka PMO akan menentukan apakah perlu mengutilisasi suatu solusi yang

12 30 unik dari vendor-vendor terbaik atau melakukan usaha kecil untuk usaha development yang ditargetkan. Proyek-proyek yang disponsori bisnis akan diprioritaskan berdasarkan penyelarasan antara strategi perusahaan dan per divisi, pengembalian investasi dan resiko proyek Proposal proyek akan menyertakan dokumentasi yang cukup untuk melakukan evaluasi dari proses penyelarasan. Arsitektur perusahaan akan mengembangkan road maps yang berselaras dengan strategistrategi yang telah didefinisikan. IT akan secara terus menerus mereduksi biaya dari layananlayanan yang tidak memberikan perubahan terhadap nilai bisnis. Proses seleksi terhadap mekanisme outsourcing akan digunakan terhadap layananlayanan infrastruktur dan aplikasi-aplikasi bisnis yang bukan merupakan inti. IT akan melakukan tracking terhadap biaya dan hal-hal yang menyebabkan biaya, per jenis layanan yang ada.

13 31 Yang dilakukan dalam tahap ini adalah : Mengembangkan visi, misi, tujuan dan strategi bagian IT pada TOTAL Mengembangkan sebuah prinsip yang menjadi dasar bagaimana TI pada TOTAL akan dilakukan dimasa mendatang, baik pengembangan infrastruktur, aplikasi, struktur organisasi dan prosedur operasional IT Mengembangkan skema proses prioritas dalam identifikasi proyek-proyek TI dan kemudian memprioritaskan proyekproyek tersebut sesuai dengan tingkat kepentingan (urgency) Identifikasi inisiatif gap-closing Menyusun gagasan-gagasan yang dapat menutup gap antara IT saat ini dengan to-be IT. Gagasan-gagasan atau inisiatif dapat berupa proyek-proyek pembuatan aplikasi baru atau instalasi arsitektur baru. Yang dilakukan adalah : Menyusun spesifikasi teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung proses to-be IT. Misalnya spesifikasi hardware yang dibutuhkan Melakukan pengadaan aplikasi atau software yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis

14 32 Membangun Sebuah Roadmap Roadmap merupakan cara terbaik untuk mengkomunikasikan perubahan, hasil dari perubahan, dan investasi yang dibutuhkan. Ada lebih dari satu jenis tipe road map yang mungkin dibutuhkan: suatu road map portofolio aplikasi menunjukkan aplikasi-aplkasi baru yang diakses secara online dan aplikasi yang lama tidak lagi dipergunakan, atau suatu road map investasi yang digunakan pada perubahan-perubahan yang penting, dan dikaitkan terhadap keuntungan apa yang diperoleh dari perubahan-perubahan tersebut. Tabel 3.2. Roadmap (Culeen, 2006) Road Map Kemampuan bisnis Hal yang dikomunikasikan Menunjukkan peningkatan kepada kemampuan bisnis, seperti penyatuan cara akses kustomer, dengan inisiatif IT yang relevan. Portofolio aplikasi Menunjukkan perubahan di portofolio dari waktu ke waktu. Implementasi aplikasi-aplikasi strategis dan menon-aktifkan aplikasi-aplikasi yang tidak diperlukan.

15 33 Aplikasi Menunjukkan perubahan terhadap suatu aplikasi atau set aplikasi yang terintegrasi, seperti platform upgrade aplikasi atau perubahan dari fungsi bisnis Teknologi Menunjukan evolusi dari portofolio teknologi untuk domain arsitektur, seperti perencanaan road map untuk platform database Investasi Menunjukkan investasi dari waktu ke waktu terhadap investasi yang terkait terhadap inisiatif teknologi Yang dilakukan pada bagian ini adalah : Membangun sebuah organisasi IT perusahaan yang baru sesuai dengan roadmap yang telah dibuat. Organisasi IT yang baru handaknya memenuhi kebutuhan sumber daya manusia yang dibutuhkan seperti : o Tenaga ahli dalam bidangnya o Identifikasi skill tenaga kerja saat ini, apakah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan setelah perencanaan strategi diberlakukan

16 34 o Melakukan mutasi karyawan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan o Merekrut karyawan baru Menyusun sebuah tata kelola (governance) IT baru sebagai penyempurnaan tata kelola yang lama untuk mensejajarkan proyek proyek yang diajukan oleh bagian IT atau bisnis perusahaan dengan roadmap IT yang telah dibuat Finalisasi Strategi dan Roll Out Hal yang perlu diperhatikan dalam bagian finalisasi strategi dan Roll Out ini adalah sebagai berikut : Mengkomunikasikan Strategi dan Roadmap Melakukan sebuah upaya pemasaran roadmap TI pada internal perusahaan. Pemasaran terebut dilakukan dengan menjabarkan strategi-strategi TI yang telah disusun kepada setiap bagian perusahaan dan menjabarkan bagaimana strategi tersebut diwujudkan serta membuat program komunikasi untuk pengimplementasian TI Menyusun Key Performance Indicator KPI sebagai sarana untuk memantau proses pengerjaan strategi dan roadmap. KPI tersebut dikelompokkan dari KPI secara umum proyek perencanaan strategi, kemudian diturunkan menjadi turunan KPI yang lebih spesifik hingga ke level masing-masing personil yang ambil bagian pada proses perencanaan

17 35 Review Strategic Plans Merancang sebuah aktivitas untuk mengkaji ulang strategi strategi TI yang telah dibuat, misalnya dengan melakukan pertemuan secara berkala. Aktivitas ini berguna dalam memastikan bahwa perencanaan strategi yang dibuat tetap dalam jalur dan relevan terhadap perkembangan bisnis dan perkembangan TI 3.4. Jenis Penelitian Dalam melakukan analisis pada TOTAL ini, penulis menggunakan metode deskriptif dengan melakukan penelitian terhadap masa depan bisnis dan IT yang hendak dicapai di masa depan yang kemudian dibandingkan dengan teori dari IS/IT strategic planning. Dengan metode ini, hasil yang dicapai akan maksimal dan mencakup segala bidang serta akan mendukung rencana bisnis dari TOTAL di masa depan 3.5. Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini dibagi ke dalam dua kelompok yaitu: 1. Data Primer Yaitu data yang berasal dari sumber aslinya (tangan pertama). Data ini diperoleh dengan melakukan pengamatan dan wawancara dengan pihak manajemen eksekutif berserta beberapa Direksi terkait serta

18 36 karyawan perusahaan guna memperoleh gambaran yang objektif terhadap IS/IT strategic planning di dalam Perseroan. 2. Data Sekunder Merupakan data yang dapat diperoleh melalui dokumen yang terdapat dalam perusahaan yang diteliti Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Wawancara Penulis akan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada pihak manajemen dan karyawan perusahaan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan penelitian yang dilakukan. 2. Observasi Teknik pengumpulan data di mana penulis mencatat informasi yang disaksikan selama penelitian. Observasi yang dilakukan dapat bersifat partisipatif, di mana penulis terlibat dalam kegiatan objek penelitian, atau nonpartisipatif, di mana penulis hanya menjadi pengamat yang independen atas obyek yang diteliti. 3. Studi kepustakaan Merupakan teknik pengumpulan data dengan mempelajari dan mengumpulkan data yang bersifat teoritis berdasarkan literatur-

19 37 literatur atau buku-buku acuan yang berhubungan dengan objek penelitian dan pembahasan masalah