SISTEM BASIS DATA APLIKASI PEREKRUTAN KARYAWAN BERBASIS WEB PADA PT. ASTRA INTERNATIONAL, Tbk Vany Ricat Edwin Marcel Lengkei 1401073732 1401101010 1401122715 vaaaannnyy@gmail.com ricat.shing@yahoo.com edwinmarcel@ymail.com H. Mohammad Subekti, BE, M.Sc D0632 ABSTRAK Tujuan dari pembuatan aplikasi perekrutan karyawan berbasis web adalah untuk membantu para rekruter di bagian Human Resource Department PT Astra International agar dapat melakukan pemetaan serta pendataan dengan menggunakan koneksi internet. Selain dapat melakukan pengecekan status karyawan dan informasi terkait secara online, user juga dapat mendapatkan informasi yang ter-update melalui website ini. Metodologi dalam pembuatan Astra Recruitment Center yaitu menggunakan waterfall mode sebagai langkah-langkah untuk merangcang website dari tahap awal sampai akhir serta menggunakan diagram ERD sebagai perancangan database website. Analisis yang digunakan dalam pembuatan website ini berdasarkan delapan aturan emas (Eight Golden Rules). Hasil dari perancangan aplikasi adalah implementasi sistem perekrutan karyawan pada PT Astra International, Tbk., melalui Astra Recruitment Center Web Application. Simpulan dari pembuatan aplikasi ini adalah dengan diadakannya proses integrasi sistem rekrutmen dengan menggunakan aplikasi web melalui Sistem Manajemen Basis Data yang ada dapat meningkatkan kinerja rekruter yang mengedepankan fungsionalitas dalam pengimplementasian teknologi database yang digabungkan dengan fungsi web untuk menyediakan pengalaman pengaturan data karyawan yang lebih mudah, cepat dan efisien. Kata Kunci : Web, Web Programming, Database, MySql, PHPMyAdmin ABSTRACT The purpose of making a web - based hiring application is to help the recruiters at the Human Resource Department PT Astra International in order to do the mapping and data collection using the internet connection. Besides being able to check the status of employees and related information online, the user can also get updated information through this website. Methodologies used are waterfall steps to design this website and also ERD to design database. This application is analyzed through eight golden rules theory. The results of this application design is the implementation of the employee s recruitment system at PT Astra International, Tbk., which is called Astra Recruitment Center Web Application. Conclusions of making this application is that this application is able to improve the performance of recruiters by using database provided in this application. Key Words : Web, Web Programming, Database, MySql, PHPMyAdmin 1
PENDAHULUAN Latar belakang dalam pembuatan aplikasi ini adalah karena sejalan dengan perkembangan kemajuan teknologi informasi yang cukup pesat, hal ini juga dipicu oleh adanya kebutuhan akan data dan informasi oleh pengguna baik secara individu, organisasi atau lembaga maupun kelompok tertentu. Aplikasi ini dibuat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource and Development Capital Analyst) di PT Astra International Tbk. Departemen tersebut merupakan sistem manajemen yang menangani masalah seputar karyawan yang menunjang aktivitas dan kegiatan organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi dengan maksimal. Fungsi pertama dari Manajemen Sumber Daya Manusia antara lain adalah Pengadaan atau Procurement yang memiliki ruang lingkup dalam perekrutan dan penempatan karyawan yang tepat dan kompeten. Fungsi kedua dari dari Manajemen Sumber Daya Manusia adalah pengembangan dan evaluasi karyawan untuk meningkatkan kinerja karyawan yang maksimal dan berdaya guna. Fungsi ketiga adalah adalah Kompensasi dan Proteksi sebagai tindakan apresiasi akan kinerja karyawan di suatu perusahaan. Masalah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini adalah bahwa proses rekrutmen masih tergolong manual yaitu belum memaksimalkan penggunaan teknologi, tidak tersedianya basis data yang dapat menampung semua data mengenai jalannya proses rekrut