BAB 1 PENDAHULUAN. Perkembangan teknologi informasi memiliki dampak penting bagi dunia bisnis. bergantung pada dukungan dan kemampuan sistem TI.

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi memiliki dampak penting bagi dunia bisnis dan industri. Keberhasilan, kemajuan, dan tingkat produktivitas industri disadari sangat bergantung pada dukungan dan kemampuan sistem TI. Persaingan di dunia bisnis menuntut perusahaan untuk memiliki proses bisnis yang efektif dan efisien. Begitu banyak kendala yang dihadapi perusahaan untuk dapat mewujudkan proses bisnis tersebut, antara lain banyaknya pesaing yang telah berkembang pesat sehingga membuat customer kurang memiliki kepercayaan terhadap perusahaan tersebut, proses bisnis yang semakin kompleks dikarenakan jumlah transaksi setiap hari-nya yang semakin meningkat, adanya sistem informasi yang hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing, pembagian kerja (job description) yang kurang jelas disetiap fungsional perusahaan, dan kurangnya kemampuan karyawan untuk beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang ada. Salah satu cara yang dapat digunakan sebagai solusi untuk berbagai kendala tersebut yaitu dengan mengintegrasikan sistem informasi yang diiringi dengan perkembangan teknologi di setiap fungsional perusahaan. Sistem yang mendukung pengintegrasian tersebut yaitu sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Berbagai vendor ERP bersaing untuk meningkatkan kualitas produk sehingga bisa dijadikan sebagai faktor pendukung daya jual untuk memperoleh perhatian customer. Vendor-vendor ERP antara lain SAP, Oracle, Microsoft, Pro-int, dsb. SAP 1

2 2 memiliki beberapa produk, antara lain SAP ERP, SAP Business One, Business Warehouse, dan Customer Relationship Management (CRM). Produk-produk SAP tersebut tentu memiliki fungsi atau standarisasi, serta skala perusahaan yang berbedabeda. Sedangkan salah satu produk ERP yang dihasilkan oleh Microsoft adalah Microsoft Dynamics AX. PT CUBIC INDONESIA merupakan perusahaan yang dimiliki oleh PT.Gunanusa Eramandiri. PT CUBIC INDONESIA bergerak dalam bidang jasa pengembangan produk dengan menggunakan teknologi Cubic printing untuk mengakomodasi perusahaan-perusahaan household, sepatu, dan otomotif yang produknya diproduksi di Indonesia. Saat ini PT CUBIC INDONESIA menggunakan teknologi Manufacturing Knowledge (MK) untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi di dalam perusahaan. PT. CUBIC INDONESIA ingin melakukan inovasi terhadap teknologi yang digunakan sekarang ini sebab mereka merasa bahwa teknologi Manufacturing Knowledge (MK) belum mampu mengoptimalkan proses-proses yang ada di dalam supply chain. Inovasi yang ingin dilakukan yaitu dengan mengadopsi penggunaan sistem ERP. Saat ini perusahaan sedang mempertimbangkan penggunaan 2 produk dari vendor yang berbeda, yaitu Microsoft Dynamics AX dan SAP Business One. SAP Business One merupakan sebuah single application yang memampukan perusahaan untuk mengelola bisnis dari penjualan dan hubungan pelanggan dalam finansial dan operasional. SAP Business One didesain khusus untuk perusahaan berskala menengah yang bisa menyajikan informasi secara real-time, dan mempercepat perkembangan profit perusahaan. Microsoft Dynamics AX merupakan suatu solusi bisnis yang disebut juga sebagai ERP-solution untuk perusahaan berskala menengah ke atas. Microsoft Dynamics AX dibuat untuk memudahkan pengelolaan antar fungsi bisnis

3 3 dalam perusahaan dengan melakukan standarisasi dan konsolidasi proses, meningkatkan produktifitas, dan menghasilkan informasi yang up-to-date. Pengimplementasian produk ERP menjadi poin penting yang harus di perhatikan oleh pihak manajemen dilihat dari besarnya investasi yang akan dikeluarkan, sehingga perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang baik dari segi operasional maupun ekonomi atau finansial. Perencanaan tersebut dimaksudkan untuk mengukur apakah entitas bisnis dalam perusahaan mampu beradaptasi dengan teknologi baru yang diimplementasikan, apakah profit yang diperoleh sesuai dengan investasi yang dilakukan, dan apakah software ERP yang akan diimplementasikan dapat memenuhi requirement dari perusahaan. Penelitian ini akan menjelaskan analisis dari masing-masing produk ERP yang ingin diimplementasikan dengan melihat dari dua jenis kelayakan, yaitu operasional dan finansial atau ekonomi. Kelayakan operasional akan dianalisis dengan menggunakan analisis Fit/Gap untuk melihat bagaimana masing-masing produk ERP yang akan diimplementasikan dapat memenuhi requirement yang ada dalam perusahaan. Kelayakan finansial atau ekonomi akan dianalisa dengan metode Information Economics untuk mengkuantifikasi biaya dan manfaat yang diperoleh dengan pengimplementasian masing-masing produk ERP. Hasil dari analisa dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan usulan bagi PT CUBIC INDONESIA untuk memilih produk ERP yang sesuai dengan business requirement dan juga dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam melakukan proses implementasi.

