Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA

Transkripsi

1 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Penanganan Surat Masuk DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 2. Peraturan Walikota Samarinda No. 26 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda. 3. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 17 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda KETERKAITAN PERINGATAN 1. Keterlambatan Distribusi menyebabkan terlambatnya informasi 2. Pengadministrasian surat masuk dan keluar tidak tertib yang mengakibatkan informasi tidak bisa ditindaklanjuti tepat waktu KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Memahami tentang proses Penanganan Surat Masuk 2. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Surat Masuk 3. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Surat Masuk PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Data-data pendukung 2. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Surat Masuk 2. Buku Agenda 3. Kartu Kendali Hal : 1 / 34

2 No Kegiatan 1 JFU mengecek jenis surat masuk dari instansi /masyarakat (Lengkap, Tertutup, Rahasia) 2 JFU Menentukan kode Klasifikasi, Indeks dan memilah Surat (Penting/ Penting) 3 JFU Memverifikasi surat dan mengisi keterangan pada lembar disposisi 4 JFU Menyampaikan surat kepada Sekretaris kemudian di paraf dan diteruskan kepada kepala badan 5 kepala badan membuat disposisi sesuai bidang yang di tunjukan dan diberikan kembali kepada JFU 6 JFU Menerima Surat yang telah di disposisi dan memberikan kode unit pengolah sesuai disposisi, nomor urut, kartu kendali, mencatat dalam lembar pengantar 7 Kasubbag memverifikasi berkas surat masuk, jika tidak sesuai maka dikemabalikan, jika sudah benar maka dilanjutkan ke JFU 8 JFU mengarsip dan menyampaikan Surat sesuai dengan disposisi dan Surat diterima unit pengolah JFU Pelaksana Mutu Baku Kasub Sekretaris Kepala Badan Kelengkapan Waktu Output bag Berkas Surat 5 Surat masuk masuk Berkas Surat masuk Berkas Surat masuk,lembar disposisi Berkas Surat masuk,lembar disposisi Berkas Surat masuk,lembar disposisi Berkas Surat masuk,lembar disposisi Berkas Surat masuk,lembar disposisi 5 Menit Kode Klasifikasi, Jenis Surat 2 Penyaluran Surat 5 Lembar Disposisi dan Tanda Terima dan paraf Sekretaris 5 Disposisi Surat 5 Kode Pengarsipan Surat 15 Menit Verifikasi Surat Surat masuk 10 Menit Arsip surat masuk Kete rangan Hal : 2 / 34

3 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Penanganan Surat Keluar DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 2. Peraturan Walikota Samarinda No. 26 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda. 3. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 17Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda KETERKAITAN PERINGATAN 1. Keterlambatan Distribusi menyebabkan terlambatnya informasi 2. Pengadministrasian surat masuk dan keluar tidak tertib yang mengakibatkan informasi tidak bisa ditindaklanjuti tepat waktu KUALIFIKASI PELAKSANA 4. Memahami tentang proses Penanganan Surat Keluar 5. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Surat Keluar 6. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Surat Keluar PERALATAN / PERLENGKAPAN 3. Data-data pendukung 4. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 4. Surat Keluar 5. Buku Agenda Hal : 3 / 34

4 No Kegiatan 1 JFU membuat surat keluar sesuai dengan jenis surat yang di mintakan, dan menyerahkan ke kasub.bag 2 Kasub.bag memverifikasi berkas surat keluar, jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka dilanjutkan ke Sekretaris 3 Sekretaris memverifikasi berkas surat keluar, jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar paraf dan diserahkan ke kepala badan 4 Kepala Badan memverifikasi berkas surat keluar, jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar ditandatangani dan diserahkan ke JFU 4 JFU memberikan nomor surat sesuai dengan jenis surat tersebut JFU Kasub bag Pelaksana Mutu Baku Sekretaris Kepala Badan Kelengkapan Waktu Output Berkas Surat keluar Berkas Surat keluar Berkas Surat keluar Berkas Surat keluar Berkas Surat keluar 20 Konsep Surat keluar 20 Menit Surat Keluar 20 Surat Keluar 20 Surat Keluar 5 Surat Keluar Kete rangan 5 JFU mengarsip surat keluar dan mendistribusikan ke SKPD yang terkait. Berkas Surat keluar 10 Arsip Surat keluar Hal : 4 / 34