oleh karena itu setiap staff HRD memiliki data masing-masing yang terpisah. Hal ini bisa menyebabkan hilangnya konsistensi data. Tujuan yang ingin dicapai dengan pembuatan aplikasi ini adalah agar aplikasi ini dapat membantu dalam hal memperbarui sistem HR yang ada sekarang, yaitu dengan meningkatkan efisiensi waktu pengolahan data dan memberikan kemudahan untuk mengakses data dan informasi yang diperlukan dengan adanya basis data yang tersedia. Manfaat yang akan dirasakan oleh pengguna adalah bahwa dengan adanya aplikasi ini, sistem rekrut akan lebih memaksimalkan fungsi teknologi dalam proses perekrutan karyawan dan akan memudahkan transisi sistem dari yang lama ke sistem baru. Teori utama dalam pembuatan aplikasi ini adalah mengenai database yang kebanyakan diambil berdasarkan buku Connolly dan Begg yang berjudul Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management Fifth Edition. Sistem basis data adalah sekumpulan perintah dalam aplikasi yang dapat berinteraksi dengan basis data dalam sebuah aplikasi. Sedangkan pengertian Sistem Manajemen Basis Data atau DBMS menurut Connolly dan Begg (2010) adalah sebuah sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, merawat dan mengontrol akses ke sebuah basis data. Terdapat lima komponen utama pada Sistem Manajemen Basis Data, yaitu : hardware, software, data, prosedur, dan manusia (Connolly dan Begg, 2010). Tiap komponen memiliki peran dan fungsi masing-masing yang saling berhubungan. DBMS memiliki beberapa fungsi antara lain menyediakan kemampuan bagi pengguna untuk menyimpan, menelusuri kembali dan mengubah data dalam basis data. DBMS juga menyediakan sebuah mekanisme untuk menjamin bahwa hanya pengguna yang memiliki otoritaslah yang dapat mengakses data didalamnya. Selain menggunakan teori dari Connolly, terdapat juga beberapa teori lain, seperti yang diambil dari buku Pressman yang berjudul Software Engineering : A Practitioner s Approach Seventh Edition yang berisi penjelasan detil mengenai metode waterfall yang digunakan dalam perancangan aplikasi ini. model waterfall atau biasa disebut classic life cycle, menyediakan pendekatan yang sistematis dan bertahap dalam pengembangan software yang dimulai dari menentukan spesifikasi kebutuhan customer kemudian berlanjut ke tahap proses yaitu melalui planning, modelling, konstruksi dan pengembangan. Sebagai tambahan, aplikasi ini juga dapat menampung data mengenai training bagi karyawan yang telah berhasil direkrut oleh staf HR perusahaan. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang dilakukan terbagi menjadi dua, yaitu analisis dan perancangan. Metode analisis bertujuan untuk mencari kebutuhan user, dilakukan dengan wawancara dan observasi. Wawancara dilaksanakan dengan pihak terkait dari bagian Human Capital Analyst, PT Astra International, tbk untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi perusahaan khususnya dalam proses perekrutan karyawan. Observasi dilakukan dengan mengamati langsung bagaimana proses perekrutan mulai dari penginputan sampai pemeliharaan data yang dilakukan di perusahaan tersebut. Metode perancangan bertujuan untuk membuat aplikasi dan basis data yang sesuai dengan kebutuhan user. Metode perancangan juga terbagi menjadi dua, yaitu perancangan tampilan aplikasi dan perancangan basis data. Tujuan perancangan tampilan adalah agar aplikasi terlihat rapi dan mudah dipahami oleh 2
pengguna sedangkan tujuan perancangan basis data adalah agar basis data yang dibuat tersrtruktur dan dapat mendukung seluruh proses transaksi yang dibutuhkan selama proses rekrutmen berjalan. Dalam perancangan basis data dilakukan tiga tahapan, yaitu perancangan basis data konseptual, logikal dan fisikal. Tiap tahapan saling berhubungan dan akan menghasilkan ERD global yang kemudian diimplementasikan kedalam DBMS yang digunakan dengan bahasa perograman. Basis data yang dihasilkan telah dievaluasi dengan transaksi yang dibutuhkan aplikasi sehingga basis data dijamin akan mampu memberikan hasil yang sesuai dengan kebutuhan user. HASIL DAN BAHASAN Hasil dari penelitian ini berupa sebuah aplikasi berbasis web yang diberi nama Astra Recruitment Center Web Application. Aplikasi ini dibuat untuk memudahkan sistem rekrut di perusahaan agar menjadi lebih baik dengan memaksimalkan penggunaan teknologi. Berikut ini beberapa contoh tampilan aplikasi yang telah dibuat: Gambar 1 Halaman User Login pada Aplikasi Gambar 2: Halaman Home pada Aplikasi 3