4 4 1.2 Ruang Lingkup Untuk memberikan suatu pembahasan yang lebih terarah, maka perlu adanya suatu pembatasan ruang lingkup dari kebutuhan yang akan dianalisis. Dalam penulisan skripsi ini, kami membatasi pembahasan hanya pada : 1. Mengidentifikasi masalah dalam aplikasi sistem yang berjalan sekarang. 2. Analisis produk ERP (SAP Business One 2007 A dan Microsoft Dynamics AX 2009) untuk departemen Financial, Sales, Purchasing, PPIC, dan Production yang akan diimplementasi berdasarkan kelayakan operasional dan finansial atau ekonomi dengan analisis fit/gap dan metode Information Economics. 3. Analisis dalam Information Economics dengan melakukan perhitungan : a. Traditional Cost Benefit Analysis b. Value Linking c. Value Acceleration d. Value Restructuring 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan : 1. Untuk menganalisis kinerja terhadap sistem yang berjalan sekarang. 2. Untuk membandingkan tingkat pemenuhan requirement perusahaan SAP Business One dan Microsoft Dynamics AX sehingga dapat diketahui sejauh mana kedua alternatif produk tersebut layak untuk diimplementasikan dalam PT CUBIC INDONESIA. 3. Untuk memberikan informasi mengenai nilai ekonomis biaya investasi dan manfaat yang ada dalam penerapan SAP Business One dan Microsoft Dynamics AX.

5 4. Untuk memberikan bahan pertimbangan bagi PT CUBIC INDONESIA dalam pemilihan alternatif produk ERP yang diusulkan Manfaat : 1. Memberikan gambaran tentang sistem yang berjalan lewat identifikasi masalah yang ada. 2. Memperoleh informasi mengenai tingkat pemenuhan requirement perusahaan dari masing-masing produk ERP (SAP Business One atau Microsoft Dynamics AX). 3. Memperoleh informasi mengenai biaya dan manfaat dengan menerapkan SAP Business One atau Microsoft Dynamics AX di PT CUBIC INDONESIA. 4. Memberikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan untuk melakukan pemilihan produk ERP yang akan diimplementasikan dalam PT CUBIC INDONESIA. 1.4 Metodologi Penelitian Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah : a. Metode Studi Pustaka Melakukan studi kepustakaan terhadap berbagai referensi yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan. Topik-topik yang akan dikaji antara lain meliputi: konsep ERP, software SAP, software Microsoft, Analisis Fit/Gap, Metode Information Economics, Metode Least Square. b. Metode Observasi. Melakukan observasi secara langsung terhadap sistem yang sedang berjalan.

6 6 c. Metode Wawancara. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengembangan proyek. d. Metode Kuesioner. Melakukan pengumpulan data dengan menyebarkan kuesioner kepada user dan pihak manajemen. Metode Analisis yang digunakan adalah Analisis Fit/Gap dan Information Economics. Dalam metode analisis ini ada beberapa hal yang kami lakukan yaitu : - Melakukan survey atas sistem yang berjalan - Melakukan wawancara dengan pihak yang terkait dalam proses implementasi dalam perusahaan. - Mengidentifikasi kebutuhan sistem berdasarkan temuan yang diperoleh saat survey dan wawancara - Mengidentifikasi biaya dan manfaat dari masing-masing produk ERP (SAP Business One dan Microsoft Dynamics AX) 1.5.Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penelitian ini terdiri dari lima bab, yaitu : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan skripsi. BAB II : LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang mendukung dalam penulisan skripsi ini, yaitu Enterprise Resurce Planning, Analisis Fit/Gap,

7 7 Metode Information Economics, Metode Least Square, software Microsoft, software SAP, dan teori pendukung lainnya. BAB III : ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, strategi bisnis perusahaan, proses bisnis yang berjalan dan evaluasi sistem yang berjalan. BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini akan dipaparkan mengenai hasil dan pembahasan kelayakan produk ERP dengan metode analisis Fit/Gap dan Information Economics, yang pada akhirnya akan menghasilkan usulan produk ERP yang dapat diimplementasikan. BAB V : SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai simpulan yang dapat diambil setelah dilakukan analisis dan penilaian kelayakan kedua produk ERP, serta saran yang berguna sebagai masukan untuk pengembangan perusahaan.