5 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pembuatan Surat ijin Cuti DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda 2. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1976 KETERKAITAN PERINGATAN 1. Pembuatan dan pengurusan surat ijin cuti agar dapat tepat waktu 2. Pengadministrasian surat yang tidak tertib akan mengakibatkan informasi tidak bisa ditindaklanjuti tepat waktu KUALIFIKASI PELAKSANA 7. Memahami tentang proses Pembuatan Surat ijin Cuti 8. Memiliki kemampuan dalam Pembuatan Surat ijin Cuti 9. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Pembuatan Surat ijin Cuti PERALATAN / PERLENGKAPAN 5. Data-data pendukung 6. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 6. Surat Ijin cuti 7. Buku Pengajuan Cuti Hal : 5 / 34

6 No Kegiatan 1 Pemohon membuat surat Pengajuan Ijin Cuti kepada JFU Pelaksana Mutu Baku Kete JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Badan Kelengkapan Waktu Output rangan Buku Tanda 5 Menit Usul Cuti terima 2 JFU Memeriksa kesesuaian waktu cuti, kelengkapan berkas dan menghitung jumlah cuti yang bisa diambil 3 JFU membuat surat cuti yang kemudian di berikan kepada kasubbag 4 kasubbag memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di paraf kemudian dilanjutkan ke Sekretaris 5 Sekretaris menandatangani Surat pengantar cuti yang akan dilanjutkan ke BKD. 6 Kepala Badan menandatangani Surat pengantar surat Cuti dan dikembalikan ke JFU 7 JFU mengarsip surat cuti dan mengirim Surat Pengantar Cuti Ke BKD. Berkas Cuti 15 Menit Konsep Cuti Data pegawai (PNS) 30 Menit konsep cuti Berkas Cuti 15 Konsep Cuti Berkas Cuti 5 Menit Konsep Cuti Berkas Cuti 15 Surat Pengantar Cuti Berkas Cuti 20 Menit Arsip dan tanda terima Surat Pengantar Cuti Hal : 6 / 34

7 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP Penanganan Permintaan Makan Minum Kegiatan Rapat atau Tamu DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda KETERKAITAN PERINGATAN 8. Pengajuan Kebutuhan Harus Sesuai Dengan apa yang Dibutuhkan 9. Laporan Penggunaan Harus Dilaporkan ke Bagian Umum KUALIFIKASI PELAKSANA 10. Memahami tentang proses penanganan permintaan makan minum kegiatan rapat atau tamu 11. Memiliki kemampuan dalam penanganan permintaan makan minum kegiatan rapat atau tamu 12. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Permintaan Makan Minum Kegiatan Rapat atau Tamu PERALATAN / PERLENGKAPAN 7. Data-data pendukung 8. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Surat Pengajuan 2. Surat Pengantar 3. Laporan Hal : 7 / 34

8 No Kegiatan 1 JFU memberikan pengajuan kepada bagian umum untuk keperluan kebutuhan 2 Bagian umum merekap semua kebutuhan sesuai dengan pengajuan dan memberikan rekapan ke kasubbag 3 Kasubbag memverifikasi berkas pengajuan, jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka dilanjutkan ke Sekretaris untuk diparaf 4 Sekretaris memberi paraf pada surat pengajuan dan dikembalikan ke bagian umum 5 Bagian umum berkoordinasi dengan JFU yang memberikan pengajuan 6 Bagian umum menyiapakan sesuai kebutuhan yang tertuang dalam surat pengajuan 7 JFU membuat laporan pertanggung jawabang JFU Bagian Umum Pelaksana Mutu Baku Kasubbag Sekretaris Kelengkapan Waktu Output Berkas, Dokumen Berkas, Dokumen Berkas, Dokumen Berkas, Dokumen Berkas, Dokumen Berkas, Dokumen Berkas, Dokumen 30 Surat Pengajuan 30 Menit 15 Menit 10 Menit 5 Menit 5 Menit 2 Jam Laporan Kete rangan Hal : 8 / 34

