POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA POLIMAS-PK-PPP-03 PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH JAWATAN Pegawai Hal Ehwal (Pengambilan Dan Data) DH44 Wakil Pengurusan TARIKH 26 MEI 2014 28 MEI 2014 SALINAN TERKAWAL NO:
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan bagi pengurusan pendaftaran pelajar agar calon dapat melalui setiap proses pendaftaran dalam tempoh yang ditetapkan. 2.0 SKOP Prosedur kerja ini digunapakai dalam urusan pendaftaran pelajar oleh Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia. 3.0 RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti : 7.2.2, 7.2.3, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4 3.2. POLIMAS-PK-PS-11 Pengurusan Rekod Kualiti. 3.3. Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia. 3.4. Takwim Pengambilan Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia. 3.5. Takwim Aktiviti Tahunan Bahagian Pengurusan Politeknik, JPPKK. 3.6. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yang terkini.
4.0 DEFINISI KPM Kementerian Pendidikan Malaysia JPP K PHEPP(PD) Jabatan Pengajian Politeknik Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan adalah jabatan yang menguruskan Hal Ehwal di politeknik. Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan adalah pegawai yang dilantik untuk mengetuai Jabatan Hal Ehwal. Pegawai Hal Ehwal (Pengambilan dan Data) gred 44 yang dilantik untuk menguruskan hal ehwal pelajar dalam urusan pengambilan pelajar, lapor diri pelajar senior dan pendaftaran pelajar baharu. Pegawai Peperiksaan KUPLI Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik untuk melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik. Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri adalah pegawai yang dilantik untuk menguruskan program latihan industri pelajar. Baharu Calon yang baru mendaftar sebagai pelajar Politeknik. Senior yang layak meneruskan pengajian ke semester berikutnya di politeknik Butiran Pemohon Maklumat calon yang memohon tempat pengajian di politeknik.
Kad Borang Jawapan Tawaran Kad pengenalan diri pelajar yang dikeluarkan oleh. Borang Jawapan Tawaran (BJT) oleh calon yang menyatakan persetujuan calon menerima tawaran pengajian dari politeknik. BJT perlu dihantar oleh calon ke politeknik yang ditawarkan. Butiran Pemohon Dokumen semakan yang dicetak dari sistem pengambilan pelajar menerusi web Bahagian Pengambilan.
5.0 PROSEDUR KERJA A. PELAJAR BAHARU I. Pengesahan Tawaran Tanggungjawab Pengarah Politeknik Tindakan 1. Mengesahkan Norma Ambilan Pengambilan dari JPP. K 2. Menerima maklumat keputusan pemilihan pelajar dari JPP. PHEPP(PD) 3. Memproses penerimaan tawaran mengikut prosedur berkaitan seperti dalam Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Politeknik KPM. PHEPP(PD) 4. Menghantar dokumen panduan pendaftaran online kepada calon. JPP 5. Tawaran Susulan / Rayuan Penawaran Semula Tempat Pengajian diuruskan oleh JPP.
II. Pendaftaran Tanggungjawab Tindakan Sebelum Hari Pendaftaran : PHEPP(PD) 1. Membuat persiapan untuk proses pendaftaran bagi setiap sesi pengambilan. (Rujuk Lampiran 1). 2. Menyemak Borang Jawapan Tawaran (BJT) calon bersama salinan dokumen yang disahkan mengikut Butiran Pemohon yang dicetak dari sistem pengambilan JPP. 3. Menghantar dokumen panduan pendaftaran online kepada calon. 4. Mengemaskini sistem pendaftaran pelajar secara online. Pada Hari Pendaftaran : 5. Mengesahkan pendaftaran pelajar baharu. Selepas Hari Pendaftaran : 6. Mencetak kad pelajar.
Tanggungjawab Tindakan Tawaran Susulan / Rayuan Penawaran Semula Tempat Pengajian PHEPP(PD) 7. Mendaftarkan calon tawaran susulan / penawaran semula dengan mengulangi tindakan 2-6 di Bahagian A - II. B. PELAJAR SENIOR I. Lapor Diri Tanggungjawab Tindakan PHEPP(PD) 1. Mengemaskinikan maklumat diri dan data pelajar senior yang layak melapor diri secara online bagi sesi pengajian semasa. C. KAWALAN DOKUMEN PELAJAR Tanggungjawab Tindakan PHEPP(PD) 1. Mengemaskini Fail Peribadi
D. STATISTIK Tanggungjawab Tindakan PHEPP(PD) 1. Mengemukakan/ memuat naik Statistik Input, Enrolmen dan Output semasa ke JPP.
6.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik 1 Tahun 2. Takwim Pengambilan ke Politeknik 1 Tahun 3. Norma Ambilan ke Politeknik 5 Tahun 4. Mesyuarat Pendaftaran 1 Tahun 5. Status Penerimaan Tawaran 1 Tahun 6. Status Pembatalan Tawaran 1 Tahun 7. Keputusan Rayuan Pembatalan Tawaran 1 Tahun 8. Senarai Semak Persediaan Pendaftaran 1 Semester 9. Status Pendaftaran 1 Tahun 1 10. Fail Tempoh Pengajian Jabatan Akademik*
Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran i) Butiran Pemohon Tempoh Pengajian Jabatan Akademik* ii) Borang Jawapan Tempoh Jabatan Tawaran (BJT-BPP) Pengajian Akademik* iii) Laporan Pemeriksaan Tempoh Jabatan Doktor Pengajian Akademik* iv) Surat Kebenaran Ibubapa/ Penjaga Rawatan Pembedahan Tempoh Pengajian Jabatan Akademik* v) Surat Ikrar dan Tempoh Jabatan Lepas tanggung Pengajian Akademik* 11. Pengesahan Penerimaan Kad 1 Semester 12. Statistik Input, Enrolmen dan Output 1 Tahun 13. Back-up Data 1 Tahun
LAMPIRAN 1 BORANG PPP-03(1) (02-06-14) SENARAI SEMAK PERSEDIAAN PENDAFTARAN / LAPOR DIRI Bil Perkara Sila tanda ( ) di ruangan yang berkenaan catatan/tindakan 1 Susun atur dewan mengikut pelan susun atur ada siap cukup 2 AJK yang terlibat berada di tempat bertugas 3 Petunjuk arah 4 Label 5 Sistem siaraya 6 Dokumen - Fail Peribadi - Senarai nama calon mengikut kursus 7 Alat tulis Lain-lain : 8.. 9.. Ulasan: Tarikh :. Diperiksa Oleh : Disahkan oleh : Sesi Pengambilan :.... KJHEP Pengarah