Pemerintah Kabupaten Lombok Barat Kantor Aset Daerah Jln. SoekarnoHatta Giri Menang Telp. (0370) 6184183 G e r u n g Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nama SOP Alur Surat Masuk dan Keluar Kabupaten Lombok Barat Dasar Hukum Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat Nomor 9 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Lombok Barat Tahun 2011 Nomor 9). Peraturan Bupati Lombok Barat Nomor 48 tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Aset Daerah Kabupaten Lombok Barat. Keterkaitan Peringatan Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan. Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat. Memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan administrasi perkantoran Peralatan / Perlengkapan Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar. Buku ekspedisi surat Pencatatan dan Pendataan Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar Buku ekspedisi surat
Prosedur Alur Surat Masuk dan Surat Keluar Kab. Lombok Barat No Kegiatan 1. Menerima dan mengagenda berkas/ surat masuk baik secara langsung oleh pemohon atau disposisi Bupati dari Bagian Umum sekaligus melengkapi dengan lembar disposisi 2. Verifikasi dan klasifikasi berkas / surat masuk apakahtidak surat/berkas tersebut prinsip atau tidak. Bila ya, akan diteruskan ke Sekdis untuk disposisi, bila tidak akan di disposisi oleh Sekdis Pelaksana Mutu baku Ket Agendaris Kasubag Kakan Seksi Kelengkapan Waktu Out put Ya Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Berkas / surat masuk 3. Memberi disposisi Berkas / surat masuk 4. Mencatat isi disposisi dan tujuan surat/berkas tersebut dan menditribusikan sesuai disposisi 5. Menandatangani tanda terima surat/berkas yang diserahkan agendaris 6 Permintaan nomor dan tanggal surat keluar yang telah ditandatangani 7 Pemberian nomor dan tanggal surat keluar sekaligus memintakan kopian surat tersebut untuk diarsipkan 3 menit Berkas / surat masuk yang siap di disposisi 5 menit Surat masuk yang sudah didisposisi. Surat prinsip yang diteruskan ke Kadis 5 menit Surat masuk yang sudah didisposisi Buku agenda surat masuk 5 menit Isi disposisi yang sudah tercatat Buku ekspedisi surat 2 menit Surat masuk sudah terdistribusi Surat keluar yang sudah ditandatangani 2 Menit Surat keluar yang siap diagenda Buku agenda surat keluar. 3 Menit Surat keluar yang siap dikirim SOP Pengarsipan
Pemerintah Kabupaten Lombok Barat Kantor Aset Daerah Jln. SoekarnoHatta Giri Menang Telp. (0370) 6184183 G e r u n g Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP Pelaksanaan Rapat Pegawai Kabupaten Lombok Barat Dasar Hukum Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat Nomor 9 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Lombok Barat Tahun 2011 Nomor 9). Peraturan Bupati Lombok Barat Nomor 48 tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Aset Daerah Kabupaten Lombok Barat. Keterkaitan SOP peminjaman asset SOP pengurusan SPD SOP pengadaan barang dan jasa Peringatan Rapat merupakan wahana dalam penyampaian dan penyatuan pendapat dan pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar. Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan Rapat. Memiliki kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen dan laporan hasil Peralatan / Perlengkapan Ruangan, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen, undangan Pencatatan dan Pendataan Buku notulen.