9 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pemeliharaan Sarana dan Prasarana DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Peraturan Pemerintah no 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang 13. Memahami tentang pemeliharaan sarana prasarana Milik Negara / Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan 14. Memiliki kemampuan dalam pemeliharaan sarana prasarana Pemerintah no 38 tahun 2008 tentang Perubahan atas Peraturan 15. Memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dengan semua pihak terkait Pemerintah no 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 17 tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. SOP Perbaikan Sarana dan Prasarana 9. Data-data pendukung 10. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PERINGATAN 1. Sarana dan prasarana yang dipelihara meliputi : - Sarana : gedung, toilet, ruang rapat, musholla, dll - Prasarana : AC, mesin fotocopy, komputer, server, dan peralatan IT lainnya, kendaraan, dll 2. Pemeliharaan / perawatan yang dilakukan dapat dikerjakan oleh pihak ketiga (rekanan) melalui proses lelang atau penunjukan langsung PENCATATAN DAN PENDATAAN 10. Daftar Peralatan yang di rawat 11. Jadwal Perawatan 12. Daftar Periksa 13. Kartu Historis Peralatan 14. Laporan Kerusakan Hal : 9 / 34

10 No Kegiatan 1 Membuat daftar sarana dan prasarna yang dirawat sesuai kondisi yang ada 2 Menyampaikan daftar sarana dan prasarana yang dirawat ke Kasubbag. Jika ada revisi maka di perbaiki. Kegiatan pemeliharaan sarana prasarana yang perlu dilakukan oleh pihak ketiga, dapat diajukan sesuai RKA. 3 Membuat jadwal perawatan sarana prasarana dan ajukan ke Kasubbag untuk diperiksa 4 Kasubbag memeriksa jadwal perawatan sarana prasarana. Jika ada revisi, maka diperbaiki 5 Menyampaikan jadwal perawatan sarana prasarana ke Sekretaris untuk diparaf. Jika ada revisi maka di perbaiki 6 Menyampaikan jadwal perawatan sarana prasarana ke Kepala Badan untuk ditandatangani. Jika ada revisi maka di perbaiki dan kembali ke Kasubbag Pelaksana JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Badan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Daftar sarpras Daftar sarpras Daftar sapras yg dirawat Draft Jadwal perawatan Draft Jadwal perawatan Draft Jadwal perawatan 2 Hari Daftar sarpras yang dirawat 1 Hari Daftar sarpras yang dirawat 1 jam Draft Jadwal i Persetujuan Jadwal perawatan Jadwal perawatan Keterangan Hal : 10 / 34

11 No Kegiatan 7 Kasubbag menginstruksikan JFU untuk melaksanakan dan memantau pelaksanaan perawatan / pemeliharaan sarana dan prasarana 8 Mengisi kartu historis peralatan berkaitan dengan perawatan dan perbaikan yang dilakukan dengan diketahui oleh user 9 Mengarsip semua laporan pemeliharaan / perawatan sarana dan prasarana Pelaksana JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Badan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Jadwal perawatan Kartu Historis Peralatan Data perawatan Sesuai jadwal 2 jam Pelaksanaan Pekerjaan 1 jam Arsip laporan Keterangan Hal : 11 / 34