Gambar 3 Halaman Recruitment Proses pada Aplikasi Gambar 4 Halaman Training Program pada Aplikasi 4
Evaluasi aplikasi dilakukan untuk mengukur keberhasilan tujuan dari pembuatan aplikasi ini. Hasil evaluasi didapat dari hasil interview dengan pihak HRD dari PT. Astra International,tbk. Berikut adalah hasil interview yang telah dilakukan: 1. Apakah user interface dan layout mudah untuk dipahami? Website sangat mudah dipahami, alurnya jelas, tampilannya rapih dan tiap fungsi dapat dilihat dengan jelas kegunaannya. Saya tidak memiliki masalah untuk tampilan dari aplikasi ini. 2. Apakah sistem mudah untuk digunakan? Walau awalnya proses belajar sistem berjalan selama 3 hari, ternyata system sangat mudah untuk digunakan, karena integrasi proses rekrutmen karyawan telah dilakukan dengan benar (sesuai dengan hasil wawancara kebutuhan pengguna sebelumnya). 3. Apakah Ibu menemukan adanya hambatan seperti error saat menjalankan aplikasi ini? Tidak ada, dikarenakan itu murni kesalahan saya seperti saat input data. Validasi yang muncul sangat membantu mengetahui kesalahan yang saya lakukan dan bagaimana cara untuk menanggulanginya. 4. Apakah fungsi-fungsi yang diusung oleh aplikasi ini memenuhi ekspektasi Human Resource Department dalam proses perekrutan karyawan? Sebagian besar fungsi seperti proses manipulasi data, proses rekrutmen dari CV hingga Medical Check-Up berjalan dengan baik, begitu pula fungsi email dan cetak laporan. Proses pembagian hak user berdasarkan role pengguna pun berjalan dengan baik, dimana masing-masing user dapat mengakses tiap halaman dan fungsi sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan (kecuali admin). 5. Fitur apakah yang Ibu sarankan dapat ditambahkan dalam aplikasi ini? Saran yang bisa saya berikan untuk aplikasi ini antara lain diadakannya integrasi langsung dengan sistem pusat (database karyawan yang dimiliki oleh PT Astra International berikut affiliate company) sehingga proses input data dapat terpusat pada satu aplikasi besar. Selain itu, saya berharap semoga aplikasi ini bisa lebih dikembangkan dalam versi mobile sehingga kami dapat melakukan pemantauan proses rekrut kapanpun dan dimanapun kami berada, sehingga alur data bisa tetap berjalan secara real time. 6. Bagaimana tanggapan Ibu akan aplikasi ini secara keseluruhan? Aplikasi ini melebihi ekspektasi saya. Saran yang saya berikan sebelumnya hendaknya dijadikan pertimbangan supaya aplikasi yang penulisakan buat kedepannya dapat menjadi lebih baik lagi. Terimakasih. Selain dengan wawancara, kami juga melakukan evaluasi hasil aplikasi dengan menggunakan kuisioner. Kuisioner ditujukan kepada Human Capital Analyst di PT. Astra International, tbk. Berikut ini adalah pertanyaan kuisioner yang diberikan: 5
Tabel 1 Kuisioner Evaluasi Aplikasi No. ATRIBUT 1. Proses login dengan pembagian role yang telah ditentukan berjalan dengan baik 2. Proses manipulasi data (Insert, Update, Delete) berjalan dengan baik 3. Tampilan atau Interface dari Astra Recruitment Center mudah untuk saya pahami (User Friendly) 4. Aplikasi mudah saya pelajari 5. Halaman-halaman website mudah saya akses. 6. Fungsi rekrutmen (CV, Psikotest, Interview, Medical Checkup) berjalan dengan baik 7. Fitur tambahan seperti cetak laporan sangat berguna dan berfungsi dengan baik 8. Tingkat error yang ditemukan oleh saya relatif kecil 9. Respon umpan balik yang diberikan saat menjalankan suatu fungsi membantu saya 10. Secara keseluruhan, aplikasi ini memenuhi harapan saya Dalam mendapatkan evaluasi ini, kami membagi kategori kepuasan dalam skala richter, dimana proses penilaian dibagi menjadi lima ukuran, yaitu: Sangat Tidak Puas Tidak Puas Cukup Puas Sangat Puas Dibawah ini merupakan tabel hasil kuisioner yang telah diberikan: Tabel 2 Hasil Kuisioner Evaluasi Aplikasi No. Atribut Hasil 1. Sangat Puas 2. Sangat Puas 3. Puas 4. Sangat Puas 5. Puas 6. Puas 7. Puas 6