Prosedur Pelaksanaan Rapat Pegawai No Kegiatan 1. Memerintahkan persiapan pelaksanaan bersama seluruh staf. 2 Memerintah dan mengkoordinasikan untuk mempersiapkan ruangan, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen, undangan bila perlu dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan 3 Membersihkan/mengatur ruangan, soud system, LCD dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan 4 Menyiapkan konsumsi ringan disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada 5 Menyiapkan daftar hadir, ATM/ ATK bila perlu, notulen, undangan bila perlu. 6 Mengundang semua pegawai untuk mengikuti. 7 Mengecek kesiapan pelaksanaan dan kehadiran peserta 8 Melaporkan kepada Kakan bahwa siap dimulai Pelaksana Pegawai yg Staf Kakan Kasubag Bendahara ditunjuk admin Mutu baku Kelengkapan Waktu Out put Jadwal pelaksanaan kegiatan Ruangan, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen, undangan Ruangan, sound system, LCD Konsumsi Daftar hadir, ATM/ ATK, notulen, undangan Surat Undangan Rapat atau lisan Kesiapan peserta Kesiapan 2 menit 5 menit 15 menit 30 menit 15 menit 10 menit 5 menit 5 menit Persiapan Ruangan, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen, undangan Ruangan, sound system, LCD konsumsi Daftar hadir, ATK, notulen, undangan Tanda terima surat dan konsumsi Kesiapan peserta Kesiapan Ket SOP peminjaman asset SOP pengurusan SPD SOP pengadaan barang dan jasa Rapat ini adalah internal, bisa dengan surat resmi atau lisan
9. Pelaksanaan seluruh Pegawai. Semua pembahasan dalam dicatat oleh notulen. 10 Membersihkan ruangan dan menatanya sesuai kondisi semula Notulen Alat membersihkan ruangan 2 jam 15 menit Notulen hasil Ruangan bersih 11 Mengetik notulen dan menyusunnya dalam bentuk konsep laporan hasil pelaksanaan 12 Validasi konsep laporan hasil pelaksanaan 13 Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan Konsep notulen hasil Konsep laporan hasil pelaksanaan Laporan hasil pelaksanaan 45 menit 10 menit 2 menit Konsep laporan hasil pelaksanaan Laporan hasil pelaksanaan Arsip laporan hasil pelaksanaan
Pemerintah Kabupaten Lombok Barat Kantor Aset Daerah Jln. SoekarnoHatta Giri Menang Telp. (0370) 6184183 G e r u n g Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP Penyusunan Daftar Kabupaten Lombok Barat Dasar Hukum Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat Nomor 9 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Lombok Barat Tahun 2011 Nomor 9). Peraturan Bupati Lombok Barat Nomor 48 tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Aset Daerah Kabupaten Lombok Barat. Keterkaitan SOP Alur Surat Masuk dan Keluar SOP Pencarian Data dan Informasi Peringatan Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam jabatan tidak akan berjalan lancar. Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam penyusunan Nominatif dan Daftar Urutan Kepangkatan PNS. Memiliki kemampuan dalam menganalisis data kepegawaian Peralatan / Perlengkapan Berkas PNS berupa SK Kenaikan Pangkat,SK Mutasi atau Jabatan, Ijazah terakhir, sertifikat diklat. Format Pencatatan dan Pendataan Bundelan nominatif dan DUK PNS.
Prosedur Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK Kabupaten Lombok Barat Pelaksana Mutu baku Ket No Kegiatan Ka Analis Operator subag Kepeg Komputer Kakan Kelengkapan Waktu Out put 1. Memerintahkan penyusunan Daftar 2. Menyiapkan dan menganalisis datadata PNS tentang SK Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat dll 3. Membuat konsep Daftar 4. Mengetik Konsep Daftar BPMPD 5. Validasi Konsep Daftar 6. Persetujuan Konsep Daftar 7. Pengajuan Daftar Nominatif dan DUK untuk ditandatangani 8. Penandatanganan Daftar 9. Pembuatan surat pengantar pengiriman dan penomoran surat 10. Pengiriman Daftar Nominatif dan DUK ke Bidang Mutasi dan Arsip Tidak Ya Surat Permintaan SK Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat Hasil Analisis data PNS Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BPMPD Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BPMPD Konsep Daftar Nominatif dan DUK Daftar Nominatif dan DUK Daftar Nominatif dan DUK Konsep surat pengantar dan buku agenda surat keluar Daftar Nominatif dan DUK 5 menit Disposisi Surat permintaan 2 hari Hasil Analisis data 1 hari Konsep Daftar Nominatif dan DUK 2 jam Konsep Daftar Nominatif dan DUK 1 jam Konsep Daftar Nominatif dan DUK SOP alur surat masuk dan keluar SOP Pencarian data dan informasi 1 jam Disposisi persetujuan konsep 20 menit Daftar Nominatif dan DUK 30 menit Daftar Nominatif dan DUK 20 menit Surat Pengantar SOP alur surat masuk dan keluar 30 menit Daftar Nominatif dan SOP pengarsipan DUK