12 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Perbaikan Sarana dan Prasarana DASAR HUKUM 3. Peraturan Pemerintah no 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah no 38 tahun 2008 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah no 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 17 tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah KETERKAITAN KUALIFIKASI PELAKSANA 16. Memahami tentang penanganan perbaikan sarana prasarana 17. Memiliki kemampuan dalam penanganan perbaikan sarana prasarana 18. Memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 11. Data-data pendukung 12. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PERINGATAN 3. Sarana dan prasarana yang dipelihara meliputi : - Sarana : gedung, toilet, ruang rapat, musholla - Prasarana : AC, komputer, mesin fotocopy, server, dll 4. Perbaikan yang dilakukan dapat dikerjakan oleh pihak ketiga (rekanan) melalui proses lelang atau penunjukan langsung PENCATATAN DAN PENDATAAN 15. Laporan Kerusakan Hal : 12 / 34

13 No Kegiatan 1 Menerima laporan kerusakan sara na dan prasarana dari user atau pe tugas yang melakukan aktifitas pemeliharaan 2 Menindaklanjuti laporan kerusak an dengan pengecekan kondisi dil apangan 3 Menyampaikan ke Kasubbag untuk dapat diproses perbaikan lebih lanjut 4 Melakukan analisa apakah di perbaiki secara internal atau menggun akan pihak ke 3 Pelaksana Mutu Baku JFU Kasubbag Sekretaris Kelengkapan Waktu Output Draft Jadwal 2 Hari perawatan Laporan Kerusakan Daftar Jadwal Draft Jadwal perawatan 1 Hari Draft Jadwal perawatan 10 1 Hari Draft Jad wal pera watan Keter angan 5 Seketaris menerima laporan dan hasil analisa kasubag untuk perbaikan oleh pihak ke 3 maka melalui proses pengadaan perbaikan (Lihat SOP Pengadaan Barang/Jasa) Draft Jadwal perawatan 1 Hari Jadwal p erawatan SOP Penga daan Bara ng/jasa 6 Pelaksanaan perbaikan sesuai jenis kerusakan yang terjadi hingga selesai kemudian JFU Melakukan pemeriksaan hasil pe kerjaan (Lihat SOP Pemeriksaan dan Penerimaan Hasil Pengadaan Barang / Jasa) Surat Perintah Kerja Sesuai jadwal Berita Acara Pemeriksaan Hal : 13 / 34

14 No Kegiatan 7 Mengarsip semua laporan dan data perbaikan sarana dan prasarana JFU Pelaksana Kasubbag Rumah Tangga Mutu Baku Kabag Umum Kelengkapan Waktu Output Laporan dan Dokumen 10 Menit arsip Keterangan 8 Mengisi kartu historis peralatan berkaitan dengan perawatan dan perbaikan yang dilakukan dengan diketahui oleh user 9 Mengarsip semua laporan pemeli haraan sarana dan prasarana Kartu Historis Peralatan Data perawatan 2 jam 1 jam Arsip laporan Hal : 14 / 34

15 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Mutasi Barang Inventaris DASAR HUKUM 4. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 5. Perwali Nomor 10 Tahun 2011 tentang Sarana dan Prasarana Kerja KETERKAITAN 2. SOP Penanganan Surat Masuk 3. SOP Pemeliharaan Barang Sapras PERINGATAN Ketidaktelitian dalam penyusunan usulan mutasi barang inventaris menyebabkan ketidaksesuaian anatar usulan dengan kondisi yang ada KUALIFIKASI PELAKSANA 19. Memahami tentang penanganan administrasi barang inventaris 20. Memiliki kemampuan dalam pengoperasian SImda Barang 21. Memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 13. Data-data pendukung 14. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 16. Daftar budget 17. Kartu Inventaris 18. Simda Barang Hal : 15 / 34