8. Puas 9 Sangat Puas 10 Puas Kesimpulan dari hasil evaluasi aplikasi ini adalah bahwa aplikasi kami mampu memperbarui sistem HR dari sistem lama yang tidak memiliki database ke sistem baru dengan database. Dengan tersedianya database di sistem baru, waktu untuk pengolahan data menjadi lebih singkat, kinerja staff perekrutan juga menjadi lebih optimal. Implementasi sistem telah berjalan dengan baik. Tingkat error yang dihasilkan sangat minim dan fungsi-fungsi dapat berjalan sesuai keinginan dan ekspektasi. SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan perancangan, implementasi serta proses evaluasi yang dilakukan, kesimpulan yang didapat adalah bahwa aplikasi yang dibuat mebantu HRD untuk memperbarui sistem perekrutan karyawan, aplikasi juga dapat meningkatkan kecepatan pengolahan data dengan disediakannya basis data untuk menyimpan semua data. Basis data yang tersedia dapat memberikan kemudahan dalam memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan setiap waktu karena aplikasi ini berbasis web sehingga dapat diakses oleh pengguna kapan saja dan dimana saja. Proses rekrutmen yang diimplementasikan ke dalam aplikasi juga dapat berjalan sesuai fungsinya dalam perekrutan karyawan. Agar aplikasi ini dapat menjadi lebih baik, ada beberapa saran yang dapat dipertimbangkan, yaitu untuk implementasi dan maintenance sistem kedepannya, perlu diadakan sosialisasi bersama tim IT dari PT Astra International, tbk sehingga proses pembelajaran aplikasi ini dapat berjalan dengan cepat supaya dapat segera digunakan. Untuk tampilan dari aplikasi ini sendiri, tujuan kesederhanaan tampilan adalah agar mudah dimengerti oleh user, namun apabila ada penyesuaian yang hendak diberlakukan kedepannya dapat disesuaikan kembali menurut user. Dengan perkembangan dunia mobile yang semakin pesat, dapat dibuat aplikasi mobile yang dapat mengakomodir semua fungsi yang ada di aplikasi sehingga pengguna dapat mengakses data dengan mudah kapanpun dan dimanapun mereka berada. REFERENSI Connolly, T.M., & Begg, C.E. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (5th Edition). USA: Addison Wesley. Elmasri, R., & Navathe, S.B. (2004). Fundamental of Database System (6th Edition). Massachusetts: Addison Wesley. Forouzan, Behrouz A (2007). Data Communication and Networking (4th Edition). USA: Science Engineering & Math Kevin, T., Peter, M., & Rasmus, L (2013). Programming PHP (3rd Edition). USA: O Reilly Media, Inc. Mathiassen, L., Madsen, A.M., Nielsen, A.P., & Stage, J. (2000). Object-oriented Analysis & Design. Marko Publishing. Peranginangin, Kasiman. (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi. Pressman, R.S. (2010). Software Engineering : A Practitioner s Approach (7th Edition). New York: McGraw-Hill. Shneiderman, B,. & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human Computer Interaction (5th Edition). USA: Pearson. Turban, E., Rainer, R.K., & Potter, R.E. (2004). Introduction to Information Technology Third Edition. Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Welling, L., & Thomson, L. (2005). PHP and MySQL Web (3rd Edition). Indianapolis: Sams Publishing. Williams, B.K., & Sawyer, S.C. (2011). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers and Communications (9th Edition). New York : McGraw Hill. 7
RIWAYAT PENULIS Vany lahir di kota Jakarta pada 7 Juni 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Ricat lahir di kota Sungai Laut pada 3 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Edwin Marcel Lengkei lahir di kota Depok pada 31 Juli 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. 8