BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Manajemen sumber daya manusia merupakan serangkaian proses untuk memperoleh, melatih, menilai, dan memberikan kompensasi kepada karyawan dalam mengontrol aktivitas internal dan aktivitas eksternal untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menerapkan Sistem Informasi Human Resources Management, maka perusahaan dapat mengontrol seluruh proses bisnis yang meliputi perekrutan karyawan baru, pelatihan, absensi, pengambilan cuti dan izin, penilaian kinerja, pembayaran gaji bulanan, prosedur pinjaman, dan pemutusan hubungan kerja. Menurut Dessler et al (1999) dikutip dari jurnal Hassan Rangriz, Javad Mehrabi, dan Alireza Azadegan (2011: 81-87), human resources management issues have been major concern for managers at all levels, because they all meet their goals through the efforts of others, which require the effective and efficient management of people. PT Sekar Hati Jaya Maju merupakan perusahaan jasa dibidang konstruksi yang terdiri dari lima komponen yaitu arsitektur, interior, landscape, kontraktor, dan pemeliharaan. PT Sekar Hati Jaya Maju melaksanakan pekerjaan proyek berdasarkan perjanjian kontrak kerja dari klien. Bidang pekerjaan yang dimiliki oleh PT Sekar Hati Jaya Maju meliputi tiga bagian, yaitu jasa konsultan perencana, jasa konstruksi, dan supervisi. Kegiatan kerja PT Sekar Hati Jaya Maju pada bagian konsultan perencana adalah merencanakan desain arsitektur dan menentukan rencana anggaran biaya untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Kegiatan kerja pada bagian konstruksi adalah pelaksanaan pembangunan fisik berdasarkan perencanaan desain arsitektur yang telah dibuat sesuai dengan rencana anggaran biaya dan spesifikasi yang sudah direncanakan. Sedangkan kegiatan kerja PT Sekar Hati Jaya Maju pada bagian supervisi adalah melakukan pengawasan kerja ketika pembangunan fisik dilakukan di lokasi proyek sesuai dengan perencanaan desain arsitektur yang telah ditentukan. Hasil dari pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis pada PT Sekar Hati Jaya Maju adalah ditemukan adanya dua masalah yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia. Permasalahan pertama yang dihadapi oleh perusahaan ini yaitu terkait dengan absensi yang berdampak pada proses pengelolaan penggajian. Karyawan melakukan proses absensi dengan memasukkan kartu absensi kedalam mesin absen. 1
2 Mesin absen mencetak waktu kehadiran karyawan pada saat masuk dan pulang kerja. Permasalahannya adalah sering terjadi keterlambatan dan kesalahan perhitungan gaji karyawan karena perusahaan ini membutuhkan waktu yang lama untuk mengumpulkan data absensi dan data karyawan. Akibatnya perusahaan ini mengalami kesulitan dalam mengelola penggajian karyawan. Masalah kedua yang terjadi pada PT Sekar Hati Jaya Maju adalah tidak adanya sistem penilaian kinerja karyawan yang efektif. Proses penilaian kinerja yang dimiliki oleh perusahaan saat ini adalah melakukan penilaian berdasarkan dari data kehadiran karyawan selama bekerja dalam jangka waktu satu bulan. Apabila karyawan sering tidak hadir bekerja, tidak melakukan absensi, dan sering terlambat maka karyawan tersebut mendapatkan nilai yang rendah. Sedangkan apabila karyawan sering hadir tepat waktu maka karyawan tersebut mendapatkan nilai yang tinggi. Perusahaan ini sering mengalami kesulitan dalam melakukan penilaian kinerja, karena perusahaan ini tidak bisa melakukan evaluasi terhadap kualitas kerja karyawan selama satu bulan. Perusahaan ini membutuhkan data-data relevan yang berkaitan dengan pekerjaan karyawan, target kerja, kualitas kerja, dan hasil pekerjaan karyawan untuk dapat memberikan evaluasi dan penilaian atas kinerja karyawan. Maka dari itu, perusahaan ini membutuhkan penilaian kinerja yang efektif berdasarkan kehadiran karyawan dan kualitas kinerja karyawan. Berdasarkan dari permasalahan yang dihadapi, maka PT Sekar Hati Jaya Maju membutuhkan sistem yang terintegrasi yang dapat memudahkan proses bisnis berkaitan dengan sumber daya manusia. Dengan menerapkan Sistem Infomasi Human Resources Management pada PT Sekar Hati Jaya Maju, maka seluruh proses aktivitas perusahaan akan menjadi lebih cepat, efektif, dan akurat. Oleh sebab itu, penulis tertarik untuk melakukan penulisan skripsi dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PADA PT SEKAR HATI JAYA MAJU. 1.2. Ruang Lingkup Agar pembahasan permasalahan tidak menyimpang dari topik skripsi, maka penulis membatasi ruang lingkup yang hanya berhubungan dengan permasalahan yang terjadi pada PT Sekar Hati Jaya Maju. Adapun ruang lingkup permasalahannya adalah: 1. Pengelolaan perekrutan karyawan baru, pelatihan karyawan, absensi, pengambilan cuti dan izin, penilaian kinerja karyawan, pembayaran gaji bulanan, pinjaman dana, dan pemutusan hubungan kerja.