16 No Kegiatan 1 JFU /Pengurus Barang menyusun daftar barang inventaris yang akan mutasi 2 Kasubbag memcermati dan mengoreksi daftar barang yang akan dimutasikan sesuai dengan peruntukannya 3 Sekretaris dan Kepala Badan memeriksa usulan mutasi barang inventarisasi jika setuju ditanda tangani, jika tidak sesuai maka dikembalikan untuk diperbaiki 4 JFU/Pengurus Barang menerima usulan mutasi barang inventaris dan menyiapkan pencatatan dalam kartu dan nomor inventarisasi 5 JFU/Pengurus Barang menyiapkan berita acara mutasi barang untuk diserahkan kepada Bagian terkait 7 JFU/Pengurus Barang membuat laporan mutasi barang dan menginput dalam SIMDA Barang 8 Kasubbag mencermati dan memeriksa laporan mutasi barang inventarisasi dan menyampaikan kepada Sekretaris 9 Sekretaris dan Kepala Badan memcermati dan memeriksa laporan, jika sesuai ditandatangani, jik tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki dan memerintahkan JFU untuk menyampaikan Pengurus Barang/JFU Pelaksana Kasubbag Sekretaris Kepala Badan Mutu Baku BPKAD Kelengkapan Waktu Output Daftar KIB 1 hari Daftar Usulan Daftar Mutasi 30 Disposi Barang Daftar rencana mutasi barang 20 Daftar mutasi 10 Daftar mutasi dan dokumen BA Tanda terima mutasi Konsep Laporan Daftar mutasi final BA Mutasi Barang 1 Jam Tanda Terima Laporan 5 Konsep Laporan Disposisi Laporan Final dan disposisi Keterangan Hal : 16 / 34

17 kepada BPKAD dan Bagian terkait 10 BPKAD menerima laporan yang telah ditandatangani 11 JFU/Pengurus Barang mengarsipkan laporan mutasi barang inventaris Laporan 1 jam Tanda terima dan arsip Laporan 5 arsip Hal : 17 / 34

18 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pengelolaan Barang Inventaris Gudang DASAR HUKUM 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri No 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Teknis Barang Milik Daerah 6. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 7. Perwali Nomor 10 Tahun 2011 tentang Sarana dan Prasarana Kerja KETERKAITAN 4. SOP Penanganan Surat Masuk 5. SOP Pemeliharaan Baran Sapras PERINGATAN Ketidaktelitian dalam penataan administrasi barang inventarisasi di gudang Setda menyebabkan ketidaksesuaian anatar barangmasuk dan keluar di Gudang Setda KUALIFIKASI PELAKSANA 22. Memahami tentang penanganan administrasi barang inventaris 23. Memiliki kemampuan dalam pengoperasian SImda Barang 24. Memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 15. Data-data pendukung 16. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 19. Kartu Inventaris 20. Simda Barang Hal : 18 / 34

19 Penerimaan Barang Inventarisasi No Kegiatan 1 JFU/Bendaharawan Barang menerima barang inventarisasi/atk dengan memeriksa tanda terima barang sesuai dengan jumlah,jenis barang, klasifikasi barang, nilai rupiah dll sesuai dengan ketentuan 2 Kasubbag menerima laporan barang inventaris/atk masuk dengan memeriksa sesuai data barang masuk JFU/Benda harawan Barang Pelaksana Mutu Baku Kasubbag Sekretaris Kelengkapan Waktu Output SPK Barang 2 jam Tanda Terima Daftar Barang Masuk 30 Laporan Keterangan 3 Sekretaris memeriksa laporan barang inventarisasi/atk jika setuju ditanda tangani, jika tidak sesuai maka dikemabalikan untuk diperbaiki 4 JFU/Bendaharawan Barang mengentry inventarisasi barang/atk dalam simda barang sesuai dengan ketentuan 5 JFU/Bendaharawan Barang menyusun/menata inventarisasi barang sesuai dengan catalog gudang Laporan barang 20 Daftar Barang Masuk Data barang 10 Barang masuk di SIMDA Data Barang 2 Jam Barang Tersimpan 6 JFU/Bendaharawan Barang mengarsip inventarisasi barang Dokumen Data Barang 15 Arsip barang Hal : 19 / 34

20 Pengeluaran Inventarisasi Barang/ATK No Kegiatan 1 JFU/Bendaharawan Barang menerima surat perintah pengeluaran barang dari Kepala Bagian Umum untuk ditindak lanjuti JFU/Benda harawan Barang Pelaksana Kasubbag Sekretaris Penerima Barang Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Surat Perintah 15 Keterangan 2 JFU/Bendaharawan Barang memeriksa surat perintah pengeluaran barang untuk disesuaikan dengan persediaan barang Surat /Dokumen 30 Rencana Terima Barang 3 JFU membuat surat penyerahan barang/tanda terima dengan mencatat jumlah dan jenis barang dll sesuai dengan klasifikasi barang 4 Penerima barang menerima barang dan memeriksa kondisi barang Surat /dokumen Surat /Dokumen 1 jam Tanda terima dan arsip 1 jam Tanda terima 5 JFU mencatat barang keluar dalam SIMDA Barang dan mengarsipkan dokumen Surat /dokumen 1 jam arsip Hal : 20 / 34

21 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP Penanganan Pengusulan dan Penghapusan Barang Inventaris DASAR HUKUM 8. Peraturan Daerah Kota Samarinda Nomor 09 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Samarinda 9. Peraturan Daerah Kota Samarinda Nomor 50 tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Walikota Samarinda Nomor 09 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Samarinda 10. Perwali Nomor 10 Tahun 2011 tentang Sarana dan Prasarana Kerja KETERKAITAN 6. Manual Mutu 7. SOP Penanganan Surat Masuk 8. SOP Pemeliharaan Baran Sapras KUALIFIKASI PELAKSANA 25. Memahami tentang penanganan administrasi barang inventaris 26. Memiliki kemampuan dalam pengoperasian SImda Barang 27. Memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 17. Data-data pendukung 18. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PERINGATAN 5. Pengusulan dan penghapusan barang inventaris ini jika tidak dibuat tidak dapat penggantian barang inventaris baru PENCATATAN DAN PENDATAAN 21. Daftar budget 22. Kartu Inventaris Hal : 21 / 34

22 Hal : 22 / 34

23 No Kegiatan 1 JFU / Pengurus Barang menerima laporan permintaan penghapusan barang inventaris dan melaporkan ke Kasubbag untuk ditindak lanjuti 2 Kasubbag menerima laporan dan dianalisa sebagai bahan tindak lanjut dan memerintahkan Pengurus Barang/JFU untuk pencatatan penghapusan barang 3 JFU/pengurus barang mencermati dan mengoreksi daftar usulan/daftar barang rusak untuk membuat daftar pengusulan dan penghapusan barang inventarisasi 4 Kasubbag memeriksa daftar usulan penghapusan barang, jika sesuia dengan ketentuan diparaf, jika revisi/perbaikan maka dikembalikan 5 Sekretaris memeriksa daftar usulan penghapusan barang, jika sesuai dengan ketentuan ditandatangani, jika revisi/perbaikan maka dikembalikan 6 Kepala Badan memeriksa daftar usulan penghapusan barang, jika sesuai dengan ketentuan ditandatangani 7 JFU/Peggurus barang mengirim daftar penghapusan barang ke BPKAD 8 JFU/Pengurus Barang mengarsip usulan penghapusan barang inventarisasi Pengurus Barang/ JFU Pelaksana Kasubbag Sekretaris Kepala Badan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Surat Permintaan DPA/Daftar Kebutuhan Surat permintaan Konsep Daftar Usulan 15 5 Disposisi Disposi 1 hari Daftar Usulan 10 Daftar Usulan 10 Daftar Usulan 10 Surat Pengantar daftar usulan Surat Pengantar dan 20 5 Daftar usulan diparaf Usulan Final Usulan Final Tanda Terima arsip Keterangan Hal : 23 / 34