3 2. Proses perekrutan karyawan baru tidak membahas mengenai surat perjanjian kerja. Pada proses pemutusan hubungan kerja tidak membahas mengenai surat keterangan PHK. 3. Proses absensi bulanan karyawan dengan sistem yang diusulkan. 4. Pengendalian penilaian kinerja karyawan dengan sistem yang diusulkan. 5. Pengelolaan sistem gaji bulanan karyawan dengan sistem yang diusulkan. 6. Pembahasan proses bisnis manajemen sumber daya manusia pada PT Sekar Hati Jaya Maju terkait adalah dengan karyawan tetap. 1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Menemukan permasalahan yang terjadi dari proses bisnis yang sedang berjalan pada PT Sekar Hati Jaya Maju. 2. Memberikan usulan sistem pengelolaan penggajian dan sistem penilaian kinerja untuk meningkatkan kinerja bagian HRD pada PT Sekar Hati Jaya Maju. 3. Merancang usulan sistem Human Resources Management yang meliputi perancangan laporan absensi bulanan, perancangan laporan evaluasi pelatihan, perancangan laporan penilaian kinerja, perancangan laporan gaji bulanan, perancangan laporan pengeluaran kas, dan perancangan laporan data pajak. Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Memberikan usulan solusi untuk pemecahan masalah, agar permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT Sekar Hati Jaya Maju dapat terselesaikan dengan rancangan Sistem Informasi Human Resources Management. 2. Pengelolaan gaji karyawan dapat lebih mudah dilakukan, karena data-data penggajian yang dibutuhkan dapat tersedia dengan lengkap dan perhitungan gaji menjadi lebih akurat berdasarkan sistem yang dirancang. 3. Perusahaan dapat mengetahui hasil evaluasi kinerja karyawan berdasarkan sistem yang dirancang. 1.4. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah: 1. Field Research (Studi Lapangan) Metode penelitian ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung ke PT Sekar Hati Jaya Maju untuk mendapatkan berbagai informasi berupa data primer,
4 seperti proses bisnis yang sedang berjalan, dan unsur-unsur yang terkait dalam perusahaan. Metode Field Research dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Observation (Pengamatan) Observation dilakukan dengan cara mengamati secara langsung ke perusahaan untuk melakukan peninjauan terhadap proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. 2. Interview (Wawancara) Interview dilakukan dengan cara melakukan wawancara langsung terhadap bagian HRD dan bagian keuangan. Informasi yang diperoleh adalah mengenai kegiatan proses bisnis perusahaan secara umum maupun secara terperinci, serta permasalahan yang sedang dihadapi PT Sekar Hati Jaya Maju dan solusi yang dibutuhkan untuk mengatasi permasalahan yang ada. 2. Literature Study (Studi Kepustakaan) Metode ini dilakukan dengan cara mencari, mengumpulkan, merangkum, mencatat dan mempelajari teori-teori dan informasi dari berbagai buku literature, artikel, maupun media informasi lainnya. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah berfokus pada metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process tahun 2005 menurut Satzinger, Jackson, dan Burd yang terdiri dari: 1. Activity Diagram. 2. Event Table. 3. Domain Class Diagram. 4. First-Cut Design Class Diagram. 5. Updated Design Class Diagram. 6. Use Case Diagram. 7. Use Case Description. 8. Deployment and Software Architecture. 9. Statechart Diagram. 10. System Sequence Diagram. 11. Three-Layer Sequence Diagram. 12. Communication Diagram. 13. Package Diagram. 14. User Interface.
5 1.5. Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran pemahaman skripsi ini secara lebih jelas, maka penulisannya dibagi menjadi 5 (lima) bab yang pokok bahasannya secara garis besar adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan skrispi. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini dibahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai dasar dari penulisan skripsi yang berhubungan dengan sumber daya manusia, manajemen sumber daya manusia, sistem informasi, serta analisis dan perancangan sistem informasi. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini dibahas mengenai penjelasan secara keseluruhan dari PT Sekar Hati Jaya Maju yang meliputi gambaran umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan, analisis sistem informasi Human Resources yang sedang berjalan, kelemahan-kelemahan pada sistem Human Resources yang sedang berjalan, dan usulan solusi untuk mengatasi kelemahan yang ada didalam perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT YANG DIUSULKAN UNTUK PT SEKAR HATI JAYA MAJU Pada bab ini dibahas mengenai usulan solusi perancangan sistem informasi Human Resources Management yang akan diterapkan pada PT Sekar Hati Jaya Maju dengan menggunakan metode metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process tahun 2005 menurut Satzinger, Jackson, dan Burd. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini dibahas mengenai simpulan dari penulisan skripsi berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan serta memberikan saran-saran bagi PT Sekar Hati Jaya Maju untuk dapat mengembangkan sistem untuk masa yang akan datang.