24 daftar Usulan Hal : 24 / 34

25 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Penanganan Pelaporan Absensi Eletronik DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 2. Peraturan Walikota Nomor 21 Tahun 2015 tentang perubahan kedua atas Peraturan Walikota Samarinda Nomor 9 Tahun 2014 tentang Hari Kerja dan Jam Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Samarinda. KETERKAITAN PERINGATAN 23. tertibnya administrasi Kepangkatan akan mengakibatkan tertundanya hak pegawai KUALIFIKASI PELAKSANA 28. Memahami tentang proses Pelaporan Absensi 29. Memiliki kemampuan Komputerisasi dan Finger Print PERALATAN / PERLENGKAPAN 19. Data-data pendukung 20. Komputer / printer Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Print out Absensi Hal : 25 / 34

26 No Kegiatan 1 JFU mengambil data bulanan absensi print out pada mesin finger Pelaksana Mutu Baku Kete rangan JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Badan BKD Kelengkapan Waktu Output Finger Print 5 Menit Print Out Absensi 2 JFU menyerahkan hasil print out ke Kasubbag untuk meminta VErifikasi dan melaksanakan kompilasi data 3 JFU menyerahan hasil verifikasi lengkap dengan data fisik pendukung untuk diparaf sekretaris, jika lengkap dilaksanakan kompilasi data, jika kurang dikembalikan 4 Kepala Badan mengesahkan laporan print out finger print lengkap dengan data pendukung Data pegawai (PNS) Data Kompilasi Data Kompilasi 30 Menit Print Out Absensi 120 Menit Hasil Validasi 20 Menit Pengesahan print out 5 JFU mengirimkan data hasil kompilasi dan mengirimkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Data Kompilasi dan Tanda Terima) 5 Arsip dan tanda Terima Hal : 26 / 34

27 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat DASAR HUKUM 3. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 4. Peraturan Pemerintah No.12 Tahun 2002 tentang perubahan Peraturan Pemerintah No.99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil. KETERKAITAN PERINGATAN 24. tertibnya administrasi Kepangkatan akan mengakibatkan tertundanya hak pegawai KUALIFIKASI PELAKSANA 30. Memahami tentang proses Pembuatan Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat 31. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat 32. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat PERALATAN / PERLENGKAPAN 21. Data-data pendukung 22. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 2. Surat Kenaikan Pangkat Hal : 27 / 34

28 No Kegiatan 1 JFU memeriksa penjagaaan pegawai akan kenaikan pangkat 2 JFU Membuat surat pemberitahuan mengenai pegawai yang akan naik pangkat Pelaksana Mutu Baku Kete rangan JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Badan Kelengkapan Waktu Output Buku 5 Menit Pegawai Penjagaan akan KENPA Kenpa Data pegawai 10 Menit Surat (PNS) 3 Kasubbag memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan, jika benar surat diparaf kemudian dilanjutkan ke kabag 4 Sekretaris memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di tandatangani kemudian dilanjutkan ke kepala Badan 5 Kepala Badan memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di tandatangani kemudian dilanjutkan JFU (SOP Surat Keluar) 6 JFU menerima berkas kekurangan kenaikan pangkat mengirim Surat Pemberitahuan kepada pegawai yang akan naik pangkat pengantar beserta Berkas kenaikan pangkat ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda 7 JFU membuat dan mengirim Surat Pengantar lengkap dengan berkas KENPA ke BKD dan meminta tanda terima Data pegawai (PNS) Data pegawai (PNS) Data pegawai (PNS) Surat dan Kelengkapan KENPA Dokumen Kenpa 15 Menit Surat 15 Surat 15 Surat 10Menit Surat Kenaikan pangkat 10 Menit Tanda terima Hal : 28 / 34

29 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala DASAR HUKUM 5. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 6. Peraturan Pemerintah No. 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri sipil KETERKAITAN PERINGATAN 25. Tertundanya Penerbitan Kenaikan Gaji Berkala PNS mengakibatkan tertundanya hak-hak Kenaikan Gaji Berkala PNS KUALIFIKASI PELAKSANA 33. Memahami tentang proses Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala 34. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala 35. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala PERALATAN / PERLENGKAPAN 23. Data-data pendukung 24. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Berkas Kenaikan gaji berkala 2. Penjagaaan KGB Hal : 29 / 34

30 No Kegiatan 1 JFU memeriksa buku penjagaan pegawai diusulkan untuk Kenaikan Gaji Berkala (KGB) 2 JFU Meneliti / mengecek berkas usulan sesuai syarat-syarat kenaikan gaji berkala 3 JFU Membuat Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala dan dilanjutkan ke kasubbag 4 Kasubbag memverifikasi berkas Surat Usulan jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka dilanjutkan ke Sekretaris 5 Sekretaris memverifikasi berkas surat usulan jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka diparaf dan diserahkan ke Kepala Badan 6 Kepala Badan memverifikasi berkas surat usulan jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka ditanda tangani dan diserahkan ke JFU 7 JFU Mengirim Surat pengantar kenaikan gaji berkala kepada BKD untuk diproses. Pelaksana Mutu Baku Kete JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Badan Kelengkapan Waktu Output rangan Buku 5 Pegawai yg Penjagaan KGB Berkas kenaikan gaji berkala Data pegawai (PNS) Data pegawai (PNS) Data pegawai (PNS) Data pegawai (PNS) 15 Menit Pegawai yg KGB 15 Rancangan Keputusan KGB 5 Rancangan Keputusan KGB 5 Keputusan KGB 5 Keputusan KGB Data pegawai (PNS) 10 Tanda Terima penerimaan berkas 8 JFU mengarsip surat pengantar Surat 5 Arsip KGB dan Hal : 30 / 34

31 dan mengrimkan berkas kenaikan gaji berkala Kenaikan gaji berkala Tanda Terima Hal : 31 / 34

32 Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala Badan PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 2. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 12 Tahun 2012 tentang Perubahan kedua atas Peraturan walikota Samarinda Nomor 03 Tahun 2011 tentang Pedoman pelaksanaan Perjalanan Dinas bagi Pejabat/Pegawai Negeri sipil dan Pegawai Tetap di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda. 3. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 31 Tahun 2013 tentang Perubahan atas peraturan Menteri keuangan Nomor 37 Tahun 2012 tentang Standar biaya Tahun anggaran Peraturan Direktur Jendral Perbendaharaan Nomor 22 Tahun 2013 tentang Ketentuan Lebih lanjut pelaksanaan Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara dan Pegawai Negeri dan Pegawai Tetap. KETERKAITAN KUALIFIKASI PELAKSANA 36. Memahami tentang proses Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) 37. Memiliki kemampuan dalam Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) 38. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) PERALATAN / PERLENGKAPAN 25. Data-data pendukung 26. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Hal : 32 / 34

33 26. Apabila tidak diterbitkan ST dan SPPD, Perjalanan dinas tidak dapat dilaksanakan No Kegiatan 1 JFU menerima disposisi/telahan staf yang telah disetujui kepala badan tentang adanya pegawai yang akan dinas keluar atau akan diperintahkan tugas. 2 JFU membuat surat perintah tugas/ surat perjalanan dinas sesuai disposisi dari kepala badan 3 Kasubbag memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan, jika benar surat diparaf kemudian dilanjutkan ke Sekretaris 4 Sekretaris memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di paraf kemudian diteruskan ke Kepala Badan 5 Kepala Badan memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di tanda tangani kemudian dilanjutkan JFU untuk diteruskan ke pegawa yang bersangkutan 6 JFU mengarsip berkas surat perjalanan dinas dan memberikan ke pegawai yang ditujukan 1. Telahan Staf Pelaksana Mutu Baku Kete rangan Kelengkapan Waktu Output JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Badan Surat dan lembar disposisi/ Telahan Staf Berkas/ SPT/SPD 5 Menit Perintah Tugas 10 Menit ST/SPD Berkas SPT/SPD 15 Menit ST/SPD Berkas SPT/SPD 15 ST/SPD Berkas SPT/SPD 15 ST/SPD Surat Perjalan dinas 10 Arsip Surat Perjalan dinas Hal : 33 / 34

34 Hal : 34 / 34